Handboek HOST. cursief. Datum: 1 november 2012 Status: DEFINITIEF Versie: Bestandnaam: Handboek HOST

Transcriptie

1 Handboek HOST cursief Datum: 1 november 2012 Status: DEFINITIEF Versie: Bestandnaam: Handboek HOST Auteurs: Martin Pheifer Robert Bril Leon Schmidt Martijn Leenart Michiel van der Lip Stefan Meijering Albertine Tjeenk Willink Arjan Suir Ronald de Wit

2 Versie beheer Versie Datum Beheerder Team Wijzigingen Akkoord M.Pheifer HOST Toevoegen praktijk coach JA N. Rotteveel HOST GOEDKEURING JA Opmerking: Indien in dit document fouten staan of de lezer het niet eens is met de inhoud of de strekking dan moet dit aan de beheerder van het document worden gemeld. Afkortingen Afkorting TOES CP TC VC A00 Betekenis Team Ondersteuning Evenementen Scouting Centrale Post van het evenement (vaak is dat Telecom) Tent Coördinator Veiligheidscentrum Centrale Post van HOST / centralist HANDBOEK HOST (versie ) 2

3 INHOUDS OPGAVE Afkortingen... 2 Voorwoord Wat is HOST Kennis Modules & Competenties Verkeersregelaars Materialen Communicatie Deeltaken binnen HOST Coördinator/voorzitter Plaatsvervangend Coördinator/voorzitter Personeelszaken Notulist Materiaalbeheer Praktijkcoach vrijwilliger HOST HOST tijdens evenementen Taken tijdens evenementen Kennismaking / voorbereiding Veiligheid Diensten rooster / werktijden Kleding Uiterlijke verzorging Alcohol gebruik Portofoons Algemeen Callsigns Vastleggen meldingen Regels en afspraken voor portofoongebruik Portofoongebruik bij calamiteiten Tips voor portofoon gebruik Opschaling en Incidenten Event management Opschaling Incidenten Overtreding Taken HOST tijdens grote evenementen Hoofd van dienst Personeelszaken Facilitairmanager Teamleider Centralist (A00) C-team Tent coördinator horeca Verkeersmanager Medewerkers HOST Leeftijden Auteursrecht Bijlage 1 Opschalingmodel hulpdiensten Bijlage 2 Internationaal alfabet Bijlage 3 Vaste callsigns Bijlage 4 - Organogram vrijwilligers HOST-TOES Bijlage 5 - Organogram HOST grote evenementen HANDBOEK HOST (versie ) 3

4 Voorwoord Welkom bij HOST! Voor je ligt het basis handboek HOST. In dit handboek hebben we beschreven wat HOST is en wat de taak van HOST is tijdens evenementen. In het eerste deel staat beschreven hoe team HOST is opgezet binnen TOES. In het tweede deel is weergegeven wat bij een evenement het takenpakket van HOST kan zijn. Dit handboek is bedoeld voor nieuwe vrijwilligers bij HOST. Tevens is dit handboek een informatiepakket voor evenementen die niet bekend zijn met HOST. We wensen je veel leesplezier. Namens team HOST Niels Rotteveel Martin Pheifer. HANDBOEK HOST (versie ) 4

5 1 Wat is HOST De opzet van de huidige vrijwilligers is voor een groot deel ontstaan uit het Nawaka van Deze vrijwilligers zijn inmiddels lid geworden van HOST binnen TOES. De naam van HOST is al ontstaan bij de Nationale Jamboree van We zijn als HOST onderdeel van TOES. Als HOST willen we voldoende mensen en kennis in huis hebben om de evenementen soepel te laten verlopen en waar gevraagd advies te kunnen geven. Deze groep medewerkers zal bestaan uit een club van circa 30 personen. Binnen HOST hebben we een Staffteam bestaande uit de volgende leden: Team hoofd Plaatsvervangend team hoofd; Personeelszaken; In principe kan iedereen lid worden van TOES. Nieuwe leden moeten door HOST voorgedragen worden aan het TOES bestuur als aspirant lid. Net als bij iedere vereniging zijn er ook bij HOST voorwaarden verbonden aan het lidmaatschap. Zie hiervoor de lidmaatschapsvoorwaarden van HOST en de Modules & Competenties. HANDBOEK HOST (versie ) 5

6 2 Kennis Team HOST wil op een goede en adequate wijze kennis behouden en nog beter ontwikkelen. Team HOST zal naast de samenwerking met de vrijwilligers van TOES ook meewerken en meedenken met de evenementen. Bij HOST zijn leden met deskundigheid op diverse vlakken o.a. - Gastheer/vrouw uitdragen; - Informatie geven / vragen beantwoorden; - Toezicht tijdens evenementen; - Verkeer- en parkeerbegeleiding; - Schrijven van plan van aanpak / uitvoeringsplan verkeer en veiligheid; - Het coördineren, organiseren en evalueren van het begeleiding- en ondersteuningsaanbod; - Het bewaken van de kwaliteit van de deskundigheidsbevordering; - Kennis van wet- en regelgeving; - Veiligheid. Ook al is de meeste kennis in huis, het is altijd goed de kennis op peil te houden, te specificeren en te verbreden. Hiervoor zal contact met andere organisaties, leveranciers, teams en leden van scouting van belang zijn voor de uitwisseling van kennis en informatie. Naast de eigen kennis is het ook van belang de kennis van de teamleden en vrijwilligers van evenementen op peil te krijgen en/of te houden. Hierbij is de werkwijze van HOST van groot belang. HOST is geen beveiliging. We kiezen ervoor om onze taken aan te pakken op een manier die passend is bij de doelstellingen van Scouting Nederland. Tevens heeft dit een juridische grondslag: beveiligingsmedewerkers moeten hiervoor gediplomeerd zijn, HOST medewerkers zijn dit niet. 2.1 Modules & Competenties Om de kennis op peil te houden of te verbeteren werken we met modules en competenties. Per functie wordt in het document Modules en Competenties beschreven welke competenties je dient te hebben om een functie te ambiëren tijdens een evenement. Voordat je op een competentie getest kunt worden, dien je natuurlijk eerst de betreffende modules (lesstof) gevolgd te hebben. HOST is een vrijwilligersorganisatie, die slechts actieve aanwezigheid verwacht tijdens de lessen/presentaties. Wij nemen geen toetsen af. Ook zal de lesstof van een bepaalde module niet meer dan ca. 2 uur in beslag nemen. Natuurlijk kunnen we over sommige onderwerpen veel meer vertellen, maar het moet wel leuk blijven. Uit ervaring blijkt dat er wel degelijk een noodzaak is om te trainen. Ons takenpakket is veelzijdig en soms behoorlijk complex. Het heeft bijvoorbeeld geen zin iemand aan te stellen als centralist als deze niet weet hoe hij aantekeningen moet maken of het moeilijk vind de telefoon op te nemen. Modules (M) worden gegeven tijdens trainingsavonden of weekends, competenties (C) worden getoetst door de trainers tijdens evenementen. Uiteraard is het afhankelijk van je opleiding en ervaring mogelijk vrijstelling te krijgen voor een competentietoets of het volgen van een module. HOST is geen beveiliging, en dit willen we ook niet zijn. Daarom is het cursusaanbod geringer dan dat van beveiliger (ESO) en behandelen we geen specifieke beveiligingstaken. Let wel: de competenties en modules die beschreven zijn, zijn niet vrijblijvend! Wil je een bepaalde taak vervullen dan zul je ten allen tijde met ons mee moeten hebben gedraaid als HOST bij evenementen en de modules voor de functie hebben gevolgd. Voor een groot evenement zullen we dan ook altijd een voorbereidingsweekend organiseren. Het document Modules en competenties is opgedeeld in 3 delen: 1. Opleiding voor alle HOST vrijwilligers welke zich aanmelden voor een evenement (dus ook buiten HOST-TOES). 2. Opleiding voor aspirant HOST-TOES leden; 3. Verdiepingen voor HOST-TOES leden. HANDBOEK HOST (versie ) 6

7 2.2 Verkeersregelaars Tijdens evenementen kunnen wij verkeersregelaars inzetten. Deze regelaars vallen onder de Wegenverkeerswet. Wij hebben tijdens evenementen te maken met evenementen verkeersregelaars. Het is iedereen toegestaan verkeersregelaarstaken uit te voeren als je voor deze taak bent aangewezen door de plaatselijke gemeente. Het is hiervoor noodzakelijk de nodige instructie te hebben gehad. Hiervoor zullen tijdens de opbouwperiode het benodigd aantal medewerkers opgeleid worden tot volwaardig verkeersregelaar van het evenement. Er zijn medewerkers die al vaker de functie van verkeersregelaar hebben gehad. De wetgever heeft echter besloten dat een aanstelling alleen geldt in de regio van het evenement en voor de duur van 1 jaar. Hierdoor moet de aanstelling elke keer opnieuw worden geregeld. In overleg met de plaatselijke gemeente zal besloten worden of Robert Bril deze instructie intern mag geven of dat er naar een andere vorm van opleiding gekeken moet worden. Alle medewerkers die ingezet gaan worden als verkeersregelaar komen op een groslijst van evenementen-verkeersregelaar. Deze zal namens de burgemeester getekend moeten worden door de bevoegde ambtenaar van de gemeente. Medewerkers die niet op de groslijst staan zijn niet bevoegd verkeer te regelen. 2.3 Materialen Team HOST wil op een goede en adequate wijze haar materialen beheren. In de perioden dat het materiaal niet gebruikt wordt kan het verhuurd worden voor extra inkomsten. Bij gebruik van materialen met een HOST logo hoort ook de inzet van onze vrijwilligers. Het materiaal is eigendom van TOES, maar zal voor het merendeel alleen gebruikt worden door HOST-medewerkers. 2.4 Communicatie Binnen een organisatie als HOST, met alleen vrijwilligers, is het leveren en krijgen van informatie van groot belang. Ieder moet hierin een actieve taak innemen. Om de informatiestromen zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we diverse middelen zoals vergaderingen, notulen, telefoon, internet en e- mail. Het internet kan nog vele mogelijkheden bieden. Het heeft de voorkeur, veel van de aanwezige standaard documenten en de evenementen agenda online te plaatsen, zodat de kaderleden van HOST deze kunnen raadplegen en gebruiken. Op dit moment hebben we online: - De website (beheerd door Robert en Ronald); - Facebook (beheerd door Angela); - Google Apps, met , agenda en bestanden (beheerd door Robert en Ronald); - Bestandenserver (beheerd door Robert). Om de werkzaamheden en de plannen op elkaar af te stemmen organiseert HOST de volgende vergaderingen: - Teamhoofden overleg 4 x per jaar bij TOESraad; - HOSTRAAD 2 x per jaar in Lelystad of Leusden; - Team overleg 1 x per jaar; - Naast deze HOST-TOES vergaderingen zijn er nog vergaderingen van de evenementen zelf; - Op de evenementen zelf is ook voldoende gelegenheid tot overleg. Op HOST server staan de bestanden van alle evenementen en ons TOES team. Van alle vergaderingen welke worden belegd is wordt een verslag gemaakt, met een actielijst. Op deze manier is het later makkelijk in te zien wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Ook kunnen mensen die niet aanwezig zijn geweest bij het overleg geïnformeerd worden. Het verslag zal binnen 2 weken verspreid worden aan alle belanghebbenden. HANDBOEK HOST (versie ) 7

8 2.5 Deeltaken binnen HOST In het volgende deel zijn de deeltaken binnen HOST beschreven Coördinator/voorzitter De voorzitter heeft de dagelijkse leiding van HOST, en zal samen met de andere leden van HOST de taken uitvoeren. De kerntaken van de coördinator/voorzitter zijn: - Het aanspreekpunt zijn van het team; - Het onderhouden van contacten met andere groepen, regio s of landelijke teams; - Het vergaren van de HOST taak bij evenementen; - Het leiden van de vergaderingen en overleggen; - Het maken van de agenda voor de vergadering; - Het (doen) verspreiden van de vergaderstukken het het uitnodigen van allen die bij een overleg aanwezig dienen te zijn; - Het maken van een jaarbegroting voor HOST, samen met de penningmeester van HOST; - Het delegeren van taken naar de overige leden van het team; - Het vertegenwoordigen van HOST bij vergaderingen; - Het voordragen van nieuwe leden bij het bestuur van TOES Plaatsvervangend Coördinator/voorzitter De taken en bevoegdheden voor hoofd en plaatsvervangend hoofd zijn gelijk. In de voorbereiding zullen de taken verdeeld worden, zodat er een evenredige tijdbesteding kan zijn Personeelszaken De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor de selectie van nieuwe HOST medewerkers. En is natuurlijk ook een luisterend oor binnen het team. De coördinator personeelszaken is tijdens grote evenementen verantwoordelijk voor het aannemen van medewerkers. De kerntaken van de personeelsfunctionaris zijn: - Contact onderhouden met de HRM medewerker van het evenement voor de vacatures; - Promotie geven omtrent vacatures door aantrekkelijke vacatureteksten te maken en deze bijvoorbeeld te plaatsen op de website/nieuwsbrief; - Ontvangen van inschrijvingen; - Eventueel een selectieprocedure doorlopen bij onbekende medewerkers; - Aannemen medewerkers; - Overzicht maken van eventuele wensen medewerkers en wie wanneer aanwezig is; - Eerste opvang van eventuele problemen medewerkers en waar nodig dit door spelen aan teamhoofden; - Inzetplanning maken in overleg met de diensthoofden. Kortweg gezegd: Eerste aanspreekpunt tussen de organisatie van een evenement en de medewerkers van HOST Notulist De kerntaken van de notulist van HOST zijn: - Het notuleren van HOST vergaderingen; - Het versturen van de documenten per ; Materiaalbeheer De materiaalcoördinator is verantwoordelijk voor het beheer van ons HOST materiaal. De kerntaken van de materiaalcoördinator zijn: - Het aanspreekpunt van het team voor het materiaal; - Het bijhouden van mutaties op de TOES site; - Aankoop van nieuwe materialen; - Afschrijven van materialen. HANDBOEK HOST (versie ) 8

9 2.5.6 Praktijkcoach De Praktijkcoach is verantwoordelijk voor trainen van nieuwe en ervaren HOST vrijwilligers van TOES en evenementen. Hierbij hoeft de praktijkcoach niet alle trainingen zelf te geven. De kerntaken van de praktijkcoach zijn: - Organiseren van de trainingen; - Het aanspreekpunt voor trainingen; - Kijkt tijdens de evenementen mee, en geeft zo nodig extra instructies; - Het maken en bijhouden van de powerpoints ten behoeve van de trainingen; - Vrijwilligers (laten) toetsen aan de Modules en Competenties vrijwilliger HOST Deze vrijwilligers hebben meerdere evenementen met HOST meegedraaid. Ze zijn bekend met de werkwijze van HOST. Bij aanvragen voor evenementen zullen deze mensen als eerste benaderd worden om mee te werken. HANDBOEK HOST (versie ) 9

10 3 HOST tijdens evenementen HOST wordt bij meerjaarlijkse activiteiten in een vroegtijdig stadium bij de organisatie van de activiteiten betrokken omdat we beschikken over de nodige materialen, mensen en kennis. De vrijwilligers die ingezet worden komen uit TOES- HOST en worden aangevuld met andere belangstellenden. HOST wordt ook betrokken bij kleinere activiteiten in de regio s. De medewerkers die ingezet worden komen voornamelijk uit het HOST - TOES. 3.1 Taken tijdens evenementen HOST zorgt er als team voor dat gasten/deelnemers aan de poort ontvangen worden (ingangscontrole) en houdt mede toezicht over het gehele terrein van het evenement. HOST is het eerste aanspreekpunt voor algemene vragen. Veelal betekent dit het doorverwijzen naar de juiste tent of het juiste team. De taken die HOST heeft tijdens het evenement zijn: - 24 uur per dag operationeel; - Als HOST (gastheer) optreden, vraagbaak voor deelnemers, medewerkers en bezoekers; - Leveranciers de weg wijzen, politie, brandweer of ambulances begeleiden; - Toezicht op de orde, rust en veiligheid op het terrein; - Assisteren van de veiligheidsteams, waar nodig; - Pro-actief aanspreken van deelnemers met betrekking tot veiligheid en gezondheid en eventueel gedrag; - Het zijn van oren en ogen van de organisatie met betrekking tot veiligheid, gezondheid en calamiteiten; - In goede banen leiden van aan- en afvoer van goederen welke tijdens het evenement en gedurende de opbouw- en afbraakperiode plaats zal vinden; - In goede banen leiden van de aankomst/het vertrek van de deelnemers; - Houden van toezicht op de toegangspoort (ingangscontrole) van het terrein en het houden van toegangscontrole tot het terrein; - Tent coördinator: De tentcoördinatoren zijn medewerkers welke in de avonduren gedetacheerd kunnen worden. Een tentcoördinator is afkomstig van team HOST en herkenbaar aan een groene pet met de tekst TC erop; - Bij kleine evenementen kan HOST ook algemene CP draaien. HOST is geen beveiliging en zal dus ook niet als zodanig optreden. Incidenten en situaties waar HOST niet op kan, mag en wil reageren worden gemeld aan team Beveiliging. Team beveiliging is verantwoordelijk voor de handhaving van de Openbare Orde en Veiligheid en het nakomen van de verplichtingen, gesteld in de vergunning van de gemeente. Bij kleinere evenementen zal HOST contact hebben met de evenementenleiding en eventueel rechtstreeks met de hulpdiensten. 3.2 Kennismaking / voorbereiding Team HOST heeft een kernteam van vaste medewerkers, daarnaast is er altijd een in- en uitstroom van tijdelijke vrijwilligers. Voor grotere evenementen wordt er een voorbereidingsweekend gepland. In het voorbereidingweekend zal er: - Een kennismaking zijn met nieuwe vrijwilligers/medewerkers; - Uitleg gegeven worden hoe wij het team vorm geven en wat wij van medewerkers verwachten; - Een oefening zijn met de standaard procedures. O.a. gebruik van de portofoon, verkeersregelaars instructie en een noodsituatie; - Uitleg gegeven worden hoe wij als gastheer moeten reageren naar deelnemers en overige medewerkers van het evenement. Door deze voorbereidingen kennen we alvast de gezichten en is iedereen voorzien van voldoende instructie. Zijn er vrijwilligers die er na zo n weekend niet zeker van zijn dat ze de juiste job gekozen hebben of heeft het team er geen goed gevoel bij, dan is dat het moment om met HRM te kijken naar een andere plek binnen de organisatie. HANDBOEK HOST (versie ) 10

11 3.3 Veiligheid Een belangrijk aspect is de veiligheid van de deelnemers en de medewerkers bij alle taken die worden uitgevoerd. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid maar ook voor de veiligheid van anderen. Tijdens werkzaamheden is het van belang dat iedereen zich er van bewust is welke risico s bepaalde situaties met zich meebrengen en hoe met deze risico s om te gaan. Het is daarom van groot belang dat een ieder voor aanvang van de werkzaamheden bekijkt welke risico s hij of zij kan verwachten en deze met het team doorspreekt. Aangezien het voor het HOST niet mogelijk is om iedereen te voorzien van alle mogelijke veiligheidskleding of voorzieningen is het van groot belang om de risico s goed in te schatten. Indien ook maar één persoon vind dat er zich een mogelijk onveilige situatie voordoet moet deze persoon ingrijpen en desnoods het werk stil leggen. Eén van de meest voorkomende oorzaken van persoonlijk letsel is vermoeidheid. Iedereen is enthousiast en wil graag hard werken. En elke avond weer is het zeer gezellig met de mede-scouts, hetgeen resulteert in vermoeidheid en daardoor onoplettendheid. We moeten hier gezamenlijk voor waken en zorg dragen dat er geen onveilige situaties kunnen optreden om zo iedereen weer veilig en gezond huiswaarts te laten keren. 3.4 Diensten rooster / werktijden Tijdens grote evenementen is HOST van het begin van de opbouw tot het einde van de afbraak aanwezig. Het aantal beschikbare vrijwilligers, als wel als de werktijden, is per blok anders omdat het niet noodzakelijk is altijd met een volledig team aanwezig te zijn. Voor elk evenement zal een rooster gemaakt worden wie wanneer aanwezig is en op welke tijden werkzaam is. In het te maken rooster zal voor elk blok beschreven hoeveel medewerkers nodig zijn en wat de werktijden zijn. Tijdens de opbouw van grote evenementen is HOST beperkt aanwezig om leveranciers en medewerkers de weg te wijzen. Vanaf 3 dagen voor aanvang van een groot evenement wordt het merendeel van de vrijwilligers verwacht. Hiervoor is nog geen extra bezetting nodig. Team HOST zal vanaf deze dag 24-uurs diensten gaan draaien. Vanaf 1 dag voor de aankomst van de deelnemers moet het volledige team van HOST operationeel/aanwezig zijn. Bij langdurige en grotere evenementen (> 4 dagen) zal HOST in een vierploegendienst draaien (8 uur op, 24 uur af). Bij kleinere evenementen is de indeling meer flexibel, waarbij gelet wordt op de werkdruk van de vrijwilliger en de piekmomenten van het evenement. Elk team bestaat uit een teamleider en medewerkers. Een halfuur voor wisseling van de diensten zal er een overdracht plaatsvinden. Hierbij zijn de teamleiders van beide diensten en het hoofd van dienst aanwezig. Vrijwilligers van HOST zullen één of meerdere dagen vrij hebben en iets voor zichzelf kunnen doen. Er kan ook voor worden gekozen om waar nodig andere teams te ondersteunen. 3.5 Kleding HOST heeft een eigen kledinglijn. De kleding is om tijdens de werkzaamheden herkenbaar te zijn als HOST medewerker. Het is dan ook verplicht dat tijdens de diensten de HOST kleding gedragen wordt. Op de momenten dat je geen dienst hebt is het niet toegestaan om de HOST kleding te dragen. Dit geeft verwarring. Er zijn hierover met de organisatie van het evenement afspraken gemaakt. Het is dan ook niet mogelijk dat medewerkers in HOST kleding alcoholhoudende dranken kunnen kopen in de bar(ren) op het terrein. Ook een oranje reflecterend hesje met opdruk HOST hoort bij het kleding pakket. Dit hesje heeft de medewerker tijdens de dienst bij zich. Dit hesje wordt standaard niet gedragen. Alleen op verzoek van de A00 moet het hesje gedragen worden. Dit is dan bij begeleiding van calamiteiten voertuigen, ontruiming of incidenten. Voor de verkeersregelaars zijn er speciale verkeersregelaarshesjes. Deze hesjes worden bij werkzaamheden op de openbare weg gebruikt (zie onderdeel verkeersregelaar). HANDBOEK HOST (versie ) 11

12 Deze hesjes worden pas aan het begin van de bijzondere dienst uitgereikt aan de verkeersregelaars en dienen na de dienst direct weer ingeleverd te worden bij de A00. Het kan voorkomen dat het regent tijdens de diensten. De organisatie stelt geen regenkleding beschikbaar. De medewerkers moeten zelf voor regenkleding zorgen. Tijdens sommige evenementen is het mogelijk dat er wegwerp poncho s zijn. De kleding van HOST is eigendom van TOES. Voor de duur van het evenement huurt de organisatie dit van TOES. We willen de kleding meerdere jaren gebruiken, dus wees er zuinig op. De kleding is voorzien van een uniek nummer en wordt op naam uitgereikt waarbij de medewerkers moeten tekenen voor ontvangst. De kleding moet aan het einde van het evenement correct en compleet weer ingeleverd worden. In de avond- en nachturen kan een zaklamp nodig zijn. Tijdens de dagdiensten wordt door HOST geen zaklamp gedragen. Voor werkzaamheden aan de poort zijn 2 zaklampen met een kegel beschikbaar. Voor de andere werkzaamheden wordt verwacht dat de medewerkers zelf een zaklamp meenemen. Ook voor de zaklamp is de afspraak dat we als gastheer aanwezig zijn. Grote zaklampen zijn daarbij niet nodig. We gebruiken maximaal de grootte van een 3x D-cell zaklamp/maglite. 3.6 Uiterlijke verzorging Als HOST heb je een publieke functie. Dit is zowel tijdens je diensten als daarbuiten. We moeten ons hier bewust van zijn en rekening er mee houden. HOST medewerkers moeten er daarom verzorgd uitzien. Bij deze verzorgde uitstraling horen geen zichtbare tattoos, piercing, hanenkam, leger kleding of dat soort zaken. 3.7 Alcohol gebruik Als HOST leef je tijdens het evenement in een glazen huisje. Er wordt van je verwacht dat je integer bent. Dit komt onder andere terug in het alcoholgebruik. Bij aanvang van de dienst ben je daarom 100% nuchter. Als het teamhoofd of teamleider het gegronde vermoeden heeft dat je niet nuchter aan de dienst begint, zal hij je van de taak afhalen en wordt je op een ander moment ingepland. Een tweetal voorbeelden wat wel en niet kan: 1. Als je nachtdienst hebt welke om 23:00u begint is het toegestaan om tijdens het 5-uurtje een biertje mee te drinken. Na het avondeten wordt er niet meer gedronken. 2. Als je de ochtenddienst hebt en je hebt tot diep in de nacht gedronken, gaan wij er niet vanuit dat je 's ochtend nuchter bent. Bovenstaande geldt als voorbeeld, we gaan niet een tiental regels hierop maken. Verantwoording blijft natuurlijk altijd bij jezelf. HANDBOEK HOST (versie ) 12

13 4 Portofoons 4.1 Algemeen Tijdens het evenement maken wij gebruik van portofoons voor de communicatie op het terrein. De porto s zijn bedoeld om informatie te ontvangen of te zenden, waardoor het uitvoeren van de taken wordt vergemakkelijkt. Het is niet toegestaan deze porto s voor andere doeleinden dan noodzakelijk is te gebruiken. Alle communicatie gaat via etherfrequenties en is door iedereen uit te luisteren. Het is dan ook niet toegestaan niet direct noodzakelijke berichten via de portofoons te melden. In verband met privacy worden ook persoonlijke gegevens niet via de portofoon doorgegeven. Ga er bij het gebruik van de porto altijd van uit dat er iemand mee kan luisteren via andere portofoons, die de info niet nodig heeft, en hier mogelijk onnodig op kan reageren. Zorg er altijd voor dat de luidsprekers van de porto s niet harder gezet zijn dan strikt noodzakelijk. Voor reguliere diensten wordt door HOST gebruik gemaakt van een eigen kanaal. In geval van calamiteit zal gebruik worden gemaakt van het calamiteiten kanaal. Dit kanaal is voor alle ondersteunende diensten beschikbaar. Hierop zitten HOST, zorg, havendienst, calamiteiten coördinator. Tevens wordt dit kanaal permanent uitgeluisterd door telecom. Naast de portofoons is het hoofd van dienst bij grotere evenementen bereikbaar op een DECT telefoon. 4.2 Callsigns Callsigns of roepnummers zijn de letters en nummers waarmee de basispost haar mensen in het veld kan aansturen. Elke eenheid heeft een callsign. Hierdoor weet de basispost met wie ze communiceert. Een callsign bestaat uit verschillende onderdelen. Een letter en 2 cijfers (bijv. A08) Om duidelijkheid in de callsigns te krijgen kun je aan het callsign zien met wie je te maken hebt. Daarom is er onderscheid in de verschillende soorten eenheden. Zo is het makkelijk om aan het callsign te kunnen zien wat voor soort eenheid het betreft. Elk Team (dat indien er een calamiteit is, zal schakelen naar het noodkanaal) heeft een letter gekregen van de centrale post. Deze letter staat voor het team waar je bij hoort. Zo heeft Team HOST de A (Alpha), Team beveiliging de C (Charlie), Team Zorg de E (Echo). De letter wordt volgens het internationale alfabet (bijlage 2) gezegd. Dus de A08 wordt via de portofoon gezegd als Alpha acht, A11 als Alpha elf. Een uitzondering hierop is de A00, dit wordt uitgesproken als Alpha dubbelnul Het nummer dat na de letter komt staat voor een eenheid. Om hier sturing in te geven, geeft de A00 deze nummers uit. Zo kan de A00 precies zien wie welk callsign gebruikt. Elk callsign staat voor een eenheid. Zo is meteen duidelijk met wat voor eenheid er gesproken wordt. Dit scheelt weer vragen door, of registratie hiervan. In bijlage 3 is een overzicht gemaakt welk callsign wat betekend. De bijlage kan vergroot op een post hangen en verkleind in het infoboekje voor de medewerkers opgenomen worden. 4.3 Vastleggen meldingen Informatie die via de portofoon en telefoon uitgewisseld wordt zal vastgelegd worden in een digitaal logsysteem. Dit logsysteem wordt door de centralist en zijn ondersteuner gevuld met informatie. Alleen de eigen HOST kanalen zullen worden gelogd door de A00. Het noodkanaal wordt alleen uitgeluisterd door de A00, maar wordt niet gelogd; dit wordt gedaan door de CP van Telecom. De rapporten uit het logsysteem zullen indien daar om gevraagd wordt in overleg met het Hoofd van het Team of zijn plaatsvervanger aan de overige diensten ter beschikking gesteld kunnen worden. Hier kunnen belangrijke en vertrouwelijke informatie uit gefilterd worden. Een uitleg van dit systeem zal aan de centralisten en ondersteuners gegeven worden. HANDBOEK HOST (versie ) 13

14 4.4 Regels en afspraken voor portofoongebruik De centralist achter A00 is de baas. Ga dus niet in discussie met de A00. Het kan zijn dat de centralist overleg gehad heeft met het Hoofd van het team en dat deze een instructie of procedure moet uitvoeren. Als je het ergens niet mee eens bent kun je dit bijvoorbeeld na je dienst kenbaar maken, maar ga geen discussie aan. Bij indrukken van de spreektoets, meld je jezelf met je toegewezen callsign en vraag je naar wie je nodig hebt. De gene die je oproept meld zicht met zijn callsign en zegt voor wie hij luistert. Aan het einde van het gesprek afsluiten met sluiten. Alle gesprekken worden permanent uitgeluisterd door de A00. Je vraagt altijd eerst de A00 om toestemming om te mogen spreken. Dit houd in dat je de A00 aanroept met je call-signs (Bijv. Alpha acht voor Alpha dubbel-nul ). Als de A00 reageert en je toestemming geeft om te mogen praten, kun jij je verhaal doen. Het is dus belangrijk dat je niet gelijk met je verhaal begint. Het kan soms druk bij de A00 zijn zonder dat er portoverkeer is. Als je dan gelijk een verhaal begint kan het zijn dat de centralist op de A00 net een telefoontje heeft en daarom je oproep niet hoort. Wil je rechtstreeks contact met een andere medewerker dan de A00, dan vraag je na het aanroepen van de A00 hiervoor eerst toestemming ( Alpha acht wil graag even rechtstreeks met Alpha veertien ). Na toestemming van de A00 roep je vervolgens de gewenste medewerker aan. Het portoverkeer dient kort en zakelijk te gebeuren. Dit omdat als je de lijn bezet houd, niemand anders kan spreken. Maak er dus geen lang verhaal van, maar wees kort en zakelijk maar wel duidelijk. Maak gebruik van callsigns. Gebruik geen namen, dit kan voor de centralist lastig zijn. Ook is het makkelijker te zien wie er bedoelt wordt en waar diegene mee bezig is. Indien je een specifiek iemand nodig hebt, vraag dit dan even aan de A00. Bij aanvang dienst altijd inmelden bij A00. Inmelden gebeurd door het aanroepen van de A00, bij reactie van de A00 wordt aangegeven welk callsign in dienst is gekomen en of er verder nog bijzonderheden zijn (bijv. dat je een DECT-toestel bij je hebt, of dat je ergens heen moet). A00 bevestigd en registreert dit en kan eventueel een ander callsign uitgeven. Dit zal dan zijn omdat het callsign nog in gebruik is, of dat het callsign niet bij de eenheid past. Het andere voordeel van inmelden is dat je gelijk weet of je portofoon goed werkt. Tijdens de dienst luister je de porto goed uit. Mocht het voorkomen dat je even niet uitluistert, meld je dit aan de A00. Indien je weer beschikbaar bent, meld je dit ook weer. Bij het einde van de dienst uitmelden. Uitmelden gebeurd door het aangeroepen van de A00. Als de A00 reageert, meld de eenheid dat ze einde dienst hebben en dat ze niet meer meeluisteren. De A00 weet dan dat de eenheid niet meer in dienst is. Vertrouwelijke informatie of persoonlijke dingen kunnen beter via de telefoon of mondeling worden overgebracht. Er luisteren meerdere mensen mee via de portofoon. Ook kan het zijn dat een ander teamlid in een groep mensen staat die allemaal kunnen horen wat er gezegd wordt. Houdt hier dus rekening mee. 4.5 Portofoongebruik bij calamiteiten Op het calamiteiten kanaal is CP (Centralist Telecom) leidend. Zij werken via een van tevoren gemaakte instructie of procedure. Ze zullen de eenheden aansturen en vertellen wat er moet gebeuren. Ook schakelen andere veiligheidsteams over op dit kanaal, zoals het Organisatie - Calamiteitenteam en Team Zorg. Schakel alleen over als het je gevraagd wordt. Als er een calamiteit is zal de A00 enkele eenheden laten schakelen naar het noodkanaal. De rest van de eenheden blijven op het eigen kanaal, anders weet de A00 je niet te bereiken. Als je een van die eenheden bent die moet schakelen, meld jij je af op het HOST kanaal, schakel je naar het noodkanaal en meld je je daar met je callsign in bij de CP. Je meldt dat je mee luistert op dit kanaal en geeft eventuele bijzonderheden door. HANDBOEK HOST (versie ) 14

15 Ook op dit kanaal wordt etherdiscipline verwacht. Geen namen, alleen callsigns. Geen lange verhalen, maar kort, zakelijk en duidelijke berichten. Goed meeluisteren. Als de calamiteit afgelopen is, zal de CP dit kenbaar maken. Je meldt je dan af via de CP en schakelt naar ons eigen kanaal. Je meldt je weer in bij de A Tips voor portofoon gebruik - Check voordat je weggaat of je batterij werkt en opgeladen is; - Gebruik het internationaal alfabet indien je iets moet spellen; - Spreek in de microfoon, niet erlangs; - Indien beschikbaar, doe een oortje in bij een lawaaierige omgeving; - Indien beschikbaar, klik je portofoon aan je riem, heb je er de minste last van en kun je hem ook nooit vergeten; - Zorg dat je kunt rennen zonder alles vast te hoeven houden; - Portofoons kunnen vaak niet tegen regen; - Weet welk kanaal je werkt en wat het calamiteitenkanaal is; - Weet hoe je portofoon werkt; - Lever je portofoon na de dienst direct weer in zodat deze opgeladen kan worden en beschikbaar is voor een volgende gebruiker. HANDBOEK HOST (versie ) 15

16 5 Opschaling en Incidenten Algemene definitie van opschaling en een incident 5.1 Event management Enkele geplande afwijking van de als normale gang van zaken beschouwde activiteiten zal worden behandeld als een event. Hierbij is een afwijkende inzet nodig van medewerkers, met toegewezen leidinggevenden en een afgebakende grens. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: openingsfeest of de aankomst van 5000 deelnemers. HOST zal voor evenementen een plan van aanpak schrijven. Bij grote evenementen zullen er ook deel plannen van aanpak geschreven worden, voor specifieke activiteiten als aankomst, vertrek, opening, bezoekersdagen. 5.2 Opschaling Ook kan opschaling nodig zijn indien de omstandigheden ten aanzien van de veiligheid of zorg zodanig verslechteren dat extra hulp noodzakelijk wordt vanuit de interne diensten dan wel de externe diensten. Tot deze opschalingen kan door de dienstdoende hoofd besloten worden. Veelal zal dit door het C-team opgevangen worden. Bij opschaling in verband met een incident is er tevens sprake van een leidinggevende incident, welke ter plaatse de inzet van HOST bepaalt en overleg pleegt met de aanwezige leidinggevenden van de andere diensten, dan wel de calamiteitenleider van dienst. De volgorde binnen HOST hiervoor is : - HOST-medewerker; - Senior HOST medewerker (C-team, teamleider); - Hoofd van Dienst; - Calamiteitenleider van Dienst; - Kamphoofd van Dienst. HOST is hierbij dienstbaar aan de overige teams van productie, welke betrokken en eigenaar zijn van het incident (HOST is geen eigenaar van een incident). 5.3 Incidenten Elke ongeplande afwijking van de als normale gang van zaken beschouwde activiteiten zal worden behandeld als een incident. Hierbij is een afwijkende inzet nodig van medewerkers, met toegewezen leidinggevenden en een afgebakende grens. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: een zorgincident, brand, storm, vechtpartij. Bij een incident wordt een eigenaar vastgesteld; dit is in principe nooit HOST zelf. Bij incidenten met betrekking tot de openbare orde en veiligheid is dit Beveiliging, bij algemene zaken de kampleiding, bij brandincidenten brandveiligheid en bij persoonlijke ongevallen of ziekte team Zorg. HANDBOEK HOST (versie ) 16

17 5.4 Overtreding Er zijn incidenten waarbij het nodig is om de expertise van team Beveiliging in te schakelen. Team Beveiliging bestaat uit leden welke actief zijn (geweest) binnen het Politievak. Zij hebben de kennis en kunde in huis om zaken over te nemen van HOST waar wij ons niet mee kunnen en willen bezig houden. Team Beveiliging wordt ingezet in de volgende situaties: - Altijd bij misdrijven; - Op verzoek van de A00; - Wanneer een incident uit de hand loopt. Team Beveiliging kan handhavend optreden en slachtoffers professioneel opvangen. Team Beveiliging zal in overleg met de kampleiding besluiten wat de maatregelen tegen deelnemers of medewerkers zullen zijn bij overtredingen of het niet naleven van kampregels. In het ergste geval zal de deelnemer van het terrein worden gezet, dit gebeurd altijd in overleg met de toetsingsautoriteit. Team Beveiliging draait niet elk evenement in 24-uurst dienst, maar heeft wel altijd 24-uurs bereikbaarheidsdienst. Tijdens de diensten gebruiken ze de callsigns C1, C2, etc... Deze worden door het team onderling verdeeld. HANDBOEK HOST (versie ) 17

18 6 Taken HOST tijdens grote evenementen Bij grote evenementen zijn er verschillende deeltaken. In het volgende deel zijn deze deeltaken omschreven. 6.1 Hoofd van dienst Tijdens de uitvoering/ het evenement zal er gewerkt worden met de functie dienstdoend hoofd. Deze functie zal verdeeld worden tussen het hoofd en plaatsvervangend hoofd HOST van het evenement. Op de centrale post zal een rooster bekend zijn wie wanneer dienst heeft.. De taken van de taken van het dienstdoend hoofd zijn als volgt: - Is aanspreekpunt van HOST vanuit de organisatie; - Heeft de verantwoordelijkheid over de inzet van HOST; - Heeft de coördinatie van HOST bij calamiteiten; - Stuurt teamleiders aan en begeleid hen; - Is aanwezig bij de overdracht van diensten; - Zal dagelijks de vergaderingen van productie bijwonen; - Ziet er op toe dat HOST als gastheer / gastvrouw optreed en niet als beveiliging gaat functioneren; - Zal Indien nodig om assistentie van andere productie teams of externe hulpdiensten vragen (via de A00); - Zal zo nodig dienstdoende hoofd productie, projectleiders/kampleiding informeren; - Is verantwoordelijk voor de uitgaven van HOST. Uitgaven kunnen alleen gedaan worden als aan de standaard procedure is voldaan en er toestemming van het hoofd HOST is; - Leidt van de vergaderingen en overleggen; - Zorgt er voor dat iedereen die bij een vergadering of overleg aanwezig moet zijn een agenda / uitnodiging krijgt; - Onderhoudt contacten met andere teams en diensten; - Delegeert de nodige taken naar de overige leden van het team. 6.2 Personeelszaken De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor de selectie van HOST vrijwilligers. En is natuurlijk ook een luisterend oor binnen het team. De kerntaken van de personeelsfunctionaris zijn: - Contact onderhouden met de HRM medewerker van het evenement voor de vacatures; - Promotie geven omtrent vacatures door aantrekkelijke vacatureteksten te maken en deze bijvoorbeeld te plaatsen op de website/nieuwsbrief; - Ontvangen van inschrijvingen; - Eventueel een selectieprocedure doorlopen bij onbekende vrijwilligers; - Aannemen van vrijwilligers (via HRM) - Overzicht maken van eventuele wensen medewerkers en wie wanneer aanwezig is; - Eerste opvang van eventuele problemen medewerkers en waar nodig dit door spelen aan teamhoofden; - Inzetplanning maken in overleg met de diensthoofden. - Innemen en uitgeven van kleding 6.3 Facilitairmanager - Verzorgen van medewerkers; - Zorgen dat er altijd koffie en thee is; - Schoonhouden van de tent/cp; - Uitgeven en bijhouden van extra P en doorrij kaarten; - Zorgen dat de CP geen hangplek wordt; - Innemen en uitgeven van portofoons. Degene die deze functie vervult zal niet op het veld worden ingezet als toezicht of mee lopen in de ronde maar alleen de hierin benoemde taken uitvoeren. HANDBOEK HOST (versie ) 18

19 6.4 Teamleider De taken en bevoegdheden voor de teamleider vallen onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van dienst. Deze taak is alleen nodig bij grote evenementen. Tijdens kleine activiteiten zal deze taak door de centralist gedaan worden. De taken van de taken van de teamleider zijn als volgt: - Is aanspreekpunt van HOST voor de medewerkers in zijn/haar ploeg; - Heeft de coördinatie bij uitvoering van de taken; - Is de centralist op de A00; - Houdt, samen met de centralist, het logboek bij; - Weet waar iedereen zijn / haar taken heeft; - Stuurt ploegleden aan en begeleid hen; - Is aanwezig bij de overdracht van diensten; - Ziet er op toe dat HOST als gastheer / gastvrouw optreed en niet als beveiliging gaat functioneren; - Zal het dienstdoende hoofd informeren over lopende zaken/problemen; - Tevens de taken zoals genoemd onder taken team HOST. 6.5 Centralist (A00) Voor team HOST is de A00, de centrale HOST post, het centrale plekje van waar alles gecoördineerd en aangestuurd wordt. We moeten er voor waken dat deze ruimte geen hangplek gaat worden. Dit verstoord met name de werkzaamheden met de portofoon behoorlijk. Kern taken van de centralist zijn: - Aansturen van de medewerkers; - Registreren van alle inkomende en uitgaande meldingen in het logboek; - Zorgen dat teamleiders geïnformeerd blijven; - Indien nodig interne (hulp)diensten inschakelen; Voor de centralist zijn hiervoor diverse documenten beschikbaar, zoals o.a. het logboek, procedures, scripts, handboeken, planning, portofoon uitgifte. 6.6 C-team Het C-team is het ondersteuningsteam. Het ondersteuningsteam is tijdens het evenement 24 uur per dag oproepbaar als ondersteuning nodig is. De medewerkers van het C-team hebben veel ervaring met de HOST taken en zijn flexibel inzetbaar. Voorafgaande aan een evenement zullen de C-team leden gevraagd worden door de hoofden van het evenement of ze in het C-team willen. De medewerkers zullen door het hoofd van dienst aan het dienstdoende team worden toegevoegd. Ze vallen dan ook onder de verantwoordelijkheid van de teamleider van dienst. Het oproepen van het C-team gebeurt per GSM of portofoon. Voor de taak binnen het C-team moeten de vrijwilligers altijd redelijk nuchter kunnen functioneren. Het C-team werkt altijd met de vaste callsigns. Momenten dat het C-team ingezet zal worden: - Calamiteiten; - First-response bij meldingen; - Extra inzet / ondersteuning op CP; - Bezoek van hooggeplaatste personen, de zogenoemde bobo s; HANDBOEK HOST (versie ) 19

20 6.7 Tent coördinator horeca De tentcoördinatoren zijn HOST medewerkers welke in de avonduren gedetacheerd worden. De tent coördinator is herkenbaar aan een groene pet met de tekst TC erop. Momenteel is deze functie alleen bij de Scout-In. Binnen een feesttent heeft de tentcoördinator de algehele coördinatie inzake veiligheid en openbare orde. De tentcoördinator is ter plaatste de oren en ogen van de organisatie. De tentcoördinator wordt door de medewerkers van team Horeca ondersteund bij het uitvoeren van zijn of haar taak. Van de medewerkers van team Horeca zal worden verwacht dat deze personen ook scouts aan zullen spreken op ongewenst gedrag. Instructies vanuit de organisatie zullen ook verstrekt worden aan de tentcoördinator. Denk bijvoorbeeld hierbij ook aan het geluidsniveau in de tent. De tentcoördinator communiceert altijd rechtstreeks met de centrale post. Kerntaken van de tent coördinator zijn - Houden van toezicht en veiligheid in de horeca/feest tent; - Het opvangen van team zorg/beveiliging als dat nodig is in de tent; - Overleggen met dienst horeca; - Bij het sluiten van de tent, op een verantwoorde [met glimlach] manier leegvegen van de tent; - Het zorgvuldig begeleiden van medewerkers financiën bij het afromen van de betaalmunten. 6.8 Verkeersmanager De verkeersmanager is tijdens grote evenementen verantwoordelijk voor een goede verkeersdoorstroming en begeleiding van het verkeer en het parkeren. Zowel in de voorbereiding als op de dag van aankomst, vertrek en bezoekersdagen is de verkeersmanager aanspreekpunt voor de organisatie en leveranciers/onderaannemers die in opdracht van HOST e.e.a. uitvoeren/leveren. De taken van verkeersmanager zijn: - Opzetten plan van aanpak voor de verkeersafhandeling; deze moet voldoen aan de vergunning; - Opgeven welke materialen, kleding en dergelijke nodig is voor het uitvoeren van de verkeerstaken; - Bijwonen van vergaderingen die betrekking hebben op het verkeersplan; - Zo nodig in overleg treden met gemeentelijke overheden en politie, samen met de projectleiding; - Informeren van diensthoofden en medewerkers; - Overleg met medewerkers; - Samenwerken met een 2 e coördinator en taken verdelen. 6.9 Medewerkers HOST De taken van alle medewerkers is in het kort omschreven: - Als HOST (gastheer) optreden en vraagbaak zijn voor deelnemers, medewerkers en bezoekers; - Leveranciers de weg wijzen; - Externe hulpdiensten (politie, brandweer of ambulances) begeleiden op het terrein; - Toezicht houden op de orde, rust en veiligheid op het terrein; - Assisteren van de veiligheidsteams, waar nodig; - Pro-actief aanspreken van deelnemers met betrekking tot veiligheid en gezondheid en eventueel gedrag; - In goede banen leiden van aan en afvoeren van goederen. HANDBOEK HOST (versie ) 20