Functionele Beschrijving SharePoint Verseon Integratie voor Waterschappen (SendToRMA)

Transcriptie

1 Functionele Beschrijving SharePoint Verseon Integratie voor Waterschappen (SendToRMA) Circle Software Group B.V., 5 juni Alle rechten voorbehouden. Herdruk of uitgave aan derden op welke wijze dan ook is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de copyrighthouder. Rapportnummer: CSG/2015

2 INHOUDSOPGAVE REVISIE OVERZICHT 1 1. INLEIDING Wie is Circle Software? Doelgroep 2 2. WAAROM SHAREPOINT ÉN VERSEON? SharePoint Verseon Randvoorwaarden 3 3. WAT IS DE KRACHT VAN SHAREPOINT EN VERSEON SAMEN? Flexibel samen werken in SharePoint Gestructureerd archiveren in Verseon RMA Ontsluiten van informatie ongeacht de locatie 6 4. HOE WERKEN SHAREPOINT EN VERSEON SAMEN? Samenwerken Archiveren Ontsluiten VOORBEELDEN Voorbeeld: Vergaderingen Voorbeeld: Jaarplan Voorbeeld: Postproces Voorbeeld: Personeelsdossier 14 CSG/ juni 2015 i

3 REVISIE OVERZICHT Rapportnummer/Versie Status Datum Wijzigingen CSG/2015/ Concept Initiële versie CSG/2015 Concept Opmerkingen Joost Moberts en Hélène van de Gevel verwerkt. CSG/ juni

4 1. INLEIDING Waterschappen hebben net zoals andere organisaties te maken met een explosieve groei van informatie, waarbij informatiedragers/documenten zowel digitaal als analoog beschikbaar zijn. Ook worden er vanuit de overheid én de maatschappij steeds meer eisen gesteld aan transparantie en inzichtelijkheid van waterschappen. Een steeds terugkerende uitdaging is het digitaliseren en inzichtelijk maken van informatie, wat je zou kunnen vereenvoudigen tot invoer, archivering en vindbaar maken van informatie. Bezuinigingen (meer met minder) en demografische ontwikkelingen als uitstroom/vergrijzing zijn daarnaast ook vaak drijfveren om effectiever en efficiënter te gaan werken. Voor veel instellingen, zoals waterschappen, zijn dit allemaal aanleidingen om naar Enterprise Content Management (hierna te noemen ECM) te kijken. Een verdere verdieping van bovenstaande heeft Circle Software uiteen gezet in de White paper White paper ECM bij waterschappen. 1.1 Wie is Circle Software? Opgericht in 1988 is Circle Software uitgegroeid tot specialist op het gebied van digitaal werken met documenten, dossiers en archieven. Ingegeven door de ontwikkelingen in de markt en de technieken voor digitalisering staan onze mensen midden in de wereld van overheid en onderwijs. Als softwarebedrijf richten wij ons volledig op de ontwikkeling van digitaal werken in deze twee sectoren, waardoor wij de uitdagingen en vraagstukken van onze opdrachtgevers goed begrijpen en doorgronden. Samen met hen vertalen wij deze naar werkbare inzichten en oplossingen, voor vandaag en morgen. Wij streven naar eenvoud van toepassingen in die complexe wereld die wij goed beheersen, met als gezamenlijk doel: opdrachtgevers die zorgeloos kunnen doen waar zíj voor staan, waardoor zij hun klant goed kunnen bedienen. 1.2 Doelgroep Circle Software heeft deze functionele beschrijving opgesteld voor personen die dagelijks werkzaam zijn bij waterschappen met de daarbij behorende trends, problematiek, concepten en principes. Circle Software levert ECM-oplossingen volledig in Microsoft SharePoint, Verseon evenals een combinatie van SharePoint en Verseon. Deze Whitepaper gaat in op deze laatste categorie en is opgesteld om een eenduidig beeld op te bouwen over begrippen en aanpak. Dit document is interessant voor huidige Verseon klanten die ook met SharePoint (willen) werken als ook voor SharePoint gebruikers die een hoogwaardige archief (Records Management Application/RMA) oplossing zoeken. Het betreft hier een globale, functionele beschrijving en is niet bedoeld als specificatie van de oplossing zodanig dat deze uitputtend is beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan waarom SharePoint en Verseon zulke krachtige platforms kunnen zijn binnen ECM, zodat in hoofdstuk 3 kan worden aangegeven wat het resultaat kan zijn van deze krachtige combinatie. Hoofdstuk 4 geeft aan hoe deze krachten optimaal gecombineerd worden binnen de oplossing en het laatste hoofdstuk geeft een aantal praktijkvoorbeelden. CSG/ juni

5 2. WAAROM SHAREPOINT ÉN VERSEON? Circle Software levert complete ECM-oplossingen op basis van SharePoint en Verseon. Het is echter de integratie tussen SharePoint en Verseon dat gebruikers volledige flexibiliteit biedt in combinatie met een hoogwaardige records managementoplossing (RMA). 2.1 SharePoint Steeds meer klanten van Circle Software zetten SharePoint in als portal/platform/ingang om informatie te presenteren en delen. Vooral binnen onderwijs zijn medewerkers en deelnemers enthousiast over de mogelijkheden. Het platform van SharePoint biedt een organisatie de mogelijkheid om een eindgebruiker gemakkelijk toegang te bieden tot een omgeving waarin op alle fronten samen gewerkt kan worden. Of er nu gekozen wordt voor een on-premise omgeving (SharePoint Server ) of een cloud omgeving (Office 365 / SharePoint Online): door de aansluiting met het alom bekende Microsoft Office pakket en de toegang via een internet browser is een integratie met de dagelijkse werkzaamheden van de gemiddelde eindgebruiker snel gerealiseerd. Daarnaast volgen de ontwikkelingen wat betreft toegang via mobiele apparaten (telefoons en tablets) elkaar sneller op dan ooit. SharePoint faciliteert hiermee het 4A Principe (Any-time, Anyplace, Any-where and Any-device) en ondersteunt de gebruiker bij een laagdrempelige afhandeling. 2.2 Verseon Enkele jaren geleden heeft Circle Software een nieuwe generatie software ontwikkeld: Verseon. Een belangrijk onderdeel van Verseon vormt het elektronisch document en records management systeem. Verseon is Record Management Nederlandse Overheid en NEN 2082 gecertificeerd en voldoet aan alle door wet- en regelgeving bepaalde functionele wensen en eisen. U kunt hierbij denken aan functionaliteit zoals bewaar, substitutie, vernietiging, overdracht, audittrail, document retention (omzetten PDF/a), zaak- en dossieropbouw etc. Verseon bevat zodanig veel functionaliteit dat u het ook in kunt zetten als e- depot zodat de stukken digitaal permanent bewaard kunnen worden. Uitgangspunt is dat alle archiefwaardige informatie, waaronder documenten, decentraal (organisatie breed) worden gebruikt en toch centraal beheerd. In veel situaties is de informatie openbaar tenzij er de expliciete wens is dat de informatie slechts voor een selecte groep gebruikers zichtbaar mag zijn. Gebruikers krijgen toegang tot de opgeslagen documenten in overeenstemming met de (documentaire) bedrijfsregels van uw organisatie. Deze regels definiëren de verschillende documenttypes binnen de organisatie, de wijze van dossiervorming, manier van indexering en de autorisaties van gebruikers. Ter grondslag hiervan ligt een Documentair Structuur Plan (DSP) dan wel een Zaaktype Catalogus (ZTC). Een groot aantal klanten van Circle Software heeft al voor Verseon gekozen als één centraal digitaal archief waar archiefbeheer efficiënt, effectief en duurzaam kan worden uitgevoerd. De inrichting is hierbij conform referentiearchitectuur van WILMA (Waterschaps Informatie & Logisch Model Architectuur). 2.3 Randvoorwaarden Dit document behandelt de integratie tussen SharePoint en Verseon die beschikbaar is vanaf Verseon versie 2.0 SP2 en op basis van SharePoint 2007, SharePoint 2010 en SharePoint 2013 (zowel in SharePoint Foundation, Standard Edition als Enterprise); voor een oplossing volledig in SharePoint dan wel een oplossing volledig in Verseon kunnen wij u een ander white paper beschikbaar stellen. CSG/ juni

6 3. WAT IS DE KRACHT VAN SHAREPOINT EN VERSEON SAMEN? Zowel SharePoint als Verseon is in staat om elkaars domeinen af te dekken. Echter SharePoint is (out-of-the-box) niet ontworpen als hoogwaardig RMA en Verseon is niet ontworpen als online samenwerkingsomgeving. Bij veel onderwijsklanten zijn er specifieke vak-applicaties voor bepaalde processen, maar het komt ook voor dat een groot aantal (ad hoc) processen niet in een vak-applicatie is of kan worden ondergebracht. Uitgangspunt blijft altijd: Gebruik applicaties in hun kracht. SharePoint voor samenwerken en interface naar de eindgebruikers, Verseon RMA voor beheer van vastgestelde/archiefwaardige documenten. Uiteraard is een optimale aansluiting met processen ondersteund door specifieke vak-applicaties gewenst en als er geen specifieke vak-applicatie gekozen is, kan SharePoint uitkomst bieden. De SharePoint Verseon Integratie is vooral populair bij organisaties die het samenwerken binnen SharePoint willen faciliteren en de uiteindelijke verantwoording goed willen regelen binnen een RMA die voldoet aan relevante wet- en regelgeving zoals de NEN-2082, de Archiefwet en reguliere accountantscontroles. Dit zijn naar onze ervaring vooral organisaties die medewerkers hebben met minder strak omlijnde werkzaamheden zoals beleids-, project- en uitvoerende medewerkers binnen het onderwijs. Indien uw organisatie al een bestaande vak-applicatie heeft ter ondersteuning van de processen is de integratie met SharePoint voor het flexibel samenwerken en met Verseon voor het CSG/ juni

7 gestructureerd archiveren, makkelijk te realiseren. Mocht er nog geen vak-applicatie zijn die de processen ondersteunt, kan SharePoint uitkomst bieden voor een naadloze integratie van processen met de andere twee bollen. Hoewel er dus een flexibiliteit en keuzevrijheid zit binnen het ondersteunen van de bollen samenwerken, compliance en processen, zijn op abstract niveau altijd de volgende hoofdprocessen te onderscheiden in de levenscyclus van documenten (documentcyclus): 3.1 Flexibel samen werken in SharePoint De kracht van SharePoint ligt in het flexibel samen werken binnen een omgeving die via de Internet Browser te benaderen is. De inrichting van deze omgeving kan afhankelijk van de situatie allerlei scenario s ondersteunen. U kunt SharePoint inzetten voor procesbegeleiding en/of ondersteuning voor bijvoorbeeld het postproces, besluitvormingsproces, klachtenafhandeling, factuurafhandeling etc. Daarnaast kan het ingezet worden voor het ondersteunen van verschillende manieren van samenwerken zoals een Projectenportaal, Digitaal Vergaderen, Personeelsdossiers. SharePoint kan op ontelbare manieren worden ingericht. Afwegingen die hierbij vaak een belangrijke rol spelen: Permanente of tijdelijke omgevingen? Wie moet waar (niet) bij kunnen? Één of meerdere sites/pagina s/bibliotheken/lijsten/documentsoorten? Gezien de diversiteit in deze inrichting houdt deze oplossing rekening met alle mogelijkheden door aan te sluiten op de reeds bestaande functionaliteiten van SharePoint. De inrichting van de samenwerkingsomgeving is dus geheel volgens de gebruikerswensen in te richten en vanaf het moment dat een document gereed is om naar het archief te sturen bieden de functionaliteiten van deze oplossing uitkomst. SharePoint bevat informatie die vast moet worden gelegd conform vigerende wet- en regelgeving. Voor een optimale balans tussen flexibel samenwerken en toch gestructureerde archivering ligt een belangrijke focus op het bepalen van het moment dat een document archiefwaardig is en dus een record wordt. Indien dit moment altijd onder dezelfde voorwaarden voorkomt, zou zelfs op basis van business rules de archiveeractie geautomatiseerd kunnen worden zodat een eindgebruiker zich daar niet mee bezig hoeft te houden. Mocht uw organisatie nog geen inrichting/oplossing in SharePoint hebben dan kunt u gebruik maken van groot aantal SharePoint solutions van Circle Software. U kunt denken aan postproces, vergaderingen, projectenomgeving, etc. CSG/ juni

8 3.2 Gestructureerd archiveren in Verseon RMA Ongeacht de inrichting van de SharePoint komt er tijdens het samen werken een moment dat een document naar het archief kan. Dit moment is doorgaans het moment dat alle betrokken partijen het document vaststellen als archiefwaardig. Per proces en zelfs per organisatie kan dit moment verschillend gedefinieerd worden dus deze oplossing is flexibel in te richten. Voorbeelden van momenten dat een document archiefwaardig kan zijn: In een Samenwerkingsomgeving kan dit het moment zijn nadat een werkinstructie definitief is gemaakt. In een Postverwerkingsproces kan dit het moment zijn nadat een poststuk is afgehandeld. In een Projectenportaal kan dit het moment zijn nadat een projectdocument geaccordeerd is door de projectmanager. In een Personeelsdossier kan dit het moment zijn nadat een arbeidsovereenkomst is ondertekend door alle partijen. Als duidelijk is welk moment (of mogelijkerwijs meerdere momenten) een document archiefwaardig is, biedt deze oplossing de flexibiliteit om vanuit een (bestaande) SharePoint omgeving (zoals postproces, projectdocumentatie, vergaderdocumenten of documenten van personeelsdossiers) met één druk op de knop in het Verseon archief plaatsen. Deze actie kan op initiatief van de medewerker plaatsvinden, maar de oplossing kan documenten ook volautomatisch naar het archief doorzetten (bijvoorbeeld vastgestelde notulen, geaccordeerde Project Initiatie Document, afgehandeld poststuk etc.). Om (al dan niet automatisch) te archiveren naar het RMA is het tevens mogelijk om gegevens uit het RMA te gebruiken in SharePoint. Voorbeelden hiervan zijn Afdeling, Zaaktype en andere gegevens die voor het archiveren in het RMA van belang zijn. Hiermee is een laagdrempelige transparante manier van archiveren mogelijk die, indien wenselijk, de hele documentcyclus vanaf het ontstaan van het eerste concept tot en met archiefbeheer en uiteindelijk de vernietiging zichtbaar maakt voor de betrokkenen. 3.3 Ontsluiten van informatie ongeacht de locatie Het opslaan van een vastgesteld document in het archief kan twee doelen dienen: Document opslaan voor een bepaalde duur om te voldoen aan regelgeving (Bewaar- en vernietigingstermijn). Document opslaan op een plek van waaruit het document (naar verschillende plekken) ontsloten kan worden naar de rest van de organisatie (geordende en toegankelijke staat conform Archiefwet 1995). Bij het ontsluiten naar de rest van de organisatie kan nog het onderscheid gemaakt worden tussen hergebruik (een ander document gebaseerd op dit document) en opnieuw vaststellen (overschrijven van huidige gedeelde versie van het document). De integratie tussen SharePoint en Verseon kan uiteraard beide doeleinden zowel tegelijk als afzonderlijk dienen door documenten te: Ontsluiten via een vrije zoekmogelijkheid (Free Search) waarbij gezocht wordt op zowel inhoud van het document als metadata van het document. Ontsluiten via een specifieke weergave (Scoped Search) waarbij vooraf gedefinieerd wordt welke documenten met welke informatie getoond worden. Door zowel documenten als de samenhang tussen deze documenten (zaak/documentenset) te ontsluiten, kunnen alle bedenkbare scenario s ondersteund worden. Voorbeelden zijn: Op een projectenpagina binnen SharePoint documenten van gerelateerde projecten en processen uit het archief laten zien. Op een afdelingspagina binnen SharePoint gearchiveerde documenten van een specifieke soort of juist alle gearchiveerde documenten van die afdeling laten zien. Op een persoonlijke pagina binnen SharePoint (MySite) documenten over iemands loopbaan laten zien (Personeelsdossier). CSG/ juni

9 4. HOE WERKEN SHAREPOINT EN VERSEON SAMEN? De SharePoint Verseon Integratie om documenten vanuit SharePoint naar Verseon te kunnen versturen wordt geïnstalleerd op het niveau van Site Collectie en kan dan per documentenbibliotheek geactiveerd worden. De SharePoint Verseon Integratie om documenten vanuit Verseon naar SharePoint te ontsluiten wordt geïnstalleerd op het niveau Site Collectie en kan dan per site geactiveerd worden. Op deze manier ontstaat de vrijheid om SharePoint helemaal naar eigen wens in te richten en deze oplossing te gebruiken binnen de 3 fasen van de documentcyclus: 4.1 Samenwerken Door u de vrijheid te geven om een samenwerkingsomgeving te creëren die uw processen en de samenwerking hier binnen optimaal ondersteunt (mogelijkerwijs met één van de andere bewezen oplossingen van Circle Software), focust de SharePoint Verseon Integratie zich in dit gebied vooral op de koppelvlakken van samenwerking met de andere gebieden Gegevens gebruiken uit Verseon in SharePoint Tijdens het samenwerken is het van belang om de archiefstructuur van Verseon te kunnen gebruiken. Informatie zoals documentsoort/zaaktype bepaalt immers de bewaar- en vernietigingstermijn evenals de autorisatie. Ook relevante kerngegevens zoals afdeling kunnen in samenwerkingsomgeving beschikbaar worden gemaakt. Om deze informatie beschikbaar te maken, publiceert Verseon deze informatie (en andere bepalende informatie) naar SharePoint. Door de gepubliceerde Verseon gegevens te gebruiken in de Inhoudstypes van SharePoint kunnen gebruikers hiermee tijdens het samenwerken deze informatie gebruiken om de juiste documentsoort en andere bepalende informatie aan een document toe te kennen. Daarnaast is het mogelijk om documenten automatisch op basis van business rules te voorzien van deze informatie, zodat (de kwaliteit van) de registratie minder persoonsafhankelijk wordt. CSG/ juni

10 4.2 Archiveren Het daadwerkelijk archiveren van een document gebeurt met behulp van twee onderdelen die onafhankelijk van elkaar op bibliotheekniveau geactiveerd kunnen worden Documenten versturen of verplaatsen naar archief Beide onderdelen bieden verschillende functionaliteiten zodat de oplossing verschillende scenario s kan ondersteunen (afhankelijk van hoe de bedrijfsprocessen zijn ingericht): Send to RMA Dit onderdeel verstuurt een kopie naar Verseon en houdt het document aanwezig in SharePoint. In SharePoint krijgt het document een RMA registratienummer (unieke sleutel) zodat bij elke keer dat het document verstuurd wordt, er een nieuwe versie toegevoegd wordt aan Verseon. Deze optie wordt gebruikt om een vastgestelde versie van het document te archiveren en het origineel te behouden in de samenwerkingsomgeving om later nog een nieuwe versie toe te kunnen voegen aan het archief. CSG/ juni

11 Finalize to RMA Dit onderdeel verstuurt het document naar Verseon en verwijdert het document uit SharePoint. Dit moment acteert als retentie trigger (Verseon zet document om naar archiefwaardig formaat PDF/A) moment voor de bewaar- en vernietigingstermijn. Deze optie wordt gebruikt om de (niet-te-wijzigen) definitieve versie van het document te archiveren waarna het document uit de samenwerkingsomgeving verwijderd wordt, zodat er geen versies meer toegevoegd kunnen worden aan het archief. De oplossing maakt binnen SharePoint een link naar het PDF/A document in Verseon. CSG/ juni

12 4.2.2 Handmatig of automatisch archiveren Als duidelijk is wanneer een document in het archief opgeslagen kan worden zijn er twee manieren waarop bovenstaande onderdelen gebruikt kunnen worden voor de eindgebruiker: Handmatig archiveren De eerste manier is voor een eindgebruiker om met behulp van een knop een document te archiveren (Opslaan/Send of Archiveren/Finalize of beide). Deze knoppen bevinden zich binnen het menu van een document: Deze optie wordt gebruikt bij samenwerkingsverbanden waarbij de archiveeractie zodanig flexibel dient te zijn dat deze elk gewenst moment door een gebruiker uitgevoerd moet kunnen worden. Volautomatisch archiveren De tweede manier is om met behulp van business rules en/of workflow de archiveeractie automatisch te laten plaatsvinden (zowel Send als Finalize). Deze optie wordt gebruikt bij samenwerkingsverbanden waarbij de archiveeractie geen handmatige interventie vereist. CSG/ juni

13 4.3 Ontsluiten Wanneer het document eenmaal aanwezig is in Verseon kan het document op verschillende manieren ontsloten worden naar de rest van de organisatie. De volgende manieren zijn te combineren zodat deze voor verschillende situaties toe te passen zijn Gearchiveerde documenten vinden via vrij zoeken Deze manier toont documenten via een vrije zoekmogelijkheid (Free Text Search) waarbij gezocht wordt op zowel inhoud van het document als metadata van het document. Verseon Web biedt de mogelijkheid om binnen SharePoint een scherm te tonen waarmee gezocht kan worden binnen de gearchiveerde documenten. Deze optie wordt gebruikt wanneer de eindgebruiker wil zoeken in documenten aangemerkt als openbaar (te denken valt aan besluiten en informatieve documenten van algemene aard zodat een gebruiker op zoektermen snel resultaten heeft). De eindgebruiker is hierbij in staat om het document in origineel formaat op te slaan zodat het document hergebruikt kan worden Gearchiveerde documenten vinden via lijsten Deze functionaliteit toont documenten via een specifieke weergave (Scoped Search) in een lijst waarbij vooraf gedefinieerd wordt welke documenten met welke informatie getoond worden. De SharePoint Verseon Integratie kent 2 manieren om documenten uit het archief te tonen via een lijst. 1: Verseon Documentenlijst Deze manier biedt de flexibele mogelijkheid om taken/zaken/documenten vanuit Verseon te tonen in SharePoint. Met behulp van vanuit SharePoint in te stellen query s kunnen taken, zaken en documenten conform de rechtenstructuur van Verseon getoond worden binnen te kiezen sites. De gebruiker met de juiste rechten heeft dan bij de lijstinstellingen alle functionaliteiten om exact de gewenste documenten te tonen. Deze optie wordt gebruikt wanneer het voor de eindgebruikers bekend is waar documenten getoond worden binnen de samenwerkingsomgeving (te denken valt aan alle agenda s en notulen van een Ondernemingsraad die gearchiveerd zijn in het RMA en getoond moeten worden op de site van de Ondernemingsraad). CSG/ juni

14 2: Verseon Finalized Archieflijst Deze manier toont documenten binnen dezelfde samenwerkingsomgeving van SharePoint (Scoped Search) als van waaruit gearchiveerd is. Dit gebeurt met behulp van een lijst met alle definitief gearchiveerde documenten (Finalized). De SharePoint Verseon Integratie laat in een lijst met dezelfde naam als de bibliotheek een hyperlink (snelkoppeling) achter naar het document dat in Verseon is opgeslagen. Deze optie wordt gebruikt door de eindgebruikers die in de samenwerkingsomgeving betrokken zijn geweest. (te denken valt aan een projectensite waar snel de laatst gearchiveerde documenten door de projectleden gevonden dienen te worden) Gearchiveerde documenten opnieuw gebruiken Een gebruiker kan vanuit Verseon het gearchiveerde document ophalen en dan in origineel formaat hergebruiken. Afhankelijk van de striktheid in toegang tot het archief kan een organisatie ervoor kiezen om dit slechts mogelijk te maken voor een selecte groep gebruikers. Vanuit SharePoint kan de eindgebruiker het originele document in origineel formaat uit Verseon halen via zowel de vrije zoekmogelijkheid van Verseon Web als de Verseon Finalized Archieflijst. Een SharePoint gebruiker kan alleen voor documenten waarbij (nog) niet is gekozen voor Finalized, een nieuwe versie toevoegen aan het gearchiveerde document. CSG/ juni

15 5. VOORBEELDEN 5.1 Voorbeeld: Vergaderingen Dit voorbeeld gaat uit van de werkwijze zoals deze ook ondersteund wordt in de oplossing die Circle Software heeft gemaakt voor digitaal vergaderen: 1. Voorzitter van vergadering stelt agendapunten op met eventuele bijbehorende documenten OF krijgt deze met behulp van een aanleveromgeving aangeleverd zodat deze alleen nog maar geordend hoeft te worden. 2. Voorzitter deelt agenda als agendapunten met eventuele bijbehorende documenten: a. de totale agenda kan een documentversie zijn die gearchiveerd wordt via Send (Versturen naar RMA). 3. Vastgestelde agendapunten kunnen ontsloten worden naar de gehele of een deel van de organisatie conform rechten (overall agendadocument inclusief of exclusief onderliggende documenten). 4. Notulist maakt notulen (overall of per agendapunt) direct in digitale samenwerkingsomgeving a. Samenhang (agenda en notulen) met vergadering op basis van gedeeld kenmerk. 5. Vergadering bespreekt notulen en kan direct in samenwerkingsomgeving aanpassingen doen. 6. Vergadering stelt notulen vast. a. dit kan een documentversie zijn die gearchiveerd wordt via Send (Versturen naar RMA). 7. Wanneer zeker is dat de documenten niet meer gewijzigd worden, worden de documenten definitief gearchiveerd via Finalize (Archiveren naar RMA). a. Nu maakt Verseon een archiefwaardige PDF/A versie van het document en wordt de bewaar- of vernietigingstermijn gestart. 8. Definitief gearchiveerde documenten kunnen ontsloten worden naar de gehele of een deel van de organisatie conform de rechten en openbaarheid/vertrouwelijkheid. 5.2 Voorbeeld: Jaarplan 1. Manager maakt in oktober 2015 een start met het Jaarplan 2016 in een SharePoint bibliotheek: a. Manager kan dit document maken door: i. Gebruik van organisatie brede template van SharePoint Content Type: Jaarplan. ii. Jaarplan 2015 op te vragen en (stukken tekst daarvan) op te slaan als Jaarplan 2016 in samenwerkingsomgeving. 2. De samenwerkingsomgeving bevat tot en met december 2015 vele conceptversies van verschillende mensen die met document moeten kunnen werken (geldende rechtenstructuur). 3. Conform de afgesproken procedures wordt het jaarplan 2016 in december 2015 vastgesteld en naar het archief verzonden. Dit gebeurt via Send (Versturen naar RMA) totdat zeker is dat het document niet meer gewijzigd gaat worden. 4. Wanneer zeker is dat de documenten niet meer gewijzigd worden, worden de documenten definitief gearchiveerd via Finalize (Archiveren naar RMA): a. Nu maakt Verseon een archiefwaarde PDF/A van het document en wordt de bewaar- of vernietigingstermijn gestart. b. Stel dat in februari 2016 het definitieve jaarplan toch nog gewijzigd dient te worden dan kan de archivaris benaderd worden zodat het document via Verseon gewijzigd kan worden. 5. Voor het jaarplan 2017 wordt weer gestart met stap 1. CSG/ juni

16 5.3 Voorbeeld: Postproces 1. Postproces tot afhandeling flexibel in te richten in de samenwerkingsomgeving (Circle Software solution kan hierbij uitkomst bieden) 2. Medewerker geeft aan dat poststuk afgehandeld is (handmatig of automatisch door bijvoorbeeld een taak te voltooien of de afhandeldatum in te vullen) 3. Oplossing archiveert het poststuk via Finalize (Archiveren naar RMA) a. Nu maakt Verseon een archiefwaarde PDF/A van het document en wordt de bewaar- of vernietigingstermijn gestart. 4. Gearchiveerde poststukken worden ontsloten naar de gehele of naar een deel van de organisatie. 5.4 Voorbeeld: Personeelsdossier Toevoegen nieuw document: 1. Leidinggevende maakt in januari 2015 een Gespreksverslag 2015 over Medewerker in bibliotheek waarbij SharePoint Verseon Integratie is geactiveerd 2. Leidinggevende kan dit document maken door een organisatie brede Template van SharePoint Content Type: Gespreksverslag op te vragen en (stukken tekst daarvan) op te slaan als Gespreksverslag 2015 in samenwerkingsomgeving. 3. De samenwerkingsomgeving bevat vele conceptversies van verschillende mensen die met document moeten kunnen werken (conform geldende rechtenstructuur) 4. Leidinggevende stelt samen met Medewerker een versie vast in februari 2015 dus die wordt verzonden naar archief. Dit kan via Send (Versturen naar RMA) totdat zeker is dat het document niet meer gewijzigd gaat worden. 5. Wanneer zeker is dat het document niet meer gewijzigd wordt, wordt het document definitief gearchiveerd via Finalize (Archiveren naar RMA) a. Nu maakt Verseon een archiefwaarde PDF/A van het document en wordt de bewaar- of vernietigingstermijn gestart. b. Ontsluiting van dit document en eventueel rest van dossier naar Medewerker zelf binnen SharePoint zou met behulp van de Verseon Documentlijst kunnen 6. Voor het jaar 2016 wordt weer gestart met stap 1. CSG/ juni