Uittreksel 1 uit het eerste overzicht van archieven en verzamelingen van het AMVB, 30 juni 2004

Transcriptie

1 Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai Brussel Tel: 02/ Fax: 02/ Uittreksel 1 uit het eerste overzicht van archieven en verzamelingen van het AMVB, 30 juni 2004 Inleiding Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen definieert het archievenoverzicht als een systematisch ingedeelde staat van archieven en archivistische kenmerken en van verzamelingen. 2 Wat betekent dat voor het AMVB? In het AMVB berusten ongeveer 140 archieven (520m) en 20 verzamelingen (91). Het bijzondere aan de archieven in het AMVB is dat de Nederlandstaligen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als het ware een dorpsgemeenschap in een grootstad vormen. Zowel in het verleden als vandaag vind je steeds dezelfde personen terug binnen de Nederlandstalige instellingen en verenigingen. Daardoor kent het AMVB het fenomeen dat een aantal archieven uit verschillende schenkingen bestaat. De inventarisatie van dergelijke schenkingen zal meer duidelijkheid brengen in deze problematiek. Een tweede kenmerk van de archieven is dat heel wat archiefvormers ook museale voorwerpen hebben overgedragen. Sommige archieven kunnen niet zonder de bijhorende voorwerpen en bepaalde museale objecten krijgen pas hun waarde als ze gekoppeld worden aan de context die je in de documenten terugvindt. Naast archieven en de museale collectie 3 bezit het AMVB ook een bewaarbibliotheek 4 en een uitgebreide tijdschriftencollectie. 5 Dit overzicht behandelt alleen de archieven en de verzamelingen die in het AMVB bewaard worden. 6 Het is alleszins geen statisch document, maar zal steeds geactualiseerd worden. In de toekomst zal het AMVB nog archieven verwerven en anderzijds zal bij het vorderen van de inventarisatie van de archieven en de registratie van de museale collectie blijken welke archiefvormers ook museale voorwerpen hebben geschonken. De beschrijvingen van deze eerste versie werden op 31 mei 2004 afgesloten. Jaarlijks zullen de aanwinsten in december worden toegevoegd. Het overzicht kan voorlopig op twee manieren worden geraadpleegd: in een tekstverwerkingsversie en in een databankversie. Voor het gebruik van de bezoeker in de leeszaal is het gemakkelijker om een uitgeprinte versie ter beschikking te stellen. De databank werd opgesteld in acces. Op vraag kan de bezoeker deze steeds inkijken. Het is de bedoeling om dit overzicht in de nabije toekomst ook toegankelijk te maken via het internet. 1. Opbouw van het overzicht Het overzicht telt net geen 200 beschrijvingen waarvan 141 archiefbestanden, 38 deelarchieven en 18 verzamelingen. De archiefbestanden staan momenteel in het overzicht alfabetisch volgens archiefvormer geordend. Dit was praktischer om een code toe te kennen. Deze code bestaat uit de landcode (BE), de code van de instelling (AMVB) en het volgnummer van de archieven. In het verleden werd geen enkel bestand genummerd. Daarom krijgen de archieven vanaf 1977 tot 31 mei 2004 een nummer toegekend volgens de alfabetische orde zoals ze nu in het archievenoverzicht verschijnen. In de toekomst zal een nieuwe aanwinst het volgende nummer krijgen toegekend. Praktisch betekent dit dat tot mei 2004 de nummering ook een alfabetische ordening weerspiegelt, in de toekomst zal dit niet meer het geval zijn. Voor de raadpleging is dit niet moeilijker. Een alfabetische Mariet Calsius 1

2 lijst wordt steeds toegevoegd en in de databank kunnen de bestanden of op nummer of op alfabet gesorteerd worden. Een tweede aspect waarmee hier wel rekening moet worden gehouden, is dat naarmate de inventarisatie vordert de oude archiefbestanden die in het verleden verspreid zijn geraakt, weer volgens het herkomst- en bestemmingsbeginsel bij elkaar zullen worden gebracht. Ook deze zullen dan een volgnummer toegekend krijgen. Vervolgens wordt een systematisch ingedeelde lijst van de archiefbestanden/archiefvormers opgenomen. Een archievenoverzicht is immers een systematisch ingedeelde staat. Dit was ook het oorspronkelijke concept van dit overzicht. Hiervan werd afgeweken omdat het eenvoudiger is om een numerieke (en voorlopig alfabetische) orde te raadplegen. Bovendien is het maken van een indeling steeds subjectief. Daarom werd geopteerd om de beschrijvingen (alfabetisch-)numeriek weer te geven en vervolgens een systematische opsomming van de archieven te geven. Elke beschrijving geeft de identificatie van het bestand of de verzameling, de datering, de omvang in strekkende meter, de archiefvormer of de collectiesamensteller en een korte omschrijving van de inhoud. De archievenbestanden en de verzamelingen die worden beschreven, zijn in vier groepen in te delen: - archieven van Nederlandstalige instellingen; - archieven van Nederlandstalige verenigingen; - archieven van Nederlandstalige personaliteiten en/of families; - en verzamelingen. Hier dient opgemerkt te worden dat een aantal deelarchieven ook werden beschreven. Deze kregen geen nummer toegekend, maar zijn duidelijk herkenbaar aan het feit dat de beschrijvingen inspringen. De namen van deze deelbestanden staan ook rechts van het nummer vermeld. Indien de omvang en/of de specifieke inhoud van dergelijk deelarchief op dit moment nog niet bekend is, worden deze rechts van het nummer vermeld, maar niet in detail beschreven. 2. De archieven De archieven die in het AMVB berusten kunnen naargelang hun aard ingedeeld worden volgens instellingen, verenigingen en personaliteiten en/of families. De indeling in deze types vloeit voort uit het begrip archief: een geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. 7 De term persoon spreekt voor zich. Bij de omschrijving groep personen heb je al snel de woorden familie of vereniging in gedachten. Wat wordt dan bedoeld met organisatie? Is een vereniging een organisatie of een groep personen? Is een organisatie een instelling? Staat een instelling op hetzelfde niveau als een vereniging? Herman Coppens 8 spreekt in De ontsluiting van archieven van collectiviteiten of corporaties waarbij hij een onderscheid maakt tussen georganiseerde en niet-georganiseerde. Georganiseerde collectiviteiten kennen we onder de benaming organisaties, instellingen of instituten en hebben rechtspersoonlijkheid; niet-georganiseerde omschrijft Coppens als groepen personen, vakbonden, werk- of actiegroepen enz. 9 Zowel privaat- en publiekrechtelijke rechtspersonen of natuurlijke personen als groeperingen van natuurlijke personen die zelfstandig handelen uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken, maken archief aan en komen in aanmerking als archiefvormer. 10 Een archiefvormer is een persoon, groep personen of een organisatie die zelfstandige archiefvorming als een van zijn activiteiten heeft. 11 In de eerste plaats is het belangrijk dat de archiefvormer met een eigennaam identificeerbaar is en zo als entiteit herkend wordt. Officiële oprichtingsakten verlenen naam aan publiek- en privaatrechtelijke rechtspersonen. Voor een doorsnee vereniging kan dit echter een mondelinge afspraak zijn, wat het identificeren van de archiefvormer er niet makkelijker op maakt. De identiteit van de archiefvormer wordt echter niet aangetast bij een naamsverandering of een statuutwijziging. Wanneer een ingrijpende verandering in bevoegdheden zich voordoet, is het verantwoord om van een nieuwe archiefvormer te spreken. 12 De zelfstandigheid van handelen is een ander criterium. De archiefvormer heeft een eigen opdracht, bevoegdheid of doelstelling tegenwoordig zal men spreken van missie en visie en draagt hiervoor verantwoordelijkheid. Voor overheidsinstellingen zijn die taken en bevoegdheden vastgelegd in de wet- en regelgeving. Voor particuliere organisaties zijn de doelstellingen terug te vinden in hun zogenaamde statuten. 13 De zelfstandigheid van handelen is ook af te leiden uit het opstellen van stukken in eigen naam/op eigen titel en het voeren van een briefwisseling. Dit geldt ook voor een privépersoon ongeacht de maatschappelijke functie die hij/zij uitoefent. 14 Zoals het zelfstandig handelen van een persoon uit het Mariet Calsius 2

3 voeren van een eigen briefwisseling en administratie blijkt, zo dient een organisatie te beschikken over een eigen secretariaat dat op zelfstandige wijze de briefwisseling afhandelt. Ook het notuleren vervult een dergelijke functie. 15 Naargelang het type van archieven die u in het AMVB terugvindt, zijn er enkele algemene problemen te signaleren op het vlak van archiefvorming en op het vlak van archiefbeheer en archiefzorg, zeker waar het verenigings- en persoonsarchieven betreft. Verenigingen hebben over het algemeen een eigen naam en specifieke doelstellingen, maar dit wordt niet altijd vastgelegd in statuten. Zij voldoen wel aan het criterium van zelfstandigheid van handelen, maar de losse organisatiestructuur biedt te weinig aan omkadering om die zelfstandigheid gestalte te geven. 16 De werking, organisatie en taakuitvoering zijn meestal volledig afhankelijk van de inzet, orde en stiptheid van vrijwilligers. Bovendien onderschatten verenigingen de waarde van hun archief en aan archiefbeheer en archiefzorg wordt helemaal niet gedacht. Dit heeft ook zijn weerslag op het materiële archiefbeheer. Wisselingen van bestuur, veranderingen in de werking, grote opruimacties of verhuizingen zijn nefast voor het archief van een vereniging. Wat de archieven van Brusselse Nederlandstalige personaliteiten betreft, komt iedere persoon die als particulier documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten in aanmerking als archiefvormer. Een veel voorkomend probleem is de vermenging van persoonlijke archiefbescheiden met documenten die beroepshalve werden voortgebracht. Daarbij komt nog dat heel wat van deze personaliteiten lid waren van verschillende Nederlandstalige verenigingen en er verschillende functies waarnamen. In persoonsarchieven kunnen ook archiefstukken van andere personen voorkomen. Indien die personen tot de familie behoren, worden deze ook als afzonderlijke archiefvormers behandeld. Bij de ordening van het archief komt dit dan tot uiting door de opsplitsing in deelbestanden. 17 Zoals vermeld kunnen de archieven die in het AMVB berusten in verschillende groepen worden ondergebracht. Deze indeling is terug te vinden na de opsommingen van de archieven en de verzamelingen. Een eerste groep van archieven wordt gevormd door de archieven van Nederlandstalige instellingen. Het aantal bestanden van deze groep staat echter niet in verhouding tot de omvang. De Nederlandse Commissie voor de Cultuur van de Brusselse Agglomeratie (NCC), de voorloper van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), is binnen deze groep de grootste instelling met 130 strekkende meter. Het archief van het NCC is eveneens het omvangrijkste archief dat in het AMVB berust. De groep archieven van Nederlandstalige verenigingen omvat het grootst aantal beschrijvingen. Hier dient wel vermeld te worden dat het hier zowel om archieven als om deelarchieven gaat. Binnen deze groep staan eveneens een aantal zeer grote bestanden tegenover heel veel kleine bestandjes. Zo nemen de archieven van de Centrale van het Brussels Amateurtoneel (CBA), het Centrum Derde Leeftijd (CDL) en het Contact- en Cultuurcentrum (CCC) al de helft in. De archieven van Jeugd en Muziek, Sociaal-culturele Raad Sint-Jans-Molenbeek en het Vlaams Komitee Brussel bedragen een zesde. Vervolgens zijn er tien archieven met een omvang van 2 tot 6m en uiteindelijk zijn vele bestanden kleiner dan 1m die hoofdzakelijk uit een archiefdoos bestaan. In de leeszaal is eveneens de lijst van dossiers van het NCC raadpleegbaar. Die dossiers bestaan uit de jaarlijkse subsidieaanvragen en briefwisseling van de verenigingen. Hier treft men ook uitnodigingen en programma s van activiteiten aan die door de verenigingen zelf naar het NCC werden gezonden. Wat het aantal dossiers naargelang de soort van vereniging betreft, staan de sportverenigingen bovenaan, gevolgd door de onderwijsverenigingen. 18 De derde plaats wordt ingenomen door het sociaal-cultureel vormingswerk voor volwassenen, maar het addertje onder het gras is echter de groep van amateurskunsten. Op het eerste gezicht is het merkwaardig dat er geen toneelverenigingen vertegenwoordigd zijn. De dossiers van de toneelverenigingen kwamen helaas terecht in de verzameling Archiefdocumentatie Toneel. Verder zijn hier ook dossiers over vormingswerk, jeugd, derde leeftijd en de sociaalculturele raden te vinden. De beschikbare toegang in de leeszaal bevat een alfabetische lijst Mariet Calsius 3

4 en een lijst ingedeeld volgens de categorieën die ook in dit archievenoverzicht gehanteerd worden. Nederlandstalige personaliteiten en families vormen de derde groep in de beschrijvingen van archiefbestanden. De Nederlandstalige inwoners van Brussel vormen een kleine gemeenschap in de grootstad wat maakt dat binnen bepaalde milieus steeds dezelfde personen zich engageren voor verschillende verenigingen en er ook nog eens verschillende functies waarnemen. Naast deze specifieke Brusselse situatie dient ook nog rekening gehouden te worden met de algemene problematiek voor persoonsarchieven. Persoonlijke documenten worden vaak vermengd met documenten die beroepshalve gecreëerd werden. Ook archiefstukken van familieleden kunnen verdwalen in een persoonsarchief. Ook voor deze groep is de omvang niet steeds evenredig tot het aantal. 3. De verzamelingen In tegenstelling tot een archief is een verzameling een kunstmatig samengesteld geheel van documenten, bijeengebracht volgens een bepaald criterium, zonder inachtneming van de herkomst. 19 Documentatie wordt gedefinieerd als een verzameling documenten betreffende een feit of een reeks feiten, bijeengebracht met een bepaald doel. 20 De groep van verzamelingen beslaat een honderdtal meter en wordt onderverdeeld in verzamelingen aangelegd door het AMVB en verzamelingen aangelegd door derden. Deze laatste groep wordt niet verder opgesplitst, maar alfabetisch geordend. Ze werden bij een schenking in hun totaliteit overgedragen en zijn in omvang en aantal in de minderheid. Verzamelingen aangelegd door het AMVB bestaan enerzijds uit verzamelingen die gevormd werden/worden omdat het bronnenmateriaal het om redenen van bewaring eist, anderzijds zijn er de documentatiemappen die gedurende 25 jaar AMVB werden aangelegd. Deze verzamelingen bestaan uit onderwerpsmappen en kregen de term archiefdocumentatie. 21 De archiefdocumentatie bestaat uit documenten afkomstig uit verschillende archieven en documentatie die het personeel van het AMVB zelf aanbracht. Enkele kleine archieven vormden soms de basis van een onderwerpsmap. Dit stelt het AMVB voor het probleem dat er door deze wijze van klasseren in het verleden een aantal archieven over de archiefdocumentatie verspreid raakte. 22 De archiefdocumentatie bestaat eigenlijk uit vier eenheden: Archiefdocumentatie, Archiefdocumentatie Toneel, Archiefdocumentatie Verkiezingen en Archiefdocumentatie Wereldtentoonstellingen. Naar aanleiding van de verhuis en de plaatsing in het nieuwe depot werden lijsten van alle onderwerpsmappen voor de algemene Archiefdocumentatie en de Archiefdocumentatie Toneel opgesteld. Deze lijst kan ook in de leeszaal worden geraadpleegd. Tenslotte zijn er nog de verzamelingen van krantenknipsels. Hier vind je een algemene verzameling van krantenknipsels over Brussel en het Nederlandstalige cultuurleven en een verzameling betreffende toneel. 4. Bibliografie APSKW. Inventaris 1981van het Nederlandstalige Verenigingsleven in Brussel. Brussel, Calsius, M. Overzicht van archieven en verzamelingen. Referaat gehouden tijdens de studienamiddag ter gelegenheid van de heropening van het AMVB, 5 december Calsius, M. Overzicht van archieven en verzamelingen. Tijdingen, XXIV (2003) 4, Coppens, H. Archiefbeheer in gemeenten en OCMW s. Brussel, Coppens, H. De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief. Brussel, Coppens, H. en Desmaele, B. Gecoördineerde richtlijnen voor de redactie van de depot- en bestandenlijsten en van het archievenoverzicht met behulp van Pisaro.. Brussel, Eindverslag: Vlaamse Archieven te Brussel cultureel ontsloten: Tegenwoordig in Brussel!?. Brussel, Mariet Calsius 4

5 Hokke, E., Horsman, P., Nelissen, M. en Vanneste, W. ISAD(G): General International Standard Archival Description, Tweede uitgave Nederlandse ontwerpvertaling Horsman, P.J., Ketelaar, F.C.J., Thomassen T.H.P.M. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. Stichting Archiefpublicaties, jaarboek s-gravenhage, ISAD(G): General International Standard Archival Description. Ottawa, Ketelaar, F.C.J., den Teuling, A.J.M. en van Wijngaarden, J.U. Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan de Rijn, Thomassen, T., Looper, B. en Kloosterman, J. Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. Stichting Archiefpublicaties, jaarboek s-gravenhage, Parmentier, S. Vereniging en identiteit: de opbouw van een Nederlandstalig sociaal-cultureel netwerk te Brussel ( ). Taal en sociale integratie 10. Brussel, Roels, R. Inventaris van de Nederlandstalige Sociale en Culturele Verenigingen in Hoofdstad-Brussel. Brussel, Roels, R. Inventaris 1970 van de Nederlandstalige Sociale en Culturele Verenigingen in Hoofdstad- Brussel. Antwerpen, Stichting Archiefpublicaties. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Den Haag, Deze bijdrage is de inleiding die bij het eerste archievenoverzicht werd geschreven. De originele versie kan u steeds opvragen: Mariet Calsius. Overzicht van archieven en verzamelingen van het AMVB. Z.p., z.d., Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr De museale collectie is momenteel ondergebracht in gesloten rekken en nemen 66 strekkende meter in. De draadrekken die op de compactus werden geplaatst zijn goed voor 48m². De vlaggencollectie is de enige deelcollectie die tot nu toe volledig werd beschreven en telt 75 vlaggen en vaandels. 4 De bewaarbibliotheek telt meer dan titels waaronder historische werken, brochures, gidsen, catalogi en overdrukken over de Vlaamse Beweging, Brussel en de Nederlandstalige aanwezigheid. 5 Het tijdschriftenbestand telt meer dan titels. 6 De bewaarbibliotheek is grotendeels gecatalogiseerd in het automatiseringsprogramma Adlib Bibliotheek. De tijdschriftencollectie is ontsloten door middel van excellbestanden. Het AMVB beschikt ook reeds over de Adlib museummodule. De registratie van de museale collectie is nog niet voltooid. 7 Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr Herman Coppens is departementshoofd van de rijksarchieven in het Vlaams Gewest. 9 Coppens, De ontsluiting van archieven, Archiefbeheer in de praktijk, Coppens, De ontsluiting van archieven, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr. 14. Het begrip archiefvorming staat op zijn beurt voor het geheel van procedures en handelingen waarbij archiefbescheiden tot stand komen en in een archief worden opgenomen Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr Coppens, De onstluiting van archieven, Coppens, De ontsluiting van archieven, Deze privé-persoon vormt zo een persoonlijk archief. Archiefbeheer in de praktijk, Coppens, De ontsluiting van archieven, Coppens, De ontsluiting van archieven, Coppens, De ontsluiting van archieven, Tot deze groep behoren vriendenkringen, ouderverenigingen, studentenverenigingen en verbonden van oud-studenten. 19 Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr. 6. ISAD(G). Nederlandse ontwerpvertaling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr De term archiefdocumentatie werd geïntroduceerd door het project Tegenwoordig in Brussel!? om de verzameling in het AMVB te kunnen beschrijven. Eindverslag: Vlaamse Archieven te Brussel cultureel ontsloten: Tegenwoordig in Brussel!?, Bij haar oprichting werkte het AMVB volgens de principes die in het AMVB werden toegepast, aangepast aan de Brusselse situatie. Algemeen jaarverslag 1978 AMVB. Mariet Calsius 5