Jürgen Spanhove (KUL) Diane van Gils (UCL) Koen Verhoest (KUL) Waarom dit onderzoek?

Transcriptie

1 1 De huidige situatie van de interne audit functie binnen de Belgische overheden Eerste onderzoeksresultaten enquête La situation actuelle de la fonction dans les differentes autorités publiques belges Résultats préliminaires de l enquête 2008 Jürgen Spanhove (KUL) Diane van Gils (UCL) Koen Verhoest (KUL) 2 Waarom dit onderzoek? SBOV: Government Governance ( ) UCL - AURAP: développement d un nouvel axe de recherche Interne audit weinig bestudeerd in publieke sector Onafhankelijk en objectiviteit Auditactiviteiten Relatie met andere (controle)-actoren 3

2 Methodologie Survey: CBOK (2006) & IIA Belgium (Sarens, 2006) Survey response: hoge respons (79%) in kleine populatie Total population of internal audit functions Response rate Federal level N = 14 N = 10 (71%) Flemish level N = 7 N = 7 (100%) French community level N = 5 N = 4 (80%) Walloon region level N = 7 N = 5 (71%) TOTAL N = 33 N = 26 (79%) 4 Doel van de presentatie Eerste feedback naar de respondenten van de vragenlijst Eerste onderzoeksresultaten Reacties en discussie Volgende stappen 5 Doel en structuur van de presentatie Structuur 1. Organisationeel kader en onafhankelijkheid 1.1 Vue macro 1.2 Micro-invalshoek Profiel & risicomanagement Onafhankelijkheid & Rapporteringslijnen 2. Actvités et rôles 3. Relatie met andere (controle)-actoren 4. Synthese 5. Next steps Discussie 6

3 1. Cadre organisationnel et indépendance 1.1 Vue macro 1.2 Vue micro Vue macro Niveau fédéral (A.R. 17 août 2007) Gouvernement fédéral Comité d Audit de l Administration Fédérale (CAAF) Cadre normatif global Départements Ministériels (14) Activités Organismes (9) Activités A. I. obligatoire Structure d audit centralisé (unité centrale d harmonisation) Comité d audit transversal SPF Budget «unité centrale d harmonisation» Réseau des responsables des activités Rattachement des services d audit aux entités Vue macro Gouvernement flamand Gouvernement Flamand Comité d Audit de l Administration flamande Agence de l Administration flamande (IAVA) Cadre normatif global A.I. obligatoire Structure d audit très centralisée (une seule agence qui effectue l ensemble des audits internes) Départements Ministériels Organismes de droit public 6 Services Un comité central d audit Rattachement des activités au comité central d audit 9

4 1.1 Vue macro Communauté française Gouvernement de la Communauté française Département ministériel (1) Service Rattachement à un comité d audit 3: Absence Organismes (9) 2: Sous-traitance 4: Services Rattachement majoritaire à un comité d audit Pas de cadre normatif global A.I. obligatoire que pour les organismes Structure d audit décentralisée (pas d unité centrale d harmonisation) Rattachement des services majoritairement aux comités d audit Vue macro Région wallonne Gouvernement de la Région wallonne Pas de cadre normatif global A.I. pas obligatoire Département ministériel (2) Absence 28: Absence Projet 2008: Fusion des 2 ministères et création d un service Organismes (34) 6: Services Rattachement majoritaire à un comité d audit Structure d audit décentralisée (pas d unité centrale d harmonisation) Rattachement des services majoritairement aux comités d audit MICRO invalshoek Profiel van interne auditdienst & risicomanagement Onafhankelijkheid & Rapporteringslijnen 12

5 Profiel van interne auditdienst en risicomanagement Relatief jonge interne auditdiensten met nieuwe charters professionalisme Gemiddeld drie-tal auditors per dienst Auditors intern gerekruteerd, op master niveau, met niet-specifieke ervaring Gedragscompetenties: objectiviteit, integer, zelfstandig Risicomanagement in meeste Vlaamse entiteiten aanwezig, federaal en Waalse regio bij de ene wel, de andere niet. Franse gemeenschap niet echt Onafhankelijkheid & rapporteringslijnen A. Individuele onafhankelijkheid en objectiviteit in het auditwerk B. Organisatorische onafhankelijkheid naar rapporteringslijnen: management, auditcomité, RvB C. Organisatorische onafhankelijkheid op bestuursniveau: RvB, auditcomité Onafhankelijkheid & rapporteringslijnen De belangrijkste middelen om de objectiviteit van de interne auditdienst te garanderen zijn: Deontologische code IIA: 81% (overal) IIA standaarden: 73% (niet echt bij Franse Gemeenschap) Rapporteringsrichtlijnen: 54% (vooral Vlaams) 15

6 Onafhankelijkheid: B. naar rapporteringslijnen Op de vraag bezit uw interne auditdienst een volledige onafhankelijke positie, was het opvallend dat vooral federaal dit niet zo aanzien werd. Federale overheid Vlaamse overheid Franse gemeenschap Waals gewest TOTAAL Ja Neen Onafhankelijkheid B. naar rapporteringslijnen Auditcomité altijd aanwezig bij EVA s op Vlaams niveau Op federaal niveau zullen ze verdwijnen na installatie van centraal auditcomité (KB 17aug 2007) uitvoering eind 2008 Bij de Franstaligen meestal wel een auditcomité aanwezig Er is een auditcomité Er is geen auditcomité Er is een auditcomité op overheidsbreed niveau Federale overheid Vlaamse overheid 7 / / Franse gemeenschap 3 1 / Waals gewest 4 1 / Onafhankelijkheid: B. in rapporteringslijnen Wie is verantwoordelijk in het benoemen, ontslaan en evaluatie van hoofd van interne auditdienst? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Regering of minister Auditcomité Raad van Bestuur Hoofd van de entiteit Andere Totale Gemiddelde Vlaanderen Federaal Franstalige gemeenschap Waals gewest 18

7 Onafhankelijkheid: B. in rapporteringslijnen Wie keurt budget goed van interne auditdienst? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Regering of minister Audit comité Raad van Bestuur Hoofd van de entiteit Andere Totale Gemiddelde Vlaanderen Federaal Franstalige gemeenschap Waals gewest Onafhankelijkheid C. op bestuursniveau Onafhankelijkheid van leden van RvB en auditcomité*: Opvallende contrasten in antwoorden: sommige entiteiten geven aan dat niemand van RVB onafhankelijk is, andere omgekeerd dat iedereen onafhankelijk is (gem. 41% onafhankelijk) Voor auditcomité idem, al is er daar grotere differentiatie (gem. 43% onafhankelijk) Verklaring: - Geen verklaring te vinden in verscheidenheid van overheidsniveau - Verkeerde interpretatie van de definitie van onafhankelijkheid? - Vertegenwoordiging van WN en WG in RvB is geen onafhankelijke positie * Gedefinieerd in vragenlijst als iemand extern, zonder uitvoerende taken in de organisatie, en geen andere banden of belangen met de entiteit Activités et rôles 2.1 Activités 2.2 Rôles de l auditeur interne 21

8 2.1 Activités En général, qui fait quoi? Audits financiers Audits de conformité Audits opérationnels Audits de performance Audits IT Audits intégrés Audits sur la fraude Proportion en % Service d'audit interne Service externe Contrôle externe IAVA soustraitance Principalement le service d audit interne, sauf pour les audits financiers et IT Autre NA Activités Remarques La tendance d effectuer les audits financiers par le contrôle externe surtout au niveau fédéral et flamand La tendance d effectuer les audits IT par le secteur privé surtout au niveau fédéral L IAVA effectue sur demande essentiellement des missions d audit sur la fraude, probablement parce que ce sont des missions par nature ponctuelles et sur demande de tiers ; L IAVA agit probablement alors en tant que contrôle externe Activités Evolution des activités dans 2 ans Baisse Stable Hausse NA Pas de réponse Nombre de répondants A. financier A. de conformité A. opérationnel A. de performance A. IT A. intégré A. fraude 24

9 2.2 Activités Expertise souhaitée actuellement Risques et systèmes de contrôle 4,87 Processus et reengineering Spécificités du secteur public 4,09 4,22 Evaluation de la performance 3,78 Finances et comptabilité 3,52 Matières juridiques IT 3,32 3,22 Gestion du changement & GRH 3 Santé, sécurité, environnement 2, Le score 5 = très important Rôle de l auditeur interne Situation actuelle Pas de différence significative entre les différentes autorités publiques, sauf à la RW avec un taux de 66% pour le rôle d assurance Consultance 19% En 2008 Assurance 47% Recommandations 34% Assurance Recommandations Consultance Rôle de l auditeur interne Evolution Assurance Recommandations Consultance Hausse Stable Baisse Hausse Stable Baisse Au cours des 2 dernières années Au cours des 2 années à venir 27

10 3. Relaties met andere (controle)- actoren Relatie met andere controleactoren: Vlaanderen Relatie tussen Vlaamse interne auditdiensten en IAVA: 75% van de decentrale interne auditdiensten geeft input voor de auditplanning of wisselt de auditplanning uit met IAVA 86% assisteert IAVA bij het auditwerk of omgekeerd helpt IAVA hen bij auditwerk 100% wisselt de auditrapporten uit met IAVA => Veel interactie tussen de decentrale interne auditdiensten en IAVA als centrale interne auditdienst Relatie met andere controleactoren Relatie tussen interne auditdiensten en andere controle-actoren: Veel minder interactie op het vlak van auditplanning en verdelen van het auditwerk met het rekenhof, wel voor wat betreft de uitwisseling van de auditrapporten Relatie met de bedrijfsrevisor enkel in Vlaanderen en het Waals Gewest voor wat betreft auditplanning en auditrapporten Geen significante audit-relaties tussen de interne auditdiensten en de regeringscommissaris of de inspectie van financiën gevonden Er zijn relaties aanwezig tussen de actoren van de publieke controlepiramide, maar deze kunnen verder verbeterd worden, zeker tussen interne auditor, rekenhof en interne controle. Teveel controle? Sommige controle-actoren in vraag stellen? Single audit 30

11 3. Relatie met andere controleactoren De formele en informele relatie van de interne auditdienst met andere actoren Rekenhof Bedrijfsrevisor Inspectie v. financiën RvB (indien aanwezig) Auditcomité (indien aanwezig) Hoofd van de entiteit Geauditeerde IAVA (enkel VL) Min. v. Financiën Minister Regering 35% 23% 19% 23% 15% 27% 12% 46% 27% 12% 54% 8% 7% 53% 13% 26% 32% 32% 37% 31% 12% 46% 12% 58% 23% 15% 4% 57% 29% 14% 15% 8% 77% 23% 4% 8% 65% 4% 8% 8% 81% Formeel Informeel Beide Geen/NVT 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Relatie met andere controleactoren Wijze van verspreiden van audit-rapporten naar verschillende actoren Rekenhof Bedrijfsrevisor 20% 36% 4% 40% 13% 22% 4% 61% Inspectie v. financiën 4% 22% 74% RvB (indien aanwezig) Auditcomité (indien aanwezig) Hoofd van de entiteit Geauditeerde IAVA (enkel VL) Min. v. Financiën 21% 50% 7% 21% 11% 28% 39% 22% 67% 29% 4% 71% 8% 21% 14% 14% 57% 14% 9% 17% 74% Volledig rapport Samenvatting Beide Niets/NVT Minister 4% 33% 4% 58% Regering 21% 79% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Relatie met andere controleactoren Vooral in Vlaanderen lijken ontmoetingen met andere auditentiteiten ingeburgerd? Andere overheden meer verdeeld Vlaamse overheid Federale overheid Franse gemeenschap Waals gewest TOTAAL Ja Neen

12 4. Synthese Synthèse Macro Structure centralisée la plus forte au niveau du Gouvernement flamand avec un comité d audit central et un service central effectuant l ensemble des activités au sein des entités. Le niveau fédéral propose une structure centralisée via la constitution d un comité d audit central et d une unité centrale d harmonisation, mais cette structure centralisée est plus proche du management car les activités sont du ressort des entités Structure décentralisée à la CF et RW avec rattachement majoritaire à un comité d audit Synthese Micro : Profiel Interne audit in de publieke sector kent een open profiel. Er is een visie aanwezig dat een auditor gevormd kan worden, maar dat centrale waarden als objectiviteit en integriteit essentieel zijn 36

13 4. Synthese Micro : Objectiviteit en onafhankelijk Men gelooft in de regelgeving van IIA om onafhankelijkheid te waarborgen, deze zal echter nog verder in de praktijk moeten toegepast worden Onafhankelijkheid is zoals we veronderstelden vaak een heet hangijzer in de publieke sector. Een duidelijke conceptuele betekenis daaromtrent lijkt de eerste opdracht. Federaal blijkt de interne auditdienst vaak geen onafhankelijke positie te bezitten. Dit kan te wijten zijn aan het feit dat zij vaak een rapporteringsrelatie met het management hebben. Verbetering op komst met het federaal intern auditcomité (eind 2008)? Synthèse Activités de l auditeur interne Les audits de conformité, de performance et opérationnels sont essentiellement effectués par les services, sans doute parce ces types d audits requièrent une excellente connaissance de l environnement interne de l organisation ( une expertise qu un service externe maîtrise moins). Les audits financiers sont surtout effectués par le contrôle externe et les audits IT par la sous-traitance. Les connaissances de l auditeur interne les plus demandées actuellement sont le contrôle interne, la gestion des risques, les processus/reengineering et l évaluation de la performance, ce qui confirme les deux tendances ci-dessus. Les audits de performance, opérationnels, audits IT et intégrés ont tendance à augmenter dans le 2 années à venir Synthèse Rôles de l auditeur interne Problèmes pour interpréter les différents rôles car la distinction entre les 3 rôles n a pas été bien perçue auprès des répondants. L assurance reste le rôle principal de l auditeur interne et pas d évolution significative dans le futur, peut-être une légère hausse en assurance et consultance au détriment des recommandations. Tenant compte des types de missions effectués par l auditeur interne et de ses connaissances spécifiques de l environnement interne de son organisation et de l évolution de ses rôles, on peut dire que l auditeur interne tend à être complémentaire avec le contrôle externe et à devenir un acteur du changement. 39

14 4. Synthese Relaties met andere (controle)-actoren In Vlaanderen blijken de interne auditdiensten nu reeds een consistente relatie te beschikken met IAVA De netwerken tussen de controle-organen kunnen nog verder versterkt en verbeterd worden, we denken dan vooral aan de publieke controlepiramide Zijn er niet teveel controle-actoren aanwezig? Single-audit concept Key-partners voor de interne auditdiensten in hun werk zijn: RvB en auditcomité (als die aanwezig zijn), hoofd van de entiteit en de geauditeerde. Rekenhof volgt net erna Next step... Poursuivre les analyses dans des aspects de recherche bien spécifiques Cadre organisationnel, vue macro (objet d une publication dans la Revue Pyramides, automne 2008) Indépendance et évolution des rôles de l auditeur interne et comparaison avec le secteur privé (EIASM Amsterdam conference on accounting, auditing & management in public sector reforms, 3-5 septembre 2008) Relations avec les auditeurs externes (Colloque «Les réformes vues d en-bas» organisé par l ULB CERAP, mai 2009 Position de l audit interne dans une optique de single audit (projet de thèse de doctorat UCL) Comparaison avec CBOK et autres bases de données Feedback dans le groupe de travail IIA et dans les conférences IIA 41 Jurgen.spanhove@soc.kuleuven.be Diane.vangils@uclouvain.be 42