De en wij. Handel. Plantyn. Magda Snoeck Inge De Deken

Transcriptie

1 De 6.1 en wij Handel Magda Snoeck Inge De Deken Plantyn

2 INHOUD Commerciële en administratieve verrichtingen 1 Kennismaking met Nougatine Persoonlijke gegevens Een greep uit het assortiment Enkele leveranciers Enkele klanten Personeel Organisatieschema van de onderneming Personeelsgegevens 16 2 Waken in de boekhoudadministratie Kennismaking met een professioneel boekhoudpakket Openingspost, back-up/restore en centraliseren 33 3 Voorraadadministratie 50 4 Aankopen met voorraadopvolging Opmaken bestelbon voor leverancier Bestelbon met handelskorting Bestelbon met aankoopkosten en korting voor contant Bestelbon voor goederen met verschillend btw-tarief Bestelbon voor goederen en diensten Bestelbon voor intracommunautaire leverancier Bestelbon voor een leverancier buiten de EU Documenten bewaren in pdf-formaat 99 Test je kennis Opnemen leveringsbon van leverancier Levering zonder opmerkingen Levering met retourzending voor afgekeurde goederen 105 Test je kennis Aankoopfacturen voor handelsgoederen inboeken Aankoopfactuur met handelskorting en terugstuurbare verpakking Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting Aankoopfactuur met twee btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking Inkomende creditnota s voor retourzendingen Inkomende creditnota voor retour van handelsgoederen Inkomende creditnota voor retour van verpakking Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen Aankoopfactuur voor investeringsgoederen Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen Aankoopfactuur voor invoer uit niet-eu-landen Invoer met verlegging van heffing: factuur goederen Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Invoer zonder verlegging van heffing: aankoop handelsgoederen Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Controleren, back-up en centraliseren van de aankopen 189 De h@ndel en wij 6.1 3

3 5 Verkopen met voorraadopvolging Opmaken interne bestelbon klant Eenvoudige bestelbon opmaken Bestelbon met handelskorting Bestelbon met handelskorting, financiële korting en extra leveringskosten Bestelbon met twee btw-tarieven en terug te sturen verpakking Bestelbon voor een intracommunautaire levering Bestelbon voor export met aanmaak van nieuwe klantenkaart 223 Test je kennis Opmaken zendnota Zendnota ZENK/1 voor bestelbon BESK/ Zendnota voor bestelbon BESK/ Zendnota voor bestelbon BESK/3 met transportkosten Zendnota voor bestelbon BESK/4 met terugstuurbare verpakking Stand van zaken 244 Test je kennis Verkoopfacturen genereren Eenvoudige verkoopfactuur genereren uit zendnota ZENK/ Verkoopfactuur met handelskorting genereren uit ZENK/ Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en leveringskosten genereren uit ZENK/ Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking Opmaken uitgaande creditnota voor retour ontvangen handelsgoederen Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking 268 Test je kennis Controleren, back-up, centraliseren en raadplegen van de verkoopverrichtingen Btw-aangifte voor de maand januari Betalingen en inningen Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 310 Test je kennis Debiteurenbeheer: aanmaningen opmaken in BOB Boekhoudkundige verwerking van de personeels administratie met het sociaal secretariaat Betaling van de voorschotten aan de arbeiders Kosten en schulden boeken op basis van het boekingsdocument van het sociaal secretariaat Boeking van de factuur van het sociaal secretariaat Boeking van de betaling van de schulden 340 Test je kennis De h@ndel en wij 6.1

4 1 KENNISMAKING MET NOUGATINE Nougatine is een artisanaal bedrijf. Dat betekent dat de eigen producten met de hand vervaardigd worden. Daarnaast heeft Nougatine twee winkels waar het eigen assortiment pralines verkocht wordt, aangevuld met thee, nougat, confiserie, zoet broodbeleg zoals heerlijke zelfgemaakte choco en dranken in kleine verpakkingen. Kortom, alles wat in een geschenkmand kan. 1.1 Persoonlijke gegevens Nougatine bvba Molenweg Damme tel fax BE RPR Brugge IBAN: BE BIC: GEBABEBB Zaakvoerder: Lucas Bonneval 1.2 Een greep uit het assortiment 1 Assortiment pralines (btw 6 %) Art. nr. Omschrijving per kg Kostprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier P101 Studentenhaver wit 5,90 20, P102 Studentenhaver melk 5,95 20, P103 Studentenhaver fondant 6,05 20, P104 Orangette 11,40 20, P105 Isabelle fondant 6,72 20, P106 Manon nougat 6,10 20, P107 Manon aardbeivulling 7,20 20, P108 Manon koffie 7,20 20, Kennismaking met Nougatine 7

5 P109 Manon rum 7,20 20, P110 Mont Blanc 7,20 20, P111 Kastanje melk en praliné 7,08 20, P112 Ballotin fondant 6,72 20, P113 Kuipje met advocaat 7,20 20, P114 Vijg melk 10,80 20, P115 Merveille melk 6,45 20, P116 Ruiterhelm fondant en wit 6,72 20, P117 Portret fondant 6,72 20, P118 Paardenkopje fondant en praliné 10,80 20, P119 Esdoornblad melk en wit 6,72 20, P120 Aardbei marsepein 9,00 20, P121 Marsepein natuur met walnoot 7,65 20, P122 Marsepein pistache 7,65 20, P123 Marsepein clementine 9,00 20, P124 Marsepein banaan 9,00 20, P125 Marsepein peer 9,00 20, P126 Marsepein limoen 9,00 20, P127 Rösti melk 8,82 20, P128 Diamant wit 6,72 20, P129 Kuipje met praliné en chocoladeparels 10,80 20, P130 Snoekbaars wit 6,65 20, P131 Ramson melk 7,72 20, P132 Strik melk met vulling banaan 7,20 20, P133 Witlof wit met pralinévulling 10,80 20, P134 Kuipje melk met karamel 7,20 20, P135 Stronkje fondant met marsepeinvulling 7,65 20, P136 Amanda melk en praliné 6,45 20, P137 Caraque margriet wit 4,32 20, P138 Caraque margriet melk 4,32 20, P139 Caraque margriet fondant 4,38 20, P140 Nougatine, blokje nougat omhuld met melkchocolade 4,92 20, Noot: de kostprijs voor elke praline is verschillend maar rekening houdend met de btw, de verpakking en de verkoopkosten worden alle pralines tegen dezelfde verkoopprijs verkocht. Deze verkoopprijs is de prijs voor particulieren. 8 De h@ndel en wij 6.1

6 2 Assortiment choco (btw 6 %) Art. nr. Omschrijving Kostprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier 3 Assortiment thee (btw 6 %) Art. nr. Omschrijving Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw C201 Choco in glazen achtkantig bokaaltje 250 gram melk 1,65 2, C202 Choco in glazen achtkantig bokaaltje 250 gram fondant 2,00 3, C203 Choco in glazen ronde bokaal afgedekt met canvas en 1,92 3, touwtje van raffia, 250 gram melk C204 Choco in glazen ronde bokaal afgedekt met canvas en 2,10 3, touwtje van raffia, 250 gram fondant C205 Choco in glazen ronde bokaal afgedekt met canvas en touwtje van raffia, 250 gram, dame blanche, fondant en wit 2,20 3, Leverancier T301 Earl Grey uit India per 100 builtjes 3,45 5, T302 Earl Grey uit Ceylon los per kg 3,17 5, T303 Zwarte thee Sri Lanka per 25 builtjes 1,04 1, T304 English Breakfast per 100 builtjes 2,14 3, T305 Asian white tea per 25 builtjes 1,00 1, T306 Rozenbottel per 100 builtjes 3,18 7, T307 Green tea Ceylon in houten kistje 50 g 4,63 6, T308 Muntthee per 100 builtjes 2,56 6, T309 Fruitthee van bosvruchten per 20 builtjes 0,67 1, T310 Rooibos 100 % cafeïnevrij uit Zuid-Afrika 100 g 0,75 1, T311 Jasmijnthee 100 g 1,20 1, Assortiment nougat 1 Kennismaking met Nougatine 9

7 Art. nr. N401 Omschrijving Zachte nougat in kleine stukjes met vanillesmaak per kg Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier 5,83 9, N402 Nougat cappuccino met koffie en cacao per kg 5,83 9, N403 Nougat met chocolade 5,83 9, N404 Nougat met tropisch fruit 6,36 10, N405 Zachte natuurlijke nougat in repen van 40 gram individueel 0,34 0, verpakt in cellofaan N406 Mininougat voor hotels afzonderlijk verpakt, 8 gram, 5,10 8, per doos van 100 stuks N407 Zakje met 12 nougatblokjes, zacht, 100 gram 0,65 1, N408 Kartonnen doosje met afzonderlijk verpakte nougatblokjes, 1,38 2, gram, assortiment classic N409 Kartonnen doosje met afzonderlijk verpakte nougatblokjes, 1,50 2, gram, assortiment tropisch fruit N410 Houten kistje met 8 plakjes nougat, geschikt in verdeeldoosje, assortiment classic, 125 gram 1,80 3, Assortiment dranken (btw 21 %) Art. nr. Omschrijving Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier D501 Smeets minibar 4 x 3 cl in houten rekje 4,45 8, D502 Appeljenever Rubens 20 %, 20 cl 1,80 3, D503 Whisky Johnnie Walker Old Scotch 20 cl 2,90 5, D504 Witte wijn Chardonnay Jardin de France 25 cl 0,93 1, D506 Rode wijn, Château Coufran, Haut Médoc 375 ml 3,99 7, D507 Champagne Laurent-Perrier 375 ml 4,99 9, D508 Champagne Piper Heidsieck 375 ml in geschenkverpakking 6,99 12, De h@ndel en wij 6.1

8 6 Assortiment zoetwaren (btw 6 %) Art. nr. Omschrijving Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier Z601 Vruchtenpasta op basis van agar in de vorm van citroen, 13,20 22, ananas, kiwi per kg Z602 Vruchtenpasta in de vorm van frambozen 13,80 23, Z603 Colabeertjes, 1 kg 2,45 4, Z604 Woudvruchtenbeertjes, 1 kg 2,34 3, Z605 Muisjes, drie smaken, 1 kg 2,48 4, Z606 Cuberdons, 1 kg 4,30 7, Z607 Zuurtjes in de vorm van vliegtuigjes, 1 kg 2,88 4, Z608 Zuurtjes in de vorm van flesjes, 1 kg 2,88 4, Assortiment koekjes (btw 6 %) Art. nr. K701 K702 K703 K704 Omschrijving Amandelbrood Jules Destrooper, 4 pakjes in kartonnen doos Parijse Wafels Jules Destrooper 3 zakjes in kartonnen doos Natuurboterwafels Jules Destrooper 60 stuks in kartonnen doos Mélange natuurboterwafels en amandelbrood in blikken doos, 350 g Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs Excl. btw Leverancier 2,27 3, ,75 4, ,21 3, ,05 6, Kennismaking met Nougatine 11

9 8 Assortiment recipiënten, dozen en gadgets (btw 21 %) Art. nr. Omschrijving Aankoopprijs Excl. btw Verkoopprijs per eenheid Excl. btw Leverancier R801 Theepot 6 personen, Casca Frans aardewerk 10,80 18, R802 Suikerpot met deksel Casca 4,80 8, R803 Melkpot 6 personen 4,20 7, R804 Ontbijtkop met schoteltje Casca 3,90 6, R805 Vierkant diep bord 4,50 7, R806 Soepbol 45 cl ivoorkleurig porselein 3,18 5, R807 Schaaltje voor soepbol ø 16 cm ivoorkleurig porselein 1,20 2, R808 Rechthoekige mandjes met oortjes 36 x 26 x h 7 per 1,36 2, doos 96 stuks 12 De h@ndel en wij 6.1

10 R809 Ronde bamboemandjes ø 40 x h 10 cm, per doos 60 2,44 3, stuks R810 Blikken dozen Country Cottage 62 x 42 x 85 mm 2,05 3, R811 Blikken theedoos achtkantig met Schotse ruit, 92 x 71 2,30 3, x 88 R812 Blikken doos poppenhuis, met pop 64 x 55 x 35 mm 3,50 5, R813 Blikken doos met knuffelbeer 80 x 64 x 60 mm 4,98 7, R814 Blikken doos in vorm van wagen, 12,7 x 16,93 cm 6,98 11, Verpakking (21 %) Art. nr. Omschrijving Aankoopprijs Excl. btw Leverancier V901 Ballotin mat goud/wit 1 kg per 50 stuks 23, V902 Ballotin mat goud/wit 750 g per 50 stuks 23, V903 Ballotin glanzend wit/goud 500 g per 100 stuks 41, V904 Ballotin glanzend wit/goud 250 g per 100 stuks 30, V905 Platte doos, rood, 25 x 25 x h 2,7 cm per 12 stuks 26, V906 Ronde doos, groen, ø 17,5 x 14 cm per 4 stuks 11, V907 Ronde doorzichtige doos, ø 10, h 15 cm per 40 stuks 22, V908 Cellofaanzakjes 8 x 5 h 25 cm, per 250 stuks 38, V909 Krullinten mat, 10 mm x 250 m 4, V910 Cellofaan rol 60 cm x 150 m 12, Kennismaking met Nougatine 13

11 1.3 Enkele leveranciers Nr Naam Straat en nr. P o s t- code Woonplaats Tel. IBAN BIC RPR Ondernemingsnr Eigen atelier Molenweg Damme 1002 Sucron Biezenstraat Kontich BE GEBA BE BB Antwerpen BE Franca Natiënlaan Beringen BE GEBA BE BB Hasselt BE Rietveld Lozenberg Ronse BE KRED BE BB Oudenaarde BE Rolar Romeinse weg Zaventem BE BBRU BE BB Brussel BE Citronel Botermarkt Londerzeel BE KRED BE BB Dendermonde BE Marcia Ambachtsweg 9A 9820 Merelbeke BE GEBA BE BB Gent BE Terlaan Regenboogstraat Roeselare BE BBRU BE BB Kortrijk BE Oliva Wittemolenstraat St.-Michiels-Brugge BE KRED BE BB Brugge BE Cloé Berkenboslaan Kampenhout BE GEBA BE BB Brussel BE Alfachoc Kluizenhof Sint-Laureins BE GEBA BE BB Eeklo BE Carlo Schoolweg Brasschaat BE BBRU BE BB Antwerpen BE Belgacom Koning Albert II-laan Brussel BE BPOT BE B1 Brussel BE Electrabel Regentlaan Brussel BE BPOT BE B1 Brussel BE TMVW Stropkaai Gent BE GKCC BE BB Gent BE Coron 18, Rue Jacquard F Lagny FR BNPA FR PPPOP FR Daikalu Nichiei BLDG.Sth Floor4 550 Osaka, Japan Moralis Bospolderstraat 18 N-2807 L.J. Gouda NL74 ABNA ABNA NL 2A NL B Dumont 34, rue Gaétab Lamy F93300 Aubervilliers FR CMCI FR 2Y FR Frankental Schulenburgstrasse 7 D NEUSS DE DEUT DE DK390 DE Wo sang C.C. Shaukiwan,Flat B, 17/F Hong Kong Rajatco R-7 Gopal Park Azadpur Delhi, India Jules Destrooper Hogebrugstraat Lo-Reninge BE GEBA BE BB Veurne BE Huis Collin Krekelput Oudenaarde BE KRED BE BB Gent BE Sage Belux Rue Natalis Luik BE GEBA BE BB Luik BE De h@ndel en wij 6.1

12 1.4 Enkele klanten Nr Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Tel. Fax. RPR Ondernemingsnr Zoethoek Grote Markt Ronse Oudenaarde BE Aline Bruggesteenweg 182A 8830 Hooglede Gits Kortrijk BE Hotel Pannenhuis Daalberg Kortrijk Kortrijk BE Boat hotel De Barge Bargeweg Brugge Brugge BE Rest. Fort Napoleon Vuurtorenweg z/n 8400 Oostende Oostende BE De conciergerie Zeedijk Knokke Brugge BE Eetcafé La tartine Congostraat Knokke Brugge BE Rest. Zeeparel Essendreef De Haan Oostende BE Bakkerij Koen Kapellestraat Damme Brugge BE Koffiehuis Laagland Zwaanstraat Sijsele Brugge BE Zenith Pastoriestraat 4a 8340 Moerkerke Brugge BE Bellest Vlienderhaag Brugge Brugge BE Terra nova Zeelaan Zeebrugge Brugge BE Kapsalon Christina Rederskaai Zeebrugge Brugge BE Rest. Pakhuis Prinsenlaan Blankenberge Brugge BE Het landhuis Krekelstraat De Pinte Gent BE Het kapittel Witte nonnenstraat Hasselt Hasselt BE Largo Kapelstraat Bornem Mechelen BE Aristos 15, rue Hauteville F08140 Bazilles FR Orca Biezenstraat 27 B3300 Tienen Leuven BE Trinity Polakweg 11 N2288GG Rijswijk NL B Scarpo Sluisjesdijk 33 NL3087 AH Rotterdam NL B Bakkerij Westkust Victorialaan Nieuwpoort Veurne BE Kok & Ko Woluwelaan 9 B1800 Vilvoorde Brussel BE Café Wolff Mühlenbachweg 15 D47208 Duisburg DE Le Grand Café Cambridge str. Wellingborough NN8 1DW Northamptonshire GB Boothuis Klipperweg 16 N-6222 Maastricht NL B Oaks Lagoons Mclaren Street 41 NSW206 North Sydney ABN Australië 2029 Romeinse villa Oude Fonteinweg Tongeren Tongeren BE Giovanni Eikenlaan Zoersel Antwerpen BE Kennismaking met Nougatine 15

13 1.5 Personeel Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Lucas Bonneval Aankoopmanager Productiemanager Verkoopmanager Administratief manager Hendrik Delbeke Victor Decrane Emma Debrabander Margot Casneuf Aankoopmedewerker Louise Van Holme Arbeiders Lars Van Gerben Commercieel Medewerker binnendienst Boekhouding Simon Beckevoort Cedric Van Linden Lotte Caudron Emile Beck Receptie Verkopers winkel Pauline Lambert Elodie Barry Nina Wibo Verkopers buitendienst Francis Carson Personeelsgegevens Naam Adres Brutowedde Gezinstoestand Schaal Bedienden Lucas Bonneval Molenweg Damme 3 920,00 EUR 2 kinderen 1 Emma Debrabander Molenweg Damme 3 480,00 EUR 0 1 Victor Decrane Moerdijkstraat Ichtegem 3 150,00 EUR 4 kinderen 2 Hendrik Delbeke Cathilleweg Jabbeke 2 980,00 EUR 2 kinderen 1 Margot Casneuf Dyver Brugge 2 875,00 EUR 1 kind alleen Louise Van Holme Groenerei Brugge 2 195,00 EUR 3 kinderen 2 Emile Beck Portiekenlaan Westende 1 983,00 EUR 0 alleen Elodie Barry Duinenstraat Bredene 1 950,00 EUR 0 alleen Nina Wibo Hoornstraat Moerkerke 1 878,00 EUR 0 alleen Francis Carson Zandvoordestraat Oudenburg 2 320,00 EUR 3 kinderen 2 Simon Beckevoort A. Vermeylenstraat Stene 2 050,00 EUR 2 kinderen 1 Pauline Lambert Veldhoekstraat Waardamme 1 780,00 EUR 1 kind alleen Arbeiders Lars Van Gerben Stationstraat Gistel 15,00 EUR 3 kinderen 2 Cedric Van Linden Pastoriestraat Sint-Michiels 13,00 EUR 2 kinderen 1 Lotte Caudron Rijselstraat Sijsele 14,00 EUR 0 alleen 16 De h@ndel en wij 6.1

14 2 WAKEN IN DE BOEKHOUDADMINISTRATIE 2.1 Kennismaking met een professioneel boekhoudpakket Bron: > NL > Belgische wetgeving. Dossiernummer /19. Kies Opzoeking > Lijst > Detail. Nougatine is een bvba (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid). Een bvba is een rechtspersoon. Nougatine moet dus de boekhoudregels voor rechtspersonen volgen. Het Wetboek van economisch recht (WER), Boek III, Titel 3, hoofdstuk 2, Art.III.82 tot en met Art.III.84 schrijft precies voor hoe de boekhouding moet worden opgezet. Vermits Nougatine een vennootschap is, moet ze de dubbele boekhouding voeren. Nougatine heeft gekozen voor een boekhoudpakket dat voldoet aan de eisen van de wetgeving. In een professioneel boekhoudpakket zoals BOB50, kan de boekhouding van verschillende bedrijven bijgehouden worden. Elk bedrijf krijgt een dossier toegewezen. Wij hebben hier gewerkt met dossier 99 voor Nougatine. 2 Waken in de boekhoudadministratie 17

15 Verkenning 1 Synthetiseer in een paar zinnen art.iii.82, art.iii.83 en art.iii84 van het WER. 2 Open het boekhoudpakket BOB Open het dossier Nougatine (je leraar zal het dossiernummer geven). 4 Hoeveel tabbladen bevat het hoofdmenu? 5 In welk tabblad zullen we de aan- en verkoopfacturen inboeken? 6 Verken de taakbalk in het tabblad Boekhouding & Financiën aan de hand van de volgende vragen. 6.1 Waar vinden we het rekeningenstelsel? 6.2 Zoek in het rekeningenstelsel de rekening met het nummer Hoe ga je daarvoor te werk? 6.3 Wat is de naam van de rekening? 6.4 Op welke soort rekening duidt het nummer 61213? 6.5 Waar vinden we de klantenkaarten? 6.6 Zoek de klantenkaart Terra Nova. 6.7 Welk nummer heeft deze klantenkaart in onze boekhouding? 6.8 Waar vinden we de leverancierskaarten? 6.9 Wijzig het adres op de leverancierskaar tsage Belux Voeg een leverancierskaart toe Verwijder de zopas toegevoegde leverancierskaart uit het bestand Hoe kunnen we het MAR afdrukken? 6.13 Druk het MAR (Minimum Algemeen Rekeningenstelsel) af en berg het zorgvuldig op in je map. Je zult het nodig hebben bij het coderen van opdrachten. Ter zake 1 Professioneel pakket BOB 50 Het pakket BOB 50 bestaat uit 3 modules: BOB 50 is het pakket waarin we de boekhouding zullen voeren. BOB 50 System bevat tools om nieuwe dossiers aan te maken, back-ups en kopieën te maken van dossiers en kopieën van dossiers terug te zetten. Fista is een deelpakket waarmee jaarrekeningen kunnen worden opgemaakt. 2 Openen pakket We starten BOB 50 via de snelkoppeling op het bureaublad. BOB 50 is een professioneel pakket, maar het wordt in deze versie gratis ter beschikking gesteld van de scholen. Vandaar het eerste bericht dat je sluit met OK. Kies in het tweede deelscherm het dossier dat je is toegewezen. Dat zal wellicht een kopie zijn van 18 De h@ndel en wij 6.1

16 het dossier 99 waarin dit boek is uitgewerkt. De naam van het bedrijf is Nougatine. De gegevens van het bedrijf werden reeds in het pakket geïmporteerd en het pakket staat klaar om in te werken. Kies 99 (of het nummer dat je is toegewezen). Kies OK. Bij het opstarten komen we terecht in het hoofdmenu. 3 Bespreking hoofdmenu Het hoofdscherm bestaat uit: vijf tabbladen * Boekhouding & Financiën * Vaste activa * Commercieel beheer * Algemene configuratie * Sage connect (Dit tabblad is in deze onderwijsversie niet actief); de taakbalk De mogelijkheden op de taakbalk wijzigen naar gelang van het gekozen tabblad; de pictogrammenbalk De te kiezen pictogrammen wijzigen naar gelang van het gekozen tabblad; de werkomgeving Geeft de mogelijkheid om rechtstreeks naar bepaalde data te gaan die reeds werden ingeboekt of opgeslagen. 2 Waken in de boekhoudadministratie 19

17 Welke knoppen op de werkomgeving geplaatst worden, kan door de gebruiker gekozen worden. Wie liever werkt zonder deze mogelijkheid, vinkt de keuzemogelijkheden uit. Klik met de rechtermuisknop op om het keuzemenu te activeren. Vink alle keuzemogelijkheden uit en kies OK. Onderaan het scherm krijg je informatie over het openstaande dossier. Hier wordt nu gewerkt in dossier 99 Nougatine. Het ondernemingsnummer van Nougatine is BE en de valuta waarin de boekhouding gevoerd wordt is euro. 3.1 Tabblad Boekhouding & Financiën Dit tabblad bevat de algemene boekhouding. Via de knop Ingaven van de taakbalk kunnen we de dagboeken openen en bijwerken. Via de knop Bestand van de taakbalk kunnen we wisselen van dossier. Verder kunnen we de klanten en leveranciersfiches consulteren en bijwerken, het boekhoudplan (MAR) oproepen, de valutakoers noteren enz. 20 De en wij 6.1

18 Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Bestand. Bepaalde functies worden vergezeld van een pictogram. Je kunt deze functies ook rechtstreeks oproepen via dezelfde pictogrammen in de werkbalk. We kunnen het klantenbestand dus openen via Bestand > Klanten of rechtstreeks via het pictogram. Het pijltje naast het pictogram biedt de keuzemogelijkheid een individuele kaart te zoeken of de volledige klantenlijst op te vragen. Elk beschikbaar pijltje biedt toegang tot een uitschuifbalk met extra mogelijkheden. Bij het openen van een deelvenster worden een aantal knoppen beschikbaar. We noemen de meest voorkomende: Een gegeven toevoegen. Dat kan een nieuwe rekening zijn in het rekeningenstelsel, een nieuwe klanten- of leverancierskaart, een nieuw blad in een dagboek enz. Fiche verwijderen. Alles selecteren. De selectie ongedaan maken. Zoeken en voorbeeld op scherm. Belangrijk Als je in een dagboek een verkeerde regel hebt ingeschreven en die regel weer wilt verwijderen, ga dan met de cursor aan het begin van de regel staan en kies Ctrl+Del. 2 Waken in de boekhoudadministratie 21

19 3.2 Tabblad Vaste activa In deze module worden de vaste activa beheerd. De staat van de activa wordt hier bijgehouden. Dit houdt in: de aanschaffingswaarde, de afschrijvingen en eventueel de verwijdering uit het bedrijf. 3.3 Tabblad Commercieel beheer Kies het tabblad Commercieel beheer > Ingaven > Ingaven klanten. Via deze module wordt de voorraad automatisch bijgehouden bij het inbrengen van bestelformulieren en zendnota s. 3.4 Tabblad Algemene configuratie Kies het tabblad Algemene configuratie > Instellingen > Opties. Hier kunnen de instellingen van het pakket worden gewijzigd of aangevuld. 22 De en wij 6.1

20 Kies? > Info om de versie en de licentie van het pakket te kennen. Deze versie is BOB van 17 april De vervaldag van het pakket is 21 december Systematisch zullen we nu alle modules en tabbladen doorlopen om kennis te maken met de mogelijkheden via de taakbalk en de pictogrammenbalk. Naast het leren hanteren van het pakket zullen we ook de nodige aandacht besteden aan de boekhoudregels en de wettelijk verplichte documenten die de boekhouding moet genereren. 4 Een gegeven zoeken en raadplegen 4.1 Een grootboekrekening opzoeken Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Bestand > Boekhoudplan > Lijst. of Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën het pictogram > Lijst. 2 Waken in de boekhoudadministratie 23

21 Noteer in het zoekveld Opzoeken het rekeningnummer De cursor verspringt dan onmiddellijk naar het gevraagde nummer. Ofwel tik je het nummer van de groep in waartoe de rekening behoort, bijvoorbeeld 61. De cursor verspringt dan onmiddellijk naar de regel waar de groep begint. Je kunt dan verder scrollen naar de rekening. Dubbelklik op de plaats van de cursor om de rekening te activeren. In het tabblad Debet/Credit kan de stand van de rekening worden geraadpleegd. Op dit ogenblik zijn er nog geen boekingen, vandaar dat deze rekening geen bedragen vertoont. 24 De en wij 6.1

22 4.2 Een klant of een leverancier zoeken Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Bestand > Klanten > Lijst. of Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën het pictogram > Lijst. Omdat we enkel de naam van de klant en niet de referte kennen, kiezen we eerst Naam in het zoekveld Sleutel. Vervolgens voer je in het zoekveld Opzoeken de naam Terra Nova in. De cursor verspringt automatisch naar de rij met de gewenste klantenfiche. Naargelang het gekende gegeven van de relatie kun je in het veld Sleutel de volgende mogelijkheden kiezen: Referentie: het relatienummer (klant of leverancier) Naam: de naam van de relatie Btw nr.: het btw-nummer van de gezochte relatie Bank: het bankrekeningnummer van de relatie PC: postcode 2 Waken in de boekhoudadministratie 25

23 Dubbelklik op de cursor om de klantenfiche te activeren. De klantenfiche heeft verschillende tabbladen die we in de loop van het project verder zullen verkennen. 5 Afdrukken lijsten 5.1 Afdrukken van het rekeningenstelsel Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Afdrukbestanden > Boekhoudplan. 26 De h@ndel en wij 6.1

24 We kunnen deze selectie aanvaarden maar vragen toch, alvorens af te drukken, om een afdrukvoorbeeld via de knop Afdrukvoorb. BOB geeft altijd rekeningenstelsels in de beide landstalen weer. Dit rekeningenstelsel bevat 5 bladzijden. Om van de ene bladzijde naar de andere te gaan, kies je in de balk bovenaan. Om het document af te drukken, kies je Klik na het afdrukken op de knop Sluiten. uiterst links in de bovenste balk. Het is ook mogelijk het document op te slaan in pdf-formaat. Kies daarvoor in het vorige menu de knop. 2 Waken in de boekhoudadministratie 27

25 5.2 Afdrukken klantenkaart Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Afdrukbestanden > Klanten. 28 De en wij 6.1

26 Hier kun je kiezen om een lijst af te drukken van alle klanten. Als je slechts één klant nodig hebt, kies dan in het veld Type voor Gedetailleerde fiches en in het veld Rangsch. voor Naam als je de naam van de klant kent of voor Referentie als je het volgnummer van de klant kent. Vul in het gebied Selectie in het veld van, het nummer of de naam van de gezochte klant in en in het veld tot hetzelfde gegeven als bij van. Bij deze keuze krijg je twee bladzijden. Ga met het pijltje bovenaan naar de tweede bladzijde. Controleer verder via de knop Afdrukvoorb. welke informatie je krijgt bij elke keuze in het veld Type. 6 Gegevens wijzigen/toevoegen/verwijderen 6.1 Een leverancierskaart wijzigen Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > > Lijst. Kies in het zoekveld Sleutel voor Naam. Noteer in het zoekveld Opzoeken de naam van de leverancier, in dit geval Sage Belux. Dubbelklik op de rij waar de cursor staat om de fiche te activeren. In deze fiche moeten we het adres wijzigen. Plaats de cursor in het veld Adres en selecteer de huidige gegevens. Voer de nieuwe gegevens in, hier Rue Natalis 2. Kies onderaan in dit scherm Opslaan. Sluit de schermen met het kruisje. 2 Waken in de boekhoudadministratie 29

27 6.2 Leverancierskaart toevoegen Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > > Lijst. Scrol naar het einde van de lijst om het laatst toegekende leveranciersnummer te kennen. Kies onderaan het scherm de groene knop Toevoegen. Vul in het deelscherm het nieuw toe te kennen nummer in. Hier is dat Als het een bestaand bedrijf is, kunnen we via de knop VAT de gegevens van het bedrijf opvragen. Hier lukt dat niet omdat het bedrijf gecreëerd is voor het spilbedrijf. Kies OK. 30 De en wij 6.1

28 Vul het tabblad Beschr. in zoals in het bovenstaande voorbeeld. Kies Opslaan. Sluit het scherm door op het kruisje te klikken. 6.3 Een gegeven wissen Of het nu om een klant, een leverancier of een grootboekrekening gaat, de manier waarop je een fiche wist is altijd dezelfde. Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Leveranciers > Lijst. Zoek leverancier 1026 die je daarnet gedeeltelijk hebt gecreëerd. Dubbelklik om de leverancierskaart te openen. Kies onderaan het scherm Fiche wissen. Omdat dit een riskante operatie betreft, krijgen we een extra deelvenster. Kies Neen. Het is de bedoeling deze fiche te behouden. Sluit de fiche met het kruisje. 2 Waken in de boekhoudadministratie 31

29 IN DE PRAKTIJK Voeg een nieuwe leveranciersfiche toe aan het leveranciersbestand. Kies. Kies in het keuzeveld Sleutel voor Referentie. Scrol naar het einde van de lijst om het laatste nummer te kennen. Kies de groene knop Toevoegen. Dit is een bestaand bedrijf. Noteer in het deelvenster het btw-nummer en kies dan de blauwe knop VAT om de adresgegevens van het bedrijf op te vragen. Noot We vullen nu enkel het tabblad Beschr. in. De andere tabbladen worden ofwel automatisch bijgewerkt bij het centraliseren van de ingeboekte gegevens, ofwel manueel na de bespreking van de verkoopvoorwaarden. Tabblad Beschr. (beschrijving) Leveranciernummer 1027 Btw-nummer Naam Cleandienst Adres Pathoekeweg 48 PC BE 8000 Brugge Telefoon Fax IBAN BE Categorie BIN (Binnenland) Betalingstermijn Einde maand 32 De en wij 6.1

30 2.2 Openingspost, back-up/restore en centraliseren 2 Waken in de boekhoudadministratie 33

31 Bij de opstart van een boekhoudpakket moeten eerst allerlei parameters ingesteld worden, zoals de lengte van het boekjaar, het aantal posities in het nummer van een grootboekrekening, het type van de rekeningen, het aantal posities in het nummer van de klanten en leveranciersrekening, de aanmaak van dagboeken zoals het aankoopdagboek, verkoopdag, financiële dagboeken, de boekperiode enz. Ook heeft het pakket zelf een aantal vastgelegde parameters. Zo heeft BOB 50 drie soorten rekeningen: Algemene rekeningen, die voorgesteld worden door een A. Dit symbool geldt zowel voor activa, passiva, kosten- en opbrengstenrekeningen. Klantenrekeningen die voorgesteld worden door een K. Leveranciersrekeningen die voorgesteld worden door een L. Nadat alle parameters ingesteld zijn, kan met het pakket gewerkt worden. Het opstarten van een boekhouding in een pakket begint altijd met het inboeken van de beginbalans of openingspost. Hiervoor is in elk pakket een speciaal diversendagboek voorzien. In BOB kreeg dit dagboek de naam OPE mee. Omdat de tijd beperkt is, boekten wij reeds de openingspost in het dagboek OPE. Verkenning 1 Open BOB 50 en kies in het tabblad Boekhouding & Financiën voor Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten > OPE. 1.1 In welk dagboek kom je terecht? 1.2 Hoeveel bladzijden telt dit dagboek? 1.3 In welke periode werd hier geboekt? 1.4 Blader door het dagboek en zoek de types (T) rekeningen waarop hier geboekt werd. 1.5 Op welke rekeningen staan de leveranciersschulden? 1.6 Op welke rekening staan de klantenvorderingen? 1.7 Welk bedrag staat er op de rekening A10000 Geplaatst kapitaal? 1.8 Welk bedrag staat er op de rekening A49990 langs de debetzijde? 1.9 Welk bedrag staat er op de rekening A49990 langs de creditzijde? 1.10 Verklaar de bedragen op de rekening A Verklaar waarom het saldo van de openingspost nul is Sluit het dagboek met het kruisje. 2 Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Raadplegen > Historiek van de algemene rekeningen. Bovenaan in het scherm vind je informatie over de eerste rekening die je kunt consulteren. Hier is dat de rekening Geplaatst kapitaal. 2.1 Kies de loep bovenaan in het scherm. Je krijgt nu de rekening in detail te zien. Kies in de rekening het tabblad Debet/Credit. Welk bedrag staat hier op de rekening? 2.2 Verklaar waarom hier geen bedrag op de rekening staat terwijl we daarnet in het diversendagboek OPE zagen dat er wel degelijk op deze rekening is geboekt. 3 In de openingspost vinden we onder andere de rekeningen L1010 en K2018. Waarom vinden we die rekeningen niet in de beginbalans? 4 Print de voorlopige boekingen uit het diversendagboek OPE. 5 Controleer grondig alle boekingen. 6 Neem een back-up. 7 Centraliseer de boekingen. 34 De h@ndel en wij 6.1

32 Ter zake 1 Openen van diversendagboek OPE in dossier 99 Bij de start van de boekhouding boeken we de openingspost in het diversendagboek OPE. Dit is een dagboek dat we speciaal creëren om de beginbedragen in de boekhouding te registreren. De aanduiding van de periode waarin we boeken moet universeel zijn daarom gebruiken we **/20.. Open in BOB 50 het dossier dat je werd toegewezen. Bij ons is dat 99 Nougatine. Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën voor Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten. Er zijn twee dagboeken Diverse posten beschikbaar. Kies het dagboek OPE Diverse posten opening. Om tijd te winnen hebben wij de openingspost al ingeboekt. 2 Waken in de boekhoudadministratie 35

33 36 De en wij 6.1

34 In de eerste journaalpost worden alle Algemene rekeningen, namelijk alle activa en alle passivarekeningen geboekt. Als alle saldi van de balansrekeningen zijn geboekt, moet de journaalpost in evenwicht zijn. In journaalpost 2 boeken we de K-rekeningen of de individuele klantenrekeningen. In journaalpost 3 boeken we de L-rekeningen of de individuele leveranciersrekeningen. Als tegenrekening voor deze individuele rekeningen gebruiken we de algemene rekening Opening/afsluitrekening. We verduidelijken dit principe aan de hand van een schema. Dubbele boekhouding Extracomptabel D Opening/afsluitrekening C D ,32 (1) , ,63 (2) 2001 Zoethoek - C D Pannenhuis 9 456,12 - C D De Barge 1 945,75 - C D De conciërgerie 2 415,96 - C... D Giovanni ,03 - C D Handelsdebiteuren - C ,32 (3) Totaal = ,32. (1) Bij het openen van de algemene rekeningen wordt niet de rekening Handelsdebiteuren gedebiteerd maar wel de rekening Opening/afsluitrekening. (2) Openen van de individuele rekeningen met tegenboeking op de rekening (3) Automatisch doorschrijven op de collectieve rekening Handelsdebiteuren. 2 Waken in de boekhoudadministratie 37

35 Extracomptabel Dubbele boekhouding D Sucron + C D Opening/afsluitrekening C , , ,40 (1) (2) D Franca 5 816,63 + C D Rietveld 8 479,20 + C D Marcia ,90 + C... D Olivia ,60 + C D Leveranciers Totaal = ,40 (3) ,40 + C (1) Bij het openen van de algemene rekeningen wordt niet de rekening Leveranciers gecrediteerd maar wel de rekening Opening/afsluitrekening. (2) Openen van de individuele rekeningen met tegenboeking op de rekening (3) Automatisch doorschrijven op de collectieve rekening Leveranciers. 38 De h@ndel en wij 6.1

36 2 Afdrukken Te centraliseren dagboek OPE Zolang de dagboeken niet gecentraliseerd zijn, zijn de ingeboekte bedragen niet opgenomen in de boekhouding. Maar eens gecentraliseerd kan er niets meer worden gewijzigd. Daarom is het belangrijk de voorlopige boekingen eerst grondig te controleren. Daarom drukken we de dagboeken af alvorens we centraliseren. Kies boven het openstaande dagboek in de takenbalk Afdrukvoorbeeld. Controleer het Afdrukvoorbeeld. Ga van het ene blad naar het andere met de bovenaan. Als alles in orde is, kies dan Printen. Sluit het afdrukvoorbeeld met de knop. Sluit het dagboek met het kruisje. pijltjestoetsen Dit document kunnen we ook bewaren in pdf-formaat. Kies in de menubalk Afdrukken > Te centraliseren. 2 Waken in de boekhoudadministratie 39

37 Klik op de regel OPE Diverse posten opening. Kies de rode knop Selecteren. De regel is geselecteerd wanneer hij in het blauw staat. Kies de knop Pdf-bestand. Je krijgt het document in pdf op het scherm. Kies Bestand > Kopie opslaan > OK. Sla het document op in een map naar keuze, bijvoorbeeld Pdf s BOB. Geef het document een herkenbare naam, bijvoorbeeld 99-Dagboek OPE. Sluit de schermen met het kruisje. Als alles in orde is, kunnen we in principe centraliseren. In een klassituatie lijkt het ons verstandig eerst een back-up te nemen. Sluit de module BOB 50 door op het kruisje te klikken. 3 Back-up nemen Een back-up nemen we via de module BOB System. Sluit alle schermen in de module BOB 50. Kies op het bureaublad de snelkoppeling Kies OK in het eerste scherm. BOB 50 System. 40 De h@ndel en wij 6.1

38 Kies OK. Kies Onderhoud > Backup/Restore. Kies het tabblad Backup. Kies de selectieknop in het veld Dossiers. Selecteer dossier 99 in het volgende scherm. Klik op de blauwe pijl naar rechts. Kies OK. 2 Waken in de boekhoudadministratie 41

39 Kies de selectieknop in het veld Vaste eenheid. De cursor verspringt naar de directory waar BOB 50 zich bevindt. Kies in dat scherm de knop Nieuwe map maken. Geef de nieuwe map de naam backup99 of de naam van het dossier waarin jij werkt. Selecteer daarna deze map door erop te klikken. Kies OK. In het veld Vaste eenheid wordt nu het pad aangegeven waar de back-up zal worden bewaard. Kies Uitvoeren. Laat het systeem rustig verwerken. De balk geeft de status aan. BOB 50 geeft de inhoud van een back-up niet weer. Je moet dus zelf een lijst bijhouden met het nummer van de back-up en de bijbehorende inhoud. Om de gegevens van de back-up te kennen, kies je het tabblad Herstellen. 42 De en wij 6.1

40 We leggen nu manueel een lijst aan waarin we informatie noteren over deze back-up volgens het onderstaande model. Datum Naam dossier Nr. backup Omschrijving 31/03/ Nougatine BOB01 Dagboek OPE beginsituatie vóór centralisatie Noteer zorgvuldig de datum, het nummer en de inhoud van de back-up. Berg de lijst op in je werkmap. Telkens we een reeks boekingen hebben verricht, zullen we een back-up nemen alvorens te centraliseren. Nu we van deze situatie een back-up hebben gemaakt, kunnen we met een gerust gemoed centraliseren. Mochten we achteraf toch nog fouten vinden, dan kunnen we deze back-up terugzetten via Herstellen en vanuit de oude situatie opnieuw beginnen. Sluit het deelscherm door op het kruisje te klikken. Sluit de module BOB 50 System, eveneens door op het kruisje te klikken. 4 Centraliseren van het diversendagboek OPE De beginsituatie bij Nougatine is op dit ogenblik nog niet gecentraliseerd, dat betekent dat de bedragen nog niet op de rekeningen staan, maar voorlopig werden genoteerd in een dagboek. Eens de gegevens gecentraliseerd zijn, zijn wijzigingen niet meer mogelijk. Daarom is het van primordiaal belang alle voorlopige boekingen grondig te controleren. Als een verrichting in een dagboek in evenwicht is, wordt de knop Opslaan actief. Met deze functie worden de gegevens slechts voorlopig opgeslagen. Je kunt nog altijd wissen, corrigeren of een regel tussenvoegen. Met de knop Opslaan worden de gegevens immers niet naar de rekeningen gestuurd. Pas als je kiest voor centralisatie, worden de bedragen ingeschreven op de rekeningen en is het aanbrengen van wijzigingen niet meer mogelijk. Nu we een kopie (back-up) hebben opgeslagen van de boekingen in het diversendagboek OPE, kunnen we het dagboek centraliseren. Open de module BOB 50 en het dossier 99. Open het dagboek OPE. Het pakket biedt verschillende mogelijkheden om te centraliseren. 2 Waken in de boekhoudadministratie 43

41 1 Centraliseren vanuit het dagboek OPE Kies onderaan in het dagboek Centraliseren. 2 Centraliseren via Ingaven > Te centraliseren Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Te centraliseren. 44 De h@ndel en wij 6.1

42 Klik in de regel om te selecteren of kies Alles selecteren. Kies Verrichting uitvoeren. Het systeem geeft via een deelscherm de status aan. Laat het rustig werken. Sluit het scherm met het kruisje. 3 Centraliseren via Beheer van de ingaven Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Beheer van de ingaven. 2 Waken in de boekhoudadministratie 45

43 Hier geeft het systeem aan dat er 3 journaalposten moeten worden gecentraliseerd en dat de volgende boekpost het nummer 4 zal krijgen. Klik in de regel OPE Diverse posten opening om te selecteren. Kies Centraliseren. Dit scherm geeft tevens een overzicht van de bewerkingen die al of niet werden uitgevoerd. 5 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Grootboek > Algemene rekeningen. 46 De h@ndel en wij 6.1

44 Aanvaard de selectie zoals voorgesteld door het pakket. Kies. 2 Waken in de boekhoudadministratie 47

45 Ga met de pijltjes bovenaan in het scherm naar de volgende bladzijde. Om een gecentraliseerd journaal van een dagboek af te drukken, kiezen we: Afdrukken > Dagboeken. Aanvaard de instellingen die het pakket voorstelt. Kies in de rechtermarge Afdrukvoorbeeld om het dagboek te bekijken of kies PDF-bestand om het dagboek te bewaren. Opdracht Vergelijk deze afdruk met de afdruk voor centralisatie. Wat is het verschil? 48 De en wij 6.1

46 6 Periodebeheer Na het centraliseren van de openingspost kunnen we de beginperiode die aangeduid wordt met **/20.. afsluiten. Zodra we beginnen met de boekhoudkundige verrichtingen, kiezen we een nieuwe periode om in te werken. Voor dit dossier werken we in januari Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Extra > Periodebeheer. Vink de periode 01/2016 aan. Belangrijke noot Plaats geen vinkjes in het gebied Sluiting. Wat daar aangevinkt is, is definitief afgesloten en kan niet meer geopend worden. 2 Waken in de boekhoudadministratie 49

47 3 VOORRAADADMINISTRATIE Voorraad kost geld, tijd en ruimte. Het is dus zeer belangrijk dat we continu een zeer juist overzicht hebben op de aanwezige voorraad in het bedrijf. Om dit te realiseren is software een gedegen hulp. Ook in een boekhoudpakket kunnen we de voorraad bijhouden. Het volstaat de documenten aan te maken die de voorraadbewegingen volgen, zoals leveringsbonnen die wij van de leverancier krijgen en bestelbonnen, verzendnota s en verkoopfacturen die wij opmaken voor onze klanten. Verkenning Open BOB 50 en daarin het dossier Nougatine. 1 Kies het tabblad Commercieel beheer > Artikels en prijslijsten > Artikels > Lijst. 1.1 Zoek artikel N403 via de kortste weg en open de artikelfiche. 1.2 Kies het tabblad Aankoop. Wat is de aankoopprijs van dit artikel? 1.3 Kies het tabblad Tarief. Wat is de verkoopprijs van dit artikel? 1.4 Kies het tabblad Voorraad. Hoeveel bedraagt de voorraad van dit artikel? 1.5 Voeg een nieuwe artikelkaart toe. Geef ze het nummer P102. De rest van de informatie vind je op blz. 61 in de oranje balk van de inventarislijst. 2 Sluit de artikelkaart en de lijst. Blijf in het tabblad Commercieel beheer en kies Ingaven > Ingaven voorraad > Inventaris. Voeg dit artikel toe aan de inventaris. Ter zake 1 Artikelkaarten raadplegen Kies Commercieel beheer > Artikels en prijslijsten > Artikels > Lijst. 50 De h@ndel en wij 6.1

48 Noteer in het veld Opzoeken het nummer van het gezochte artikel. De cursor verspringt onmiddellijk naar de regel waar het artikel staat. Dubbelklik op die regel om de artikelfiche te activeren. In de tabbladen vind je de nodige informatie over aankoop- en verkoopprijs. Deze informatie moet de gebruiker zelf invullen. De voorraadpositie wordt automatisch bijgehouden door het pakket, na ingave van de beginvoorraad. De knop Voorraadbeheer is op deze fiche blauw gekleurd, wat betekent dat het voorraadbeheer voor dit artikel wordt bijgehouden. Indien er artikelen zijn waarvan geen voorraad wordt bijgehouden, geven we dat aan met een klik op deze knop. De tabbladen activeer je met de pijltjestoetsen naast de tabbladen of door op het tabblad te klikken. Sluit de artikelkaart en de lijst door op het kruisje te klikken. 3 Voorraadadministratie 51

49 2 Artikelkaart toevoegen Kies in het tabblad Commercieel beheer > Artikels en prijslijsten > Artikels. Je komt terecht in de laatst geopende artikelkaart. Kies in dit deelscherm bovenaan rechts of onderaan de knop Toevoegen. Noteer in het kleine deelscherm het nummer van de nieuwe fiche, hier P102. Het veld Familie vullen we hier niet in. Bij Nougatine zijn de artikelen automatisch in families ingedeeld volgens hun eerste letter. De P staat voor pralines. Kies OK in dit deelvenster. Het nummer wordt nu opgenomen in de lege fiche. 52 De h@ndel en wij 6.1

50 In het veld Omschr. vullen we de naam van het artikel in. Hier is dat Studentenhaver melk. In het tabblad Beschr. vullen we de eenheden in. Hier is dat kg. De prijs van de pralines is bepaald per kg. Bij Cat.1 wordt hier automatisch de P ingevuld. Dat komt doordat die categorie bovenaan staat in de lijst. De P staat voor pralines. Dat is hier dus correct. Bij andere producten zullen we de juiste letter moeten kiezen, bijvoorbeeld de Z voor zoetwaren. Kies het tabblad Tarief. Vul in het veld Verkoopprijs het bedrag in. Alt.val. verwijst naar de oude Belgische frank en het bedrag is een omrekening naar die munt. Voor ons is dat niet meer relevant. Kies het tabblad Aankoop. 3 Voorraadadministratie 53

51 Kies de selectieknop in het veld Leverancier. In de lijst van de leveranciers klikken we in de gepaste regel. Aangezien Nougatine de pralines zelf produceert, kiezen we hier 1001 Eigen atelier. We vullen de fiche verder in met de gegevens uit de inventarislijst op blz. 61. Kies het tabblad Voorraad. In dit tabblad vullen we enkel de minimumvoorraad in. Hier is dat 25 stuks. Kies Opslaan. Controleer nog even de tabbladen om te zien of de gegevens werden opgenomen. Sluit de fiche door op het kruisje te klikken. 3 Inventaris Een voorraad kan slechts worden ingeboekt als de artikelkaart al bestaat. Voor alle artikelen in de voorraadlijst die niet in de oranje balk staan, bestaat een artikelkaart en is de voorraad opgenomen in de voorraadlijst. Kies in het tabblad Commercieel beheer > Ingaven > Ingaven voorraad > Inventaris. 54 De h@ndel en wij 6.1

52 Overloop de inventarislijst en zoek het artikel N403. Kies het pijltje naast de knop. Kies Directe zoekopdracht. Noteer in het zoekveld het artikelnummer. De cursor springt naar de rij van het artikel. Als de eerste kolom niet het artikelnummer bevat, klik dan op de titel van de kolom waar de artikelnummers staan. Die kolom wordt dan de eerste kolom. Klik op de knop naast het nummer om de details te zien. Sluit het deelscherm na controle met het kruisje. Kies onderaan in het scherm de groene knop Toevoegen. Kies OK in het deelscherm. Vul het veld Datum in. We nemen aan dat we dit artikel in de voorraad opnemen op 03/01/20 In het veld Onze ref. noteren we Beginvoorraad2. Vul het veld Artikel in. Ga van het ene veld naar het andere met de tabtoets. De omschrijving van het artikel wordt automatisch ingevuld. Noteer in het veld Eindvoorraad het getal uit de kolom Aantal in de lijst van het boek. Noteer in het veld Eenheidspr. het bedrag uit de kolom Kostprijs of Aankoopprijs in de lijst van het boek. 3 Voorraadadministratie 55