Exact Financials Enterprise Risicobeheersing, compliance en control

Transcriptie

1 Exact Financials Enterprise Risicobeheersing, compliance en control

2 Inhoud 2 Passend bij uw behoeften 4 Exact Financials Enterprise, het product 6 Exact Financials Enterprise en u 8 Financieel management 12 Inkoop en verkoop 16 Financieel inzicht in uw projecten 21 Exact Financials Enterprise productoverzicht 25 Aan de slag?

3 Passend bij uw behoeften Exact Financials Enterprise het product Exact Financials Enterprise productoverzicht Effectieve en verantwoorde bedrijfsvoering Bij de verbetering van bedrijfsprestaties speelt de financiële afdeling een cruciale rol. Als financieel manager wilt u risico s kunnen beheersen, een gedegen kennis hebben van wetgeving en regelingen en voorspelbare resultaten leveren. U zorgt er, samen met uw afdeling, mede voor dat uw organisatie goed, efficiënt en verantwoord wordt geleid. De financiële afdeling heeft te maken met hoge administratieve lasten. Uw medewerkers moeten waarschijnlijk veel registreren en gegevens die afkomstig zijn van andere afdelingen handmatig invoeren. Binnen veel organisaties wordt informatie opgeslagen in verschillende systemen, waardoor er eilandvorming ontstaat. Daarnaast verloopt de communicatie met andere afdelingen en/of vestigingen niet altijd even effectief. Hierdoor houden de medewerkers weinig tijd over voor echt belangrijk werk, zoals het verschaffen van financiële sturingsinformatie aan management en directie. Met Exact Financials Enterprise biedt Exact u een passende oplossing. Al sinds onze oprichting in 1984 brengen wij gedegen financiële software op de markt. Wij voelen ons dan ook goed thuis in de veranderende wereld waarin de financieel manager vandaag de dag verkeert. Het is onze missie om geïntegreerde, standaard softwareoplossingen te ontwikkelen, die aansluiten bij uw eisen en wensen. Oplossingen die schaalbaar zijn en dus mee kunnen groeien met uw bedrijfsvoering en aansluiting vinden bij nieuwe methoden en standaarden. Kortom, oplossingen die voor u en uw collega s van grote waarde kunnen zijn. Exact Financials Enterprise 1

4 Passend bij uw behoeften Waar kan ik dat rapport vinden? Is dit nu de juiste factuur? - Uw financiële afdeling is een uiterst belangrijk onderdeel van uw organisatie. Het valt voor u en uw medewerkers echter niet altijd mee om iedereen tevreden te houden. U wordt hierin veelal belemmerd door een gebrek aan tijd. Op uw afdeling komen bijvoorbeeld grote aantallen facturen binnen, waarvan de verwerking veel tijd kost. Ook het opvragen van gegevens bij meerdere vestigingen kan tijdrovend zijn. Rapporten worden vaak per verstuurd. Dit is niet altijd even veilig, en het kost veel tijd deze rapporten te verspreiden. Daarbij zijn deze rapporten lastig terug te vinden. Thuiswerken gebeurt steeds vaker, maar helaas kunt u zelf alleen bij de financiële administratie komen als u op kantoor bent. De organisatie stelt hoge eisen en verwachtingen aan uw afdeling. Om iedereen tevreden te houden en om u als afdeling te kunnen onder scheiden, wilt u niet verzanden in te veel administratieve handelingen. U wilt goed kunnen samenwerken met andere afdelingen, zoals de inkoop- en verkoopafdeling. In de praktijk is het echter niet gemakkelijk om onderling de juiste gegevens uit te wisselen. Het blijkt vaak lastig om alle gegevens te vergaren die u nodig heeft om te komen tot een verkoopfactuur. Als u eenmaal over de juiste gegevens beschikt, dan moet u deze eerst handmatig invoeren in uw systeem voordat u de factuur kunt printen. En hoewel veel inkoopfacturen op elkaar lijken en voor een groot deel dezelfde informatie bevatten, moet u terugkerende facturen iedere maand opnieuw met de hand invoeren. Ook wilt u de andere afdelingen altijd goed financieel inzicht verschaffen. Effectief samenwerken met andere afdelingen leidt tot betere prestaties van uw eigen afdeling en uw onderneming. Afdelingsoverschrijdende processen wilt u graag gestroomlijnd zien, waarbij informatie efficiënt wordt hergebruikt. 2 Exact Financials Enterprise

5 Zou het niet geweldig zijn als u... Wie kan mij de status vertellen? Tijd- en plaatsonafhankelijk gegevens kunt invoeren en raadplegen, waarbij u tijd bespaart op de dagelijkse administratieve bezigheden? U hoeft dan minder gegevens met de hand over te zetten. En u heeft meer tijd voor zaken die in uw organisatie tot betere resultaten leiden. Om als organisatie rendement te behalen, houdt u graag overzicht over uw projecten. Het is vaak echter geen makkelijke opgave om de stand van zaken van een project in te zien. Voor u en uw collega s kan het een zeer tijdrovende bezigheid zijn om te achterhalen hoe ver het project gevorderd is, wat er nog openstaat aan budget en welke taken er nog moeten worden verricht. U moet vanuit verschillende bronnen informatie ophalen, van waaruit de financiële projectgegevens moeilijk te destilleren zijn. Als u bijvoorbeeld gemaakte uren wilt doorfactureren op basis van de juiste tarieven, dan is dit vaak een heel gepuzzel. Effectiever samenwerkt met uw collega s van andere afdelingen, doordat processen perfect op elkaar zijn afgestemd en er minder fouten worden gemaakt? Dit resulteert in tijdwinst en kostenbesparing. Helder inzicht en overzicht heeft over uw projecten en iedere gewenste rapportage kunt opvragen? Waarbij u vanuit het hoogste niveau direct kunt inzoomen op onderliggende details en u dus sneller beslissingen kunt nemen. Wanneer u goed financieel inzicht heeft in projecten kunt u risico s beter beheersen. U heeft geen last meer van budgetoverschrijdingen en de projectresultaten zijn beter te voorspellen. Exact Financials Enterprise 3

6 Exact Financials Enterprise het product Exact Financials Enterprise biedt een betrouwbaar financieel systeem voor middelgrote en grote ondernemingen. Met dit systeem kunnen grote hoeveelheden transacties op effectieve wijze worden verwerkt. Zowel processen binnen de financiële afdeling als afdelingsoverschrijdende processen lopen naadloos in elkaar over. Exact Financials Enterprise is een nononsense pakket dat gebruikers veel comfort biedt en precies doet wat u verwacht. Vanwege de relatief lage implementatiekosten, korte inleertijden en het out-of-the-box-karakter is er sprake van een gunstige Total Cost of Ownership. Rapportages Documenten Leveranciers Projectenbeheer Financiële administratie Financieel management Klanten Inkoop en verkoop Eenmalige en geïntegreerde invoer van gegevens U zult iedere maand opnieuw ervaren dat de maandafsluiting een groot karwei is. U heeft wellicht te maken met een wildgroei aan grootboekrekeningen en niet sluitende rekeningcourantverhoudingen. Ook kan er sprake zijn van tussenrekeningen die niet glad lopen of heeft u slechts beperkt inzicht in de actuele stand van zaken ten aanzien van budget en realisatie. Het is een zeer tijdrovende bezigheid om alle correcte gegevens te verzamelen en te dubbelchecken. De kans op fouten bij de maandafsluiting is daarom groot. Bespaar tijd Met de inzet van centrale stamgegevens, intercompany boekingen en consolidatie binnen Exact Financials Enterprise bespaart u een hoop werk. U kunt binnen Exact Financials Enterprise uw eigen specifieke organisatiestructuur hanteren. En verschillende intelligente rapportages zijn mogelijk. U kunt hierbij rapporteren over een bepaalde set van grootboekrekeningen, maar ook verschillende balansrapportages zijn mogelijk. Medewerkers Productmodel Exact Financials Enterprise Doordat processen binnen Exact Financials Enterprise in elkaar overlopen, hoeft u gegevens maar één keer in te voeren. Gegevens die vaker en op meerdere plaatsen voorkomen worden centraal opgeslagen en in samenhang toegepast. 4 Exact Financials Enterprise

7 Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om tijdens het boeken van inkoopfacturen direct de activa in de activa-administratie te plaatsen. Bij het invoeren van een bestelling meteen een project koppelen is een ander voorbeeld. Dit leidt tot veel tijdwinst in de diverse processen. Eenmalige invoer Bij Exact Financials Enterprise staat hoge productiviteit centraal. U kunt met veel gebruikers tegelijk met deze financiële software werken. En uiteraard kunt u het aantal gebruikers, modules en administraties gemakkelijk wijzigen. Hierdoor kunt u het pakket afstemmen op uw organisatiebehoeftes. Hoge productiviteit De uitgekiende softwarestructuur maakt het voor een organisatie mogelijk om uit complexe gegevens overzichtelijke financiële informatie te genereren. Deze rapportages verstrekt u veilig via internet aan uw stakeholders. Groot voordeel hierbij is dat afdelingshoofden en andere betrokkenen zeer eenvoudig kunnen inzoomen op onderliggende informatie, tot aan de brontransactie. Zo kunt u vanuit de balans inzoomen op de grootboekkaart en vandaaruit op de onderliggende mutatie. Profiteer met Exact Financials Enterprise van complete financiële informatie, controle en gebruiksgemak. Open systeem Ook qua techniek is Exact Financials Enterprise zeer flexibel. Vanwege de openheid van het systeem en de standaard koppelingsmogelijkheden kunt u eenvoudig gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld branchespecifieke software. Hierdoor beperkt u het aantal gesloten systemen en komt alles samen in één financieel systeem. Management informatie In een wereld van toenemende complexiteit door regelgeving, steeds snellere informatievoorziening en behoefte aan transparantie is goede managementinformatie onontbeerlijk. Daarbij gaat het lang niet altijd meer alleen om financiële informatie. Bovendien is de wijze waarop de informatie beschikbaar moet komen sterk afhankelijk van de ontvanger van die informatie. Zo heeft de ene manager een voorkeur voor een kant-en-klare rapportage, terwijl de andere manager liever zelfstandig de informatie analyseert. Exact Financials Enterprise beschikt over een breed scala aan rapportagemogelijkheden. Van interne rapportages, die geheel flexibel en naar eigen wens in te richten zijn, tot en met complete business intelligence oplossingen. Exact Financials Enterprise 5

8 Exact Financials Enterprise en u Centraal beheerd, decentraal benaderbaar Rechten en rollen Platform onafhankelijk Exact Financials Enterprise is te gebruiken via het internet en voldoet aan de laatste technologische ontwikkelingen. Dit betekent dat u tijd- en plaatsonafhankelijk gegevens kunt invoeren en raadplegen in het systeem. Zo is Exact Financials Enterprise uitstekend inzetbaar in een Shared Service Center, waarbij u vanuit een centraal orgaan een groot aantal administraties verzorgt voor verschillende organisatieonderdelen. Het systeem waarborgt hierbij een optimale beveiliging. Binnen Exact Financials Enterprise zijn functies gescheiden. Een bepaalde boeking kan bijvoorbeeld door de ene persoon worden ingevoerd, en door een ander worden goedgekeurd en verwerkt. Of u legt bijvoorbeeld vast welke debiteuren een gebruiker wel of niet mag selecteren. U kunt verschillende rechten en rollen toekennen aan de verscheidene gebruikertypes. Hierbij zijn diverse autorisatieniveaus mogelijk. Gebruikers krijgen alleen relevante informatie te zien en beschikken over een laagdrempelige gebruikersinterface. Zo is er bijvoorbeeld een gebruikerstype voor medewerkers die alleen managementrapportages wensen te raadplegen. Alle acties binnen Exact Financials Enterprise worden bovendien automatisch gelogd. U kunt precies achterhalen wie wat heeft gedaan in het systeem. Exact Financials Enterprise laat organisaties vrij in de keuze van hun IT-infrastructuur. Exact werkt dan ook nauw samen met belangrijke leveranciers als Microsoft, Oracle en Progress. Zowel Windows, UNIX als LINUX worden als besturingsysteem ondersteund. Als onderliggende database kunt u kiezen tussen Microsoft SQL Server, Oracle en Progress. 6 Exact Financials Enterprise

9 Efficiëntie en productiviteit op uw afdeling Binnen Exact Financials Enterprise staat efficiëntie centraal. U hoeft maar een beperkt aantal handelingen uit te voeren bij het invoeren van gegevens. De eenduidige schermopbouw bevordert een gemakkelijke, snelle invoer en uitvoer van gegevens. Met slechts enkele muiskliks komt u bij de gegevens die u zoekt. Met Exact Financials Enterprise kunt u een grote hoeveelheid transacties in korte tijd afhandelen. Wat u bijvoorbeeld veel tijd bespaart, is de mogelijkheid om bulkupdates uit te voeren, zoals het tegelijk verwerken van boekingen voor meerdere administraties. Exact Financials Enterprise biedt u het comfort dat u op uw afdeling verlangt. Modulaire opbouw Exact Financials Enterprise is modulair opgebouwd. U kunt zelf uw licentie samenstellen en deze later eventueel uitbreiden met extra modules. Door de unieke opbouw en samenstelling zijn alle modules in Exact Financials Enterprise volledig in elkaar geïntegreerd. Stamgegevens die zijn ingevoerd in de financiële administratie zijn dus eveneens beschikbaar binnen de facturering of projectadministratie. Door deze integratie kunt u dus efficiënter werken, en door de centrale informatiebron worden minder fouten gemaakt. Schaalbaar Met Exact Financials Enterprise kunt u in één database een grote hoeveelheid administraties bijhouden. Uw onderneming is een dynamische omgeving, waarvan de organisatiestructuur kan groeien en wijzigen, of die samen kan gaan met een andere organisatie. Met Exact Financials Enterprise kunt u daarom eenvoudig het aantal administraties, gebruikers of transacties uitbreiden. Flexibiliteit in rapportage Binnen Exact Financials Enterprise gaan registratie en rapportage hand in hand. De software biedt de mogelijkheid om zelf rapporten te definiëren. U voegt naar eigen inzicht velden, kolommen en formules toe. Selectiecriteria, sorteervolgorde en te tonen niveaus kunt u ook naar uw wensen instellen, waarbij verschillende dwarsverbanden mogelijk zijn. Alle rapporten in Exact Financials Enterprise zet u met één druk op de knop door naar Microsoft Excel. Excel Add-in Met de Excel Add-in kunnen controllers de bewerkelijke processen rondom de maandelijkse financiële verslaggeving optimaliseren. Zo kunt u Excel-templates maken waarmee u budgetten, verplichtingen en/of gerealiseerde bedragen met één muisklik kunt opvragen. Vervolgens kunt u aan de hand van deze bedragen bijvoorbeeld kengetallen en ratio s berekenen. Bewezen succes op gebied van systeemintegratie Exact Financials Enterprise is gebaseerd op open industriestandaarden. Het wordt veelvuldig gekoppeld aan andere branche- en bedrijfsspecifieke systemen en Business Intelligence-systemen, zoals bijvoorbeeld Cognos, Business Objects en Qlikview. Exact Financials Enterprise beschikt hiertoe over een uitgebreide set van standaard koppelingsmogelijkheden, waardoor u op eenvoudige wijze gegevens kunt uitwisselen tussen verschillende softwareprogramma s. De mogelijkheden variëren van standaard gegevensuitwisselingen tot vergaande integratie tussen de systemen op basis van Webservices. Service Oriented Architecture (SOA) Exact Financials Enterprise is gebaseerd op een zogeheten 3-tier model waarbij applicatie, database en business logic van elkaar gescheiden zijn. Exact Financials Enterprise is daarmee uitstekend inzetbaar in een Service Oriented Architecture (SOA) -omgeving. Exact Financials Enterprise 7

10 Financieel Management Met Exact Financials Enterprise brengt u het financieel management binnen uw organisatie op een hoger Rapportages Documenten Financiële administratie niveau. Sneller inzicht in gegevens, een beter overzicht en een laagdrempelig gebruik leiden tot meer Leveranciers Financieel management Klanten tevredenheid bij uw medewerkers en het management. Exact Financials Enterprise integreert processen met Projectenbeheer Inkoop en verkoop elkaar. De tijdwinst die u hiermee boekt, gebruikt u Medewerkers voor initiatieven op strategischer niveau en het verder optimaliseren van uw afdeling. 8 Exact Financials Enterprise

11 Exact Financials Enterprise voor uw financiële administratie Het voeren van een financiële administratie brengt dagelijks veel handelingen met zich mee. Dit gebeurt niet altijd even effectief, en de aanwezigheid van veel administraties en een complexe organisatiestructuur maken het er vaak niet gemakkelijker op. Stamgegevens moeten dubbel worden ingevoerd, processen sluiten vaak niet goed op elkaar aan en het ontbreekt aan de juiste managementinformatie. Exact Financials Enterprise biedt middelgrote en grote organisaties een betrouwbaar en solide systeem met veel functionaliteit voor administratief medewerkers, controllers en management. Via diverse dwarsdoorsneden biedt Exact Financials Enterprise volledig inzicht in uw financiële gegevens. U kunt hierbij eenvoudig doorzoomen naar de door u gewenste informatie. Exact Financials Enterprise 9

12 Gebruiksgemak, controle en informatie Met Exact Financials Enterprise ontlast u uw financiële afdeling van onnodige administratieve handelingen en faciliteert u een betere bedrijfsvoering. Meerdere dimensies Exact Financials Enterprise biedt een duidelijke en overzichtelijke structuur. Zo kent het grootboek verschillende subadministraties. Ook kan een mutatie in het grootboek verschillende dimensies hebben: van kostenplaatsen en kostendragers tot en met vijf, vrij te definiëren, dimensies. Daarbij kunt u kosten automatisch van hulpkostenplaatsen naar hoofdkostenplaatsen doorboeken. Ten slotte zijn uitgebreide analyses mogelijk van de resultaten vanaf het hoogste niveau tot op detailniveau, waardoor de feiten voor zich spreken. Mutaties in het grootboek kunnen vrij te definiëren dimensies hebben Naast de subadministraties debiteuren en crediteuren biedt Exact Financials Enterprise de mogelijkheid om gebruik te maken van subadministraties als inkomende facturen, verplichtingen, activa en projecten. Betere prestatiemetingen Accrual accounting stelt u in staat om de prestaties van uw onderneming te meten en zijn positie te bepalen. Stelposten die u boekt in het stelpostenmemoriaal worden automatisch in de daarop volgende periode tegengeboekt. Op deze manier heeft u altijd een correcte, periodieke informatievoorziening op de balans en een winsten verliesrekening van de kosten en opbrengsten. Ook kunt u één factuur ontvangen die betrekking heeft op meerdere periodes. Met Exact Financials Enterprise kan deze factuur automatisch over meerdere periodes worden verdeeld. Tijdwinst met centrale stamgegevens Door stamgegevens maar één keer te hoeven invoeren boekt u veel tijdwinst. In Exact Financials Enterprise kunt u bijna alle financiële stamgegevens naar eigen wens centraal, gedeeltelijk centraal of volledig decentraal beheren. Voorbeelden hiervan zijn onder andere grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, debiteuren en crediteuren. Vanuit een moederadministratie kunt u voor de onderliggende dochteradministraties stamgegevens onderhouden. Ook heeft u vanuit de moederadministratie(s) direct inzicht in de openstaande posten bij de gerelateerde dochterbedrijven. U kunt hierbij openstaande postenoverzichten genereren over meerdere administraties. Tevens kunt u vanuit centrale administratie(s) de betalingen verzorgen voor de onderlinge bedrijven. Nieuwe inzichten door consolidatie Door gegevens te consolideren ontstaan nieuwe inzichten, die leiden tot betere beslissingen. Binnen Exact Financials Enterprise kunt u administraties consolideren, waarbij rekening wordt gehouden met onderlinge transacties. U kunt consolideren op twee niveaus, namelijk grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Naast de gerealiseerde kosten en opbrengsten kunt u ook budgetten consolideren. Consolideren kan over gegevens zowel vanuit Exact Financials Enterprise als vanuit andere systemen. Rekening-courantverhoudingen Om iedere keer eenzelfde soort boeking te moeten vastleggen, is vervelend werk. Met Exact Financials Enterprise kunt u kosten die bestemd zijn voor een andere administratie direct daaraan toekennen. Hiermee bespaart u veel tijd en extra werk. Uiteraard kunt u boekingen met rekeningcourantverhoudingen doen met alle beschikbare dimensies en subadministraties. De herkomst van de rekening-couranttransactie vindt u via de managementrapportage eenvoudig terug. 10 Exact Financials Enterprise

13 Voordelen: Geschikt voor een grote hoeveelheid administraties. Stamgegevens voor alle administraties centraal te onderhouden. Eenvoudig inzoomen op onderliggende informatie, tot aan de brontransactie. Consolidatie rekening houdend met onderlinge transacties en verschillende valuta. Telebankieren met automatische aflettering van openstaande posten. Intelligente management rapportages en actuele overzichten. Op ieder gewenst moment bepaalt u de beschikbare budgetruimte Actueel inzicht in uw budgetruimte Met Exact Financials Enterprise kunt u gemaakte kosten en opbrengsten perfect afzetten tegen de gebudgetteerde cijfers. Het is mogelijk om verplichtingen hierin mee te nemen, zodat u de beschikbare budgetruimte op elk moment kunt bepalen. Het budget kan op totaalniveau of op het niveau van periodedetails worden vastgelegd. Bij gebruik van een extern budgetsysteem kunt u het resultaat eenvoudig in Exact Financials Enterprise importeren. Door gebruik te maken van budgetversies kunt u met verschillende budgetscenario s werken en de effecten en consequenties uitgebreid analyseren. Verplichtingen Exact Financials Enterprise stelt u in staat om toekomstige uitgaven nu al te registreren in uw financiële administratie. Hierdoor heeft u op ieder moment inzicht in de vrije bestedingsruimte. Wanneer u de factuur inboekt, kunt u deze eenvoudig koppelen aan de daarbij behorende verplichtingen. Hierdoor kunt u de facturen snel en foutloos verwerken. Betalingsverkeer Met Exact Financials Enterprise maakt u uw nationale en internationale betalingsverkeer gemakkelijk. Tijdens het betalingsproces kunt u de betalingen doen vanuit diverse bankrekeningen en administraties. De bankafschriftenmodule, die beschikbaar is voor diverse banken, kan betalingen en ontvangsten automatisch inlezen. Tijdens dit proces worden de openstaande posten met behulp van patroonherkenning automatisch afgeletterd. Storneren van incasso s is ondersteund. Vaste activa De accountant is vaak veel tijd kwijt met het maken van een activaverloopstaat. Met Exact Financials Enterprise kunt u activa op efficiënte wijze af schrijven en onderhouden. De bijbehorende journaalposten worden automatisch gecreëerd. Aan een activum kunt u diverse afschrijvingsformules en verschillende waarderingsmethodes en valuta s koppelen. Deze formules zijn volledig vrij te definiëren of aan te passen. Ook kunt u onderscheid maken tussen de fiscale en economische afschrijvingen. Zo kan bijvoorbeeld, indien toegestaan, fiscaal een kortere levensduur worden gehanteerd dan bedrijfseconomisch. Management informatie Exact Financials Enterprise biedt u allerlei rapportagemogelijkheden. U beschikt standaard over een grote hoeveelheid voorgedefinieerde rapport lay-outs, die u bovendien geheel flexibel kunt aanpassen. Een door u gedefinieerde rapportage lay-out kunt u eenvoudig, inclusief selectiecriteria, opslaan. Hierdoor is het zeer eenvoudig om de template de volgende keer met een druk op de knop op te halen en zo de meest recente rapportage snel bij de hand te hebben. Alle rapportages kunnen op het scherm worden getoond en direct afgedrukt, geëxporteerd of ge- d worden. Exact Financials Enterprise 11

14 Inkoop en verkoop Het in- en verkoopproces verloopt bij organisaties Rapportages Documenten Financiële administratie niet altijd even snel. In het proces van orderbevestiging naar facturering of betaling komen vaak veel Leveranciers Financieel management Klanten handmatige handelingen voor. Hierdoor kunt u veel tijd en relevante details uit het oog verliezen. Ook Projectenbeheer Inkoop en verkoop de aansluiting met de financiële administratie Medewerkers is vaak niet optimaal. 12 Exact Financials Enterprise

15 Exact Financial Enterprise voor inkoop en verkoop Binnen Exact Financials Enterprise richt u het in- en verkoopproces volledig naar eigen inzicht in. Het systeem biedt u uitgebreide functionaliteiten voor het registreren, monitoren, onderhouden en rapporteren van de processen binnen uw organisatie die aan Inkoop en Verkoop gerelateerd zijn. Deze processen zijn bovendien naadloos geïntegreerd met de processen van uw financiële administratie. Informatie hoeft maar eenmalig te worden ingevoerd en er is sprake van een eenduidige werkwijze. Dit verkleint de kans op fouten en verhoogt de snelheid. Exact Financials Enterprise 13

16 Stroomlijning van processen Exact Financials Enterprise zorgt voor een stroomlijning van uw inkoop- en verkoopprocessen en laat deze aansluiten bij uw financiële administratie. Soepel inkoopproces Bij ieder logistiek proces zijn snelheid, het voorkomen van fouten en nauwkeurigheid van belang. Met Exact Financials Enterprise registreert u bestellingen, ontvangsten en inkoopfacturen op snelle en eenvoudige wijze. Het proces verloopt soepel en gestroomlijnd, doordat standaarden in de instellingen zijn vastgelegd en veel gegevens automatisch worden gegenereerd. Op overzichtelijke wijze geeft u uw bestellingen in Automatisch afletteren Het kan voorkomen dat de inkoopfactuur niet overeenkomt met de bestelling. Om effectief te kunnen sturen op dergelijke afwijkingen wilt u het aantal handelingen beperkt houden. Met Exact Financials Enterprise kunnen ontvangsten en inkoopfacturen automatisch worden afgeletterd. Het resultaat van de afletteringen wordt, evenals het verwerken van de inkoopfacturen, geregistreerd in de financiële administratie. Afwijkingen zijn daardoor meteen op te sporen. Daarnaast kunt u op projecten boeken en gebruikmaken van het register voor inkomende facturen. Artikel aantallen vergelijkt u aan de hand van gedetailleerde overzichten Direct inzicht in uw openstaande posten Als u de doorlooptijd van uw inkoopfacturen kunt verkorten, ontvangt u bij veel leveranciers een betalingskorting. Met Exact Financials Enterprise heeft u goed inzicht in uw openstaande posten bij uw crediteuren. En daarmee een helder overzicht van uw (toekomstige) uitgaven. Met een druk op de knop heeft u bovendien de bijhorende ingescande factuur op uw scherm. U kunt tenslotte door middel van internetbankieren betaalbestanden aanmaken en deze inlezen in het bankprogramma. Al deze mogelijkheden leiden tot de gewenste verkorting van de doorlooptijd. Fiatteren van inkoopfacturen Bij veel organisaties liggen binnengekomen inkoopfacturen verspreid door de organisatie. Omdat het eigenlijke werk voorrang krijgt, blijven die facturen soms eindeloos liggen of raken ze zoek. De crediteurenadministratie heeft er een hele klus aan om budgethouders na te jagen voor een goedkeuring van facturen. Met een aparte module digitaliseert u het gehele fiatteringproces. Dit proces kunt u zelf flexibel inrichten. Op basis van werkstromen maakt u automatisch fiatteringverzoeken aan voor de budgethouders, die hun (ingescande) facturen plaats- en tijdonafhankelijk kunnen controleren. 14 Exact Financials Enterprise

17 Voordelen: Correcte invoer dankzij automatische controles (o.a. op basis van kredietwaardigheid, btw-afhandeling en kortingen). Automatische aflettering van ontvangsten en inkoopfacturen. Helder overzicht van uw (toekomstige) uitgaven. Grip op uw inkomende facturen stroom. Gestroomlijnd proces vanaf de interne aanvraag tot aan de werkelijke bestelling. Uitgebreide historische overzichten ten aanzien van bestellingen, ontvangsten en inkoopfacturen. i i l i f d ill di i h i d Exact Financials Enterprise geeft u gedetailleerd inzicht in uw openstaande posten Van aanvraag tot bestelling Binnen uw organisatie kan overal een bestelling geplaatst worden. Maar voordat het zover is, moeten diverse medewerkers binnen uw organisatie akkoord gaan. Ook moet er altijd rekening worden gehouden met het beschikbare budget. Met een aparte module kan de procesgang vanaf de interne aanvraag van diensten en goederen tot aan de daadwerkelijke bestelling worden gestroomlijnd. Hierbij kunt u controles laten uitvoeren aan de hand van vooraf gestelde limieten. Eventueel kunt u ook bestelgegevens vanuit een extern systeem importeren ten behoeve van verdere financiële afhandeling. Van verkooporder tot betaling Om uw klanten optimaal tevreden te houden is het noodzakelijk om hun opdrachten adequaat en snel af te handelen. Exact Financials Enterprise vergemakkelijkt het gehele proces, van het afsluiten van verkooporders tot en met de binnenkomende betalingen van debiteuren. In het artikelbestand worden prijzen en kortingen vastgelegd. Op basis hiervan worden op eenvoudige wijze verkooporders of verkoopfacturen aangemaakt. Tijdens het invoeren vinden diverse controles plaats (zoals kredietwaardigheid, btw-afhandeling en kortingen), waardoor een correcte invoer gegarandeerd is. Bij de daadwerkelijke facturering wordt de factuur afgedrukt in een lay-out die u zelf kunt definiëren en bijhouden. Tevens worden hierbij de omzetstatistieken, factuurhistorie en journaalposten bijgewerkt. Effectief debiteurenbeheer Klantvriendelijkheid staat bij u hoog in het vaandel. Dat neemt niet weg dat klanten op tijd moeten betalen. U bent met Exact Financials Enterprise in staat om, op basis van eigen criteria, op snelle wijze aan uw klanten te melden dat er nog facturen openstaan. Exact Financials Enterprise kiest automatisch de juiste taal en de gewenste lay-out, waarbij de software rekening houdt met de ouderdom van de factuur en het aantal keer dat een debiteur al is aangemaand. Bij openstaande posten kunt u eenvoudig notities maken. Ook zijn herinneringslay-outs naar eigen inzicht en wensen te definiëren en te onderhouden. De openstaande posten van debiteuren kunt u ook automatisch laten incasseren. Door middel van internetbankieren worden de geïnde betalingen van uw klanten vervolgens automatisch bijgewerkt in uw bankboek(en). Onterecht geïncasseerde bedragen of dubbel ontvangen bedragen kunt u snel en soepel terugbetalen. Dit bespaart u veel tijd. Management Informatie Om bepaalde trends en ontwikkelingen te ontdekken is het nodig om inzicht te hebben in historische gegevens. Binnen Exact Financials Enterprise worden alle bestellingen, ontvangsten en inkoopfacturen in de historie opgeslagen en kunt u deze met behulp van diverse overzichten bekijken en analyseren. De overzichten kunt u zelf samenstellen met de gewenste gegevens, waardoor op ieder moment informatie voorhanden is over de status van de bestellingen. Exact Financials Enterprise 15

18 Financieel inzicht in uw projecten Bij veel projecten behalen organisaties het beoogde Rapportages Documenten Financiële administratie resultaat niet. Dat komt door budgetoverschrijdingen, het niet halen van deadlines of het niet kunnen opleveren conform de vereiste kwaliteit en Leveranciers Financieel management Klanten specificaties. Oorzaken kunnen liggen bij een slechte Projectenbeheer Inkoop en verkoop planning, een projectmanager die het overzicht kwijt is of slechte managementinformatie. Indien het project Medewerkers wordt uitgevoerd over meerdere locaties, wordt het geheel nog complexer. 16 Exact Financials Enterprise

19 Exact Financials Enterprise voor uw projecten De projectadministratie binnen Exact Financials Enterprise biedt flexibele mogelijkheden om complexe projecten te organiseren en accurate managementinformatie te verkrijgen; van het plannen, budgetteren en prognosticeren van projecten tot en met het registreren van alle relevante gegevens en het bewaken van de projectuitvoering. Projecten kunt u opdelen in fases of deelprojecten. De inzet van medewerkers, artikelen en materieel kunt u direct, in een gedetailleerde planning, koppelen aan het project. De budgetten kunnen automatisch worden gegenereerd en onderhanden werk wordt automatisch berekend. Exact Financials Enterprise 17

20 Financieel inzicht en risicobeheersing Met Exact Financials Enterprise heeft u goed financieel inzicht in uw projecten en kunt u risico s beter beheersen. U heeft geen last meer van budgetoverschrijdingen en de projectresultaten zijn beter te voorspellen. Flexibel in te stellen projectstructuur Projecten kunnen qua type en structuur flink van elkaar verschillen. Met Exact Financials Enterprise legt u alle projecten snel en eenvoudig aan. U boekt tijdwinst doordat u veelvoorkomende projecten kunt kopiëren. Hoe groter en complexer de projecten, des te belangrijker wordt de werkstructuur. Hier wordt binnen Exact Financials Enterprise expliciet aandacht aan besteed. Zo kunt u een project eenvoudig opdelen in verscheidene deelprojecten. Projecten kunt u een eenvoudig aanmaken, kopiëren en structureren Budgetteren vanuit verschillende dimensies Door op effectieve wijze te budgetteren, houdt u grip op de uitgaven en inkomsten van uw projecten. Met Exact Financials Enterprise bestaat binnen de projectadministratie de mogelijkheid om op verschillende dimensies te budgetteren. Bijvoorbeeld op medewerkers, artikelen, materieel en vrij te definiëren opbrengsten en kostensoorten. U kunt wijzigingen in budgetten eenvoudig volgen. Ook rapportage hierover is mogelijk. Afhankelijk van de toepassing kunt u kiezen voor een budgetopbouw op globaal of gedetailleerd niveau. Doordat de geplande uitgaven en opbrengsten in de tijd worden uitgezet, is het mogelijk om de financieringsbehoefte voor het project in kaart te brengen. Invoer is zowel top-down als bottom-up mogelijk. Prognoses op diverse niveaus Om de voorspelbaarheid van uw projecten te verbeteren, kan Exact Financials Enterprise naast budgetten ook prognoses maken. Hiermee kunnen verschillende scenario s voor projecten geanalyseerd worden. Het projectbudget kan desgewenst als basis voor de prognose dienen. Prognoses kunnen op het niveau van kostensoorten, medewerkers, materieel en artikelen worden ingegeven. Nadat de prognose is gegenereerd, kunt u gegevens onder andere bekijken en eventueel wijzigen op basis van: de huidige prognose de nog te verrichten werkzaamheden het percentage dat gereed is Flexibele tariefstructuren Om flexibel te zijn in de prijsstelling, hanteert een projectorganisatie vaak veel verschillende tarieven. Binnen Exact Financials Enterprise is de tariefstelling zeer flexibel in te richten. U bepaalt zelf welk tarief voorrang heeft: debiteur, projectgroep, werknemer, functie, uursoort of een combinatie van uursoort en werknemer. Per tarief kunt u, naast een intern en extern bedrag, ook de valuta vastleggen. Op eenvoudige wijze genereert u allerlei realtime projectrapportages 18 Exact Financials Enterprise