TIP: Op elke pagina in SalarOnline vindt u een tekst ballon met?, zodra u hierop klikt krijgt u de help voor de betreffende pagina.

Transcriptie

1 Welkom bij SalarOnline Van uw accountant heeft u een link per ontvangen. Zodra u op de link klikt krijgt u een wizard. In deze wizard moet u uw gebruikersnaam, wachtwoord en subdomein opgeven. Op dit subdomein kunnen uw werknemers inloggen; bijvoorbeeld Bakkerij.salaronline.nl. Eventueel kunt u hier al een logo selecteren. Dit logo zal linksboven getoond worden als de werknemer hierna inlogt. U krijgt ook nog een bevestiging per waarin het subdomein staat wat u heeft aangemaakt voor u en uw werknemers. Nadat u de wizard heeft voltooid wordt u automatisch naar het subdomein geleid. Hier logt u in met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u zojuist heeft opgegeven. TIP: Op elke pagina in SalarOnline vindt u een tekst ballon met?, zodra u hierop klikt krijgt u de help voor de betreffende pagina.

2 Nadat u bent ingelogd komt u op het tabblad Algemeen terecht. Op het tabblad Algemeen staan verschillende boxen waaraan u meteen kan zien of er mutaties en/of PDF bestanden voor u klaar staan. Uw accountant heeft bepaald of u gebruik mag maken van mutaties en/of PDF. In deze handleiding zijn de mutaties en pdf modules beschikbaar gesteld. Als uw accountant u voor één van beide niet heeft toegevoegd vallen er enkele opties weg. Indien u geen gebruikt maakt van mutaties maar alleen van PDF kunt u de komende stappen overslaan en verder gaan vanaf bladzijde 6.

3 Mutaties invoeren en doorsturen Zodra uw accountant een periode klaar zet die online ingevoerd mag worden krijgt u hierover automatisch per bericht. U kunt alleen de componenten invoeren die uw accountant voor u beschikbaar heeft gesteld. Indien u een looncomponent of vergoeding mist raden wij u aan contact op te nemen met uw accountant. Als u de uren voor de werknemer in wilt voeren drukt u onderaan op werknemers. U ziet dan het volgende scherm. U drukt vervolgens op periode in de eerste kolom. Zodra u op de knop aanpassen drukt kunt u de uren en dagen ingeven.

4 Met de knop bewaren slaat u de ingevoerde gegevens op. U kunt tussentijds ook het periodeloon laten herrekenen. Als er bijvoorbeeld twee ziektedagen zijn, gaan deze normaliter van het periodeloon af. Dit wordt als zodanig bijgewerkt als u op herbereken periodeloon drukt. Hetzelfde gebeurt ook als u op de knop bewaren drukt, dit doet u als u klaar bent met invoeren. Op het tabblad extra kunt u vergoeding en inhoudingen die door uw accountant zijn gedefinieerd ingeven.

5 Zodra u klaar bent met het invoeren van de werknemers kiest u links, in de eerste kolom, onderaan opnieuw voor werkgever. Hierna komt u opnieuw in het tabblad Algemeen terecht. Daar klikt u in de box Mutatie op sluit periode af en stuur gegevens door. Uw accountant ontvangt nu automatisch een bericht dat u klaar bent met het invoeren van mutaties. U krijgt onderstaand scherm te zien als u op de knop Sluit periode af en stuur gegevens door klikt. Hier kunt u een vinkje zetten bij de optie Stuur mutatie overzicht ook naar werkgever. U krijgt dan zelf ook nog een met daarin een PDF bestand. In het PDF bestand staan de mutaties die u naar uw accountant heeft gezonden.

6 PDF en SalarOnline Als uw accountant ervoor kiest de PDF bestanden ook online beschikbaar te stellen krijgt u automatisch bericht zodra de bestanden online zijn geplaatst. U, als werkgever, moet de documenten eerst accorderen alvorens deze automatisch worden verstuurd naar uw werknemers. Nadat u ingelogd bent komt u altijd eerst op het tabblad Algemeen terecht. Nu kunt u op het tabblad Algemeen al zien dat er documenten klaar staan om geaccordeerd te worden. De knop Documenten goedkeuren of verzenden is dus alleen beschikbaar als er ook documenten klaar staan. Nadat u op deze knop drukt komt u uit in de menuoptie Documenten Goedkeuring. Op dit moment staan er in ons voorbeeld vier documenten klaar om geaccordeerd te worden. U kiest nu voor Bevestigen en het onderstaande scherm wordt geopend.

7 Met de knop Akkoord keurt u de loonslip goed. Met de knop alles akkoord keurt u alle documenten meteen goed. Zodra u een document keurt krijgt u automatisch het volgende document te zien. Eventueel kunt u met de pijlen ook naar het volgende of vorige document. U kunt documenten ook afkeuren, in het veld opmerking geeft u dan een reden van de afkeur in. Als alle documenten zijn gekeurd keert u automatisch terug. Indien u tussendoor wil stoppen drukt u op Klaar. Als u op Verzenden klikt wordt er automatisch een bericht gestuurd naar de werknemer dat de loonstrook online beschikbaar is. Indien de werknemers nog geen login hebben wordt dit de eerste keer automatisch meegestuurd. Alle documenten die afgekeurd zijn worden naar de accountant gestuurd zodra u bij Melding op Melden drukt. Wanneer u op de knop ongedaan maken drukt komen de documenten opnieuw onder wachtend terecht. Hierna moeten de documenten opnieuw gekeurd worden.

8 De menu opties In dit gedeelte van de handleiding worden de verschillende menu opties beschreven: Werkgever Onderhoud Relatiegegevens Hier vindt u uw relatiegegevens, u kunt deze zelf niet aanpassen. Indien er gegevens wijzigen zult u uw accountant hiervan op de hoogte moeten stellen. Subdomein In de wizard heeft u al een subdomein opgegeven. Dit is het subdomein waarop uw werknemers inloggen. Eventueel kunt u het subdomein hier aanpassen. Nadat u op aanpassen drukt, heeft u de mogelijkheid automatisch een naar uw werknemers te zenden dat het subdomein is aangepast. Logo Het logo, dat u mogelijk al geselecteerd heeft, kunt u hier aanpassen. Uw werknemers zullen dit logo linksboven zien. Werkgever Onderhoud Gebruikersinstellingen Hiermee kunt u het wachtwoord, gebruikersnaam en wijzigen dat u op heeft gegeven in de wizard en gebruikt heeft om in te loggen.

9 Onderhoud SMTP instellingen In sommige gevallen mag u niet in naam van iemand anders een sturen. Sommige providers blokkeren dit. Indien u hier meldingen over krijgt kunt u hier de SMTP instellingen ingeven van het domein waarvan u wilt verzenden. In de meeste gevallen zult u deze gegevens niet in hoeven te vullen

10 Werkgever Mutaties Hier ziet u de gegevens die op dit moment online staan voor de werknemers. Met de knop Print overzicht worden de mutaties naar uw printer gestuurd. Mutaties uit vorige periodes kunnen in dit scherm ook teruggekeken worden. In het onderstaande staatje drukt u op het PDF icoon om de mutaties van de betreffende periode te zien. Documenten Overzicht Hier ziet u alle documenten die de accountant voor u klaar gezet heeft. U kunt hierin filteren op document, periode, jaar en status. Hier kunt u ook de documenten verwijderen, hiervoor vinkt u het gewenste document eerst aan en drukt vervolgens onderaan op de knop Verwijder. Documenten Goedkeuring In deze menu optie komt u automatisch als er documenten klaar staan en u drukt nadat u inlogt op de knop Documenten goedkeuren of verzenden. U kunt er zelf dus ook handmatig heen gaan via het menu.

11 In de volgende menuoptie gaat het steeds om het werknemer menu. U komt hier door op werknemer te klikken in de eerste kolom. Werknemer Algemeen Nadat u op het tabblad algemeen hebt geklikt krijgt u een extra kolom sorteren. Hierin staan de werknemers. Vervolgens ziet u in het rechtse scherm de indienstdatum plus het patroon van de geselecteerde werknemer in de tweede kolom. De gegevens zijn door uw accountant ingevoerd. Werknemer Informatie Wanneer u deze menuoptie kiest ziet u de looncomponenten, vergoedingen, en eventuele opmerkingen. Werknemer periode Vanuit hier kunt u de gegevens muteren. U kunt de looncomponenten invoeren nadat u de betreffende werknemer heeft geselecteerd en op aanpassen heeft gedrukt. Werknemer Extra Hier kunt u de vergoedingen, die door uw accountant beschikbaar zijn gesteld, invoeren.

12 Werknemer Documenten Hier vindt u alle documenten die voor de werknemer zijn bestemd. U krijgt de documenten te zien zodra u in de tweede kolom een werknemer selecteert. U vindt hier alle documenten. Ook documenten die nog niet door u zijn geaccordeerd. Werknemer Onderhoud De instellingen die aangepast kunnen worden hebben betrekking op de werknemer die in de tweede kolom gesorteerd is. Indien de werknemer zijn wachtwoord vergeten is kan de werknemer zelf zijn wachtwoord opnieuw laten toesturen. De werknemer heeft hiervoor wel zijn gebruikersnaam nodig. Indien de werknemer dit ook kwijt is kunt u, als werkgever, een nieuwe login naar de werknemer sturen via deze knop. Laatste logins Hier vindt u een overzicht van de laatste logins van de geselecteerde werknemer. Hier kunt u eventueel een alternatief adres opgeven. De optie status hoeft door u niet aangepast te worden, deze wordt door SalarOnline aangepast indien dat nodig is.