VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 16-BIT

Transcriptie

1 VERSIE GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR WINDOWS 16BIT TM

2 Aansprakelijkheid Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud of het gebruik van deze handleiding en wijst nadrukkelijk alle expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor om deze publicatie te reviseren en de inhoud ervan op ieder gewenst moment te wijzigen zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell, Inc. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor Novell software en wijst nadrukkelijk elke expliciete of impliciete aansprakelijkheid ten aanzien van de verkoopbaarheid of geschiktheid voor welk doel dan ook af. Novell, Inc. behoudt zich verder het recht voor op ieder gewenst moment wijzigingen aan te brengen in enkele of alle onderdelen van Novell software, zonder dat zij verplicht is enige persoon of entiteit hiervan op de hoogte te stellen. Novell en GroupWise zijn gedeponeerde handelsmerken van Novell Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. C3P0, Client 32, Envoy, en GroupWise 5 zijn handelsmerken van Novell Inc. WordPerfect en WordPerfect Office zijn gedeponeerde handelsmerken van Corel Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. QuickMenu is een handelsmerk van Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner is een gedeponeerd handelsmerk van Franklin Quest Co. Word Pro is een handelsmerk van Lotus Development Corporation. Windows is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation. Excel en Windows 95 zijn handelsmerken van Microsoft Corporation. Xerox is een gedeponeerd handelsmerk van Xerox Corporation. Versie Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten Niets uit deze publicatie mag worden gereproduceerd, gekopieerd, opgeslagen of in een opslagsysteem worden verwerkt, verzonden of vertaald in welke taal dan ook, zonder de nadrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever: Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah 84097, Verenigde Staten

3 Inhoud Aan de slag Welkom bij GroupWise...2 Over deze handleiding...3 GroupWise instellen...4 Help raadplegen...5 Werken met Groupwise Aantal dagen...9 Accepteren...10 Adresboek...11 Afdrukken...15 Afsluiten...16 Afspraak...16 Agenda...21 Agenda afdrukken...24 Ander ontwerp...26 Antwoord...27 Archiveren...28 Bijlagen...30 Bronnen...33 Datuminvoer...36 Delegeren...37 Doorsturen...38 Filter...39 Ga naar datum...47 Ga naar vandaag...48 Geavanceerde opties...48 Geluid...49 Gemachtigde...50 Groep...53 GroupWise Ontwerp maken...56 Help...59 Herhaling...62 Hoofdvenster...75 In...76 Info...80 Klembord...82 Lettertype...82 Lezen...85

4 Macro...86 Mailbericht...90 Mappen...92 Markeren als privé...96 Markeren als voltooid...97 Menu Venster...98 Menu verbergen...99 Notify Notitie Notitievoorkeuren OLE Opvragen Opnieuw zenden Opslaan Persoonlijke adressen Printer instellen Prullenbak QuickFinder QuickList Regels Routebrief Signaal instellen Spellingcontrole Synoniemenlijst Systeemkleuren Taak Taakvoorkeuren Telefoonnotitie Tijden zoeken Toegangslijst Uit Venster verbergen Vernieuwen Verwijderen Viewer Voorkeuren Voorkeuren Afspraak Voorkeuren Archiveren en verwijderen Voorkeuren Datum en tijdnotatie Voorkeuren Gekoppelde toepassingen Voorkeuren Groupwiseinstellingen Voorkeuren Mail/telefoon...189

5 Voorkeuren Mappen Voorkeuren Notify Voorkeuren Ontwerpen Voorkeuren Plaats van de bestanden Voorkeuren Tijd afspraak Voorkeuren Tijden zoeken Voorkeuren Wachtwoord Ontwerp openen Ontwerp opslaan Weigeren Werkbalk Werkvak Zenden Zendopties Zoeken Werken met GroupWise Remote GroupWise Remote GroupWise Remotediskettes Controlelijst voor het werken met GroupWise Remote Vereisten voor GroupWise Remote Hoe GroupWise Remote werkt Verbinding met het GroupWisenetwerksysteem Setupwerkblad GroupWise Remote installeren GroupWise Remote instellen Een modemverbinding maken Een (directe) netwerkverbinding maken Een TCP/IPverbinding maken Verbindingen testen Informatie opvragen (downloaden) Items verzenden (uploaden) Remotevoorkeuren wijzigen Tijdzones instellen of wijzigen Index Index...254

6 Aan de slag

7 Welkom bij GroupWise Met Novell GroupWise kunt u correspondentie verzenden, ontvangen en beheren met andere gebruikers van GroupWise. Ook kunt u afspraken met andere gebruikers plannen en gebeurtenissen in een persoonlijke agenda bijhouden. Het hoofdvenster In de vensters In en Uit bekijkt u ingaande en uitgaande items. Met Agenda opent u uw agendaweergaven. Kies de Prullenbak om items te bekijken die u hebt verwijderd. In de popup lijsten kiest u de weergave die met het pictogram wordt geopend. Als u GroupWise voor het eerst opent, wordt het hoofdvenster weergegeven. In het hoofdvenster kunt u andere vensters openen voor de weergave van ingaande en uitgaande items, voor agendaweergaven waarmee u uw planning beheert en voor het openen van weergaven waarmee u post verzendt en afspraken, taken, notities en telefoonnotities maakt. Met de pictogramknoppen voor itemweergave opent u post, afspraken, taken, notities of telefoonnotities In het Werkvak kunt u weergaven, macro s en toepassingen in het hoofdvenster plaatsen zodat u ze snel kunt openen. GroupWiseweergaven In een weergave kunt u gegevens bekijken. GroupWise kent drie soorten weergaven. Agendaweergaven tonen geplande items, de data waarop deze gepland zijn en de data waarop ze vervallen. In een agendaweergave kunt u uw Afsprakenlijst, Takenlijst, Notitielijst, een maandagenda en inkomende en uitgaande items bekijken. In de Groepsweergaven kunt u een mailbericht, afspraak, notitie, taak of telefoonnotitie naar een of meer gebruikers verzenden. U kunt bijvoorbeeld voor een vergadering meerdere gebruikers en bronnen plannen. In Persoonlijke weergaven kunt u afspraken, notities of taken in uw agenda plaatsen. U kunt bijvoorbeeld items voor uw takenlijst opstellen. 2 Welkom bij GroupWise

8 Met GroupWise Ontwerp maken kunt u aangepaste ontwerpen voor weergave maken. U kunt agendaweergaven maken waarin u de functies opneemt die u het meest gebruikt, zoals een Afsprakenlijst, venster In of venster Uit. Ook kunt u persoonlijke weergaven of groepsweergaven maken met uw bedrijfslogo, afbeeldingen, filmfragmenten, knoppen, popup lijsten, aankruisvakjes en een aangepast berichtvak. Standaardontwerpen en aangepaste ontwerpen GroupWise wordt geïnstalleerd met een aantal standaardontwerpen voor weergave. Deze ontwerpen bevinden zich in uw netwerk en verschijnen in de popup lijsten van alle gebruikers. Als u aangepaste ontwerpen maakt, verschijnen deze in de popup lijsten onder een scheidingslijn. Het venster In en venster Uit De Agenda U kunt het venster In en het venster Uit gebruiken om ontvangen en verzonden items te bekijken. Met het venster In kunt u ontvangen items openen en items verwijderen die u niet langer nodig hebt. Gebruik het venster Uit om verzonden items in te trekken of om te zien of een verzonden item is geopend, geaccepteerd, geweigerd, verwijderd, enzovoort. Gebruik de agendaweergaven voor het beheren van uw planningen. U kunt uw afspraken, taken en notities voor een dag bekijken om te zien welke u wel en niet hebt geaccepteerd. Als er een item in de wachtstand staat, kunt u het item openen en lezen. Vervolgens kunt u het item accepteren of weigeren. Als u het item weigert, wordt het uit uw agenda verwijderd en in de Prullenbak geplaatst. Over deze handleiding In deze handleiding worden alle beschikbare functies van GroupWise beschreven. De functies zijn in alfabetische volgorde gerangschikt, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden. Notatie in deze handleiding Pictogrammen Sommige pictogrammen in GroupWise hebben geen naam in de interface. In een procedurebeschrijving maakt een afbeelding dan duidelijk welk pictogram u nodig hebt om een taak uit te voeren. Het volgende voorbeeld laat zien wat u in een stap van een procedure in de handleiding kunt tegenkomen. 1 Kies Gemachtigden en selecteer vervolgens de naam van de gebruiker die u wilt machtigen. Vetgedrukte woorden Vetgedrukte woorden in procedures of toelichtingen geven aan wat u in de stap kiest of selecteert. De volgende stap geeft hiervan een voorbeeld. Over deze handleiding 3

9 GroupWise instellen 1 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Voorkeuren. In deze paragraaf wordt de informatie gegeven die u nodig hebt als u met GroupWise wilt gaan werken. Systeemvereisten Windowsclientsysteem De volgende tabel toont de aanbevolen hardware en softwarespecificaties voor het werken met GroupWise in Windows 3.1. Hardware/software Processor Windowsversie Geheugen Vaste schijfruimte Vereisten 80486/25 of hoger 3.1 of hoger 8 MB Werkstation 2 MB; volledige installatie 20 MB Het Setupprogramma uitvoeren Voordat u GroupWise kunt gebruiken, moet u het GroupWise Setupprogramma uitvoeren. Vraag uw systeembeheer vanuit welke directory u het Setupprogramma moet uitvoeren. Het pad kan bijvoorbeeld zijn: N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Kies vanuit Programmabeheer of Bestandsbeheer Bestand, Uitvoeren en typ het pad naar SETUP.EXE. BELANGRIJK: het gebruik van het GroupWise Setupprogramma wordt sterk aanbevolen als u er zeker van wilt zijn dat alle directory s en bestanden correct worden geïnstalleerd. 2 Selecteer de taalversie en klik vervolgens op OK. 4 GroupWise instellen

10 3 Kies een installatietype. Als u de installatie Op maat kiest, kunt u zelf bepalen welke bestanden u wilt installeren en waar u deze wilt installeren. Zodra de installatie is voltooid, wordt u gevraagd een programmagroep te selecteren waarin u de programmapictogrammen van GroupWise wilt weergeven. Het Setupprogramma stelt automatisch GroupWise 5 voor als programmagroep. Als u de GroupWisepictogrammen in een andere groep wilt plaatsen, typt u de naam van die programmagroep. 4 Klik op OK. 5 Klik op Ja om het Leesmijbestand te lezen. Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om door te gaan. GroupWise voor Windows starten U start GroupWise als volgt: 1 Dubbelklik op het pictogram GroupWise. Help raadplegen Online Help Als u tijdens het gebruik van GroupWise op problemen stuit, zijn er verschillende manieren waarop u hulp kunt krijgen. De online Help biedt een snelle toegang tot documentatie zonder dat u de handleiding erbij hoeft te nemen. Als u met GroupWise werkt, kunt u op ieder gewenst moment toegang tot Help krijgen. Hieronder volgen slechts enkele kenmerken van de online Help. Zie Help voor meer informatie. Help raadplegen 5

11 Elk dialoogvenster bevat een knop Help met specifieke informatie over het dialoogvenster. In het dialoogvenster Zoeken kunt u naar Helponderwerpen zoeken op trefwoorden. Kies Help en kies vervolgens Zoeken. Met Hoe kan ik... kunt u Helponderwerpen kiezen uit een lijst met vaak voorkomende taken. Kies Help en kies vervolgens Hoe kan ik... Coaches begeleiden u bij het uitvoeren van vaak voorkomende taken. Kies Help en kies vervolgens Coach. Het tijdschrift Cool Solutions Cool Solutions is een online Webtijdschrift waarin u alles kunt lezen over GroupWise. In dit tijdschrift vindt u handige tips en artikelen met informatie over het gebruik van GroupWise. Daarnaast vindt u hulpmiddelen zoals Quick Startkaarten die u kunt downloaden en demonstraties voor uitleg wanneer u GroupWise voor het eerst gaat gebruiken. Hieronder volgt een overzicht van wat er te vinden is. Cool Solutions openen 1 Ga met uw Webbrowser naar pagina Kies Basics om kennis te maken met GroupWise. Kies Notify Me om op de hoogte te worden gehouden van elk nieuw artikel dat over GroupWise verschijnt. Kies The Vault voor oude nummers van dit blad. Kies Talk to Us en stuur ons uw mening over GroupWise. Vragen sturen naar de GroupWiseexperts Ask the Experts is het forum waarin u vragen kunt stellen over GroupWise. Als u een vraag hebt over een bepaalde functie van GroupWise en u het antwoord niet vindt in de documentatie, stuurt u de vraag naar de experts. 1 Ga met uw Webbrowser naar 2 Klik op Ask the Experts en vervolgens op Ask Us. 6 Help raadplegen

12 3 Klik op Ask the Cool Solutions Experts. 4 Typ uw informatie en uw vraag. 5 Klik op Send. Hulpmiddelen downloaden vanuit Cool Solutions Op de pagina Downloadables vindt u een groot aantal hulpmiddelen die u kunt downloaden en in uw organisatie kunt gebruiken. U vindt hier onder andere demo s waaraan u kunt zien hoe u GroupWise gebruikt, artikelen over speciale onderwerpen uit het tijdschrift en een QuickStartkaart. 1 Ga met uw Webbrowser naar 2 Kies Downloadables. 3 Kies het item dat u wilt downloaden en volg de instructies. Overige assistentie Als u assistentie nodig hebt die niet door de online Help, deze handleiding of Cool Solutions kan worden geboden, neemt u contact op met uw helpdesk of uw systeembeheerder. Als ook zij uw probleem niet kunnen oplossen, kunnen zij contact opnemen met de afdeling Technische ondersteuning. Help raadplegen 7

13 Werken met GroupWise 8 Help raadplegen

14 Aantal dagen Het aantal dagen tussen twee data berekenen Het verschil tussen de twee data verschijnt in het vak Aantal tussenliggende dagen. Door op de enkele pijlen te klikken, gaat u een maand voor of achterwaarts. Gebruik de optie Aantal dagen om het aantal dagen tussen twee data te berekenen. 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op Agenda. 2 Kies het menu Beeld en kies vervolgens Aantal dagen om het dialoogvenster Aantal dagen te openen. Door op de dubbele pijlen te klikken, gaat u een jaar voorof achterwaarts. 3 Klik op de gewenste datum in het vak Begindatum. 4 Klik op de gewenste datum in het vak Einddatum. 5 Klik op Berekenen om het aantal dagen tussen de begin en einddatum weer te geven. 6 Klik op Annuleren om het dialoogvenster Aantal dagen te sluiten. Meer informatie Datumlimieten GroupWise stelt een limiet aan de data die kunnen worden gebruikt. De te gebruiken data moeten liggen tussen 1/1/1970 en 31/12/2106. Kies Ga naar begindatum of Ga naar einddatum om de Agendaweergave te openen met de datum die in het vak Begindatum of Einddatum staan vermeld. Klik op Einddatum berekenen om te zoeken naar de datum die gelijk is aan de begindatum plus het aantal tussenliggende dagen. Klik op Begindatum berekenen om te zoeken naar de datum die gelijk is aan de einddatum minus het aantal tussenliggende dagen. Aantal dagen 9

15 Accepteren Een afspraak, taak of notitie accepteren Meer informatie Met de optie Accepteren kunt u de afzender van een afspraak, notitie of taak meedelen dat u beschikbaar bent. 1 Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster. 2 Dubbelklik op een openstaande afspraak, taak of notitie in de keuzelijst Item of de lijst Afspraken, Taken of Notities. 3 Klik op Accepteren. of Als u een antwoord naar de afzender wilt sturen, kiest u Acties en vervolgens Accepteren met antwoord. Typ uw antwoord in het tekstvak Antwoord en klik op OK. 4 Als het item deel uitmaakt van een herhalingsdefinitie, klikt u op Alle gevallen om alle gevallen te accepteren of op Dit geval om alleen het huidige geval te accepteren. In het informatievenster van de afzender voor dit item wordt Geaccepteerd en eventueel uw antwoord weergegeven. Zie Info. De tekst van het item in uw Agenda wordt gewijzigd van cursief in normale tekst om aan te geven dat u het item hebt geaccepteerd. Het item verdwijnt uit uw venster In. Zie Filter. Bepalen of een item is geaccepteerd GroupWise kan u op twee manieren laten weten wie een door u verzonden item heeft geaccepteerd. De eerste manier is een ontvangstbevestiging. Bij de voorkeuren voor het item kunt u aangeven of u telkens wanneer een geadresseerde een door u gepland item accepteert, een ontvangstbevestiging wilt ontvangen. Als u een ontvangstbevestiging wilt ontvangen voor een afzonderlijke afspraak of taak, kunt u dat aangeven bij Zendopties wanneer u het item verzendt. Als de geadresseerde van het door u geplande item een antwoord bijvoegt bij de acceptatie, wordt het antwoord zowel in de ontvangstbevestiging als in het informatievenster van uw venster Uit weergegeven. U kunt ook nagaan wie afspraken, taken en notities heeft geaccepteerd door het informatievenster te bekijken. Open uw venster Uit en dubbelklik op het item waarover u informatie wilt. Het informatievenster toont een lijst met personen die uw afspraak, taak of notitie hebben geaccepteerd of geweigerd en wie er niet hebben gereageerd. Als de geadresseerde een antwoord heeft bijgesloten, wordt dit antwoord eveneens weergegeven. Zie Info. 10 Accepteren

16 Adresboek Gebruik het Adresboek wanneer u de gebruikersid's niet precies weet, wanneer u een item moet adresseren aan meerdere gebruikers of wanneer u een persoonlijke groep wilt maken. U kunt de gebruikersnamen en bronnen die u regelmatig gebruikt ook aan Persoonlijke adressen toevoegen. Zie Persoonlijke adressen. Het Adresboek bevat een lijst met gebruikers, een vak Zenden aan, een vak CC (afschrift) en een vak BC (geheim afschrift), of een vak Route als u een routebrief maakt. U kunt de gebruikerslijst sorteren op voornaam, achternaam of gebruikersid. U kunt de gebruikers aan wie u een item wilt zenden, selecteren en hun gebruikersid s in het betreffende vak plaatsen. Als u op OK klikt, worden de gebruikersid s in de bijbehorende adresvakken in het item geplaatst. Adresboek 11

17 Opslaan van veelgebruikte adressen Lijstvak Opdrachtknop Extern adres Vak Zenden aan Vak Afschrift Vak Geheim afschrift Inleiding De adresvakken Aan, CC en BC zijn de drie adresvakken die u in GroupWise tegenkomt. Het doel van deze vakken wordt hieronder toegelicht. Aan is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van de primaire ontvangers. U moet ten minste één naam in dit vak invullen om een item te kunnen ver zenden. De gebruikers in het vak Aan ontvangen het item zoals het is verzonden. CC is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van ontvangers van een afschrift. De CCgeadresseerden zijn gebruikers die mogelijk baat hebben bij informatie in het item, maar die er niet direct verantwoordelijk voor zijn. De gebruikers in het vak CC ontvangen een kopie van het bericht dat is verzonden aan de primaire geadresseerden. BC is het vak dat u gebruikt voor het adresseren van ontvangers van een geheim afschrift. Geadresseerden van een geheim afschrift ontvangen een kopie van het item dat is verzonden aan de primaire ontvangers. Alleen de afzender en geadresseerde van het geheime afschrift weten echter dat er een geheim afschrift is verzonden. Geadresseerden van een geheim afschrift worden ook niet op de hoogte gesteld van andere geadresseerden van een geheim afschrift. Groepen In GroupWise kunt u twee soorten groepen gebruiken voor het adresseren van een item: algemene groepen en persoonlijke groepen. Algemene groepen worden gemaakt door de systeembeheerder en kunnen niet worden bewerkt. Persoonlijke groepen worden door u gemaakt en kunnen worden bewerkt of verwijderd. Zie Groep. 12 Adresboek

18 Bronnen Bronnen zijn items die voor verschillende doeleinden kunnen worden gepland. Deze kunnen variëren van een vergaderruimte tot een overheadprojector of een auto. De systeembeheerder definieert bronnen door deze een identificatie te geven en een gebruiker toe te wijzen als eigenaar van de bron. De gebruiker die de bron in eigendom heeft, kan als gemachtigde voor de bron optreden. De gemachtigde ontvangt alle verzoeken voor de bron en kan deze accepteren of wijzigen. Een item adresseren 1 Kies het item dat u wilt verzenden in de popup lijst van een itemweergave in het hoofdvenster. 2 Typ de gebruikersid s in het vak Aan. De gebruikersid's moeten met komma's worden gescheiden (bijvoorbeeld SAMK,BETSYG). Ga naar stap 7. of Als u de gebruikersid s niet kent, gaat u verder met stap 3 voor het gebruik van het Adresboek. 3 Klik op Adresboek om het Adresboek te openen. 4 Typ de naam van de gebruiker met een spatie tussen de voor en achternaam of blader door de lijst om de persoon te zoeken aan wie u een item wilt zenden. Als u het schuifblokje sleept, worden er letters weergegeven die aangeven waar in de lijst u zich bevindt. 5 Selecteer de gebruikersid en klik op Aan. Als u een afschrift of geheim afschrift aan een andere gebruiker wilt verzenden, selecteert u de gebruikers ID en klikt u op CC of BC. Als u een naam uit de vakken Zenden aan, Afschrift of Geheim afschrift wilt verwijderen, dubbelklikt u op de betreffende naam. 6 Klik op OK om het Adresboek te sluiten en naar het item terug te keren. De gebruikersid s worden weergegeven in de desbetreffende adresvakken. 7 U kunt het vak Van bewerken door tekst voor of achter uw naam te typen. Bij ontvangst van het bericht wordt uw naam tussen haakjes weergegeven. 8 Voltooi het item en klik op Zenden. Adresboek 13

19 Een item met routebrief adresseren Een item aan een groep adresseren 1 Kies het popup menu Bericht zenden of Taak toewijzen en kies vervolgens de gewenste groepsweergave. 2 Kies het menu Zenden en kies vervolgens Route. 3 Klik op Adresboek om het Adresboek te openen. 4 Dubbelklik op de gebruikers in de volgorde waarin u wilt dat ze het item ontvangen. 5 Klik op OK om het Adresboek te sluiten en de namen in het vak Route in het item te plaatsen. 6 Voltooi het item en klik op Zenden. 1 Kies het item dat u wilt verzenden uit een popup lijst met items in het hoofdvenster. 2 Klik op Adresboek om het Adresboek te openen. 3 Kies Algemene groepen of Persoonlijke adressen. Algemene groepen worden gemaakt door de systeembeheerder, maar u kunt ook uw eigen, persoonlijke groepen maken. Zie Groep. Algemene groepen Persoonlijke adressen 4 Dubbelklik op een groep om deze in het vak Zenden aan te plaatsen. 5 Klik op OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar de itemweergave. De groep wordt weergegeven in het vak Aan in de itemweergave. 6 Voltooi het item en klik op Zenden. 14 Adresboek

20 Bronnen plannen Meer informatie Afdrukken Geselecteerde items afdrukken 1 Kies de popup lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens Afspraak. 2 Klik op Adresboek om het Adresboek te openen. 3 Klik op Bronnen om de keuzelijst Bronnen te openen. 4 Dubbelklik op de bronnen die u voor de vergadering nodig hebt. 5 Klik op OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar de itemweergave. De geselecteerde bronnen worden bij de gebruikers in het vak Aan geplaatst. Als u een vergaderruimte hebt gepland en de systeembeheerder deze als plaats heeft gedefinieerd, verschijnt er een beschrijving in het vak Plaats. Extern Adres Klik op deze knop in het Adresboek als u via een of meer gateways items wilt verzenden aan gebruikers op andere postsystemen. Als u bijvoorbeeld een item wilt verzenden aan een Internetgebruiker, kiest u Extern adres en typt u vervolgens het gatewayadres van de Internetgebruiker. Zie de desbetreffende GroupWise Gateway Guide voor meer informatie over de gateway die u gebruikt. Info Met de optie Info kunt u informatie over een weergegeven gebruiker in het Adresboek bekijken. Als u informatie over een gebruiker wilt bekijken, selecteert u de gebruiker in het Adresboek en klikt u op Info om het dialoogvenster Gebruikersinformatie te openen. Met de optie Afdrukken kunt u elk weergegeven item afdrukken, zoals mailberichten, afspraken, taken, notities, telefoonnotities en bijlagen. U kunt ook uw planning afdrukken. Zie Agenda afdrukken. 1 Dubbelklik op In, Uit, Prullenbak of Agenda in het hoofdvenster. 2 Selecteer een of meer items die u wilt afdrukken, kies het menu Bestand en vervolgens Afdrukken om het dialoogvenster Afdrukken te openen. Als een item bijlagen bevat, worden deze onder het item in de lijst met items weergegeven. Afdrukken 15

21 Als u toegang hebt tot de toepassing waarmee de bijlage is gemaakt, kunt u bij het afdrukken van een bijlage Bijlage afdrukken met gekoppelde toepassing selecteren. Als u vervolgens de bijlage afdrukt, wordt de toepassing gestart en de bijlage afgedrukt. Vervolgens keert u terug naar GroupWise. (Het kan zijn dat het bestand alleen wordt geopend als geen opstartoptie voor afdrukken is ingesteld.) 3 Selecteer de items die u wilt afdrukken en kies OK om de geselecteerde items af te drukken en het dialoogvenster Afdrukken te sluiten. Afsluiten Afspraak Gebruik de optie Afsluiten om het GroupWiseprogramma te sluiten. 1 Kies het menu Bestand in het hoofdvenster. 2 Kies Afsluiten. Gebruik Afspraak om uzelf en anderen te informeren over vergaderingen en om de vereiste bronnen, zoals kamers en projectoren, te reserveren. Het verzenden van een afspraak komt grotendeels overeen met de wijze waarop u andere items verzendt. Het verschil zit in de opties die uniek zijn voor elk item, zoals het plannen van een datum van een afspraak. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u de opties gebruikt die uniek zijn voor Afspraak. Zie Zenden voor meer informatie over het verzenden van een item. 16 Afsluiten

22 Inleiding Groepsafspraken U kunt een groepsafspraak aan uzelf en elke andere GroupWisegebruiker zenden. Wanneer u een groepsafspraak verzendt, wordt deze in uw venster Uit en in uw Agenda geplaatst, en in uw venster In wanneer u de afspraak ontvangt. Als u een afspraak ontvangt, kunt u deze accepteren of weigeren. Persoonlijke afspraken Een persoonlijke afspraak is een geplande gebeurtenis die in uw Agenda wordt geplaatst. De gebeurtenis wordt niet in uw venster Uit of in het venster In van een gebruiker geplaatst. Persoonlijke afspraken zijn te onderscheiden van groepsafspraken door de afwezigheid van adresvakken. Bronnen plannen 1 Kies de popup lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens een groepsweergave. 2 Klik op Adresboek om het Adresboek te openen. 3 Klik op Bronnen om de keuzelijst Bronnen te openen. 4 Dubbelklik op de bronnen die u voor de vergadering nodig hebt. 5 Klik op OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar de itemweergave. Afspraak 17

23 De geselecteerde bronnen worden in het vak Aan bij de gebruikers geplaatst. Als u een vergaderruimte hebt gepland en de systeembeheerder deze als plaats heeft gedefinieerd, verschijnt er een beschrijving in het vak Plaats. Controleren op vrije tijden Handmatig instellen van datum, tijd en duur U kunt klikken op de datum waarop u de afspraak wilt maken. Met de enkele pijlen voorwaarts en achterwaarts gaat u een maand verder of terug. Met de dubbele pijlen voorwaarts en achterwaarts gaat u een jaar verder of terug. 1 Kies de popup lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies vervolgens een groepsweergave. 2 Adresseer de afspraak aan de gewenste personen en bronnen. 3 Klik op Tijden zoeken. Zie Tijden zoeken voor informatie over instellingen voor Tijden zoeken. 4 Klik op OK om de vrije tijden van de personen en bronnen in de adresvakken weer te geven. 5 Verplaats het vak in het raster Gecombineerde afspraak naar een beschikbare tijd. U kunt het kader van het vak verslepen om het vak te vergroten bij een afspraak met een langere duur. 6 Klik op OK. De tijd en datum worden in de vakken voor Begindatum geplaatst. Als u de tijd van de afspraak weet en de functie Tijd zoeken niet hoeft te gebruiken, kunt u de datum, tijd en duur rechtstreeks in de vakken Begindatum typen. Om het selecteren van de datum en tijd te vergemakkelijken, kunt u gebruik maken van de dialoogvensters Datuminvoer en Tijdinvoer. Datuminvoer 1 Klik in de weergave op de knop Datuminvoer. Met Vandaag stelt u de huidige datum in. 18 Afspraak

24 Tijdinvoer 1 Klik in de weergave op de knop Tijdinvoer. Sleep de linkerpijl naar de begintijd. Het grijze gebied geeft de duur van de afspraak aan. Sleep de rechterpijl naar de eindtijd. Begintijd, Eindtijd en Duur geven aan wat er in de vakken Begindatum en Duur in de weergave zal verschijnen. Een Persoonlijke afspraak maken Een afspraak accepteren Meer informatie 1 Kies de popup lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens Dag. 2 Sleep de muisaanwijzer om een tijdblok in de afsprakenlijst te selecteren. 3 Typ een omschrijving. Terwijl u typt, wordt er een tekstvak weergegeven. 4 Klik buiten het tekstvak om de afspraak in uw agenda te plaatsen. 5 Als u de beschrijving wilt bewerken, dubbelklikt u op de afspraak om een persoonlijke afspraakweergave te openen. 1 Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster. Persoonlijke afspraken worden niet standaard in uw venster In weergegeven. 2 Dubbelklik op de ontvangen afspraak in de keuzelijst Item of Afspraken. 3 Klik op Accepteren. Zie Accepteren of Weigeren. Statusaanduidingen voor afspraken Zoals hieronder wordt uitgelegd, geven de pictogrammen en de tekst van afspraken in uw venster In of Agenda de status van een afspraak aan. Afspraak 19

25 Statusaanduiding (alleen Venster In) (alleen Venster In) Het item wordt met cursieve tekst weergegeven (alleen Agenda). (alleen Afsprakenlijst) Betekenis U hebt de afspraak nog niet geopend. U hebt de afspraak geopend. Dit is een groepsafspraak die u niet hebt geaccepteerd of afgewezen in uw Agenda. Dit is een groepsafspraak die u hebt geaccepteerd. Gemarkeerd als privé. Als u een afspraak weigert, wordt het item naar de Prullenbak verplaatst. Als u een geweigerde afspraak later wilt accepteren, kunt u het verwijderen ongedaan maken en vervolgens de afspraak accepteren. Zie Accepteren, Weigeren en Prullenbak. Afspraken delegeren Wanneer een gebruiker u voor een afspraak plant, kunt u de afspraak delegeren aan een andere gebruiker. Als u een afspraak delegeert, ontvangen zowel de gedelegeerde gebruiker als de oorspronkelijke afzender bericht hierover. Zie Delegeren. Afspraken opnieuw plannen U kunt een afspraak opnieuw plannen op een andere datum of tijd, of de duur wijzigen als u de degene bent die de afspraak oorspronkelijk heeft gepland. Zie Agenda. Terugkerende afspraken U kunt één afspraakweergave gebruiken om terugkerende afspraken te plannen. U kunt bijvoorbeeld een definitie met behulp van Herhaling maken waarmee u een afspraak op elke derde vrijdag van de maand plant. Zie Herhaling. 20 Afspraak

26 Agenda Inleiding Gebruik de optie Agenda om geplande items zoals afspraken, mappen/projecten, notities en taken te beheren. Agendafuncties Een Agendaweergave kan bestaan uit de Afsprakenlijst, de Mappen/Projectenlijst, de Notitielijst, de Takenlijst, maandkalenders, tekstvakken, OLEobjecten, afbeeldingen, filmfragmenten en itemlijsten. Zie OLE en GroupWise Ontwerp maken. Afsprakenlijst Maandkalenders Notitielijst Takenlijst Popup lijst Gemachtigden U kunt uw Agenda met een dag, week, jaar of project/mapindeling weergeven, of u kunt uw eigen aangepaste agendaweergave maken. In de popup lijsten van Agenda kunt u kiezen uit verschillende weergaven. De popup lijst Agenda biedt diverse weergaven om de geplande items te bekijken. Een item lezen U kunt een item in alle agendaweergaven bekijken, behalve in de weergave Jaar. 1 Kies de popup lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave. Agenda 21

27 2 Dubbelklik op het item dat u wilt openen. Items opnieuw plannen 1 Kies de popup lijst Agenda in het hoofdvenster en kies vervolgens een agendaweergave met een Afsprakenlijst en een maandkalender. Met de maandkalender kunt u naar een andere datum gaan. U kunt items opnieuw plannen op een andere dag vanuit agendaweergaven zoals de weergave Dagprojecten. 2 Selecteer de datum van de afspraak in de maandkalender. 3 Selecteer het item dat u opnieuw wilt plannen in de Afspraken, Notitie of Takenlijst. 4 Sleep het item naar een andere dag in de maandkalender. of Als u de tijd van een afspraak wilt wijzigen, sleept u de afspraak naar een andere tijd in de Afsprakenlijst. Zie De duur van een afspraak wijzigen verderop in deze paragraaf. Als u een persoonlijk item opnieuw wilt plannen, verplaatst GroupWise het item naar de nieuwe dag. Als u een groepsitem opnieuw wilt plannen, wordt een dialoogvenster weergegeven met de mogelijkheid om tijden te zoeken of het item te bewerken. Als u Ja kiest, opent GroupWise de afspraakweergave waarin u wijzigingen kunt aanbrengen of Tijden zoeken kunt kiezen om tijden te zoeken voor de nieuwe afspraaktijd. Kies Zenden om het item voor iedereen opnieuw te laten plannen. De geplande gebruikers kunnen het nieuwe item vervolgens accepteren of weigeren. Als u Nee kiest, plant GroupWise de afspraak automatisch voor iedereen. 22 Agenda

28 BELANGRIJK: u kunt een groepsitem alleen opnieuw plannen als het item oorspronkelijk door u werd gepland. Meer informatie De duur van een afspraak wijzigen In de keuzelijst Afspraken kunt u de duur van de afspraak wijzigen (bijvoorbeeld van één in twee uur). Wijzig de duur van de afspraak door de handgreep aan het einde van de afspraak naar de nieuwe eindtijd te slepen. Sleep de handgreep aan het einde van de afspraak naar de nieuwe eindtijd om de afspraak te verlengen. Jaarkalender De weergave Jaarkalender toont uw agenda voor een heel jaar en geeft aan op welke dagen er items zijn gepland. U kunt de gebeurtenissen van een bepaalde dag bekijken door op die dag te dubbelklikken en de standaard agendaweergave weer te geven. Met de pijlen naast het jaar geeft u een ander jaar weer. Agenda 23

29 Agenda afdrukken Een agenda afdrukken Met Agenda afdrukken kunt u afspraken, notities en taken in verschillende indelingen en op verschillende papierformaten afdrukken. 1 Kies het menu Bestand en vervolgens Agenda afdrukken om het dialoogvenster Agenda afdrukken te openen. Met deze optie wordt de Agenda naar een bestand afgedrukt in plaats van naar de printer. Met deze optie wordt de Agenda naar een printer gezonden die zich op de door u opgegeven gateway bevindt. Met deze optie wordt de Agenda rechtstreeks naar de printer gezonden. 2 Selecteer een type agenda in het groepsvak Opmaak agenda. U ziet hoe de agenda eruitziet in het voorbeeldvak rechts van het groepsvak Opmaak agenda. 3 Selecteer de gewenste grootte in het vak Papierformaat. Sommige papierformaten worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type opmaak dat u hebt geselecteerd. 4 Geef in het vak Begindatum de eerste datum op die u wilt afdrukken. 5 Typ in het tekstvak Aantal dagen het aantal dagen, weken of maanden dat u wilt afdrukken. 6 Selecteer de gewenste opties in het vak Kenmerken. Sommige opties worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type agenda dat u selecteert. De opties in het vak Kenmerken worden in de volgende tabel beschreven. 24 Agenda afdrukken

30 Optie Weekends overslaan Bezette uren in grijstint Eén pagina per dag afdrukken Dagen zonder tekst afdrukken Maand in kleine letters Titel Voettekst Beschrijving Zaterdagen en zondagen worden niet afgedrukt Tijdstippen waarop items zijn gepland, worden grijs weergegeven De items worden per dag op een afzonderlijke pagina afgedrukt bij het opmaaktype ASCII Ook dagen waarop geen items zijn gepland, worden afgedrukt (alleen bij ASCII) De vorige en volgende maanden worden klein afgedrukt (alleen bij Maand) De titel die u invoert, wordt boven aan de eerste pagina afgedrukt De voettekst die u invoert, wordt onder aan elke pagina afgedrukt 7 Selecteer de gewenste opties in het vak Inhoud voor Afspraken, Taken of Notities. Sommige opties worden grijs weergegeven, afhankelijk van het type agenda dat u selecteert. De opties in het vak Inhoud worden in de volgende tabel beschreven. Optie Beschrijving Plaatsen De locaties waar de geplande afspraken plaatsvinden, worden afgedrukt. Eindtijden De eindtijden voor geplande afspraken worden afgedrukt. Scheidingslijn Er worden scheidingslijnen afgedrukt om de tijdsintervallen in de afsprakenlijst van elkaar te scheiden. Toelichting De tekst in het berichtvak bij afspraken, taken of notities wordt afgedrukt. Einddata De datum en tijd waarop de taak moet zijn uitgevoerd, wordt afgedrukt. Voltooid opnemen Taken die als voltooid zijn gemarkeerd, worden afgedrukt. Agenda afdrukken 25

31 8 Kies OK als u alle gewenste opties hebt geselecteerd. Afdrukken naar een bestand Met WPbestand maken wordt de agenda afgedrukt naar een bestand in plaats van de printer. 1 Kies het menu Bestand en vervolgens Agenda afdrukken om het dialoogvenster Agenda afdrukken te openen. 2 Selecteer WPbestand maken. 3 Typ een pad en bestandsnaam in het tekstvak WPbestand maken. 4 Kies OK als u alle gewenste opties hebt geselecteerd. Ander ontwerp Andere weergaven activeren wanneer u een item maakt Met Ander ontwerp kunt u vanuit een item of agendaweergave een ander ontwerp voor weergave activeren. 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op de knop van een type weergave om een weergave te openen. 2 Kies het menu Beeld en kies vervolgens Ander ontwerp om het dialoogvenster Ander ontwerp te openen. 3 Selecteer Groep of Eigen. 4 Selecteer het keuzerondje naast het type weergave dat u wilt activeren, selecteer de weergave in de keuzelijst Ontwerpnamen en kies vervolgens OK. Alle toepasselijke informatie die u in de oorspronkelijke item of agendaweergave hebt ingevoerd, wordt overgebracht naar de nieuwe weergave die u hebt geselecteerd. 26 Ander ontwerp

32 Meer informatie Andere weergaven activeren terwijl u een item leest U kunt ook een ander ontwerp voor weergave activeren terwijl u een item leest. U kunt in dat geval echter alleen een weergave van hetzelfde type activeren. Als een gebruiker u bijvoorbeeld een mailbericht zendt, kunt u wel een andere berichtweergave activeren maar geen taakweergave activeren. Andere agendaweergaven activeren Als u een agendaweergave open hebt, kunt u desgewenst een andere weergave openen. U kunt echter alleen een andere agendaweergave activeren. Wanneer u het dialoogvenster Ander ontwerp opent, worden alle keuzerondjes voor de itemtypen grijs weergegeven. Antwoord Antwoorden Met Antwoord kunt u direct een antwoord terugsturen aan de persoon van wie u een item hebt ontvangen. Wanneer u een item beantwoordt, wordt een nieuwe berichtweergave geopend die is geadresseerd aan degene aan wie u een antwoord stuurt. 1 Dubbelklik op In of Agenda in het hoofdvenster en selecteer het item dat u wilt beantwoorden. 2 Kies het menu Zenden en kies vervolgens Antwoord om het dialoogvenster Antwoord te openen. 3 Selecteer Afzender om alleen aan de afzender een antwoord te sturen. of Selecteer Iedereen (afzender en ontvangers) om een antwoord te sturen aan de afzender en iedereen aan wie het item is geadresseerd. 4 Als u het oorspronkelijke bericht in het antwoord wilt opnemen, kiest u Oorspronkelijk bericht opnemen. 5 Kies OK, typ uw bericht en kies Zenden. Antwoord 27

33 Meer informatie Het adres en onderwerp voor het antwoord bewerken U kunt het adres en het onderwerp voor een antwoord bewerken. Als u bijvoorbeeld uw antwoord niet aan alle geadresseerden van het oorspronkelijke bericht wilt sturen, kunt u de namen van de desbetreffende personen uit het vak Aan verwijderen. U kunt ook de namen van gebruikers uit het vak Aan knippen en vervolgens in het vak CC of BC plakken. Zie Klembord. Archiveren Inleiding Een archiefdirectory maken Gebruik de optie Archiveren om items van uw Postbus naar uw archiefdatabase te verplaatsen. Mogelijk wilt u items archiveren om ruimte op de netwerkserver te besparen zonder belangrijke gegevens te verwijderen. Ruimte besparen op de bestandsserver U kunt items archiveren in een archiefdirectory op uw harde schijf, op een diskette of in een netwerkdirectory om ruimte op de bestandsserver van het netwerk te besparen zonder belangrijke gegevens te verwijderen. Beveiliging verhogen U kunt de beveiliging van items verhogen door de items te archiveren. Gemachtigden hebben bijvoorbeeld geen toegang tot items die op uw vaste schijf zijn gearchiveerd, tenzij ze gebruik maken van uw computer. 1 Kies Bestand in het hoofdvenster en kies vervolgens Voorkeuren. 2 Kies Plaats van de bestanden. 3 Typ het pad in het tekstvak Archiefdirectory. of Klik op om het dialoogvenster Directory selecteren te openen. Selecteer een archiefdirectory en klik vervolgens op OK. 4 Klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten. Een item archiveren 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op In, Uit of Agenda en selecteer een item. 2 Kies het menu Acties en kies vervolgens Archiveren. Het item wordt uit uw venster In, venster Uit of agenda verwijderd en wordt verplaatst naar uw archiefdatabase. 28 Archiveren

34 Een gearchiveerd item lezen Een item uit het archief ophalen Meer informatie 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Agenda. 2 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen. BELANGRIJK: zolang u in uw archiefpostbus bent, kunt u geen items verzenden of regels maken. De inhoud van de archiefdatabase wordt weergegeven in de keuzelijst Item of de Afsprakenlijst, Takenlijst of Notitielijst. 3 Selecteer het gearchiveerde item, kies het menu Acties en kies vervolgens Lezen om het item te openen. 4 Als u klaar bent, klikt u op Sluiten. 5 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen om uw archief te sluiten en terug te keren naar uw Postbus. 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op In of Agenda. 2 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen. Uw gearchiveerde items worden weergegeven in de keuzelijst Item of de Afsprakenlijst, Takenlijst of Notitielijst. 3 Selecteer of open de items. 4 Kies het menu Acties en kies vervolgens Archiveren. BELANGRIJK: het eerder gearchiveerde item wordt uit het archief gehaald. GroupWise verplaatst het item naar dezelfde map waarin het oorspronkelijk was geplaatst. 5 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Archief openen om uw archief te sluiten en terug te keren naar uw Postbus. Gemachtigden en archiefrechten Gewoonlijk zult u gemachtigde gebruikers niet het recht verlenen om items in uw venster In of venster Uit te archiveren. Als dat wel doet, kunnen gemachtigden items uit uw Postbus archiveren op hun vaste schijf, zodat u niet langer toegang tot die items hebt. Als u de toegang tot uw archiefdatabase toch met uw gemachtigden wilt delen, kunt u items op een gezamenlijk netwerkstation archiveren. Zie Voorkeuren plaats van de bestanden als u de plaats van uw archiefdatabase wilt kiezen. Archiveren 29

35 Archiveren en opslaan Met de optie Archiveren kunt u items met een GroupWiseindeling op de vaste schijf van uw computer of in een persoonlijke netwerkdirectory bewaren. Een gearchiveerd item wordt verplaatst van uw Postbus naar de opgegeven archiefdatabase. Met de optie Opslaan kunt u items bewaren als tekstbestand in een directory op uw eigen vaste schijf of in het netwerk. Met Opslaan kunt u het originele item in uw Postbus behouden en een kopie als tekstbestand in de opgegeven directory opslaan. Gearchiveerde items hebben een GroupWiseindeling en kunnen alle met GroupWise worden gelezen. Tekstbestanden zijn echter niet beveiligd en kunnen met een tekstverwerker door ongeoorloofde gebruikers worden gelezen. Een gearchiveerd item verwijderen Wanneer u een gearchiveerd item verwijdert, wordt het in de Archiefprullenbak geplaatst, die handmatig moet worden geleegd. Bijlagen Inleiding Met de optie Bijlagen kunt u bestanden als bijlage aan een item toevoegen, berichten opnemen en OLEobjecten insluiten of koppelen. Zie OLE. Opties U kunt bijlagen bekijken, afdrukken, openen of bewaren. U kunt bijlagen ook toevoegen, verwijderen of bewerken. U kunt elke type bestand als bijlage bij een item bijsluiten, zoals tekstbestanden, afbeeldingen, programma s, spreadsheets, geluidsbestanden, enzovoort. In het venster In kunt u in de keuzelijst Item aan een pictogram zien of een item een bijlage bevat; naast het pictogram van het item wordt in dat geval een pictogram van een paperclip weergegeven. Bij items die geluidsannotaties bevatten en bij items die zijn verzonden via GroupWise PhoneAccess, wordt een luidspreker naast het itempictogram weergegeven. Bijlagen en opvragen Bijlagen en Opvragen vervullen in GroupWise een verschillende functie. Met Bijlagen kunt u een bestand als bijlage aan een item toevoegen, maar de bijlage wordt niet weergegeven in het tekstvak van het item. Een bijgesloten bestand behoudt alle oorspronkelijke opmaakcodes. Als u de bijlage opent, wordt de toepassing uitgevoerd die is gekoppeld met het bestandsformaat. Zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen. 30 Bijlagen

36 Met de optie Opvragen kunt u een tekstbestand in het tekstvak van een item openen. Op deze wijze kunt u een bericht in een tekstverwerkingsprogramma opstellen. Sommige opmaakcodes zullen echter verloren gaan op het moment dat het bestand wordt opgevraagd. Een bestand bijsluiten 1 Kies een popup lijst voor itemweergave in het hoofdvenster en kies vervolgens een itemweergave met een bijlage. 2 Kies Bijlagen om het dialoogvenster Bijlagen te openen. 3 Klik op Bestand bijsluiten om het dialoogvenster Bestand bijsluiten te openen. 4 Typ de bestandsnaam in het tekstvak Bestandsnaam als u de naam weet of selecteer het bestand in de keuzelijst. 5 Als u het bijgesloten bestand wilt weergeven, selecteert u het bestand en klikt u op Bekijken. Met Bekijken kunt u een bestand bekijken voordat u het bij een item bijsluit. 6 Dubbelklik op het symbool Systeemmenu om het venster te sluiten. 7 Klik op OK om het dialoogvenster Bestand bijsluiten te sluiten. Het bijgesloten bestand wordt weergegeven in de keuzelijst Bijlagen. 8 Klik op Sluiten om het dialoogvenster Bijlagen te sluiten en terug te keren naar het item. Bijlagen 31

37 Een bijlage openen Een bijlage bekijken Ontvangen bijlagen afdrukken Zie Een bijlage bekijken elders in deze paragraaf als u een bijlage wilt bekijken zonder deze te openen. 1 Open een weergave die een bijlage bevat. 2 Kies Bestand en kies vervolgens Bijlagen. 3 Selecteer de bijlage en klik op Openen. Het bestand wordt door het gekoppelde programma geopend. Als het bestand niet wordt geopend, moet u misschien een koppeling voor het bestand definiëren. Zie Voorkeuren voor gekoppelde toepassingen. 1 Open een weergave die een bijlage bevat. 2 Dubbelklik op de bijlage om de viewer te openen en de bijlage te bekijken. Zie Viewer voor meer informatie over de viewer. Zie Opslaan voor informatie over het opslaan van bijlagen. 1 Dubbelklik in het hoofdvenster op In. 2 Dubbelklik in de keuzelijst Item op het item dat de bijlage bevat. 3 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Afdrukken om het dialoogvenster Afdrukken te openen. Het item verschijnt met alle bijlagen in het vak Items. Selecteer dit aankruisvakje om de bijlage af te drukken vanuit de toepassing waarin deze is gemaakt. Meer informatie 4 Selecteer in het vak Items het item dat u wilt afdrukken en klik vervolgens op OK. BELANGRIJK: als het dialoogvenster Gekoppelde toepassingen wordt weergegeven, kunt u de koppeling definiëren in het tekstvak voor de uit te voeren toepassing. Klik op OK als u klaar bent. Een bijlage slepen U kunt een bestand als bijlage aan een item toevoegen door het pictogram van het bestand vanuit Bestandsbeheer van Windows te slepen en in een weergave neer te zetten. 32 Bijlagen

38 Een bijlage met een routebrief verzenden U kunt de functie Routebrief gebruiken om een bijlage achtereenvolgens naar verschillende gebruikers te zenden. De gebruikers kunnen de bijlagen openen, wijzigen, opslaan en vervolgens op Voltooid klikken om deze naar de volgende gebruiker in de routebrief te zenden. Zie Routebrief. Bronnen Inleiding Een bron plannen Met Bronnen kunt u vergaderruimten, diaprojectors, videorecorders, enzovoort voor een vergadering reserveren. Als u de eigenaar bent van een bron, bent u verantwoordelijk voor het accepteren of weigeren van verzoeken voor gebruik van de bron. Wat wordt onder bronnen verstaan? Bronnen zijn items die gepland kunnen worden voor verschillende toepassingen. De typen bronnen kunnen variëren van vergaderruimten tot overhead projectors en auto's. De systeembeheerder definieert de beschikbare bronnen door ze een naam te geven en aan bepaalde gebruikers toe te wijzen. Wanneer de systeembeheerder een definitie van een bron maakt, worden volledige toegangsrechten verleend aan de eigenaar van die bron. De eigenaar gebruikt deze toegangsrechten om verzoeken tot gebruik van de bronnen te accepteren of af te wijzen. 1 Kies de popup lijst Afspraak in het hoofdvenster en kies Afspraak. 2 Kies Adresboek. 3 Kies de gebruikers voor de vakken Aan, CC of BC. 4 Kies Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven. Dubbelklik op de gewenste faciliteiten en kies OK. Bronnen 33

39 De keuzelijst met bronnen 5 Als u alle gegevens hebt ingevuld, kiest u Zenden. Machtigingen voor een bron instellen 1 Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen. 2 Kies Adresboek om het Adresboek te openen en kies vervolgens Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven. 3 Dubbelklik op de faciliteiten waarvoor u bent gemachtigd en kies vervolgens OK om het Adresboek te sluiten en terug te keren naar het dialoogvenster Gemachtigde. U kunt alleen gemachtigd zijn voor bronnen die in uw postkantoor voorkomen. 4 Kies OK om het dialoogvenster Gemachtigde te sluiten en de bron aan uw lijst met machtigingen toe te voegen. 34 Bronnen

40 Een melding voor een bron ontvangen Verzoeken voor bronnen accepteren of weigeren Regels instellen voor automatisch accepteren of weigeren 1 Kies het menu Bestand en kies vervolgens Voorkeuren. 2 Dubbelklik op Notify en kies Toevoegen om het Adresboek te openen. 3 Kies Bronnen om de lijst met faciliteiten weer te geven. 4 Dubbelklik op de bron waarvan u eigenaar bent om deze in het vak Aan te plaatsen. Kies vervolgens OK om het adresboek te sluiten en de bron in de lijst met meldingen te plaatsen. 5 Selecteer Meldingen activeren om een melding te ontvangen wanneer een gebruiker om de bron verzoekt. 6 Selecteer Signalen activeren om een melding te ontvangen voor afspraken waarvoor de bron wordt gepland. 7 Als u klaar bent, kiest u OK om het dialoogvenster Notify activeren te sluiten. Vervolgens kiest u Sluiten om het dialoogvenster Voorkeuren te sluiten. 1 Dubbelklik op In in het hoofdvenster. 2 Kies Gemachtigde en vervolgens de bron. 3 Dubbelklik op het item in de lijst met items, kies Accepteren of Weigeren en kies vervolgens opnieuw Accepteren of Weigeren in het dialoogvenster dat verschijnt. Als eigenaar van de bron hebt u volledige toegangsrechten tot de bron. U kunt daardoor regels maken voor de bron. Met de onderstaande regels kunnen verzoeken tot het gebruik van bronnen automatisch worden geaccepteerd of geweigerd. Met de regel voor accepteren wordt een verzoek geaccepteerd als de bron nog niet voor het gewenste tijdstip is gepland. Met de regel voor weigeren wordt een verzoek geweigerd als er een conflict in de planning bestaat. 1 Kies het menu Bestand in het hoofdvenster en kies Gemachtigde om het dialoogvenster Gemachtigde te openen. 2 Kies de bron waarvoor u een regel wilt maken en kies OK om het dialoogvenster Gemachtigde te sluiten. 3 Kies het menu Extra en vervolgens Regels om de lijst met regels te openen. 4 Kies Maken om het dialoogvenster Regel maken te openen. 5 Typ Accepteren als naam voor de acceptatieregel. of Typ Weigeren als naam voor de weigeringsregel. Bronnen 35