Handleiding Adressen Beheer Systeem

Transcriptie

1 Handleiding Adressen Beheer Systeem Release 2.4 InterExperts

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Concepten Inloggen Wat staat waar? Werkwijze Werken met bedrijven Opzoeken van bedrijven Bekijken van bedrijfsgegevens Aanmaken van een bedrijf Bedrijf bewerken Bedrijf verwijderen Bedrijven selecteren Hoofdlocaties Werken met locaties Opzoeken van locaties Bekijken van locatiegegevens Aanmaken van een locatie Nieuwe contactpersoon aanmaken voor locatie Bestaande contactpersonen koppelen aan locatie Locatie bewerken Locatie verwijderen Selecteren van locaties Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie Werken met contacten Opzoeken van contacten Bekijken van een contactpersoon Aanmaken van een contact Contactpersoon bewerken Contactpersoon verwijderen Selecteren van contactpersonen Selecties Een selectie maken Volledige selectie leegmaken Een enkel item uit de selectie verwijderen Exporteren naar een Excel-spreadsheet Exporteren naar een CSV-bestand Exportkolommen selecteren Etiketten afdrukken Andere exportmogelijkheden i

3 6 Het zoekfilter Snel zoeken Uitgebreid zoeken met complexe filters Filters opslaan Opgeslagen filters gebruiken Filteroverzicht Filters verwijderen Filters bewerken Importeren Nieuwe gegevens importeren Eerder gemaakte import inzien Achteraf een categorie aan importgegevens koppelen Achteraf een opmerking bij importgegevens maken Bestaande import verwijderen Statistieken over uw adressenbestand Overzicht Vernieuwen van statistieken Logboek met gemaakte wijzigingen Recente wijzigingen op startpagina Recente wijzigingen bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties Gedetailleerd logboek Ontdubbelen van uw contactenbestand Ontdubbelmethoden Het ontdubbelen Beheren van categorieën Bekijken van categorieën Nieuwe categorieën toevoegen Bestaande categorieën bewerken Categorieën verwijderen Snel toevoegen van categorieën Beheren van gebruikers Gebruikersrollen Bekijken van gebruikersgegevens Aanmaken van een nieuwe gebruiker Bewerken van een bestaande gebruiker Gebruiker verwijderen Gebruikersgroepen Speciale groepen Een nieuwe groep aanmaken Een groep bewerken Een groep verwijderen Rechtenmodel Beheren van etiketvellen Bekijken van etiketvellen Aanmaken van een nieuw etikettype Bewerken van een bestaande etiketvellen Etiketvel verwijderen Plugins Brieven plugin Direct mailing plugin Bestanden plugin ii

4 16 Direct mailings Nieuwe direct mailing maken Direct mailing bewerken Bestaande mailing kopiëren Een direct mailing verzenden Voortgang en status monitoren Werken met sjablonen Velden Veldgroepen Veldtypes Veldopties Opties instellen voor meerkeuzevelden Ondersteuning Ondersteuningsinformatie Contact opnemen met de helpdesk iii

5 iv

6 Deze handleiding beschrijft het gebruik en het beheer van het Adressen Beheer Systeem van InterExperts. Bent u nog niet bekend met ABS? Dan is het verstandig om kennis te nemen van de structuur van ABS in het hoofdstuk Inleiding. Indien u nog vragen heeft over het gebruik van ABS die niet beantwoord worden in deze handleiding kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Zie hiervoor het hoofdstuk Ondersteuning. Inhoudsopgave 1

7 HOOFDSTUK 1 Inleiding Het Adressen Beheer Systeem (ABS) van InterExperts is een gebruiksvriendelijke en toegankelijke applicatie voor het verwerken van contactgegevens van uw relaties. U kunt met ABS op efficiënte wijze bijvoorbeeld een klantenbestand opbouwen, of alle contactmomenten met uw leveranciers bijhouden. Alle contactgegevens die in ABS opgeslagen zijn kunt u op eenvoudige wijze weer verder verwerken. Met de slimme zoekfilters van ABS kunt u snel de juiste contacten selecteren. U kunt ABS gebruiken voor het uitprinten van adresstickers, het versturen van brieven en nieuwsbrieven, of de gegevens verder verwerken in een spreadsheet. 1.1 Concepten Het is nuttig om te weten welke concepten in ABS gebruikt worden voor het opslaan van contactinformatie. Standaard onderscheidt ABS de volgende contacttypes: Bedrijven (Werken met bedrijven) Locaties (Werken met locaties) Contacten (Werken met contacten) Bedrijven is een verzamelnaam voor alle soorten organisaties. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een leverancier of een klant zijn. U kunt bedrijven koppelen aan categorieën en er opmerkingen aan koppelen. Locaties zijn de locaties waar een bedrijf gevestigd is. Locaties zijn altijd gekoppeld aan een bedrijf. U kunt op deze manier voor een bedrijf het hoofdkantoor en een aantal filialen invoeren. Per locatie kunt u adresgegevens, telefoonnummers en dergelijke invoeren. Contacten zijn personen die u opslaat in ABS. Een contactpersoon kan een privépersoon zijn of een medewerker van een bedrijf. In het laatste geval koppelt u een contactpersoon aan een bedrijfslocatie. Tip: In sommige installaties van ABS zijn locaties niet ingeschakeld. U werkt dan alleen met bedrijven en contacten. 1.2 Inloggen Wanneer u start met ABS moet u altijd inloggen. ABS vraagt u om een gebruikersnaam en wachtwoord. Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u contact opnemen met uw applicatiebeheerder of met InterExperts om een nieuw wachtwoord aan te maken. Wanneer u langere tijd geen gebruik hebt gemaakt van ABS wordt u automatisch uitgelogd. U dient dan opnieuw in te loggen in ABS, ter beveiliging van uw gegevens. 2

8 1.3 Wat staat waar? Alle belangrijke onderdelen van ABS zijn terug te vinden in het hoofdmenu. Het hoofdmenu is de balk met tabbladen bovenaan het scherm. Via deze tabbladen kunt u snel navigeren naar het onderdeel waarmee u wilt werken, zoals Bedrijven of Importeren. Het hoofdmenu is altijd aanwezig in alle functies van ABS. Wanneer u een onderdeel heeft geopend staan in de blauwe balk onder het hoofdmenu de acties die u uit kunt voeren. Deze balk noemen we in de handleiding de actiebalk. De acties die hier staan wisselen per functie: als u het tabblad Bedrijven open heeft staan ziet u hier bijvoorbeeld de mogelijkheid om een nieuw bedrijf aan te maken of om bedrijven te selecteren. Heeft u het tabblad Ontdubbelen open staan, dan ziet u hier alle mogelijke ontdubbelacties staan. Rechts in de actiebalk ziet u het navigatiespoor binnen ABS, bijvoorbeeld: Home» Ontdubbelen» Postcodes ontdubbelen. Op deze manier ziet u snel binnen welk onderdeel u zich bevindt. In een aantal gevallen is er binnen ABS een uitleg aanwezig van een bepaalde functie. Dit is te herkennen aan het volgende pictogram: Als u met de muis over dit pictogram beweegt ziet u de bijbehorende uitleg. 1.4 Werkwijze In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe u bedrijven, locaties en contacten kunt invoeren, aanpassen en verwijderen en hoe u het snelste adressen kunt vinden. Ook wordt beschreven hoe u bedrijven, locaties en contacten kunt selecteren voor verdere verwerking. In het laatste deel van de handleiding wordt beschreven hoe ABS beheerd kan worden en hoe u bijvoorbeeld nieuwe gebruikers aan kunt maken Wat staat waar? 3

9 HOOFDSTUK 2 Werken met bedrijven Bedrijven is in ABS de verzamelnaam voor alle organisaties die u invoert. Ook stichtingen, overheden en dergelijke voert u in als bedrijf. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u bedrijven op kunt zoeken, nieuwe bedrijven aan kunt maken en bestaande bedrijven kunt bewerken. 2.1 Opzoeken van bedrijven Alle bedrijven kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Bedrijven te klikken. Alle bedrijven worden in het overzicht getoond op alfabetische volgorde. Als u op een bedrijfsnaam klikt opent u de de details van het bedrijf en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een bedrijf met het zoekscherm rechtsboven de lijst met bedrijven. U kunt snel een bedrijf zoeken door de bedrijfsnaam (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de bedrijven die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken. Ook kunt u aangeven dat een bedrijf gekoppeld moet zijn aan een categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter. 2.2 Bekijken van bedrijfsgegevens Wanneer u een detailscherm van een bedrijf opent vanuit het overzicht ziet u alle gegevens die ingevoerd zijn voor het bedrijf. Ook ziet u alle locaties die gekoppeld zijn aan het bedrijf. De adresgegevens die in dit scherm te zien zijn worden overgenomen van de hoofdlocatie. Als er voor een bedrijf nog geen locatie aangemaakt is zal ABS u voorstellen om een locatie aan te maken. Wanneer u een bedrijf bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking. Onderaan de pagina ziet u alle bedrijfslocaties die gekoppeld zijn aan dit bedrijf. De hoofdlocatie is gemarkeerd met een blauw vlak links van de locatienaam. Door op een locatie te klikken opent u het detailscherm van een bedrijfslocatie. 2.3 Aanmaken van een bedrijf Een bedrijf maakt u aan in twee stappen. Eerst maakt u het bedrijf zelf, daarna maakt u een hoofdlocatie waarin u de adresgegevens invoert. 4

10 U maakt een bedrijf aan door in het menu Bedrijven te klikken op de actie Nieuw bedrijf. U kunt nu de bedrijfsnaam en categorieën instellen voor het bedrijf dat u aanmaakt. Dit is de eerste stap bij het aanmaken van een bedrijf. Wanneer u de naam heeft ingevuld en eventueel een of meer categorieën heeft gekozen kunt u naar de volgende stap gaan door op Opslaan en locatie aanmaken te klikken. In deze stap stelt maakt u een nieuwe hoofdlocatie aan voor het bedrijf. Dit is de plaats waar u de adresgegevens, telefoonnummers en dergelijke in kunt stellen. Wanneer u hier alle gegevens in hebt gevuld klikt u op Opslaan en is ook de hoofdlocatie aangemaakt. Zie ook: Zie ook Aanmaken van een locatie voor informatie over het aanmaken van een bedrijfslocatie. 2.4 Bedrijf bewerken U kunt de gegevens van een bedrijf bewerken door vanaf een detailscherm op de actie Bewerk bedrijf te klikken. U kunt vanuit het bedrijvenoverzicht ook rechtstreeks een bedrijf bewerken: klik op het bewerken-pictogram rechts naast het bedrijf. U kunt de naam en de categorieën van het bedrijf aanpassen. Wanneer u de adresgegevens aan wilt passen dient u de gegevens van de hoofdlocatie aan te passen. Zie hiervoor het hoofdstuk Werken met locaties. 2.5 Bedrijf verwijderen Wanneer u een bedrijf wilt verwijderen uit ABS kunt u vanaf het detailscherm van het te verwijderen bedrijf klikken op de actie Verwijder bedrijf. U kunt ook rechtstreeks vanuit het bedrijvenoverzicht een bedrijf verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat het bedrijf daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere bedrijven in één keer te verwijderen vanuit het bedrijvenoverzicht. Vink de bedrijven die u wilt verwijderen aan met het vakje links van de bedrijfsnaam. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte bedrijven. Wanneer u een bedrijf verwijdert uit ABS zullen de bijbehorende locaties ook verwijderd worden. Contactpersonen die gekoppeld zijn aan het bedrijf blijven wel bewaard in ABS; deze contactpersonen zullen voortaan als privépersonen (zonder koppeling met een bedrijf) bewaard worden. 2.6 Bedrijven selecteren Bedrijven kunt u selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het bedrijvenoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle bedrijven te selecteren die in het bedrijvenoverzicht vermeld worden. Kies hiervoor de actie Selecteer... bedrijven in dit overzicht. ABS houdt hierbij rekening met een zoekopdracht: ABS selecteert alleen de bedrijven die voldoen aan de zoekopdracht. ABS vermeldt het aantal bedrijven dat u selecteert wanneer u de actie uitvoert. Een alternatieve wijze om bedrijven te selecteren vanuit het overzicht is door de bedrijven die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de bedrijfsnaam. U kunt meerdere bedrijven tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte bedrijven kiest worden de aangevinkte bedrijven toegevoegd aan de selectie. 2.7 Hoofdlocaties U dient voor ieder bedrijf een hoofdlocatie in te stellen. Een hoofdlocatie kan bijvoorbeeld het hoofdkantoor van een organisatie zijn. Wanneer u een bedrijf aanmaakt wordt automatisch een hoofdlocatie ingesteld. Wilt u de 2.4. Bedrijf bewerken 5

11 hoofdlocatie veranderen, dan kunt u dat doen door naar het detailscherm van een bedrijfslocatie te gaan en daar in de actiebalk te kiezen voor de actie Hoofdlocatie maken. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van bedrijven het hoofdstuk Selecties Hoofdlocaties 6

12 HOOFDSTUK 3 Werken met locaties In ABS zijn Locaties de locaties waar een bedrijf of organisatie gevestigd is. Voor ieder bedrijf maakt u minimaal één locatie aan (de hoofdlocatie). U kunt meer locaties toevoegen wanneer dat nodig is: bijvoorbeeld voor regiokantoren of filialen van een bedrijf, of voor verschillende productielocaties. Per locatie kunt u de contactgegevens instellen. Contactpersonen in ABS kunt u koppelen aan een bedrijfslocatie. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u locaties op kunt zoeken, hoe u nieuwe locaties aan kunt maken en bestaande locaties kunt bewerken. Tip: In sommige installaties van ABS is het werken met locaties uitgeschakeld. U kunt in dat geval alleen werken met bedrijven en contactpersonen. 3.1 Opzoeken van locaties Alle locaties kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Bedrijfslocaties te klikken. Alle locaties worden in het overzicht getoond, gesorteerd op alfabet. Als u op een locatie klikt opent u de de details van deze locatie en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een locatie met het zoekfilter rechtsboven de lijst met locaties. U kunt snel een locatie zoeken door de naam of het adres (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de locaties die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken, of filteren op een bepaalde categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter. 3.2 Bekijken van locatiegegevens U opent het detailscherm van een bedrijfslocatie door in het overzicht van locaties op een locatie te klikken. U ziet in dit scherm alle gegevens die ingevoerd zijn voor de locatie. Ook ziet u alle contactpersonen die gekoppeld zijn aan de locatie. Wanneer u een locatie bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking. 7

13 3.3 Aanmaken van een locatie U maakt een nieuwe locatie aan door in het tabblad Bedrijfslocaties te klikken op de actie Nieuwe bedrijfslocatie. Er wordt een scherm geopend waarin u alle gegevens in kunt vullen voor de nieuwe locatie. Onder het kopje Bedrijf kiest u het bedrijf waarvoor u de nieuwe locatie aanmaakt. Als u klikt op de lijst klapt er een zoekscherm uit. U kunt hier een deel van de bedrijfsnaam intypen om het bedrijf te zoeken. Klik op de bedrijfsnaam van het gewenste bedrijf. U kunt daarna de naam van de locatie, het bezoek- en postadres en andere gegevens invullen. Voor Nederlandse adressen volstaat het in de meeste gevallen om alleen de postcode en het huisnummer in te vullen: ABS zoekt dan zelf de bijbehorende straatnaam en plaatsnaam. U kunt het postadres leeg laten wanneer dit gelijk is aan het bezoekadres. Optioneel kunt u de nieuwe locatie koppelen aan één of meer categorieën. Klik op de naam van een categorie om dit in te stellen. Als u op Opslaan klikt wordt de nieuwe locatie aangemaakt. 3.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken voor locatie Wanneer u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en deze meteen wilt koppelen aan een bedrijfslocatie kunt u dit het snelste doen vanaf het detailscherm van een bedrijfslocatie. Kies in de actiebalk voor Nieuw contactpersoon. De contactpersoon die u aanmaakt is meteen gekoppeld aan de juiste locatie. 3.5 Bestaande contactpersonen koppelen aan locatie U kunt een contactpersoon die reeds in ABS ingevoerd is koppelen door in het detailscherm van een locatie te kiezen voor de actie Bestaand contact koppelen. U ziet dan een overzicht van alle contacte in ABS. Met behulp van het zoekfilter kunt u het gewenste contact opzoeken en koppelen aan de locatie door op het contact te klikken. Wilt u in één keer meerdere contacten koppelen, dan kunt u de contacten aanvinken die u wilt koppelen en in de actiebalk kiezen voor de actie Aangevinkte contacten aan locatie toevoegen. U kunt alle contacten die aan een zoekfilter voldoen met één knop toevoegen. Maak hiervoor gebruik van de Alle gevonden contacten binden knop. 3.6 Locatie bewerken U kunt de gegevens van een locatie bewerken door vanaf een detailscherm op de actie Bewerk bedrijfslocatie te klikken. U kunt vanuit het locatie-overzicht ook rechtstreeks een locatie bewerken: klik op het bewerkenpictogram rechts naast de locatie. U kunt de gegevens aanpassen, als u op Opslaan klikt worden deze wijzigingen bewaard Aanmaken van een locatie 8

14 3.7 Locatie verwijderen Wanneer u een locatie wilt verwijderen uit ABS kunt u in het detailscherm van de te verwijderen locatie klikken op de actie Verwijder bedrijfslocatie. U kunt ook rechtstreeks vanuit het locatie-overzicht een locatie verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat de locatie daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere locaties in één keer te verwijderen vanuit het locatie-overzicht. Vink de locaties aan die u wilt verwijderen met het vakje links van de locatie. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte bedrijfslocaties. Wanneer u een locatie verwijdert uit ABS zullen de gekoppelde contactpersonen bewaard blijven; deze contactpersonen zullen voortaan als privépersonen (zonder koppeling met een bedrijf) bewaard worden. Wanneer u een locatie verwijdert blijft het bedrijf waar de locatie aan gekoppeld was ook bestaan. Wanneer u het hele bedrijf wilt verwijderen is het sneller om het bedrijf zelf te verwijderen, bijbehorende locaties worden dan ook verwijderd. 3.8 Selecteren van locaties Locaties kunt u selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het locatieoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle locaties te selecteren die in het locatie-overzicht vermeld worden. Kies hiervoor de actie Selecteer... bedrijfslocaties in dit overzicht. ABS houdt hierbij rekening met een zoekopdracht: ABS selecteert alleen de locaties die voldoen aan de zoekopdracht. ABS vermeldt het aantal locaties dat u selecteert wanneer u de actie uit zou voeren. Een alternatieve wijze om locaties te selecteren vanuit het overzicht is door de locaties die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de locatienaam. U kunt meerdere locaties tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte bedrijfslocaties kiest worden de aangevinkte locaties toegevoegd aan de selectie Locatie verwijderen 9

15 3.9 Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie U kunt op een snelle wijze alle contacten van een bedrijfslocatie selecteren voor verdere verwerking. Open de details van een bedrijfslocatie en kies voor de actie Contacten toevoegen aan selectie. Alle contacten die gekoppeld zijn aan de locatie worden dan toegevoegd aan de selectie. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van locaties het hoofdstuk Selecties Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie 10

16 HOOFDSTUK 4 Werken met contacten Contacten zijn in ABS de contactpersonen die u wilt bijhouden in uw adressenbestand. Contacten kunnen gekoppeld zijn aan een bedrijf, of als privépersonen ingevoerd worden (zonder koppeling met een bedrijf). In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u contacten op kunt zoeken, hoe u nieuwe contacten aan kunt maken en bestaande contacten kunt bewerken. 4.1 Opzoeken van contacten Alle contactpersonen kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Contacten te klikken. Alle ingevoerde contactpersonen worden in het overzicht getoond, gesorteerd op alfabet. Als u op een contactpersoon klikt opent u de de details van het contact en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een contactpersoon met het zoekfilter rechtsboven de lijst met contacten. U kunt snel een contact zoeken door de naam of het adres (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de contactpersonen die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken, of filteren op een bepaalde categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter. 4.2 Bekijken van een contactpersoon U opent het detailscherm van een contactpersoon door in het contactenoverzicht op een contactpersoon te klikken. U ziet in het detailscherm alle gegevens die ingevoerd zijn voor de contactpersoon. Wanneer u een contact bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking Recente wijzigingen Bovenin het detailscherm ziet u de meest recente wijziging die gemaakt is op de contactpersoon, tenzij u hier geen rechten voor heeft. Onderin het scherm (onder alle contactgegevens) ziet u een uitgebreidere lijst: u ziet hier de laatste tien wijzigingen die gemaakt zijn op de contactpersoon. Door te klikken op Meer wijzigingen kunt u nog oudere wijzigingen op de contactpersoon bekijken (en eventueel ook filteren op gebruiker of type wijziging), zie hiervoor verder onder Gedetailleerd logboek. In de lijst met wijzigingen ziet u de volgende gegevens: 11

17 Naam van de gebruiker die de wijziging heeft gemaakt. Wanneer u de muiscursor beweegt over de naam van de gebruiker ziet u eveneens de gebruikersnaam, gebruikersgroep (indien ingeschakeld), adres en het tijdstip wanneer deze gebruiker voor het laatst in ABS ingelogd is. Type bewerking: hier ziet u de bewerking die is uitgevoerd, zoals het bewerken van adresgegevens, het aanmaken van een contact, etc. Gewijzigde velden: dit zijn adresvelden die bewerkt zijn (indien van toepassing). Door de muiscursor te bewegen boven de gewijzigde adresvelden ziet u tevens de oude en nieuwe gegevens. Het popup-venster toont een tabel met per gewijzigd adresveld de oude en nieuwe gegevens. Datum en tijd: in kleine letters onder de vermelding wordt vermeld wanneer de wijziging gemaakt is, bijvoorbeeld drie dagen geleden. Wanneer u de muiscursor beweegt boven deze tijdsaanduiding ziet u het exacte tijdstip van de wijziging (datum en tijd). Alle gegegevens waarbij u meer informatie krijgt door met de muiscursor er overheen te bewegen zijn onderstreept met een lichtgrijze lijn, zodat u gemakkelijk kunt herkennen dat u daar meer informatie vindt. Door op de naam van een gebruiker te klikken ziet u meer wijzigingen die door die gebruiker gemaakt zijn (alleen indien u rechten heeft om deze informatie te bekijken) Verborgen adresgegevens Het kan zijn dat bepaalde contactgegevens op basis van uw rechten niet zichtbaar zijn. In dat geval is de inhoud van het contactgegeven vervangen door de grijze tekst verborgen. Ook bij niet-ingevulde contactgegevens staat de tekst verborgen. 4.3 Aanmaken van een contact U maakt een nieuwe contactpersoon aan door in het tabblad Contacten te klikken op de actie Nieuw contact. Er wordt een scherm geopend waarin u alle gegevens in kunt vullen voor de contactpersoon. Onder het kopje Bedrijf kunt u een bedrijf en bedrijfslocatie selecteren, als u de nieuwe contactpersoon aan een bedrijf wilt koppelen. Dit is niet verplicht. Wanneer u een bedrijfslocatie wilt selecteren, typt u een deel van de bedrijfsnaam in. ABS zal vervolgens een lijst van bedrijven laten zien. Klik op de naam van de bedrijfslocatie om deze te selecteren. U kunt verder de naam van uw contactpersoon, zijn of haar adres en andere gegevens invullen. Voor Nederlandse adressen volstaat het in de meeste gevallen om alleen de postcode en het huisnummer in te vullen: ABS zoekt dan zelf de bijbehorende straatnaam en plaatsnaam. Optioneel kunt u de contactpersoon koppelen aan één of meer categorieën. Klik op de naam van een categorie om dit in te stellen. Wanneer in uw installatie van ABS gebruik wordt gemaakt van gebruikersgroepen wordt de nieuwe contactpersoon gekoppeld aan uw eigen gebruikersgroep. Beheerders en leden van speciale gebruikersgroepen kunnen optioneel de gebruikersgroep aanpassen. Als u op Opslaan klikt wordt de contactpersoon toegevoegd aan ABS. 4.4 Contactpersoon bewerken U kunt de gegevens van een contactpersoon bewerken door vanaf een detailscherm bovenin op de actie Bewerken te klikken. U kunt vanuit het contactenoverzicht ook rechtstreeks een contactpersoon bewerken: klik op het bewerken-pictogram rechts naast de contactpersoon. In het scherm dat geopend wordt kunt u alle gegevens aanpassen. Als u klikt op Opslaan worden alle wijzigingen bewaard Aanmaken van een contact 12

18 Wanneer u geen rechten heeft om een contact aan te passen is de knop Bewerken in het scherm met contactgegevens grijs. In dat geval kunt u ook niet klikken op de knop. 4.5 Contactpersoon verwijderen Wanneer u een contactpersoon wilt verwijderen uit ABS kunt u in het detailscherm van de te verwijderen contactpersoon klikken op de actie Verwijderen. U kunt ook rechtstreeks vanuit het contactenoverzicht een contactpersoon verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat de contactpersoon daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen vanuit het contactenoverzicht. Vink de contacten aan die u wilt verwijderen met het vakje links van de naam. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte contacten. Wanneer u geen rechten heeft om een contactpersoon te verwijderen is de knop Verwijderen in het scherm met contactgegevens uitgeschakeld en is er ook geen icoon met rood kruis zichtbaar in het contactenoverzicht. 4.6 Selecteren van contactpersonen U kunt contactpersonen selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het contactenoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle contactpersonen te selecteren die in het contactenoverzicht vermeld worden. Dit is met name handig als u een zoekopdracht hebt uitgevoerd. Kies hiervoor de actie Selecteer... contacten in dit overzicht. Wanneer u geen zoekopdracht hebt uitgevoerd worden alle adressen geselecteerd die in ABS ingevoerd zijn. Een alternatieve wijze om contacten te selecteren vanuit het overzicht is door de contacten die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de naam. U kunt meerdere contacten tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte contacten kiest worden de aangevinkte contacten toegevoegd aan de selectie. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van contacten het hoofdstuk Selecties Contactpersoon verwijderen 13

19 HOOFDSTUK 5 Selecties In de vorige hoofdstukken is beschreven hoe u bedrijven, locaties en contactpersonen kunt bewerken. Wanneer u deze gegevens wilt gebruiken voor verdere verwerking, dan maakt u een selectie van de gegevens. U komt in het selectie overzicht door in de menubalk de knop Selectie te gebruiken. Hier vind u drie tabbladen, met daarin uw huidige selectie. 5.1 Een selectie maken U kunt contacten, bedrijven en bedrijfslocaties toevoegen aan de selectie vanuit de overzichtschermen of vanuit de detailschermen van een los item. Zie ook: Selecteren van contactpersonen Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie Bedrijven selecteren Vervangen of toevoegen Wanneer u reeds een selectie heeft en u voegt nieuwe items toe aan de selectie, zal ABS u vragen wat u wilt doen: de huidige selectie behouden en uitbreiden met nieuwe items, of de bestaande selectie wissen en volledig vervangen door de items die u wilt selecteren. Wanneer u nieuwe items toevoegt aan een bestaande selectie voegt ABS de items samen: een reeds geselecteerd item wordt niet twee keer geselecteerd. 5.2 Volledige selectie leegmaken Om de hele huidige selectie leeg te maken klikt u op de knop Wis selectie. Bedrijven en contacten worden alleen uit de selectie gewist, en blijven dus in het systeem staan. 5.3 Een enkel item uit de selectie verwijderen Klik op het verwijdericoontje naast een rij om dit item uit de selectie te verwijderen. Het bedrijf of contact wordt niet uit ABS verwijderd, maar alleen uit de actieve selectie. U kunt het item weer opnieuw toevoegen aan een nieuwe selectie. 14

20 5.4 Exporteren naar een Excel-spreadsheet Nadat u op de knop Excel-spreadsheet heeft gedrukt zal er een kleine pop-up verschijnen met daarin een voortgangindicator. Wanneer het exporteren voltooid is zal een download starten met daarin de door u geexporteerde gegevens. De gegevens zijn opgesplitst in meerdere bladen in het het Excel bestand. 5.5 Exporteren naar een CSV-bestand Door op CSV-bestand te klikken krijgt u, nadat de export voltooid is, een zip-archief als download aangeboden met daarin alle geëxporteerde gegevens. Het zip-bestand bevat per type (contacten, bedrijfslocaties of bedrijven) één csv-bestand. 5.6 Exportkolommen selecteren Bij het exporteren van gegevens naar een CSV of Excel-formaat kan gekozen worden welke velden geëxporteerd worden. Door op de link Kies exportkolommen te klikken krijgt u een overzicht van de velden die meekomen in de export. Kies de kolommen die u terug wilt zien in het exportbestand. U kunt in ditzelfde scherm de kolomselectie opslaan en eerder opgeslagen kolomselecties hergebruiken door op de naam van de kolomselectie te klikken. Verwijder een opgeslagen kolomselectie door op Verwijderen onder een kolomselectie te klikken. Standaard zijn altijd alle velden geselecteerd voor een export. 5.7 Etiketten afdrukken Wanneer u een grote mailing wilt sturen naar uw adressenbestand kan het handig zijn om automatisch etiketten te laten genereren door ABS. Klik op etiketten afdrukken wanneer u de selectie waar u naar wilt versturen heeft gemaakt. In het volgende scherm kiest u een type etiketvel, en of er een KIX-code op het etiket moet komen. Vervolgens kunt u kiezen of voor contacten het adres van het bedrijf waar ze aan gekoppeld zijn gebruikt moet worden. Ook kunt u kiezen om de postadressen i.p.v. de bezoekadressen van bedrijfslocaties te gebruiken. Wanneer u klaar bent klikt u op Etiketten genereren. Wanneer de export is afgerond kunt u een zip-archief downloaden met daarin de etiketvellen die u zonet gemaakt heeft. Open het PDF bestand en druk deze af op uw etiketvel. Zie ook: Meer informatie over het aanmaken, verwijderen en wijzigen van etiketvellen vindt u in het hoofdstuk Beheren van etiketvellen. 5.8 Andere exportmogelijkheden Afhankelijk van uw ABS-installatie is het mogelijk dat er meer exportmogelijkheden zijn. Voor informatie over aanvullende exportopties, zie Plugins Exporteren naar een Excel-spreadsheet 15

21 HOOFDSTUK 6 Het zoekfilter Om in een groot adressenbestand goed te kunnen navigeren en snel te vinden wat u zoekt, kunt u gebruik maken van het zoekfilter in ABS. Hiermee kunt u aan de hand van bekende gegevens specifieke adressen opzoeken of meerdere adressen voorbereiden voor het exporteren naar andere programma s. Het uitgebreid zoeken scherm lijkt misschien op het eerste gezicht een beetje intimiderend, maar u zult zien dat het een erg krachtige tool is binnen ABS. 6.1 Snel zoeken Met behulp van het snel zoeken veld vindt u met minimale steekwoorden de informatie die u nodig heeft. Type een steekwoord in het zoekveld en klik op de knop om te zoeken. Hiermee worden in alle voor de hand liggende velden gezocht naar het zoekwoord. Wilt u precies weten waar op gefilterd wordt? In het uitgebreide zoekfilter ziet u de precieze uitvoering van uw zoekopdracht. 6.2 Uitgebreid zoeken met complexe filters Met behulp van het uitgebreide zoekfilter kunt u complexere zoekopdrachten maken die rekening houden met categorieen, begin of einde van zoekwoorden en uitsluitingen. Bij de zoekknop onderin het panel verschijnen live het aantal zoekresultaten dat voldoet aan uw zoekopdracht. Wanneer u klaar bent met het maken van de zoekopdracht klikt u op Toon resultaten om deze uit te voeren Filtercriteria U heeft de keuze om één, of alle criteria te laten gelden tijdens een zoekopdracht. Om deze manier van filter te wisselen klikt u op één van de criteria moet voldoen of alle criteria moeten voldoen. Hiermee kunt u kiezen tussen Voornaam is Bert EN achternaam is de Vries of Voornaam is Bert OF voornaam is Jan. Om een nieuw criterium toe te voegen klikt u op de knop Criterium toevoegen. U kunt zo veel criteria toevoegen als u wilt. Om een criterium te verwijderen klikt u op het kruisje naast het criterium. Een criterium bestaat uit drie onderdelen. Het zoekveld, het zoektype en het zoekwoord. als eerste kiest u uit de lijst een zoekveld. Dit is een kenmerk van het adres waar u op zoekt. Vervolgens kiest u een zoektype. Het meest veelzijdige zoektype is bevat. Hiermee vind u alle adressen waarvan het zoekveld het zoekwoord bevat. Andere zoektypes zijn start met, eindigt met en is exact. Ook de uitsluiting van deze varianten zijn beschikbaar. In het laatste veld vult u het zoekwoord in. U kunt het zoekwoord veld leeglaten om op niet ingevulde informatie te zoeken Filter categorieën De categorieën kunt u op twee manieren gebruiken. Door de optie Of een van deze categorieën te kiezen gebruikt de categorieën als extra zoekcriterium. Wanneer u de optie En een van deze categorieën kiest, wordt er alleen in 16

22 de geselecteerde categorieën gezocht naar de ingestelde criteria. Door op een categorie te klikken kunt u de status van de categorie voor het filter verwisselen. Wanneer er een streepje (-) staat, wordt de categorie niet meegenomen in de zoekopdracht. Waneer er een vinkje (v) staat wordt de categorie wel meegenomen in de zoekopdracht. Waneer er een kruis (X) staat, worden resultaten met een categorie expliciet uitgesloten. 6.3 Filters opslaan Via het uitgebreide filter panel is een gemaakt filter ook snel op te slaan. U geeft onderaan de popup een naam mee en drukt vervolgens op de knop Filter opslaan. Wanneer de melding Het filter is opgeslagen in beeld verschijnt kunt u altijd gebruik maken van het opgeslagen filter. 6.4 Opgeslagen filters gebruiken In het vak Opslaan & Zoeken kunt u in het selectievak kiezen uit voorheen aangemaakte filters. Door uit deze lijst een filter te kiezen worden de opgeslagen velden geladen en kunt u snel een complexe zoekopdracht uitvoeren. Tip: Gebruik complexe opgeslagen zoekfilters om doelgroepen te segmenteren en voorbeelden te maken voor zoekopdrachten die vaak herhaald worden. 6.5 Filteroverzicht Voor uitgebreide informatie over het bewerken en verwijderen van filters kijkt u in het menu onder de knop Systeembeheer en vervolgens filters. 6.6 Filters verwijderen In het filteroverzicht klikt u naast een filter op de knop Filter verwijderen. Deze actie is definitief en valt niet ongedaan te maken. 6.7 Filters bewerken In het filteroverzicht klikt u op de naam van het filter dat u wilt bewerken. Vervolgens werkt het bewerken op dezelfde manier als het aanmaken van een nieuw filter. Klik vervolgens op Opslaan om de veranderingen definitief te maken Filters opslaan 17

23 HOOFDSTUK 7 Importeren Met behulp van de importfunctie kunt u gemakkelijk contactgegevens uit andere softwarepakketten importeren in ABS en verder verwerken. U kunt Excelbestanden en CSV-bestanden importeren. Eerder gemaakte imports kunt u bekijken en eventueel weer verwijderen. 7.1 Nieuwe gegevens importeren U kunt in ABS Excelbestanden (XLSX) en CSV-bestanden importeren. Adresbestanden in andere formaten moet u eerst converteren naar een van deze twee formaten. Het importproces bestaat uit vier stappen.: 1. Bestand uploaden 2. Kolommen toewijzen 3. Categorie toekennen (optioneel) 4. Opmerking toevoegen (optioneel) Bestand uploaden Klik in het hoofdmenu op de knop Importeren en vervolgens op de knop Importeer CSV-bestand. In dit scherm selecteert u het adresbestand dat u wilt importeren. U kunt Excelbestanden (XSLX, maar niet XLS) of kommagescheiden tekstbestanden (CSV) kiezen. Heeft u adresgegevens in een ander formaat? Zet dit dan eerst om naar een geschikt formaat. Hieronder vindt u informatie over een aantal veel voorkomende bestandsformaten: LibreOffice/OpenOffice Calc Google Docs Spreadsheet Raadpleeg voor overige programma s de bijbehorende documentatie. Kies onder Selecteer het CSV/Excel-bestand het te importeren bestand. Klik vervolgens op Importbestand voorbereiden om door te gaan naar de volgende stap Importeren voorbereiden Tijdens het importeren voorbereiden kiest u welke kolommen welke contactgegevens bevatten. Er wordt een voorbeeld getoond van de eerste rijen van het bestand dat u geselecteerd hebt. Kies met de keuzelijst boven de rij de functie (het adresveld) van iedere kolom. Wanneer een kolom in uw adressenbestand geen functie heeft in ABS kunt u de keuzelijst leeg laten; het is niet verplicht om voor iedere kolom een adresveld te selecteren. Tip: Wanneer u een bedrijfsnaam, een locatienaam en contactgegevens in één rij heeft staan, worden deze automatisch door ABS gekoppeld. 18

24 Tip: Sommige kolommen kunnen automatisch herkend worden aan de hand van de eerste regel in het importbestand. Controleer voordat u de import start of alle kolommen goed staan. Indien nodig kunt u in dit scherm nog kiezen hoeveel regels overgeslagen moeten worden. Standaard wordt de eerste regel van het bestand overgeslagen. Ook kunt u handmatig een scheidingsteken instellen (bij het importeren van een CSV-bestand). Normaal gesproken wordt het scheidingsteken automatisch door het systeem herkend en is aanpassen alleen nodig indien de kolommen niet goed worden weergegeven. Wanneer u alle kolommen correct hebt ingesteld, klikt u op de knop Importeren en vervolgens op OK om de import te starten. Het importeren kan, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, enige tijd duren Categorie toekennen In de volgende stap, Categorie toekennen, kunt u alle geïmporteerde gegevens aan een categorie koppelen. Kies de categorieën waaraan u alle geïmporteerde contacten, bedrijfslocaties en bedrijven aan wilt koppelen en klik op Categorieën toevoegen om deze op te slaan. U kunt er ook voor kiezen om geen categorie te koppelen door op Deze stap overslaan te klikken Opmerking toevoegen Tot slot is er nog de optie om een opmerking toe te voegen. Deze opmerking wordt aan alle geïmporteerde items toegevoegd. Voer een opmerking in en klik op Opmerking toevoegen om deze aan alle nieuwe gegevens toe te voegen. Ook deze stap kunt u overslaan door op de knop Deze stap overslaan te klikken Controle Na de laatste stap wordt een overzicht van de geïmporteerde gegevens geopend. Hier kunt u controleren of de import naar wens is gegaan. Eventueel kunt de import ongedaan maken door op de knop Import en gekoppelde gegevens verwijderen te klikken. Tip: Het is raadzaam om na het importeren van een adressenbestand de statistieken van uw adressenbestand te controleren (zie Statistieken over uw adressenbestand). Hier kunt u zien welke gegevens nog missen of wellicht onjuist ingevuld zijn. Met behulp van de statistieken kunt u uw adressenbestand gericht aanvullen om er optimaal gebruik van te maken. 7.2 Eerder gemaakte import inzien Via het tabblad Importeren ziet u een overzicht van alle importopdrachten die in het verleden zijn gedaan. U kunt de details van een importopdracht bekijken door de importopdracht aan te klikken. In het detailscherm ziet u een overzicht van alle tijdens deze import aangemaakte gegevens. Dit zijn bedrijven, bedrijfslocaties, contacten en categorieën. Klik op een tabblad om de geïmporteerde gegevens te zien. Wanneer u op een rij klikt binnen het overzicht bekijkt u de details van een geïmporteerd item (bijvoorbeeld van een contactpersoon). 7.3 Achteraf een categorie aan importgegevens koppelen Voor een eerder gemaakte import kunt u later alsnog een categorie toekennen Eerder gemaakte import inzien 19

25 Zoek de importopdracht op en bekijk de importdetails. Klikt in het menu op de knop Categorie aan geïmporteerde gegevens koppelen om achteraf nog een categorie aan alle geïmporteerde contacten, bedrijven en locaties te koppelen. In het scherm dat geopend wordt kiest u één of meerdere categorieën. Klik op Categorieën toevoegen om deze categorie (of categorieën) aan alle gegevens te koppelen. 7.4 Achteraf een opmerking bij importgegevens maken Voor een eerder gemaakte import kunt u later alsnog een opmerking toevoegen. Zoek de importopdracht op en bekijk de importdetails. Klikt in het menu op de knop Opmerking bij geïmporteerde gegevens. In het scherm dat geopend wordt kunt u een opmerking invullen. Als u op de knop Opmerking toevoegen klikt, wordt deze opmerking bij alle importgegevens toegevoegd. 7.5 Bestaande import verwijderen U kunt alle gegevens die tijdens een import in ABS geïmporteerd zijn weer verwijderen uit het systeem. Let op: met deze handeling verwijdert u alle bedrijven, bedrijfslocaties en contacten die met de import geïmporteerd zijn, ook gegevens die nadien veranderd of aangevuld zijn. Om een eerder gemaakte import te verwijderen, zoekt u eerst de importopdracht op via het overzicht van eerder gemaakte imports. Klik op de knop Import en gekoppelde gegevens verwijderen om alle gegevens te verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Ook gegevens die na de import nog gewijzigd zijn worden verwijderd; gebruik deze optie dus alleen wanneer u zeker weet dat u alle geïmporteerde gegevens wilt verwijderen. Eventueel kunt u ook vanuit het overzichtsscherm met alle importopdrachten op de rode knop Import verwijderen klikken. De werking van deze knop is verder hetzelfde Achteraf een opmerking bij importgegevens maken 20

26 HOOFDSTUK 8 Statistieken over uw adressenbestand Om zo goed mogelijk gebruik te kunnen maken van ABS, is het handig dat contactgegevens zo correct en volledig mogelijk zijn. Behalve de automatische adressuggesties bij verkeerde of onvolledige adressen en de mogelijkheid om adressen te ontdubbelen (Ontdubbelen van uw contactenbestand), kunt u ook statistieken inzien over uw adressenbestand. Via het statistiekenoverzicht krijgt u een actueel beeld van de volledigheid van alle gegevens in ABS. 8.1 Overzicht Navigeer naar het hoofdmenu item Statistieken om het overzicht in te zien. In dit overzicht kunt u kiezen tussen gegevens over bedrijven, bedrijfslocaties en contacten door op het desbetreffende tabblad te klikken. Per tabblad ziet u een overzicht van ingevulde gegevens en nog niet bekende gegevens. Door op de getallen onder de grafiek te klikken voert u een zoekopdracht naar de missende of ingevulde gegevens uit. Daarnaast ziet u ook een lijst van meest gebruikte categorieën en het totaal aantal opmerkingen in uw adressenbestand. 8.2 Vernieuwen van statistieken De statistieken op de overzichtspagina worden automatisch iedere 10 minuten berekend. U kunt bovenaan de pagina zien wanneer de statistieken voor het laatst zijn bijgewerkt. Mochten de statistieken die u inziet verouderd zijn, dan kunt u de statistieken ook handmatig laten berekenen door op de knop Vernieuwen te klikken. 21

27 HOOFDSTUK 9 Logboek met gemaakte wijzigingen Voor alle wijzigingen die worden gemaakt op contactenpersonen, bedrijfslocaties en bedrijven houdt ABS een logboek bij. In dit logboek wordt iedere wijziging geregistreerd. Een wijziging is bijvoorbeeld het aanmaken of verwijderen van een contactpersoon, of het wijzigen van adresvelden. Ook een aantal belangrijke acties wordt gelogd, zoals het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het veranderen van een systeeminstelling. In het logboek wordt de wijziging zelf geregistreerd, en daarnaast ook het tijdstip waarop de wijziging gemaakt is en de gebruiker die de wijziging gemaakt heeft. Wanneer er gegevens bij een contactpersoon, bedrijf of bedrijfslocatie aangepast of verwijderd worden registreert ABS de oude en de nieuwe informatie. Op deze manier kunt u altijd terugvinden welke informatie veranderd is en eventuele onterechte wijzigingen ongedaan maken door de juiste informatie weer in te vullen. 9.1 Recente wijzigingen op startpagina Bij het opstarten van ABS ziet u een lijst met recente wijzigingen op de startpagina (tenzij uitgeschakeld door uw beheerder). Deze wijzigingen zijn alle wijzigingen die de afgelopen tijd in het systeem zijn gemaakt: de meest recente wijzigingen staan bovenaan de lijst. De lijst is beperkt tot 10 wijzigingen. Wanneer u klikt op Meer wijzigingen wordt het volledige logboek geopend met alle wijzigingen. In deze lijst ziet u de naam van de gebruiker die een wijziging gemaakt heeft en de wijziging zelf, eventueel aangevuld met aanvullende informatie. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de gegevens van een contactpersoon gewijzigd zijn de specifieke adresvelden die aangepast zijn. Onder de wijziging zelf vindt u het tijdstip waarop de wijziging gemaakt is,bijvoorbeeld 2 uur geleden. Aanvullende informatie ziet u wanneer u de muiscursor beweegt boven de naam van de gebruiker, boven het tijdstip en (indien van toepassing) boven de gewijzigde adresvelden. De informatie die verschijnt boven de naam van de gebruiker zijn de inlognaam van de gebruiker, zijn of haar adres, tijdstip van laatste aanmelding binnen ABS, en de gebruikersgroep (indien beschikbaar). Wanneer u de muis beweegt boven het relatieve tijdstip van de wijziging ziet u het exacte tijdstip (datum en tijd). Beweegt u de muis boven gewijzigde adresvelden, dan ziet u de oude en nieuwe gegevens. Er wordt een tabel weergegeven met per adresveld de oude en de nieuwe waarde. 9.2 Recente wijzigingen bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties Bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties wordt bovenin het detailscherm de laatste wijziging getoond. Zo ziet u snel wanneer een gegeven voor het laatst bewerkt is. Het uiterlijk en de werking van deze lijst van recente wijzigingen is gelijk aan de lijst met recente wijzigingen op de startpagina. Onderin het scherm staat een lijst met de laatste tien wijzigingen voor de contactpersoon, het bedrijf of de bedrijfslocatie. Door te klikken op Meer wijzigingen opent u het gedetailleerde logboek met alle gegevens. 22