Praktische informatie

Transcriptie

1 Praktische informatie Nijenoord, juli 2012

2 Inhoudsopgave 1. UtrechtInc en het team 3 2. Huisvesting 4 3. Algemene zaken 5 4. ICT 6 5. Communicatie 7 6. Tot slot 8 2 van 8

3 1. UtrechtInc en het team 1.1 UtrechtInc Klik hier voor meer informatie over UtrechtInc 1.2 UtrechtInc Team Ontmoet hier het UtrechtInc team! Hieronder vind je hun directe contactgegevens. Managing Director UtrechtInc: Roel Raatgever T E roel.raatgever@utrechtinc.nl Kamer: W124 Startup Accelerator Marcellien Breedveld T E marcellien.breedveld@utrechtinc.nl Kamer: W122 Afwezig op maandag (thuiswerken) en woensdag Community/ Coworking Space Jeroen van Duffelen T E jeroen.vanduffelen@utrechtinc.nl Kamer: W125 Afwezig op vrijdagmiddag Training, Events Karin van Strijen Tijs Markusse T T E karin.vanstrijen@utrechtinc.nl E tijs.markusse@utrechtinc.nl Kamer: W 125 Kamer: W 125 Afwezig op vrijdag Marketing, Communiation, PR Elina Schäfer T E elina.schafer@utrechtinc.nl Kamer: W122 Afwezig op vrijdagmiddag Facilities, locatie Science Park: Seher Room T E seher.room@utrechtinc.nl Kamer: W122 Facilities, locatie Nijenoord: Jolanda Brussaard T E jolanda.brussaard@utrechtinc.nl Aanwezig op woensdag 3 van 8

4 2. Huisvesting 2.1 Inrichting kantoor In ieder kantoor staat een werkplek met 1 bureau, 1 stoel en 1 roldeurkast. Wanneer je meer werkplekken nodig hebt, dan kun je dit regelen met het secretariaat. In de wanden van de kantoren is een ophangsysteem geïntegreerd. Via het secretariaat ontvangt elk kantoor daar twee gratis haakjes en touwtjes bij. Het is absoluut verboden om plakband op de muren te gebruiken, in de wanden te boren en te spijkeren of deze op een andere manier te beschadigen! 2.2 Elektrische apparaten Het is niet toegestaan om andere elektrische apparaten op kantoor te hebben dan nodig voor standaard kantoorgebruik. Dit in verband met eventueel brandgevaar. Zo zijn de volgende apparaten in elk geval verboden: waterkokers, koffiezetters, magnetrons, koelkasten, tosti-ijzers en verwarming. Let op: De kosten voor het afgaan van het stille alarm zijn hoog. 2.3 (Tijdelijk) personeel en stagiaires Wanneer een bedrijf (tijdelijk) personeel of stagiaires in dienst neemt, dient er binnen een week bij het UtrechtInc-secretariaat een ingevuld formulier met de gegevens en een kopie van het identiteitsbewijs van deze medewerker ingeleverd te worden. De HU heeft een gemiddelde levertijd van 5 werkdagen voor levering van een toegangspas, houd hier rekening mee. UtrechtInc stelt het verder op prijs wanneer deze medewerker wordt voorgesteld aan het team van UtrechtInc. 2.4 Toegang Sleutel Elk kantoor wordt afgesloten met een eigen elektronisch slot. De unieke sleutelpassen (met toegang tot eigen kantoor en alle vergaderruimtes) worden beschikbaar gesteld na invulling en ondertekening van een sleutelverklaring. De passen staan geregistreerd op unieke naam en mogen niet door onbevoegden worden gebruikt. Ook is het niet toegestaan om op de passen te schrijven of deze anderszins te beschadigen. Wanneer de starter meer sleutels nodig heeft, dan kan dit in overleg met het secretariaat geregeld worden. Bij beëindiging van de huisvesting dienen alle sleutelpassen ingeleverd te worden bij het secretariaat. Voor een defecte of verloren pas dient een vergoeding van 15 betaald te worden. In geval van calamiteiten heeft het secretariaat een loper met toegang tot alle deuren. Ook het schoonmaak-, beveiligings- en facilitair personeel van de HU heeft toegang om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Openingstijden Het HU gebouw is geopend op werkdagen van 7.30 tot uur (op vrijdag tot 18.00). In de weekenden en tijdens een aantal verplichte vakantiedagen is het gebouw gesloten. Tijdens de schoolvakanties is het gebouw geopend (wel gelden er dan aangepaste openingstijden (8.00 tot 18.00). Gegevens over de actuele openingsdagen van het gebouw zijn bij het secretariaat beschikbaar. Parkeren Aan de achterzijde van de Nijenoord heb je met je pas gratis toegang tot de parkeergelegenheid daar. 4 van 8

5 2.5 Naambordjes Bij de deur van je kantoor hangt een naambordje. Het secretariaat zorgt voor een juiste naamsvermelding daarin. 2.6 Lijst Onze visie Om elke dag doelgericht te werken aan je startup, adviseren we je om de visie van je bedrijf op A3 in de wissellijst te hangen. Deze lijst krijg je van ons cadeau. 2.7 verzekeringen In het pand is iedereen zelf verantwoordelijk voor zijn of haar bezittingen. Wij adviseren iedereen dan ook zijn spullen goed te verzekeren middels een inboedelverzekering. 3. Algemene zaken 3.1 Gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes Keuken/Lounge In de keuken staan: o Een koffiezetapparaat o een waterkoker o een vaatwasser o 1 grote koelkast De keuken en de lounge zijn gemeenschappelijke ruimtes en kunnen gezien worden als een verlengde van je eigen bedrijf. Dus neem hierin ook je eigen verantwoordelijkheid en help ons om deze ruimtes netjes te houden. Denk bijvoorbeeld aan het schoonhouden van de lunchtafel, de koelkast, het keukenblok en het meenemen van servies uit je kantoor. Voor de vaatwasser is er een rooster waarbij alle startups zijn ingedeeld. Aan jou dan het verzoek om aan het begin van de dag de schone vaat uit de vaatwasser te halen en aan het eind van de dag de vaatwasser aan te zetten. Glas kan je deponeren in de glasbak in het keukenkastje. Batterijen en cartridges kun je inleveren bij het servicepunt tegenover de lift. Vast super bedankt! Bewaar eventuele etenswaar goed afgesloten in plastic boxen zodat er geen muizen op afkomen Vergaderzalen UtrechtInc heeft beschikking over een aantal vergaderzalen. Een vergaderzaal dient vooraf gereserveerd te zijn. Dit gaat via je google agenda. Gaat een reservering niet door, dan het verzoek deze uit het systeem te halen. Laat je ook de vergaderzaal weer netjes achter? 3.2 Schoonmaak Het schoonmaken van de algemene ruimtes gebeurt door de schoonmaakdienst. De kantoren worden twee maal per week schoongemaakt. Tip: Mocht je koffie morsen, gooi er dan direct koud water overheen. Dan kunnen de vlekken gemakkelijker verwijderd worden. 3.3 Catering Voor grote bijeenkomsten kan (in huis) catering besteld worden in overleg met het secretariaat. De kosten voor catering zijn voor eigen rekening. Koffie en thee voor eigen gebruik zijn gratis bij de automaat in de pantry te verkrijgen. 5 van 8

6 3.4 Kiosk Bij de Kiosk op de begane grond kun je met je chipknip broodjes, kleine versnaperingen en drankjes kopen. Openingstijden: ma en wo uur di en do uur vr uur. Tijdens de Hogeschool vakanties is de Kiosk gesloten, maar kan er gebruik gemaakt worden van de automaten. In de buurt zijn een aantal supermarkten te vinden. 3.5 Chipknip Wanneer je gebruik maakt van de services van de HU (Kiosk, printen, kantoorartikelen) kun je alleen betalen met je chipknip. Deze laad je op de begane grond tegenover de balie van het onderwijsbureau op. 3.6 Bezoek Routebeschrijving Het bezoekadres is Nijenoord 1, 3552 AS Utrecht. Via de website (Contact) is een routebeschrijving te verkrijgen. Parkeren Bezoekers kunnen gratis parkeren in de parkeervakken in de omgeving van het gebouw. Ontvangst UtrechtInc verwijst binnenkomend bezoek naar de Lounge. Daarbij is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor het daar (op eigen initiatief) ophalen/ontvangen van de bezoeker. 3.7 Borrel Wekelijks vindt er op donderdag vanaf uur een gezellige en informatieve netwerkborrel plaats. Steeds een andere startup is daarbij verantwoordelijk voor de hapjes en drankjes. Eens per maand (3 e donderdag) wordt UtrechtInc.afé georganiseerd, met alle ondernemers van beide locaties en sprekers van buitenaf. We willen je vragen om je bij de eerstvolgende borrel kort voor te stellen. 4. ICT 4.1 Werkplek Iedere werkplek is voorzien van toegang tot internet (LAN) en heeft een aantal walloutlets. Het wachtwoord hiervoor kun je bij het secretariaat verkrijgen. Een vaste lijn voor telefonie is niet aanwezig. Wel kun je bellen via internet (VOIP). Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor de aanschaf, het onderhoud en het beheer van ICTapparatuur. 4.2 Netwerk Het wireless netwerk van UtrechtInc is een zoveel mogelijk open netwerk. Hierdoor is het van belang dat de starter zelf zorg draagt voor een goede firewall en virusscanner. De starter mag de aangeboden netwerkfunctionaliteit gebruiken voor eigen bezigheden, mits deze niet in strijd zijn met de wet of goede zeden. Wanneer zich problemen voordoen met de netwerkverbinding, dit graag melden bij het secretariaat. Vaak is het echter gemakkelijker wanneer je zelf contact opneemt met de helpdesk van de HU ( ). Je kiest dan optie 1 medewerker. 6 van 8

7 .3 Servers Houd er rekening mee dat alle starters op hetzelfde netwerk actief zijn en de geïnstalleerde servers voor iedereen beschikbaar zijn. Het is daarom niet toegestaan websites te hosten vanuit UtrechtInc of servers te draaien voor mensen buiten UtrechtInc. Het gebruik van locale servers (file- en printservers bijvoorbeeld) is wel toegestaan, evenals het gebruik van een VPN. 4.4 Beamer, Printen en Kopiëren Heb je de presentatieruimte D08.26 gereserveerd? Dan kun je gebruik maken van de beamer in de kast daar. Verder kun je gebruik maken van het z/w print-/kopieer-/scan-/fax-apparaat welke is aangesloten op het startersnetwerk. Om daar te kunnen printen, voer je de code 8433 in. Om te kopiëren kies je voor Wil je in kleur printen? Dan loop je naar het quick service punt op de begane grond, rechts van de lift. Met je chippas kun je daar doordeweeks terecht tussen 8.00 en uur. Bij een storing aan de printer kan contact opgenomen worden met de fleetman van Xerox via Aangezien we de printservice graag aan iedereen gratis willen blijven aanbieden, verzoeken we alle ondernemers om te printen in kleine hoeveelheden. 5. Communicatie 5.1 Post Iedere starter krijgt een eigen postvakje bij het secretariaat. De starter kan gebruik maken van het postbusnummer van UtrechtInc. Een nieuwe bedrijfs-/handelsnaam? Vergeet dat niet tijdig te communiceren. Voor een correcte levering is de volgende adressering belangrijk: Naam bedrijf t.a.v. ondernemer p/a UtrechtInc Postbus AD Utrecht 5.2 Promotie UtrechtInc helpt jou graag aan free publicity en heeft verschillende kanalen om jouw startup in de schijnwerpers te zetten. We raden je daarom sterk aan om al je nieuws en successen te mailen naar Zij zal zorgdragen voor een verder verspreiding daarvan. (nieuwsitem) (tv-schermen op beide locaties) UtrechtInclusief (twitter) / facebook / linkedin Als persbericht naar onze persrelaties 5.3 Resources / Startup Deals Op vind je Resources: allerlei handige tools, documenten en links. Ook vind je daar Startups Deals: aantrekkelijk kortingen. 5.4 Events Via ons netwerk worden wij regelmatig op de hoogte gebracht van interessante 7 van 8

8 startup events/wedstrijden. Wij houden jullie per mail hiervan op de hoogte. Daarnaast adviseren wij je om de agenda op onze website in de gaten te houden. UtrechtInc organiseert jaarlijks de voorronde voor de nationale businessplannenwedstrijd New Venture. We raden je sterk aan hier deel aan te nemen. 6. Tot slot 6.1 Kwaliteit en klachten Heb je een aanvraag, tip of klacht? Neem dan contact op met het secretariaat via Wij gaan vertrouwelijk om met jouw melding. 6.2 Calamiteiten 8 van 8