Aan de slag met PowerPoint 2007 Voor PowerPoint 2003 gebruikers

Transcriptie

1 Voor PowerPoint 2003 gebruikers Deze handleiding is gebaseerd op de handout Getting started with PowerPoint 2007 van de afdeling IT Services van The University of IOWA en met toestemming van de auteur aangepast voor gebruik op de Universiteit van Tilburg. (

2 De handleiding Aan de slag met PowerPoint 2007 laat zien wat is veranderd in PowerPoint 2007 en wat hetzelfde is gebleven. Het Ribbon (lint) bovenaan de pagina vervangt menus en werkbalken in Word, Excel, PowerPoint, Access en nieuwe berichten in Outlook. Deze handleiding behandelt het gebruik van het Ribbon, de Office Knop (waar is het File menu?), getting Help and online Training, Live Preview, de Mini Toolbar, de Quick Access Toolbar, new File Formats en enkele speciale mogelijkheden. Er zijn drie belangrijke verschillen in PowerPoint 2007, het Ribbon, de MS Office knop en de new file formats. Het Ribbon Het Ribbon bovenaan de pagina vervangt menus en werkbalken in Word, Excel, PowerPoint, Access en nieuwe berichten in Outlook. Tabs Geven kerntaken weer. Groups Zijn bundels samenhangende commando s. Commando s Zijn knoppen, menu s of tekstvakken waar je informatie kan invoeren. Home Tab 1. Start PowerPoint Klik op elke tab om verschillende commandogroepen te zien. 3. Ga met je muis over het commando voor Enhanced Toolbar Tips. NB: sneltoetsen worden getoond, indien beschikbaar. De Home Tab laat de meest gebruikte commando s zien. In PowerPoint, Word en Excel zijn dit Copy, Cut, en Paste, Bold, Italic, Underscore etc. De commando s zijn in groepen onderverdeeld: Clipboard, Font, Paragraph, Styles en Editing. De meest gebruikte commando s, Paste, Cut en Copy, staan in de meest linkse groep in de Home Tab. Insert Tab: Voegt tabellen, afbeeldingen, diagrammen, grafieken, tekstvakken, geluiden, hyperlinks, kop- en voetteksten in. Design Tab: Selecteer achtergrond, ontwerp, lettertype, en kleuren. Animations Tab: Selecteer animatie effecten. Slide Show Tab: Selecteer begin slide, gesproken tekst opnemen en meer. Review Tab: Spelling, research en meer. View Tab: Verander de view in notes page of normaal. Zet gridlines aan. De minst gebruikte commando s of commandokeuzes kunnen worden getoond door te klikken op de pijl onder het commando. 1. Kopieer een stuk tekst. 2. Klik op de Home Tab, in the Clipboard groep, op de pijl onder Paste om het Paste Special Command te tonen. 1

3 Contextuele (On Demand) Tabs Sommige commando s zijn alleen zichtbaar als je ze nodig hebt. Bij voorbeeld de Drawing Tools Tab is alleen zichtbaar als je tekst of drawings selecteert. 1. Selecteer een stuk tekst. 2. Klik op de Format tab. 3. Klik op een andere slide en de Format tab verdwijnt. Galleries (met Table Tools voorbeeld) Galleries zijn verzamelingen miniatuurafbeeldingen. Ze geven snel visuele toegang tot beschikbare formaten. 1. Klik in de Format tab op de More pijl in de Shape Styles groep. 2. Ga met je muis over de afbeeldingen die weergeven dat vormstijlen veranderen. Live Preview (met Animations voorbeeld) Live Preview voert tijdelijke wijzigingen door bij een geselecteerde tekst of object als je met je muis over de formatting knoppen gaat. Hierdoor zie je hoe de tekst of het object eruit zou kunnen zien zonder het daadwerkelijk te formatteren. 1. Selecteer een stuk tekst. 2. Klik op de Drawing Tools Format Tab. 3. Klik op Quick Styles en ga met je muis over the gallery selections voor een Live Preview. Voeg SmartArt toe SmartArt kan worden toegevoegd met de Insert tab > SmartArt of door een nieuwe slide te selecteren die content placeholders bevat of door een bulleted list (opsomming) te selecteren en tevens de Convert to SmartArt Graphic knop op de Home tab te selecteren. 1. Klik op de Home tab. 2. Klik New Slide. 3. Selecteer een slide die content placeholders bevat. 4. Klik op de Insert SmartArt placeholder. 5. Selecteer de gewenste afbeelding of 6. Selecteer een bulleted list. 7. Selecteer de Convert to SmartArt Graphic knop op de Home tab. Dialog Box Launcher De Dialog Box Launcher meer opties zien. onderaan elke groep laat 1. Klik op de pijl onderaan de font groep om meer opties te zien. 2

4 Show/Hide Groups Wanneer je scherm een lagere resolutie heeft of het scherm klein is, laten sommige groepen alleen de groepsnaam zien. Klik op de pijl onder de groepsnaam om alle commando s voor die groep te zien. 1. Maak het scherm kleiner totdat je van sommige groepen alleen de groepsnaam ziet. 2. Klik op de pijl onder een groepsnaam. Minimaliseer het Ribbon Klik je met je rechter muisknop in het tab gebied of klik je met je rechter muisknop op een willekeurig, om het Ribbon te minimaliseren,commando. Probeer het zelft: 1. Klik met je rechter muisknop in het tab gebied. 2. Selecteer Minimize the Ribbon. 3. Klik met je rechtermuisknop in het tab gebied. 4. Zet Minimize the Ribbon uit. Mini Toolbar De Mini Toolbar verschijnt wanneer een tekst geselecteerd is, om eenvoudige toegang tot de meest gebruikte opmaakcommando s. De toolbar verschijnt ook als je met je rechter muisknop op een geselecteerde tekst klikt. (Let op: je kan de Mini toolbar niet zelf aanpassen.) 1. Selecteer wat tekst. 2. Ga met je muis over de geselecteerde tekst en omhoog naar de mini toolbar. 3. Klik op een willekeurig opmaakcommando op de Mini Toolbar. Met je rechter muisknop klikken Klik met je rechter muisknop om veel meer commando s te vinden. Probeer het zelft: 1. Selecteer een deel tekst. 2. Klik met je rechter muisknop op de geselecteerde tekst. De Office knop (hoek linksboven) De Office knop vervangt het File menu. Het bevat de commando s voor het werken met bestanden, zoals New, Open, Save, Save As, Print en voorbereidingscommando s zoals Prepare > Properties, exit the application en Recent Documents. (Let op: dubbelklikken op de Office Button sluit PowerPoint af). 1. Ga met je muis over de Office Knop om de functies te zien. 2. Klik op de Office Knop. 3. Ga met je muis over de commando s links, voor een uitleg over elk commando. 4. Klik op de punaise in de Recent Documents om een document op de lijst te houden. 3

5 De Options knop Met de Options knop onderaan het Office knop menu kun je je voorkeuren wijzigen. 1. Klik op de Office knop. 2. Klik op de Options knop. 3. Klik op elk van de selecties listed rechts. 4. Klik op Save om de bewaarplaats van je files aan te passen of om het default file format te wijzigen. 5. Klik op Proofing > AutoCorrect Options om de correctiewijze van Word te wijzigen tijdens het typen. Quick Access Toolbar (Links boven, rechts van de Office knop) De Quick Access Toolbar is een toolbar die je kan aanpassen met snelkoppelingen voor veel gebruikte commando s. Je kan via de pijl commando s toevoegen of verwijderen of klik met je rechter muisknop op een commando om deze aan de toolbar toe te voegen. 1. Klik met je rechter muisknop op een willekeurig commando en klik op Add to Quick Access Toolbar. 2. Klik op de More knop op de Quick Access Toolbar. 3. Klik op een willekeurig command dat je te zien krijgt om het aan de toolbar toe te voegen of klik op More Commands. 4. Klik op any of the formatting commands in de Mini Toolbar. 5. Klik met je rechter muisknop op een willekeurig commando op de Quick Access Toolbar en klik op Remove from Quick Access Toolbar. Help (hoek rechtsboven) of F1 Het Help Menu is nu ingesteld per onderwerp. Je kan ook de Search box gebruiken. 1. Klik op Help > What s new. 2. Klik op Help > Training. 3. Klik op Help. Voer een deel tekst in, in de Search box. Nieuwe File Formats - OpenXML PowerPoint, Word en Excel hebben nieuwe bestandsformaten gebaseerd op Office Open XML (Extensible Markup Language) formats. Open XML files: Minimaliseer bestandsgrootte tot 75%. Verbeter beveiliging en betrouwbaarheid. Bestaan uit de oude extensie gevolgd door een x of m. Voorbeelden: 1. Open een PowerPoint 2003 document. 2. Let op dat de Title Bar aangeeft Compatibility Mode. 3. Klik op de Office knop. 4. Selecteer Prepare > Run Compatibility Checker > OK. 5. Klik op de Office knop. 4

6 pptx voor PowerPoint presentaties Access heeft een nieuw bestandsformaat *.accdb In PowerPoint, Word, Excel en Access 2007 kan je bestanden uit vorige versies openen. Nieuwe bestanden worden standaard in de nieuwe bestandsformaten opgeslagen en oude bestanden in de oude bestandsformaten (met uitzondering van PowerPoint 95). Wanneer je een bestand in het oude format opslaat, start een Compatibility Checker. Deze attendeert je op nieuwe mogelijkheden die niet aansluiten bij de oude versie. Gebruikers van Word, Excel en PowerPoint kunnen de nieuwe bestandsformaten openen, nadat ze een converter downloaden. Deze is standaard geïnstalleerd op alle werkplekken op de universiteit. 6. Selecteer Save As > PowerPoint Presentation. 7. Let op dat het bestandstype PowerPoint Presentation is (en *.pptx kan verschijnen). 8. Selecteer de Cancel knop. 9. Klik op de Office knop. 10. Selecteer Save As > PowerPoint Presentation. 11. Let op dat het bestandstype is PowerPoint (en *.ppt kan verschijnen). 12. Selecteer de Cancel knop. 13. Klik op de Office knop > PowerPoint Options > Save > Save files in this format als je het standaard op te slaan format wilt wijzigen. Klik op Office knop > PowerPoint Options > Save > Save files in this format om het standaard bestandsformaat te wijzigen. Enkele speciale mogelijkheden Opslaan als PDF Vanuit PowerPoint 2007 is het mogelijk om een bestand direct in PDF-formaat op te slaan. Zoom Slider (rechtsonder in de hoek) Je kan eenvoudig in- en uitzoomen in Word, Excel en PowerPoint met behulp van de zoom slider. 1. Klik op de Office knop. 2. Selecteer Save As > PDF or XPS. 1. Klik op de slider en beweeg deze naar links en rechts. Keyboard Shortcuts Nieuwe toetsenbordsneltoetsen genaamd Key Tips zijn beschikbaar via de Alt toets. De oude sneltoetsen die met CTRL starten, zoals CTRL-C voor kopiëren, werken ook nog steeds. 1. Selecteer een deel tekst. 2. Druk de Alt toets in. 3. Type het getoonde nummer 1 om de geselecteerde tekst vet te maken. 4. Type de getoonde letter H om de Home Tab te selecteren. 5. Druk weer op Alt om de KeyTips uit te zetten. 5

7 Aan de slag Een bestaande presentatie openen: Office knop Klik op de Office knop en selecteer Open. Navigeer naar het te openen document. Klik op de Open knop wanneer je het juiste document geselecteerd hebt. Start een Slide Show 1. Klik op de Slide Show tab. Slide Show Tab 2. Klik op From Beginning of From Current Slide. Maak een nieuwe presentatie Office knop Klik op de Office knop en selecteer New. Selecteer een Blank Presentation of een Recently Used Template. Klik op de Create knop in de hoek rechtsonder. Kies een thema (Sets of colors, Fonts, Effects Background Styles) Klik op de Design tab. Ga met je muis over de design gallery en selecteer een thema. Voeg een nieuwe Slide in en Add content 1. Klik op de Home tab. Design Tab Home Tab 2. Klik op New Slide. 3. Selecteer een slide die content placeholders bevat.. 4. Ga met je muis over een place holder en selecteer deze om een Table, Chart, SmartArt Graphic, Picture, Clip Art, of Media Clip in te voegen. 5. Of type tekst. Een afbeelding toevoegen en formateren met de Content Placeholders Home & Picture Tabs 1. Selecteer de afbeelding content placeholder in een nieuwe slide. 2. Navigeer naar de locatie waar je afbeelding staat. 3. Dubbel-klik op de in te voegen afbeelding. 4. Selecteer de ingevoegde afbeelding en de Picture Tools tab verschijnt. 5. Klik de Format knop in de Picture Tools tab. Ga met je muis over de Picture Styles Gallery voor een live preview. Voeg een afbeelding in met behulp van de Insert Tab 1. Selecteer een slide. 2. Klik op een plaats binnen deze slide waar je de afbeelding wilt toevoegen. 3. Klik op de Insert tab. 4. Klik op Picture. Insert Tab 6

8 5. Navigeer naar de locatie waar je afbeelding staat. 6. Dubbel-klik op de in te voegen afbeelding. 7. Selecteer de ingevoegde afbeelding en de Picture Tools tab verschijnt. 8. Klik op de afbeelding en sleep hem naar de gewenste locatie in de slide. Voeg een Text Box in 1. Selecteer een slide. 2. Klik op de Insert tab. 3. Klik op Text Box. 4. Klik en sleep in de slide om de tekstbox te tekenen. 5. Klik in de tekst box. 6. Ga met je muis over de Format tab en selecteer een shape style. Insert Tab Voeg een Organizational Chart in Insert Tab or Content Holder 1. Klik op Insert > SmartArt > the Org Chart afbeelding of selecteer de SmartArt content holder op een slide. Converteer een bestaande Bulleted List naar Graphic 1. Selecteer een bulleted list in een slide. Home Tab 2. Klik op de Convert to SmartArt Graphic knop op the Home tab. 3. Ga met je muis over de geboden selecties of klik op More SmartArt Graphics. Edit the SmartArt Text gemakkelijk 1. Klik op een deel tekst in een SmartArt Graphic. 2. Klik op de dubbele pijlen in de linker kant om een tekstbox te tonen. Je kan de tekst daar bewerken of herschikken of dit in de side in de slide zelf doen. Een slide verlevendigen Animations Tab 1. Klik op de pijl naast de Animate box in the Animate tab. 2. Ga met je muis over de selecties of klik op Custom Automation. UvT specifieke toepassing De Office 2007 installatie die is toegepast op de werkplekken op de universiteit bevat een extra tabblad: LearningGuide. Daarnaast zijn ook nog de UvT huisstijl templates voor PowerPoint toegevoegd. LearningGuide LearningGuide Tab De LearningGuide is een interactieve toepassing waarin snel informatie over PowerPoint 2007 en andere Office 2007 applicaties kan worden opgezocht. 7

9 In het vak Type Search Text kan direct naar een bepaalde term worden gezocht. Vul een zoekterm in en klik naar keuze op All Office of Only PowerPoint. Typ het woord Header in het tekstvak en klik vervolgens op Only PowerPoint. Aan de linkerkant van het scherm staan alle onderwerpen die betrekking hebben op kopteksten. Aan de rechterkant van het scherm kan op de afbeelding worden geklikt om nader uitleg over de desbetreffende optie te krijgen of een oefening te maken. Door in de tab LearningGuide te klikken op de knop Open wordt de startpagina van de LearningGuide geopend. Bovenin het scherm kan een keuze worden gemaakt tussen de verschillende applicaties of een overzicht van de nieuwe mogelijkheden van Office UvT templates De UvT templates bevinden zich in de Design tab in de groep Themes. Design Tab Beweeg met de muisaanwijzer over de verschillende templates om het resultaat in de slide te zien. Door een template aan te klikken wordt deze in de slide geplaatst. Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Word Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Ook kan je gebruik maken van diverse trainingsmogelijkheden. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: 8

10 Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je Automatiseringsunit. Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FGW en FKT locatie Tilburg) I & A (voor FRW) IT Helpdesk (voor FEB) SpITS (voor FSW) ITS Helpdesk (voor TiasNimbas) IT&AV Service Desk (voor de diensten) Y 313, tel. (013) , lau.dante@uvt.nl M 218, tel. (013) , frw.helpdesk@uvt.nl. K 101, tel. (013) , IT-servicedesk@uvt.nl P 403, tel. (013) , SpITs@uvt.nl T 11, tel. (013) , its-helpdesk@uvt.nl, G 82, tel. (013) , its-helpdesk@uvt.nl. 9