Evaluatie Dicky Woodstock 2012 Vergunningverlening, toezicht en handhaving

Transcriptie

1 Evaluatie Dicky Woodstock 2012 Vergunningverlening, toezicht en handhaving

2 28 januari 2013 drs. S.D. Schaap J.T.M. van den Heuvel 1 Kenniscentrum Evenementenveiligheid Houtplein DD Haarlem Telefoon: info@kcev.nl Internet: In opdracht van de gemeente Steenwijkerland. Het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) Het KCEV levert als onafhankelijk kenniscentrum een bijdrage aan de veiligheid en gezondheidsbescherming bij evenementen. Het KCEV ondersteunt (lokale) overheden, hulpverleningsdiensten en andere professionals met informatie en advies.

3 INHOUDSOPGAVE 1. SAMENVATTING TOELICHTING OPDRACHT KCEV VERGUNNINGVERLENING TOEZICHT EN HANDHAVING CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN...25 BIJLAGE 1 ONDERZOEKSKADER...30 BIJLAGE 2 GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN

4 1. Samenvatting Op 4 augustus 2012 werd het festival Dicky Woodstock in Steenwijkerwold getroffen door een onverwacht heftig noodweer. Als gevolg hiervan stortte de hoofdtent van het evenement in, waardoor dertien gewonden vielen. De gemeente Steenwijkerland heeft het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) de opdracht gegeven om een evaluatie uit te voeren van de vergunningverlening, toezicht en handhaving bij dit evenement. Doel van de evaluatie is om sterke en zwakke punten in het proces te herkennen, met het oog op mogelijke verbeteringen. Het KCEV voerde hiervoor interviews, een documentanalyse en een discussiebijeenkomst met de belangrijkste stakeholders uit. De vergunningverlening voor Dicky Woodstock is grotendeels volgens relevante wet- en regelgeving en het vigerende beleid uitgevoerd. De gemeente heeft een beperkt ingevulde vergunningaanvraag aangevuld met haar eigen kennis van het evenement. Het proces van vergunningverlening is verder op routine verlopen. Medewerkers van de politie en de brandweer hebben de praktische voorbereiding met de organisator uitgevoerd. Deze activiteiten hebben vrijwel los van het vergunningverleningstraject plaatsgevonden. Er vond geen plenair evenementenoverleg plaats ten behoeve van vergunningverlening of voorbereiding van het evenement. 3 Bij het toezicht en de handhaving op Dicky Woodstock werden niet alle gemeentelijke beleidsregels gevolgd. Toezicht en handhaving vond jaarlijks op dezelfde wijze plaats. Tijdens de schouw is gecontroleerd op verschillende aspecten. Er vond geen toezicht plaats op de constructieve veiligheid van tijdelijke bouwwerken op het evenement. Hiertoe waren geen vergunningvoorschriften of enig ander landelijk normenkader voorhanden. Betrokken toezichthouders hadden het niet als taak en beschikten niet over de nodige kennis op dit gebied. De gemeente, de organisator en de betrokken hulpverleningsdiensten hebben zich ingespannen om een veilig evenement neer te zetten. In de praktische voorbereidingen waren adviserende diensten nauw betrokken en werd er intensief samengewerkt met de organisator.

5 Er zijn geen aanwijzingen die er op duiden dat het incident tijdens Dicky Woodstock 2012 heeft plaatsgevonden vanwege tekortkomingen in vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het instorten van de grote feesttent door de onverwachte storm was een noodlottig incident. Meer regie vanuit de gemeente op het proces en meer samenwerking tussen de betrokken diensten hadden kunnen bijdragen aan een beter beeld van risico s en benodigde maatregelen. Dicky Woodstock 2012 onderschrijft dat geen enkel evenement gelijk is aan het voorgaande. Een bijzonder aandachtspunt dat voortkomt uit deze evaluatie betreft het waarborgen van veiligheidseisen aan tijdelijke constructies zoals tenten. Het ontbreekt op dit punt aan voorschriften of vaktechnische kennis binnen de gemeente. 4

6 2. Toelichting opdracht KCEV 2.1 Inleiding Dicky Woodstock is een jaarlijks terugkerend muziekfestival voor alle leeftijden, dat plaatsvindt in het eerste weekend van augustus. Van 2 tot en met 4 augustus 2012 vond de vierentwintigste editie van het evenement plaats. Kerngegevens van het evenement Dicky Woodstock vindt plaats op een afgebakend, afgehekt terrein (weiland in omgeving Steenwijkerwold). De activiteiten op het evenement bestaan onder meer uit muziekoptredens, kermisattracties en uiteenlopende sporten en spellen. Er wordt entree geheven. Het evenement trekt jaarlijks ongeveer bezoeken 1 - Dag 1 (donderdag) trekt ongeveer bezoekers - Dag 2 (vrijdag) trekt ongeveer (middag) en bezoekers (avond) - Dag 3 (zaterdag) trekt (middag) en bezoekers (avond) 5 Enkele kilometers verwijderd van het festivalterrein ligt een campingterrein, waar ongeveer 500 bezoekers logeren gedurende het festival. De camping is geen onderdeel van de activiteiten waarvoor een evenementenvergunning wordt afgegeven. Op 4 augustus 2012, de derde dag van het festival, werd het festivalterrein rond uur getroffen door een plaatselijk overtrekkende storm met een valwind. De hoofdtent, waarin zich op dat moment ongeveer 150 mensen bevonden, stortte in. Er vielen dertien gewonden. 2 Naar aanleiding van dit incident is door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Steenwijkerland besloten een onderzoek in te laten stellen naar de wijze waarop de vergunning aan de stichting Dicky Woodstock tot stand is gekomen. Zij heeft het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) de opdracht gegeven om dit onderzoek uit te voeren. 1 Er is hier gekozen voor de term bezoeken, om aan te geven dat het niet gaat om unieke bezoekers. Veel van de bezoekers komen meerdere keren op het festival. 2 Bron: nu.nl.

7 Doelstelling van het onderzoek is het evalueren van het gemeentelijk proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving en daaruit de sterke punten en de verbeterpunten te destilleren ten behoeve van het verbeteren voor het proces en het evenementenbeleid van de gemeente. 2.2 Opdrachtformulering Probleemstelling De gemeente Steenwijkerland heeft in haar opdrachtformulering d.d een beschrijving gegeven van de probleemstelling die in de evaluatie behandeld dient te worden. Deze luidt als volgt. 1. Op welke wijze heeft de gemeente de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving ten behoeve van het Dicky Woodstock festival opgepakt en uitgevoerd, afgezet tegen de vigerende wet- en regelgeving en het gemeentelijk evenementenbeleid op het moment van het verstrekken van de vergunning? 2. Welke conclusies kunnen worden getrokken ten aanzien van de sterke punten en verbeterpunten en welke aanbevelingen worden gedaan? Deelvragen 6 De gemeente heeft tevens een serie deelvragen benoemd, die uit de probleemstelling voortkomen. Deze deelvragen dienen in de evaluatie te worden beantwoord. Het betreft de volgende. I. Is het proces van vergunningverlening verlopen volgens de geldende wet- en regelgeving en het gemeentelijk evenementenbeleid? Peilmoment is het moment van het verstrekken van de evenementenvergunning voor het festival Dicky Woodstock. II. Is het toezicht en de handhaving uitgevoerd volgens het gemeentelijk toezicht- en handhavingsbeleid; opgedeeld in de volgende subvragen: a. Is toezicht en handhaving ten aanzien van dit evenement gepland? b. Is toezicht en handhaving ten aanzien van dit evenement uitgevoerd conform de planning? c. Is er een verslag van het eventueel uitgevoerde toezicht en/of handhaving? d. Is er een vervolg gegeven aan eventueel geconstateerde tekortkomingen?

8 III. IV. Zijn er sinds de invoering van de modelverordening A.P.V evaluaties gehouden inzake toezicht en handhaving rond het festival Dicky Woodstock? Zo ja, wat is daarmee gedaan? Wat zijn opvallende punten van de bovengenoemde deelvragen? 2.3 Aanpak Het KCEV maakte voor de beantwoording van de probleemstelling en de deelvragen gebruik van de kennis en inzichten die binnen de organisatie aanwezig zijn. Het KCEV beschikt over de combinatie van beleidsmatige, organisatorische, procesmatige en operationele kennis over evenementen. Het KCEV is daarom bij uitstek in staat om een grondige en omvattende evaluatie op te leveren. De gemeente Steenwijkerland heeft in haar toelichting op het onderzoeksvoorstel de kaders voor de gewenste aanpak geschetst. Zij heeft aangegeven dat het gaat om een operational audit, gericht op controle van de naleving van richtlijnen en procedures, en op de mate van effectieve werking van het uitgevoerde proces. Op basis van deze operational audit formuleert het KCEV aanbevelingen ten behoeve van het verbeteren van het proces, de organisatie en de inhoud van vergunningverlening, toezicht en handhaving bij evenementen in Steenwijkerland. 7 Onderzoekskader Het KCEV heeft een onderzoekskader (bijlage 1) opgesteld, waarin relevante wet- en regelgeving, alsmede het gemeentelijke evenementenbeleid en toezicht- en handhavingsbeleid zijn opgenomen. 4 Het onderzoekskader geldt als leidraad voor de beantwoording van deel 1 van de probleemstelling en de deelvragen I, II en III. Deel 2 van de probleemstelling en deelvraag IV sluiten aan op de overige vragen, maar geven ook ruimte voor een bredere analyse van sterke punten en verbeterpunten. Deelvraag IV biedt tevens ruimte om andere opvallende zaken en verbeterpunten te benoemen en hierover advies te geven. Analyse De vergunningverlening, toezicht en handhaving bij evenementen bestaat uit een groot aantal aspecten. Er kan vanuit verschillende invalshoeken naar worden gekeken. Om de relevante aspecten 3 Modelverordening opgesteld door de VNG. 4 Het KCEV heeft zich gebaseerd op het gemeentelijk beleid ten tijde van het evenement.

9 te kunnen clusteren en recht te doen aan mogelijke perspectieven, analyseert het KCEV zowel de vergunningverlening als toezicht en handhaving op drie hoofdthema s: organisatie, proces en inhoud. Het resultaat is een beschrijving, gevolgd door een analyse van de gang van zaken rond Dicky Woodstock Hieruit volgen conclusies en aanbevelingen, gericht aan de gemeente. 2.4 Leeswijzer Hoofdstuk 3 gaat in op de vergunningverlening voor Dicky Woodstock Na een feitenreconstructie volgt een analyse van de observaties. Hoofdstuk 4 bevat een feitenreconstructie en een analyse van toezicht en handhaving rond Dicky Woodstock In hoofdstuk 5 volgen de conclusies en aanbevelingen. 8

10 3. Vergunningverlening 3.1 Feitenreconstructie Vergunningaanvraag De organisator van Dicky Woodstock dient op 2 mei 2012 bij de gemeente Steenwijkerland een vergunningaanvraag voor in voor het evenement Dicky Woodstock. Conform de APV en het gemeentelijke beleid is het evenement vergunningplichtig. 5 De aanvraag komt dertien weken voor het evenement binnen. Organisator De organisator van Dicky Woodstock is tevens uitbater van café De Karre in Tuk (hierna: de organisator). Hij organiseert in 2012 de vierentwintigste editie van het evenement. Het evenement is gestart in zijn café. Omdat de ruimte in het café niet meer voldeed, is het evenement verplaatst naar een weiland in de omgeving. Na deze verplaatsing ontving het festival de naam Dicky Woodstock. Het evenement heeft sindsdien een groei meegemaakt, en draait met vele vrijwilligers. Vijf jaar geleden is het evenement verplaatst naar de huidige locatie in Steenwijkerwold (locatie Hoek 9 Thijlingerhof Hesselingendijk). De organisator maakt voor het evenement gebruik van enkele onderaannemers, waaronder in ieder geval een installateur en een beveiligingsbedrijf. De organisator wordt door medewerkers van de gemeente en de adviserende diensten gezien als betrouwbaar en professioneel, waardoor de integriteit en deskundigheid niet in twijfel wordt genomen. De organisator wordt jaarlijks door een medewerker van de lokale politie herinnerd aan het feit dat het weer tijd is om een vergunning aan te vragen. Behandelend ambtenaar De vergunningaanvraag wordt binnen de gemeente in behandeling genomen door een medewerker op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving (hierna: behandelend ambtenaar). Hij is op dat moment nieuw op het dossier evenementen. Hij kan voor hulp en advies terecht bij collega s die al langer betrokken zijn bij evenementenvergunningen en evenementenbeleid. 5 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 4. De gemeente hanteert hiertoe een lokaal vastgestelde categorisering; er is op dit punt ten tijde van het evenement nog geen regionaal beleid.

11 Behandeling De organisator dient zijn aanvraag in op het gemeentelijke aanvraagformulier voor evenementenvergunningen. Het formulier wordt niet compleet ingevuld. Informatie over EHBO, sanitaire voorzieningen, beveiliging, afval en bak- en braadwagens ontbreekt, of is onvolledig. Op het aanvraagformulier wordt aangegeven dat de tekening van het terrein later zal volgen. Het aanvraagformulier schrijft voor dat onder meer het concept-beveiligingsplan bij de aanvraag moet worden ingediend. Dit en andere verplichte documenten wordt niet bijgevoegd. De organisator geeft op het aanvraagformulier onder het kopje bouwwerken aan dat hij tenten zal plaatsen. Hij geeft voor drie tenten op wat de afmetingen zullen zijn, en bij wie deze tenten zullen worden gehuurd. Het aanvraagformulier geeft aan dat de aanvrager middels een kwaliteitsverklaring dient aan te tonen dat de tent aan de brandvoortplantingsklasse conform NEN 6065 of 3883 voldoet. Deze verklaring hoeft niet te worden meegezonden als de tent wordt verhuurd bij het zelfde bedrijf als voor de vorige editie. De behandelend ambtenaar vraagt de organisator niet om ontbrekende informatie aan te leveren; hij neemt de vergunningaanvraag zoals die is ingediend in behandeling. Hij stuurt de aanvrager hiervan geen bevestiging. Tijdens de behandeling krijgt de behandelend ambtenaar op ontbrekende punten de nodige informatie van zijn collega s. De vergunningaanvraag wordt met de aanvragen van eerdere edities vergeleken, met de verwachting dat de opzet van het evenement gelijk is aan vorig jaar. De behandelend ambtenaar wordt hier later in het voorbereidingsproces in bevestigd door persoonlijk contact met de organisator. 10 Categorie C Dicky Woodstock wordt door de gemeente behandeld conform een categorie C evenement. 6 Omdat het evenement jaarlijks nagenoeg gelijk is, vindt er geen expliciete categorisering meer plaats. Kenmerken van categorie C zijn onder meer: meerdaags, grote publieke belangstelling. 7 zeer luidruchtig, eindtijdstip na 23.00u, vaak Het gemeentelijk evenementenbeleid koppelt de categorisering aan een serie normen en voorschriften. Voor categorie C geldt onder andere: het eindtijdstip is 24.00u (uitzonderingen 6 Het betreft de eigen categorisering van de gemeente Steenwijkerland, opgenomen in het evenementenbeleid (2009). 7 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 5.

12 mogelijk), de ontheffing Drank- en Horecawet eindigt 30 minuten na eindigen muziek, inzet van beveiliging is verplicht wanneer dat op basis van het programma nodig blijkt en/ of wanneer de evenementenwerkgroep dat adviseert. Adviestraject De behandelend ambtenaar vraagt voor Dicky Woodstock advies aan bij drie diensten: de politie, de brandweer en de gemeentelijke dienst Openbare Werken. Dit zijn de diensten aan wie jaarlijks om advies wordt gevraagd. Een advies van de GHOR wordt niet gevraagd. Voorschriften op medisch gebied worden overgenomen van de vergunning van De gemeente Steenwijkerland kent een evenementenwerkgroep, waarin vertegenwoordigers van de gemeente en de adviserende diensten zitting hebben. De werkgroep heeft onder meer als taak om adviezen te bespreken over vergunningaanvragen. 8 De werkgroep komt medio 2012 al een tijdje niet meer bij elkaar. De reden hiervoor wordt door betrokkenen verschillend geïnterpreteerd. De behandelend ambtenaar roept de evenementenwerkgroep in ieder geval niet meer bij elkaar voor Dicky Woodstock. Op 16 juli 2012 informeert de behandelend ambtenaar de adviserende diensten over de vergunningaanvraag en vraagt hij hen om advies. Dit is ruim tien weken nadat de vergunningaanvraag is binnengekomen, en iets meer dan twee weken voor het evenement. 11 Politieadvies De politie geeft per advies op 26 juli Dit is zeven dagen nadat de vergunning reeds is verleend. Het advies, gericht aan de behandelend ambtenaar, bevat de volgende strekking. De vergunning kan net als voorgaande jaren verleend worden. De organisatie staat goed in de steigers en er is nauw contact met de wijkagent. Beveiliging is in handen van GL-security. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verkeersregelaars, dan dienen deze gecertificeerd te zijn. Brandweeradvies De brandweer geeft de gemeente op 16 juli 2012 advies op basis van de tekening van het festivalterrein. De adviseur ontvangt de tekening rechtstreeks van de installateur die hem voor de organisator opstelt (gedateerd 25 juni 2012). Het programma van het festival is als festivalposter op 8 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 3 en 6.

13 de tekening afgedrukt. Op de tekening is geprint welke blusmiddelen er aanwezig zullen zijn, welke hekwerken er worden ingezet, dat er rijplaten beschikbaar zijn en dat er isolatieschuim rond de tentharingen is. Tenslotte staat er informatie opgenomen over parkeerverboden en eenrichtingsverkeer. De tekening toont ook diverse objecten op het terrein, die niet in de vergunningaanvraag waren vermeld. Onder meer een kindermolen, een klimwand, een hanengevecht, een Prinsepaard, een Combislide en diverse andere objecten. De brandweeradviseur geeft zijn advies in de vorm van een stempelafdruk op de tekening. Hij baseert zijn advies op de tekening, het brandvoortplantingscertificaat van de tent, en op de kennis die hij zelf bezit over het evenement. Zijn advies heeft betrekking op brandveiligheid. Advies Openbare Werken De controleur Openbare Werken wordt telefonisch om advies gevraagd. Hij ontvangt de aanvraag en de tekening niet. Het advies heeft betrekking op de gevolgen voor de openbare ruimte. Wanneer de behandelend ambtenaar in het gesprek aangeeft dat het evenement gelijk is aan voorgaande jaren, geeft de controleur aan akkoord te zijn. Bilaterale contacten 12 Naast de formele adviezen, vinden er ook bilaterale contacten plaats tijdens de praktische voorbereidingen. Vooral de politie en de brandweer hebben bilaterale contacten met de organisator, waarin zij informatie vragen, meedenken en advies geven. De wijkagent van Steenwijk-Noord spreekt jaarlijks uitvoerig de plannen met de organisator door. Ze bespreken onder meer de inzet van beveiligingspersoneel. 9 Ze bespreken ook het politiedraaiboek voor Dicky Woodstock en stemmen dit mondeling af op de inzet die de organisator zelf doet. De adviseur van de brandweer heeft ook bilateraal contact met de organisator en met de installateur die als onderaannemer betrokken is. Wanneer de brandweeradviseur meer informatie nodig heeft om tot advies te komen, neemt hij contact met hen op. Ze spreken diverse malen met elkaar over de tekening. De installateur verwerkt de nodige aanpassingen naar aanleiding van de attentiepunten die hij van de brandweer ontvangt. 9 Het beveiligingsplan wordt volgens de politie door Bureau Bijzondere Wetten gecontroleerd op certificeringen en namen van beveiligers. Er is echter geen dergelijk document aangetroffen in de dossierstukken van de gemeente.

14 Andere hoofdtent De wijkagent en de brandweeradviseur krijgen in bilaterale contacten van de organisator te horen dat er voor 2012 een andere hoofdtent wordt gehuurd dan de jaren ervoor. Het betreft een zogenoemde pagode - of circustent. Deze tent is gekozen met het oog op kostenbesparing. Voor beide adviseurs is deze informatie geen aanleiding om hun advies te herzien. Vergunning De vergunning voor Dicky Woodstock 2012 wordt verleend op 19 juli De vergunning sluit, op de eindtijden na, aan op de informatie over het evenement in de vergunningaanvraag. Op de vergunning staan activiteiten opgesomd die onderdeel zijn van het evenement. Hierbij staan onder andere drie podia, welke niet in de aanvraag vermeld waren. Hetzelfde geldt voor kermisattracties en diverse attributen. Met de evenementenvergunning wordt ook een ontheffing Drank- en Horecawet verstrekt. De vergunning bevat verder een serie voorschriften. Bijlagen bij de vergunning zijn: Brandveiligheidsvereisten (feest)tenten, voorschriften inzake het plaatsen van een podium en voorschriften met betrekking tot kermissen. Er wordt ook een besluit tijdelijke maatregelen d.d. 19 juli 2012 toegevoegd. 13 De vergunning wordt uit naam van de burgemeester verleend door de teamleider Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Hij is voor deze taak gemandateerd. De teamleider ontvangt de vergunning van de behandelend ambtenaar. Hij ondertekent deze zonder inhoudelijke check.

15 3.2 Analyse Organisatie Spilfunctie medewerker op het gebied van VTH 10 De medewerker op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving die was belast met de behandeling van de vergunningaanvraag vervulde een spilfunctie in de vergunningverlening. Hij diende de aanvraag op kwaliteit/ontvankelijkheid te beoordelen, te categoriseren, te bepalen of en bij wie er advies wordt aangevraagd. Vervolgens was het aan hem om op basis van de aanvraag en de adviezen een vergunning op te stellen. De behandelend ambtenaar was in deze regierol behoorlijk op zichzelf aangewezen. Dicky Woodstock is één van de weinige grote evenementen in de gemeente. De betrokken medewerker was nieuw op het dossier. Hij kon met vragen terecht bij zijn collega s, die vaak op basis van kennis van het beleid en ervaring met het evenement kunnen helpen. Er werd niet met de behandelend ambtenaar meegekeken en zijn werk werd niet gecontroleerd. Formeel was dit geregeld door de uiteindelijke ondertekening van de vergunning door de teamleider VTH. In de praktijk voerde de teamleider VTH geen inhoudelijk check op de vergunning uit en controleerde hij ook het gevolgde proces niet. 14 Bestuurlijke betrokkenheid niet gangbaar Bestuurlijke betrokkenheid bij evenementenvergunningen vindt in Steenwijkerland slechts plaats in bijzondere gevallen. Dilemma s en vraagstukken kunnen in een portefeuillehoudersoverleg met de wethouder Vergunningen worden besproken. De burgemeester kan via de medewerker op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid (OOV) of de politie worden geraadpleegd wanneer er een bijzondere veiligheidskwestie speelt. Voor Dicky Woodstock 2012 was betrokkenheid van de wethouder of de burgemeester volgens betrokkenen vooraf niet aan de orde. Gevolgen lokale advisering De adviezen die voor Dicky Woodstock werden ingewonnen, werden allemaal op lokaal niveau gegeven. 11 Omdat de lokale adviseurs veel kennis hebben van het evenement, kunnen zij door de 10 Het betreft een functieomschrijving zoals gebruikt door de gemeente Steenwijkerland. 11 Ten tijde van het evenement waren er in de regio IJsselland, waar Steenwijkerland onder valt, nog geen eenduidige afspraken of beleidsregels vastgelegd over advisering vanuit de veiligheidsregio.

16 bank genomen goed bepalen welke veiligheidsmaatregelen er nodig zijn. Dit is waardevol, zolang evenement ieder jaar op een gelijksoortige manier verloopt. In de advisering valt verder het volgende op: Op sommige thema s, waaronder medische aspecten en crisismanagement, werd geen advies ingewonnen. Ook is niet goed te herleiden waar nu precies wel naar is gekeken. 12 De adviezen van lokale adviseurs zijn niet gecontroleerd of aangevuld door (regionale) adviseurs met aanvullende expertise op het gebied van evenementen. De adviezen werden niet in gezamenlijkheid opgesteld. De adviezen waren behoorlijk persoonsgebonden. Ervaringen van de lokale adviseurs uit het verleden vormden het denkkader voor adviezen over de nieuwe editie. Adviseurs waren niet geschoold om breder te kijken dan vanuit die ervaringen. Er waren binnen of tussen adviserende diensten geen werkafspraken gemaakt over het raadplegen van andere adviseurs. Daarnaast werd er vrij verkokerd advies gegeven. Thema s die buiten het directe vakgebied van de geraadpleegde adviseurs vielen, werden niet in de advisering meegenomen. De impact van adviezen vanuit één dienst op de andere(n) kon alleen door de adviseur zelf worden gesignaleerd. Andere adviseurs zagen zijn advies namelijk niet Proces Routinematige behandeling De vergunningaanvraag voor Dicky Woodstock 2012 werd tijdig ingediend. 13 Er was daarmee in principe genoeg tijd om deze zorgvuldig te behandelen. Ook de adviserende diensten hielden zich aan hun adviestermijn van tien dagen. De keuze voor de behandelaanpak, waaronder de keuze aan wie er advies wordt gevraagd, staat los van de categorisering. Het gemeentelijke evenementenbeleid gaat niet in op de behandelaanpak per categorie evenement. 12 Bestudeerde documenten en gesprekken met respondenten leveren geen duidelijk beeld op van risicofactoren of incidenttypen die zijn meegenomen in de advisering aan de gemeente. 13 Het beleid stelt dat voor categorie C evenementen (zie Categorisering ) een vergunning acht weken van tevoren moet worden aangevraagd.

17 De gemeente voerde procesmatig niet alles volgens de regels uit. De gevoerde gesprekken leveren het beeld op dat Dicky Woodstock, gezien de onveranderde opzet van het evenement, voor de gemeente geen aanleiding gaf voor bijzondere aandacht of alertheid op het te volgen proces. Bij de behandeling van de vergunningaanvraag valt het volgende op. Er vond geen ontvankelijkheidstoets op de vergunningaanvraag plaats, terwijl het beperkt ingevulde aanvraagformulier daar aanleiding voor gaf. Deze gang van zaken staat op gespannen voet met de wettelijke richtlijnen en het gemeentelijke evenementenbeleid. Het lijkt erop dat dit niet gebeurde omdat de bekendheid met het evenement bij de betrokken diensten zo groot is. De intake en de bepaling van de behandelaanpak vonden routinematig plaats. De behandelend ambtenaar ging af op de routine die zijn collega s met het evenement hadden opgedaan. Er werd geen aanleiding gezien om nog fysiek bij elkaar te komen voor dit evenement in de evenementenwerkgroep. De adviesaanvragen werden laat gedaan. Het is niet geheel duidelijk geworden waarom er negen weken zitten tussen ontvangst van de vergunningaanvraag en het aanvragen van de adviezen. Desgevraagd wordt aangegeven dat er veel werkdruk lag bij de betrokken medewerker en er daarom prioriteiten zijn gesteld. De vergunning werd afgegeven voor het politieadvies was ontvangen. Hierdoor had er een situatie kunnen ontstaan, waarin de politie op basis van de verstrekte informatie een advies had gegeven dat niet overeenkwam met de verleende vergunning. 16 Uit gesprekken kwam naar voren dat er binnen de gemeente een werkprocesbeschrijving zou bestaan voor vergunningverlening. Uiteindelijk is gebleken dat deze procesbeschrijving nog niet af is gemaakt en daarmee ook niet gehanteerd wordt. Formele procedure en praktische voorbereidingen De indruk is dat de formele behandeling van de vergunning vrij plichtmatig is opgepakt. Dit blijkt uit de bovenstaande opsomming. Het blijkt ook uit de inhoud van gegeven adviezen. De gemeente ging uit van de correctheid van de adviezen en vervulde geen inhoudelijke regie bij het bepalen van de benodigde voorschriften en beperkingen. Ze werkte met beperkte informatie, zowel van de organisator als van de adviserende diensten. De praktische voorbereidingen vonden plaats met alle goede bedoelingen om van Dicky Woodstock een veilig evenement te maken. De organisator, zijn onderaannemers, de politie en de brandweer

18 waren hier actief bij betrokken. De betrokkenen hebben te kennen gegeven veiligheid hoog in het vaandel te hebben staan. De actieve rol die met name de wijkagent jaarlijks richting de organisator oppakt om te zorgen voor een veilig evenement onderschrijft dit beeld. De gemeente was niet betrokken bij de praktische voorbereidingen. Team VTH van de gemeente was tijdens het eerste jaar op deze nieuwe locatie wel actief betrokken door de wijkagent, maar dit werd in de jaren daarna achterwege gelaten. De indruk ontstaat dat organisator en de adviserende diensten niet altijd het belang inzagen van een goede terugkoppeling naar de vergunningprocedure en naar de gemeente als regievoerder op het proces. Onderling was afgesproken dat alle adviezen en afspraken tussen de organisator en hulpdiensten (via mail) zouden worden vastgelegd. In de praktijk werd dit beperkt gedaan. De gemeente had tijdens de voorbereidingen geen proactieve houding. Het lijkt erop dat de behandelend ambtenaar in het proces van vergunningverlening vooral een informatiedoorgeeffunctie had. Hij beoordeelde de aanvraag en de gegeven adviezen niet op inhoud. Hij faciliteerde geen gezamenlijk overleg waarin het evenement inhoudelijk werd behandeld. In de praktische voorbereiding van het evenement speelde hij vrijwel geen rol. Hij ging ook niet actief na welke bilaterale adviezen er aan de organisator werden gegeven en hoe de praktische voorbereidingen van het evenement verliepen Inhoud Informatie aangevuld met praktijkkennis Er ontbrak bij aanvraag belangrijke informatie om een goede vergunning te kunnen opstellen. Allereerst doordat het aanvraagformulier niet volledig werd ingevuld en onder meer een conceptbeveiligingsplan ontbrak. Het huidige aanvraagformulier vraagt ook niet naar alle relevante informatie. Zo wordt wel gevraagd hoeveel bezoekers het evenement trekt en hoeveel dagen het duurt, maar niet wat de piekdrukte per dag is. Het lijkt daardoor alsof er bezoekers tijdens het gehele evenement aanwezig zullen zijn. Op grond van praktijkkennis konden de betrokken diensten dit zelf rechtzetten. Bij de vergunningverlening werd inhoudelijk nadrukkelijk geleund op de ervaringen van eerdere edities. Dit blijkt onder meer uit de manier waarop informatie werd ingewonnen: toen bleek dat lang

19 niet alle nodige informatie in de vergunningaanvraag was vermeld, vulden de gemeente en de adviserende diensten hun beeld van het evenement aan op basis van ervaringen. Voor wat betreft de opzet van het evenement is dit voorstelbaar. Het evenement was jaarlijks grotendeels gelijk. Inhoud formele adviezen ontbreekt De inhoud en onderbouwing van de verstrekte adviezen voor Dicky Woodstock 2012 was zeer beperkt of ontbrak. Geen van de adviserende diensten gaf een onderbouwing van zijn advies in de vorm van een risicoanalyse. Alleen de politie gaf in haar advies enkele inhoudelijk aandachtspunten aan. Door het ontbreken van meer inhoud in de adviezen, kan niet goed worden nagegaan op basis van welke redenering adviezen tot stand zijn gekomen. Ook blijkt niet of er belangrijke elementen aan de adviezen ontbraken. De gemeente neemt adviezen van de betrokken diensten in de regel één op één over in de evenementenvergunning. De medewerkers op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving hebben vertrouwen in de beoordelingen van de hulpdiensten. Uit de gevoerde gesprekken komt naar voren op welke aspecten er wel en niet is geadviseerd. Wat hieruit ten eerste opvalt is dat geen van de betrokken diensten advies gaf over incident- of crisismanagement op het evenement. Zij hebben in hun advies ook niet gevraagd om een veiligheidsplan, een beveiligingsplan of een ontruimingsplan. Wanneer dit nodig mocht zijn, zal de brandweer naar eigen zeggen zelf tot ontruiming van het terrein overgaan. 18 In de praktische voorbereiding is er wel inhoudelijk meegedacht en geadviseerd. Zo gaf de politie bij de organisator aan hoeveel beveiligers ze nodig achtte en welke taken deze beveiligers dienden uit te voeren. De brandweer zocht contact met de installateur om te bepalen of veranderingen in de indeling van het terrein aanleiding gaven tot een specifiek advies. De inhoud van deze adviezen is echter niet voldoende te reconstrueren. Extra informatie in vergunning De gemeente ontving gedurende het proces van vergunningverlening meer informatie over het evenement. Dit blijkt uit het feit dat in de vergunning diverse zaken zijn opgenomen die niet in de aanvraag stonden. Achteraf is niet te reconstrueren wie de informatie heeft aangeleverd en hoe deze is meegenomen in de advisering.

20 Voorschriften vergunning De vergunning bevat een aantal zeer algemeen gestelde voorschriften. Onder andere dat er ten behoeve van toezicht voldoende en herkenbaar personeel moeten worden ingezet. Uit gesprekken blijkt dat de nadere invulling van dit voorschrift in overleg tussen de organisator en de politie plaatsvond. Het voorschrift is als zodanig weinig handhaafbaar voor de gemeente. Beoordeling gewijzigde tent Dat er op Dicky Woodstock 2012 werd gewerkt met een andere tent dan voorheen was bekend bij de politie en de brandweer. De tent kwam uit Duitsland en beschikte over een Duitstalig certificaat. De kwaliteit zou hiermee voldoende gewaarborgd zijn. De brandweeradviseur heeft de plattegrondtekening van de tent en het brandvoortplantingscertificaat gezien en beoordeeld. Hij concludeerde dat het certificaat gelijkwaardig was aan de Nederlandse NEN-normen. De wijziging van tent, in combinatie met een buitenlands certificaat, had aanleiding kunnen zijn voor het opvragen van nadere informatie aan de organisator over de constructieve veiligheid van de tent. Geen van de adviseurs zag het als zijn taak om hierover een advies te geven. Respondenten hebben aangegeven aan dat Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente aan een constructeur in dienst heeft, die kan worden geraadpleegd wanneer hier aanleiding voor is. Een dergelijke adviesaanvraag zou afkomstig moeten zijn van de behandelend ambtenaar. Deze was echter zelf niet op de hoogte gesteld van de verandering van tent en kon de aangeleverde gegevens inhoudelijk niet beoordelen. 19

21 4. Toezicht en handhaving 4.1 Feitenreconstructie Voorbereidingen Toezicht en handhaving op Dicky Woodstock vindt jaarlijks op een gelijke wijze plaats. De gemeentelijke toezichthouders ontvangen twee à drie weken voor het evenement van de behandelend ambtenaar een mail met daarin de stand van zaken omtrent Dicky Woodstock, de goedgekeurde plattegrondtekening en de verleende vergunning. De brandweer en de politie beschikken vanwege hun betrokkenheid bij de vergunningverlening al eerder over deze informatie. Kort voor het evenement heeft de wijkagent nog een overleg met de organisator. Doel van dit overleg is om de laatste zaken af te stemmen. Schouw Op de donderdag, kort voor de start van het evenement, vindt er een schouw plaats. Doel van de schouw is om te inspecteren of het terrein is ingericht conform de tekening, en of aan alle vergunningvoorwaarden wordt voldaan. Aan de schouw doen normaal gesproken de politie, de brandweer en de gemeentelijke toezichthouders voor APV en brandveiligheid mee. Tijdens de schouw voor Dicky Woodstock 2012 is de toezichthouder APV er niet bij. 20 De politie kijkt tijdens de schouw naar eigen zeggen met een politiebril naar het evenement, met de focus op openbare orde en veiligheid. De politie hanteert hiervoor geen expliciet toetsingskader. De brandweer kijkt tijdens de schouw onder meer naar het verwachte aantal mensen per vierkante meter in verhouding tot de beschikbare oppervlakte, het aantal nooduitgangen en de grootte van deze uitgangen. De toezichthouder brandveiligheid kijkt tijdens de schouw specifiek naar de bak- en braadwagens en gaswagens. Hij hanteert hiervoor een checklist die hij heeft ontworpen met zijn eigen kennis, uit eigen initiatief. Naast controle op bovengenoemde, kijkt de toezichthouder brandveiligheid ook naar podia en feesttenten. Hij hanteert hiervoor twee andere door hem opgestelde checklists.

22 Naar aanleiding van de uitkomst van de checklists spreekt de toezichthouder de organisator aan, en schrijft hij een verslag met attentiepunten voor de organisator. Het hanteren van deze werkwijze geschiedt op eigen initiatief van de toezichthouder, en komt niet voort uit een protocol. De brandweer ondersteunt de toezichthouder brandveiligheid van de gemeente met het uitvoeren van zijn controle door regelmatig contact te hebben en vragen van hem te beantwoorden. Ook geeft de brandweer aan de toezichthouder aan op welke zaken hij moet letten. Geen vaste schouw constructies Tijdens schouw wordt er geen professioneel toezicht uitgevoerd op constructies, zoals tenten en podia. Dit valt buiten de taak en kennis van alle betrokken toezichthouders. Een enkele toezichthouder geeft aan dat hij contact op zou nemen met de constructeur van Bouw- en Woningtoezicht van gemeente Steenwijkerland, wanneer hij (mogelijke) veiligheidsrisico s constateert in de constructie van tenten en podia. Voor Dicky Woodstock 2012 heeft hij deze toezichthouder geen veiligheidsrisico s geconstateerd. Toezicht tijdens evenement Tijdens Dicky Woodstock is er geen doorlopend gemeentelijk toezicht. 21 De politie is preventief aanwezig bij evenementen waar een vergunning voor is afgegeven. Steekproefsgewijs controleert Bureau Bijzondere Wetten van de politie de beveiligingspassen van beveiligers. De politie is niet aanwezig op het evenemententerrein. De politie houdt rondom het evenemententerrein toezicht, bij de hoofdingang en bij de artiesteningang. De politie staat daarbij in contact met de beveiligers die op het terrein staan. Dit toezicht heeft betrekking op de openbare orde en veiligheid in de omgeving. Een particuliere verkeersregelaar beheert tijdens het evenement de toegang tot de calamiteitenroute (deze wordt in normale omstandigheden als taxiroute gebruikt). Hij staat in direct contact met de politie en kan de route indien nodig direct vrijmaken. Wanneer er iets verandert met de calamiteitenroute, wordt dit teruggekoppeld aan de gemeente. Er vindt verder geen toezicht plaats op het vrij (kunnen) maken van deze route. Op het evenemententerrein zelf houdt de beveiliging samen met vrijwilligers van de organisatie toezicht op de veiligheid. De vrijwilligers hebben primair een signalerende en informerende rol richting organisator en beveiliging.

23 4.2 Analyse Organisatie Toezicht en handhaving op evenementen is primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De Awb stelt dat de gemeente dient toe te zien op naleving van voorwaarden die hij opneemt in een vergunning. De gemeente kan zich bij toezicht laten ondersteunen door diensten met een bepaalde kennis en expertise, zoals de politie en de brandweer. In Steenwijkerland voert de gemeente het grootste deel van het toezicht op evenementen zelf uit. Dit komt mede doordat de brandweer nog onderdeel is van de gemeente. Verder neemt ook de politie een deel van het toezicht op zich. Deze betrokkenheid van partijen maakt duidelijk dat er op een aantal vakgebieden geen toezicht wordt gehouden (zie par ) Proces Toezicht gestuurd door vergunningverlening Toezicht en handhaving zijn per definitie afhankelijk van de kwaliteit van de vergunningverlening. Zo moet toezicht tijdig kunnen plaatsvinden, moet het zich kunnen baseren op handhaafbare normen, en moet alle relevante informatie over het evenement zijn meegenomen in de vergunning. 22 Toezichthouders in Steenwijkerland hebben aangegeven dat zij op het evenement soms zaken constateren die vooraf helder hadden kunnen zijn, als de behandelend ambtenaar in de fase van vergunningverlening beter had doorgevraagd. Volgens sommige respondenten heeft de behandelend ambtenaar de taak om te bepalen of er ergens specifiek toezicht op moet worden gehouden. Een voorbeeld hiervan is toezicht op het gebruik van een feesttent. Gezien zijn positie in het proces en het feit dat hij een deel van de informatie over het evenement niet krijgt, kan dit momenteel nagenoeg niet van deze medewerker worden verwacht. Integraal toezicht Toezicht en handhaving zijn nog niet integraal uitgevoerd. Hoewel toezichthouders met elkaar een schouw te hielden, waren de samenwerking en de terugkoppeling van resultaten nog beperkt georganiseerd. Of er werd samengewerkt en informatie werd gedeeld, was afhankelijk van de bereidwilligheid van toezichthouders zelf. Over het algemeen lijkt dit geen problemen te hebben

24 opgeleverd. Het is echter niet vast komen te staan wat er gebeurt wanneer een toezichthouder een mogelijk risico signaleert dat niet op zijn eigen terrein ligt. Omdat het toezicht zich concentreerde op de schouw, was er gedurende het evenement geen toezicht op het gebruik van het terrein en de gevolgen die dat had voor de veiligheid. Evaluatie Conform het gemeentelijke evenementenbeleid vinden er evaluaties plaats van evenementen. Het is niet vast komen te staan of dit standaard gebeurt, of het voor Dicky Woodstock gebeurde, en wie daarbij aanwezig zijn. Met name de hulpdiensten lijken het evenement intern te evalueren. Er zijn geen lessen of aandachtspunten uit de voorgaande editie van Dicky Woodstock toegevoegd aan het gemeentelijke dossier van Dicky Woodstock Inhoud Focusgebieden toezicht Het toezicht dat werd uitgevoerd door de gemeente, in samenwerking met de politie en de 23 brandweer, richtte zich primair op brandveiligheid en openbare orde. De brandweer kon zich daarbij baseren op een uitwerking van brandveiligheidseisen zoals opgenomen (als bijlage) in de evenementenvergunning. Op een aantal vergunningvoorschriften werd voor of tijdens Dicky Woodstock 2012 geen toezicht gehouden. Het gaat in ieder geval om: inzet van gecertificeerde beveiliging; inzet van gediplomeerde EHBO ers; aanwezigheid van voldoende sanitaire voorzieningen; vrije doorgang hulpverleningsdiensten; glasverbod, gebruik van plastic bekers; veiligheid van constructies (tenten, podia); veiligheid attracties en attributen op het terrein; vrij blijven van toegangen, uitgangen en nooduitgangen op het terrein (incl. tenten); gebruik van bak- en braadwagens.

25 Ook op de aanwezigheid van een BHV-organisatie werd geen toezicht gehouden. De aanwezigheid van een BHV-organisatie is een eis uit de Arbowet die niet als voorwaarde is opgenomen in de evenementenvergunning. Betrokken toezichthouders beschouwen het niet als hun taak om op dit wettelijke voorschrift toezicht te houden. Het gevolg hiervan kan zijn dat er op evenementen in Steenwijkerland geen BHV ers aanwezig zijn, zonder dat dit wordt opgemerkt door de overheid. Toezicht constructie feesttenten niet geregeld Het ontbreekt in de gemeente Steenwijkerland nog aan stelselmatig toezicht op de veiligheid van de constructies van feesttenten en andere tijdelijke bouwwerken op evenementen. Als er toezicht op wordt gehouden, dan komt dit voort uit de risico s die een andere toezichthouder signaleert, in feite als leek op dit gebied. De vergunning stelt geen eisen aan de veiligheid van constructies, zoals bijvoorbeeld de eis tot welke windkracht een tent bestand moet zijn. Tijdens de vergunningverlening is hier ook geen adviseur voor betrokken. Aangezien toezicht en handhaving in de eerste plaats het sluitstuk zijn van de vergunning, is het ook niet verwonderlijk dat er uiteindelijk geen toezicht op plaatsvond. De indruk is dat de gemeente Steenwijkerland niet uniek is op dit gebied. De kennis van de veiligheid van constructies is een specialistisch expertisegebied. Om op dit gebied toezicht te kunnen houden, is er in de fase van vergunningverlening eerst een duidelijk beeld nodig van risico s en aandachtspunten rond constructies. Vervolgens zijn er concrete adviezen nodig, zodat er handhaafbare voorwaarden kunnen worden gesteld. Dit maakt het uiteindelijk mogelijk om er toezicht en handhaving op uit te oefenen. 24 In het geval van Dicky Woodstock was een extra complicerende factor dat het een andere, Duitse tent betrof. De indruk is echter dat dit niet heeft bijgedragen aan het afwezig zijn van advies of toezicht op het gebied van constructies.

26 5. Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies 1. De gemeente, de organisator en de betrokken hulpverleningsdiensten hebben zich ingespannen om een veilig evenement neer te zetten. Er zijn geen aanwijzingen die er op duiden dat het incident tijdens Dicky Woodstock 2012 heeft plaatsgevonden vanwege tekortkomingen in vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het instorten van de grote feesttent door een onverwachte storm was een noodlottig incident. 2. Het proces van vergunningverlening is grotendeels volgens de geldende wet- en regelgeving verlopen. Enkele regels die worden gesteld aan vergunningverlening in de Algemene wet bestuursrecht zijn niet of beperkt nageleefd. a. De gemeente heeft geen ontvankelijkheidstoets uitgevoerd bij de intake van de vergunningaanvraag. De beperkt ingevulde aanvraag had aanleiding kunnen geven om de aanvraag (nog) niet in behandeling te nemen en meer informatie op te vragen. b. De gemeente heeft de organisator niet schriftelijk bevestigd dat de aanvraag in behandeling werd genomen. c. De feitelijke behandeltermijn was 11 weken, langer dan in de APV is vermeld en langer dan de Awb voorschrijft. Hierover is, voor zover bekend, geen kennisgeving aan de aanvrager verstrekt. Er lijkt geen sprake te zijn geweest van opschorting van de beslissing in verband met het ontbreken van informatie. d. In de vergunning is de motivering niet bij ieder voorschrift terug te vinden De vergunningverlening is grotendeels volgens het vigerende beleid uitgevoerd. Er is op enkele punten van het beleid afgeweken. a. De vergunningaanvraag is bij de intake niet met de organisator doorgesproken en op mogelijke problemen bekeken. b. Dit categorie C-evenement is niet in de gemeentelijke evenementenwerkgroep/ het evenementenoverleg besproken. c. De aspecten waarover de gemeente advies heeft ontvangen en waarop de vergunning is gebaseerd, dekken niet alle relevante veiligheidsfactoren van het evenement.

27 4. Op het evenement heeft toezicht en handhaving plaatsgevonden. Daarbij zijn niet alle regels zoals gesteld in het gemeentelijke toezicht- en handhavingsbeleid gevolgd. a. Toezicht en handhaving was in zekere zin gepland, aangezien het jaarlijks op dezelfde manier plaatsvindt. Het voornaamste gehanteerde instrument hiervoor was de schouw op de dag voorafgaand aan het evenement. Er was echter geen sprake van een vooropgesteld plan voor toezicht en handhaving van de vergunningvoorwaarden. b. Bij de uitvoering van toezicht en handhaving ontbrak dit jaar de toezichthouder op het gebied van APV-vergunningen. c. Er is geen volledige verslaglegging van het uitgevoerde toezicht. d. Het is niet op alle gebieden vast komen te staan of er in het toezicht tekortkomingen zijn geconstateerd en of daar een vervolg aan is gegeven. 5. Er lijken sinds de invoering van de APV 2007 geen georganiseerde evaluaties te hebben plaatsgevonden van toezicht en handhaving rond het festival Dicky Woodstock. Hier is althans niets van op schrift terug te vinden. Respondenten geven aan dat hulpverleningsdiensten het evenement wel jaarlijks evalueren. 6. De vergunningverlening en de praktische voorbereiding hebben in twee vrijwel gescheiden trajecten naast elkaar plaatsgevonden. Er werd hierbij onderling beperkt informatie uitgewisseld. De gemeente heeft in het proces niet de regie gevoerd. a. De gemeente heeft de vergunningverlening als formeel proces afgehandeld. Dit verliep grotendeels schriftelijk. De grote bekendheid met en vertrouwen in het evenement heeft bijgedragen aan het ontbreken van een ontvankelijkheidstoets, het laat aanvragen van adviezen en de beperkte onderbouwing van verstrekte adviezen. b. Adviseurs van brandweer en politie maakten in dezelfde periode bilateraal praktische afspraken met de organisator en zijn onderaannemers. De samenwerking tussen deze partijen verloopt al jaren plezierig en effectief. De afspraken die zij met elkaar maakten vormden deels een nadere invulling van verstrekte adviezen Meer regie op het proces en meer samenwerking tussen de betrokken diensten hadden kunnen bijdragen aan een beter beeld van risico s en benodigde maatregelen. Dicky Woodstock 2012 onderschrijft dat geen enkel evenement gelijk is aan het voorgaande.

28 a. De gemeente had beter regie kunnen voeren op het proces wanneer ze er door informatie van de betrokken adviseurs meer toe in de gelegenheid was gesteld. Anderzijds had de gemeente meer actief kunnen nagaan welke afspraken er buiten haar zicht met de organisator werden gemaakt. b. Wanneer het evenement in de evenementenwerkgroep was behandeld, had de informatiepositie van de gemeente, de politie, de brandweer en de organisator meer gelijkwaardig aan elkaar kunnen zijn. c. Wanneer bijzonderheden en afwijkingen ten opzichte van vorig jaar in de vergunningaanvraag waren benoemd, dan wel later in het proces actief met elkaar waren gedeeld, had de gemeente de vergunningverlening, toezicht en handhaving erop kunnen afstemmen. d. Geen van de adviserende diensten heeft gevraagd om een veiligheidsplan van de organisator. Het veiligheidsplan had inzicht kunnen geven in veiligheidsmaatregelen die de organisator zelf neemt. Het had ook inzicht kunnen geven in de samenwerking tussen de organisator en de betrokken diensten, tijdens normale omstandigheden en tijdens een crisis. 8. Uit dit onderzoek naar vergunningverlening, toezicht en handhaving kunnen geen conclusies worden getrokken over de veiligheid van de tent die door de storm is ingestort. Het blijft de vraag welke constructieve veiligheidseisen de gemeente had moeten stellen aan tijdelijke bouwwerken en hoe zij daarop had moeten handhaven. a. In de vergunning zijn geen voorschriften opgenomen over de constructieve veiligheid van tijdelijke bouwwerken. Er waren voor het evenement geen gegevens in het bezit van de gemeente waaruit blijkt aan welke constructieve veiligheidsnormen de tent zou voldoen. b. Toezicht en handhaving op Dicky Woodstock richtte zich niet op de constructieve veiligheid van tenten. Ingezette toezichthouders hadden dit niet als taak en waren er niet voor opgeleid. Er waren op dit punt ook geen vergunningvoorwaarden om te handhaven. c. Er bestaan vrijwel geen landelijke voorschriften voor de constructieve veiligheid van feesttenten. 14 Dit maakt het voor een gemeente moeilijk om hierover voorschriften in de vergunning op te nemen. d. Het vaktechnisch beoordelen van de constructieve veiligheid van tenten vindt op papier plaats tijdens de vergunningverlening en in de praktijk tijdens toezicht en handhaving In de nieuwste NEN-norm (8020) wordt slechts verwezen naar opbouw volgens het tentboek.