SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996

Transcriptie

1 SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 Actualisatie Vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr

2 Hoofdstuk 1 Algemene toelichting 1.1. Indeling algemene toelichting, selectielijst en bijlagen De algemene toelichting, selectielijst en bijlagen bestaan uit de volgende onderdelen. In de algemene toelichting wordt ingegaan op de werking van de selectielijst voor archiefbescheiden, die op basis van artikel 5 van de Archiefwet voor de gemeenten en de intergemeentelijke organen een verplicht instrument is, en de verhouding met de vernietigingslijst van Allereerst worden de gemeentelijke taken beschreven op basis waarvan archiefbescheiden gevormd kunnen worden. Vervolgens worden de algemene beginselen voor bewaring en vernietiging belicht, waarbij ook wordt ingegaan op plaatselijke specificaties. De toelichting bevat voorts gegevens over de deskundigheden en de leden van de wettelijk verplichte selectiecommissie en een beschrijving van de procedure die gevolgd is in de totstandkomingsperiode van de lijst van De lijst bevat een overzicht van archiefbescheiden die op basis van alle (inter)gemeentelijke taken gevormd kunnen worden en van archiefbescheiden die op grond van één taak gevormd kunnen worden. De bijlagen bieden inzicht in de gemeenten en intergemeentelijke organen voor wie de selectielijst geldt, de vigerende wet- en regelgeving en de daarin genoemde bewaar- en vernietigingstermijnen, waarmee in de selectielijst rekening dient te worden gehouden. De laatste bijlage bestaat uit het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg tussen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het Nationaal Archief, zoals bedoeld in artikel 2 van het Archiefbesluit. In dit verslag worden elementen uit de algemene toelichting gebruikt. 1.2 Werking van de selectielijst De toelichting op de Archiefwet 1995 vermeldt dat archieven noodzakelijk zijn als geheugen van de overheid en voor de democratische controle op haar handelen. Na verloop van tijd vormen zij bovendien een vitaal onderdeel van het culturele erfgoed van een natie. Echter, gelet op de groeiende hoeveelheid papieren en digitale informatie is in deze nieuwe Archiefwet het uitgangspunt: vernietigen, tenzij. De Archiefwet 1995 bepaalt daarom in artikel 5 dat de zorgdrager voor de archieven, bij de gemeente is dit het college van urgemeester en Wethouders, verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten waarin ten minste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. In het Archiefbesluit 1995 worden in de artikelen 2 tot en met 5 de vereisten voor het ontwerpen van selectielijsten verder uitgewerkt. De toelichting geeft aan dat er zich een praktijk heeft ontwikkeld waarbij voor de collectiviteit van gemeenten een uniforme selectielijst wordt ontworpen. De thans voorliggende lijst voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie, vastgesteld op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) en overeenkomstig de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), vervangt de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, zoals vastgesteld op 21 november 2005 nr. C/S&A/05/2376 door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. d.d.20 december 2005, nr. 247). Ook vervangt deze lijst de 'Lijst voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850', vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van innenlandse Zaken van 24 augustus 1983, nr I, respectievelijk 7 november 1983, nr /3715 (Stcrt. d.d. 20 december 1983, nr. 247), de zogeheten Vernietigingslijst. Laatstbedoelde lijst uit 1983 blijft evenwel van kracht voor de selectie ter vernietiging van bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850 tot 1 januari In 2

3 afwijking van diezelfde lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden in gemeentearchieven zijn in de selectielijst ook te bewaren archiefbescheiden vermeld. Deze selectielijst geldt voor papieren en digitale archiefbescheiden die voorkomen in administraties van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Ten gevolge van de wijziging van de Gemeentewet als uitvloeisel van de Wet dualisering gemeentebestuur kan de gemeenteraad vanaf 7 maart 2002 een eigen administratie voeren. Op basis van de Archiefwet 1995 blijft het college van urgemeester en Wethouders evenwel ook zorgdrager voor de daarin voorkomende archiefbescheiden. Intergemeentelijke organen treden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen in het algemeen binnen de grenzen van de getroffen regeling op ter behartiging van belangen die anders door de gemeenten individueel vervuld zouden worden. Dit zijn dus organen die op diverse onderdelen van de onder 1.3. genoemde gemeentelijke taken actief kunnen zijn. Uit dien hoofde is de selectielijst mede van toepassing op de bij die organisaties gevormde archieven. Alleen gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam kunnen zelfstandig zorgdrager zijn conform de Archiefwet 1995: voor de overige geldt dat in de gemeenschappelijke regeling bepaald moet zijn welk college zorgdrager is; is dit niet geregeld dan betreft dit het college van de vestigingsgemeente van de gemeenschappelijke regeling (bij deelname door een provincie het college van de provincie van vestiging). Privaatrechtelijke rechtspersonen die op grond van artikel 160 van de Gemeentewet gevormd zijn en bovendien met openbaar gezag bekleed zijn kunnen toch geen zorgdrager op basis van de Archiefwet zijn, derhalve moeten hiervoor dezelfde archiefbepalingen in acht genomen worden als bij de gemeenschappelijke regelingen zonder openbaar lichaam. Deze lijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari Ze blijft na de vaststelling door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ten hoogste 20 jaar van kracht. Voor vernietiging van archiefbescheiden daterend van voor de invoering van de Archiefwet 1995 op 1 januari 1996 blijft zoals vermeld de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850 van toepassing. Dit alles betekent dat de selectielijst van kracht is voor alle dossiers die op 1 januari 1996 nog niet gevormd waren. Ten aanzien van de dossiers die op die datum nog niet afgesloten waren kan de selectielijst eveneens toegepast worden: de zorgdrager zal per situatie gemotiveerd een besluit hierover moeten nemen. In de lijst is op diverse plaatsen aangegeven dat bepaalde bescheiden op grond van de invoering van een nieuwe wet of wettelijke bepaling een afwijkende bewaartermijn hebben dan voor die invoeringsdatum. Indien de tussentijdse wijziging afwijkt van de lijst zoals vastgesteld op 20 december 2005, dan moet indien technisch mogelijk de bewaartermijn van de wijziging gehanteerd worden voor de archiefbescheiden vanaf 1 januari Het kan voorkomen dat de vastgestelde lijst tussentijds op onderdelen aangepast moet worden door wettelijke wijzigingen, spoedeisende bepalingen of termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn. Ook is het niet ondenkbaar dat het zinvol is om deze lijst periodiek, dus binnen de wettelijk voorgeschreven geldigheidsduur, geheel of modulair (c.q. hoofdstuksgewijs) te actualiseren. De voorliggende lijst is daar het voorbeeld van. Deze lijst is eveneens van toepassing op de archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen op basis van: De gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GA) evenals het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister, die als bron dienden voor de GA. De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WAO). 3

4 De archiefbescheiden van de politieorganisaties vallen niet onder de werking van deze lijst. Wel dragen de politieorganisaties te bewaren dossiers na 20 jaar over aan de archiefbewaarplaats van de centrumgemeente waartoe zij behoren. De hoofdstukken 2 en 3 van de selectielijst machtigen tot vernietiging van de daarin vermelde originele archiefbescheiden conform de daarbij gestelde termijnen. De vernietiging van archiefbescheiden krachtens enig wettelijk voorschrift geschiedt op de wijze en met inachtneming van de termijnen bij dat voorschrift gesteld. Voor zover vernietiging niet in speciale wetgeving is geregeld, geschiedt dit conform het gestelde in deze lijst. Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie. 1.3 Taken van gemeentelijke en intergemeentelijke organen In de lijst van 20 december 2005 zijn de taken beschreven tot 1 juli 2004; in deze tussentijdse wijziging is de peildatum 1 juli 2009 genomen. Het Archiefbesluit bepaalt dat in de selectielijst rekening wordt gehouden met de taken van het desbetreffende overheidsorgaan en de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen. Ook dient de lijst een opsomming van de taken van het desbetreffende overheidsorgaan te bevatten. Gelet op deze bepalingen kan met het oog op de gemeenten het volgende gemeld worden. Rijk, provincies en gemeenten regelen in principe de taken die tot hun huishouding behoren. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is van oordeel dat taken in principe zo dicht mogelijk bij de burger uitgevoerd moeten worden: dit betekent veel uitvoerende taken voor gemeenten. Het Interprovinciaal Overleg (IPO) heeft in maart 2004 in het kader van het programma Andere Overheid haar takenprofiel nogmaals beschreven: 'De provincie van de toekomst staat in de traditie van intermediair bestuur: beweeglijk, communicatief, met relatief weinig uitvoerende functies. Maar wel met een duidelijk profiel als ontwikkelaar van plannen, opdrachtgever en toezichthouder. Ze geeft richting aan beleid, bewaakt de uitvoering en toont politiek leiderschap. Aan dat bestuur kunnen vragen en knelpunten op het regionale niveau worden geadresseerd en het fungeert als knooppunt van regionale maatschappelijke en bestuurlijke netwerken.' De rijksoverheid treedt op als wetgever, planner en bekostiger van zaken die het provinciale en gemeentelijke niveau overstijgen. Zij regelt welke belastingen provincies en gemeenten kunnen heffen en bepaalt de financiële verhouding tot de medeoverheden. Ook houdt zij, waar zij dat nodig acht, toezicht op hen. De verhouding van de gemeentelijke organen tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Grondwet, de Gemeentewet en in specifieke wetgeving. De taken van de gemeentelijke organen zijn in algemene zin omschreven in de Gemeentewet en in specifieke wetgeving. ij de opstelling van deze selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen is de taakuitvoering uitgangspunt geweest. De taakuitvoering is als indelingscriterium gekozen, omdat geen rekening kan worden gehouden met de plaatselijke organisatie van het (inter)gemeentelijke bestuursapparaat. De lokale verschillen van de taakorganisatie maken namelijk het opstellen van algemeen werkende lijsten, bestemd voor de onderscheiden onderdelen van het (inter)gemeentelijke apparaat, onmogelijk. Aan het hoofdstuk dat is ingedeeld naar gemeentelijke taken, gaat een hoofdstuk Archiefbescheiden die op grond van alle taken gevormd kunnen worden vooraf. Het gaat hier om archiefbescheiden die bij elke taak kunnen worden aangetroffen. Om herhalingen te voorkomen, zijn zij afzonderlijk beschreven. De gemeentelijke en intergemeentelijke organen hebben of autonome taken of taken ter uitvoering van 4

5 wet- en regelgeving van hogere organen op onderstaande taakvelden: 1. Financiën en belastingen 2. Personeel 3. Eigendommen en werken 4. enodigdheden en hulpmiddelen 5. estuur en organisatie 6. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 7. urgerzaken en bevolking 8. Gezondheidszorg 9. Milieu 10. Openbare orde en veiligheid 11. Verkeer en vervoer 12. Economie 13. Arbeid 14. Welzijn en sociale zorg 15. Onderwijs 16. Cultuur, recreatie en sport ron: VNG-uitgave 'Toekomstige positie van de gemeenten. De taken.' (Den Haag 1996; Wij hebben hier gekozen voor de taken uit de 'Toekomstige positie van de gemeenten. De taken'. Andere ingangen zijn denkbaar, maar leiden tot een vergelijkbaar scala aan taken: a. Gemeentebegroting Daar waar gemeenten geld uitgeven of ontvangen hebben zij taken. De voor alle gemeenten verplichte opzet van de gemeentebegroting kent de volgende hoofdfuncties: Algemeen bestuur; Openbare orde en veiligheid; Verkeer, vervoer en waterstaat; Economische zaken; Onderwijs; Cultuur en recreatie; Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening; Volksgezondheid en milieu; Ruimtelijke Ordening en volkshuisvesting. Daarnaast is er een hoofdfunctie: Financiering en algemene dekkingsmiddelen. b. Overheidsloket 2000 In het kader van Overheidsloket 2000 is een gemeentelijke productenlijst ontwikkeld. Het gaat daarbij om handelingen die de gemeenten richting burgers verrichten. Deze kent de volgende hoofdgroepen: Maatschappelijk rechtsverkeer (algemeen, bevolkingsregister, documenten, burgerlijke stand, militaire zaken, jacht-/vuurwapenzaken, verkiezingen, vreemdelingenzaken, belastingen en heffingen); Openbare orde en veiligheid; Verkeer, vervoer en waterstaat; Economische zaken; Onderwijs; Cultuur en recreatie; Sociale Voorzieningen en maatschappelijk werk; Volksgezondheid; Milieu; Ruimtelijke ordening; ouw- en grondzaken; Volkshuisvesting. Inmiddels is deze lijst door marktpartijen verfijnd tot honderden subproducten. c. Provinciale selectielijst 2005 De provincies hebben andere taken dan gemeenten. Toch komt de provinciale selectielijst in de hoofdgroepen overeen met die van gemeenten. Er is ten eerste een onderverdeling in bescheiden die op grond van alle taken en bescheiden die op grond van een bepaalde taak gevormd kunnen worden. Tot de laatste behoren: Eigendommen, financiën en hulpmiddelen; Organen en verkiezingen; Personeel; elastingen; Ruimtelijke ordening; Openbare orde; Openbare veiligheid; Waterstaat, verkeer en vervoer; Economische aangelegenheden; Maatschappelijke zorg; uitenlandse betrekkingen; Lagere publiekrechtelijke lichamen. De volgende bijzonderheden zijn nog te noemen in aanvulling op de eerdergenoemde publicatie over 5

6 de gemeentelijke taken uit Het gaat hierbij zoals gemeld om de stand van zaken op 1 juli Op het gebied van Financiën en belastingen geldt dat de Wet op het TW-compensatiefonds op 1 januari 2003 in werking is getreden en de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen openbaar bestuur per juni De Wet toezicht Europese subsidies geldt sinds juni De Wet financiering decentrale overheden, de Comptabiliteitswet, de Financiële-verhoudingswet en de Wet waardering onroerende zaken zijn sinds 1996 gewijzigd. Ditzelfde geldt voor enkele belastingbepalingen in de Gemeentewet. Sinds juli 2004 zijn daar bijgekomen: de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen en het esluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten in 2005 en de Vierde tranche Algemene wet bestuursrecht, die per 1 juli 2009 in werking trad. Ten aanzien van het Personeel zijn vooral wijzigingen te noemen betreffende de Wet uitbreiding loondoorbetaling bij ziekte, de Wet flexibiliteit en zekerheid, de Arbeidsomstandighedenwet, de Arbeidstijdenwet, de Wet arbeid en zorg, de Wet verbetering poortwachter, de Werkloosheidswet, de Ziektewet en de Wet op de ondernemingsraden. In de jaren zijn daar de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij arbeid (2004), Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (2006) en de Arbeidstijdenwet (2008) bijgekomen. Ten aanzien van de Eigendommen en werken gaat het om de aanpassing van de Wet voorkeursrecht gemeenten. Op het gebied van estuur en organisatie geldt de invoering van de derde tranche van de Algemene Wet estuursrecht vanaf 1998 en de wijziging van de Kieswet, terwijl zeker niet onvermeld mogen blijven de tijdelijke Referendumwet vanaf 2002 en de herziening van de Gemeentewet door de invoering van het duale stelsel na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2002 (Wet dualisering gemeentebestuur), In 2008 werden de Wet en het esluit basisregistraties adressen en gebouwen van kracht, die een belangrijke aanpassing van de selectielijst vergden, ook op het gebied van de Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. In deze categorie zijn er wijzigingen betreffende Huisvestingswet, de Huursubsidiewet, de Huurprijzenwet, de Wet op de ruimtelijke ordening (van 2008) en de Woningwet, terwijl de Wet stedelijke vernieuwing van kracht is geworden en de Woonwagenwet is geschrapt. In 2010 volgde de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Ten aanzien van de urgerlijke stand en bevolking/ga moet naast de wijzigingen van de Wet GA en de Paspoortwet ook de Wet bescherming persoonsgegevens vermeld worden die vanaf september 2001 geldt ter vervanging van de Wet persoonsregistraties. Voorts zijn de Wet openstelling huwelijk en de nieuwe Vreemdelingenwet, beide ingevoerd vanaf 2001, en de Wet op de identificatieplicht, die in 2005 is aangepast, in dit kader het vermelden waard. De Gezondheidszorg heeft sinds 1996 vooral met wijzigingen in de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen en de AWZ te maken gehad. Ook gelden de Wet collectieve preventie volksgezondheid vanaf 2003 en de Wet openbare gezondheid vanaf Voorts mogen de tijdelijke regeling betreffende de legionellapreventie en de Wet ambulancezorg in dit kader niet onvermeld blijven. ij het Milieu gaat om aanpassingen in de Wet milieubeheer zelf en de Wet vervoer gevaarlijke stoffen. Verder is per 22 december 2009 de nieuwe Waterwet in werking getreden; de Wet gemeentelijke watertaken die vanaf 1 januari 2008 van kracht is, is in deze wet opgenomen. De Openbare orde en veiligheid kennen aanpassingen betreffende de Politiewet, de Rampenwet, de Wet kwaliteitsbevordering rampenbestrijding en de Wet geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen. Hierbij moet ook in ogenschouw worden genomen dat de milieu- en brandveiligheidseisen vooral ten aanzien van openbare (horeca-) gelegenheden zijn bijgesteld en opgenomen in het esluit brandveilig gebruik bouwwerken van Relevant zijn in dit kader ook de wijzigingen in de Winkeltijdenwet in 1996 en de Wet op de kansspelen in 2000 alsook de opheffing van het bordeelverbod per oktober In de actualisatie van de lijst zijn ook de uitvloeisels van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (IO) uit 2003 en de Wet tijdelijk huisverbod van 2008 opgenomen. Op het terrein van Verkeer en Vervoer is vooral de Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten (Wion) het vermelden waard. Op het gebied van Arbeid willen we de invoering van de Wet 6

7 inkomensvoorziening kunstenaars per 1999, in 2005 vervangen door de Wet werk en inkomen kunstenaars en van de Wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen per 2002 evenals de wijzigingen in de Wet sociale werkvoorziening memoreren. Voorts zijn per 2004 de Wet inschakeling werkzoekenden en het esluit in- en doorstroombanen vervallen. ij Welzijn en sociale zorg geldt dat zich grote wettelijke en financiële wijzigingen voor gemeenten hebben voorgedaan door herziening van de bijstandswetgeving, vooral vanwege de bepalingen voor de bijzondere bijstand en de invoering van de Wet werk en bijstand per Dit laatste ging gepaard met het vervallen van de Algemene ijstandswet. Ook de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning, die in 2007 de Wet voorziening gehandicapten uit 1994 verving, is van belang in dit kader evenals de wijziging van de Wet op de jeugdhulpverlening, die op 1 januari 2005 vervangen is door de Wet jeugdzorg. De indicatie in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten is na 1996 meermalen gewijzigd. De Wet inburgering nieuwkomers en de Wet maatschappelijke opvang en verslavingszorg zijn van kracht vanaf De invoering van de Wet (basisvoorziening) kinderopvang per 1 januari 2005 (en met een blik op de wijziging per 1 januari 2010) heeft, samen met de eleidsregels kwaliteit kinderopvang en werkwijze toezichthouder kinderopvang, geleid tot een aanvulling op de selectielijst. ij Onderwijs is de decentralisatie van de onderwijshuisvesting naar het gemeentefonds, die al in 1996 in de eerdergenoemde VNG-publicatie werd aangekondigd per 1997 gerealiseerd, terwijl de wettelijke taken betreffende onderwijsbegeleiding en het onderwijs in allochtone levende talen na 1996 aan gemeenten zijn onttrokken. Op het terrein van Cultuur, recreatie en sport moet opgemerkt worden dat de algemene wetgeving op het gebied van tabak, drank en horeca is herzien. De wijziging van Mediawet voor de lokale omroepen en die van de Telecommunicatiewet voor de kabel zijn in dit kader eveneens van belang. De bovengenoemde (wijzigingen in) wet- en regelgeving zijn door de VNG naar gemeenten gecommuniceerd vooral in de vorm van ledenbrieven en ze staan in essentie ook op de VNG-site. Naast de autonome taken vloeit dus een groot deel van de taken van gemeenten en intergemeentelijke organen direct voort uit wet- en regelgeving. ij het opstellen van deze selectielijst is de voor gemeenten relevante wet- en regelgeving bestudeerd. Ten aanzien van nieuwe of veranderde wetgeving sinds zijn in de lijst die bescheiden opgenomen, die de desbetreffende wet verplicht stelt voor gemeenten. Naast wet- en regelgeving betrekking hebbend op de taakuitvoering van gemeenten zijn ook wetten en regelingen gebruikt, die verplichte bewaar- en vernietigingstermijnen voorschrijven. Een opsomming van wat in dit kader relevant is treft u aan in bijlage 1. In bijlage 2 staan de termijnen die in wetten genoemd worden en dus bindend zijn voor deze (inter)gemeentelijke selectielijst. 1.4 eginselen voor bewaring en vernietiging Als uitgangspunt voor deze lijst geldt de algemene landelijke selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de (rijks)overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit de overheidsarchieven. De in de lijst genoemde termijnen zijn de geldende bewaartermijnen. Daarna moet tot vernietiging worden overgegaan tenzij een van de uitzonderingscriteria van toepassing is. Zo kan in het kader van het overleg tussen archiefgebruiker en -beheerder zoals hierna wordt toegelicht rekening gehouden worden met plaatselijke factoren, die tot uitstel en verlenging aanleiding kunnen geven. 7

8 De taakuitvoering op lokaal en regionaal niveau bepaalt in belangrijke mate de bijzondere waarde die aan de gemeentelijke en intergemeentelijke archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele erfgoed moet worden toegekend en waardoor de mogelijkheid blijft bestaan de geschiedenis in den brede te kunnen reconstrueren. In principe dienen archiefbescheiden bewaard te blijven op die plaats(en) die binnen het kader van verleende bevoegdheden, plichten en verantwoordelijkheden daarvoor in aanmerking komen. Hierbij dient de samenhang tussen de bij verschillende organisatieonderdelen voorkomende archiefbescheiden in aanmerking genomen te worden, zoals die in de fases van voorbereiding, beslissing en uitvoering ontstaan. De bewaring geschiedt omwille van het belang van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de gemeentelijke en intergemeentelijke organen zelf, de recht- of bewijszoekende burger en het historisch onderzoek. De commissie heeft bij de samenstelling van deze lijst dit belang steeds onderkend. In het algemeen kan gesteld worden dat archiefbescheiden die het gevoerde beleid ten aanzien van de taak kunnen karakteriseren, dienen te worden bewaard. Stukken die betrekking hebben op de dagelijkse uitvoering zullen in het algemeen niet voor bewaring in aanmerking komen, met uitzondering van bescheiden betreffende hoofdzaken van het verloop van de uitvoering. Ook bescheiden die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of het vaststellen van verplichtingen hoeven niet bewaard te worden. Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van bescheiden behoeven niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar die wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake in de zin van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Deze bescheiden moeten dus beoordeeld worden aan de hand van de criteria in de lijst vermeld. Ook zij gewezen op de specifieke voorwaarden gesteld aan dubbelen in hoofdstuk 3.7. urgerzaken en bevolking. Archiefbescheiden die in deze lijst afzonderlijk en in meer algemene zin worden genoemd kunnen in de gemeentelijke praktijk ook deel uitmaken van een meer specifieke categorie. In dat geval moet de bewaartermijn van die specifieke categorie aangehouden worden, als deze laatste langer is dan de algemene. Desgewenst is steekproefsgewijze bewaring van vernietigbare archiefbescheiden mogelijk. Dit kan slechts in uitzonderingsgevallen en er dient hiervoor een verklaring te worden opgesteld op basis van artikel 5 lid e van het Archiefbesluit. Deze lijst is niet limitatief. Archiefbescheiden die niet vallen onder de hoofdstukken 2 en 3 dienen te worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst is aangepast. De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de hoofdstukken 2 en 3 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen te worden bewaard: bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie uniek of bijzonder karakter; bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen; 8

9 bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn; bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals jaarverslagen, overzichten en statistieken; bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn; van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) en personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (sporter, kunstenaar); bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen; bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving; bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren; 1.5 Plaatselijke specificaties (stukken) Het kan in sommige gevallen aanbeveling verdienen als uitwerking van deze lijst plaatselijke (stukken)lijsten samen te stellen. Dergelijke plaatselijke lijsten moeten binnen het kader van de algemene lijst blijven. Zij zijn dan niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen. Het verdient aanbeveling bij de vaststelling van dergelijke lijsten de gemeentearchivaris of, indien zodanige functionaris niet is benoemd, de provinciale archiefinspecteur te betrekken. 1.6 Totstandkoming van de lijst Commissie van deskundigen In artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 staat voorgeschreven dat de zorgdrager bij het ontwerpen van een selectielijst de volgende personen betrekt: a. één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan; b. één of meer personen die deskundig zijn ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan; c. de algemene rijksarchivaris; d. indien twee of meer gemeenten gezamenlijk een selectielijst ontwerpen een provinciaal archiefinspecteur en een gemeentearchivaris. 1. Selectiecommissie De door de VNG benoemde en in 1992 gestarte selectiecommissie was als volgt samengesteld: - deskundigen ten aanzien van de gemeentelijke organisatie en taken * de heer mr. F.A.J.M. van eek (Gemeentesecretaris Rijsbergen) tot 1 april 1997 * de heer mr. J. Schouten (Gemeente Almelo) voorzitter * de heer G.A. Verhaaf (Gemeentesecretaris Alblasserdam) vanaf 1 april deskundigen ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden * de heer L.C.J. rands (Regionaal archief West-rabant, locatie Oosterhout) * de heer drs. P.G.M. Diebels (Voorheen ODRP facilitair, thans VHIC) secretaris * de heer A.F.M. Schouten (Gemeente Roosendaal en Nispen) * de heer H. Slaat (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) 9

10 * de heer C.L. Verheijen (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) - algemene rijksarchivaris * mevrouw drs. M.J.G.A. arthels (Het Utrechts Archief) - provinciaal archiefinspecteur * mevrouw drs. M.H. van den Heuvel-Habraken (Provincie Noord-rabant) * de heer drs. H.R. van Ommeren (Provincie Limburg) - gemeentearchivaris * de heer drs. M.R. Hermans (Gemeentearchief Zutphen) tot 14 februari 1995 * mevrouw drs. A.H. Netiv (Voorheen archiefinspecteur, vanaf 1 juni 1999 gemeentearchivaris Leiden) vanaf 13 juni 1995 * de heer drs. J.D.J. van Oss (Gemeentearchief Amsterdam) tot 1 november 1997 * de heer mr. C.G.M. Noordam (Gemeentearchief Amsterdam, later Haags Gemeentearchief) vanaf 1 november VNG-subcommissie archieven en VNG-adviescommissie archieven 2007 e.v. In het jaar 2000 is de taak van de selectiecommissie overgenomen door de subcommissie archieven van de VNG. Dit was een subcommissie van de VNG-commissie culturele zaken en mediabeleid. De samenstelling van deze subcommissie voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995, zoals onderstaand wordt toegelicht. Zij heeft de vaststellingsprocedure voortgezet, waarbij leden van de oorspronkelijke commissie zijn geraadpleegd. - deskundigen ten aanzien van de gemeentelijke organisatie en taken * de heer G.J. Kuiper (voormalig urgemeester van Skarsterlân, voorzitter tevens voorzitter VNGcommissie culturele zaken en mediabeleid) * de heer drs. A.A.M. rok (Tot 2004 wethouder van Leeuwarden, voormalig burgemeester van Sneek, thans burgemeester van Dordrecht en voorzitter VNG-commissie culturele zaken en mediabeleid) * de heer mr. C.J.D. Waal (Voormalig waarnemend burgemeester, tevens lid VNG-commissie culturele zaken en mediabeleid) tot medio 2002 * de heer drs. I.W.L.A. Caminada (Voormalig gemeentesecretaris van Almere, namens Vereniging van Gemeentesecretarissen) tot medio deskundigen ten aanzien van het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden * de heer drs. T.J. de ruijn (Archiefinspecteur Gemeentearchief Dordrecht, namens Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs) * de heer drs. C. de Graaf (Archiefinspecteur Gemeentearchief Leiden, namens Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs) vanaf medio algemene rijksarchivaris * de heer drs. N.P. van Egmond (Afdelingshoofd Nationaal Archief, namens algemene rijksarchivaris) - provinciaal archiefinspecteur * mevrouw drs. M.H. van den Heuvel-Habraken (Archiefinspecteur provincie Limburg en Noord- rabant, namens Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs) 10

11 - deskundige ten aanzien van het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, tevens archivaris * de heer J.J.A. uylinckx (Archivaris Streekarchief ommelerwaard, namens Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie) - archivaris * de heer drs. P.G.M. Diebels (Archivaris, namens Koninklijke Vereniging van Archivarissen) * de heer mr. C.G.M. Noordam (Hoofd Haags Gemeentearchief) * mevrouw drs. A.H. Netiv (Gemeentearchivaris van Leiden) tot medio Opstelling van de ontwerplijst 1998 innen een commissie van deskundigen dienen de op bladzijde 11 onder a tot en met c bedoelde vertegenwoordigers een zogeheten driehoeksoverleg te voeren, waarvan bij de selectielijst verslag moet worden gedaan Ter inzage legging en stopzetten procedure Op 17 december 1998 ontving de directie van de VNG de Ontwerp-selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 1998 uit handen van de voorzitter van de selectiecommissie. De VNG-directie bood de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) de ontwerplijst op 28 april 1999 aan. In de periode 1 december 1999 tot 26 januari 2000 lag het ontwerp, op grond van het Archiefbesluit 1995 en de procedure voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht, ter inzage. Ook ontvingen alle gemeenten het ontwerp rechtstreeks van de VNG met de mogelijkheid hierop binnen de gestelde termijn te reageren. Hierop zijn 14 reacties ontvangen. De reactie van één gemeente was gericht op de gevolgde procedure bij het vaststellen van de lijst. Op grond van de Archiefwet 1995 dient de zorgdrager voor het archief een selectielijst op te stellen. In het geval van de gemeente is dat het college van urgemeester en Wethouders. Het Archiefbesluit wijst in artikel 3 ook op de mogelijkheid dat meerdere zorgdragers gezamenlijk een selectielijst opstellen en aan de minister aanbieden. Het voorliggende ontwerp was opgesteld op initiatief van de VNG en bedoeld voor alle gemeenten en intergemeentelijke organen in Nederland, maar de VNG had hiervoor nooit mandaat gevraagd aan haar leden. Daarbij is de VNG zelf geen zorgdrager en kan dus niet uit naam van haar leden een ontwerplijst indienen. Zoals vermeld tekende een gemeente bezwaar aan tegen de gevolgde procedure en verzocht de staatssecretaris deze stil te leggen opdat de VNG alsnog aan de gemeentelijke zorgdragers mandaat kon vragen. De algemene rijksarchivaris die op grond van artikel 25 van de Archiefwet in dezen namens de staatssecretaris optreedt, besloot om de procedure stop te zetten. Hij verzocht de VNG om de lijst door alle gemeenten en intergemeentelijke organen te laten accorderen alvorens deze ter vaststelling in te dienen. De VNG dient zich eerst door de zorgdragers te laten machtigen. De VNG heeft hierna over de gevolgde procedure uitgebreid met vertegenwoordigers van het ministerie van OCenW en het Algemeen Rijksarchief gesproken en uiteindelijk aan dit verzoek gevolg gegeven Aanpassing ontwerplijst 1998 In de tussenliggende periode heeft een voorbereidende werkgroep ten behoeve van de VNGsubcommissie archieven de ingediende reacties behandeld, in schema gezet, met elkaar vergeleken, de motivatie bestudeerd en de ontwerplijst op onderdelen aangepast. Voorts is intern en extern juridisch 11

12 advies ingewonnen. In mei 2002 hebben alle organisaties die op het ontwerp hadden gereageerd een gewijzigde ontwerplijst ontvangen. Met het Agentschap asisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het ministerie van innenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is in opdracht van de commissie diverse malen nader overleg gevoerd. Het gewijzigde ontwerp heeft wederom tot enige reacties geleid, die waar mogelijk verwerkt zijn in de ontwerplijst Ook is de ontwerplijst eind 2003 voor commentaar voorgelegd aan een daartoe speciaal door het Rijk aangewezen historica. Haar opmerkingen hebben na discussie in de subcommissie archieven tot enige aanpassingen geleid. Op 18 maart 2004 hield deze commissie een afsluitende vergadering. Op 27 juli 2004 is door de VNG aan alle gemeenten het verzoek tot machtiging gezonden. De meeste gemeenten hebben aan dit verzoek gehoor gegeven, waarbij sommige hebben gewezen op onvolkomen- en onduidelijkheden. Deze zijn een eerste maal besproken in de subcommissie archieven op 20 december 2004 en uiteindelijk door de commissie beoordeeld op basis van een advies van de voorbereidende werkgroep. Vervolgens heeft de VNG op 30 juni 2005 de staatssecretaris geïnformeerd welke gemeenten akkoord gaan met het verder in procedure brengen van de ontwerp-selectielijst. Deze staan bovendien genoemd in het verslag van het driehoeksoverleg. Ook is daarbij aangegeven welke gemeenten de VNG machtigen om in de toekomst na inschakeling van de subcommissie archieven zelfstandig voorstellen aan de staatssecretaris te doen voor tussentijdse wijzigingen in de vastgestelde lijst ten gevolge van wetgeving, jurisprudentie, problemen in de gemeentelijke praktijk of spoedeisendheid. Voorts is vermeld welke gemeenten de VNG machtigen om gehele of modulaire (c.q. hoofdstuksgewijze) actualiseringen voor te bereiden. Vervolgens heeft de staatssecretaris het ontwerp vanaf 2 augustus 2005 voor een periode van zes weken ter inzage gelegd bij het Nationaal Archief, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de rijksarchieven in de provincie en de VNG. Gelijktijdig is de ontwerp-selectielijst ter advisering aan de Raad voor Cultuur toegezonden. De Raad voor Cultuur bracht, na inschakeling van de bijzondere commissie archieven, op 27 september 2005 zijn advies uit (kenmerk arc /2). Het advies is beoordeeld door het Nationaal Archief na overleg met de VNG. Het advies van de RvC heeft behoudens enkele tekstuele correcties aanleiding gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst: de waardering van de archiefbescheiden met betrekking tot financieel beheer (categorie 1 van paragraaf 3.1) is aangevuld tot V, 7 jaar na het vaststellen van de gemeenterekening aan categorie 1 van paragraaf 3.2 is een aparte subcategorie toegevoegd voor zover het dossiers betreft die betrekking hebben op personeel dat tijdens het werk in aanraking is geweest met gevaarlijke stoffen, met als waardering V, 40 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden aan categorie 4 van paragraaf 3.8 is een aparte subcategorie toegevoegd m.b.t. ambulancevervoer bij rampen, met als waardering de waardering van archiefbescheiden m.b.t. brandweeropleidingen (categorie 3 van paragraaf 3.10) is gewijzigd van V, 5 jaar in V, 20 jaar categorie 4 van paragraaf 3.5 is gesplitst in delegatie/mandatering tussen bestuurders onderling, met een -waardering, en delegatie/mandatering tussen een bestuurder en een ambtenaar, met een waardering V, 30 jaar na vervallen van het besluit de waardering van archiefbescheiden m.b.t. opruiming van autowrakken (categorie 2 van paragraaf 3.9) is gewijzigd van V, 5 jaar tot V, 10 jaar de waardering van archiefbescheiden m.b.t. inzamelen, verwerken en afvoeren van afval (categorie 3 van paragraaf 3.9) is gewijzigd van V 7 jaar tot V 10 jaar 12

13 Daarop werd de selectielijst op 21 november 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld (kenmerk C/S&A/05/2376) en gepubliceerd in de Staatscourant van 20 december 2005, nr Actualisatie selectielijst 2005 De aanpassing van de Selectielijst 2005 is enerzijds gebaseerd op het onderzoek dat de VNG heeft verricht naar de gevolgen voor bewaar- en vernietigingstermijnen van nieuwe wet- en regelgeving uit de periode 1 juli 2004 tot en met 1 juli 2009 en anderzijds op de door de VNG sedert 20 december 2005 ontvangen reacties van gemeenten op de Selectielijst Ook de door de achterbannen van de leden van de VNG-adviescommissie Archieven ingebrachte vragen en opmerkingen hebben geleid tot voorstellen tot wijziging en/of aanvulling. Een speciale werkgroep van commissieleden en andere deskundigen hebben de aanpassingen ten behoeve van de commissie en de VNG voorbereid. Vanaf 26 februari 2007 is de subcommissie Archieven omgevormd tot een zelfstandige VNG Adviescommissie Archieven. Procedure Intergemeentelijke organen De selectielijst 2005 is vastgesteld op basis van de handtekeningen van de archiefzorgdragende colleges van urgemeester en Wethouders. De minister moest de lijst echter nog op naam vaststellen voor de intergemeentelijke organen op basis van een via de VNG ontvangen overzicht. In september 2008 heeft de VNG op basis van een voorlopige database van gemeenschappelijke regelingen de gemeenten aangeschreven op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Alle in het kader van de WGR als centrumgemeenten opererende gemeenten of gemeenten met een centrumfunctie zijn verzocht om de administratieve gegevens over de intergemeentelijke organen, waaraan deze gemeente en de gemeenten binnen hun regio deelnemen, te controleren en ontbrekende gegevens aan te vullen. Ook enkele niet-centrumgemeenten hebben het verzoek ontvangen deze gegevens te controleren of aan te vullen voor die regelingen waarvan zij opgave hadden gedaan en waaraan geen centrumgemeente (leek) deel te nemen. Uiteindelijk hebben op 1 september gemeenten de gegevens van 1384 intergemeentelijke organen in alle gemeenten aangeleverd. Na het elimineren van dubbelingen, opgeheven organen e.d. bleven er 844 gemeenschappelijke regelingen over, waardoor de selectielijst door de verantwoordelijke bewindspersoon van OCW derhalve ook voor hen op naam kon worden vastgesteld. Het concept van de geactualiseerde lijst is op 22 december 2009 voorgelegd aan de gemeentelijke organen, waarbij 78 gemeenten expliciet aangegeven hebben akkoord te zijn met de inhoud van de lijst en 51 organen in totaal 516 inhoudelijke vragen hebben gesteld. Alle overige organen hebben geen opmerkingen over de selectielijst gemaakt en zijn desgevraagd stilzwijgend akkoord gegaan. Het driehoeksoverleg vond schriftelijk en mondeling plaats tussen november 2008 en 8 september 2010 en werd gevoerd door de leden van de VNG-Adviescommissie Archieven, die in die jaren de volgende samenstelling kende: I. Deskundig t.a.v. gemeentelijke organisatie en taken 1. De heer drs. A.A.M. rok (VVD), burgemeester van Dordrecht/voorzitter 13

14 2. De heer mr. C.J.D. Waal (PvdA), ex-burgemeester van Delfzijl, Deventer e.d./ vicevoorzitter 3. De heer drs. J.C.M. Cox, gemeentesecretaris van Alkmaar (ook taken inzake II en V)/ voorzitter SOD (namens de Vereniging Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie) II. Deskundig t.a.v. beheer van nog niet naar bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 4. De heer drs. C. de Graaf, gemeentelijk archiefinspecteur Regionaal Archief Leiden (namens het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie) 5. De heer drs. J.D.J. van Oss, gemeentearchivaris en archiefinspecteur Het Utrechts Archief (namens het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie) 6. De heer R.J.E. Alexander, hoofd afdeling documentaire zaken gemeente s-hertogenbosch 7. De heer C. ellekom, hoofd documentaire informatievoorziening gemeente Gouda, vanaf 1 september 2010 III. De algemene rijksarchivaris 8. de heer drs. N.P. van Egmond, senior medewerker acquisitie en selectie Nationaal Archief) Vanaf 2010 mevrouw drs. C.C. van der Tweel, programmamanager sector selectie en bestel Nationaal Archief. IV. De provinciale archiefinspecteur 9. Mevrouw drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal inspecteur Limburg en Noord-rabant (namens het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs) V. De gemeente- of streekarchivaris 10. de heer J.J.A. uylinckx, streekarchivaris ommelerwaard, (namens de Vereniging Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie) Vanaf 1 september 2010 De heer drs. W.F.L. Reijnders, gemeentearchivaris ergen op Zoom e.o./directeur Regionaal Historisch Centrum Markiezenhof/bestuurslid RAIN, ook taken inzake II (namens de ranchevereniging Archiefinstellingen Nederland/ RAIN) 11. Mevrouw drs. E.T.G. Siero, archivaris Regionaal Archief Zutphen, ook taken inzake II VI. Algemeen deskundig 12. De heer drs. L. Verbeek, sectormanager Doxis.V. Vanaf 1 september 2010 de heer drs. M. eekhuis, directeur Doxis.V. 13. De heer drs. P.G.M. Diebels, senior adviseur VHIC.V. (namens de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland/KVAN) 14. De heer drs. A.H.G. Oldeman, adjunct uitgever SDU.V. (namens SDU Uitgevers.V.) Secretaris: Mevrouw drs. C.J.W. Jongmans, senior-beleidsmedewerkster VNG-AOZW Adviseur: De heer drs. K. Duyvelaar, sensorbeleidsmedewerker VNG-AVI 14

15 Verslag van de vaststellingsprocedure Na het gevoerde driehoeksoverleg is het ontwerp van de tussentijdse wijziging van de lijst door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten op 28 februari 2011 aangeboden aan de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze heeft de lijst van 1 juni tot en met 13 juli 2011 ter inzage gelegd, waarop tien zijnswijzen zijn ontvangen. Gelijktijdig is de actualisatie van de selectielijst ter advisering aan de Raad voor Cultuur toegezonden. Op basis van de ingebrachte zienswijzen heeft de staatssecretaris de Raad vervolgens op 16 februari 2012 geïnformeerd over zijn reactie, waarna de Raad op 27 april 2012 zijn advies uitbracht (bca /4). Dit advies is beoordeeld door het Nationaal Archief na overleg met de VNG. Het advies van de Raad heeft aanleiding gegeven tot de volgende wijzigingen in de selectielijst: - In de toelichting op categorie 2.11 is opgenomen dat metagegevens onlosmakelijk verbonden zijn aan de gegevens waarop zij betrekking hebben. - ij categorie 3.8 is het woord besmettelijk in de handeling tussen haakjes te plaatsen aangezien de door de eikenprocessierups veroorzaakte gezondheidsklachten niet besmettelijk van aard zijn. - ij het onderdeel egraaf- en crematieregisters (categorie 3.8.5) is toegevoegd dat deze ook een overzicht van de geruimde graven dienen te bevatten. In dezelfde categorie is opgenomen dat de registratie van de ruiming van graven dient te worden bewaard, terwijl de daadwerkelijke ruiming na 5 jaar vernietigd kan worden. De ingebrachte zienswijzen hebben aanleiding gegeven tot de volgende wijzigingen in de selectielijst: In de toelichting op hoofdstuk 3.14 Welzijn en sociale zorg is toegevoegd Faillissementswet, Titel III Schuldsanering natuurlijke personen en Wet financieel toezicht én esluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (gfo). Aangevuld is onder handeling : Klantdossiers schuldhulpverlening, 5 jaar na beëindiging. Aangevuld is onder 2.6. Publiciteit en voorlichting bij punt 3: na voorlichtingsbrochures websites. Verwijderd is bij de toelichting op 2.6 Publiciteit en voorlichting: De vraag of de website zelf bewaard moet worden is moeilijk te beantwoorden. Websites zelf zijn hulpadministraties (categorie 2.10) en zodoende vernietigbaar, maar voor de bewijsvoering en uit cultuurhistorisch perspectief kan het van belang zijn om (delen van) websites te bewaren. Aangevuld bij 2.7 Verlening van vergunningen, machtigingen, verklaringen van geen bezwaar e.d.: Voor bepalingen inzake bouw-, sloop-, aanleg-, milieu- en monumentenvergunningen, voortvloeiend uit daartoe geldende wetten, zie , en De volgende organen zijn uit bijlage 2 (voorheen bijlage 5) verwijderd: o Plassenschap Loosdrecht e.o o Recreactie Midden-Nederland o Recreatieschap Stichtse Groenlanden o Recreatieschap Utrechtse Heuvelrug, Vallei en Kromme Rijngebied o Recreatieschap Vinkeveense plassen o De Marrekrite, Recreatieschap voor het Friese Waterland, Raerd o Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer o Recreatieschap Het Twiske o Recreatieschap Spaarnwoude o Regionale Historische Centra die deelnemen aan de RHC selectielijst te weten: rabants Historisch Informatie Centrum ( s-hertogenbosch), Drents Archief (Assen), 15

16 Gelders Archief (Arnhem), Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven (Groningen), Regionaal Historisch Centrum Limburg (Maastricht), Nieuw Land Erfgoedcentrum (Lelystad), Noord-Hollands Archief (Haarlem), Historisch Centrum Overijssel (Zwolle), Tresoar (Leeuwarden), Het Utrechts Archief (Utrecht) en Zeeuws Archief (Middelburg). esloten is de lijst vast te stellen voor alleen de in bijlage 1 en 3 genoemde gemeentelijke en intergemeentelijke organen. In de lijst is verder worden opgenomen dat de lijst, op grond van artikel 40, derde lid Archiefwet, van toepassing is op alle gemeenschappelijke regelingen, die geen eigen voorziening hebben getroffen. Daarop werd de selectielijst op 21 juni 2012 door de algemene rijksarchivaris, namens de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld. De beschikkingen behorende bij deze selectielijst is gepubliceerd in de Staatscourant. Stcnt , nr , d.d. 25 juni [NA/12/3900] Addendum op het verslag van de vaststelling 31 juli 2012: Door een omissie is niet vermeld dat de ingebrachte zienswijze van de Gemeente Woerden aanleiding heeft gegeven tot het opnemen van de volgende opmerkingen over bijlage 2: 1. ij de "Stichting Klasse" staat als deelnemer o.a. Harmelen. welke ontbreken zijn Woerden, Kamerik en Zegveld. (Harmelen, Woerden, Kamerik en Zegveld vormen gezamelijk de gemeente Woerden) 2. ij "Regionale randweer en Geneeskundige Hulpverlening bij ongevallen en Rampen Midden Holland" staat Woerden als deelnemer. Dat klopt niet. (Woerden heeft zich aangesloten bij de Veiligheidsregio Utrecht.) 3. ij "De Sluis Groep NV" staat dat e.e.a. is toegewezen aan odegraven. Dat moet Woerden zijn. 4. Wat in het overzicht ontbreekt is: "Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken" (IASZ) waarvan Woerden de centrumgemeente is. Deelnemers zijn: Woerden, Montfoort, Oudewater, Loenen (tot ) en reukelen (tot ) Deze correcties zijn niet aangebracht in bijlage 2 omdat de genoemde bijlage samengesteld is met als peildatum 1 juli

17 SYSTEMATISCHE OPSOMMING VAN VOOR EWARING EN VERNIETIGING IN AANMERKING KOMENDE ARCHIEFESCHEIDEN 1

18 Hoofdstuk 2 Archiefbescheiden die op grond van alle taken gevormd kunnen worden Als regel zijn deze archiefbescheiden bij de beschrijving van de taken in hoofdstuk 3 buiten beschouwing gelaten. ij de beslissing tot bewaren of vernietigen moet steeds het gestelde onder hoofdstuk 1.4 in acht worden genomen. escheiden (betreffende) Omschrijving ewaartermijn/ =bewaren 1. Aanwijzing van gemeentelijke vertegenwoordigers in commissies e.d. Voorzitters en leden van bestuurlijke commissies, comités e.d. alsmede aanwijzing van gemeentelijke vertegenwoordigers in externe bestuurlijke organen Lidmaatschappen van niet-bestuurlijke commissies, stembureaus, werkgroepen e.d. N.: Indien het een rechtspersoon betreft, dan moet deze rechtspersoon zelf gelet op het W, boek 2 artikelen 10 en 24 de gegevens 7 jaar bewaren 1 jaar na het verstrijken van de termijn waarvoor de benoeming/ aanwijzing is geschied Statuten 2. Verslaglegging Convocaties, agenda s die in de verslagen zijn opgenomen, kennisgevingen van verhindering en presentielijsten van door de gemeente (waaronder college, raad, commissies, managementteams en directie) belegde vergaderingen Agenda s van vergaderingen van raad, college of commissies die niet integraal zijn opgenomen in het verslag of de besluitenlijst Verslagen van vergaderingen die niet beleidsinhoudelijk zijn Verslagen van externe organen, waarvan het secretariaat niet bij de gemeente berust Verslagen of besluitenlijsten, inhoudende beleidsfactoren of -handelingen Jaarverslagen van de eigen organisatie 1 jaar 1 jaar 1 jaar 2

19 3. Intermediair optreden escheiden betreffende zaken waarbij de gemeente als intermediair is opgetreden - indien sprake is van een financiële controle 5 jaar 7 jaar Voorbeelden hiervan zijn: het innemen, uitreiken of doorzenden van stukken, de doorbetaling, invordering en afdracht van gelden t.b.v. derden, het doen van publicaties, bemiddeling bij onteigening ten behoeve van derden, tenuitvoerlegging van straffen en dergelijke escheiden betreffende/voortvloeiende uit deelneming in, respectievelijk advisering aan besturen, commissies en andere organen waarvan het secretariaat en het archief elders worden beheerd 4. Regelgeving door derden Regels (circulaires, aanschrijvingen, richtlijnen en dergelijke), door andere organen gesteld, in geval van: - vervallen - geen betekenis voor plaatselijk gebruik 3 jaar Na vervallen 1 jaar Voorschriften/richtlijnen die deel uitmaken van en van belang zijn voor de plaatselijke kennis van een (te bewaren) zaak waarop zij van toepassing waren 5. ekendmakingen ekendmakingen op grond van de Algemene wet bestuursrecht en andere wettelijke regelingen, betrekking hebbend op zaken die op grond van deze lijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen Overige officiële bekendmakingen 1 jaar 6. Publiciteit en voorlichting Verstrekken van inlichtingen, opgaven en andere gegevens die voor de gemeente zelf van geen belang zijn Gemeentegids, jubileumboeken, kunstgidsen, 1 jaar 3

20 historische werken Voorlichtingsbrochures, websites, excursies, lezingen, bezichtigingen: - van betekenis voor geschiedenis, cultuur of beleid - overige 1 jaar na vervallen van het belang Publiciteitsplannen, communicatieplannen 7. Verlening van vergunningen, machtigingen, verklaringen van geen bezwaar e.d. eschikkingen, door of namens het gemeentebestuur verleend, op grond van en ter uitvoering van algemene regelingen. Zij kunnen als volgt vernietigd worden: Vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar en andere daarmede in functie overeenstemmende bescheiden 1 jaar na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg Met uitzondering van bouw-, sloop-, aanleg-, milieu- en monumentenvergunningen en vergunningen als bedoeld in artikel 30 en 33 Huisvestingswet; dit betreft vergunningen voor: - onttrekking woonruimte aan de bestemming tot bewoning - samenvoeging met andere woonruimte - omzetting van zelfstandige in onzelfstandige woonruimte - splitsen in appartementsrechten Weigering en intrekking van vergunningen Weigeringen en ingetrokken vergunningen Een ingetrokken vergunning dient blijvend te worden bewaard als het een brondocument in het kader van de asisregistratie Adressen en 3 jaar 4