Openbaar. Jaarverslag gemeentearchivaris over Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad.

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Openbaar. Jaarverslag gemeentearchivaris over 2014. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad."

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris over 2014 Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op grond van de Archiefverordening 2013 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Ons College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen ons College en Raad dient het jaarlijkse verslag ook te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. AR00, Jan Beens, 2824 Datum ambtelijk voorstel 17 juni 2015 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Het jaarverslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2014 vast te stellen. 2. De brief over het jaarverslag aan de Raad vast te stellen. 3. De brief over het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten van Gelderland vast te stellen. Steller Jan Beens Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 7 juli 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 4.10 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling In het jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de 10 kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn vastgesteld door de VNG, het IPO en het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 2 Juridische aspecten Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de gemeente de plicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening 2013 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. Ons College dient, volgens dezelfde verordening met dit verslag verantwoording af te leggen aan de Raad. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt dit jaarverslag toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 3 Doelstelling De gemeentearchivaris legt verantwoording af aan ons College. Ons College verantwoordt zich met dit jaarverslag tegenover de Raad en informeert Gedeputeerde Staten over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan.. 4 Argumenten Informatie is van essentieel belang. Voor een gemeente die transparant, efficiënt en gericht op burgers en bedrijven wil zijn, is intensieve informatie-uitwisseling noodzakelijk. Dit betekent dat de informatie toegankelijk moet zijn maar ook dat het beheer zodanig moet zijn geregeld dat de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd. Een goede, geordende en toegankelijke staat van de archieven (informatie) is niet alleen een voorwaarde voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering maar ook voor het afleggen van verantwoording over ons handelen tegenover politiek en samenleving. Archieven vormen het geheugen van onze organisatie. 5 Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. 6 Participatie en Communicatie Het jaarverslag gemeentearchivaris 2014 wordt ter kennisname aan de Raad aangeboden. Tevens wordt het jaarverslag ter kennisname aan Gedeputeerde Staten aangeboden. 7 Uitvoering en evaluatie Dit onderdeel is verder niet van toepassing. 8 Risico Er zijn geen risico s verbonden aan dit voorstel. Bijlage(n): 3 - Aanbiedingsbrief jaarverslag 2014 aan de gemeenteraad - Aanbiedingsbrief jaarverslag 2014 aan Gedeputeerde Staten - Jaarverslag gemeentearchivaris 2014

3 Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr uur donderdag van uur Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Mariënburg PS Nijmegen Telefoon Telefax (024) Postbus HG Nijmegen Datum 7 juli 2015 Ons kenmerk AR00/ Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Aanbieding jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2014 Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte leden van de Raad, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over Met dit verslag verantwoorden wij ons, ingevolge de Archiefverordening 2013, tegenover uw Raad over: - het beheer van de archiefbewaarplaats en - het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. De gemeentearchivaris heeft zijn verslaglegging gebaseerd op de tien kritische prestatieindicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG samen met de IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal Bijlagen: Jaarverslag gemeentearchivaris Aanbiedingsbrief gemeenteraad

4 Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2014 mei 2015

5 Samenvatting Algemeen In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de nietovergebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De gemeentearchivaris constateert in zijn archieftoezicht, evenals in 2013, dat er binnen de gemeente Nijmegen voldoende aandacht is voor de verantwoording van de bedrijfsvoering, maar beduidend minder voor de reconstructie van werkprocessen (met het oog op rechtmatigheidstoetsen) en ketenarchivering. Vorming en beheer van niet naar het RAN overgebrachte archieven De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Evenals in het vorige jaarverslag constateert de Archiefinspectie dat de archivering op orde is bij processen die zich binnen één kolom of bureau voltrekken of die als bulkproces zijn ingericht. Bij werkprocessen die minder gestructureerd verlopen (o.a. bij beleidsprocessen) blijven de volgende aandachtspunten bestaan: - De kwaliteit van het proces dossiervorming als gevolg van onvoldoende archiefbewustzijn van medewerkers en proceseigenaren. Er wordt niet op gestuurd vanuit het lijnmanagement en de facilitering en ondersteuning door Bureau Documentaire Informatie (BDI) is ontoereikend. - De capaciteit bij BDI. De Archiefinspectie ziet dat de implementatie van digitaal archiveren behoorlijke capaciteit vraagt. Deze capaciteit wordt gehaald bij de analoge archieven, waardoor hier achterstanden ontstaan. Het gebrek aan capaciteit gaat bovendien ten koste van de faciliterende en ondersteunende taken van BDI. - Het borgen van het archief- en informatiebeheer (en het toezicht hierop) bij het aangaan van samenwerkingen en bij het uitbesteden of overnemen van taken, zowel in het publieke als in het private domein. Dit is formeel goed geregeld, maar de Archiefinspectie constateert dat in de praktijk van de regels wordt afgeweken. - Het tempo van de inrichting van de digitale werkprocessen. In vorige verslagen is geconstateerd dat hybride werken nogal wat risico s met zich meebrengt, terwijl een gedigitaliseerd proces archivering afdwingt en de kwaliteit en volledigheid van dossiers controleerbaar maakt. Het versnellen van de digitalisering van de werkprocessen zal de kwaliteit van het archiefbeheer in totaliteit verbeteren en de risico s verminderen. De activiteiten van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) en BDI om te komen tot de inrichting van een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor het informatiebeheer in de gemeente ervaart de gemeentearchivaris als een positieve ontwikkeling. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Het beheer van de overgebrachte archieven door het RAN is over het algemeen op orde. De archiefdienst is bezig met het ontwikkelen van meer systematische kwaliteitszorg. Daarnaast werkt het RAN, samen met de bureaus Ontwikkeling en BDI aan een oplossing voor het duurzaam archiveren, beheren en beschikbaarstellen van digitale archiefdocumenten (edepot). 2

6 1. Inleiding / aanleiding De gemeentearchivaris brengt op grond van de Archiefverordening jaarlijks verslag uit aan het College van burgemeester en wethouders over het uitgeoefende archieftoezicht en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. In het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Gelderland staat vermeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het verticale toezicht te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de Archief KPI's bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen binnen de gemeente. De archiefinspecteurs hebben in 2014 meerdere inspectiebezoeken afgelegd (monitoroverleggen gevoerd) bij de verschillende disciplines binnen de organisatie die zich met informatie en ICT bezighouden. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwikkelingen en vraagstukken en over voorgenomen wijzigingen die van invloed (kunnen) zijn op het informatiebeheer. Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het RAN een publieksjaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN ( 3

7 2. Toezicht op de nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen Nijmegen heeft een Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer uit In het Besluit Informatiebeheer is opgenomen dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het geheel van de informatievoorziening. Het archief- en informatiebeheer heeft geen zelfstandige functie, maar wordt ingezet om de bestuurlijke, beleids- en primaire processen beter te laten verlopen en bewijs en verantwoording te borgen. Proceseigenaren en medewerkers zijn verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de zaken waarvoor ze taakverantwoordelijk zijn. De bureaus BDI en Ontwikkeling zijn daarin adviserend, faciliterend en ondersteunend. De verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer zijn daarmee belegd en worden als zodanig ook uitgedragen in de interne handboeken en richtlijnen. De gemeentearchivaris constateert echter dat de gemiddelde ambtenaar niet op de hoogte is van het bestaan en de inhoud van archiefregels. Procesgebonden informatie zou gelijk aan financiën en personeel als kritisch bedrijfsmiddel vanuit centrale kaders moeten worden geleid. De archiefverantwoordelijkheid van de proceseigenaar wordt echter vooral opgevat als een keuzemogelijkheid om het informatiebeheer op eigen wijze te organiseren, volgens eigen regels en al dan niet buiten het centrale document management systeem (DMS) om. Het management zou de proceseigenaren daarop moeten sturen en medewerkers moeten aanspreken op de naleving van de algemeen geldende archiefregels. De gemeentelijke regelgeving is up-to-date, maar nog niet geland op de werkvloer. Dat was in 2012 ook de conclusie van de gemeentelijke Rekenkamer. De opmerkingen van de Rekenkamer en de aanbevelingen die de gemeentearchivaris hieromtrent heeft gedaan in zijn rapportage zijn als doelen opgenomen in het Verbeterplan 1 dat de organisatie op grond van het Rekenkamerrapport heeft opgesteld. De gemeentearchivaris is niet geheel tevreden over de verbeteracties en over het resultaat. Zo is de uitvoering van het verbeterplan ten opzichte van het oorspronkelijke plan nogal vereenvoudigd en komt het verbeteren van de archief-awareness (vooral bij beleidsambtenaren en bij de uitvoering van projecten) onvoldoende uit te verf. Het ombuigen hiervan is, ten onrechte, bij BDI neergelegd. BDI heeft weliswaar acties opgestart, maar het voornaamste: aandacht van het management hiervoor, is naar de mening van de Archiefinspectie achterwege gebleven. Omdat wijzigingen in de organisatie, in informatiesystemen en ordeningssystemen gevolgen kúnnen hebben voor het informatiebeheer, is in artikel 14 van de Archiefverordening bepaald dat de gemeentearchivaris in het kader van het toezicht hierover geïnformeerd wordt. Meldingen vanuit de gemeentelijke organisatie geschieden meestal in het periodieke overleg dat de Archiefinspectie heeft met het bureauhoofd BDI. De Archiefinspectie is tevens alert op incidenten. In de regio Nijmegen wordt steeds meer samengewerkt en dat heeft gevolgen voor het informatiebeheer. Er is vaker sprake van samenwerking waarin informatie in de keten wordt gebruikt en gedeeld. Omdat er meerdere overheidsorganisaties en private partijen betrokken zijn bij de samenwerking is het van belang dat Nijmegen en de partners het archiefbeheer bij het aangaan integraal regelen en onderlinge afspraken maken over de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer en de gegevensuitwisseling. Als dit vanaf het begin niet goed is geregeld bestaat het risico dat partners van elkaar niet weten waar de verantwoordelijkheid van de ene organisatie ophoudt en waar die van de volgende begint. Volledigheid en betrouwbaarheid van de vastgelegde en gedeelde gegevens kunnen dan niet worden gegarandeerd en verantwoord. Daar waar Nijmegen als gastheergemeente fungeert, moeten maatregelen worden genomen om de informatiedomeinen van elkaar gescheiden te houden. 1 Verbeterplan dossiervorming en beheer. Plan van aanpak, 29 mei

8 In 2013 heeft de gemeentearchivaris aandacht gevraagd voor de uitvoering van artikel 8 van de Archiefverordening In dit artikel draagt de Raad het College op om bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archieven zo veel mogelijk in overeenstemming met de bepalingen van de (Archief)wet te laten verlopen. Dit gebeurt door het regelen van de archiefverantwoordelijkheid in de vorm van een archiefparagraaf in de samenwerkingsovereenkomst en door middel van mandatering van bevoegdheden. De Archiefinspectie heeft hierover met Juridische Zaken afspraken gemaakt. Opname van een richtlijn hiervoor in de Kadernota Verbonden Partijen is helaas achterwege gebleven. Nijmegen heeft als beleid dat in alle contracten met de softwareleveranciers waarbij in de cloud wordt gewerkt, voor zover dat mogelijk is, het archiefbeheer, eigendom van data, duurzame opslag en duurzame toegankelijkheid worden geregeld. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een interne werkgroep houdt zich bezig met het ontwikkelen van een kwaliteitszorgsysteem voor het archief- en informatiebeheer, aan de hand van de Baseline Informatiehuishouding opgesteld door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Er zijn in 2014 adviezen uitgebracht aan de organisatie, die nu door de werkgroep verder worden uitgewerkt. Ook het eerder genoemde Verbeterplan noemt de opzet van een kwaliteitszorgsysteem als essentieel onderdeel. Dat de integrale monitorinspecties en audits van de gemeentelijke archiefinspectie onderdeel worden van de gehele kwaliteitscyclus voor informatiebeheer is zonder meer positief te noemen. Er zijn in 2014 een aantal frameworks opgesteld en opgeleverd zoals het Handboek beheer digitaal werken. Naast deze gemeentebrede richtlijnen zijn er de afspraken over het registreren van documenten, beheren van dossiers, vernietiging, het digitaliseren van informatie en het inrichten van de documentstromen in de digitale werkprocessen. BDI heeft accountmanagers aangesteld om de afdelingen daarin te ondersteunen en voorlichting te geven. De mate waarin de afdelingen en bureaus worden ondersteund in hun archief- en informatiebeheer is in het verleden bepaald. Het digitaal inrichten van werkprocessen en het in archiefbeheer nemen gebeurt op dit moment op basis van nieuwe afspraken, waarin meegenomen wordt dat BDI en Ontwikkeling daarvoor dan ook capaciteit moeten hebben. De kennis van de Archiefwet- en regelgeving is nauwelijks aanwezig bij de primaire proceseigenaren. Die leunen vooral op BDI en Ontwikkeling van wie een actieve houding in het borgen hiervan wordt verwacht. Uit de interviews blijkt dat de lijnmanagers en medewerkers zich er wel van bewust zijn dat er volgens bepaalde normen gewerkt moet worden. Waar analoog wordt gewerkt is archivering niet geïntegreerd in de werkprocessen zelf. Archivering wordt gezien als iets dat je (naar eigen inzicht) erbij doet of laat doen. Het archieftoezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteur in de vorm van kaderstelling, monitoroverleggen en audits. De kaderstellingen waren vooral gericht op digitaal werken en archiveren en op de gevolgen van organisatieveranderingen voor vet informatiebeheer. De verkregen informatie vormt de input voor het verslag van de gemeentearchivaris aan het College van burgemeester en wethouders. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het inspectierapport van 2013 constateerde de archiefinspecteur dat de inkomende en uitgaande documenten die via BDI geregistreerd en gearchiveerd worden aan de norm voldoen. Op de afdelingen en bureaus waar in bulk met documenten en dossiers wordt gewerkt is de archivering in overleg met BDI en Ontwikkeling (veelal digitaal) ingericht en daarmee op orde. Anders is het nog steeds gesteld met de archiefdocumenten die in minder gestructureerde werkprocessen worden vervaardigd en verzameld. Dit zijn tevens de processen die nog niet digitaal zijn ingericht. In de praktijk blijkt dat de discipline om daadwerkelijk alle relevante stukken aan te leveren voor het 5

9 papieren dossier niet overal even groot is. De zorg voor het (laten) registreren en aanleveren van archiefstukken ligt terecht bij de behandelend ambtenaar, maar hij moet daarin wel geinstrueerd en aangestuurd worden. De bevindingen uit de inspectierapporten van 2013 en 2014 gelden nog steeds. Er wordt steeds meer digitaal gewerkt. BDI heeft geen zicht op wat er aan documenten bij de medewerkers is opgeslagen op de gedeelde schijven en in de mailboxen. De hybride werkwijze van papier naast digitaal zorgt er voor dat bepaalde analoge dossiers slechts het minimale bevatten of niet compleet zijn. Er ontbreken de documenten die niet het formele besluitvormingsproces doorlopen, interne documenten en berichten die via de mail zijn verspreid. Incomplete archieven vormen een risico met het oog op verantwoording en reconstructie van het handelen achteraf. De aanbevelingen uit het inspectierapport 2013 worden bij het omzetten van analoge naar digitale werkprocessen meegenomen.voor het borgen van de analoge dossiers zijn procedures en controls vastgesteld en gecommuniceerd. In het kader van het Verbeterplan heeft BDI de nodige actie ondernomen om het archiefbewustzijn bij medewerkers te verbeteren. Dit is slechts ten dele gelukt omdat, bij de acties van BDI, de aandacht van het management hiervoor en de sturing hierop deels achterwege zijn gebleven. In het kader van het verbeterplan zijn ook een aantal beleidsdossiers (voornamelijk over verbonden partijen) gemonitord. Over het resultaat van deze acties is de Rekenkamer niet tevreden. De gemeentearchivaris kan zich vinden in deze kritiek, maar is zich er ook van bewust dat de Rekenkamer zich focust op een uiterst klein (hoewel belangrijk) onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding. Het jaar 2014 kenmerkte zich door een groot aantal binnenverhuizingen en de overgang naar flexwerkplekken. De opruimacties leidden er toe dat decentrale papieren archieven onder beheer van BDI werden gebracht, omdat er op de werkruimten minder plaats voor is. Hoewel het er minder worden, blijven er bureaus die in de analoge archivering niet worden gefaciliteerd en BDI heeft onvoldoende capaciteit om hier ondersteuning op in te zetten. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden In Nijmegen wordt hard gewerkt aan de digitalisering van de werkprocessen. De invoering van het digitaal werken en digitaal archiveren verloopt gefaseerd per cluster aan werkprocessen. Daar waar in Nijmegen het document-en archiefbeheer is geïntegreerd in de werkprocessen en de procesapplicatie is gekoppeld aan Corsa DMS is de kwaliteit van het archiefbeheer in orde, omdat de applicaties en het werkproces dit afdwingen en controleerbaar maken. Het versnellen van de digitalisering van de werkprocessen zal de kwaliteit van het archiefbeheer in totaliteit verbeteren en de risico s verminderen. In 2014 zijn de bijbehorende frameworks zoals een Handboek inrichting digitaal werken en een Handboek beheer digitaal werken ontwikkeld en in gebruik genomen. Hierin zijn procedures en controls voor de borging van de autenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de digitale archiefdocumenten opgenomen. De procedures en controls worden als onderdeel van de kwaliteitszorg regelmatig geëvalueerd en indien nodig aangevuld of uitgebreid. Er worden in de gemeente Nijmegen nogal wat applicaties gebruikt die niet geschikt zijn voor het beheer van archiefdocumenten. In de procesapplicaties staat de bedrijfsvoering en de uitwisseling van gegevens voorop, en niet zozeer authenticiteit en integriteit van het documentbeheer. In Nijmegen is ervoor gekozen om deze applicaties te koppelen aan het centrale document management systeem (CorsaDMS) dat wel aan de wettelijke eisen voldoet. Helaas zijn niet voor alle applicaties koppelingen voorhanden. Hierdoor loopt de organisatie risico s, die voor de proceseigenaren inzichtelijk gemaakt moeten worden. 6

10 Met behulp van het RODIN referentiemodel wordt de digitale beheeromgeving jaarlijks getoetst waaruit dan blijkt of er aanvullende beheersmaatregelen genomen moeten worden. Het Corsa DMS wordt getoetst aan de NEN De onderzoeken uit 2014 tonen aan dat de digitale beheeromgeving zoals deze in Nijmegen is ingericht, voldoet aan de norm. Het Nijmeegse Corsa DMS/RMA is wel ingericht voor digitaal archiveren, maar het is niet toereikend voor de opslag van digitale documenten op de lange termijn. Een edepot is een digitale beheeromgeving met extra functionaliteiten en bestemd voor de duurzame bewaring van alle soorten (digitaal) archief in combinatie met een bewaarstrategie. De interne werkgroep, die in 2013 advies uitbracht over de aansluiting bij de landelijke ontwikkelingen edepot, heeft in 2014 een opvolger gekregen: de werkgroep Duurzaamheid en Kwaliteit Digitaal Informatiebeheer. Het afdelingshoofd Publiekszaken/RAN en het bureauhoofd Ontwikkeling hebben deze werkgroep opdracht gegeven om een strategie op te stellen voor duurzame digitale opslag, beheer en beschikbaarstelling van informatie. In dit proces worden de gemeentesecretaris en de wethouder eveneens geïnformeerd, zodat er ook vanuit de directie en de bestuurlijke kant aandacht is voor deze problematiek. Zowel door de eigen organisatie als vanuit de regio wordt al wel (zij het beperkt) een beroep gedaan op de archiefdienst om digitale archieven op te nemen. In 2014 is het eerste digitaal geboren archief overgeplaatst naar het RAN. Het gaat om het digitale opleverdossier van De Stadsbrug. Ondersteund door ICT-beheer heeft het RAN een tijdelijke oplossing bedacht, om zodoende de digitale bestanden veilig te kunnen stellen. Deze oplossing is ongeschikt voor de lange termijn. Het is dus zaak de landelijke ontwikkelingen op dit gebied op de voet te volgen en op afzienbare termijn te komen tot een edepotvoorziening. Over een procedure voor het veiligstellen van archiefstukken bij het uitfaseren is een goede samenwerking ontstaan tussen Functioneel Beheer, Changemanagement en de Archiefinspectie. Er zijn triggers benoemd waardoor de Archiefinspectie signalen krijgt als er applicaties worden uitgefaseerd. De archiefinspecteur beoordeelt dan samen met de functioneel beheerder of verder onderzoek nodig is. Evenals in 2013 is dit afgelopen jaar een aantal malen voorgekomen en is de uitfasering van de desbetreffende applicatie aangepast. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Nijmegen maakt voor de selectie gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende archiefselectielijst. De procedure voor vernietiging van analoge archiefstukken is in orde. Afgelopen jaar heeft de gemeentearchivaris 9 machtigingen tot vernietiging afgegeven voor archieven die in 2014 vernietigd mochten worden. Er is een achterstand in de vernietiging van cliëntdossiers uit het sociale domein. Omdat de gemeentelijke administratie nog steeds niet in staat is de ESF-crediteur-facturen af te scheiden van de overige crediteur-facturen, wordt de vernietiging van alle facturen opgeschort, wat in strijd is met wet- en regelgeving. Hierin is in 2014 geen verandering opgetreden, zij het dat er één financieel boekjaar is bijgekomen. Vernietiging van digitale archiefstukken wordt niet volgens de geldende wet- en regelgeving uitgevoerd. Evenals in voorgaande jaren blijft de Archiefinspectie hierover in overleg met BDI en de proceseigenaren. Het vervangen van papieren originelen door digitale equivalenten dient volgens een wettelijke procedure te gebeuren. Hiervoor gelden een aantal zorgvuldigheidseisen. Voor 2015 wordt een vervangingsbesluit voorbereid voor alle analoge documenten die horen bij processen die gedigitaliseerd zijn conform het bij de gemeente in gebruik zijnde Handboek invoering digitaal werken. Hiervan zijn de documenten digitaal gemaakt middels scanning volgens het 7

11 scanprotocol en opgenomen in het Corsa DMS/RMA. Het gaat om een besluit tot routinematige vervanging. In 2013 heeft de gemeente Nijmegen twee besluiten tot backlog-vervanging uitgevoerd. Overbrenging archiefstukken naar de archiefbewaarplaats Over dit aspect informeer ik u in hoofdstuk 3 van dit verslag. Archiefruimten De archiefruimten en de ruimten voor archiefopslag (waarin de op termijn vernietigbare stukken worden beheerd) zijn in orde. De ruimten worden jaarlijks door de Archiefinspectie gecontroleerd op temperatuur en luchtvochtigheid, of ze er ordentelijk uitzien en voldoende schoon zijn. Over de archiefbewaarplaats wordt u uitgebreid geïnformeerd in hoofdstuk 3 van dit verslag. De inrichting van een edepot voor de gemeente Nijmegen kwam al onder het kopje Specifieke eisen aan digitale archiefstukken aan de orde. Ter beschikkingstelling naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Over dit aspect wordt u in hoofdstuk 3 van dit verslag geïnformeerd. Rampen, calamiteiten en veiligheid Voor alle ruimten waarin archieven worden beheerd is een (Archief)calamiteitenplan vastgesteld. Deze plannen zijn onderdeel van het gemeentelijke calamiteitenplan. Archiefcalamiteitenplannen behandelen de preventie en repressie bij brand, wateroverlast, plaagdieren- en schimmelexplosies in of nabij deze ruimten. Bij een incident of calamiteit kan dan aan de hand van protocollen snel actie worden ondernomen. In 2014 is niet geoefend met deze plannen. Nijmegen is aangesloten bij de Documentenwacht en daarmee verzekerd van acute hulp bij een ernstige calamiteit. Nijmegen kent geen integraal plan voor informatiebeveiliging, maar voldoet voor de verplichte deelaspecten (GBA, BAG, DigiD etc.) aan de gestelde eisen. Een werkgroep van de gemeente houdt zich bezig met integrale informatiebeveiliging met behulp van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Middelen en mensen De transitie van werkprocessen van analoog naar digitaal wordt ook in 2014 voortgezet. Dit vergt veel inspanning van BDI. Ook het wegwerken van analoge achterstanden vraagt voor de komende jaren nog de nodige capaciteit. Deze achterstanden zijn ontstaan door afstoting van door afdelingen beheerde archieven en het gereedmaken van archieven voor overplaatsing en overdracht naar het RAN. Omdat BDI capaciteit moet inzetten voor ondersteuning en advisering aan de digitaal werkende organisatie, zijn er minder uren beschikbaar voor de werkzaamheden aan analoge archieven. Vorig jaar heeft de Archiefinspectie aangegeven dit zorgelijk te vinden. Deze zorgen blijven bij de gemeentearchivaris ook dit jaar bestaan. 8

12 3. Beheer van de archiefbewaarplaats Beheer door Nijmegen In de Archiefverordening 2013 en het Besluit Informatiebeheer 2013 van Nijmegen zijn regels opgenomen voor de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats. Daarin staat onder meer dat de gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Nijmegen. In het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen heeft het College van burgemeester en wethouders een aantal van zijn bevoegdheden op archiefgebied aan de gemeentearchivaris gemandateerd, waaronder het stellen van openbaarheidsbeperkingen en het nemen van vervangingsbesluiten. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een van de kerntaken van het RAN is het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Een andere kerntaak is het borgen van de mogelijkheid om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden. Het RAN is de content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De bronnen moeten door een zo breed mogelijk publiek gebruikt kunnen worden. Door de verbeterde toegankelijkheid van informatiebronnen is het aantal digitale bezoeken gegroeid en is er meer interactie met de klant via internet. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in de archiefbewaarplaats kwaliteitszorg geïmplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen zijn in 2014 opnieuw opgepakt. Het streven is om in 2015 een kwaliteitszorgsysteem gereed en in werking te hebben. Beheer analoge archieven De analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in de archiefbewaarplaats aan de Mariënburg. Deze archiefbewaarplaats heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archiefinspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaarplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijke archiefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats periodiek. In 2014 waren er enkele incidenten met de klimaatinstallatie in de fotokluis. De uitval is zo snel mogelijk verholpen en er zijn aanvullende afspraken gemaakt met de installateur om verdere incidenten te voorkomen. Beheer digitale archiefbescheiden Het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen neemt in snel tempo toe. Meer en meer zullen archieven uitsluitend in digitale vorm worden gevormd. Dit heeft nu al gevolgen voor het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven. Om grip te houden op digitale archivering en de bijbehorende duurzame toegankelijkheid moeten de archiveringssystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkprocessen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop archiefinformatie wordt vastgelegd. Het RAN beheert op dit moment veelal digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft dan vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te beschermen. Van recent 9

13 fotomateriaal komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaar stellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefstukken, dus inclusief bewaring voor statische archieven. Het RAN werkt momenteel samen met de bureaus Ontwikkeling en BDI aan een oplossing voor duurzame bewaring en toegankelijkheid. (edepot). Totdat deze oplossing operationeel is, heeft het RAN in samenwerking met bureau ICT-beheer een tijdelijke voorziening ingericht. Beschikbaarstelling Het RAN beheert 14,5 kilometer aan overheids- en particuliere archieven uit Nijmegen zelf en de regio; hiervan is ca. 11,7 strekkende kilometer afkomstig uit Nijmegen (peildatum ). Naast de archieven beheert de archiefdienst een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de digitale studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Op zijn alle bronnen van het regionaal archief doorzoekbaar en voor een deel online in te zien. In 2014 zijn er een aantal technische verbeteringen doorgevoerd, waardoor de site voor bezoekers meer gebruikersvriendelijk en overzichtelijker werd. Ook inhoudelijk werd de dienstverlening via de digitale studiezaal uitgebreid door de plaatsing van nieuwe bronnen, zoals de Nijmeegse woningkaarten uit de periode en informatie over de geschiedenis van Nijmegen in de periode (Atlas WO2). Inzage van informatie die bij het RAN berust is gratis, zoals in de Archiefwet is bepaald. De regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens of andere wet- en regelgeving. In 2014 werd de studiezaal van het RAN keer bezocht. De digitale studiezaal, waarbij de klant in één keer de foto s, films, boeken, krantenartikelen en indexen met gegevens over met name personen kan doorzoeken, had geregistreerde bezoeken. Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 2014 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Het RAN is lid van de Documentenwacht, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Met het calamiteitenplan is in 2014 niet geoefend. Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenredig deel van het totale budget besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeenten, de gemeenschappelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 2014 bij het RAN 35 medewerkers (28 fte). Daarnaast zijn er bijna zestig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten. 10

14 Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr uur donderdag van uur Aan het College van Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland Postbus GX Arnhem Mariënburg PS Nijmegen Telefoon Telefax (024) Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk AR00/ Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Jaarverslag 2014 van de gemeentearchivaris Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geacht college, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2014 met een verantwoording over: - het beheer van de archiefbewaarplaats en - het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. De gemeentearchivaris heeft zijn verslaglegging gebaseerd op de tien kritische prestatieindicatoren voor de archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG samen met de IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit jaarverslag wordt u toegezonden in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal Bijlagen: Jaarverslag gemeentearchivaris Aanbiedingsbrief GS

Aanvraag machtiging opschorting overbrenging archieven

Aanvraag machtiging opschorting overbrenging archieven Openbaar Onderwerp Aanvraag machtiging opschorting overbrenging archieven Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op grond van de Archiefwet

Nadere informatie

N I I'll Willi GEMEENTE BEUNINGEN INGEKOMEN. Ons kenmerk AR00/

N I I'll Willi GEMEENTE BEUNINGEN INGEKOMEN. Ons kenmerk AR00/ Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr 09.00-17.00 uur donderdag van 09.00-20.00 uur G E M E E N T E ijmegen Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel

Nadere informatie

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 waterschap vallei en veluwe UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 Adres Steenbokstraat 10 Postbus 4142 7320 AC Apeldoorn Telefoon (055) 527 29 11 E-Mail info@vallei-veluwe.nl Website www.vallei-veluwe.nl

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Jaarverslag gemeentearchivaris 2013

Jaarverslag gemeentearchivaris 2013 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris 2013 Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op grond van de Archiefverordening

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220 Regionaal Archief Nijmegen G E M E E N T E ijmegen Extra afschriften voor: Archiefinspectie AROO Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus 14 6640 AA Beuningen IN14.02G64

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Van specifiek naar generiek toezicht Thans: specifiek toezicht door GS op B&W op basis van Archiefwet,

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven. Uitvoering conform de Archiefwet 1995 op basis a KPI s (kritische

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, Archiefverordening gemeente Gooise Meren De raad van de Gemeente Gooise Meren, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede

Nadere informatie

Inleiding Aanleiding Resultaat

Inleiding Aanleiding Resultaat Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: College B&W Datum: 9 februari 2017 Kenmerk: 17ini00254 Onderwerp: Jaarlijks verslag gemeentearchivaris over beheer archiefbescheiden Inleiding Bijgevoegd

Nadere informatie

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 West-Brabants Archief (WBA) januari 2018 Inleiding: Hierbij ontvangt u het KPI-verslag

Nadere informatie

Ons kenmerk AR00/14.0005706. Datum uw brief

Ons kenmerk AR00/14.0005706. Datum uw brief Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr 09.00-17.00 uur donderdag van 09.00-20.00 uur G E M E E N T E INGEKOMEN-8MEI ijmegen III 14BIN04260 Aan het college van Burgemeester en Wethouders van

Nadere informatie

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: 17.0017258 Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, B.Ensing@MijnGemeenteDichtbij.nl, 073-5531107 Onderwerp

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

Opheffen gemeenschappelijke regeling Archiefverzorging

Opheffen gemeenschappelijke regeling Archiefverzorging Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Opheffen gemeenschappelijke regeling Archiefverzorging Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer B. van Hees Samenvatting De gemeenschappelijke regeling

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Embargo tot 5 maart Ontmanteling waterkunstwerk Waalkade. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad

Embargo tot 5 maart Ontmanteling waterkunstwerk Waalkade. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Collegevoorstel Embargo tot 5 maart 2015 Onderwerp Ontmanteling waterkunstwerk Waalkade Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. Velthuis Samenvatting In 2009

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Ons kenmerk

Ons kenmerk Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr 09.00-17.00 uur donderdag van 09.00-20.00 uur G E M E E NT E ijmegen ONTVANGEN O 8 AÜG. 2017 Het Dagelijks Bestuur van de GR GGD Gelderland-Zuid Postbus

Nadere informatie

Overgang van onderneming GEM Waalsprong naar Gemeente Nijmegen

Overgang van onderneming GEM Waalsprong naar Gemeente Nijmegen Openbaar Onderwerp Overgang van onderneming GEM Waalsprong naar Gemeente Nijmegen Programma Grondbeleid BW-nummer Portefeuillehouder B. Velthuis Samenvatting Op 24 maart 2015 is door het College besloten

Nadere informatie

Beantwoording schriftelijke vragen D66 art. 39 RvO over vervanging bij ziekte Wmo

Beantwoording schriftelijke vragen D66 art. 39 RvO over vervanging bij ziekte Wmo Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen D66 art. 39 RvO over vervanging bij ziekte Wmo Programma Zorg & Welzijn Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting Op 29 juni 2016 heeft

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Artikel 39 vragen van de fractie van D66 over privacy decentralisaties

Artikel 39 vragen van de fractie van D66 over privacy decentralisaties Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Artikel 39 vragen van de fractie van D66 over privacy decentralisaties Programma / Programmanummer Zorg & Welzijn / 1051 Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting De

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere INLEIDENDE TEKST Het college van burgemeester en wethouders maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 november heeft besloten om het Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Het Besluit Informatiebeheer

Nadere informatie

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2014 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC,

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

Verklaring van Toepasselijkheid en Informatiebeveiligingsbeleid

Verklaring van Toepasselijkheid en Informatiebeveiligingsbeleid Openbaar Onderwerp Verklaring van Toepasselijkheid en Informatiebeveiligingsbeleid Programma Bestuur en Middelen BW-nummer Portefeuillehouder H. Tiemens, B. van Hees, H. Bruls Samenvatting De gemeente

Nadere informatie

Ontbinding Brabantse Poort Nijmegen B.V.

Ontbinding Brabantse Poort Nijmegen B.V. Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Ontbinding Brabantse Poort Nijmegen B.V. Programma Grondbeleid BW-nummer Portefeuillehouder B. Velthuis Samenvatting Sinds oktober 1991 maakt de gemeente Nijmegen deel

Nadere informatie

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992 agendapunt 3.b.9 1272673 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 oktober 2016 Aard bespreking Besluitvormend

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Openbaar. Brief aan Kamer over BUIG. Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel. Onderwerp. Programma Inkomen & Armoedebestrijding

Openbaar. Brief aan Kamer over BUIG. Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel. Onderwerp. Programma Inkomen & Armoedebestrijding Openbaar Onderwerp Brief aan Kamer over BUIG Programma Inkomen & Armoedebestrijding Portefeuillehouder T. Tankir Samenvatting Het voorstel is om een brief te schrijven aan de Tweede Kamer, om Kamerleden

Nadere informatie

1. Deel te nemen aan de stichting Legal Valley 2. De brief aan de raad als reactie op de ingediende wensen en bedenkingen vast te stellen

1. Deel te nemen aan de stichting Legal Valley 2. De brief aan de raad als reactie op de ingediende wensen en bedenkingen vast te stellen Openbaar Onderwerp Definitieve deelneming stichting Legal Valley Programma Bestuur & Middelen BW-nummer Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting Op 1 november 2016 hebben wij besloten om deel te nemen

Nadere informatie

Raadsinformatiebrief Rigtergroep

Raadsinformatiebrief Rigtergroep Embargo tot 5 september 2017, 17:45 uur Onderwerp Raadsinformatiebrief Rigtergroep Programma Zorg & Welzijn BW-nummer Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting Op 10 juli jl. is de gemeenteraad geïnformeerd

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Ontwikkelingen Museum het Valkhof

Ontwikkelingen Museum het Valkhof Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Ontwikkelingen Museum het Valkhof Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. Velthuis Samenvatting Sinds november 2016 verkeert

Nadere informatie

Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Erkenning archeologisch depot. BW-nummer

Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Erkenning archeologisch depot. BW-nummer Openbaar Onderwerp Erkenning archeologisch depot Programma / Programmanummer Ruimte & Cultuurhistorie / 1031 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting Met de komst van de Wet op de archeologische

Nadere informatie

*ZEAA7BBED3F* RAADSVOORSTEL

*ZEAA7BBED3F* RAADSVOORSTEL *ZEAA7BBED3F* RAADSVOORSTEL Datum collegevergadering : Stuurgroep Datum raadsvergadering : 2 januari 2018 Portefeuillehouder : Volgnummer : 13.15. Omschrijving bijlagen: Onderwerp Archiefverordening gemeente

Nadere informatie

Archiefverordening gemeente Haarlem 2018

Archiefverordening gemeente Haarlem 2018 Archiefverordening gemeente Haarlem 2018 De raad van de gemeente Haarlem; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van [datum, 2018/66139]; gelet op de artikelen 30, eerste lid,

Nadere informatie

Samenwerkingsovereenkomst Stichting Huis van de Nijmeegse Geschiedenis

Samenwerkingsovereenkomst Stichting Huis van de Nijmeegse Geschiedenis Openbaar Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst Stichting Huis van de Nijmeegse Geschiedenis Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting In het

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

Openbaar. Vaststellen Onderzoeksopzet Workfast. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Collegevoorstel.

Openbaar. Vaststellen Onderzoeksopzet Workfast. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Collegevoorstel. Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Vaststellen Onderzoeksopzet Workfast Programma Economie & Werk Portefeuillehouder T. Tankir Samenvatting Op 4 maart 2015 heeft de gemeenteraad de motie Onderzoek naar

Nadere informatie

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9 Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: 1-7-2014 nr. 9 Burgemeester en wethouders van Huizen maken bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 26 juni 2014 besloten

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Beantwoording schriftelijke vragen SP over dreigend faillissement TSN Thuiszorg

Beantwoording schriftelijke vragen SP over dreigend faillissement TSN Thuiszorg Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen SP over dreigend faillissement TSN Thuiszorg Programma Zorg & Welzijn BW-nummer Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting Op 30 november

Nadere informatie

Onderwerp Vragen Groen Links over gratis draadloos internet in binnenstad Nijmegen

Onderwerp Vragen Groen Links over gratis draadloos internet in binnenstad Nijmegen Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Vragen Groen Links over gratis draadloos internet in binnenstad Nijmegen Programma / Programmanummer Economie / 9510 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Samenvatting

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Eerste resultaten quick-wins terugdringen bijstandstekort

Eerste resultaten quick-wins terugdringen bijstandstekort Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Eerste resultaten quick-wins terugdringen bijstandstekort Programma Inkomen & Armoedebestrijding BW-nummer Portefeuillehouder J. Zoetelief Samenvatting Tijdens de kamerronde

Nadere informatie

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Deventer Nr. 80504 15 mei 2017 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer

Nadere informatie

Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad Raadsbesluit R

Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad Raadsbesluit R Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad aadsbesluit Jaar 2008 Vergaderdatum 2 april 2008 Afdeling 3A agendapunt 15 Nummer 59/132 Publicatiedatum 9 april 2008 Onderwerp Intrekking Archiefverordening

Nadere informatie

Vaststelling Jaarverslag Bureau Sociaal Raadslieden

Vaststelling Jaarverslag Bureau Sociaal Raadslieden Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Vaststelling Jaarverslag 2015-2016 Bureau Sociaal Raadslieden Programma Zorg & Welzijn BW-nummer Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting Bureau Sociaal Raadslieden

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Handhaving bouwbesluit wooncomplexen

Handhaving bouwbesluit wooncomplexen Openbaar Onderwerp Handhaving bouwbesluit wooncomplexen Programma Stedelijke ontwikkeling, Veiligheid BW-nummer nvt Portefeuillehouder B. Velthuis, H. Bruls Samenvatting Eind 2015 is gebleken dat drie

Nadere informatie

Openbaar. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de raad. Gemeenteraad Conform advies Aanhouden.

Openbaar. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de raad. Gemeenteraad Conform advies Aanhouden. Collegevoorstel Openbaar Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 BW-nummer Portefeuillehouder H. Tiemens Samenvatting In het onlangs gesloten zijn onder meer verschuivingen van de lokale

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Verslag Archief- en informatiebeheer

Verslag Archief- en informatiebeheer Verslag Archief- en informatiebeheer 2017-2018 - Gemeente Westvoorne t.a.v. college van Burgemeester en wethouders Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE contact drs. A.A. (Aart) van der Houwen T. 0181 478 992 E.

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

PROVINCIE :: UTRECHT. 19feb 2019/1101. De gemeenteraad van de gemeente Montfoort Postbus ZG MONTFOORT E75B42

PROVINCIE :: UTRECHT. 19feb 2019/1101. De gemeenteraad van de gemeente Montfoort Postbus ZG MONTFOORT E75B42 19feb 2019/1101 PROVINCIE :: UTRECHT De gemeenteraad van de gemeente Montfoort Postbus 41 3417 ZG MONTFOORT DATUM NUMMER UW BRIEF VAN UW NUMMER BIJLAGE 18-02-2019 81E75B42 TEAM BIN / IBT informatie- en

Nadere informatie

Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Brief Stadspartij Nijmegen Nu! inzake tunnel Stadhuis.

Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Brief Stadspartij Nijmegen Nu! inzake tunnel Stadhuis. Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Brief Stadspartij Nijmegen Nu! inzake tunnel Stadhuis Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting In de

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Openbaar. Ondergrondse restafvalcontainer op de afvalpas. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad.

Openbaar. Ondergrondse restafvalcontainer op de afvalpas. Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Openbaar Onderwerp Ondergrondse restafvalcontainer op de afvalpas Programma Openbare Ruimte BW-nummer Portefeuillehouder R. Helmer-Englebert Samenvatting In Nijmegen staat een 80-tal ondergrondse containers

Nadere informatie

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag 2015 2016 Case 17.000173 Datum 28 maart 2017 Hanneke Jansen afdeling Dienstverlening Inhoudsopgave 1. Inleiding / aanleiding... 4 2. Formatie en werkzaamheden...

Nadere informatie

Met de brief in de bijlage stellen we de raad op de hoogte van de meest actuele stand van zaken.

Met de brief in de bijlage stellen we de raad op de hoogte van de meest actuele stand van zaken. Collegevoorstel Openbaar Embargo tot 9 juni 2015 Onderwerp Giro d Italia Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Eind juni vindt de persaankondiging

Nadere informatie

Openbaar. Ontwerp Talent Centraal Nijmegen

Openbaar. Ontwerp Talent Centraal Nijmegen Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Ontwerp Talent Centraal Nijmegen Programma Grondbeleid; Sport & Accommodaties Portefeuillehouder B. Velthuis; R. Helmer-Englebert Samenvatting Na het succesvol afronden

Nadere informatie

Raadsbrief Samenwerking regionaal depot

Raadsbrief Samenwerking regionaal depot Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Raadsbrief Samenwerking regionaal depot Programma Cultuur & Cultuurhistorie & Citymarketing BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting De gemeente Nijmegen,

Nadere informatie

Nachtwinkels. Alleen ter besluitvorming door het College Formele consultatie van de Raad. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp

Nachtwinkels. Alleen ter besluitvorming door het College Formele consultatie van de Raad. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Openbaar Onderwerp Nachtwinkels Programma Economie & Werk Portefeuillehouder T. Tankir / B. van Hees / H. Bruls Samenvatting Bij raadsbesluit van 20 november 2013 is de Verordening Winkeltijden Nijmegen

Nadere informatie

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergadering : Besluit: ļg C g^ yţ? Voorstolnummer: Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 7 Voorstelnr.: RB2013098 Onderwerp: Archiefverordening Heerhugowaard 2013 Aan de Raad, Heerhugowaard, 14

Nadere informatie