MS Project Standaard

Transcriptie

1 MS Project Standaard Module 0 MS Project, versie 2002 (NL) Nummer: 304 ( ) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.

2

3 VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!

4

5 ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: Voorwoord; Algemene cursusinformatie; Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Opgaven Omschrijving Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp. Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer. Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen. Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt. 1

6 The Courseware Company Module 0 Structuurschema De structuur van de cursus MS Project Standaard 2002 NL is als volgt: Module 1 Basisvaardigheden en opzet planning Module 2 Beperking, structuur en recources Module 3 Planning evalueren Module 4 Voortgang en Rapportage Module 5 Toegevoegde MOUS onderwerpen U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen. 2

7 Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze Cursief Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in de map 'C:\Mijn Documenten\Basis.xxx' of 'C:\Mijn Documenten\Vervolg.xxx' 1 De xxx staan voor het nummer van de cursus zoals vermeld op het titelblad. Hiermee wordt een tip, een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. " " Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens, tenzij anders aangegeven. Shift+F1 Home, Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen. Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket. 1 Of in het Engelse equivalent C:\My Documents 3

8

9 Algemene Inhoudsopgave Module 1 Basisvaardigheden en opzet planning Hoofdstuk 1 Introductie MS Project Bruikbaarheid MS Project Voortgang project Starten van MS Project Afsluiten van MS Project Gewijzigd project bewaren Het venster van MS Project Menubalk Werkbalken Invoerregel Taakvenster Procedures Opgaven Hoofdstuk 2 Helpfuncties binnen MS Project Het menu Help Microsoft Project Help Directe Helpfunctie Contextgevoelige helpfuncties Help, Wat is dit? Knopinfo Kolomkopinfo Het vraagteken in het dialoogvenster Office-assistent Procedures Opgaven Hoofdstuk 3 Basishandelingen in MS Project Bewaren van een project Automatisch opslaan Openen van een project Bewegen door de vensters Celwijzer verplaatsen met de muis Celwijzer verplaatsen met toetsencombinaties Verplaatsingen in de tijdschaal Cellen selecteren Kolommen en rijen selecteren Meervoudige selectie Gehele project selecteren Procedures Opgaven Hoofdstuk 4 Verschillende weergaven Weergave kiezen Werkbalk Weergaven Weergave Gantt-diagram Gantt-diagram: Tabelweergave Gantt-diagram: Diagramweergave Wizard Gantt-diagram Weergave Netwerkdiagram Weergave Resourcegebruik Gantt-diagram: Taakformulier

10 The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Weergave Kalender Gecombineerde (gesplitste) weergaven Procedures Opgaven Hoofdstuk 5 Starten van een nieuw project Nieuw project beginnen Sjabloon gebruiken voor nieuw project Projectgegevens Datum invoeren Projecteigenschappen Procedures Opgaven Hoofdstuk 6 Taken en doorlooptijd Invoeren van taken Duur of doorlooptijd van een taak Continue of echte doorlooptijd Mijlpalen Terugkerende taken Taakinformatie Notities Procedures Opgaven Hoofdstuk 7 Taken koppelen Soorten relaties Begin na einde relaties Overige relaties Relaties leggen met behulp van een dialoogvenster Relaties leggen door middel van dubbelklikken Relaties leggen door middel van het Taakformulier Relaties leggen met behulp van de kolom Voorafgaande taken Vertragings- of overlappingtijd Overlappingtijd of negatieve vertragingstijd Notaties voor vertragings- en overlappingtijd Invoeren van vertragings- en overlappingtijd Procedures Opgaven Hoofdstuk 8 Case Index Module 2 Beperkingen, structuur en resources Hoofdstuk 1 Taken beperken en deadlines Beperkingen Invoeren van beperkingen Mogelijke conflicten in de toekomst Conflicten Waarschuwingen via Info-label Harde en zachte beperkingen Deadline Procedures Opgaven Hoofdstuk 2 Structuur van een planning Taakniveaus Subtaken definiëren

11 Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Subtaken opheffen Niveaunummering Weergave hoofd- en/of subtaken Weergave Gantt balk Procedures Opgaven Hoofdstuk 3 Projectgegevens bewerken Nieuwe taken invoegen en taken verwijderen Taken knippen, plakken en kopiëren Taken kopiëren met behulp van de vulgreep Taken verplaatsen Bewerkingen ongedaan maken Wijzigen van taken Rijhoogte aanpassen Procedures Opgaven Hoofdstuk 4 Netwerkplanning Knooppunten invoegen en verwijderen Invoeren van gegevens Koppelingen leggen Wijzigingen maken in het netwerkdiagram Taken verplaatsen Weergave knooppunten Procedures Opgaven Hoofdstuk 5 Resources Resources invoeren Resources toewijzen Het dialoogvenster Resources toewijzen Het tabblad Resources van het dialoogvenster Taakgegevens Extra mogelijkheden in het dialoogvenster Resources toewijzen Toegewezen resources verwijderen en veranderen Procedures Opgaven Hoofdstuk 6 Plannen met resources Meerdere resources en parttime resources toewijzen Formule voor bepalen van hoeveelheid werk De formule anders geschreven Rekenvolgorde Taaktypen Taken met een vaste doorlooptijd Taken met vaste eenheden Taken met een vaste hoeveelheid werk Plannen op basis van hoeveelheid werk bij werken met meerdere resources Procedures Opgaven Hoofdstuk 7 Beschikbaarheid Basiskalender Standaard en standaard projectkalender Resourcekalender Een resourcekalender aan een andere kalender koppelen Werktijden standaard wijzigen Taakkalender Procedures Opgaven

12 The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Hoofdstuk 8 Werken met meerdere projecten Consolideren van projecten Niet geopende projecten consolideren Project opsplitsen in meerdere ingevoegde projecten Reeds geopende projecten consolideren Koppelen van projecten Gebruikmaken van resources Resources delen Procedures Opgaven Hoofdstuk 9 Case Index Module 3 Planning evalueren Hoofdstuk 1 Einddatum van de planning Kritieke pad Toegestane vertraging in de planning Beperkingen analyseren Taken verdelen in hoofd- en subtaken Vertragingstijd en overlappingtijd toekennen Resources toevoegen Procedures Opgaven Hoofdstuk 2 Overbezette resources De werkbalk resourcemanagement Inzicht krijgen in overbezetting van resources Welke resource is overbezet? Wanneer is de resource overbezet? Hoeveel is de resource overbezet? Welke taken veroorzaken de overbezetting? Procedures Opgaven Hoofdstuk 3 Overbezetting oplossen Handmatig oplossen van overbezetting Inhuren van nieuwe resources Onderbezette resources laten meewerken Onderbezette resources opsporen Onderbezette resources zichtbaar maken Overwerk tegen overwerktarief Overwerk tegen standaardtarief Vertragen Taken vertragen Resource toewijzing vertragen Taken splitsen Overbezetting door MS Project laten oplossen Procedures Opgaven Hoofdstuk 4 Case Index Module 4 Voortgang en rapportage 8

13 Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Hoofdstuk 1 Voortgangsbewaking Oorspronkelijke planning vastleggen Basislijn/tussentijdse planning bewaren Voortgang Voortgang invoeren Het effect van wijzigingen tijdens voortgang De werkbalk Project bijhouden Voortgangsbewaking Voortgang bekijken in de Vergelijkend Gantt-diagram Voortgang bekijken in andere weergaven Procedures Opgaven Hoofdstuk 2 Filteren en sorteren Standaardfilters Filters maken Automatische filters Groeperen Procedures Opgaven Hoofdstuk 3 Afdrukken en rapportage Pagina-instellingen Oriëntatie, schaal en papierformaat Marges instellen Kop- en voetteksten Legenda afdrukken Algemene instellingen op het tabblad Weergave Pagina-einde invoegen Afdrukken Standaardrapporten Rapportagemogelijkheden voor het gehele project Rapportagemogelijkheden voor taken Rapportagemogelijkheden voor kosten Rapportagemogelijkheden voor resources Rapportagemogelijkheden voortgang Rapporten maken Projectgegevens exporteren naar andere applicaties Webpagina's MS Excel spreadsheet MS Word Procedures Opgaven Hoofdstuk 4 Case Index Module 5 Toegevoegde MOUS onderwerpen Hoofdstuk 1 Inleiding Hoofdstuk 2 Aanpassen van weergaven, balken en balkstijlen Maken en toepassen van zelfgedefinieerde groeperingen Zelf gedefinieerde groepering opslaan Maken en toepassen van aangepaste weergave Balken opmaken Balkstijl wijzigen Individuele balkopmaak wijzigen Procedures

14 The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Opgaven Hoofdstuk 3 Project 2002 en eerdere versies Een project opslaan in een oude MS Project bestandsindeling Opslaan in MS Project 98 bestandsindeling Gewijzigde velden Informatie die verloren gaat Onderdelen waarop niet kan worden samengewerkt Procedures Hoofdstuk 4 Tekengereedschap De werkbalk Tekenen Objecten tekenen Een getekend object aan een taak koppelen Procedures Opgaven Hoofdstuk 5 Koppeling met Outlook Planningsnotitie berichten Procedures Opgaven Hoofdstuk 6 Werken met de functie Beheer Beheer Aangepaste weergaven naar een ander project kopiëren Tabeldefinities herstellen Procedures Opgaven Index