Medewerkersonderzoek

Transcriptie

1 Eindrapport Medewerkersonderzoek i.k.v. toekomstverkenning DEN 2014 Inhoud Inleiding... 3 Businessmodel... 4 Samenvatting interviews... 5 Pluspunten... 5 Minpunten... 5 Toekomst... 5 Conclusie... 6 Overzicht product/dienstconcepten... 7 Kennisbank... 7 Consultancy... 7 Educatie... 8 Projectorganisatie... 8 Monitoring... 9 Evenementenbureau... 9 Detachering... 10

2 2

3 Inleiding Als onderdeel van de toekomstverkenning van DEN 1, is ook een onderzoek onder de medewerkers van DEN gehouden. Doel van dit onderzoek was om hen in de gelegenheid te stellen om op basis van hun ervaring: hun mening op het functioneren van DEN als ondersteunende instelling naar de sector te geven hun visie op de toekomstige vorm van kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed te formuleren. DEN heeft een platte organisatie. De directeur heeft de opdracht gegeven tot het medewerkersonderzoek en beoordeelt voorliggend eindrapport. Hij was niet betrokken bij de inhoudelijke uitvoering. Sinds 2013 werkt DEN in twee teams. Het eerste team is verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg, de kerntaak van DEN tot en met Alle zes medewerkers kwaliteitszorg zijn betrokken bij het onderzoek. Ook de stafmedewerker en (tijdelijke) communicatiemedewerkers (t.t.v. het onderzoek 3) hebben een bijdrage geleverd. De projectorganisatie Erfgoed en Locatie vormt, tot einde project in 2015, een tweede team binnen DEN. Telkens één vertegenwoordiger uit dit team heeft aan de verschillende fases van het onderzoek deelgenomen. Voor het onderzoek werd gebruik gemaakt van het mede door DEN voor de erfgoedsector ontwikkelde BMICE stappenplan 2. In een gezamenlijke sessie werd het business model canvas voor DEN ingevuld (zie bijlage 1). Deze invuloefening is uitgewerkt in een overkoepelend business model zoals beschreven in het eerste hoofdstuk. Het initiële business model diende als uitgangspunt voor afzonderlijke gesprekken met alle medewerkers over de positieve en minder positieve eigenschappen van het huidige functioneren van DEN, de rol van DEN binnen kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed in de toekomst en welke producten/diensten en organisatie daarbij mogelijk zijn. De samenvatting daarvan vormt het tweede hoofdstuk van dit rapport. De producten en diensten die uit de interviews naar voren kwamen als relevant voor de toekomst van DEN, zijn getoetst met behulp van de Fit&Viability check uit het BMICE stappenplan. Een overzicht per dienst is samengebracht in het afsluitende hoofdstuk. Het document is gebruikt door de visitatiecommissie en dient als input voor de op te stellen toekomstscenario s voor DEN. 1 Zie overkoepeld plan 2 Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed, 3

4 Businessmodel In de eerste gezamenlijke sessie is het businessmodel van DEN geïnventariseerd. Hiervoor is gebruik gemaakt van het businessmodel canvas van Osterwalder 3. De ruwe versie van deze invulsessie is te zien in bijlage 1. Bij het opstellen van dit eindrapport is een synopsis gemaakt op basis van een beter inzicht dat het onderzoek heeft opgeleverd. Het canvas toont de twee afzonderlijke, maar sterk samenhangende preposities van het kenniscentrum voor digitaal erfgoed, elk met hun eigen onderscheidende kernwaarden. De twee bijhorende doelgroepen, erfgoedinstellingen en overheid, geven goed de positionering aan van DEN als brug tussen beleid en praktijk. Grotendeels parallel daaraan ook het onderscheid tussen individueel, instellingsbelang en gezamenlijk, sectorbelang waartussen DEN ook bemiddelt. Het feit dat erfgoedinstellingen partner zijn bij het realiseren van kwaliteitszorg voor de sector en, omgekeerd, uitvoerings- en koepelorganisaties de makelaarsfunctie van DEN voor erfgoedinstellingen mogelijk maken, laat ook zien hoezeer beide preposities verweven zijn

5 Samenvatting interviews Pluspunten De meeste medewerkers noemden weinig verrassend betrouwbare kennis en expertise gedocumenteerd in de kennisbank als propositie van DEN om op verder te bouwen. Ieder twee keer genoemd werden de visie en het netwerk van DEN als van toegevoegde waarde voor de klantgroepen. Eenmalig werden genoemd DE BASIS, adviezen die DEN geeft en haar rol als deskundig projectpartner. Als primaire klantgroep blijven medewerkers bij de erfgoedinstellingen, met nadruk op de kleinere. Ook leveranciers hebben belang bij de aanwezigheid van DEN. DEN wordt in haar huidige rol geaccepteerd vanwege een paar bijzondere eigenschappen. Onafhankelijk werd daarbij vaak genoemd. Verder: gewild om mee samen te werken, sectoroverstijgend, benaderbaar, flexibel naar buiten en tegelijk stabiel van binnen. Minpunten Maar medewerkers waren ook kritisch. Op de organisatorisch vlak zagen twee van hen gedeeltelijke financiering via projectsubsidie als bedreiging voor de kerntaak. DEN doet (te) veel, waardoor aandacht versnippert. Ook miste iemand een duidelijk mandaat om problemen in de sector op te lossen. Verder kan de effectiviteit van de diensten van DEN omhoog. Er is nog te weinig bewustzijn in de sector van de waarde ervan. Juist voor bewustzijn helpen tastbare producten: publicaties en tools. Voor het bieden van een handelingsperspectief is de Kennisbank erg groot en op onderdelen soms verouderd. Medewerkers meenden dat de aanpak zou verbeteren als DEN minder theoretisch, meer praktische en technisch onderbouwde kennis biedt. Twee van hen wilden meer contact met de doelgroep. Sommigen willen daarvoor meer gebruik maken van de sociale media, anderen vinden dergelijke contacten te indirect. Toekomst Voor de toekomst gingen de gesprekken vaak over diensten waar een verdienmodel mogelijk lijkt. In het verlengde van de kennisfunctie ziet een meerderheid van de medewerkers ruimte voor (betaald) advies op maat. Zelf de handen vuilmaken door tijdelijke inzet van DEN-ners in andere organisaties levert ook geld en tegelijk praktijkervaring op. Een andere vorm van actieve kennisoverdracht die lucratief kan zijn volgens een aantal van hen is een rol voor DEN in het opleiden van de sector. Evenementen organiseren draagt ook bij aan opleiden van de sector en er is ervaring met het succesvol voorbereiden en uitvoeren ervan. Tenslotte zou de capaciteit van DEN om een onafhankelijk oordeel te vellen volgens sommigen te gelden kunnen worden gemaakt door het houden van audits. Het is de mening van het personeel dat voor bepaalde activiteiten binnen de traditionele taak in kwaliteitszorg een vergoeding aan de klant kan worden gevraagd. Twee keer werd daarbij het beoordelen van project(aanvragen) genoemd; één keer monitoring, normering en coördineren van verschillende belangen. 5

6 Een aantal medewerkers ziet ook mogelijkheden om het werkterrein van DEN in de toekomst te verbreden tot buiten de erfgoedsector. Naar cultuur in de breedte of de publieke sector (ook ten behoeve van meerdere ministeries). Omgekeerd kan gedacht worden aan aansluiting bij bestaande kwaliteitszorg voor fysiek erfgoed, maar dat acht eigenlijk niemand wenselijk. Conclusie Eerste conclusie op basis van alle discussies die met afzonderlijke medewerkers zijn gevoerd kan zijn dat DEN beschikt over een deskundig, betrokken en creatief team. Daaruit kwamen veel verschillende ideeën en meningen naar voren. Voor de mening van het team over toekomst van kwaliteitszorg rond digitaal erfgoed en de rol van DEN daarbij volgen hieronder een aantal gedeelde conclusies. Kwaliteitszorg blijft een belang van de overheid die daar (mede) in investeert. De overheid die daarop wordt aangesproken hoeft niet beperkt te blijven tot het ministerie van OCW. De transitie naar (semantisch)interoperabiliteit en duurzaamheid is een vraagstuk dat de hele publieke sector treft. Daar ligt een belang ook voor andere beleidsterreinen en lagere overheden. De missie van DEN is niet heilig. Bovendien is onafhankelijkheid ook maar relatief. DEN zou zich meer moeten laten leiden door de vraag vanuit erfgoedinstellingen. Organisaties zoals FARO, PACKED, CT en Geonovum zijn daar al verder in. Erfgoedinstellingen gaan niet structureel meebetalen aan kwaliteitszorg voor digitaal erfgoed. Hooguit is een vrijwillig bijdrage haalbaar. Instellingen zijn goedbeschouwd partners van DEN als het gaat om kwaliteitszorg. Ook al zijn ze zich daarvan nog onvoldoende bewust om de prepositie van DEN als kennismakelaar op werkelijke waarde de schatten. De overheid kan dat stimuleren door naast, of in plaats van, financiering randvoorwaarden te stellen (normering). Eindgebruikers hebben ook een belangrijke stem als het belang van digitaal erfgoed moet worden uitgedragen, zowel richting overheid als sector. DEN kan instellingen stimuleren dat belang duidelijker te laten doorklinken. Zelf kan DEN heel kritisch kijken naar efficiënte inzet van overheidsmiddelen. Dat een actieve rol in kwaliteitszorg via advies, onderwijs en projecten in de praktijk effectiever is dan passief kennis aanbieden blijkt een breed gedeelde mening onder het personeel. Het vinden van een nieuwe balans tussen beide rollen lijkt een voorwaarde voor de tevredenheid van medewerkers ook na

7 Overzicht product/dienstconcepten Kennisbank Omschrijving: geselecteerde verzameling kwaliteitsinstrumenten waar erfgoedinstellingen benodigde kennis, ervaring en hulpmiddelen vinden. Onderverdeeld in projectenbank, kennisdossiers en ICT- en instellingenregister. DE BASIS bestaat uit een selectie van standaarden en richtlijnen waaraan instellingen minimaal moeten voldoen. Status: centraal product dat door DEN vanaf 2005 is opgebouwd. Meer dan twee derde van de erfgoedprofessionals kent de kennisbank. Eén derde gebruikt de verschillende onderdelen 4. Oordeel: De kennisbank vinden medewerkers heel goed passen binnen de huidige organisatie. Wel is het onderhoud arbeidsintensief. Het is een unieke prepositie voor de primaire doelgroep, maar medewerkers zijn niet overtuigd dat dat voor DEN een grote klanttevredenheid oplevert. Ook zien ze geen sterke relatie met het succes van de instellingen. Om het gebruik van de kennisbank zoveel mogelijk te stimuleren, wil men geen geld vragen voor het gebruik. Het belang voor de sector achten medewerkers hoger. De kennisbank helpt bij het succes van digitaal erfgoed en geeft DEN een groot bereik in de sector, al is het contact indirect. Toekomst: de betrouwbare kennis en expertise die DEN beheert, is haar belangrijkste toegevoegde waarde en de kennisbank is daarin het duidelijkste product. Een toekomst zonder kennisbank is ondenkbaar. Financiering ervan door gebruikers zien medewerkers niet zitten. Partners zoals de hubs zouden er wel aan kunnen bijdragen. Medewerkers denken door de omvang te verminderen het onderhoud efficiënter te maken. Ook wordt het eindproduct daarmee beter bruikbaar. De kennis zou meer renderen als DEN het actiever uitdraagt via consultancy, projecten en detachering. Consultancy Omschrijving: adviseren met kennis, ervaring en hulpmiddelen die voldoen aan een specifieke behoefte van (een groep) erfgoedinstellingen. Status: Instellingen en overheid doen al regelmatig een beroep op DEN om te adviseren over specifieke vraagstukken. De frequentie lijkt toe te nemen. Dat doen medewerkers in de vorm van vragen beantwoorden, bezoek ontvangen, projectvoorstellen toetsen (zie ook monitoring), presentaties geven, workshops leiden en rapporten schrijven. Meestal presenteren ze daarvoor geen rekening, hooguit voor gemaakte kosten. Klanten zijn tevreden over de adviesdienst van DEN. Oordeel: medewerkers zien consultancy als logische uitbreiding van de kennisfunctie van DEN. Wel vinden ze zich zelf niet bij uitstek geschikt voor dergelijke dienstverlening. De organisatie denkt dat consultancy zeer waardevol is voor de erfgoedinstellingen en dat geldt ook voor de sector als geheel. Er zijn nog wel vragen over hoe DEN zich kan onderscheiden van bestaande private adviseurs om niet marktverstorend te werken. Toekomst: de handen en hersens van medewerkers binnen DEN jeuken om actief onze kennis en expertise in te zetten. Ook denkt men met consultancy een brug te kunnen slaan tussen theorie en 4 Zie klanttevredenheidsonderzoek

8 de praktijk van de sector. Consultancy draagt bij aan de toepasbaarheid van het passieve kennisaanbod in de kennisbank. Als adviseur denken medewerkers makkelijker onze onafhankelijkheid te kunnen bewaken dan bij detachering en projecten. Educatie Omschrijving: georganiseerde overdracht van kennis en vaardigheden relevant voor de algemene praktijk van erfgoedinstellingen. Dat kan door direct als docent op te treden, door docenten te trainen en/of door leermateriaal te leveren. Status: Educatie is een wijds begrip. Altijd al heeft DEN bijgedragen aan informele kennisoverdracht door het geven van presentaties. DEN organiseert ook bijeenkomsten voor informele kennisoverdracht (zie evenementenbureau). Als non-formeel geldt de betaalde medeverantwoordelijkheid van DEN voor de commerciële training van GO-opleidingen en nieuw dit jaar het management development programma met financiering van OCW. In het formele onderwijs geven medewerkers incidenteel college op HBO (Reinwardt Academie) en academisch niveau, meestal zonder vergoeding. Oordeel: Educatie is een markt en vanuit die gedachte is het logisch om er op in te zetten nu DEN op zoek is naar nieuwe verdienmodellen. Medewerkers vinden onderwijs goed passen, hoewel ze ook voor dit product vinden dat relevante competenties moeten worden verbeterd binnen DEN. Een rol van DEN bij educatie van de erfgoedprofessionals is van toegevoegde waarde, hoewel toch niet iedereen overtuigd is van het verdienmodel voor DEN. Beter opgeleide professionals komen ook de sector ten goede. Over andere toegevoegde waarden van educatie voor OCW als hoeder van de sector zijn medewerkers minder overtuigd. Toekomst: Educatie lijkt een wat losstaand werkgebied te zijn binnen DEN. Ook complementair aan de kennisbank, maar meer gericht op versterking van de blijvende expertise van de erfgoedinstellingen dan oplossing van een actueel probleem zoals consultancy en detachering. Beide richtingen kunnen prima naaste elkaar bestaan. Wel lijkt een beter inzicht in het business model een voorwaarde om te kiezen voor investeringen in educatie. Projectorganisatie Omschrijving: verwerven en mede uitvoeren van een project in de erfgoedsector. Status: al sinds DE BASIS voert DEN interne activiteiten projectmatig uit. Vanaf 2009 verwerft DEN ook externe projectfinanciering aanvullend op de vanaf dat jaar verminderde basisfinanciering van OCW. Bronnen voor financiering zijn de (internationale) overheden en publieke fondsen. Tot op heden is DEN vrij selectief en participeert alleen in projecten die direct bijdragen aan de kernactiviteiten. Oordeel: medewerkers vinden zichzelf goed gekwalificeerd voor een rol als projectaanvrager en partner, waarbij de aansluiting bij de missie van DEN iets minder scoort. In projecten zien ze de meerwaarde van DEN vooral in het overzicht en bijbehorende contacten die ze meebrengen. De toegevoegde waarde voor instellingen beoordelen medewerkers iets groter dan voor de sector als geheel. Logisch omdat deelname aan projecten niet bij alle (kleine) instellingen past. Er is wel twijfel of het projectgeld dat beschikbaar is (EU!) voldoende bijdraagt aan instellingen in Nederland. Er is een risico dat DEN teveel afdrijft van haar primaire doelgroep. 8

9 Toekomst: projecten vormen vrijwel zeker een element van de toekomst van DEN. Projecten geven toegang tot nieuwe kennis. Op dit moment is internationaal veel meer financiering beschikbaar dan nationaal. Dat knelt met de nationale rol van DEN. Uitdaging ligt in selectief blijven bij het soort projecten en, eenmaal betrokken, kritisch blijven op de bijdrage vanuit de projecten aan het succes van ook kleinere instellingen in Nederland. Omdat projecten zelden 100% financiering bieden en acquisitie investeringen vergt, lijkt een zekere basisfinanciering voor DEN onmisbaar. Onderzocht zou kunnen worden hoe organisaties zoals Kennisland, Mediamatic en, recentelijk, Het Nieuwe Instituut dat doen. Monitoring Omschrijving: toetsing voor erfgoedinstellingen van organisatie, project, product of dienst. Status: vanaf 2005 een vaste activiteit binnen de kwaliteitszorg van DEN. Sinds 2009 een speerpunt waaraan via aanvullende projectfinanciering aandacht is besteed in (Meer) Digitale Feiten, enumerate en dit jaar Europeana V3. Oordeel: medewerkers zien monitoring vooral als dienst aan de overheid vanuit het sectorbelang: het kunnen beschikken over betrouwbare globale informatie. Er is nog onvoldoende bewustwording en/of maatschappelijke druk bij instellingen om prioriteit te geven aan statistieken, prestatieindicatoren en benchmarking. Laat staan dat DEN een verdienmodel op monitoring kan realiseren. Over de vraag hoe goed monitoring past bij DEN wordt verschillend gedacht. Dit hangt samen met de vraag waar de monitoring zich op richt: het proces of het eindproduct. Toekomst: monitoring lijkt alleen te kunnen worden voortgezet als overheden hier structureel in willen investeren. Aan de andere kant biedt het een goede basis voor onze positie in netwerken van (internationale) kenniscentra. In combinatie met een vorm van certificering (zie DE BASIS) of projectadvisering (zie consultancy) is er wellicht geld op termijn te verdienen, maar het vaststellen van beoordelingscriteria en het toetsen daarvan in één organisatie lijkt niet wenselijk. Evenementenbureau Omschrijving: organisatie van congressen, workshops en studiedagen voor kennisoverdracht. Status: DE conferentie is sinds 2005 een sterk merk gebleken. Vanaf 2009 ook internationaal als DISH. Ook heeft de organisatie veel succesvolle kleinere bijeenkomsten op haar naam staan. Veelal werden evenementen kostendekkend georganiseerd. Wel staat de laatste jaren deze dienst onder druk. Vooral de jaarlijkse grote conferentie legt een groot beslag op de kleine organisatie. Voor DISH2013 lag daarom de organisatorische verantwoordelijkheid bij HNI. Oordeel: vanuit deze historie beoordelen medewerkers van DEN positief voor zowel passendheid (Fit) als toegevoegde waarde (Viability) van evenementen. Opnieuw vormt overzicht en breed netwerk een goede basis om interessante bijeenkomsten te plannen. Voor succesvolle uitvoering op grote schaal heeft DEN volgens sommigen nog wel aanvullende expertise nodig. Twijfel is er of er nog veel winst valt te halen op het gebied van kennisdisseminatie als DEN meer optreedt als evenementenbureau. Ook is er twijfel of andere organisaties DEN zouden inhuren voor het organiseren van bijeenkomsten, wat een voorwaarde lijkt om voldoende economische baten te realiseren. 9

10 Toekomst: bijeenkomsten blijven belangrijk als middel voor fysieke kennisoverdracht en netwerken. Daadwerkelijke ontwikkeling richting een evenementenbureau ligt minder voor de hand. Eerder wil DEN de organisatorische kant uitbesteden aan een betrouwbare partner zodat medewerkers kunnen focussen op de inhoud, ter ondersteuning van de kernactiviteiten van kennisbank en educatie. Detachering Omschrijving: tijdelijke personele inzet in de uitvoering bij een (consortium van) erfgoedinstellingen tegen vergoeding. Status: DEN heeft nog geen ervaring met betaald werk in opdracht en (mede)verantwoordelijkheid voor uitvoering. Wel zijn er overeenkomsten met het werken in projecten, maar daarbij is er geen sprake van langdurige werken in een andere organisatie. Oordeel: medewerkers oordelen begrijpelijk vrij positief over de toegevoegde waarde van dit nieuwe product voor de erfgoedinstellingen. Meer nog dan bij consultancy zet men de kennis van DEN in de praktijk in waardoor die weer in waarde toeneemt. Men ziet wel concurrentie, maar medewerkers zijn toch van mening dat een gedetacheerde DEN-ner bijdraagt aan het succes van instellingen en hen positiever over DEN zal laten oordelen. Ook is het verdienmodel sterk. Verrassender is de verwachte meerwaarde voor de sector bij de meesten. Eén medewerker vreest dat een gedetacheerde eerder kiest voor het belang van zijn opdrachtgever dan voor een groter algemeen belang. Minder overtuigd zijn medewerkers van onze uitgangspositie: kan DEN de omslag maken naar het werken in opdracht in het veld? Toch vinden twee medewerkers onze kennis en competenties juist een sterk punt. Toekomst: ondanks het wisselend oordeel over de waarde van detachering vanuit DEN voor het veld, lijkt dit product toch iets om op in te zetten zeker als er geen of weinig basisfinanciering beschikbaar is. Ook met basisfinanciering blijft het interessant om te onderzoeken of uitwisselen van personele kennis met gesloten beurzen een rol kan spelen in de toekomst van DEN. Professionals uit het veld tijdelijk bij DEN en DEN-medewerkers die hun kennis vergroten in de praktijk van een erfgoedinstelling of instelling overstijgend project. 10