Stichting StadsSpelen van de Sande Bakhuijzenstraat AG Amsterdam info@stadsspelen.nl

Transcriptie

1 Stichting StadsSpelen van de Sande Bakhuijzenstraat AG Amsterdam info@stadsspelen.nl

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Opzet evaluatieverslag... 4 DEEL 1 Het resultaat 20 mei Algemene indruk: inhoud, opzet, faciliteiten en locatie... 6 Faciliteiten op het plein... 6 Catering... 6 Stands / catering bezoekers... 7 Het Rietlandpark als StadsSpelenplein... 7 Uitstraling en imago... 8 Dagvrijwilligers... 9 Mening bezoekers en dagvrijwilligers... 9 Feest na afloop Na 20 mei Van concept naar praktijk: voetbal, muziek, dans, muziek, koken en quiz...11 Dans Voetbal Muziek Koken Quiz Conclusies disciplines DEEL 2 Projectgroep Zeeburg: van opbouwfase tot uitvoering De ontwikkeling van Projectgroep Zeeburg binnen StadsSpelen...14 Fase 1 Zonebijeenkomsten Fase 2 Start projectgroep Fase 3 Keuze voor StadsZone Zeeburg als pilot Fase 4 Go/No Go StadsSpelen Zeeburg Fase 5 Structuur aanbrengen in de organisatie Fase 6 StadsSpelen Zeeburg gaat extern Projectgroep Zeeburg als onderdeel van de StadsSpelenorganisatie...18 Human resource (HR) Financiën Sponsoring Taskforce Conclusies en aanbevelingen StadsSpelen/organisatie...22 Het oordeel van projectgroep Zeeburg over de StadsSpelen Enkele terugkerende conclusies over de organisatie StadsSpelen: DEEL 3 Slotbeschouwing BIJLAGE 1, Uitkomsten publieks enquête BIJLAGE 2, Evaluatie Taskforce Evaluatie Publiek en Vrijwilligers 20 mei Zeeburg

3 Inleiding De voorronde in Zeeburg betekende voor Stichting StadsSpelen een belangrijk leermoment. De ervaring die in Zeeburg werd opgedaan legt de basis voor de voorrondes die in 2007 zullen worden gehouden. Het is ook een mijlpaal; het concept is in de praktijk gebracht. Dít is waar we het voor doen: een plein vol met mensen die elkaar ontmoeten, dezelfde passies herkennen en zich met de buurt identificeren! Met als concreet resultaat dat op 20 mei de winnaars van StadsSpelen Zeeburg 2006 bekend zijn geworden. Het vooraf gestelde doel van Projectgroep Zeeburg was: een voorronde organiseren die als voorbeeld (begroting, draaiboek, witboek) kan dienen voor de voorrondes van StadsSpelen in 2007, en in Zeeburg draagvlak creëren en een basis leggen voor duurzame contacten en infrastructuur voor StadsSpelen Mede daarom wordt er uitgebreid aandacht besteed aan evaluatie. Namens het bestuur van StadsSpelen wil ik iedereen bedanken die hun input voor deze evaluatie hebben geleverd. Zij hebben een bijdrage geleverd aan een, hopelijk, goed bruikbaar verslag met aanbevelingen, voor alle Amsterdammers die in hun stadsdeel met StadsSpelen aan de slag gaan en voor de StadsSpelen-teams die hen gaan ondersteunen. Veel leesplezier! Stella Blom Amsterdam, juli

4 Opzet evaluatieverslag In het evaluatieverslag wordt een beschrijving gegeven van het verloop van het voortraject tot en met de uitvoering van StadsSpelen Zeeburg, 20 mei In het verslag wordt een beknopt beeld gegeven van het moment van besluit tot oprichting van de projectgroep Zeeburg, het moment van de GO/NO GO tot en met het verloop van de dag zelf. Verder worden de resultaten weergegeven van een onder de leden van projectgroep Zeeburg gehouden enquête, die kort na 20 mei werd afgenomen. Ten slotte zijn de gegevens aangevuld met resultaten van een evaluatie bijeenkomst, gehouden op 10 juni jongstleden. De bijeenkomst op 10 juni werd bijgewoond door een aantal bestuursleden van Stichting StadsSpelen, een vertegenwoordiging van Projectgroep Zeeburg en een aantal StadsSpelers uit de ondersteunende teams (zoals team Financiën, team Human Resource (HR) en team MarCom). Via deze evaluatie willen wij inzicht krijgen in hoe het resultaat is bereikt dat is bereikt. En in wat de randvoorwaarden zijn om tot een succesvolle editie van StadsSpelen te komen. Aan de orde komen sterke kanten en minder sterke kanten van StadsSpelen Zeeburg, het wel/niet behalen van de beoogde resultaten van StadsSpelen Zeeburg en eventuele overige gevolgen of effecten van StadsSpelen Zeeburg. Tevens komt aan de orde wat factoren waren die het organiseren van StadsSpelen Zeeburg lastig maakten (inhoudelijk, organisatorisch, extern) en hoe deze factoren zijn overwonnen. Het verslag: Het verslag is gesplitst in twee delen: Deel 1 Het resultaat 20 mei 2006 Deel 2 Projectgroep Zeeburg: van opbouwfase tot uitvoering 4

5 Figuur 1 Doel, opdracht en werkafspraken Projectgroep Doel, zoals meegegeven door het bestuur van StadsSpelen aan Projectgroep Zeeburg (PGZ): Een voorronde organiseren die als voorbeeld (begroting, draaiboek, witboek, etc) kan dienen voor de voorrondes van StadsSpelen in 2007 In Zeeburg draagvlak creëren en een basis leggen voor duurzame contacten en infrastructuur voor StadsSpelen 2007 Opdracht van het bestuur van StadsSpelen aan Projectgroep Zeeburg: Het organiseren van 5 competities op 22 april 2006 (later verschoven naar 20 mei 2006) op een plein in Zeeburg De pilot ziet er uit als de voorrondes in 2007 Aantal deelnemers: 150 uit Zeeburg Publiek: 1000 mensen uit Zeeburg Budget: (50% SSp/ 50% PGZ), welke posten uit te werken met projectleider PGZ heeft een eigen kantoor voor 2006 en 2007 Opstellen draaiboek met begroting voor 1 december Opstellen contracten met andere teams waarin de gewenste diensten worden vastgelegd MKB wordt actief betrokken bij het dekken van de begroting Zowel het deelnemersveld als het publiek weerspiegelt de diversiteit van Zeeburg (jong&oud, arm&rijk, verschillende nationaliteiten) De subsidieaanvraag bij het stadsdeel voor 2007 wordt voorbereid Samenwerkingsverbanden worden aangegaan met het oog op de lange termijn PGZ maakt een witboek (documentatie contacten, activiteiten, leerpunten, etc.) Werkafspraken van StadsSpelen Projectgroep Zeeburg zoals voorgesteld door het bestuur: Een bestuurslid heeft Projectgroep Zeeburg in de portefeuille Dreiging dat deadline niet gehaald wordt, moet tijdig worden aangegeven door de projectleider aan het bestuurslid, op basis van no surprises. Tweewekelijks rapporteert de projectleider of zijn/ haar vervanger aan het bestuur over de voortgang Alle taken (van Marcom tot HR) worden door het projectteam uitgevoerd. Het team kan advies of ondersteuning vragen aan de andere teams Afwijkingen van de bestaande concepten van de competities moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur Projectleider houdt functioneringsgesprekken PGZ geeft in draaiboek en begroting aan op welk moment diensten van andere teams nodig zijn en legt dit vast in een contract HR is verantwoordelijk voor de invulling van de projectgroep. De projectleider mag mensen weigeren of uit het team zetten na overleg met HR De projectleider levert bij HR tijdig profielbeschrijvingen en functiebeschrijvingen in. Begroting mag niet overschreden worden Eén keer in de twee weken vergadert de projectleider in het algemene overleg met bestuur, teamhoofden en andere projectleiders Eén keer in de week vergadert de projectgroep Eén keer in de maand rapporteert de financiële persoon van de projectgroep aan de penningmeester van het bestuur Het bestuurslid dat de projectgroep Zeeburg in de portefeuille heeft, kan eens in de zoveel tijd een vergadering van de projectgroep bijwonen. Projectgroep Zeeburg maakt in de begroting een post onkostenvergoedingen vrijwilligers. Het bestuur kan de projectleider ontslaan in overleg met HR 5

6 DEEL 1 Het resultaat 20 mei 2006 StadsSpelen 20 mei 2006 krijgt gemiddeld een 7,5! Deze StadsSpelen waren goed; de volgende StadsSpelen worden geweldig! Algemene indruk: inhoud, opzet, faciliteiten en locatie De leden van projectgroep Zeeburg geven de StadsSpelen van 20 mei gemiddeld een 7,5! Hoewel er natuurlijk van alles mis ging op 20 mei, is het StadsSpelen gelukt om alle geplande activiteiten aan het publiek te laten zien. En dit zonder dat het publiek erg had in enige strubbelingen achter de schermen. Dit is ook de indruk van de leden van projectgroep Zeeburg. Enkele citaten: organisatorisch ging het redelijk goed allemaal, alles verliep ogenschijnlijk zonder problemen en het aantal deelnemers en publiek was boven mijn verwachting. Belangrijke doelstelling van de StadsSpelen is dat er iets is neergezet op het Rietlandpark waar alle Amsterdammers zich in kunnen herkennen en elkaar kunnen ontmoeten. Hoewel het uiteindelijk de toeschouwers en de deelnemers zijn die hierover oordelen, oordelen een aantal leden van de projectgroep hierover positief: Ik denk dat de competities heel leuk voor iedereen waren, Goed op elkaar afgestemd, qua diversiteit aan optredens etc., veel diversiteit en een rijk aanbod. Twijfel is er over of de doelstelling van de verschillende disciplines wel is gehaald, met name op competitief gebied. Was er wel genoeg spanning? En disciplines die op zich goed liepen en veel deelnemers trokken kennen ook verbeterpunten: koken was te veel op de achtergrond en voetbal verliep chaotisch. Faciliteiten op het plein De productie was goed geregeld. Het draaiboek was goed verzorgd en iedereen was goed bereikbaar middels de portofoons. Het in goede banen leiden van de begeleiding van deelnemers binnen het evenement verdient zeker aandacht voor de volgende StadsSpelen, de inschrijvingsdesk had niet genoeg informatie gekregen van de disciplines, de catering voor deelnemers was niet goed georganiseerd`, en ten slotte was het ook onduidelijk of er nou wel of geen water was voor de deelnemers. Catering De catering gedurende de dag zorgde voor de meeste ergernissen. Zeker de catering voor de deelnemers die matig tot slecht wordt gevonden; veel onduidelijkheid over welke deelnemer waar recht op had, te weinig rekening gehouden met diversiteit aan deelnemers (de één bleef veel langer dan de ander, te weinig water voor handen voor de voetballers etc.). De Balk als uitvalsbasis wordt als prettig ervaren, maar de communicatie wie wel of niet de Balk in mocht en wie welk gekleurd bandje om moest waaraan je rechten afgelezen konden worden zorgde voor onnodige vervelende discussie. De meeste projectgroepleden beseffen wel dat het de eerste StadsSpelen zijn en dat er veel geleerd is voor de volgende keer. 6

7 Stands / catering bezoekers Het StadsSpelen Plein als centraal ontmoetingspunt met stands waar hapjes en drank verkregen kan worden wordt een top idee gevonden. De kwaliteit van de aangeboden hapjes was prima, de prijs ok. Een idee dat zeker herhaald moet worden in een volgende StadsSpelen. En dan koffie, zeker bij temperaturen onder de 25C niet, niet vergeten! Enkele verbeterpunten die worden genoemd: zorg dat het plein overzichtelijker is zorg voor meer diversiteit het aantal stands uitbreiden de non-profit stands leken niet echt groot succes, hier zou nieuwe formule voor bedacht moeten worden of toch stands weglaten. Het Rietlandpark als StadsSpelenplein Hoeveel ruimte is er nu eigenlijk nodig om een StadsSpelen neer te zetten en plaats te bieden aan de vijf competities en randactiviteiten (stadspodia)? Acties: maken globale schatting en inventariseren alle mogelijke locaties. Deze locaties worden beoordeeld op ligging binnen het stadsdeel, uitstraling, praktische bruikbaarheid, verkeersveiligheid etc. Het is vervolgens belangrijk dat iemand met kennis van zaken het plein beoordeelt en ook medewerkers van het betreffende stadsdeel bij de keuze betrekt. Dat is in stadsdeel Zeeburg gebeurd. Overwegingen om te komen tot de keuze voor het Rietlandpark Het plein is ongeveer 900 m2 groot. Alle activiteiten kunnen op dezelfde plek uitgevoerd worden. Alles op een plek overzichtelijk bij elkaar; publiek ziet duidelijk wat feestterrein is en door activiteiten soepel in elkaar te laten overlopen houd je je publiek ook. Als je terrein te veel uitgestrekt is moet je veel moeite doen om eenheid uit te stralen en loop je het risico dat mensen afhaken. Op deze locatie hebben de mensen de ruimte maar toch de gelegenheid om dicht op en met elkaar de dag door te brengen wat toch hetgeen is we willen bereiken met de Stadsspelen. De locatie is vanuit overige deel stadsdeel met openbaar vervoer te bereiken; daarmee voor mensen uit bijvoorbeeld Indische buurt en afkomstig van IJburg voldoende bereikbaar. Bereikbaarheid en geschiktheid minder validen geen probleem; overal goede bestrating en verlagingen daar waar nodig. Ook grootte van terrein blijft behapbaar voor deze groep belangstellenden/vrijwilligers. In principe geen extra verkeersmaatregelen nodig; bij grote drukte is verkeer eenvoudig om te leiden bijv. via Borneolaan/Piet Heinkade/Fr. Petterbaan. NB hier is geen vergunning voor verleend. Terrein is visueel al duidelijk afgebakend; hekken kunnen dit eventueel versterken. Zenuwcentrum organisatie kan evt. in buurtcentrum aan overzijde. Voldoende elektrapunten en ruimte voor backoffice van de organisatie zoals beveiliging, eerste hulp, toiletfaciliteiten e.d. De locatie is mogelijk ten opzichte van bijvoorbeeld de Indische buurt geografisch gezien niet de meest logische maar kijkend naar de alternatieven in het stadsdeel lijkt deze locatie toch de beste keus. De locatie wordt in de evaluatie door de leden van de projectgroep met een voldoende beoordeeld. Beschikbare ruimte - beoordeling voldoende tot goed. Mogelijk te ruim van opzet, waardoor disciplines ver uit elkaar lagen. Verenigbaarheid van activiteiten - beoordeling voldoende tot goed, belangrijkste minpunt was de drukke verkeersweg tussen het voetbalveld en de rest van de locatie. Overzichtelijkheid plein, afbakening - beoordeling voldoende tot goed. Dit 7

8 geldt niet voor de voetbalcompetitie met als beoordeling slecht. Bereikbaarheid OV -beoordeling goed tot zeer goed. Bereikbaarheid minder validen - beoordeling voldoende tot goed. Er had iets meer aandacht voor kunnen zijn. Elektrapunten en waterpunten - beoordeling voldoende tot goed. Geen klachten. Ruimte voor backoffice van de organisatie zoals beveiliging, eerste hulp, toiletfaciliteiten e.d. - beoordeling goed tot zeer goed. Prettig dat er een uitvalsbasis als de Balk was voor de vrijwilligers. Beveiliging was goed geregeld. Inschrijfpunt vrijwilligers die het inschrijfpunt bemensen moeten beter geïnformeerd worden. Goed als er een centraal punt is waar deelnemers terecht kunnen. Uitstraling en imago En hoe zit het met de uitstraling? Gaat StadsSpelen Amsterdam veroveren en zijn de vijf disciplines het tovermiddel om de stad op een positieve manier in beweging te krijgen? Verderop in dit verslag gaan we in op de disciplines afzonderlijk, hier volgt een meer algemene indruk. Iedereen is het er wel over eens: de tent met koken en quiz is een geslaagde mix, verder waren ook dans en muziek geslaagd de opzet van twee podia met wisselende acts houdt de vaart er goed in- Het concept is vernieuwend en heeft draagvlak; de presentatie van voetbal heeft extra aandacht nodig. Een valkuil van StadsSpelen is het bepalen van haar imagopositie. Wat wil ze zijn? Een evenement op lokaal niveau, aantrekkelijk voor iedereen en waar iedereen zich betrokken bij voelt? Maar ook een evenement met grootstedelijk allure, waar men voor in de rij staat om te mogen deelnemen. Door deze hoge verwachtingen bekruipt een aantal projectgroepleden het gevoel dat het ECHT bijzondere van de StadsSpelen kwam niet uit de verf kwam. Het evenement leek soms meer op een showcase dan op een spannende wedstrijd tussen Zeeburgers. Met andere woorden het competitie element van een aantal disciplines viel tegen. De presentatiewijze van de competities riep te weinig spanning op bij het publiek en de betrokkenheid van de deelnemers bij de StadsSpelen! Moet nog groeien. Meer positieve naamsbekendheid bij de Amsterdammers zal daar toe bijdragen. Conclusies en aanbevelingen opzet en locatie De special act is een belangrijke publiekstrekker, deze had bekender mogen zijn (en vooraf duidelijk communiceren!). Vinden en ook binden van BN-ers is lastig. Een les die geleerd is, is dat datum en tijdstip vast moeten staan, wil je een toezegging krijgen van een BN-er om een bijdrage te leveren aan StadsSpelen. Daarnaast moeten ook de verwachtingen van deze persoon duidelijk zijn. De randactiviteiten en ook dans en voetbal trokken veel kinderen, daardoor leek het geheel al snel op een evenement voor kinderen. Daar heeft de kleurrijke poster mogelijk toe bijgedragen. Koken en quiz waren erg verrassend. Koken verdient wèl meer aandacht. De combinatie met quiz riep veel sfeer op; de tent waar alles plaatsvond was echter te klein. Verbeterpunten: plaats een beeldscherm waarop handelingen 8

9 van koks kunnen worden gevolgd, presenteer de winnende gerechten op het podium, plaats een grote klok etc. Mensen uit de wijk mobiliseren is moeilijk en heeft voortdurende aandacht nodig. Op tijd daarmee beginnen blijft cruciaal. Meer aandacht voor het plein om een intieme sfeer te creëren. Muziek/dans podia meer in de buurt zetten van voetbal velden etc., zodat er meer onderlinge interactie ontstaat. Koffie en thee voor deelnemers en toeschouwer ontbraken. Mogelijke oplossing: koffiehoek met woonkamer - uitstraling als centraal ontmoetingspunt. Het geheel heeft een professionelere uitstraling nodig - strakkere esthetiek wat betreft tenten/podia etc. Herkenbare StadsSpelen-specifieke opzet creëren, die altijd terug te zien is in evenementen, ook wat betreft opstelling disciplines. Ook de deelnemers moeten veel herkenbaarder zijn, door bijv. ook SSp T- shirts te krijgen. Wall of fame was niet goed zichtbaar onderaan podium en doek hing er af en toe echt scheef bij, sponsors moeten te allen tijde goed zichtbaar zijn. Dagvrijwilligers Voor 20 mei zijn er voldoende, enthousiaste mensen geworven. De indruk was zelfs dat dit er te veel waren, hoewel er op sommige punten geklaagd werd dat er te weinig goed inzetbare- mensen waren. Ook voor uitvoerende taken op een evenement is het van belang dat er capabele, goed ingewerkte mensen staan. Als hier meer aandacht naartoe gaat werkt dit efficiënter. Ook liepen er een aantal mensen rond die graag de handen uit de mouwen hadden gestoken, maar geen duidelijke taak kregen. Aanbevelingen Maak een duidelijk geschreven actieplan voor alle vrijwilligers voor op de dag zelf, met een duidelijk tijdsschema met wanneer welke vrijwilligers waar moeten zijn. Aantal aanspreekpunten creëren waar vrijwilligers 'things to do' kunnen krijgen als ze even niets te doen hebben. Mening bezoekers en dagvrijwilligers Wat vonden de bezoekers en dagvrijwilligers eigenlijk van 20 mei 2006? Als bijlage zijn de uitkomsten toegevoegd van een enquête die is gehouden onder 48 personen uit het publiek (bijlage 1 en bijlage 2). Voor de organisatie van een volgende enquête is het belangrijk om hier mee te nemen dat een goede coördinatie en inzameling van de enquêtes noodzakelijk is. Het is handig om met de te interviewen personen aan een daarvoor ingericht tafeltje te kunnen zitten, overdekt, zeker met slecht weer. Een deel van de ondervraagde bezoekers van de dag bleek geïnteresseerd om bij een volgende gelegenheid als vrijwilliger op te treden. Tot is het nog vermeldenswaardig, dat zowel door de VU als door de UvA onderzoek gedaan naar de impact van de StadsSpelen op de sociale cohesie en het sociaal kapitaal in Zeeburg. Eerstejaars studenten van de VU hebben onder leiding van dr. Peer Smets bij meer ongeveer 150 bezoekers op 20 mei een enquête afgenomen. Ook hebben zij gesprekken en semi-gestructureerde interviews met deelnemende 9

10 organisaties die door de StadsSpelen-Task Force bij de StadsSpelen zijn betrokken. Drs. Floris Muller doet interviews met verschillende deelnemers aan de StadsSpelen uit elk van de 5 competities. Van deze onderzoeken zullen in de komende maanden de verslagen beschikbaar komen. Feest na afloop Het feest was bedoeld voor vrijwilligers en deelnemers en werd gehouden in Loods 6. Het feest was niet opengesteld voor bewoners van Zeeburg en toeschouwers die elders vandaan kwamen. Uiteindelijk bleek het voor al een moment van ontspanning en ontlading voor de vaste vrijwilligers van StadsSpelen. Een enkele uitzondering daargelaten. De sfeer was prima. Verbeterpunten het feest had beter extern gecommuniceerd mogen worden. de ruimte was misschien wat groot. volgende keer eindfeest nog aantrekkelijker maken voor deelnemers/sponsors, want is erg leuke afsluiting! Indien er na afloop van een StadsSpelen een feest georganiseerd wordt, is het wenselijk om goed over het doel van dit feest na te denken. Het is geen kernactiviteit, maar het is wel een belangrijk moment gebleken voor de binding tussen de vrijwilligers. Enkele tips Bepaal het budget Bepaal het tijdstip: overdag / s'avonds / s'nachts Voor welke leeftijdgroep - doelgroep is het? (dit houdt verband met eerste vraag!!) Wat zijn de essentials voor een dergelijke avond, met andere woorden :wat voor vormen van entertainment zijn broodnodig? o moet het cultureel zijn? o moet het een dansfeest worden? Kleed het geheel goed aan(decoratie) en verbindt dit zo duidelijk mogelijk met het thema van de avond tel alle kosten bij elkaar en deel dit door het aantal bezoekers en... zie daar de kostprijs per bezoeker Denk na over hoe en aan wie je dit wilt communiceren, en doe dit op tijd! Na 20 mei Om warme contacten en sponsoren te bedanken is er na 20 mei een bedankkaartje gestuurd. Tevens wordt er al snel een wervingsavond georganiseerd voor geïnteresseerde potentiële vrijwilligers. Winnaars krijgen bericht over de finale in Hoe worden zij uitgenodigd voor deelname aan de voorronde in Zeeburg. Aan de deelnemers wordt mogelijk een mini-enquête over de dag zelf gestuurd, begeleid door een bedankje. Alle externe contacten zullen centraal beheerd gaan worden. Om 20 mei te kunnen herbeleven en om aan derden de sfeer te kunnen laten proeven van de eerste StadsSpelen van Amsterdam is er een film gemaakt. Deze film is gemaakt door Film enzo en is te verkrijgen "op verzoek" via het SSP kantoor. 10

11 Van concept naar praktijk: voetbal, muziek, dans, muziek, koken en quiz Hoe zijn de vijf competities van de StadsSpelen neergezet op een plein in StadsZone Zeeburg? Dans Podium (functionaliteit) Podium (aankleding en ligging) Diversiteit deelnemers Materiaal Begeleiding (vrijwilligers) Planning Niveau deelnemers Werven deelnemers Jurering Prijzen Financiën Communicatie Sponsoring Ruimte voor opmerkingen: goed Prima podium, wel wat groot. Het voorzeil hing los door slecht weer. goed podia van dans en muziek waren zonder overleg omgewisseld. podium was te veel van de rest van de activiteiten afgekeerd. De wal of fame is niet geplaatst. voldoende doordat het de eerste stadsspelen was, durfden veel potentiële deelnemers niet mee te doen waardoor we geen diversiteit in de competitie konden realiseren. Dit hebben we in de totale programmering gecompenseerd. Muziekstijlen weinig afwisselend Goed, in orde Goed, maar goede instructie noodzakelijk Zeer goed Voldoende Goed, grote tijdsinvestering (zie diversiteit) Goed, De jurering ging goed. Er was diversiteit qua danservaring en leeftijd. Matig matig, beter over communiceren goed communicatie met muziek, naastgelegen podium, liet te wensen over. ontbreken draaiboek van muziek. prijsuitreiking eerder dan afgesproken te laat duidelijkheid over BN-er goed Er zijn petjes van Nike toegezegd door de stadsspelen. Dans heeft deze niet ontvangen. Wij hebben succesvol contacten gelegd op locaal niveau. Aan opbouw netwerk is tijdens vergaderingen weinig aandacht besteed. Wij hebben gewerkt vanuit methodisch handelen. Oriënteren en contact leggen, begeleiden en leiding geven e.d. Voetbal Veld (bespeelbaarheid) Veld (aankleding en ligging) Teamindeling Materiaal Begeleiding (vrijwilligers) Speelvorm Voldoende voldoende, te ver uit elkaar, gevaarlijke weg Voldoende Goed Matig Goed 11

12 Planning Werven deelnemers Niveau deelnemers Diversiteit deelnemers Prijzen Financiën Communicatie Sponsoring voldoende, chaotisch Goed Voldoende zeer goed Goed Goed Goed Voldoende Deelnemers voetbal waren redelijk tevreden. Door werken met straatvoetballers is het moeilijk strakke afspraken te maken en ver vooruit te plannen. Muziek Podium (functionaliteit) Podium (aankleding en ligging) Diversiteit deelnemers Materiaal Begeleiding (vrijwilligers) Planning Niveau deelnemers Werven deelnemers Jurering Prijzen Financiën Communicatie Sponsoring Goed Voldoende voldoende, kan beter Zeer goed voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende Goed voldoende voldoende Matig Koken De Eigen keuken De Creatieve keuken Het kinderkoekje Kookeiland (functionaliteit) Kookeiland (aankleding en ligging) Kookgerei Ingrediënten Begeleiding (vrijwilligers) Niveau deelnemers Jurering Diversiteit deelnemers Werven deelnemers Prijzen Financiën Communicatie Sponsoring Overig matig, te weinig animo zeer goed zeer goed zeer goed zeer goed, Tent had iets groter gekund. Onveilige situatie door messen voor het grijpen en open vuur. zeer goed zeer goed zeer goed zeer goed Goed Goed Goed Goed voldoende zeer goed Goed Leuke competitie, ook kinderkoken succes. Format thuiskoken niet gelukt, crea keuken wel. Resultaten koken op podium en scherm. 12

13 Quiz Thema s Locatie (functionaliteit) Locatie (aankleding en ligging) Presentatie/ presentator Begeleiding (vrijwilligers) Niveau deelnemers Niveau vragen Werven deelnemers Financiën Diversiteit deelnemers Communicatie Sponsoring Goed Goed zeer goed zeer goed. Spannend, goede presentatie.. Goed Goed matig, volgende keer alle rondes van gelijk niveau voldoende, met name op de dag zelf. Werving scholen augustus/ spetember i.v.m. planning programma schooljaar. matig, te weinig middelen voldoende voldoende voldoende waardevol onderdeel SSP. Leuk in tent in combinatie met koken. Quiz in tent afleiding voor kookcompetitie? Conclusies disciplines Enkele terugkerende conclusies over de disciplines: Het competitieve element wordt bij een aantal disciplines gemist. De spanning zou gedurende het evenement beter opgebouwd kunnen worden, met bijvoorbeeld de prijsuitreiking als hoogtepunt. Deelnemers, en later de winnaars kunnen op de website worden gezet. Het is sowieso belangrijk de website te updaten. Verder is het belangrijk om tussentijds aan te geven hoe de competitie er voor staat. Bijvoorbeeld door de jury direct na afloop van een dans- of muziekact commentaar te laten geven, of door een gerecht en public (via scherm) te bespreken. Door het ontbreken van een echte strijd kreeg de middag het karakter van een showcase event. Winnaars waren in een aantal gevallen al weg vóór de prijsuitreiking. Budgettering en wijze van begroten was voor veel disciplinehoofden onduidelijk. Het is van belang hier tussentijds helder over te communiceren. Wederzijdse verwachtingen ver financiële mogelijkheden waren hierdoor niet goed afgestemd. De werving van deelnemers is onderschat. Er werd geen duidelijke methodiek van werving en selectie deelnemers/ vrijwilligers gehanteerd. Er heerst twijfel of de visie voor 20 mei verwezenlijkt. Er zijn met name vraagtekens met betrekking tot het voldoen aan de doelstelling diversiteit; niet alleen deelnemers 20 mei, ook vrijwilligers. Er was te weinig interactie tussen deelnemers van de verschillende competitie (is dit nodig? Deze mening wordt niet gedeeld). Het publiek bleef bij één onderdeel. Het was te veel een kinderfeestje, de opzet moet aantrekkelijker worden voor iedereen. 13

14 DEEL 2 Projectgroep Zeeburg: van opbouwfase tot uitvoering Motto: Diversiteit en duurzaamheid! De ontwikkeling van Projectgroep Zeeburg binnen StadsSpelen Hieronder wordt de ontwikkeling binnen StadsSpelen beschreven door het onderscheiden van een aantal fases: Fase 1 Zonebijeenkomsten Fase 2 Start projectgroep Fase 3 Keuze voor StadsZone Zeeburg als pilot Fase 4 Go/ No Go StadsSpelen Zeeburg Fase 5 Structuur aanbrengen in de organisatie Fase 6 StadsSpelen Zeeburg gaat extern Fase 1 Zonebijeenkomsten Zeeburg maakt kennis met de StadsSpelen. Enkele StadsSpelers geven een presentatie in het stadsdeel en weten een aantal Zeeburgers te enthousiasmeren voor een voorronde van de StadsSpelen in Zeeburg. Ook het stadsdeel staat er vanaf het begin positief tegenover. Fase 2 Start projectgroep Begin 2005 zijn er een aantal mensen in Zeeburg enthousiast geworden voor de StadsSpelen in Zeeburg. Zij komen dan al een aantal keer bij elkaar. Na de zomervakantie van 2005 gaat Projectgroep Zeeburg 1 echt van start. De meeste leden stromen dan in. Een aantal van hen is al langer betrokken bij de voorbereidingen van een eventuele voorronde in Zeeburg (sinds begin 2005). Begin 2006 wordt de projectgroep nog uitgebreid met twee personen. Voor een aantal mensen is het organiseren van de StadsSpelen een kwestie van een lange adem, met veel vergaderingen en veel interne ontwikkelingen en veranderingen. Degenen die later zijn begonnen hebben weer meer moeite om zich echt betrokken te voelen bij de organisatie. Fase 3 Keuze voor StadsZone Zeeburg als pilot Binnen de StadsSpelenorganisatie groeit langzaam het besef dat er nog veel geleerd moet worden en dat de organisatie nog verder ontwikkeld moet worden om de échte ambitie voorrondes in alle stadsdelen van Amsterdam en een kick-off n het Olympisch stadion- waar te maken. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden. De keuze pakt positief uit voor Zeeburg; in dit stadsdeel zal de eerste voorronde gehouden worden. Stichting StadsSpelen kiest ervoor om bij het eerste evenement de nadruk leggen op het doel sociale cohesie en op activiteiten voor en door bewoners van het stadsdeel. Om zo de kracht van het concept aan Amsterdam te 1 Zie Figuur 1 voor doel, opdracht en werkafspraken Projectgroep Zeeburg 14

15 kunnen laten zien; vijf competities op één plein waar men elkaar tegenkomt en elkaar kan ontmoeten. Fase 4 Go/No Go StadsSpelen Zeeburg Veel praktische zaken, als voldoende financiën en voldoende draagvlak zijn dan nog niet rond. Eind januari 2006 komt het beslissende moment voor Zeeburg. Kan de pilot doorgang vinden of niet? Hieronder een verslag van de stand van zaken op dat moment: De eerste versie van de begroting, met gespecificeerde bedragen, en van het dekkingsplan van een minimum variant (grote kosten in natura) is dan gereed. Budget is er nog niet. De gemeente gaat mogelijk snel een subsidiebedrag toekennen. Via het stadsdeel verkrijgt PGZ een inventarisatielijst van organisaties die belangrijke doelgroepen binnen het stadsdeel vertegenwoordigen. Via deze organisatie zullen deelnemers en toeschouwers geworven gaan worden. (later zal er een Taskforce in het leven worden geroepen om diverse organisaties in Zeeburg persoonlijk te benaderen en zo te betrekken bij de organisatie en de activiteiten van de StadsSpelen in Zeeburg en daarna-) PGZ is ook in gesprek met vertegenwoordigers van het Midden- en klein bedrijf (MKB). Knelpunten zijn dat dit tijdrovend is voor de vrijwilligers en dat er nog weinig concrete plannen kunnen worden voorgelegd. Ondertussen wordt er hard gewerkt aan een week tot weekplanning met een opsomming van de activiteiten waarachter namen moeten komen te staan van de personen die deze voor zijn/ haar rekening gaan nemen. De projectleider van PGZ is tegelijkertijd bezig om contracten af te sluiten met de teams binnen Stichting StadsSpelen. Discussie ontstaat over welke taken waar behoren. Valkuil is dat van PGZ veel zelfwerkzaamheid wordt verwacht, terwijl inhoudelijke invulling van de StadsSpelen nog niet omlijnd is en er ook nog geen budget is waarmee gewerkt kan worden. Het is belangrijk om projectgroepen in 2007 een heldere taakverdeling mee te geven. Het tij keert wanneer het bestuur een financiering van Euro (5.000 Heineken, reeds begroting, mogelijk voorschot van bestaande rekening) garandeert. Verder komt er op zeer korte termijn een definitieve huisstijl en logo. Het vertrouwen wordt groter en het geloof in het StadsSpelenconcept is groot. Besloten wordt tot een GO op 22 april 2006 (later verschoven naar 20 mei2006). Fase 5 Structuur aanbrengen in de organisatie De projectgroep gaat aan de slag met superidee, organisatie moet nog worden opgebouwd, plannen geschreven en geld moet worden verzameld. Kortom in tweede helft van 2005 kan er rustig gesproken worden van pionieren. Er wordt in deze periode hard gewerkt om een projectgroep op te bouwen, een werkwijze te ontwikkelen, zicht te krijgen op wat er allemaal moet gebeuren om een evenement te organiseren en daar ook de mensen bij te vinden om dit te gaan doen. Verdeling taken en functies basis: Projectleider (16 uur) overzicht en coördinatie van voorbereiding en uitvoering 15

16 Coördinatie lokale vrijwilligers )8 uur waaronder promotieteam, backoffice, Hoofd disciplines (8 uur) + assistenten inhoud en deelnemers Hoofd financiën (8 uur) coördineert inkomsten en uitgaven Hoofd logistiek (8 uur) coördinatie producten Hoofd partners (8 uur) werving partners en BN-ers Hoofd PR (8 uur) werving publiek en contact media Elk hoofd heeft minimaal nog een teamlid, sommigen zelfs meerdere (). Hoofd 8 uur, teamlid 8 uur Verdeling taken en functies in de praktijk: Vliegende kiep, communicatie/pr, projectleider Zeeburg Projectleider Zeeburg, vliegende kiep, evaluatie PGZ Taskforce, Olympiaplein, promotieplan Zeeburg Organisatie discipline dans, productie op 20 mei (2x) Organisatie discipline muziek, productie op 20 mei (2x) Organisatie quiz, coördinatie op 20 mei (2x) Organisatie voetbal, coördinatie op 20 mei Werving / coördinatie BN ers, politici. Feed voor presentator 20 mei. Logistiek: advies keuze / gebruik plein. Coördinatie inzet vrijwilligers, catering. Divers, met name leggen van contacten binnen Zeeburg / adviserend Productiemanager: financiën, budgetverantwoordelijkheid, vergunningen, logistiek, algehele coördinatie, contactpersoon stadsdeel etc. Vergaderlocatie PGZ heeft de beschikking over een eigen kantoor voor 2006 (en 2007) in buurthuis de Balk, C. van Eesterenlaan Hier is, zeker na aanstelling van de projectmanager, dankbaar gebruik van gemaakt als vergaderruimte en uitvalsbasis. Vergaderstructuur Wekelijks vergaderen is volgens de meeste PGZ leden te vaak, zeker in de aanloopperiode. De vergadering wordt ook wat lang gevonden. Liever wordt er korter vergaderd en daarna informeel geborreld. Zo is de verhouding nuttig en aangenaam beter en ook tijdens de borrels kunnen er zaken gedaan worden. Als het evenement dichterbij komt wil men juist wel frequenter bij elkaar komen. De inhoud is niet altijd voor alle mensen even interessant. Ook is een belangrijk punt dat er soms te veel mensen aanwezig zijn en te veel zaken moeten worden besproken, waardoor diep ingaan op de zaken niet mogelijk is en men soms het gevoel heeft met een probleem te blijven zitten. 16

17 Opbouw van de projectgroep Aantal leden Taakverdeling Werkdruk Afstemming/communicatie tussen teamleden * *telefoon *face-to-face Verhouding nuttig en aangenaam Relatie PGZ Stichting StadsSpelen *teams Relatie PGZ Stichting StadsSpelen *bestuur voldoende tot goed voldoende slecht/matig, veel meer uren dan begroot voldoende/goed voldoende/goed matig/voldoende matig/voldoende Productiemanager Het moment om de knoop door te hakken over de aanstelling van een betaalde productiemanager kwam vlak na, bijna gelijkertijd, met de keuze om de focus op één evenement te leggen, dat in Zeeburg. Het Olympisch stadion ging niet door. Over het tijdstip van aanstelling wordt geoordeeld: kon eerder, net op tijd. Over de communicatie tussen de projectmanager en de PGZ leden oordeelt men: goed Ook verder waarderen de projectgroep leden de activiteiten van de projecmanager positief: Takenpakket: goed/zeer goed Behaald resultaat: goed, top gedaan Fase 6 StadsSpelen Zeeburg gaat extern Zeeburg Borrels In de aanloop naar 20 mei zijn een drietal ZeeburgBorrels georganiseerd. De ZeeburgBorrels dienden twee doelen: 1. StadsSpelen extern bekendheid geven en warme contacten en overige bezoekers van de borrel informeren over de stand van zaken 2. Informeel ontmoetingsmoment voor vrijwilligers van StadsSpelen Op zich verliepen de bijeenkomsten prima en was de sfeer uitstekend. De vrijwilligers geven echter aan dat er ook behoefte is aan een gezamenlijk moment waarbij het nu eens niet over de inhoud gaat. Wegens efficiënt omgaan met de tijd is dit er nu nauwelijks van gekomen. Contact met stadsdeelorganisatie Het contact met het stadsdeel loopt via vrijwilligerscoördinator Merel Werner. Het is noodzakelijk gebleken dat de projectmanager zelf contacten ging leggen binnen het stadsdeel om de vergunning voor 20 mei rond te krijgen. Contact met de diverse vrijwilligersorganisaties binnen de StadsZone is sterk verbeterd na de oprichting van de Taskforce, lees verderop in dit verslag meer over de Taskforce in de aparte bijlage. 17

18 Projectgroep Zeeburg als onderdeel van de StadsSpelenorganisatie Marketing en Communicatie Promotiemateriaal: flyers/ posters etc. Logo Media-uitingen kranten Ondersteuning PGZ door marketing team Betrokkenheid Programmaboekje Media-uitingen kranten radio Media-uitingen kranten (nvt tv) Voldoende Zeer goed óf slecht; je vindt het dus blijkbaar mooi of niet Voldoende Matig-voldoende Onduidelijk, lay out kan beter, strak, duidelijk, onoverzichtelijk, te snel in elkaar gezet, goed, goed Voldoende Ruim voldoende Te laat van start. PR SSP is belangrijk. Iedereen moet van SSP gehoord hebben. Lange termijn visie Marketing en Communicatie ontbrak nog. Nu moest er erg veel ad hoc gebeuren. Human resource (HR) De samenstelling van Projectgroep Zeeburg was lange tijd een knelpunt, doordat sommige taken gewoonweg niet verdeeld konden worden omdat het bij niemands takenpakket hoorde. Gedurende het traject werden er een aantal nieuwe mensen geworven. Zeker na afblazen van het Olympisch Stadion werd het probleem van bezetting uit de wereld geholpen, aangezien mensen die zich daar mee bezighielden zich volledig op Zeeburg konden richten. De meeste leden van de projectgroep hebben meer uren dan gepland ingezet voor de StadsSpelen. De periode waarin de piek van werkzaamheden valt hangt samen met het soort functie binnen de projectgroep. De laatste weken zijn met name de disciplinehoofden zwaar belast geweest. Het bleek heel prettig om de taken te kunnen verdelen door de verantwoordelijkheid voor een discipline met twee personen. Toch wordt aangegeven vaak geen gehoor te krijgen voor knelpunten tijdens de reguliere vergaderingen. Als optie wordt voorgesteld om een disciplineprojectgroep samen te stellen die samen vergaderd, en om ter compensatie wat minder vaak met een groter gezelschap om tafel de zitten. Dit punt verdient zeker nadere aandacht. Aandachtspunt voor personen met deze functie is binding met de rest van de organisatie. Deze blijkt, zeker in een hectische periode, niet vanzelfsprekend te ontstaan. De werving van leden voor de Projectgroep Zeeburg liep voor een groot deel via team HR, die o.a. via de Vrijwilligerscentrale mensen heeft geworven. Als de verantwoordelijkheid voor het werven van projectgroepleden in 2007 geheel bij de lokale projectleider wordt gelegd, verdient het aanbeveling hen hierbij goed te begeleiden. Het aanstellen van een persoon naast de projectleider die zich volledig op deze taak richt verdient aanbeveling. Selectie van leden voor Projectgroep Zeeburg is door team HR gedaan (lees hierover meer in evaluatie team HR). Selectie is lastig in een vrijwilligersorganisatie, 18

19 aangezien er altijd wel handen extra gebruikt kunnen worden en het daardoor lastig is om mensen af te wijzen. Begeleiding leden Projectgroep Zeeburg gebeurde ad hoc. Door de hectiek van het moment was er geen tijd voor functioneringsgesprekken. De sfeer was wel dusdanig dat problemen direct bespreekbaar konden worden gemaakt. Verder was er het laatste half jaar te weinig tijd voor ontspanning, en bleek door groei van de organisatie meer aandacht nodig om binding met de organisatie te bewerkstelligen. Als grootste aandachtspunt komt het diversiteitsbeleid van HR naar voren. Hoewel speerpunt van de StadsSpelenorganisatie is het niet gelukt om een divers opgebouwde organisatie te creëren. Financiën Vrijwilligersvergoeding Onkostenvergoeding Begroting Voldoende matig-voldoende niet voor iedereen duidelijk, beter over financiën communiceren Het budget voor Zeeburg was vooraf vastgesteld op (excl btw). De uiteindelijke uitgaven zijn en vallen daarmee ruim binnen het budget. Het Stadsdeel Zeeburg heeft materialen en diensten ter beschikking gesteld ter waarde van Sponsoren hebben nog voor circa aan goederen geleverd (bewaking, geluid & licht, prijzen). Opgeteld komen daar mee de totale kosten voor het evenement van de StadsSpelen in Zeeburg op 20 mei 2006 op bijna exlusief BTW. Hier niet bij inbegrepen zijn de overheadkosten voor de centrale organisatie en de kosten voor een professionele Productieleider. Sponsoring Sponsoren werven betekende voor PGZ een tijdrovende business. De opdracht aan PGZ was zich vooral te richten op het MKB. Betrekken van MBK is wel één van de doelen van StadsSpelen. Lokale ondernemers kunnen zo het evenement mede mogelijk maken en hun middelen creatief inzetten. De uitwerking hiervan behoeft in de toekomst meer aandacht. Een voorbeeld is 'Broodje StadsSpelen'. Een heel goed idee, waarmee in vroege fase gestart kan worden, laagdrempelig en levert veel naamsbekendheid. Nu werd te laat gestart met de uitvoering en het is daardoor niet goed van de grond gekomen. Binnenhalen van middelen in natura, liquide middelen vraagt veel op gebied van onderhouden, ondersteuning en begeleiding en omgang van sponsors. Uiteindelijk was er te weinig aandacht voor relatief kleine sponsoren. Het levert natuurlijk ook minder op dan de grote vissen. Over de samenwerking met team sponsoring: Ondersteuning PGZ bij opzetten structuur om sponsoring StadsSpelen te realiseren door team sponsoring: matig-voldoende Faciliteren van sponsorwerkzaamheden door overige StadsSpelers: voldoende Conclusie: er was te weinig aandacht voor sponsoring binnen PGZ. Voor sponsortaak van de projectgroep was er geen duidelijk plan vanuit de StadsSpelenorganisatie. 19

20 Taskforce Taskforce Zeeburg is door het bestuur van StadsSpelen (SSP) in het leven geroepen om draagvlak onder de inwoners van Zeeburg te creëren met het oog op de StadSpelen van 20 mei 2006 Voornaamste doelen: Vergroting (naams-)bekendheid van StadsSpelen bij diverse organisaties & netwerk Vergroting betrokkenheid diverse organisaties & netwerk bij StadsSpelen Bijdrage aan werving deelnemers aan StadsSpelen 20 mei Bijdrage aan werving vrijwilligers voor StadsSpelen 20 mei Het resultaat op lange termijn moet nog blijken. (Zie ook evaluatie van Taskforce). Leden Projectgroep Zeeburg hebben te weinig zicht op werkzaamheden Taskforce om hier gedetailleerde uitspraken te kunnen doen. De overtuiging bestaat dat directe benadering van diverse organisaties sterk bijdraagt aan de betrokkenheid van deze organisaties bij de StadsSpelen en dat het zeker effect oplevert. Het benaderen en onderhouden van deze contacten is echter wel tijdrovend. Evaluatie Taskforce bijdrage van Eilian Huisman, hoofd Taskforce Opzet We hadden twee belangrijke uitgangspunten. 1: Diversiteit. We moesten proberen om alle inwoners van Zeeburg te bereiken. 2: SSP is van de Zeeburgers. We moesten de mensen duidelijk gaan maken dat de SSP, weliswaar geïnitieerd door stichting SSP, iets van henzelf zou gaan worden. Aanpak We moesten de sleutelfiguren binnen de gemeenschap te pakken krijgen. Deze zouden dan bij hun achterban het woord kunnen verspreiden en dan gaat het min of meer vanzelf en weet iedereen binnen no time over de Stadsspelen in Zeeburg. Op deze manier zouden we de aantal aanspreekpunten kunnen beperken en dus door de korte lijnen effectief kunnen blijven opereren. Werkwijze Tijdens onze eerste vergadering hebben wij de sleutelfiguren gedefinieerd als degenen die woordvoerder/ voorzitter/ spreekbuis zijn van al bestaande en goed georganiseerde maatschappelijke en religieuze organisaties (plekken waar veel mensen regelmatig komen/verzamelen). Denk hierbij bijv. aan de woordvoerder van de moskee, de priester, de rabbijn, de voorzitter van de Marokkaanse raad, de spreekbuis voor Turkse ouderen bond etc. Wij hebben in het begin ook een selectie gemaakt van de in onze ogen relevante organisaties. Ons voornaamste bronnen waren de Stadsdeelgids en de lijst van Merel Werner (vrijwilligerscoördinator Zeeburg red.). Vervolgens hebben wij de organisaties verdeeld onder de leden van de Taskforce. Elk lid van de Taskforce zou vanaf het begin op pad gaan met het doel goed contact te maken en te onderhouden met 3 tot 5 organisaties. In de praktijk betekende dit bellen en dan langsgaan om een inleidende praatje over de SSP en het idee erachter te houden, inschrijfformulieren/ flyers/ posters uit te delen. Ook de nazorg was in de periode tot aan 20 mei was belangrijk. In de praktijk betekende dit het regelmatig belangstellend bellen om de contacten warm te houden en te vragen naar eventuele. vorderingen van bijv. de inschrijvingen. Evt. gingen leden van de Taskforce nog eens langs met nieuwe inschrijfformulieren/ flyers/ posters. Om de 2 weken hebben we bij mij thuis vergaderd om de vorderingen te bespreken en om ervaringen met elkaar uit te wisselen. Ook hebben we tijdens de vergaderingen evt. nieuw gevonden organisaties verdeeld. De leden van de Taskforce hebben doorlopend hun voortgang verwerkt in verslagen die ik in 20

21 excell heb opgeslagen. Op deze manier hebben we overzicht behouden van wie, waar, hoe, wat, en wanneer. Resultaat 3 organisaties per persoon: Ondanks al onze goede bedoelingen bleek het erg moeilijk te zijn om 3 organisaties per persoon te bewerkstelligen. -Een oorzaak hiervan was dat de beoogde sleutelfiguren vaak niet goed bereikbaar waren. -Een andere oorzaak was de tijd die leden van de Taskforce zelf hadden. Wij blijven natuurlijk allemaal vrijwilligers en contact zoeken met de organisaties bleek vaak tijdrovend. -Een derde oorzaak was het feit dat de samenstelling van de Taskforce vaak veranderde. Dit kon niet voorkomen worden maar het zorgde wel voor de nodige problemen en onrust. Diversiteit Door tijdsgebrek kreeg diversiteit helaas niet altijd de hoogste prioriteit. Toch denk ik dat we toch veel verschillende doelgroepen hebben aangesproken en dat het zeker een goed begin is geweest. Voor volgende keer wellicht handig om langer stil te staan bij de manier waarop we dit soort acties moeten aanpakken. Geen inzicht in evt resultaten/ effectiviteit Het bleek in deze periode heel moeilijk om een idee te krijgen van de resultaten van onze acties. We zouden eigenlijk vliegen aan de muren moeten zijn geweest om dit wel te weten. Tijdens onze nazorg bleek dan meestal wel dat de sleutelfiguren nog steeds enthousiast waren maar meer dan hun enthousiasme delen met anderen en het uitdelen van inschrijfformulieren konden zij niet. Vergeet niet dat deze sleutelfiguren dit ook maar naast hun normale werk moeten doen. Enthousiasme in het begin is dus zeker geen garantie voor daadwerkelijke actie.!! Ali Boukili van Moskee Nasr zei tegen mij dat Marokkanen graag eerst een keer kijken hoe het eraan toe gaat en als echt leuk is de volgende keer wel mee doen. Zowel de Marokkaanse raad als Assadaaka hadden een stand op 20 mei. Dit is natuurlijk fantastisch en kan veel betekenen voor een volgende keer Als het om vrijwilligerswerk gaat blijkt het dat mensen uit verschillende culturen hier anders tegen aankijken. Enfin, ik geloof dat we daar al mee bezig zijn binnen SSP, maar misschien goed om bij stil te staan in het benaderen van organisaties voor de eerstvolgende SSP. (Je zou kunnen zeggen dat het aantal geretourneerde inschrijfformulieren aan de sleutelfiguren/ organisatie een teken zou kunnen zijn, maar wie weet hoeveel mensen deze direct naar bijvoorbeeld de balk hebben gestuurd). Eindconclusie Ik denk dat wij van de Taskforce veel hebben geleerd. Niet alleen hebben we denk ik goed leren oppikken wat voor de organisaties belangrijk is, maar ook hoe wij het idee achter de SSP deel kunnen uit laten maken van die belangen. Misschien dat veel sleutelfiguren iets hadden van eerst zien dan geloven en dat dit gebaseerd is op misschien wel terechte scepsis, maar dat neemt niet weg dat ze het nu wel degelijk gezien hebben. Ook al deed misschien niet iedereen die wij benaderd hebben actief mee, deze mensen weten nu dat de SSP een succes is geweest. Volgende keer zal één telefoontje de hele herinnering terugbrengen en zal dit leiden tot zeer actief gedrag. Iedereen wil tenslotte deel uitmaken van succes. Ik denk daarom ook dat het werk van deze Taskforce juist in de toekomst zijn vruchten af zal werpen. 21

22 Conclusies en aanbevelingen StadsSpelen/organisatie Het oordeel van projectgroep Zeeburg over de StadsSpelen De leden van projectgroep Zeeburg oordelen; de Stichting StadsSpelen vanaf de oprichting tot heden krijgt een 7. Sterke punten: Professionaliteit groeit Er ontstaat een organisatie Keuze om Olympisch Stadion af te zeggen is een juiste gebleken De vertaalslag van concepten naar praktijk is geslaagd Kern van de kritiek: Aanloop periode naar 20 mei was te lang Er is te veel vergaderd Te veel tijdsdruk aan het eind De organisatie is te weinig divers Beslissing voor het organiseren van één evenement kwam te laat Enkele terugkerende conclusies over de organisatie StadsSpelen: Tijdens traject wordt het inzicht gemist in wie wat doet en verantwoordelijkheden verschillende disciplines, bestuursleden, teams. Taakverdeling/ afbakening taken binnen de projectgroep is niet altijd niet helder. Voor StadsSpelers is onderling niet duidelijk wie wanneer te bereiken is/ tijd heeft voor StadsSpelen. Een intranet met StasSpelersgegevens en StadsSpelennieuws is wenselijk. Sommige vrijwilligers voor acht uur blijken in laatste weken dagtaak te hebben gehad. Elke discipline zou draaiboek moeten hebben naast compleet draaiboek voor hele evenement. Bestuursleden namen voor 20 mei steeds meer operationele verantwoordelijkheid. Zij zouden beter controlerende rol kunnen hebben. Een bedankje aan eigen vrijwilligers, StadsSpelers wordt gemist. 22