Gebruiksaanwijzing (NL, B) Call Manager tiptel 355 ISDN

Transcriptie

1 Gebruiksaanwijzing (NL, B) Call Manager tiptel 355 ISDN

2

3 Pictogrammen in het display Pictogrammen in het display v Automatische centrale ingeschakeld b Begroeting en doorverbinden (tekst voor melden) ingeschakeld x Infosysteem ingeschakeld AC 1 * Telefoonbeantwoorder ingeschakeld, nieuwe berichten ontvangen, 7 oproepen v Tekst 1 van de automatische centrale is ingesteld Telefoonbeantwoorder ingeschakeld, geen nieuwe berichten ontvangen, 7 oproepen p Weergave T Telefoonnummer van de gesprekspartner p Weergave pauze g Oproep m l Huidige opname, microfoon ingeschakeld r Oproep voor telefoonnummer (MSN) Telefoonnummer van een nummeroproep of van een update (logboek) l Volume m Opname actief 0k100% Resterende opnamecapaciteit a Opname algemeen z Tweede functie u Tijdsturing ingeschakeld, schakeltijd Invoegen van een telefoonnummer uit het telefoonregister n Nummeroproep ingeschakeld > Wissen o Geselecteerde tekst a Bericht/gesprek & Zoeken (skip) vooruit f $ Zoeken (skip) terug n Uitgevoerde afstandsbediening (logboek) Nummeroproep (paging) zonder afstandsbediening (logboek) b Oproep mislukt, geen bericht Mailbox 1 ingesteld, nieuwe berichten ontvangen Onderverdeling naar een submenu ß Mailbox 1 ingesteld, geen nieuwe berichten ontvangen? Apparaat geblokkeerd ~ Huidige opname via de audio-ingang 3

4 Inhoud Inhoud Pictogrammen in het display... 3 Inhoud... 4 Call manager... 6 Algemeen... 6 Voorwaarden voor doorverbinden... 7 Belangrijke opmerking... 7 Doorverbinden in centrales... 8 Zo stelt u het doorverbinden in:... 8 Aansluitschema... 9 Automatische centrale Instelmogelijkheden voor de automatische centrale Instellingen voor de automatische centrale Het menupunt Automatische centrale openen Teksten bewerken Toestelkeuze instellen Voorbeelden voor automatische centrale Teksten AC1 tot AC5 van de automatische centrale Bezettekst van de automatische centrale Telefoonbeantwoorder met automatische centrale Begroeting en doorverbinden Instelmogelijkheden voor begroeting en doorverbinden Instellingen voor begroeting en doorverbinden Openen van het menupunt Begroeting en doorverbinden Teksten bewerken Toestelkeuze instellen Voorbeelden voor begroeting en doorverbinden Teksten BD1 tot BD5 van begroeting en doorverbinden Bezettekst van begroeting en doorverbinden Telefoonbeantwoorder met begroeting en doorverbinden Infosysteem Instelmogelijkheden voor het infosysteem Instellingen voor infosysteem Openen van het menupunt Infosysteem Teksten bewerken

5 Inhoud Voorbeelden voor infosysteem Tekst IS 0 van het infosysteem Infotekst IS 1 van het infosysteem Telefoonbeantwoorder met infosysteem Het instellen van het mailbox-systeem (korte aanwijzing) Zo stelt u uw mailbox-systeem in Combinatiemogelijkheden van teksten Flowchart automatische centrale Flowchart begroeting en doorverbinden Flowchart infosysteem Index

6 Inleiding Call manager Call manager Algemeen Deze gebruiksaanwijzing beschrijft alle Call manager-functies van de tiptel 355 ISDN. Voor de eventueel aanwezige telefoonbeantwoorder of mailbox-functies is ook de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN bijgevoegd. Volgende functies van de tiptel 355 ISDN staan ter beschikking: 1. Automatische centrale Hiermee kan degene die belt zelf, middels het indrukken van een cijfer op een telefoontoestel dat geschikt is voor toonkiezen (TDK), met welk toestel hij wil worden doorverbonden. Hierdoor wordt dus bijna iedere telefooncentrale geschikt voor het doorkiezen. 2. Begroeting en doorverbinden Deze functie ontlast medewerkers van b.v. een hotline die anders altijd dezelfde begroetingsteksten moeten uitspreken. Een gesprekspartner wordt met een (omvangrijke) tekst begroet en daarna volautomatisch doorverbonden naar een bepaald toestel of groepsnummer. 3. Infosysteem Deze functie biedt voor een bedrijf de mogelijkheid steeds terugkerende vragen van klanten of gelijkluidende inlichtingen automatisch af te handelen, zodat de medewerkers worden ontlast. De gesprekspartner kan met behulp van toonkiezen de door hem gewenste informatie zelf selecteren en beluisteren. Al deze functies zijn volledig onafhankelijk instelbaar. In de ruststand zijn deze functies uitgeschakeld; ze moeten in elk menu worden ingesteld en ingeschakeld. Na het instellen beschikt u over bijkomende teksten (AC, BD, IS). Met de selectie van de tekst kunt u omschakelen tussen de verschillende functies. Natuurlijk kan dit ook volautomatisch gebeuren met de geïntegreerde tijdsturing. In tegenstelling tot de tiptel 350 ISDN beschikt de tiptel 355 ISDN over een groter geheugen, zodat in de fabrieksversie ca. 2 uur opnametijd beschikbaar zijn. De opnametijd kan b.v. voor omvangrijke informatieteksten worden uitgebreid tot 6 uur. Daartoe heeft u de als toebehoren leverbare multimedia-kaarten (MMC) nodig. Mailboxen kunnen bij de tiptel 355 ISDN als bestemming voor bezette toestellen worden gedefinieerd, m.a.w. als een deelnemer bezet is, wordt de gesprekspartner doorverbonden naar de ingestelde mailbox, waar hij een bericht kan achterlaten. Om deze mailboxen in te stellen, verwijzen we naar het hoofdstuk Mailbox instellen in 6

7 Inleiding Call manager de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN. Een korte handleiding voor het instellen van mailboxen vindt u op pagina 27 van deze gebruiksaanwijzing. Voorwaarden voor doorverbinden Voor u het toestel instelt, dient u het hoofdstuk Eerste stappen in de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN te lezen. Belangrijk voor gebruik als Call Manager zijn de varianten 3 (gebruik vóór een centrale) en 4 (gebruik op een interne S 0 -bus van de centrale). Variant 3 is aanbevolen wanneer u de tiptel 355 ISDN wilt gebruiken met een centrale die via de ISDN-point-to-multipoint is aangesloten. Variant 4 is aanbevolen wanneer u de tiptel 355 ISDN wilt gebruiken met een ISDN-centrale die via een ISDN-point-to-point (meervoudige) aansluiting wordt gebruikt of over verschillende externe ISDN-aansluitingen beschikt. Belangrijke opmerking Voor de Call manager-functies Begroeting en doorverbinden en Automatische centrale is de doorverbindmogelijkheid onontbeerlijk. Als u de tiptel 355 ISDN volgens variant 3 vóór een centrale aansluit, kunt u doorverbinden naar toestellen die achter de tiptel 355 ISDN aangesloten zijn (op de interne S 0 -bus). Doorverbinden naar een extern telefoonnummer (b.v. GSM) is alleen mogelijk als uw netwerk de functie ECT ondersteunt. Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met uw netwerkleverancier. Als u de tiptel 355 ISDN volgens variant 4 in een centrale aansluit, moet uw centrale het doorverbinden naar de interne S 0 -aansluitingen ondersteunen. Anders kunt u de tiptel 355 ISDN niet in deze aansluitvariant gebruiken. Doorverbinden naar een extern telefoonnummer (b.v. GSM) is enkel mogelijk als uw centrale deze functie ondersteunt. Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT ondersteunen op hun interne S 0 -aansluitingen het doorverbinden naar interne en externe telefoonnummers. 7

8 Inleiding Call manager Doorverbinden in centrales De tiptel 355 ISDN ondersteunt momenteel twee verschillende manieren om in centrales door te verbinden: ECT (Explicit Call Transfer) ICT (Implicit Call Transfer, ook wel dubbel-disconnect genoemd) U moet de in uw centrale vereiste variant in elk geval instellen in de tiptel 355 ISDN, anders werkt het doorverbinden niet. Vraag aan de leverancier of fabrikant van uw centrale welke variant moet worden ingesteld. Zo stelt u het doorverbinden in: De toets Menu indrukken. In het display verschijnt het hoofdmenu. De regeltoets naast Call Manager indrukken. Het display toont alle beschikbare Call Manager-functies. Met de pijltjestoets naar beneden gaat u naar Doorverbinden. In het display verschijnt het menupunt. De regeltoets naast Doorverbinden indrukken. Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken. In het display verschijnt de ingestelde versie van doorverbinden. Het display keert terug in ruststand. 8

9 Inleiding Call manager Aansluitschema 9

10 Automatische centrale Automatische centrale De eerste toepassing is de automatische centrale. Hier beslist de gesprekspartner zelf, door een cijfer op zijn toonkiestelefoon (TDK) in te drukken, met welke bestemming hij verbonden wenst te worden. Op die manier beschikt nagenoeg elke telefooncentrale over inkiesmogelijkheid. Bovendien wordt een eventueel aanwezige telefoniste ontlast, doordat een gesprekspartner zichzelf kan doorverbinden naar de gewenste contactpersoon. Als u ook mailboxen heeft ingesteld, hoort de gesprekspartner een tekst als één van de 9 bestemmingen bezet is, en kan hij eventueel een bericht achterlaten. Een korte aanwijzing voor het instellen van mailboxen vindt u op pagina 27 (zie ook Mailbox instellen in de gebruiksaanwijzing tiptel 350 ISDN). Instelmogelijkheden voor de automatische centrale Functie activeren... Ja of nee. Hier wordt ingesteld of automatische centrale mogelijk is. Zo kunt u b.v. vooraf alle instellingen ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling Nee kan de functie niet met de toets beantwoorden of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu s. Teksten bewerken... >> Tekst... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen AC1 tot AC5 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. Txt. Morg voor de tekst voor de voormiddag. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie. Toestelkeuze instellen... >> Toets... 1 tot 9. Kies hier de toets die de gesprekspartner op zijn TDK-telefoon moet indrukken zodat hij naar het bijbehorende telefoonnummer doorverbonden kan worden. Als de gesprekspartner geen toets indrukt, schakelt de tiptel 355 ISDN naar het telefoonnummer 10

11 Automatische centrale dat voor toets 1 ingegeven is. Dit nummer moet dus altijd worden ingegeven. Toestelkeuze... Geef hier het (groeps-) telefoonnummer in waarmee de tiptel 355 ISDN moet doorverbinden als de gesprekspartner op zijn telefoon de bijbehorende toets indrukt. Mailbox... of gebruiker X. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor het hierboven opgegeven telefoonnummer wordt gemaakt. Dit is b.v. belangrijk als een telefoonnummer bezet is. Bij de instelling is er geen opnamemogelijkheid. Bezettekst opnemen... Neem hier de tekst op die een gesprekspartner moet horen als het toestel bezet is en geen mailbox ingesteld is. Instellingen voor de automatische centrale Het menupunt Automatische centrale openen De toets Menu indrukken. In het display verschijnt het hoofdmenu. De regeltoets naast Call Manager indrukken. In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies. De regeltoets naast Automatische centrale indrukken. In het display verschijnen alle instellingsmogelijkheden. 11

12 Automatische centrale De regeltoets naast Functie activeren indrukken. In het display verschijnt Ja. Deze functie is nu beschikbaar. De regeltoets naast Bezettekst opnemen indrukken. U neemt de bezettekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets. Teksten bewerken Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst. Als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen, drukt u op de regeltoets naast Tekst. In het display verschijnt de naam van de tekst. U gaat naar het instelmenu voor de naam. De regeltoets naast Tekst opnemen/veranderen ingedrukt houden. U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets. Toestelkeuze instellen Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste toets. De regeltoets naast Toestelnr. indrukken indien u bij een instelling meerdere posities wilt ingeven. Met de pijltjestoetsen rechts/links kunt u de cursor verplaatsen. De door de gesprekspartner in te drukken toets wordt aangegeven. Het geselecteerde invoerpositie knippert. 12

13 Automatische centrale Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden stelt u het cijfer in. Voor het beëindigen van het ingeven dient u de regeltoets naast Toestelnr. in te drukken. De regeltoets naast Mailbox indrukken tot de gewenste mailbox wordt weergegeven. Voor het wissen van de instellingen dient u de regeltoets 2 seconden in te drukken. Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken. Het gewenste cijfer wordt weergegeven. De invoerpositie stopt met knipperen. De weergegeven mailbox wordt nu gebruikt om berichten achter te laten als het telefoonnummer bezet is. De instellingen voor dit toestelnummer worden gewist. Het display keert terug in ruststand. Voorbeelden voor automatische centrale Teksten AC1 tot AC5 van de automatische centrale Welkom bij de firma..., als u een rechtstreekse verbinding met de telefooncentrale wenst, drukt u op 1, als u informatie wenst over een product, drukt u op 2, als u een bestelling wenst op te geven drukt u op 3, als u met onze service-afdeling wenst te spreken, drukt u op Als u deze tekst nogmaals wenst te beluisteren, drukt u op (Pauze ca. 5 seconden)...u heeft geen keuze gemaakt, wij schakelen u door naar onze telefooncentrale. U kunt tot 5 verschillende teksten opnemen (AC 1 tot AC 5) en tussen deze teksten handmatig schakelen (in de ruststand de onderste regeltoets in het display) of via de tijdsturing op basis van het tijdstip van de dag en/of de dag van de week. Gebruik in plaats van de vooringestelde namen AC1 tot AC5 duidelijke namen, zoals Txt. Morg voor de tekst van de voormiddag of Txt. WE voor de tekst voor het weekend. Voor de naam staan max. 10 tekens ter beschikking. Als de gesprekspartner geen keuze maakt, verbindt de tiptel 355 ISDN de gesprekspartner automatisch met het toestelnummer voor het cijfer 1. Voor deze toets moet dus altijd een toestelnummer en eventueel een mailbox worden ingesteld. 13

14 Automatische centrale Bezettekst van de automatische centrale De gewenste afdeling is momenteel niet bereikbaar/bezet. Als u een nieuwe keuze wenst te maken en met een andere afdeling wenst te spreken, drukt u op de 0. U kunt ook een bericht voor de afdeling achterlaten, drukt u hiervoor op de * toets op uw telefoon. Als u niets doet, blijven we proberen u met de gewenste afdeling te verbinden. Even geduld, a.u.b. Dit voorbeeld toont alle mogelijkheden, maar het is niet noodzakelijk om aan de gesprekspartner de keuzemogelijkheden uit te leggen. Als de gesprekspartner tijdens de bezettekst niet op 0 of op * toets drukt, blijft hij in een wachtlus tot het toestel weer bereikbaar is. Als u in het instelmenu geen mailbox voor dit nummer heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de *toets drukt. Als het telefoonnummer vrij is en er niemand antwoordt, zorgt uw telefooncentrale na een vast ingestelde tijd ervoor dat de gesprekspartner weer terugkomt bij de tiptel 355 ISDN (enkel bij aansluitvariant 4). Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT voeren na 45 seconden deze functie uit. Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart Automatische centrale op pagina

15 Automatische centrale Telefoonbeantwoorder met automatische centrale Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u de als begroeting gedefinieerde tekst. De toets Beantwoorden indrukken. In het display verschijnt de ingestelde tekst naast het symbool rechts onderaan (AC 1, AC 2, AC 3, AC 4, AC 5). De toets Beantwoorden gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor automatische centrale. Voor het omschakelen tussen de functies Beantwoorden en Automatische centrale dient u de regeltoets naast AC 1 in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met automatische centrale, nogmaals op de toets Beantwoorden drukken. Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand. Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. overdag de functie automatische centrale gebruiken, en s avonds automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem). Voorbeeld: Bij de tweede schakeltijd wordt om 08:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst AC 1 (Txt. Morg) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar automatische centrale. 15

16 Begroeting en doorverbinden Begroeting en doorverbinden Uw tiptel 355 ISDN kan de gesprekspartner begroeten en hem daarna doorverbinden naar een ander telefoonnummer (b.v. groepsnummer bij aansluiting op een centrale). In tegenstelling tot de functie automatische centrale is daarbij geen tussenkomst van de gesprekspartner (indrukken van een cijfertoets) vereist. Als het toestel bezet is, kan de gesprekspartner worden teruggenomen, waarna hij de daarvoor ingestelde bezettekst hoort. De gesprekspartner weet onmiddellijk dat hij juist verbonden is en uw medewerkers worden ontlast met het uitspreken van de begroetingstekst. Als alle lijnen bezet zijn, kan het gesprek ook worden doorverbonden naar een Mailbox van de tiptel 355 ISDN. De gesprekspartner krijgt dan niet het gevoel dat er niemand aanwezig is. Instelmogelijkheden voor begroeting en doorverbinden Functie activeren... Teksten bewerken... >> Ja of nee. Hier wordt ingesteld of begroeting en doorverbinden mogelijk is. Zo kunt u b.v. vooraf alle instellingen ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling Nee kan de functie niet met de toets Beantwoorden of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu s. Tekst... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen BD1 tot BD5 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. Begr. Morg voor de tekst voor de voormiddag. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen naar boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie. 16

17 Begroeting en doorverbinden Toestelkeuze instellen... >> Toestelkeuze... Geef hier het (groeps)nummer in waarnaar de tiptel 355 ISDN na de begroetingstekst moet doorverbinden Mailbox... of gebruiker X. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor het hierboven opgegeven toestelnummer wordt gemaakt. Dit is b.v. belangrijk als een toestel bezet is. Bij de instelling is er geen opnamemogelijkheid. Bezettekst opnemen... Neem hier de tekst op die een gesprekspartner te horen krijgt als het toestelnummer bezet is en er geen mailbox is ingesteld. Instellingen voor begroeting en doorverbinden Openen van het menupunt Begroeting en doorverbinden De toets Menu indrukken. In het display verschijnt het hoofdmenu. De regeltoets naast Call Manager indrukken. In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies. De regeltoets naast Begroeting en doorverbinden. In het display verschijnen alle instelmogelijkheden. 17

18 Begroeting en doorverbinden De regeltoets naast Functie activeren indrukken. In het display verschijnt de melding Ja, zodat deze functie voortaan in de menu s beschikbaar is. De regeltoets naast Bezettekst opnemen ingedrukt houden. U neemt de bezettekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets. Teksten bewerken Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst. De regeltoets naast Tekst indrukken als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen. In het display verschijnt de naam van de tekst. U gaat naar het instelmenu voor de naam. De regeltoets naast Tekst opnemen/ veranderen indrukken. U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets. Toestelkeuze instellen De regeltoets naast Toestelnr. indrukken indien u bij een instelling meerdere posities wilt ingeven. Met de pijltjestoetsen rechts/links kunt u de cursor verplaatsen. Het geselecteerde invoerpositie knippert. 18

19 Begroeting en doorverbinden Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden stelt u het cijfer in. Voor het beëindigen van het ingeven dient u de regeltoets naast Toestelnr. in te drukken. De regeltoets naast Mailbox indrukken tot de gewenste mailbox wordt weergegeven. Voor het wissen van de instellingen dient u de regeltoets 2 seconden in te drukken. Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken. Het gewenste cijfer wordt weergegeven. De invoerpositie stopt met knipperen. De weergegeven mailbox wordt nu gebruikt om berichten achter te laten als het telefoonnummer bezet is. De instellingen voor dit toestelnummer worden gewist. Het display keert terug in ruststand. Voorbeelden voor begroeting en doorverbinden Teksten BD1 tot BD5 van begroeting en doorverbinden Welkom bij het technische support van firma... Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker doorverbonden. U kunt tot 5 verschillende teksten opnemen (BD 1 tot BD 5) en tussen deze teksten handmatig schakelen (in ruststand de onderste regeltoets in het display) of via de tijdsturing op basis van het tijdstip van de dag en/of de dag van de week. Gebruik in plaats van de vooringestelde namen BD1 tot BD5 duidelijke namen, zoals Begr. Morg voor de tekst van de voormiddag of Begr. WE voor de tekst voor het weekend. Voor de naam staan max. 10 tekens ter beschikking. Bezettekst van begroeting en doorverbinden Al onze medewerkers zijn momenteel in gesprek. Gelieve even te wachten, u wordt zo dadelijk doorverbonden met een vrije medewerker. U kunt ook een bericht achterlaten, drukt hiervoor op de * toets van uw telefoon. 19

20 Begroeting en doorverbinden Het is niet noodzakelijk uw gesprekspartner mee te delen dat hij een bericht kan achterlaten. Als de gesprekspartner tijdens de bezettekst niet op de * toets drukt, blijft hij in een wachtlus tot het toestel weer bereikbaar is. Als u in het instelmenu geen mailbox heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de * toets drukt. Als het telefoonnummer vrij is en er niemand antwoordt, zorgt uw telefooncentrale na een vast ingestelde tijd ervoor dat de gesprekspartner weer terugkomt bij de tiptel 355 ISDN (enkel bij aansluitvariant 4). Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT voeren na 45 seconden deze functie uit. Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart Begroeting en doorverbinden op pagina

21 Begroeting en doorverbinden Telefoonbeantwoorder met begroeting en doorverbinden Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u de als begroeting gedefinieerde tekst. De toets Beantwoorden indrukken. In het display verschijnt de ingestelde tekst naast het symbool rechts onderaan (BD 1, BD 2, BD 3, BD 4, BD 5). De toets Beantwoorden gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor automatische centrale. Voor het omschakelen tussen de functies Beantwoorden en Begroeting en doorverbinden dient u de regeltoets naast BD 1 in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met Begroeting en doorverbinden, nogmaals op de toets Beantwoorden drukken. Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand. Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. overdag de functie Begroeting en doorverbinden gebruiken, en s avonds automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem). Voorbeeld: Bij de derde schakeltijd wordt om 09:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst BD 1 (Begr. Morg) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar Begroeting en doorverbinden. 21

22 Infosysteem Infosysteem Als derde functie is in de tiptel 355 ISDN een menugestuurd infosysteem geïntegreerd met 10 eigen teksten van willekeurige lengte. Hier beslist de gesprekspartner zelf door een cijfer op zijn toonkiestelefoon (TDK) in te drukken, welke informatie hij wenst te beluisteren. Als een onderneming haar klanten via de telefoon verschillende, langlopende informatie wenst te geven (reisbureau s, weekpromoties in de kleinhandel, product-infolijn van een fabrikant), kan het bedrijf met de functie Infosysteem haar medewerkers ontlasten van altijd maar dezelfde standaardinlichtingen. Instelmogelijkheden voor het infosysteem Functie activeren... Tekst opnemen... Ja of nee. Hier wordt ingesteld of het infosysteem kan worden gebruikt. Zo kunt u b.v. vooraf alle informatie ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling Nee kan de functie niet met de toets Beantwoorden of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu s. Neem hier de tekst op die de gesprekspartner als begroeting te horen krijgt. In de tekst dient u de max. 9 mogelijkheden te vermelden om een infotekst (zie hierna) te selecteren. Infoteksten... >> Tekst... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen IS1 tot IS9 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. Mallorca of USA budget voor de verschillende teksten. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen naar boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie. 22

23 Infosysteem Opn.mailbox... of gebruiker X. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor de hierboven opgegeven infotekst wordt gemaakt. Bij de instelling is er geen opnamemogelijkheid. Instellingen voor infosysteem Openen van het menupunt Infosysteem De toets Menu indrukken. In het display verschijnt het hoofdmenu. De regeltoets naast Call Manager indrukken. In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies. De regeltoets naast Infosysteem indrukken. In het display verschijnen alle instellingsmogelijkheden. De regeltoets naast Functie activeren indrukken. In het display verschijnt Ja. Deze functie is nu beschikbaar. De regeltoets naast Tekst opnemen ingedrukt houden. U neemt de Tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets. 23

24 Infosysteem Teksten bewerken Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst. Als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen, drukt u op de regeltoets naast Tekst. De regeltoets naast Tekst opnemen/ veranderen ingedrukt houden. De regeltoets naast Opn.mailbox indrukken, tot de gewenste mailbox wordt weergegeven. Voor het verlaten van het menu dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken. In het display verschijnt de naam van de tekst. U gaat naar het instelmenu voor de naam. U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven). De aangegeven mailbox wordt gebruikt voor berichten die door beluisteraars van de opgegeven infotekst worden achtergelaten. Het display keert terug in ruststand. Voorbeelden voor infosysteem Tekst IS 0 van het infosysteem Welkom bij het reisbureau Vlieg er eens uit. U bent verbonden met ons automatisch infosysteem, waarmee u onze zeer aantrekkelijke aanbiedingen kunt beluisteren. Voor budgetvriendelijke reizen naar Mallorca kiest u 1, voor onze supergunstige all inclusive aanbiedingen naar de Dominicaanse Republiek kiest u 2, voor USA-tours kiest u 3. Voor vakantie in Turkije kiest u 4, voor uw vakantie in Spanje kiest u 5, voor city trips kiest u 6 en voor avontuurlijke vakantie in de Alpen kiest u 7... (pauze ca. 5 seconden) U kunt de cijfers 1 tot 9 gebruiken. Het cijfer 0 is gereserveerd om terug te keren naar Tekst IS 0 (vanuit infoteksten). 24

25 Infosysteem Infotekst IS 1 van het infosysteem Hallo, voor slechts 99,- EURO kunt u deze week naar Mallorca vliegen. Maar er is nog meer... (tekst van willekeurige lengte)... Als u informatie over andere aanbiedingen wenst, drukt u het gewenste cijfer. Als u de 0 kiest, keert u terug naar het keuzemenu indien u dit nogmaals wenst te beluisteren. U kunt ook een bericht achterlaten voor onze medewerkers, druk daartoe op de * toets op uw telefoon. Het is niet noodzakelijk mee te delen dat uw gesprekspartner een bericht kan achterlaten. Als de gesprekspartner tijdens de infotekst niet op de * toets drukt, blijft hij in deze tekst tot hij een ander cijfer kiest of de verbinding verbreekt. Als u in het instelmenu geen Mailbox heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de * toets drukt. Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart Infosysteem op pagina

26 Infosysteem Telefoonbeantwoorder met infosysteem Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u tekst IS 0. De toets Beantwoorden indrukken. In het display verschijnt naast het symbool rechts onderaan de ingestelde tekst (IS 0). De toets Beantwoorden gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor infosysteem. Voor het omschakelen tussen de functies Beantwoorden en Infosysteem dient u de regeltoets naast IS 0 in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met Infosysteem, nogmaals op de toets Beantwoorden drukken. Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand. Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. s nachts de functie infosysteem gebruiken, en overdag automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem). Voorbeeld: Bij de vierde schakeltijd wordt om 18:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst IS 0 (Tekst infosysteem) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar infosysteem. 26

27 Korte aanwijzing mailbox-systeem Het instellen van het mailbox-systeem (korte aanwijzing) Met dit toestel kunt u niet alleen een algemene mailbox (hoofd-telefoonbeantwoorder) instellen, maar ook 9 bijkomende mailboxen (afdelings- of persoonsgerichte telefoonbeantwoorders) voor elke MSN. Een mailbox wordt daarbij ingesteld met dezelfde menustructuur als de hoofd-telefoonbeantwoorder, u dient vooraf enkel de gewenste mailbox te selecteren door op de derde displaytoets van boven te drukken. Zo stelt u uw mailbox-systeem in 1. Geef alle MSN s in die u wenst te gebruiken: De toets menu indrukken, selecteer Instellingen, ga naar Eigen telefoonnummer, selecteer en geef telefoonnummer in. 2. De verschillende mailboxen toewijzen: De toets menu indrukken, ga naar Mailbox instellen en selecteer. U kunt ook een andere naam ingeven dan de standaardnaam Gebruiker X. 3. Het instellen van de verschillende mailboxen: Derde regeltoets van boven indrukken en selecteer de mailbox. Het aangegeven nummer rechts onderaan van de tekst heeft nu betrekking op deze specifieke mailbox. Alle toetsen en menu s hebben nu betrekking op de in het display aangegeven mailbox. Meer informatie over de mogelijke tekstcombinaties vindt u op pagina 28 van deze gebruiksaanwijzing. Als u de toets menu indrukt, verschijnt de geselecteerde mailbox op de eerste displayregel voor elk menupunt. Elke mailbox heeft een eigen menu, dat met uitzondering van enkele algemene instellingen overeenkomt met het menu van de hoofd-telefoonbeantwoorder. Meer gedetailleerde informatie over dit onderwerp vindt u in de gebruiksaanwijzing van tiptel 350 ISDN onder Mailbox instellen. Wanneer de mailboxen zijn ingesteld, staan deze in de Callmanager ter beschikking als bestemmingen wanneer de toestellen bezet zijn of om berichten achter te laten. Met de tijdsturing kunt u terwijl de automatische centrale actief is, een andere dan de gebruikelijke tekst voor de mailbox instellen door in de tijdsturing van de mailbox dezelfde tijden in te geven als die van de automatische centrale. 27

28 Korte aanwijzing mailbox-systeem Combinatiemogelijkheden van teksten Tekst (nr.) Globale mailbox met voorbeeld 9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar) Telefoonregister (individuele teksten) 0 Plug & Answer Goedendag, u bent verbonden met de automatische telefoonbeantwoorder van Na de toon kunt u een bericht inspreken. selecteerbaar selecteerbaar 1 individueel Welkom bij de firma XYZ. De opnamecapaciteit van ons mailbox-systeem is ten einde. Gelieve later nog eens te proberen. 2 individueel Goedendag. Welkom bij de firma XYZ... 3 individueel Goedenavond. Welkom bij de firma XYZ. Helaas belt u ons op buiten onze kantooruren... 4 individueel Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel niet aanwezig.. 5 individueel Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel afwezig... 6 individueel Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker neemt momenteel middagpauze... 7 individueel Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel op vakantie... automatisch geselecteerd als er geen opnamecapaciteit meer is selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar automatisch geselecteerd als er geen opnamecapaciteit meer is selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar selecteerbaar 8 Individueel Goedendag, u bent verbonden met de centrale van de firma XYZ... telkens eigen individuele tekst: Hallo, u bent verbonden met de mailbox van An Peeters, ik ben momenteel in vergadering... 9 Individueel Goedendag, u heeft het juiste nummer gekozen en u bent verbonden met de firma XYZ... telkens eigen individuele tekst: Hallo, u bent verbonden met de mailbox van An Peeters, ik ben momenteel op vakantie... 28

29 Korte aanwijzing mailbox-systeem Tekst (nr.) Globale Mailbox met voorbeeld AC 1 Automatische centrale, tekst 1 Goedemorgen, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op... AC 2 Automatische centrale, tekst 2 Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op... AC 3 Automatische centrale, tekst 3 Goedenavond, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op... AC 4 Automatische centrale, tekst 4 Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Ons bedrijf is tijdens de zomervakantie gesloten. U kunt uzelf echter doorverbinden naar onze wachtdienst. Druk op... AC 5 Automatische centrale, tekst 5 Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Ons bedrijf is tijdens het weekend gesloten. Indien u onze storingsdienst wilt spreken kiest u. BD 1 Begroeting en doorverbinden, tekst 1 Welkom bij het technische support van firma... Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker doorverbonden. BD 2 Begroeting en doorverbinden, tekst 2 Goedendag en welkom bij het technische support van firma... BD 3 Begroeting en doorverbinden, tekst 3 Goedenavond en welkom bij het technische support van firma... BD 4 Begroeting en doorverbinden, tekst 4 Welkom bij het technische support van de firma... Ook tijdens het weekend hebben we een speciale hotline voorzien. Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker verbonden. 9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar) Telefoonregister (individuele teksten) 29

30 Korte aanwijzing mailbox-systeem Tekst (nr.) Globale Mailbox met voorbeeld BD 5 Begroeting en doorverbinden, tekst 5 Welkom bij de technische support van de firma... Ook s nachts hebben we een speciale hotline voorzien. Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw... IS 0 Infosysteem, tekst Welkom bij het reisbureau Vlieg er eens uit. U bent verbonden met ons automatisch infosysteem, waarmee u onze zeer aantrekkelijke aanbiedingen kunt beluisteren. Voor budgetvriendelijke reizen naar Mallorca kiest u 1, voor onze supergunstige 'all inclusive aanbiedingen naar de Dominicaanse Republiek kiest u 2, voor USA-tours kiest u 3. Voor vakantie in Turkije kiest u 4, voor vakantie in Spanje kiest u 5, voor city trips kiest u 6 en voor avontuurlijke vakantie in de Alpen kiest u 7... (pauze ca. 5 seconden) IS 1 Infosysteem, tekst voor toets 1 Mallorca heel budgetvriendelijk, voor slechts... IS 2 Infosysteem, tekst voor toets 2 Welkom bij de informatie over de Dominicaanse Republiek... IS 3 Infosysteem, tekst voor toets 3 USA-tours, het veelzijdige alternatief... IS 4 Infosysteem, tekst voor toets 4 Turkije voor kenners, dit zijn onze aanbiedingen... IS 5 Infosysteem, tekst voor toets 5 Cultuurvakantie in Spanje, de aanbiedingen... IS 6 Infosysteem, tekst voor toets 6 City-trips zijn onze specialiteit... IS 7 Infosysteem, tekst voor toets 7 Klimmen in de Alpen, hier bent u aan het juiste adres... IS 8 Infosysteem, tekst voor toets 8 Superkoopjes uit alle landen... IS 9 Infosysteem, tekst voor toets 9 Boottochtjes op de Noordzee... 9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar) Telefoonregister (individuele teksten) 30

31 Technische bijlage 31 Flowchart automatische centrale QHHQ MD QHHQ MD MD QHHQ QHHQ QHHQ %H]HW 7HNVWWHQ HLQGH %H]HWWHNVW 2SURHS %HJURHWLQJVWHNVW PHW'70) KHUNHQQLQJ $FWLYHULQJYDQGH ELMKRUHQGH0DLOER[ 'RRUVFKDNHOLQJQDDUL PHW(&7,&7GXEEHO ',6&211(&7 0%LEHVWDDW" 0%LDFWLHI" (,1'( (,1'( MD MD QHHQ MD MD QHHQ 6LPXODWLH ZHUG LQJHGUXNWµ 7RHWV LQJHGUXNW" 7HNVWWHQ HLQGH 7HOHIRRQL EHOW" $ $ QHHQ 7RHWV LQJHGUXNW" *HVSUHNZRUGW YDVWJHKRXGHQRSURHS QDDUWRHVWHONHX]H MD L WRW 7RHWVL LQJHGUXNW"

32 Technische bijlage Flowchart begroeting en doorverbinden 2SURHS %HJURHWLQJV WHNVW 2SURHSQDDU WHOHIRRQQXPPHU MD 7HNVWWHQ HLQGH QHHQ %H]HW MD %H]HWWHNVW QHHQ QHHQ MD 0%LEHVWDDW" 0%LDFWLHI" MD QHHQ 7HOHIRRQ EHOW" MD 'RRUVFKDNHOLQJ PHW(&7,&7GXEEHO ',6&211(&7 $FWLYHULQJYDQGH ELMKRUHQGH0DLOER[ (,1'( (,1'( 32

33 Technische bijlage Flowchart infosysteem 2SURHS 7HNVW,6PHW '70) KHUNHQQLQJ QHHQ 7RHWVL LQJHGUXNW" L WRW MD 7HNVW,6PHW '70) KHUNHQQLQJ WRW LQJHGUXNW" MD QHHQ LQJHGUXNW" MD QHHQ QHHQ 0%LEHVWDDW" 0%LDFWLHI" MD $FWLYHULQJYDQGH ELMKRUHQGH0DLOER[ (,1'( 33

34 Index Index A Aansluitschema... 9 Automatische centrale Bezettekst Flowchart Functie aktiveren Instellingen Instelmogelijkheden Mailbox Opname in mailbox Teksten bewerken Telefoonbeantwoorder Toestelkeuze Toestelkeuze instellen Voorbeelden B Begroeting en doorverbinden Bezettekst Flowchart Functie activeren Instellingen Instelmogelijkheden Mailbox Opname in mailbox Teksten bewerken Telefoonbeantwoorder Toestelkeuze Toestelkeuze instellen Voorbeelden Begroeting, infosysteem Bezettekst Automatische centrale Begroeting en doorverbinden C Call manager... 6 Combinatiemogelijkheden van teksten 28 D Doorverbinden, voorwaarden... 7 F Flowchart Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem Functie activeren Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infoysteem Functies... 6 G Groepsnummer I Infosysteem Begroeting Flowchart Functie activeren Infoteksten Instellingen Instelmogelijkheden Opname mailbox Teksten bewerken Telefoonbeantwoorder Voorbeelden Infoteksten, infosysteem Instellen, mailbox-systeem Instellingen Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem Instelmogelijkheden Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem M Mailbox Automatische centrale Begroeting en doorverbinden

35 Index Mailbox-systeem instellen Meldteksten, combinatiemogelijkheden 28 O Opname in mailbox... 6 Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem Opnametijd... 6 T Teksten bewerken Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem Telefoonbeantwoorder Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem Toestelkeuze Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Toestelkeuze instellen Automatische centrale Begroeting en doorverbinden V Voorbeelden Automatische centrale Begroeting en doorverbinden Infosysteem

36 Tiptel B.V. Camerastraat 2 NL 1322 BC Almere Telefoon: 0900 BELTIPTEL of (niet gratis) Fax: info@tiptel.nl Internet: Tiptel NV F. Smoldersstraat 14 B 1932 Zaventem Telefoon: * Fax: tech@tiptel.be (NL) 10/2001 Internet: * Technische bijstand: 1,12 / min.