HET NIEUWE WERKEN. Groepsverzekering. Bedrijfsprocessen. Het Nieuwe Werken in cijfers Hoe ingeburgerd is het? Altijd en overal werken 7 tips

Transcriptie

1 27 NOVEMBER 2012 Groepsverzekering ontrafeld Online tool voor veilig en interactief beheer P. 2 Bedrijfsprocessen optimaliseren Kritische analyse rendeert P. 3 HET NIEUWE WERKEN Het Nieuwe Werken in cijfers Hoe ingeburgerd is het? P. 4 Altijd en overal werken 7 tips om uw IT voor te bereiden P. 5 Wie is uw ideale leasepartner? Langetermijnvisie voor uw wagenpark P. 7 Wat is de bottomline van Het Nieuwe Werken? Efficiëntie. En hoe zorgt ú daarvoor in uw bedrijf? U kiest bijvoorbeeld de juiste IT-tools waardoor uw werknemers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Of u laat het beheer van uw wagenpark over aan een professionele partner. En dacht u al na over de flow van documenten in uw bedrijf? Net zoals bij het beheer van de groepsverzekering kunnen die processen een pak dynamischer en efficiënter. U leest er alles over in de volgende bijlage. Corbis Een realisatie van Mediafin Publishing De inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van:

2 2 DINSDAG 27 NOVEMBER 2012 HET NIEUWE WERKEN Comfort is het sleutelwoord Veilig en interactief beheer van uw groepsverzekering Een groepsverzekering speelt een belangrijke rol bij de opbouw van een extra pensioen. Een werkgever die een groepsverzekering aanbiedt, heeft een extra troef in handen bij de aanwerving van nieuw personeel. Bovendien worden groepsverzekeringen almaar belangrijker in de keuze van werknemers voor een bepaalde job. Maar het beheer van zo n verzekering mag niet worden onderschat. En hoe zorgen we ervoor dat dit beheer even efficiënt blijft verlopen wanneer personeelsleden van thuis uit werken? Verzekeraar AG Insurance biedt zijn klanten online tools aan, die helemaal in lijn zijn met de filosofie van het nieuwe werken. Een groepsverzekering is een plan dat voornamelijk gebruikt wordt voor pensioenopbouw, waarbij de werkgever en/of de werknemers op regelmatige tijdstippen premies betalen. Om de waarborgen correct te berekenen, dient de verzekeringsmaatschappij over de actuele gegevens te beschikken. Is er een nieuwe medewerker in dienst? Verandert er iets in de persoonlijke situatie van een aangeslotene, bv. huwelijk, kinderen,...? Dan moet de werkgever die informatie onmiddellijk doorgeven, zegt Stijn De Ruysscher, Head of Transversal Applications bij AG Insurance. PAPIERSTROOM Momenteel worden veel van deze wijzigingen via papier doorgegeven, zowel van de werknemer naar het HR-departement van zijn bedrijf als van dat HR-departement naar de verzekeraar. Het uitsturen en behandelen van de papierstroom is echter een tijdrovend proces voor klant en maatschappij. De notie papier moet je hier op een ruime manier interpreteren. Soms ontvangen we een ingescand document per mail of een met de hand ingevuld document via fax. Als een werkgever niet alle nodige velden invult op een papieren formulier, kan dat gewoon worden gepost, g d of gefaxt, maar later loopt het proces vast bij de verzekeraar. Wij moeten immers contact opnemen met de HR-dienst van het bedrijf, die op zijn beurt vaak de werknemer moet contacteren om de ontbrekende info aan te vullen. Zo gaat er vaak veel tijd verloren. MEER INTERACTIES Het nieuwe werken zet alles nog meer in beweging. Hoe kan een HR-departement ervoor zorgen dat al deze wijzigingen van zijn werknemers vlot worden behandeld, als een aantal medewerkers niet meer op kantoor werken, maar thuis? Bovendien maken het grotere carrièreverloop, de deeltijdse banen, de meer samengestelde gezinnen, de administratie ingewikkelder en zijn er dus ook meer interacties met de verzekeringsmaatschappij. Het nieuwe werken maakt dat we op zoek moeten gaan naar andere manieren van gegevensbehandeling en verwerking, die aangepast zijn aan de wijzigende werkomstandigheden en die ervoor zorgen dat we op een efficiënte manier blijven werken, legt Stijn De Ruysscher uit. AG Insurance pakte het administratieve kluwen van de groepsverzekering aan met AG EB Online. Die portal geeft toegang tot de processen en informatie van het pensioenplan. Het doel? Alle info ontsluiten voor humanresourcesgebruikers. Het sleutelwoord? Comfort. Alle informatie die we hebben over een klant en zijn plannen, stellen we ter beschikking, zodat we zijn werk comfortabeler kunnen maken. Zo kunnen we hem bijvoorbeeld enkel die opties voorstellen die in een specifieke situatie met een aangeslotene relevant zijn. Dat maakt de schermen duidelijker, de keuze eenvoudiger en de kwaliteit van de invoer beter. FLEXIBEL WERKEN AG EB Online past ook in de filosofie van het flexibele werken. Dankzij een dergelijke tool hoeft een HR-medewerker niet meer fysisch aanwezig te zijn op de werkvloer. Hij of zij raadpleegt alles wanneer en waar hij maar wil. Zo kan een HRmedewerker van een bedrijf bv dus wijzigingen doorgeven van thuis uit. De pensioenfiche altijd en overal beschikbaar Elke aangeslotene die een groepsverzekering heeft, ontvangt jaarlijks een pensioenfiche. Hierop vindt hij onder meer terug welk bedrag hij al heeft opgebouwd indien hij zijn huidige werkgever zou verlaten, welk bedrag hij later zal ontvangen bij pensionering, Hoe gaat dit in zijn werk? De papieren fiches worden doorgaans bij de werkgever afgeleverd, die ze op zijn beurt aan de aangeslotenen bezorgt. Aangezien er heel wat vertrouwelijke gegevens op de pensioenfiche staan, zie je die liever niet in verkeerde handen vallen, legt Stijn De Ruysscher van AG Insurance uit. Daarnaast vermoeden we dat de meeste aangeslotenen er een persoonlijk archief op nahouden waarin keurig de historiek van de pensioenfiches wordt bijgehouden. Maar hoe ga je als werkgever deze fiches aan je personeelsleden bezorgen, indien een deel ervan thuis werkt en dus minder frequent op kantoor is? Het nieuwe werken verandert immers de relatie tussen werkgever en werknemer en brengt een aantal praktische vragen met zich mee. Als werkgever zal je er dus voor moeten zorgen dat je toch voldoende aanspreekmomenten hebt met je medewerkers en dat je hen de nodige tools ter beschikking stelt om van thuis uit een aantal zaken op te volgen. Op een andere, maar even efficiënte manier communiceren met je werknemers, is dan ook een van de uitdagingen van het nieuwe werken. Op een andere, maar even efficiënte manier communiceren, wordt een van de uitdagingen van het nieuwe werken. Online verzekeringstools spelen hierbij een belangrijke rol. Stijn De Ruysscher, Head of Transversal Projects AG Insurance VEILIGHEID STAAT VOOROP Eén van de nieuwe mogelijkheden is de pensioenfiches elektronisch ter beschikking stellen, licht Stijn De Ruysscher toe. Met een tool zoals My Benefits@AG Insurance kan je als werkgever je werknemers online toegang geven tot hun pensioenfiche. Staat er een nieuwe pensioenfiche klaar voor de aangeslotene, dan wordt die hiervan meteen per geïnformeerd. Vervolgens kan de aangeslotene deze fiche consulteren nadat hij zich heeft aangemeld met behulp van zijn elektronische identiteitskaart of e-id, die zorgt voor een sluitende veiligheid. En wie verschillende pensioenplannen heeft bij AG Insurance, en dus verschillende fiches krijgt, kan via één toegang alles consulteren. Bovendien merken we een duidelijke trend richting digitalisering van de papierstroom bij onze klanten, weet Stijn De Ruysscher. Daar speelt My Benefits@AG Insurance op in. Door de pensioenfiches elektronisch aan te bieden, sparen we heel wat papier uit. Onder de verantwoordelijkheid van Shutterstock AG Insurance, Emile Jacqmainlaan 53, 1000 Brussel, T , info@aginsurance.be,

3 HET NIEUWE WERKEN DINSDAG 27 NOVEMBER Wanneer hebt u voor het laatst uw bedrijfsprocessen doorgelicht? Maak het verschil dankzij een efficiënter documentbeheer De tijd dat bedrijven het verschil met de concurrentie konden maken dankzij informatietechnologie, is voorbij. Vandaag moet u uw processen echt wel perfect beheren om de betere op de markt te zijn. Hoe? Door optimaal om te gaan met de documentenstromen. Daar valt vaak nog heel wat vooruitgang te boeken. bedrijven kunnen aardig wat tijdverlies en dubbel Veel werk vermijden door processen te optimaliseren. Maar nog al te vaak steken bedrijven de kop in het zand in deze materie. Ze blijven zitten met een aantal papieren processen die ze digitaal veel efficiënter en effectiever kunnen organiseren. Vaak zien ze de toegevoegde waarde van de digitale aanpak niet of onvoldoende en ze stellen zich niet echt kritisch op tegenover hun processen. Veel managers en medewerkers zien slechts hun deel van het werk en voelen zich weinig betrokken bij het hele proces, weet Hendrik De Hertogh uit ervaring. Hij is Sales Director bij KYOCERA Document Solutions Belgium. De raad van Hendrik De Hertogh? Overstijg die beperkte kijk op de zaken. Het besef moet ontstaan dat je niet vooruit raakt door alleen naar jouw schakel in de ketting te kijken. Je hebt natuurlijk de juiste mensen nodig om dit te doen. Er zijn intern zeker mensen te vinden die de processen in hun geheel kunnen analyseren, maar het kan ook helpen om externe hulp in te schakelen. De hamvraag is: staat de bedrijfscultuur een kritische houding toe? BEDRIJFJE BINNEN HET BEDRIJF Waar zit dan meestal het tijdverlies en het dubbel werk in de bedrijfsprocessen? Door enkel naar de eigen dienst te kijken, ontstaan er bedrijfjes in het bedrijf. Digitale documenten worden soms afgedrukt en daarna opnieuw ingescand. Vaak zit dezelfde informatie op meerdere plaatsen, maar weet de ene niets van de laatste wijzigingen op de andere plaats. Dit schept verwarring en fouten, alleszins inefficiënties. Je mag niet onderschatten hoezeer een papieren proces foutgevoeliger is dan een digitaal proces. Neem een inkomende factuur. Als bij de check van de bestelling, de goedkeuring van de factuur of de verwerking in de boekhouding een papieren fout wordt gemaakt, moet ze het traject opnieuw doorlopen. Digitaal kan dat veel makkelijker en sneller. Het volstaat meestal dat de betrokkenen via een internetportal communiceren, waar en wanneer dan ook. Bij een inkomende factuur valt vaak een extra korting te rapen voor de snelle betaler, die tegenwoordig meer Neem gerust een paar schenenschoppers aan om je processen kritisch te evalueren. Hendrik De Hertogh, Sales Director KYOCERA Document Solutions Belgium opbrengt dan geld op de bank, schetst de KYOCERA-specialist. Digitale documenten verlies je niet en blijven altijd opspoorbaar in het proces. Een schadeclaim bij een verzekeringsmaatschappij moet al gauw langs vijf personen en doorloopt een tiental stappen. Digitaal zie je altijd waar de claim in het proces zit. Documenten die je op een multifunctioneel toestel scant én codeert, zijn direct geïndexeerd. Je kunt die processen snel op allerlei manieren op de multifunctional oproepen, bijvoorbeeld gegroepeerd voor de workflow Facturen of Leveringsbonnen. Je verrijkt je beheersing van de werkstroom en het maakt een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden mogelijk. Reuzen sneuvelen door procesperikelen Volgens een onderzoek van Gartner zal tussen vandaag en eind 2014 een gebrek aan aandacht voor de efficiëntie van processen tien van de Global 2000 bedrijven ten val brengen. Het stroomlijnen van processen moet een kerncompetentie van de moderne onderneming worden. De studie legt bloot dat ook in de grootste ondernemingen heel wat procesinefficiënties voorkomen. Zelfs bedrijven die zogenaamd too big to fail zijn, zullen wel degelijk over de kop gaan, als ze hun processen niet grondig optimaliseren, leert Hendrik De Hertogh uit het studiemateriaal. De studie maakt duidelijk dat bedrijven mensen moeten inschakelen om de blinde vlekken uit hun documentenstromen te halen. Er moet ook meer ownership van de processen komen. Wie heeft op een bepaald moment een proces in handen en hoe springt hij daarmee om? Om dat uit te maken en voor elkaar te krijgen moeten mensen hun kop durven uitsteken en verder kijken dan hun beperkte werkterrein om het bredere plaatje in beeld te krijgen. De bedrijfscultuur moet dat dus echt wel mogelijk maken, stelt de KYOCERA-manager vast. Uit ervaring weet hij dat precies het gebrek aan zulke cultuur hét struikelblok is bij de implementatie van procesvernieuwende projecten. Het management moet serieus dat traject ondersteunen. En het bekijken van de processen mag niet worden uitgesteld tot het de laatste strohalm blijkt waaraan men zich wanhopig vastklampt. De Gartner-studie toont aan dat bedrijven hun processen moeten durven onder de loep nemen wanneer de zaken nog vrij aardig draaien. Ze stellen dan vast dat lang niet alles fout loopt, maar ook dat het tijd was om kritisch te analyseren. VALSE BESPARING Hoewel KYOCERA professionele toestellen voor reproductie van documenten verkoopt, staart verkoopsdirecteur Hendrik De Hertogh, zich zeker niet blind op dat reproduceren. Maar soms wil men te ver gaan in het bezuinigen op clicks. Door een mono kopie niet te maken bespaar je gemiddeld 0,007 euro. Maar als dat document op een kritiek moment in het proces ontbreekt, kost het al snel een werkuur van een medewerker, pakweg 60 euro. En die inkomende factuur kost nog eens 20 euro minder, als ze snel is betaald. Op een click besparen is zoals de benzineprijs gebruiken als keuzecriterium voor de aankoop van een auto. Bedrijven kiezen dikwijls voor de goedkoopste oplossing, zonder oog voor continuïteit en efficiëntie. Maar de niet-beschikbaarheid van materiaal of documenten kan duur uitvallen. Hierdoor liggen de reële kosten hoger dan geschat. Kortom, een slim documentbeheer digitaliseert wel fors, maar weet ook waar en wanneer je van een document kopieën of scans moet maken. Wie zo digitaliseert, maakt zijn processen ook beter auditeerbaar. De norm die men vooral hanteert bij audits is het bewijzen dat een document authentiek is en dat gegevens vlot opvraagbaar zijn volgens gewenste criteria. Dat is precies waarvoor goed documentbeheer zorgt. De bedrijfsprocessen aanpakken heeft zelfs een strategische betekenis. Tegenwoordig put een bedrijf geen concurrentievoordeel meer uit louter de aankoop van nieuwe IT-infrastructuur. Bedrijven kijken meer naar hun kernactiviteiten en gebruiken IT als tool om de processen optimaal te doen functioneren. Bedrijven moeten zich dan ook geregeld afvragen wanneer zij hun bedrijfsprocessen nog eens hebben geëvalueerd en waar er nood is aan verbetering. Dat gaat concreet over sneller antwoorden op klantenklachten, sneller opsporen van producten in de logistiek en dat soort zaken meer; kortom, over betere processen om de klanten te dienen. Onder de verantwoordelijkheid van KYOCERA Document Solutions Belgium, Sint-Martinusweg , 1930 Zaventem, T , Vragen die u het best stelt over uw processen De antwoorden moeten ertoe leiden dat u de efficiëntie van uw bedrijf kunt verhogen. Wie heeft het ownership in bepaalde processen? Ga na wie wat precies doet, welke verantwoordelijkheid hij opneemt en aankan. Wat is de kostprijs van de transactie van bepaalde processen? Niet eenvoudig te bepalen, maar een ernstige poging is al een stap vooruit. Zij maakt zichtbaar wat er echt gebeurt met bv. een schadeclaim of een factuur. Stel objectief vast wat er aan de hand is en u komt veel te weten over de kosten. U krijgt zo een mechanisme om fouten te signaleren. Beschikt het bedrijf over de nodige en de juiste KPI s? En als die er zijn, worden ze dan ook echt opgevolgd? Stel dat een leveringsbon in twee dagen een proces helemaal moet doorlopen, maar niemand reageert als die bon er drie dagen over doet. Wie kan, mag en durft het status-quo uitdagen? Mensen moeten fouten durven aanklagen en met harde targets werken. Nieuwkomers zijn vaak nog kritisch genoeg. Bij aanwerving mag uw bedrijf dus gerust een paar schenenschoppers kiezen. Externe raadgevers kunnen ook een frisse kijk hebben. Maar altijd is de steun van het management nodig om deze cultuur mogelijk te maken. RV

4 4 DINSDAG 27 NOVEMBER 2012 HET NIEUWE WERKEN Het Nieuwe Werken in cijfers Hoe ingeburgerd is Het Nieuwe Werken in België? Hoe wordt thuiswerken aangemoedigd? In welke sectoren zijn tablets populair? Uit verschillende onderzoeken brachten we enkele relevante inzichten samen. Cijfers over de werkplek 48% 29% 50% 28% van de Belgische kantoorwerkers kan af en toe van thuis werken 1 van de Belgische kantoorwerkers werkt niet aan een vast bureau op het werk 1 tot 60% van alle bureauruimtes wereldwijd wordt gebruikt 2 van de Belgen vindt zijn kantoor qua design en inrichting stimulerend 3 De opkomst van mobiele toestellen 18% % 26% 27% 28% 33% % 70% van alle Belgische kantoren beschikt over draadloos internet 3 65% van de Belgische bedrijven geeft standaard aan zijn werknemers laptops of tablets in plaats van traditionele desktopcomputers 1 van alle Belgische bedrijven kiest voor tablet pc s 4 van alle bedrijven biedt sommige werknemers een smartphone aan 1 De populairste programma s bij werknemers 68% houdt online een agenda bij en deelt deze met collega s 58% zoekt met de computer vergadert naar interne documenten 3 64% heeft vanop afstand toegang tot de bedrijfsmails 22% vanop afstand via video-conferentie WELKE SECTOREN MAKEN HET MEEST GEBRUIK VAN TABLETS? 4 Financieel dienstverlening Retail Onderwijs Transport 14,4% 13,3% 13,2% 12,5% IT, telecom & nutsbedrijven 12,2% BRONNEN 1 Smart Business Strategies, BT, InSites Consulting, Computer Profile, 2012 Ontdek het online dossier Lees alle artikels Download voorbije edities

5 HET NIEUWE WERKEN DINSDAG 27 NOVEMBER Met de hulp van IT Plaats-en tijdonafhankelijk werken Om het nieuwe werken in uw bedrijf te introduceren en te optimaliseren, kunt u een beroep doen op een aantal technologische hulpmiddelen. Telenet biedt ze aan, maar test en gebruikt ze ook op de eigen werkplek. 7 tips: voor de voorbereiding van uw IT Patrick Hendrickx, enterprise architect bij Telenet, verzamelt zeven concrete tips die leiden tot een vlotte voorbereiding van uw IT-infrastructuur op het nieuwe werken. Zoek in uw bedrijf sponsors voor 1. uw project nieuwe werken. De belangrijkste sponsor is de humanresourcesafdeling: alleen als HR achter de invoering van nieuwe vormen van werken staat, heeft uw project kans op slagen. Besteed voldoende tijd aan de 2. definitie van de systeemvereisten. Betrek alle stakeholders bij deze oefening. Verwerf inzicht in de huidige manier van werken en ga na welke alternatieve manieren haalbaar zijn. Uw IT-tools moeten ten dienste staan van de gebruiker, en niet andersom. Onderschat de voorbereidende 3. fase niet. Een geïntegreerd systeem implementeren is complex, zeker als u hieraan telefonie of een professionele sociale-mediatoepassing wilt koppelen. Het vergt een aanzienlijke investering. Uw werknemers plaats- en tijdonafhankelijk laten werken: het klinkt heel aanlokkelijk. Om dit te realiseren kunt u de hulp van een aantal IT-tools inroepen. Het nieuwe werken is in heel wat bedrijven een van de prioriteiten geworden, zegt Martine Tempels, senior vice president van Telenet for Business. Ook bij Telenet zelf. Het is een strategische beslissing met als doel: een betere work-life balance bij onze medewerkers. Niet zelden is dit een vereiste om nieuw talent aan te trekken en te behouden. Bovendien past het nieuwe werken helemaal in het employer branding-concept. Plaats- en tijdonafhankelijk werken op een flexibele manier vormt voor veel bedrijven dus een grote uitdaging. Telenet heeft als werkgever al heel wat ervaring op dat vlak. Martine Tempels: Al verschillende jaren werken onze medewerkers hier via een remote log-in. Dat gebeurt op grote schaal: meer dan duizend werknemers werken zo regelmatig vanop afstand, dat is ongeveer een derde van het volledige personeelsbestand. Opzichis mobiel werken dus niet nieuw voorons. Maaranno2012 zijnwe wel veel verder gegaan in de tooling en in de technische ondersteuning. De inzet van IT-hulpmiddelen vergt een belangrijke mentaliteitswijziging van je werknemers. Martine Tempels, Senior vice president Telenet for Business Telenet denkt ook aan eigen medewerkers In het kader van het nieuwe werken installeerde Telenet ook een intern sociaal-mediaplatform in het bedrijf. Doel? De samenwerking tussen de medewerkers efficiënter laten verlopen. We hebben de mogelijkheden van verschillende aanbieders vergeleken, zegt Patrick Hendrickx. Er bestaan namelijk heel wat tools waarmee je een professioneel sociaal platform kunt uitbouwen. Uiteindelijk kozen we voor Socialcast: dit platform biedt de gebruiker voldoende vrijheid. Het kon namelijk geïntegreerd worden in onze systemen zoals SharePoint (samenwerkingssoftware van Microsoft). Daardoor ervoeren onze medewerkers het veel minder als een nieuw systeem, en was ook de leercurve minder steil. TROEVEN COMBINEREN Om een goed intern sociaalmediaplatform te ontwikkelen, moet je de beste elementen van tools zoals Facebook, Twitter en LinkedIn combineren tot één professioneel platform, meent Hendrickx. Dat is wat Socialcast eigenlijk doet. Onze werknemers kunnen interessante berichten posten en anderen uitnodigen om daarop te reageren. Maar de grootste kracht van dit microbloggen is dat je de berichtenstroom kunt filteren. Op die manier kun je dus bepaalde collega s volgen in plaats van de eerder onoverzichtelijke company Thierry Du Bois EIGEN TESTCASE Met een aantal technologische tools kun je de efficiëntie van je bedrijf gevoelig opdrijven, bevestigt Patrick Hendrickx, enterprise architect bij Telenet. In onze werkgeversrol testen wij zulke tools zelf. Op die manier creëren we eigen testcases voor oplossingen die we nadien als vendor aanreiken aan onze professionele klanten. Daaruit hebben we geleerd dat een volwaardig systeem bestaat uit tools voor zowel asynchrone als synchrone communicatie. Bij asynchrone communicatie, zoals , verwacht je niet onmiddellijk antwoord. Bij synchrone alternatieven, bijvoorbeeld chat of telefonie, is dat wél zo. Een onmisbaar hulpmiddel is een goed documentmanagementsysteem. Dat maakt de uitwisseling van informatie tussen collega's makkelijker. Hiermee centraliseer je documenten in een intra- of extranet. Op die manier hebben werknemers - zelfs via hun mobiel toestel altijd toegang tot de meest recente versie van elk document. Daarnaast is ook een oplossing voor realtime unified communication en collaboration een must. Want alleen met zo n uniform platform kun je eigenlijk volwaardig communiceren. Het combineert telefonie met onder meer instant messaging en videoconferencing. Bovendien check je zo de aanwezigheidsstatus van je collega s: op die manier weet je meteen via welk communicatiekanaal je hen op dat moment het best bereikt. Ook een gepersonaliseerd intranet is volgens Hendrickx een vereiste om het nieuwe werken op een volwaardige manier in uw bedrijf te introduceren. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld hun vaardigheden en projecten op een persoonlijke pagina zetten, zegt hij. Hun collega s kunnen dan zoeken op die informatie en zo snel de juiste persoon in het bedrijf terugvinden. stream te moeten bekijken. Daarnaast kun je ook toetreden tot groepen rond specifieke projecten of interesses. En je kunt ook zelf een nieuwe groep creëren, waarbij je kiest of die public of private is. Verder is het ook mogelijk om via Socialcast notificaties naar je eigen adres te sturen. En binnenkort komt er ook een mobiel vervolg, zodat onze werknemers ook via hun smartphone toegang krijgen tot ons intern sociaal-mediaplatform. Kleinere bedrijven kiezen doorgaans beter voor een cloudop- 4. lossing. Er zijn dan geen investeringen nodig in hardware, software of kennis. Voor zo n cloudoplossing wordt meestal een kostprijs per persoon per maand aangerekend. De effectieve invoering van nieuwe werkgewoonten is de groot- 5. ste uitdaging. Werk met ambassadeurs op alle afdelingen om de nieuwe oplossingen te promoten. Zet sociale media in uw bedrijf 6. in, zodat gebruikers elkaar kunnen helpen. Ze verhogen de betrokkenheid en verminderen de druk op IT. Vergeet ten slotte niet dat de 7. monitoring van uw systeem en snel optreden bij problemen van vitaal belang zijn voor uw succes. MENTALITEITSWIJZIGING Belangrijk is wel dat al deze tools met elkaar gelinkt zijn, zegt Martine Tempels. Want alleen zo kun je ze optimaal gebruiken. Weet ook dat de inzet van zulke hulpmiddelen een belangrijke mentaliteitswijziging van je werknemers vergt. Ze moeten vertrouwde communicatiekanalen zoals en de telefoon inruilen voor een ander systeem, en dat is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Sommige bedrijven komen zelfs noodgedwongen op hun stappen terug, omdat hun medewerkers - zowel ouderen als jongeren - er nog niet klaar voor zijn. Je personeel voldoende voorbereiden en inlichten is dus een absolute must voor een vlotte IT-integratie in het kader van het nieuwe werken. Onder de verantwoordelijkheid van Telenet, Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen,

6

7 HET NIEUWE WERKEN DINSDAG 27 NOVEMBER Wie is uw ideale leasepartner? Wagenparkbeheer in tijden van crisis Door het beheer van uw wagenpark uit te besteden aan een leasemaatschappij, verliest u heel wat zorgen. Maar waarop moet u letten bij de zoektocht naar een goede leasepartner in crisistijden? In het bedrijfsleven gaan het nieuwe werken en een duidelijke langetermijnvisie hand in hand. Die visie is ook van toepassing op uw wagenpark. De samenstelling en het beheer van uw wagenpark vergen veel tijd en expertise. Daarom is het niet onverstandig om een leasemaatschappij in de arm te nemen, zodat u kunt focussen op uw core business. Een langetermijnrelatie is daarbij essentieel. Nogal wat bedrijfsleiders hebben in tijden van crisis vooral oog voor kostenreductie, zegt Gudrun Ghijs van CIACfleet. Niet zelden schakelen ze over naar goedkopere oplossingen op korte termijn door bij de concurrentie te gaan. Maar je bent meestal meer gebaat met een duurzame relatie met je huidige leasepartner. Kennis van de klant speelt een cruciale rol: die heeft de leasemaatschappij nodig om voorstellen uit te werken die inspelen op jouw behoeftes, voorkeuren en verwachtingen. Emy Elleboog KENNIS VAN DE KLANT Zeker in moeilijke tijden is zo n vertrouwensband een belangrijke troef. Een leasebedrijf dat zijn klanten, hun bestuurders en hun problematiek kent, kan snel efficiënte en adequate oplossingen aanbieden. Goede communicatie speelt een essentiële rol, en die start bij het luisteren en het herkennen van zowel de menselijke als de zakelijke behoeften. Alleen op die manier kun je op maat van de klant werken. Een vertrouwensrelatie werkt volgens Gudrun Ghijs ook de zelfstandigheid van de leasemaatschappij in de hand. Zo kan die zelf de kleine details en operationele zaken afhandelen, zegt ze. Zonder dat ze daarvoor de vlootverantwoordelijke moet lastigvallen. Uiteraard speelt ook betrouwbaarheid een belangrijke rol: de klant wil op beide oren kunnen slapen. Beloftes en afspraken moeten altijd worden nagekomen. En als er toch iets fout loopt, dan verwacht je een snelle en degelijke oplossing. PROACTIEF ADVIES De rol van de leasemaatschappij gaat overigens verder dan de samenstelling van uw wagenpark. Proactief advies behoort eveneens tot de verantwoordelijkheden. Gudrun Ghijs: Je mag dan ook resultaatgerichte, creatieve oplossingen van je leasepartner eisen. Daarnaast mag je ook de nodige flexibiliteit verwachten: hij moet zich te allen tijde kunnen aanpassen aan jouw - eventueel gewijzigde - situatie. Snelheid speelt een grote rol: er moet steeds kort op de bal gespeeld worden. Daarnaast is een permanente opvolging van de vloot noodzakelijk. Als fleetverantwoordelijke krijg je bij CIACfleet alvast updates op regelmatige basis. Stellen we anomalieën vast bij het aantal kilometers, het onderhoud of schadegevallen? Dan nemen we meteen contact op met de verantwoordelijke. Gedurende de volledige looptijd van het contract kijken we ook waar we kostenbesparend kunnen werken. Zoiets kan uiteraard alleen in een langetermijnrelatie. De troeven van een goede leasemaatschappij De zoektocht naar een goede leasemaatschappij vergt de nodige aandacht. Gudrun Ghijs van CIACfleet somt op welke vijf kwaliteiten een toegevoegde waarde bieden. 1. Persoonlijke aanpak: een goede leasepartner behandelt u als een individu. Hij kent uw problematiek en speelt daar op in. 2. Proactiviteit: een goede leasepartner wacht niet af. Hij heeft een langetermijnvisie en stelt proactief oplossingen voor. 3. Snelheid: een goede leasepartner is snel en speelt kort op de bal. 4. Beloftes en afspraken komt hij altijd na. 5. Flexibiliteit: een goede leasepartner past zich op elk moment aan een gewijzigde situatie aan. Onder de verantwoordelijkheid van CIAC Fleet, Brusselsesteenweg 506, 9050 Gent, T , Bent u geschikt voor thuiswerk? Alles start met correcte afspraken en realistische verwachtingen Bijna de helft van de werknemers wil thuiswerken, maar 50 procent van de werkgevers verbiedt dat resoluut. Terechte weigering of ouderwetse reflex? Is thuiswerken een optie voor iedere werknemer? Liefst 54 procent van de niettelewerkers in ons land is geïnteresseerd in thuiswerken. Dat blijkt uit de enquête bij 517 vaste en tijdelijke werknemers en 210 HR-managers in oktober Mensen willen op bepaalde werkdagen het gewone woon-werkverkeer mijden en pendeltijd winnen. Zij zoeken een betere balans tussen hun werk en privéleven. Tegelijk hopen ze geconcentreerder te werken, zegt professor Michel Walrave (UA). Overeenkomst verplicht Juridisch worden drie definities van thuiswerken wel eens door elkaar gehaald. U kunt occasioneel thuiswerken, u kunt aan thuisarbeid doen en u kunt telewerken. Dat eerste is niet wettelijk geregeld. Thuisarbeid slaat op werken zonder informatietechnologie en is geregeld in een wet van Telewerk is veel recenter en gaat over geregeld thuiswerken met behulp van IT. Het wordt wettelijk geregeld door een aparte, collectieve arbeidsovereenkomst: cao 85 over telewerken. Daarin staan de maatregelen die werkgever en werknemer moeten overeenkomen. De werknemer moet met iedere thuiswerker individueel een aparte arbeidsovereenkomst opstellen. BESCHIKBAAR Verbetert thuiswerk het evenwicht tussen werk en privé? Kijk uit met uw verwachtingen: Zeker in het begin steken thuiswerkers een tandje bij en werken ze harder, om te bewijzen dat ze stevig bezig blijven. Test eerst een tijdje of uzelf en uw gezin wel geschikt zijn voor thuiswerk. Klaar vooraf met uw gezinsleden uit wat de mogelijkheden en verwachtingen zijn. Topprioriteit is afspraken maken: met uzelf, met uw gezin en op het werk, zegt professor Walrave. Stel voor uzelf op wat u wilt presteren in die twee dagen per week dat u thuis werkt. Denk er vooraf goed over na of dat haalbaar is. Zal u creatiever zijn en zal u het werk kunnen combineren met andere activiteiten? Professor Walrave: Baken in samenspraak met uw chef en collega s goed af welke periodes van de dag u thuis bereikbaar bent en op welke manier, hoe u het best bijblijft met vergaderingen, opleidingen, enzovoort. Als verschillende medewerkers in een team deeltijds thuiswerken, vergt dat soms complexe afspraken. De telewerkwetgeving geldt alleen voor de dagen dat u thuis werkt. Op die dagen ben u thuis ook verzekerd tegen arbeidsongevallen. Het doktersbriefje maakt u bij ziekte of een gebroken been net zo goed arbeidsongeschikt als op het werk. OVERWERK EN ZONDAGSWERK Maar arbeidstijdbepalingen zijn thuis niet van toepassing. Overuren of zondagswerk worden niet vergoed. Er bestaat geen wettelijke, fiscale regeling voor thuiswerkers met IT-uitrusting, maar de Sociale Zekerheid aanvaardt dezelfde regeling als voor thuisarbeid. Die stelt een kostenvergoeding tot 10 procent van het brutoloon vrij van sociale lasten en belastingen. U kunt als werknemer een hogere vergoeding belastingvrij inbrengen als u de kosten effectief kunt bewijzen. In principe kunt u wel het gedeeltelijke Shutterstock beroepsgebruik van uw privéwoning inbrengen als aftrekpost, maar in de praktijk zal uw werkgever uw kosten terugbetalen. De werkgever moet u alle faciliteiten geven, zodat u uw werk behoorlijk kunt uitoefenen, ook thuis. Gemiddeld bedraagt de kostenvergoeding 100 euro per maand. Dat is belastingvrij. Uitzonderlijk kan de vergoeding die de fiscus aanvaardt, hoger oplopen. Een bedrijf kan met de belastingcontrole een akkoord sluiten over een correcte kostenvergoeding. Thuiswerk heeft geen effect op woonkredieten en hun fiscale aftrek.

8