Handleiding PSU Adressenbeheer

Transcriptie

1 gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: / Inschrijfnummer KvK: Postbank Fiscaalnummer B01 PSUA Handleiding PSU Adressenbeheer Versie: juni 2007

2 2 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Inhoud Voorwoord...3 Deel I Inleiding tot het beheren van adressen met PSUA...4 Hoofdstuk I-1 PSUA: de basis...4 I-1.1 De informatie...4 I-1.2 De uitvoerinformatie...5 I-1.3 De programmaonderdelen...6 Hoofdstuk I-2 De speciale functies...7 I-2.1 Selectiecodes...7 I-2.2 Koppelingen...8 I-2.3 Herstelfunctie...8 I-2.4 Opschonen...8 I-2.5 Aanhefcodes...8 Hoofdstuk I-3 Installatie...9 I-3.1 De demoversie...9 I-3.2 De geregistreerde versie...9 Deel II Handleiding PSU Adressenbeheer...10 Hoofdstuk II-1 Het hoofdscherm...10 II-1.1 Inloggen...11 II-1.2 Het menu...12 II-1.3 De zoekopties...13 II-1.4 Zoeken en selecteren...14 Hoofdstuk II-2 De NAW kaart...15 II-2.1 NAW ingeven, wijzigen of verwijderen...16 II-2.2 Selecties...17 II-2.3 Koppelingen...18 II-2.4 Notities...19 II-2.5 Speciale functies van de NAW kaart...20 Hoofdstuk II-3 Speciale functies...21 II-3.1 Onderhoud selecties...21 II-3.2 Herstel...21 II-3.3 Opschonen...22 II-3.4 Onderhoud aanhefcodes...22 II-3.5 Verwijderen op selectiecode...23 Deel III Importeren, exporteren en uitvoeren...24 Hoofdstuk III-1 Importeren...24 III-1.1 Profielen...24 III-1.2 Verwerken...25 Hoofdstuk III-2 Exporteren...28 III-2.1 Verwerken...28 Hoofdstuk III-3 Uitvoeren...29 III-3.1 Instellingen...29 III-3.2 Selecteren en uitvoeren van adressen...30 Deel IV Modules...33

3 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Voorwoord Het programma PSU Adressenbeheer V1.40 is een adressenprogramma, en kan de spil zijn van zowel bedrijf als huishouding. Het bevat koppelingen tussen bedrijven en personen en vrijwel onbeperkte selectiemogelijkheden. Tevens bevat het programma uitgebreide zoek-, invoer- en uitvoermogelijkheden. Het programma kan eenvoudig als adressenbestand dienen of als klein programma voor relatiebeheer voor bedrijven. PSU Adressenbeheer is heel goed in ieder netwerk te gebruiken, zowel met een server als een peer-to-peer netwerk. Versie 1.40 is het resultaat van registratie van opmerkingen van gebruikers. Alle tips en opmerkingen van gebruikers zijn in de nieuwe versie verwerkt. PSU Adressenbeheer werkt voor wat betreft etiketten alleen met A4-formaat etiketvellen en bevat een slim keuzesysteem om toch mogelijk te maken dat alle etiketten van een A4 vel worden gebruikt. Gravita heeft op basis van eigen ervaringen en die van gebruikers besloten om PSU Adressenbeheer als enige systeem te handhaven. Met behulp van diverse aanvullende modules zal de functionaliteit zelfs boven die van PSU Relatiebeheer uitgaan. Na gereedkomen van de verschillende modules zal PSU Relatiebeheer vervallen: klanten wensen een modulair systeem dat zowel in prijs als prestatie goed schaalbaar is. Tevens is PSU Adressenbeheer beter geschikt voor maatwerk, zowel kleinschalig als in grote projecten. Vanaf versie V1.40 is er een help en context-help systeem toegevoegd alsmede enkele aanvullende functies. De schermen zijn hopelijk wat duidelijker ingericht, en er is een begin gemaakt met het toevoegen van extra componenten, zoals een volledig bezoekadres. De handleiding is opgesteld met het idee om gebruikers die in diepte de informatie en het gebruik van de informatie willen onderzoeken, een volledige weergave te geven in de informatiestructuur en applicatiestructuur van het programma. Dit is te vinden in Deel I. Gebruikers die snel aan het werk willen kunnen een naslagwerk vinden in deel II. Deel III tenslotte gaat in op het importeren en exporteren, dat wil zeggen opnemen van adressen uit een andere bron in PSU Adressenbeheer en het uitvoeren van adressen op bijvoorbeeld etiketten of in een samenvoegbestand. Deel IV geeft uitgebreide informatie over de beschikbare modules. Hoewel bij het verschijnen van deze versie van PSU Adressenbeheer nog niet alle modules beschikbaar zijn, vanwege uitgebreide testprocedures, geven wij hier vast enige informatie over de functionaliteit.

4 4 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Deel I Inleiding tot het beheren van adressen met PSUA Hoofdstuk I-1 PSUA de basis I-1.1 De informatie De adressen van PSU Adressenbeheer staan in één bestand, met een sortering op een intern nummer. Het interne nummer geeft ook direct het maximum aantal adressen aan: 99 miljoen. Wij gaan er vanuit dat dit in de meeste gevallen voldoende is. Het bestandssysteem van ons gebruikte programmeeromgeving geeft genoeg waarborgen om zelfs bij het gebruik met zo veel adressen, snel en stabiel te blijven. De reden voor het opnemen van alle adressen in één (vrij) plat databestand is gelegen in het systeem dat computers gebruiken om te indexeren. Steeds als een adres wordt verwijderd zal het systeem die plaats in de boomstructuur van de index zo mogelijk hergebruiken. In de praktijk werkt dat niet altijd optimaal, zeker niet na langdurig intensief gebruik. Heel soms kan hierdoor een fout in een bestand ontstaan waardoor informatie verloren kan gaan, maar meestal zal het betekenen dat er tijdverlies zal optreden. De werkelijke relationele indexen die binnen het programma worden gebruikt staan in afzonderlijke bestanden. Het voordeel hiervan is dat die indexen kunnen worden verwijderd en met de herstelfunctie (zie II-3.2) opnieuw worden aangemaakt vanuit het ene databestand. De informatie in het hoofdbestand bestaat uit een aantal velden. Het is altijd een heel puzzelwerk om te bepalen welke informatie dient te worden opgenomen en hoe. Neem teveel informatie op en de gebruiker zal met tegenzin een adres ingeven, neem te weinig informatie op en de gebruiker zal altijd informatie missen. Gravita is uitgegaan van een minimum informatiesysteem; net genoeg om de taken uit te voeren die een adressenprogramma moet uitvoeren. Aanvullende informatie kan eventueel worden opgenomen in extra schermen via een maatwerkproject of via een aanvullende module. De informatie in het hoofdbestand bestaat uit de volgende onderdelen: Nummer* Naam 2 e naamveld Soort adres Voorletters naam Tussenvoegsels naam Geslacht Adres post Huisnummer post Postcode post Woonplaats post Land post Functie/extra Telefoon 1 Telefoon 2 Fax 1 Fax Website 1 Website 2 Banknummer 1 Banknummer 2 Code aanhef Eigen of oud NAW nummer (import) Datum laatste wijziging* Initialen persoon laatste wijziging* Datum verwijdering adres* Vanaf versie V1.40 is de volgende extra informatie opgenomen: Bezoekadres Bezoekhuisnummer Bezoekpostcode Bezoekwoonplaats Bezoekland Dit zijn dus de velden die in elke regel in het basisbestand staan. De velden die gemerkt zijn met * kunnen niet door de gebruiker worden ingegeven; het programma zal deze velden zelf invullen. Het programma zal de relevante velden dus automatisch in andere bestanden indexeren.

5 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni De overige informatie die het systeem zal vasthouden zijn de selectiecodes in een basisbestand. Een selectiecode bestaat uit een 6-cijferige code en een omschrijving. Het basisbestand kan naar behoeven worden aangevuld met aanvullende selectiecodes. In hoofdstuk I-2.1 zal worden uitgelegd hoe één en ander werkt met selectiecodes. Per ingegeven adres zal in een bestand worden bijgehouden welke selectiecodes bij het adres zijn opgegeven. Dit bestand bevat alleen adresnummers met bijbehorende selectiecodes. Het koppelingenbestand bevat koppelingen tussen verschillende adressen. Dit kunnen koppelingen zijn van meerdere adressen van één bedrijf of misschien van één familie. Met de keuze hoofdkoppeling kan bovendien nog worden opgegeven dat het hoofd -adres altijd moet worden gekopieerd naar de andere adressen. Op deze manier behoeft dus bij een verhuizing alleen het hoofdadres te worden gewijzigd. Het begrip koppelingen wordt nader uitgelegd in hoofdstuk I-2.2. Het bestand bestaat alleen uit regels met steeds twee adresnummers die de koppeling aangeven. Eén van de koppelingen (per adres) kan nog een indicatie hoofdkoppeling bevatten. I-1.2 De uitvoerinformatie De uitvoerinformatie bestaat uit de adressen waarmee gewerkt moet gaan worden. Alvorens op de inhoud in te gaan, even het verschil dat het programma maakt tussen export en uitvoer. Export is een manier om alle adressen uit te voeren naar één bestand, dat vervolgens is in te voeren in ander programma s. Bijvoorbeeld een ander adressenbestand, MS Excel of MS Access. Uitvoer is het uitvoeren van adressen naar etiketten of samenvoegbestand of adressen naar een samenvoegbestand. Uitvoer werkt hier met de opgegeven selectiecodes; er kunnen selectiecodes worden opgegeven die het adres zullen opnemen als het die code bevat en er kunnen ook selectiecodes worden opgegeven die het adres uitsluiten. Export zal dus altijd alle velden van alle adressen exporteren, Uitvoer zal de adresvelden (zie onder) van geselecteerde adressen uitvoeren. De adresvelden die worden uitgevoerd naar etiket of samenvoegbestand zijn: Naam 2 e naamregel Adres post huisnummer post Postcode Woonplaats Land post Het veld Naam bestaat bij soort Bedrijf uit het veld Naam, bij de ander soorten uit een samenvoeging van de velden aanhef (aanhefcode), Voorletters naam, Tussenvoegsels naam en Naam. Bij de uitvoer naar etiketten zijn er nog uitzonderingen: Als de 2 e naamregel leeg is, zal het veld Naam op de tweede regel terechtkomen, de eerste regel blijft dan leeg. Als de postcode niet is ingegeven, komt het veld Woonplaats aan het begin van de regel. Het veld Land zal op het etiket in hoofdletters worden geplaatst. Verder zijn er nog toevoegingen: Als er een geslacht is ingegeven zal vóór de Naam Dhr. of Mevr. worden geplaatst óf de omschrijving behorende bij de aanhefcode. Als er gebruik is gemaakt van de uitzondering (zie I-2.2), zal de opgegeven aanhef vóór de Naam worden geplaatst, de aanhef voor geslacht (zie vorige punt) zal niet worden geplaatst. Bij de uitvoer naar een csv-bestand, voor opname in bijvoorbeeld MS Outlook, zullen de volgende velden worden uitgevoerd: Naam adres 1 Telefoon thuis Het veld Naam bestaat bij soort Bedrijf uit het veld Naam, bij de ander soorten uit een samenvoeging van de velden Voorletters naam, Tussenvoegsels naam en Naam. Het adres zal alleen worden geselecteerd als het is ingevuld bij adres 1. Door het adres in te vullen bij adres 2 kan het worden uitgesloten van automatische mailings.

6 6 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Het veld Telefoon thuis heeft een vaste waarde PSUA-mailing, zodat selectie binnen het programma mogelijk is. Met de komst van versie 1.30 van PSU Adressenbeheer is de uitvoer naar een samenvoegbestand uitgebreid. Werden voorheen alleen de adresvelden van het etiket uitgevoerd naar het samenvoegbestand, krijgt de gebruiker nu een keuzemogelijkheid. De gebruiker kan één of meerdere beschikbare velden of zelfs alle velden kiezen voor uitvoer naar een samenvoegbestand. Hierbij kan ook worden gekozen voor enige interne velden, zoals volledige naam (aanhef, voorletters, tussenvoegsels, achternaam) en de code aanhef en aanhef omschrijving. De toevoeging van de optionele module Direct Mail zal de mogelijkheid toevoegen van mailings die direct naar de geselecteerde adressen worden verzonden. I-1.3 De programmaonderdelen Het programma bestaat uit een aantal hoofdcomponenten en een aantal hulpschermen. De componenten zijn verdeeld in meerdere bestanden. Het verschil is vooral gelegen in de manier waarop de schermen kunnen worden gebruikt. De twee uitvoerbare bestanden, het hoofd/zoekscherm en de NAW kaart, kunnen meerdere malen tegelijk worden geopend. Alle andere schermen zullen de onderliggende schermen blokkeren tot het betreffende venster is afgesloten. De hoofdcomponenten zijn: Hoofd/zoekscherm NAW kaart Onderhoud selecties Import Export Uitvoer De hulpschermen: Inloggen met initialen Selecties opgeven Koppelingen opgeven Systeemherstel Opschonen systeem Het hoofd/zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1) geeft de mogelijkheid om op één of alle velden te zoeken door het ingeven van (een deel van) een zoekwoord. De gevonden adresregel of regels zullen worden weergegeven in een lijst. De adressen kunnen vervolgens worden weergegeven op de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2). Het hoofd/zoekscherm blijft steeds actief en kan meerdere NAW kaarten starten die tegelijk actief zijn. De NAW kaart geeft de volledige adresregel met selecties en koppelingen weer op een scherm (zie Hoofdstuk II-2). Er kunnen meerdere NAW kaarten actief zijn met verschillende adressen. Eén adres kan echter slechts één keer worden geopend voor onderhoud. De tweede kaart met hetzelfde adres zal aangeven dat het adres al is geopend en dus niet kan wijzigen. Dit zal ook gebeuren als een andere gebruiker op het netwerk het adres heeft geopend. Een adres kan slechts door één gebruiker worden onderhouden. Het onderhoudscherm voor de selectiecodes die aan een adres kunnen worden toegevoegd (zie Hoofdstuk II-3.1). Het importeren van adressen vanuit MS Excel of een tekstbestand met scheidingstekens (zie Hoofdstuk III-1). Het exporteren van alle adressen naar een tekstbestand met scheidingstekens. Het verkregen bestand kan vervolgens worden ingevoerd in andere adressenprogramma s of programma s zoals MS Excel of Access (zie Hoofdstuk III-2). Het op selectie uitvoeren van adressen naar etiket of samenvoegbestand of een samenvoegbestand naar mailinglijsten (zie Hoofdstuk III-3). Het inlogscherm (zie Hoofdstuk II-1.1). Het scherm waarmee selectiecodes kunnen worden aangegeven voor opname bij het adres of selectiekaders (zie Hoofdstuk II-1.3, II-2.2 en III-3). Het scherm waarmee koppelingen tussen adressen kunnen worden opgegeven (zie Hoofdstuk II-2.3). In de praktijk zou het voor kunnen komen dat door bijvoorbeeld een stroomstoring de bestanden zijn beschadigd. Het systeemherstel zal de indexen zonodig opnieuw aanmaken (zie Hoofdstuk II-3.2). Het systeem is dusdanig gemaakt dat het verwijderen van een adres de regel niet zonder meer zal verwijderen. Het zal in de regels een datum van de verwijdering invoeren. Standaard zal de regel bij

7 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Locatie etiket selectie Onderhoud systeembestand Aanhefcodes Verwijder op selectiecode zoekacties dan niet meer voorkomen. Het scherm opschonen systeem zal de regel definitief verwijderen. Vóór deze verwijdering kan de regel nog worden teruggezet (zie Hoofdstuk II-2.4). Het programma werkt met A4 etiketvellen. Om het mogelijk te maken om ook een deel van een etiketvel te gebruiken, kan met dit scherm worden opgegeven waar het afdrukken dient te beginnen (zie Hoofdstuk III-3.3). Het systeembestand bevat de licentienaam en het licentienummer. Deze dient over het algemeen slechts één keer te worden opgegeven (zie Hoofdstuk I-3.2). Onderhoud van aanvullende aanhefcodes en omschrijvingen, die vervolgens per adres kunnen worden gekozen. Soms zullen adressenbestanden tijdelijk worden gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren met de aankoop van een adressenbestand die slecht beperkt te gebruiken is. Soms mag een slechts een bepaald aantal keer een mailing mee worden gedaan, soms staat er een bepaalde periode voor. Dit programma onderdeel geeft de mogelijkheid om adressen die zijn geïmporteerd met een bepaalde selectiecode in een keer te verwijderen. Hoofdstuk I-2 De speciale functies I-2.1 Selectiecodes De selecties vormen een krachtige mogelijkheid binnen het programma. Er kunnen bijna een miljoen selectiecodes worden aangemaakt. De reden voor dit aantal (6 cijfers) is gelegen in de mogelijkheid om selectiecodes te kunnen groeperen. Bijvoorbeeld: alle zakelijke selectiecodes beginnen met 1, alle privé codes met 5, enzovoorts. Aan ieder adres kunnen één of meerdere selectiecodes worden toegevoegd. Op deze codes kan een adres worden geselecteerd of, bij uitvoer, worden uitgesloten. Elke mogelijke vraag die bedacht kan worden als selectiemogelijkheid kan worden ingegeven en aan adressen worden gekoppeld. Zo kan er een hoofdgroep debiteuren zijn, met een subgroep slechte klanten, een subgroep goede klanten én een subgroep kerstpakket, waar relaties uit beide selectiegroepen in voorkomen. Om een en ander duidelijk te maken, een eenvoudig voorbeeld: De volgende selectiecodes zijn ingevoerd: Zakelijk klanten Zakelijk leveranciers Privé familie Privé kennissen Privé geen kerstkaart Alle zakelijke adressen bevatten de selectiecode , of beiden. Door bij de uitvoer te kiezen voor codes , zullen alle adressen waar de code zijn opgegeven worden geselecteerd. Alle privé adressen bevatten selectiecodes of Een aantal bevat de selectiecode Bij het afdrukken van de etiketten voor bijvoorbeeld kerstkaarten, kan in het kader uitsluiten van het scherm Uitvoer de code worden ingevoerd. Het programma zal dan alleen die adressen uitvoeren, waar de code niet voorkomt. Door een uitgebreide lijst van selectiecodes te gebruiken kunnen in feite de meest ingewikkelde selectieopdrachten worden gemaakt. Een voorbeeld hiervoor zou kunnen zijn: Alle Klanten die selectiecodes Zakelijk, Meerdere verkopen, Bekend bij administratie bevatten, maar niet Slechte betaler en Probleemgeval bevatten komen in een mailing voor. De selectiecodes kunnen ook worden gebruikt als hulpmiddel tijdens het zoeken. Stel: een gebruiker is puur zakelijk bezig met het adressenbestand. Zoals te zien is in het bovenstaande voorbeeld, staan er ook privé-adressen in het systeem. Door in het zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1.3) te kiezen voor alleen de selectiecodes en , zullen alleen adressen met die selectiecodes ingevuld gevonden worden.

8 8 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 I-2.2 Koppelingen Koppelingen kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld alle afzonderlijk ingegeven personen van één bedrijf of van één familie te koppelen. Het voordeel hiervan is dat vanuit de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2) een andere kaart kan worden getoond, door een van de koppelingen te dubbelklikken. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om via zoeken op het bedrijf (zie Hoofdstuk II-1 en II-1.4), de NAW kaart van het bedrijf op te vragen. Vanuit de NAW kaart kan dan door te dubbelklikken op de juiste persoon binnen het bedrijf de juiste NAW kaart worden opgevraagd. De NAW kaart van het bedrijf zal, naast de gekozen persoon, ook actief blijven. Natuurlijk kan dezelfde methode worden gebruikt om bijvoorbeeld familiebanden weer te geven. Een tweede functie van koppelingen is de zogenaamde hoofdkoppeling. In ons voorgaande voorbeeld kan bijvoorbeeld de NAW kaart van het bedrijf als hoofdkoppeling worden aangemerkt. In dit geval hoeft bij verhuizing enkel het adres van het bedrijf te worden aangepast. Alle andere gekoppelde NAW kaarten zullen automatisch worden aangepast. Als de personen die gekoppeld zijn met de hoofdrecord als Inactief (zie Hoofdstuk II-2.1) zijn aangemerkt, zal bij het maken van etiketten of mailings alleen één etiket voor het bedrijf worden afgedrukt. I-2.3 Herstelfunctie In de praktijk kan er van alles misgaan met een computer. Er kunnen bijvoorbeeld stroomstoringen plaatsvinden, de computer kan vastlopen, enzovoorts. Meestal is er niet veel aan de hand met de bestanden op de computer. Het kan echter wel eens voorkomen dat een of meer bestanden niet meer goed leesbaar zijn. Voor die gevallen is er een herstelfunctie aan het programma toegevoegd. De handelingen zijn simpel: het verwijdert alle indexbestanden en maakt deze opnieuw aan vanuit het centrale adressenbestand. Hoewel ons tot op heden nog geen bericht is gegeven van de noodzaak tot het gebruiken van de herstelfunctie, zal het in ieder geval vertrouwen geven dat de functie bestaat. Het kan zonder problemen worden gebruikt, zij het dat het gebruik van het adressenbestand voor andere gebruikers zal zijn geblokkeerd tijdens het gebruik van de functie. I-2.4 Opschonen De functie Opschonen zal verwijderde adresregels definitief verwijderen uit het bestand. Via de NAW kaart (zie Hoofdstuk II-2) kan met de knop Verwijderen een adresregel worden verwijderd. Deze handeling zal in de NAW regel een datum invoegen in het veld Datum verwijderen. De regel zal in zoek- of selecteeropdrachten niet meer voorkomen, behalve als in het zoekscherm (zie Hoofdstuk II-1.3) verwijderde NAW tonen aan staat. De functie Opschonen zal alle regels die verwijderd zijn vóór de opgegeven datum definitief uit het bestand verwijderen. Voor het verwijderen kan de regel eenvoudig weer worden teruggezet (zie Hoofdstuk II-2.4) door op de NAW kaart nogmaals voor verwijderen te kiezen. I-2.5 Aanhefcodes Standaard zal het programma op basis van het veld Geslacht een volledige naam voorzien van de aanhef dhr. of mevr. bij de adressoort (P)ersoon. Vanaf versie 1.3 kan een tabel worden aangemaakt met alternatieve aanhefcodes en omschrijvingen, die ook importeerbaar zijn. Zo kunnen personen worden voorzien van diverse aanhefcodes zoals dr. of Mr..

9 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Hoofdstuk I-3 Installatie I-3.1 De demoversie De demoversie komt in één bestand: PSUAdemo.exe. Het installatieprogramma zal alle handelingen uitvoeren om het programma te installeren. Na installatie zal in het menu Start>Programma s een keuzemogelijkheid zijn toegevoegd PSU Adressenbeheer demo. Het programma bevat reeds een systeembestand en deze kan niet zonder meer worden gewijzigd. Er kunnen maximaal 10 adressen worden ingevoerd. In de demoversie zijn (nog) geen selectiecodes of adressen ingegeven. Overigens werkt het programma ook zonder selectiecodes goed. De demoversie bevat ook de optionele modules Direct Mail. Deze module zal in de demo versie steeds de eerste 3 selecteerde adressen mailen. I-3.2 De geregistreerde versie De geregistreerde versie komt met op een CD met een eigen autostart en installatieprogramma: setup.exe. Het installatieprogramma zal alle handelingen uitvoeren die nodig zijn om met het programma te kunnen werken. Na installatie zal in het menu Start>Programma s een keuzemogelijkheid zijn toegevoegd PSU Adressenbeheer. Na het starten van het programma voor de eerste keer zal het programma het scherm Systeemgegevens tonen. In dit scherm dient eenmalig de met de zending ontvangen naam en licentienummer te worden ingegeven. Voor het overige geeft het scherm enkel het automatische adresnummer en de datum en initialen van degene die de laatste wijziging heeft gemaakt. Over het algemeen is deze handeling eenmalig, hoewel het scherm systeembestand wel vanuit het menu op het hoofdscherm (zie Hoofdstuk II-1) te starten is.

10 10 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Deel II Handleiding PSU Adressenbeheer Hoofdstuk II-1 Het hoofdscherm Na het inloggen met initialen (zie II-1.1) zal het hoofdscherm worden weergegeven zoals hier afgebeeld. Het scherm geeft in het linkerkader een aantal zoekopties, die uitgebreid worden besproken in hoofdstuk II-1.3. Het zoeken op sleutels of (delen van) trefwoorden en dergelijke worden behandeld in hoofdstuk II-1.4. Na het zoeken zal het resultaat van de opdracht in een lijst in het rechterscherm worden weergegeven. Deze weergave bestaat hoofdzakelijk uit de volledige naam en het veld waarin het opgegeven trefwoord is gevonden. Door één van de namen te dubbelklikken of door één van de regels te selecteren en op de knop Geselecteerde NAW naar NAW kaart te klikken zal het gekozen adres worden weergegeven op een NAW kaart. Er kunnen meerdere NAW kaarten tegelijk actief geopend zijn. Een klik op de knop Nieuwe NAW ingeven zal een lege NAW kaart openen, waarop een nieuw adres kan worden ingegeven. De werking van NAW kaarten zullen worden behandeld in hoofdstuk II-2. De knop Afsluiten zal het programma afsluiten. Voor snelle starters Gebruikers die snel aan het werk willen kunnen direct op de knop Nieuwe NAW ingeven klikken. Er zal dan een lege NAW kaart worden geopend, waarop een nieuw adres kan worden ingegeven. Na het ingeven van één of meerdere adressen kan eenvoudig worden geselecteerd door in een van de velden linksboven een trefwoord in te geven, gevolgd door een druk op de Enter -toets of een klik op de zoek knop naast het ingegeven veld. Het programma zal de lijst rechts vullen met de gevonden adressen.

11 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni II-1.1 Inloggen Als het programma PSU Adressenbeheer start, dient eerst te worden ingelogd met initialen. Hierdoor zal elke regel en/of mutatie de initialen dragen van degene die is ingelogd. Met de knop verwijderen kunnen initialen/namen worden verwijderd, met de knop toevoegen' worden toegevoegd (zie onder). Na éénmaal inloggen, zal het programma onthouden wie er was ingelogd. De volgende keer dat dezelfde persoon op dezelfde machine inlogt, zal een druk op de enter toets voldoende zijn om in te loggen. Het is belangrijk om iedere gebruiker met andere initialen in te laten loggen, zodat de informatie op het scherm betrouwbaar is. Verder zal per set initialen alle persoonlijke instellingen in alle schermen worden opgeslagen. Het toevoegen van nieuwe initialen zal in hetzelfde scherm gebeuren als het inloggen, zoals in de afbeelding links te zien is.

12 12 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-1.2 Het menu Bovenaan het zoekscherm in de titelbalk staan de opties: 'Bestand', Systeem, 'Onderhoud', Data en Info. Via de menu s zullen aanvullende programmaonderdelen worden gestart die in deze handleiding uitgebreid zullen worden behandeld. Voor een juist beeld geven we hier de menuopties weer en de plaats waar de verschillende onderdelen worden behandeld. Keuze 'Bestand' Als u op 'Bestand' klikt, krijgt u 'einde' te zien. Hiermee kunt u het programma beëindigen. Keuze Systeem Het menu Systeem heeft de volgende keuzen: Herstel bestanden Initialen wijzigen Systeembestand Het herstellen van de indexen van de bestanden na bijvoorbeeld een stroomstoring. Zie hoofdstukken I-2.3 en II-3.2. Het opnieuw kiezen van initialen en hernieuwd inloggen. Zie hoofdstuk II-1.2. Het scherm met de licentienaam en nummer. Zie hoofdstuk I-3.2. Keuze 'Onderhoud' Klikt u 'Onderhoud', krijgt u onderstaande keuzes. Opschonen Selecties Aanhefcodes Verwijderen op selectiecode Het definitief verwijderen van adressen, die voorheen waren gemarkeerd als te verwijderen. Zie hoofdstukken I-2.4 en II-2.1. Het onderhouden van selectiecodes. Zie hoofdstukken I-2.1 en II-3.1. Het onderhouden van aanhefcodes. Zie hoofdstukken I-2.5 en II-3.4. Het verwijderen van adressen op selectiecode. Zie hoofdstuk II-3.5 Keuze Data' Kiest u voor 'Data', dat krijgt u onderstaande keuzes. Uitvoer Import Export Het uitvoeren van adressen op selectie naar etiketten of samenvoegbestand. Het samenvoegbestand kan bestaan uit adressen of adressen. Zie hoofdstuk III-3. Het invoeren van adressen vanuit een andere bron. Dit kan een MS Excel bestand zijn of een tekstbestand met scheidingstekens. Zie hoofdstuk III-1. Het exporteren van alle velden van alle adressen naar één tekstbestand met scheidingstekens. Zie hoofdstuk III-2. Keuze Info Kiest u voor de keuze info krijgt u een informatiescherm met versienummer en copyright gegevens.

13 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni I-1.3 De zoekopties De zoekopties zijn te vinden op twee plaatsen op het hoofdscherm (zie hoofdstuk II-1). Linksboven is er een manier op een selectie in te geven op het soort adres, onderaan de linkerkolom kan via het ingeven van selecties de zoekactie worden gestuurd. In deze sectie zal dieper worden ingegaan op deze opties. Bij ieder adres dient een adres soort te worden opgegeven. De meest standaard adresvormen zijn Persoon en Bedrijf. De keuze inactief zal het adres onderdrukken op mailingselecties naar etiket of samenvoegbestand. De keuze voor alles zal de selectie op het soort adres uitschakelen. De selectiecriteria die in het hoofdscherm staan ingegeven zullen voor alle zoekfuncties worden gebruikt, mits de box Selecties gebruiken (volgende afbeelding) staan aangevinkt. In het voorbeeld hiernaast is één selectie opgegeven. Hierdoor zullen alleen die adressen in de uiteindelijke lijst voorkomen die aan deze selectiecode zijn gekoppeld (zie hoofdstuk II-2.2). De selectiecodes kunnen in het kader worden ingevuld via een scherm dat is op te roepen met de knop met het potlood. Zie voor een schermvoorbeeld en werking hoofdstuk II-2.2. De nevenstaande boxen geven een nadere selectiemogelijkheid aan. De box selecties gebruiken geeft aan of de selecties in de lijst op het hoofdscherm (zie vorige afbeelding) wel of niet dient te worden gebruikt. De tweede optie verwijderde NAW tonen geeft aan of de verwijderde adressen wel of niet dienen te worden getoond in de selectielijst na het zoeken. Standaard zullen beide boxen op uit staan: er zal geen gebruik worden gemaakt van de selectielijst en verwijderde adressen zullen niet worden weergegeven.

14 14 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-1.4 Zoeken en selecteren Het zoeken in bestand met adressen is, buiten de opties in het voorgaande hoofdstuk, betrekkelijk eenvoudig. Het houdt feitelijk in dat er een woord of nummer wordt ingegeven, waarop er gezocht zal gaan worden in het adressenbestand op het aangegeven veld of alle velden. De manier waarop de selectie zich uit kan nog wel verschillen. In dit hoofdstuk zal daar meer informatie over worden gegeven. Het zoeken op trefwoord Het zoeken op een trefwoord valt uiteen in een zoekactie op een bepaald veld of op alle velden. Er is standaard een keuze voor zoeken op naam, telefoon of fax, adres, banknummer, postcode of woonplaats. De keuze Zoek alles zal in alle velden zoeken voor het ingegeven woord en bij de resultaten ook het volledige veld laten zien waarin het ingegeven woord is gevonden. Zoeken op postcode zal tevens voor de gevonden overeenkomsten het huisnummer weergeven. Het starten van een zoekactie is eenvoudig: geef in één van de velden in het bovenstaande voorbeeld een (deel van een) zoekwoord in en drukt op de Enter -toets of druk op de zoek knop naast het veld. Het programma zal op basis van het ingegeven woord gaan zoeken, met inachtneming van de zoekopties uit het vorige hoofdstuk. Het zal de lijst op de rechterkant van het venster vullen met een of meer gevonden adressen. De resultaten die hier op ons voorbeeld adressenbestand is losgelaten, door te zoeken op naam op g. De lijst zal alle namen weergeven die beginnen met de letter g. De kolom zoekitem bevat de werkelijke inhoud van het veld naam. Hier is te zien dat de zoekactie plaatsvond op alleen de achternaam, terwijl bij de personen (adressoort persoon) de naam inclusief voorletters en tussenvoegsels zal worden weergegeven. Door één van de regels te selecteren, en de knop Geselecteerde NAW naar NAW kaart te klikken of één van de regels te dubbelklikken, zal het gekozen adres worden weergegeven op een NAW kaart (zie hoofdstuk II-2). Het zoeken op nummer Het zoeken op nummer zal direct wijzen naar één adres. Daarom zal niet eerst een lijst worden gevuld, maar direct een NAW kaart worden geopend, waarin het gekozen adres zal worden weergegeven (zie hoofdstuk II-2).

15 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Hoofdstuk II-2 De NAW kaart In de vorige hoofdstukken is aangegeven hoe een NAW kaart kan worden geopend. Dat kan gebeuren door in het hoofdscherm op de Nieuwe NAW ingeven knop te drukken of door een adres te selecteren. In het eerste geval zal een scherm worden getoond zoals hieronder. In het tweede geval zal het scherm worden ingevuld met het geselecteerde adres. In de volgende hoofdstukken zal worden ingegaan op het invullen van het scherm, het wijzigen van een bestaande NAW of het verwijderen van een NAW. De Afsluiten knop rechtsonder zal het scherm afsluiten. Er kunnen meerdere NAW kaarten tegelijk actief zijn. Dit is mogelijk door bijvoorbeeld achtereenvolgens meerdere adressen te selecteren vanaf het hoofdscherm of door de dubbelklikken in het Koppelingen kader (zie hoofdstuk II-2.3). Alle actieve NAW kaarten dienen apart te worden afgesloten met de knop Afsluiten. Algemeen Bij het ingegeven van de gegevens kan een veld worden afgesloten met de Enter toets, of met de Tab toets. Het volgende veld zal dan actief worden en kan worden ingegeven of gewijzigd. Alle wijzigingen worden definitief na het klikken op de opslaan -knop. Zoals in hoofdstuk I-1.2 is aangegeven bestaat het adresdeel van de kaart uit de volgende velden: Naam relatie bij soort bedrijf de bedrijfsnaam, bij soort persoon een combinatie van Aanhefcode, voorletters, tussenvoegsels en achternaam. 2 e naamregel een vrije regel voor bijvoorbeeld een afdelingindicatie of t.a.v. Keuze voor postadres of bezoekadres Postadres Bezoekadres Postcode post Postcode bezoekadres Woonplaats post Woonplaats bezoekadres Land post Land bezoekadres De aanhefcode kan per adres worden geselecteerd uit een door de gebruiker zelf gemaakte tabel. Standaard zal altijd code 001 worden gebruikt. De overige velden hebben een informatiefunctie.

16 16 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-2.1 NAW ingeven, wijzigen of verwijderen Een nieuw adres ingeven Bij het ingeven van een nieuw adres en andere informatie zal het adres automatisch een nummer krijgen bij het drukken van de opslaan knop. Nadat het adres is opgeslagen kunnen selectiecodes en koppelingen worden toegevoegd aan het adres. Dit zal nader worden uitgelegd in hoofdstukken II-2.2 en II-2.3. Ook zal het adres na het klikken op de opslaan knop worden geblokkeerd voor andere gebruikers. Andere gebruikers kunnen het adres wel ter informatie opvragen, maar geen wijzigingen maken in de NAW kaart. Een nieuw adres bestaat minimaal uit ingeven van het veld naam relatie. Zonder invulling van dit verplichte veld zal de regel niet worden opgeslagen. Het is wel mogelijk om zonder ingaven de NAW kaart af te sluiten. Het nevenstaande venster zal dan aan de gebruiker vragen of afsluiten akkoord is. Na het opslaan van het adres zijn er een aantal speciale functies beschikbaar. Deze zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk II-2.4. Het wijzigen van een adres Een ingevulde NAW kaart kan worden verkregen door selectie op het hoofdscherm (zie hoofdstuk I- 1.4) of door het dubbelklikken op een koppeling (zie hoofdstuk II-2.3). Een adres kan slechts door één gebruiker worden geopend om te wijzigen. Andere gebruikers die het adres oproepen zullen met het hier weergegeven venster worden gewezen op het feit dat het adres door hen niet kan worden gewijzigd. Alle andere functies (zie hoofdstuk II-2.4) kunnen wel worden gebruikt.

17 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Alle velden van het scherm kunnen worden gewijzigd. De opslaan knop zal de wijzigingen opslaan in de bestanden. De selectiecodes en koppelingen kunnen worden ingegeven of gewijzigd door op de potloodknop te klikken naast de kaders. Het verwijderen van een adres Door op de verwijderen knop te klikken kan het adres op het scherm worden verwijderd. Het programma zal met hier weergegeven scherm om bevestiging vragen. De regel zal hierdoor niet echt worden verwijderd uit het bestand, maar krijgt een indicator mee in de vorm van de datum van verwijdering. De regel zal niet meer worden gevonden met zoeken, mits de zoekoptie verwijder records tonen (zie hoofdstuk II-1.3) uit staat. Het definitieve verwijderen kan met de speciale functie Opschonen (zie hoofdstuk II-3.3). Door in het zoekscherm de optie verwijderde NAW tonen aan te zetten en vervolgens de NAW kaart op te vragen is het mogelijk de verwijdering ongedaan te maken door nogmaals op de verwijderen knop te klikken. Met het scherm hiernaast zal bevestiging worden gevraagd om het verwijderen ongedaan te maken. De regel zal na deze handeling weer worden teruggeplaatst. II-2.2 Selecties Door op de NAW kaart te klikken op de knop met het potlood naast het kader selecties, zal het scherm selecties opgeven worden getoond. Met dit scherm kunnen een aantal selecties worden geselecteerd. Informatie over de functie Selectiecodes kan worden gevonden in hoofdstuk I-2.1. Door te klikken met gebruik van shift en/of control zijn er meerdere selectiecodes te selecteren. Een druk op de knop Klaar zal het venster sluiten en de geselecteerde selecties op de NAW kaart invullen. De NAW kaart hoeft niet opnieuw te worden opgeslagen, de wijziging zal automatisch worden opgeslagen. De knop Annuleer zal eventueel gemaakte wijzigingen niet doorvoeren in de NAW kaart en het venster afsluiten. Het venster zal openen met de al ingevulde selectiecodes geselecteerd. De knop Selecties uit zal alle selecties uitzetten, en de mogelijkheid geven opnieuw selectiecodes te selecteren. Pas op: de selecties die in de NAW kaart waren ingevuld zullen worden verwijderd. Het kader selecties van de NAW kaart zullen alleen de selectiecodes vermelden die hier geselecteerd zijn.

18 18 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-2.3 Koppelingen Door op de NAW kaart te klikken op de knop met het potlood naast het kader koppelingen, zal het scherm Koppelingen NAW worden getoond. Met dit scherm kunnen een of meerdere koppelingen worden toegevoegd aan de NAW kaart. Informatie over de functie Koppelingen kan worden gevonden in hoofdstuk I-2.2. Om een koppeling te kunnen invoeren dient eerst op naam te worden gezocht in het adressenbestand. Hiernaast is als voorbeeld gezocht op de letter g. Daarna kan door dubbelklikken op namen in de resultaten, een koppeling worden aangemaakt. De naam wordt dan getransporteerd naar het kader koppelingen. De koppeling is op dit moment gerealiseerd. In het voorbeeld hiernaast is in het kader koppelingen de naam Gravitatie geselecteerd, en vervolgens is de Hoofdkoppeling knop aangeklikt. Dit zal inhouden dat het adres waar de koppeling is ingevoerd altijd zal worden aangepast aan het adres van de hoofdkoppeling, in dit geval Gravitatie. Bij een verhuizing van het bedrijf Gravitatie zal alleen het adres van Gravitatie hoeven te worden aangepast. Alle adressen die Gravitatie als hoofdkoppeling hebben zullen automatisch worden aangepast. De aanpassing heeft alleen betrekking op de velden Postadres, Bezoekadres, Postcode, Woonplaats en Land. De ingegeven koppelingen zullen steeds op de NAW kaart worden getoond. Dubbelklikken op een van de koppelingen zal een nieuwe NAW kaart openen met het adres uit de koppeling.

19 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni II-2.4 Notities Vanaf versie V1.40 geeft PSUA de mogelijkheid om per adres notities in te geven. Het notitiescherm start met een druk op de knop Notities op de NAW-kaart. Een notitie bestaat uit een datum, een tijd en een tekst van maximaal 80 tekens. Notities zullen altijd worden weergegeven met de laatste notitie bovenaan. Het aantal notities is in principe onbeperkt, al laat het programma alleen de laatste 500 notities zien. Een notitie kan worden toegevoegd door onderaan bij Tekst een notitie in te voeren en vervolgens op toevoegen te klikken. Ook kan eventueel een selectie worden gemaakt door notities aan te klikken, eventueel met control en shift, en vervolgens kan met selectie verwijderen knop de selectie worden verwijderd.

20 20 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-2.5 Speciale functies van de NAW kaart De speciale functies van de NAW kaart vallen uiteen twee soorten: knoppen en iconen. Alle speciale functies zullen hier worden uitgelegd. De knop Klembord zal het geformatteerde adres kopiëren naar het klembord. Daarna kan het adres eenvoudig worden geplakt in bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma. Het adres zal eruit zien als is weergegeven in het onderstaande voorbeeld toon adres. De knop etiket zal het etiket afdrukken van de weergegeven NAW kaart. Het zal eerst opvragen op welke positie van het A4-etiketvel het etiket dient te worden afgedrukt (zie voorbeeld hoofdstuk III-3.3) en vervolgens op welke printer. De knop Toon adres zal het hier rechts weergegeven scherm tonen met de opmaak van een etiket. Op deze manier kan de vulling van een etiket tijdens het invoeren worden gestuurd. Overigens zullen alle etiketten het hier weergegeven formaat hebben. De Markeer knop zal het adres opnemen op de markeringslijst die per gebruiker (inloginitialen) zal worden bijgehouden. Zo kunnen meerdere adressen worden gemarkeerd. Vervolgens kunnen de gemarkeerde adressen worden uitgevoerd met de module Uitvoer. De Afdruk knop zal de totale NAW kaart afdrukken op één duidelijk overzicht. Het icoon met het envelopje zal na klikken een poging doen om via de MS Windows startfunctie het standaard programma te starten met een zend mail venster, het adres (naar) zal dan automatisch worden ingevuld. Het icoon met de wereldbol zal na klikken een poging doen om via de MS Windows startfunctie de standaard internetbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer) te starten met de ingegeven webpagina. Een klik op een van de knoppen met het potlood zal het desbetreffende venster Selecties opgeven of Koppelingen NAW tonen. Hiermee kunnen selectiecodes en koppelingen worden toegevoegd aan de NAW kaart (zie hoofdstuk II-2.2 en II-2.3). Het dubbelklikken van een van de regels in het kader koppelingen zal de NAW kaart tonen van de geselecteerde koppeling. De huidige NAW kaart zal eveneens actief blijven. Het klikken op de C opy knop naast één van de telefoonnummers zal het telefoonnummer kopiëren op het klembord om daarna te kunnen plakken in een telefoon of VoIP programma.

21 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Hoofdstuk II-3 Speciale functies II-3.1 Onderhoud selecties Het venster onderhoud selectiecriteria dient om selectiecodes in te geven of te wijzigen. Selectiecriteria die in NAW kaarten worden toegevoegd, worden toegevoegd middels nummers. De omschrijvingen kunnen daarom altijd worden aangepast. Het programma zal gebruikte selectiecodes markeren met een *. Deze codes kunnen beter niet worden verwijderd. De indeling in nummers is geheel vrij voor de gebruiker. Het dient te worden ingegeven met een 6-cijferig nummer, zodat een indeling op nummer mogelijk is. In het voorbeeld is bijvoorbeeld 000 gereserveerd voor Zakelijk en 999 voor Privé. Zie voor informatie over het specifieke gebruik van selectiecodes hoofdstuk I-2.1. II-3.2 Herstel Het programma herstel bestanden kan in principe altijd worden gestart. Het zal de indexen van de bestanden verwijderen en opnieuw aanmaken. Het is wel van belang te bedenken dat alle andere gebruikers zullen worden geblokkeerd. Het herstel zal een aanvang nemen na het klikken op de Start herstel knop. De knop Afsluiten zal het programma afsluiten.

22 22 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 II-3.3 Opschonen Adressen die worden verwijderd zullen niet direct uit het bestand worden verwijderd. In de adresregel zal een datum van verwijderen worden ingevoerd. De regels zullen niet meer zichtbaar zijn in selecteer- of zoekopdrachten. De speciale functie Opschonen kan de regels wel definitief verwijderen uit de bestanden. De eerste handeling is een klik op de knop Analyse. De bestanden zullen worden gecontroleerd en het programma zal de status van de bestanden aangeven en het aantal te verwijderen adressen. Vervolgens kan in het Opdracht kader een datum worden ingegeven die zal dienen als einddatum voor verwijderen. Alle oudere te verwijderen regels zullen definitief uit het bestand worden verwijderd na het klikken op de Uitvoeren knop. De knop Afsluiten zal de functie beëindigen en het scherm sluiten. II-3.4 Onderhoud aanhefcodes Het scherm onderhoud aanhefcodes geeft de mogelijkheid om naar keuze aanvullende eigen aanhefomschrijvingen in te geven. Op deze manier is het mogelijk om voor meerdere verschillende beroepsgroepen een afwijkende aanhef aan te maken. Per adres kan vervolgens, naast de standaard Dhr. en Mevr., op basis van het veld Geslacht worden gekozen voor een alternatieve aanhef.

23 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni II-3.5 Verwijderen op selectiecode Het verwijderen op selectiecode geeft de mogelijkheid om ook bijvoorbeeld tijdelijke adressenbestanden toe te voegen aan het systeem. Het is tegenwoordig mogelijk om adressen te kopen voor gebruik in een bepaalde periode of een aantal keer gebruik. Deze bestanden kunnen worden geïmporteerd met een bepaalde selectiecode, en na gebruik volgens afspraak weer op dezelfde selectiecode te verwijderen. Zoals op het scherm staat aangegeven zullen adressen net als verwijderen via de NAW kaart niet direct worden verwijderd. De adressen zullen een verwijderdatum krijgen en kunnen vervolgens met de module Opschonen definitief worden verwijderd.

24 24 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Deel III Importeren, exporteren en uitvoeren Hoofdstuk III-1 Importeren De import van gegevens in PSU Adressenbeheer hoeft geen eenmalige zaak te zijn. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van meer dan één locatie waar PSU Adressenbeheer gebruikt wordt, het zou dan mooi zijn om die gegevens op te kunnen nemen. Ook zou het kunnen zijn dat buitendienstmedewerkers gegevens verzamelen, die dan moeten worden opgenomen in PSU Adressenbeheer. Daarom heeft Gravita gekozen voor zogenaamde profielen. Een profiel is een beschrijving van een importbestand, dit is een Microsoft Excel bestand of een tekstbestand met scheidingstekens. Het bevat gegevens over soort gegevens, de plaats waar het in Excel/het bestand staat, de startrij (regel) en de kolommen waarin elk veld staat en het bevat een conversieroutine die voor het naamveld erg belangrijk is. Gebruikers die via een ander spreadsheet programma werken, of rechtstreeks een bestand met scheidingstekens aanmaken, dienen ook de velden op te geven met letters, net zoals dat in spreadsheet zou gebeuren. Dus de eerste kolom is A, de tweede B, enz. Vanaf versie 1.3 is er een scheiding tussen postadres (adres 1) en huisnummer. De importmodule bevat een routine om deze scheiding automatisch uit te voeren vanuit één veld adres met huisnummer. III-1.1 Profielen Het onderhoud profielen scherm' geeft de mogelijkheid om profielen in te geven of te wijzigen. In de lijst bij selectie zijn alle bestaande profielen ingevuld. Er kan een profiel uit de lijst worden gekozen, of een nieuwe ingegeven door een naam in te geven bij naam profiel. Het programma geeft aan wanneer de naam al een bestaand profiel betreft. Kies een zo duidelijk mogelijke naam. Geef de soort gegevens in de naam op en, zo mogelijk, de oorsprong van de gegevens. Over het algemeen is conversie of import niet iets dat dagelijks gebeurt, daarom is het belangrijk om als geheugensteuntje een duidelijke naam op te geven. Soort profiel Er bestaat in PSU Adressenbeheer slecht één soort profiel, te weten NAW regels. Startrij De startrij geeft aan op welke regel moet worden begonnen met lezen in het Excel werkblad (of in het tekstbestand). Het programma zal bij uitvoering van het profiel beginnen met lezen op deze rij, en doorlezen tot het indicatorveld van een betreffende regel leeg is, in dit geval soort adres.

25 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni Naam splitsen Het gaat hier alleen om het veld naam. PSU Adressenbeheer kent 3 soorten relaties, te weten P voor personen, B voor bedrijven, en I voor inactieve personen. 'Inactieve personen' zijn personen, die via een koppeling met een ander adres, steeds dat adres kopiëren. Ook bij etiket of adresselecties worden zij steeds niet opgenomen, maar wél het adres in de koppeling. Een naam bestaande uit N.I.T. voor de Poes, dus voorletters-spatie-tussenvoegsel-spatie-achternaam, kan automatisch worden gesplitst in N.I.T. in het voorletter veld, voor de in het tussenvoegsel veld, en Poes in het achternaam veld. Deze conversie zal alleen plaatsvinden voor de relatiesoorten P en I. Bij relatiesoort B zal de bedrijfsnaam ongewijzigd in het naam veld worden opgenomen. Pas op: de velden Voorletters en Tussenvoegsels mogen geen kolomletters bevatten! Adres1/huisnummer splitsen Vanaf versie 1.3 is in het adressenbestand een splitsing aangebracht in de velden adres1, postadres, en huisnummer. Veel van de aangeboden adressenbestanden bevatten één veld voor adres en huisnummer. De module import is in staat automatisch het huisnummer en adres te splitsen. Pas op: het veld Huisnummer mag dan geen kolomletter bevatten!. Het veld lijst J/N Met het veld lijst J of N kan tijdens import worden aangegeven of het adres moet worden geplaatst in veld 1 of 2. Het veld 1 zal altijd worden gebruikt met mailingen, het veld 2 nooit. Op deze manier worden aangegeven of de klant ooit heeft aangegeven mail te willen ontvangen. Pas op: als dit veld is gebruikt mag het veld 2 geen kolomletter bevatten! Kolomletters invullen Een kolomletter, dus de kolom waar de data voor het veld kan worden gevonden, kan worden ingegeven door een veld te selecteren in de lijst, in het vakje daarnaast een letter in te geven, en een ander veld te selecteren uit de lijst. Niet alle velden hoeven voor te komen in het Excel werkblad, er hoeft dus niet bij elk veld een kolomletter te worden ingegeven. Ook bij invoer vanuit een tekstbestand met scheidingstekens dienen de kolommen te worden opgegeven. Geef hier voor het eerste veld A in, voor het tweede B, enz. Als de wijziging of het ingeven van het profiel klaar is, kan met de opslaan knop het profiel worden opgeslagen. De 'schoon scherm' knop zet het venster weer terug in de beginstand. Met de 'verwijder' knop kunnen bestaande profielen worden verwijderd. III-1.2 Verwerken Het programma start met het hier bovenstaande scherm. Met de knop onderhoud profielen NAW kunnen profielen worden ingegeven of gewijzigd (zie hoofdstuk 1). Hier kan een profiel worden gekozen, en met de 'verwerk knop' kan het profiel worden uitgevoerd. Excel zal de naam vragen in een openen werkblad venster (kies nadrukkelijk tekst, als het om een tekstbestand gaat!). Het programma zal daarna het Excel bestand (of tekstbestand) controleren en het aantal gevonden regels en velden weergeven.

26 26 Handleiding PSU Adressenbeheer 25 juni 2007 Vervolgens bestaat de mogelijkheid om de gecontroleerde adressen in te zien of de adressen door te boeken. De knop Annuleer dient om het programma terug te zetten naar de beginstand, er zal dus niet worden doorgeboekt. Om goed te laten zien hoe een en ander in zijn werk gaat, hebben we een voorbeeldbestand aangemaakt en de weg naar het importeren aangegeven. Het Excel bestand ziet er als volgt uit: Als tekstbestand zou het er als volgt uitzien (deel):