Inleiding MEMO. Aan: Dagelijks Bestuur Datum: 16 januari 2015 Van: Frederik van Ardenne/projectteam Pagina's: 7 #Krachtl5

Transcriptie

1 MEMO Aan: Dagelijks Bestuur Datum: 16 januari 2015 Van: Frederik van Ardenne/projectteam Pagina's: 7 #Krachtl5 Onderwerp: Stand van zaken #Krachtl5 Inleiding In de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 8 januari 2015 is een overzicht toegezegd op de stand van zaken van het transitieproces in het kader van #Kracht 15. Deze notitie geeft hier een toelichting op. Hierbij wordt niet alleen inzicht gegeven in het proces, maar ook in de individuele producten en de planning. Er zijn momenteel vijf lijnen waaraan intensief gewerkt wordt. Deze worden in deze notitie nader toegelicht. Het betreft: Visie op samenwerking Inrichting bestuurlijke organisatie «Inrichting organisatie Holland Rijnland Bezuinigingsopgave van 25% op inwonerbijdrage «Hosting Holland Rijnland Visie op samenwerking De aan Holland Rijnland deelnemende hebben in het overdrachtsdocument "#Krachtl5, Positionering en Profilering Holland Rijnland" aangegeven op welke terreinen en in welke vorm samenwerking in Holland Rijnland-verband wenselijk is. Genoemd overdrachtsdocument is door het Algemeen Bestuur is op 5 maart 2014 in de vorm van een aantal richtinggevende uitspraken vastgesteld. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 17 december 2014 zijn deze afspraken herbevestigd op basis van het aan de gemeenteraden toegezonden stuk Holland Rijnland 2015 Naar een flexibele samenwerking (DB 16 oktober 2014). Samengevat komen de besluiten op het volgende neer: a) de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijke, economisch- en sociaal domein samen te werken; b) het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor het fysiek domein een lichter takenpakket en voor het sociaal domein een aangepast takenpakket (dit takenpakket is in het overdrachtsdocument enigszins geëxpliciteerd); c) het inzetten van Holland Rijnland voor gezamenlijke lobby en belangenbehartiging (zoals gesprekken met andere overheden) waarbij ruimte moet zijn om kansen voor de regio gezamenlijk op te pakken; d) het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken/RIF-projecten; 1

2 e) de ambitie van gemeenten om meer op het niveau van de clusters of individuele gemeenten samenwerking te organiseren. De samenwerking op regionaal niveau moet complementair zijn aan de samenwerking op clusterniveau. Voorkomen moet worden, dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of juist tussen wal en schip geraken. Naast deze uitspraken, verstrekte het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de opdracht om scenario's uit te werken voor de ambtelijke en bestuurlijke inrichting van Holland Rijnland waarbij rekening diende te worden gehouden met de uitgangspunten van minimaal 25% minder inwonerbijdrage en het beschikbaar maken van een substantieel bedrag voor cofinanciering. De eerste aanzet daarvoor is gegeven in de zogenaamde 'scrum', waarin voor allerlei varianten doorrekeningen zijn gemaakt. Als vervolg hierop is inmiddels de voorkeur uitgesproken om te komen tot een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund, dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. De afgelopen periode is getoetst in welke mate de taken, zoals die specifiek benoemd zijn in het eerder genoemd overdrachtsdocument, ook daadwerkelijk te realiseren zijn In de fte zoals die zijn gehanteerd bij de berekening van de (nu vastgestelde) variant in de 'scrum'. Dit is ambtelijk gebeurt door middel van het activiteitenplan 2016, waarin urenramingen zijn opgenomen voor de diverse activiteiten op basis van de thema's zoals die nu actueel zijn in de Ruimtelijke Agenda en de Sociale Agenda. Hierbij is er ook zogenoemde 'vrije ruimte' opgenomen voor de initiatiefrol, belangenbehartiging, aanjaagfunctie, etc, zoals ook gedefinieerd in de taken van de nieuwe regionale samenwerking. Dit activiteitenplan dient als onderlegger voor de programmabegroting 2016 en de begrotingswijziging Inrichting bestuurlijke organisatie Holland Rijnland Naast de inhoudelijk koers is op 5 maart ook uitgesproken dat de samenstelling van het Algemeen en Dagelijks Bestuur bezien moest worden. Het idee was dat een kleiner Algemeen en Dagelijks Bestuur voldoende slagkracht zou bieden om het beschreven takenpakket uit te voeren. Gedacht werd aan een DB van 4 leden en een AB waarbij iedere gemeente twee leden afvaardigde. Dit is per amendement veranderd. De huidige samenstelling van het DB blijft in stand. Tijdens de collegewerkconferentie op 10 juli 2014 is gecheckt of het DB met de keuze voor variant 2 op de goede koers zit en hoe de portefeuillehoudersoverleggen vormgegeven en anders ingezet kunnen worden. Door de kwartiermaker zijn in de zomer voor de bestuurlijke organisatie een aantal brieven geïnitieerd aan de raden en colleges betreffende de verschillende bestuursorganen binnen de gemeenten. Van alle colleges zijn reacties ontvangen. De brief aan de raden was erop gericht dat de inzichten van de raden via de afgevaardigden in het Algemeen Bestuur besproken werden. Het Algemeen Bestuur heeft op 17 december besloten dat: 1. Iedere gemeente 2 AB leden afvaardigt; 2. Gemeenten die een DB-lid leveren een derde AB-lid mogen afvaardigen; 3. De afvaardiging kan bestaan uit raads- en/of collegeleden, naar keuze gemeente; 4. De vergaderfrequentie wordt teruggebracht naar minimaal twee keer per jaar; 5. Er minimaal twee keer per jaar een regionaal congres wordt gehouden. N.B. Opgemerkt wordt dat qua vergaderfrequentie van het Algemeen Bestuur voor de planning- en controlecyclus 3 vergaderingen noodzakelijk zijn. Uit de bespreking van 17 december vloeit voort dat gemeenschappelijke regeling aangepast gaat worden op deze punten. Deze aanpassing betreft twee artikelen. Uit de besluitvorming 2

3 op 5 maart en de herbevestiging van de koers op 17 december 2014 volgt geen bijstelling van de artikelen 4 en 5. De brief aan de colleges heeft geleid tot schriftelijke reacties. De vragen aan de colleges betroffen vooral de hosting van Holland Rijnland, het spelregelkader samenstelling van het Dagelijks Bestuur, de vorm en de frequentie van de portefeuillehoudersoverleggen en hoe om te gaan bovenformatief personeel. De omvorming van de portfefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels moet nog plaatsvinden. Daarbij is gewenst dat deze een netwerkachtige vorm hebben waarbij de verbinding met de clusters van belang is, net als de borging van de formele besluitvormingslljn. Dit moet geëvalueerd worden na een jaar zo gewerkt te hebben. Dit traject vergt geen besluitvorming, anders dan een startdatum. Daarvoor wordt aangesloten bij de inwerkingtredingsdatum van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. Gereed: AB 24 juni 2015 Inrichting ambtelijke organisatie Holland Rijnland Oktober 2014 heeft het DB ingestemd met het plan van aanpak van de kwartiermaker voor de transitie van de organisatie. Om te komen tot een omvorming is een aantal producten nodig. Per product wordt kort de stand van zaken gegeven, de vervolgstappen en de planning, 1. Actualisatie huidig functieboek. De actualisatie vormt de basis voor het nieuwe functieboek en leidt tot besluiten richting medewerkers inzake (geen) functiewijzigingen en/of waardering. Daar staat bezwaar en beroep tegen open. Daaraan voorafgaande stelt het DB het geactualiseerde functieboek vast, waarna de beschikkingen volgen. De OR wordt geïnformeerd over het besluit. Gereed: DB 5 maart Organisatieplan Eind 2014 was het concept-organisatieplan klaar. Het organisatieplan is overgedragen aan de nieuwe kwartiermaker. Deze bereidt het verder voor ter besluitvorming. 22 januari wordt het concept-organisatieplan naar de OR gezonden voor advies. Gereed: DB 5 maart, op voorwaarde dat het advies van de OR ontvangen is Aan het organisatieplan hangen de volgende deelproducten: formatieplan, functieboek 1 (sleutelfuncties en managementfuncties), functieboek 2 (de overige functies). Hieruit volgt vervolgens ook de plaatsingsprocedure. Aan al deze stukken wordt nog gewerkt 3. Sociaal Plan Het eerste concept-van het Sociaal Plan is gereed en besproken met het GO en het DB. Daarna is de tekst aangepast en arbeidsrechtelijk getoetst. Na het doorvoeren van de wijzigingen wordt het plan opnieuw ingebracht in het GO waarbij wordt toegewerkt naar een onderhandelingsakkoord. Daarna wordt het Sociaal Plan als voorgenomen besluit voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en als voorgenomen besluit toegezonden naar het GO die een ledenraadpleging kan/zal houden. Pas nadat het GO uitgesproken heeft dat zij definitief akkoord is volgt de besluitvorming in het DB. Hierna genoemde data zijn de data die als uitgangpunt gelden voor het gereedkomen en de besluitvorming over de producten. De besluitvorming vooralle hierna volgende producten is echter mede afhankelijk van het tot stand komen van het akkoord met het GO. (formatieplan, functieboek 1 en 2 en de plaatsingsprocedure) Vaststelling: Sociaal Plan 30 april, onder voorbehoud van akkoord met het GO 3

4 4. Formatieplan Het formatieplan is op hoofdlijnen klaar; uitwerking op onderdelen vindt nog plaats. Gereed: DB 5 maart, op voorwaarde dat overleg met de adviseur kan worden afgerond. 5. Functieboek 1 Functieboek 1 wordt door P&O in samenwerking met de externe adviseur opgesteld, op grond van het organisatie en formatieplan. Het nieuwe functieboek dient als basis voor de plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie. Het GO heeft een wettelijke rol bij de bouw van het nieuwe functieboek. De OR heeft al ingestemd met de invoering van Hr21. Er is nog een verschil van inzicht tussen de OR en de bestuurder OR of er sprake is van instemmings- of adviesrecht van de OR. Daarover wordt nog nader gesproken. Gereed: concept is gereed voor besluitvorming in het DB van 5 maart. 6. Functieboek 2 Het uitwerken van functieboek 2 neemt 2 weken in beslag. Dit betreft een voorgenomen besluit dat voor advies naar de OR gaat. De OR heeft 4-6 weken de gelegenheid om haar advies over de nieuwe organisatie uit te brengen, waarna een definitief bestuursbesluit kan worden genomen. Opmerking: de plaatsingsdiscussie gaat over het afspiegelingsprincipe versus kwalitatieve weging. Deze discussie loopt nog en betreft ook de sleutelfuncties, zijnde functies waarop gesolliciteerd moet worden. In het sociaal plan moet hier helderheid over komen. Gereed: als het activiteitenplan dan klaar is kan op 16 april functieboek 2 in concept naar het DB. 7. Plaatsingsprocedure De plaatsingsprocedure moet ontwikkeld worden als onderdeel van het sociaal plan (zie hieronder) en is van daaruit leidend bij de invulling van de nieuwe organisatie. De procedure kan pas starten als het Sociaal Plan definitief is Functieboek I is tbv management/sleutelfuncties en naar deze functies moet gesolliciteerd worden. Functieboek II betreft alle overige functies Een te vormen plaatsingscommissie zal zorgdragen voor de plaatsing. Vervolgens worden de plaatsingsbesluiten voorbereid en ter besluitvormring voorgelegd aan het bestuur. Tegen de plaatsingsbesluiten staat bezwaar en beroep open. Aan de plaatsing zit ook een procedure vast bestaande uit een voorlopige plaatsing, gevolgd door een bedenkingentermijn. Gereed: inschatting nu is dat de invulling van functieboek 1 inclusief de plaatsing voor de zomer gereed is (mensen zijn benoemd). De plaatsing voor functieboek 2 volgt na het zomerreces, Tegen de plaatsing staat bezwaar en beroep open. 8. Mobiliteit 1. Van Werk naar Werkonderzoeken: Om de mobiliteit te bevorderen en indirect de frictiekosten te beperken zijn er eind 2014 Van werk naar Werkonderzoeken uitgevoerd voor 45 medewerkers. Doel hiervan was de mate van werkneembaarheid in beeld te brengen en medewerkers In beweging te zetten/krijgen. In januari 2015 wordt de inventarisatie afgerond van wat er nodig en wenselijk is voor vervolgstappen in het kader van Individuele mobiliteit. Deze inventarisatie en de daaruit voortvloeiende keuzes in het faciliteren van medewerkers wordt ter kennisname aangeboden aan het Dagelijks Bestuur. Als er sprake is van financiële gevolgen die het reguliere opleidingsplan te boven gaan, is nadere besluitvorming nodig.

5 Gereed: inventarisatie 5 maart ter kennisname in het DB 2. Bovenformatiefverklaringen: De bovenformatiefverklaringen worden voorbereid zodat na besluitvorming voor bovenformatief personeel de trajectbegeleiding Van werk naar werk' kan starten. Het vervolg op de uitvraag aan de colleges van B&W over hoe om te gaan met personeel dat bovenformatief is, loopt nog. Vanuit de kring van gemeentesecretarissen wordt een overleg van de hoofden P&O geïnitieerd. Dat zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden. Mogelijk is dit traject door een regionale projectgroep op te pakken zodat er een Interne markt kan ontstaan en bovenformatieve medewerkers vanuit Holland Rijnland makkelijker te plaatsen zijn in gemeenten binnen de regio. Afspraken gemeenten: de colleges hebben in elk geval ingestemd met de afspraak dat de frictiekosten voor bovenformatieve medewerkers verdeeld worden over de gemeenten, waarbij bij een succesvolle plaatsing bij één van de deelnemende gemeenten, die gemeente korting krijgt op de frictiekosten. het tweede onderdeel van de voorgenomen afspraak, dat bovenformatieve medewerkers over de regiogemeenten verdeeld worden bleek voor een aantal gemeenten niet zonder meer akkoord en over de voorwaarden moet verder gesproken worden. Bovenformatiefverklaringen lopen synchroon met de plaatsingsbesluiten of volgen kort daarop. Gereed: Het afsprakenkader wordt rond 19 maart in het DB verwacht (kennisname). Bezuinigingsopga ve (-25% in wonerbijdrage) Onderdeel van de besluitvorming van 5 maart 2014 was het vaststellen van de bezuinigingsopdracht van minimaal 25 %. (het woord minimaal is per amendement toegevoegd en daarom essentieel). Om na te gaan of dit haalbaar was is voor de zomer 2014 een scrumonderzoek uitgevoerd. Er is als rapportage een 'rooddruk' geleverd waaruit bleek dat deze bezuiniging gehaald kon worden, in de volksmond wordt deze 'de scrum' genoemd. Met de besluitvorming op 17 december heeft het Algemeen Bestuur in nieuwe samenstelling ook ingestemd met de koers van 5 maart. Ook de uitwerking van de gewenste variant werd goedgekeurd en tevens opdracht gegeven aan de nieuwe secretaris-directeur om deze variant verder uit te werken. Een substantieel bedrag voor cofinanciering maakt ook onderdeel uit van de besluitvorming van 5 maart en derhalve van 17 december. Gerealiseerde bezuiniging in wordt gehanteerd als basisjaar om de bezuiniging te kunnen berekenen. In de begroting van 2015 is reeds een bezuiniging opgenomen van 5,31% t.o.v Dit was conform de Strijk-norm. In 2015 wordt daardoor al een bezuiniging van 7% gerealiseerd ten opzichte van In de notitie "Holland Rijnland naar een flexibeler samenwerking" wordt aangegeven dat een bezuiniging van 15,9% zal worden gerealiseerd ten opzichte van de gemeentelijke bijdrage In de tijd dat de begroting 2015 is opgesteld, was de verwachting dat direct na de zomer bekend zou zijn hoe de meerjarenbegroting er precies uit zou gaan zien, of dat we met taakstellende budgetten zouden moeten gaan werken. In het boekwerk van de begroting meerjarenbegroting 2015 is daardoor opgenomen dat Holland Rijnland een nieuwe begroting 2015 zou maken of een begrotingswijziging zou opstellen. Toen kwam het scrumonderzoek. Daarin zijn drie scenario's verwerkt die getalsmatig moesten uitkomen op minimaal 25% bezuiniging, zodat een substantieel budget voor cofinanciering overbleef. Substantieel bleef in de gesprekken relatief en bestond in de rooddruk uit het bedrag dat boven de 25% bezuiniging uitkwam. 5

6 louan* u i De bezuiniging wordt vooral gevonden in fte, geraamd op de salarisschalen van 2012 en de huisvesting, waarbij Holland Rijnland In zijn geheel gehost wordt en de bedrijfsvoering overgenomen wordt door de ontvangende partij. Gevolg van de bevestiging van 17 december 2014 is dat de bezuiniging voor ,9 % gaat gelden, maar dit zal nog verder moeten worden uitgewerkt. In 2016 is een percentage van 20,5% gecommuniceerd. Dit zal ook worden opgenomen in de kadernota en de 25% zal dan gehaald worden in Waar zijn de cijfers op gebaseerd: De transitie heeft een richtdatum gekregen van 1 april Dat betekent dat het personeel de eerste 3 maanden op een normale manier op de Payroll staat. Dit is ten opzichte van de scrum-cijfers kosten verhogend. Vanaf april 2015 gaan we pas officieel werken volgens het scrum programma. De 8 e verdieping is per 1 mei 2015 opgezegd en voor de 6 e en 7 e verdieping moet nog huur betaald worden tot 1 maart Als er gewerkt wordt moeten er ook ICT- kopieer en facilitaire voorzieningen zijn, dit zal sowieso bovenop de scrum prijs komen. Dit wordt in het voorstel als reguliere kosten opgenomen. Planning: Kadernota 2016 komt op 25 maart 2015 in het Algemeen Bestuur (DB 22 januari), «Begrotingswijzigingen voor 2015; 24 juni 2015 in het AB «Meerjarenbegroting : AB 24 juni 2015 Hosting Holland Rijnland Na de uitvraag wie Holland Rijnland zou willen hosten zijn in het najaar van 2014 gesprekken gevoerd met de gemeenten Katwijk, Nieuwkoop, Kaag en Braassem, Leiderdorp, Alphen aan den Rijn en het Servicepunt71 en de Omgevingsdienst West Holland. Deze laatste is toegevoegd aan de gesprekspartners op initiatief van de secretaris directeur. De volgende drie partijen hebben binnen de gevraagde deadline hun propositie ingestuurd: «Omgevingsdienst West Holland Alphen aan den Rijn «Servicepunt71 (SP71 heeft twee voorstellen neergelegd, gesplitst in bedrijfsvoering en huisvesting) Aan de hand van deze drie voorstellen is er een financieel vergelijk opgesteld en een eerste kwalitatieve vergelijking. Deze zijn nog niet met de portefeuillehouder besproken. De volgende stappen worden genomen: De drie partijen worden uitgenodigd voor een verdiepend gesprek (gesprekken vinden plaats voor eind januari, eerste week februari.) Financiële en kwalitatieve vergelijkingen dienen compleet te worden gemaakt en te worden gevalideerd, (tweede week februari)» Vergelijking wordt in februari voorgelegd aan de portefeuillehouder (TV) Informeren OR «DB 5 maart: voorstel keuze hostingpartij en voorbereiding AB-besluit over plaats van huisvesting «Opzetten van de dienstverleningsovereenkomst met de host (maart, april) Besluit AB 24 juni

7 Kaclernota 2016 PHO 13 febr DB 5febr DB 5 maart - Jaarrekening Voorstel keuzehosi - Actualisering hüidlg functieboek -Functieboek) (onder voorbehoud van akkoord GO) DB 2 april 1- ma^rt Sociaal Plan (onder voorbehoud van akkoord GO) DB 30 april IB april' PHO 20 mei - Begrotingswijziging Begroting Meerjarenbegroting 201S informeren over DVO - Wijziging GR IDB 28 mei Eventuele correcties DVO Maart Mei Juni ' ;i'3 maart ril 1i apri DB 19 febr DB 19 maart DB 16 april DB 13 mei DB tl juni - Organisatieplan (onder voorbehoud; van advisering OR) AB- 25 maart KarJemoca Begrotingswijziging egroting Meerjarenbegroting Besluitvorming DVO - Funciieboek II (onder voorbehoud van akkoord GO) - Wijziging GR DVO AB 24 juni -Jaarrekening Begrotingswijziging Begroting Meerjarenbegroting ~ DVO: - Wijziging GR

8