Briljant Algemene handleiding

Transcriptie

1 Briljant Algemene handleiding

2

3 Inhoud 1. WERKEN MET BRILJANT... 1 Briljant Administrator: een geïntegreerde administratie... 1 Briljant Administrator of Account opstarten... 3 Vanuit een geopend dossier een ander dossier openen... 3 Functies van de knoppen... 4 Overzicht knoppenbalk... 4 Overzicht van de Briljant sneltoetsen... 6 Overzicht van de Briljant sneltoetsen... 6 De Briljant Statusbalk... 9 Gegevens bewaren Gegevens wijzigen Gegevens verwijderen Gegevens als standaard instellen Werkwijze De veldvolgorde instellen Werkwijze Veldvolgorde wijzigen Veldvolgorde op een tabblad instellen Werken met boeken Werkwijze aanmaken boeken Werkwijze instellen standaardboek Datums invullen Browse-vensters Werken met browse-vensters Een browse-venster openen Navigeren in een browse-venster Snel gegevens zoeken in een browse-venster Kolommen kiezen en tonen in browse-vensters Kolommen schikken in een browse-venster De breedte en de plaats van kolommen aanpassen De kolombreedte aanpassen De plaats van een kolom wijzigen Meerdere kolom lay-outs instellen in een browse-venster Een kolom lay-out openen in een browse-venster Extra velden Wat zijn Extra velden? Types Extra velden De eigenschappen van Extra velden Extra velden aanmaken Controletabellen aanmaken en beheren Extra velden wijzigen De tabvolgorde van de extra velden wijzigen De veldlengte wijzigen De positie van de velden wijzigen Lijsten genereren Een lijst aanmaken Een lijst tonen (Afdrukvoorbeeld) Een lijst afdrukken en en vanuit Briljant en vanuit Briljant De instellingen voor verzenden i

4 Inhoud Het programma updaten Wat is updaten? Overzicht van de Wijzigingen en aanvullingen Hoe installeert u een update Beveiliging instellen Werken met beveiliging Werken met beveiliging De beveiliging instellen Gebruikers aanmaken Rechten per gebruiker toekennen Tabbladen tonen of verbergen Rechten per gebruiker globaal wijzigen BEHEREN IN BRILJANT Dossiers Wat is een Dossier? Een nieuw dossier aanmaken Een bestaand dossier toevoegen Een ander dossier openen Een dossier verwijderen Een reservekopie maken van een dossier (backup) De reservekopie van een dossier terugzetten (restore) Klanten Klanten aanmaken De stamgegevens Het tabblad Algemeen Het tabblad Facturatie Het tabblad Contactpersonen Het tabblad Interesses Het tabblad Memo Het tabblad Leveradres Het tabblad Artikelkorting Het tabblad Groepskorting Het tabblad Offertes Het tabblad Orders Het tabblad Afleveringen Het tabblad Brieven Het tabblad Herstellingen Het tabblad Onderhoudscontracten Het tabblad Serienummers Het tabblad Uren Het tabblad Agenda Het tabblad Extra velden Het tabblad Saldo Het tabblad Overzicht Het tabblad Aanmaningen Klantgroepen aanmaken De Klantenlijst afdrukken Leveranciers Leveranciers aanmaken De stamgegevens Het tabblad Algemeen Het tabblad Facturatie Het tabblad Contactpersonen Het tabblad Artikels Het tabblad Memo Het tabblad Bestellingen ii

5 Inhoud Het tabblad Leveringen Het tabblad Brieven Het tabblad In herstelling Het tabblad Serienummers Het tabblad Uren Het tabblad Agenda Het tabblad Extra velden Het tabblad Saldo Het tabblad Overzicht De Leverancierslijst afdrukken Prospecten Prospecten aanmaken De stamgegevens Het tabblad Algemeen Het tabblad Contactpersonen Het tabblad Interesses Het tabblad Memo Het tabblad Offertes Het tabblad Brieven Het tabblad Agenda Het tabblad Extra velden Van een prospect een klant maken De Prospectenlijst afdrukken Artikels Artikels aanmaken De instellingen voor artikels De stamgegevens Het tabblad Algemeen De voorraaddefinities Het tabblad Leveranciers Het tabblad Prijzen Het tabblad Teksten Het tabblad Memo Het tabblad Samenstelling Het tabblad Onderdeel van Het tabblad Bestellingen Het tabblad Leveringen Het tabblad Klantkortingen Het tabblad Offertes Het tabblad Orders Het tabblad Afleveringen Het tabblad Verkoopstatistiek Het tabblad Herstellingen Het tabblad Onderhoudscontracten Het tabblad Promotieprijzen Het tabblad Extra velden Het tabblad Overzicht De Artikellijst afdrukken Artikel hoofd- en subgroepen De Prijslijst afdrukken De Lijst kortingen van de klanten afdrukken Globale prijsaanpassing Prijssystemen De standaardprijs Prijscategorieën Prijsstaffels Leverancierskorting iii

6 Inhoud Kortingsystemen Promotieprijzen Klantkorting op individuele artikels Artikelkorting op individuele klanten Artikelkorting Klantkorting op artikel hoofd- en/of subgroep Kortinggrid op artikelgroep en klantgroep Globale korting op het factuurbedrag Korting contant Barcodes Werken met barcodes Index iv

7 WERKEN MET BRILJANT Briljant Administrator: een geïntegreerde administratie Briljant Administrator is een volledig geïntegreerd pakket voor zelfstandigen en KMO's die hun volledige administratie wensen te beheren vanuit één en hetzelfde programma. De opbouw van het programma is modulair. De gebruiker stelt uit een twintigtal modules zijn administratief systeem samen en breidt het uit zodat het op ieder ogenblik voldoet aan de noden van zijn onderneming. De installatie van Briljant Administrator omvat standaard het beheer van klanten en leveranciers en wordt naargelang de bedrijfsaard en -activiteit aangevuld met één of meerdere van de volgende modules. Verkoopbeheer Totaaloplossing voor de commerciële dienst. Beheer van artikels, offertes, orders, afleveringen, transport, facturatie, prijslijsten,... Aankoopbeheer Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname,... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Productie Beheer van samengestelde artikels en hun onderdelen, samenstelling kost- en verkoopprijs, productieorders,... Kassabeheer Beheer van één of meerdere kassa-pc's, met of zonder barcode scanner, beheer van kortingen en kortingacties, klantenkaarten,... Aansturing van randapparaten: barcode scanner, ticket printer, klantendisplay, kassaklavieren, geldlade. Urenregistratie Registratie en verwerking van werkuren voor productie, herstellingen, projecten,... Jobregistratie Serienummers Beheer van unieke serienummers, traceren op serienummers, tracebility in de aan- en verkoophistoriek. Service Structureert de administratie van de diensten die verantwoordelijk zijn voor de herstellingen (intern en extern), de onderhoudscontracten, de vervangtoestellen,... Agenda Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname,... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Prospectenbeheer Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname,... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Commissieberekening Commissiesystemen per vertegenwoordiger, per artikelgroep en per artikel. Commissie wordt getoond op offerte, order, aflevering, lijsten. Document archivering 1

8 Briljant Algemene handleiding Scannen, opslag en digitale distributie van documenten: orders, contracten, schetsen, werktekeningen,... Gekoppeld aan klanten, leveranciers, orders, brieven,... Garagebeheer Beheer van voertuigen (aankoop & verkoop) en onderhoud. Overzichten per klant, per voertuig, terugzoeken op nummerplaat, chassisnummer,... Psion Workabout Koppeling met de Psion Workabout met barcode scanner voor stockbeheer, order picking,... Account Volledig geïntegreerde boekhoudmodule met automatische boeking van verkopen. Verzendklare documenten in de officiële vorm (BTW-aangifte en -listing, intracommunautaire aangifte, intrastat,...) Vaste Activa Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Automatische berekening en boeking van de afschrijvingen, afschrijvingstabellen,... Automatisch bankverkeer Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Opbouw van betalingsbestand vanuit uw boekhouding, automatisch afpunting van betalingen. Briljant Analytisch Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Analytische uitsplitsing van boekingen in twee plannen en op twee niveaus. Projectbeheer Voorcalculatie Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken,... Offerteberekening op basis van kostprijzen en collectieve marges. Projectbeheer Nacalculatie Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken,... Ingave van materiaalverbruik, materieelgebruik en uren per project. Overzichtlijsten per project met voor- en nacalculatie. Projectbeheer Vorderingstaten Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken,... Berekening van vorderingstaten per project met indexeringsformule Import- & exportmodule Importeren van klanten, prospecten en artikels. Exporteren van zelf samen te stellen verzameling van data naar CSV of XML. Kan rechtstreeks in Excel worden geopend voor verdere verwerking, grafieken,... Indien u meer informatie wenst over een of meerdere modules, contacteer dan onze commerciële dienst op (011)

9 WERKEN MET BRILJANT Briljant Administrator of Account opstarten Als u op het Briljant opstarticoon klikt, kan het programma op diverse manieren opstarten. Dit is afhankelijk van de eigenschappen die aan het icoon zijn toegekend zijn. Dit zijn de mogelijkheden: 1. Briljant Administrator of Account start op in de modus Dossierbeheer, waarin u het gewenste dossier in de dossierlijst kunt aanklikken. 2. Briljant Administrator of Account start op met een geopend dossier Deze methode verdient de voorkeur als u altijd in één en hetzelfde dossier werkt. 3. Briljant Administrator start op. U kunt doorklikken naar Account via het menu Instellingen, Uitvoeren Account. 4. Briljant Account start op met een bepaald scherm in een bepaald dossier reeds geopend (b.v. scherm Kassa op een kassa-pc). U neemt best even contact op met uw HelpDesk om de opstartparameters op uw PC te wijzigen. Na het openen van een dossier komt u in het hoofdmenu terecht. Vanuit een geopend dossier een ander dossier openen Om vanuit een geopend dossier een ander dossier te openen gaat u als volgt te werk. 1. Sluit alle vensters in het huidige dossier. 2. Kies Selecteer dossier in het menu Instellingen. Het scherm Selecteer dossier opent. 3. Dubbelklik op de gewenste dossiernaam. Het vorige dossier wordt sluit automatisch af en het nieuwe dossier is actief. 3

10 Briljant Algemene handleiding Functies van de knoppen De knoppen op de knoppenbalk worden gebruikt om veel gebruikte taken uit te voeren. Ze zijn beschikbaar voor alle Briljant modules. Indien een knop niet functioneel is in een geopend scherm, dan is hij lichtgrijs van kleur. Erop klikken heeft geen gevolg. Voor de vaakst uitgevoerde taken werkt u sneller met de sneltoets dan met de muis en de knoppen. De knoppenbalk kan worden aangepast per gebruiker (menu Instellingen, Toolbar). U kunt knoppen die u nooit gebruikt verbergen en nieuwe knoppen voor nieuwe taken bijplaatsen. Overzicht knoppenbalk Knop Sneltoets Actie EDIT CTRL+X CTRL+C CTRL+V Knip de inhoud weg uit het veld en plaats hem op het klembord Kopieer de inhoud van het veld naar het klembord Plak de inhoud van het klembord in een veld RECORD ALT+INS Geef een nieuw invulscherm F5 Bewaar de gegevens F6 Verwijder de gegevens ALT+HOME Ga naar het eerste record in het bestand ALT+PIJL OMH. Ga een record terug in het bestand ALT+PIJL OML. Ga een record verder in het bestand ALT+END Ga naar het laatste record in het bestand OPZOEKEN F2 Overzicht (zoeklijst van geopend scherm) F3 Zoek (keuzelijst van invulveld) AFDRUKKEN 4

11 WERKEN MET BRILJANT (geen) Selecteer printer CTRL+P Druk gegevens af CTRL+SHIFT+P Afdrukvoorbeeld op scherm FAXEN CTRL+F Fax document CTRL+SHIFT+F Afdrukvoorbeeld van faxdocument op scherm CTRL+SHIFT+M document ARCHIVERING CTRL+SHIFT+S Scan document (geen) Set up scanner CTRL+SHIFT+D Toon document CTRL+SHIFT+K Naar Klembord UTILITIES (geen) Vorm telefoonnummer CTRL+SHIFT+R Rekenmachine CTRL+SHIFT+B Naar Brieven CTRL+SHIFT+A Naar Agenda CTRL+ALT+P Naar Psion CTRL+SHIFT+H Naar Helpmail 5

12 Briljant Algemene handleiding Overzicht van de Briljant sneltoetsen Er is een groot aantal sneltoetsen ter beschikking in de Briljant modules. Leer ze in de mate van het mogelijke te gebruiken, omdat u er veel sneller mee kunt werken dan met de muis. Er is een verschil tussen de navigatietoetsen in de eerste tabel en de schermgebonden sneltoetsen in de tweede tabel. De navigatietoetsen werken in alle modules en in alle schermen. De schermgebonden sneltoetsen werken enkel in de aangeduide modules en schermen. Overzicht van de Briljant sneltoetsen Navigatietoetsen ESC CTRL+HOME CTRL+END HOME END TAB SHIFT+TAB PAGE UP PAGE DOWN PIJL OMHOOG PIJL OMLAAG CTRL+SHIFT+K CTRL+SHIFT+L CTRL+PIJL LINKS CTRL+PIJL RECHTS Escape - wist het veld. Dadelijk na het wissen kan de originele inhoud teruggeroepen worden met ESC. Door een derde maal op ESC te drukken, krijg je de inhoud terug van na je eerste wijziging. Wist de regel vanaf de cursorpositie tot vooraan Wist de regel vanaf de cursorpositie tot achteraan Verplaatst de cursor naar het begin van de regel Verplaatst de cursor naar het einde van de regel Verplaatst de cursor naar het volgende veld Verplaatst de cursor een veld terug Verplaatst de cursor naar het eerste veld Verplaatst de cursor naar het laatste veld Verplaatst de cursor een veld naar omhoog Verplaatst de cursor een veld naar omlaag Open Beheer kolommen Bewaar lay-out kolommen Naar eerste kolom in browse Naar laatste kolom in browse Schermgebonden sneltoetsen Sneltoets Module(s) Scherm Actie ALT+F4 ADM + ACC alle Programma sluiten ALT+F5 ADM + ACC alle Nieuw nummer (automatisch) ALT+SHIFT+INS ADM + ACC alle Lege lijn tussenvoegen ALT+END ADM + ACC alle Opent laatste record 6

13 WERKEN MET BRILJANT CTRL+F3 ADM + ACC alle Opent Klant-,Leverancier- of Artikelscherm vanuit nummerveld CTRL+F4 ADM + ACC alle Actief venster sluiten CTRL+F6 ADM + ACC alle Wisselen tussen actieve schermen CTRL+T ADM + ACC alle Print tabel CTRL+SHIFT+D ADM + ACC alle Switchen tussen afdruk in portrait of landscape CTRL+SHIFT+K ADM + ACC alle Open Beheer kolommen CTRL+SHIFT+L ADM + ACC alle Bewaar tabel lay-out CTRL+SHIFT+O ADM + ACC Klanten + Leveranciers Opent brief vanuit tabblad Brieven CTRL+SHIFT+T ADM + ACC alle Afdrukvoorbeeld tabel CTRL+TAB ADM + ACC alle Wisselen tussen actieve schermen F10 ADM Artikel Kopieer artikel naar nieuw artikel F12 ADM Alle (behalve Kassa) Maakt nieuwe lijn aan en activeert 1ste kolom ALT+F10 ADM Offertes + Orders + Afleveringen Historiek afleveringen CTRL+F8 ADM Aankoop en Verkoop Serienummers opvragen CTRL+F10 ADM Offertes + Orders + Afleveringen Historiek orders CTRL+SHIFT+O ADM Klanten + Leveranciers CTRL+SHIFT+V ADM Verkoop Opent bon vanuit tab Offertes, Orders, Aflev., Bestell., Leveringen Verwijdert 0-lijnen in Offertes, Orders en Afleveringen F9 ACC Aankoop + Verkoop Detail Analytisch oproepen F10 ACC Aankoop Detail investeringen oproepen ALT+F9 ACC Financieel Boek resterend bedrag ALT+F10 ACC Aankoop, Verkoop, Financieel + Divers Opent keuzelijst Standaard boekingen CTRL+F10 ACC Aankoop Detail Ereloonfiche oproepen 7

14 Briljant Algemene handleiding CTRL+SHIFT+M ACC Klanten In tab Overzicht: Maningsniveau aanpassen CTRL+SHIFT+S ACC Klanten In tab Overzicht: Status aanpassen CTRL+SHIFT+O ACC Klanten In tab Overzicht: Afpuntingsnummer ontpunten CTRL+ALT+O ACC Klanten In tab Overzicht: Klant ontpunten 8

15 WERKEN MET BRILJANT De Briljant Statusbalk Beneden in het Briljant venster, net boven de Windows taakbalk, vindt u de Briljant statusbalk. Hierin vindt u nuttige informatie, b.v. als u naar uw Helpdesk belt. 1. De dag- en datumaanduiding 2. De aanduiding dat NumLock en Insert geactiveerd zijn 3. De recordteller toont het aantal records in het geopende scherm (b.v. in het geopende Klantenscherm zou dit betekenen dat er 284 klanten aangemaakt zijn). 4. De code van het dossier dat u geopend heeft met het actieve boekjaar 5. Uw klantnummer 6. Het buildnummer van uw programma 9

16 Briljant Algemene handleiding Gegevens bewaren Om nieuwe of gewijzigde gegevens te bewaren, drukt u - vooraleer naar een ander tabblad te gaan of het scherm af te sluiten - op de F5-toets of klikt u op de knop Bewaar. De F5-toets is een van de belangrijkste sneltoetsen in Briljant. U leert hem best zo snel mogelijk te gebruiken i.p.v. met de muis op de knop Bewaar te klikken. Opvragen tijdstip creatie en laatste wijziging Als het programma de gegevens over het tijdstip van de creatie en de laatste wijziging bijhoudt, dan kunt u die in het betreffende scherm of op een actieve browse-lijn opvragen door met de rechter muisknop te klikken en Info en creatie wijziging (CTRL+SHIFT+N) te kiezen (b.v. in de schermen Klanten en Klantenlijst). 10

17 WERKEN MET BRILJANT Gegevens wijzigen Om gegevens te wijzigen klikt u met de muisaanwijzer in het veld waarin u wilt wijzigen. Hierdoor wordt dit veld actief en staat de cursor in dit veld. Met een druk op de ESC-toets maakt u het actieve veld leeg. Als u opnieuw op ESC drukt vooraleer u een nieuw gegeven intikt, dan komt de oorspronkelijke inhoud terug te voorschijn. U kunt de bestaande inhoud ook gewoon overschrijven. Plaats de cursor voor de eerste letter van het woord. Staat de schrijfmodus op INS (insert), dan wordt datgene wat u intikt op de cursorpositie tussengevoegd. De oorspronkelijke tekst schuift naar achter en u zult hem met de DEL-toets moeten weghalen. Als u eenmaal op de INS-toets drukt, dan schakel u de OVR-modus (overwrite) in. De nieuwe tekst wordt nu over de oude tekst heen geschreven. Let wel op dat, in geval uw nieuwe tekst korter is dan de oude, er nog resterende karakters van de oude tekst blijven staan. Verwijder ze met de DEL-toets. U kunt ook een deel van de tekst wijzigen door met de linkermuisknop ingedrukt over dat deel van de tekst te slepen. Dit heet markeren. U verwijdert dit deel van de tekst vervolgens met DEL of u tikt de nieuwe tekst eroverheen. Tenslotte kunt u nog de CTRL+HOME en CTRL+END toetsencombinaties gebruiken. Klik in de tekst na de laatste letter die u wilt verwijderen en druk op CTRL+HOME. De tekst wordt vanaf het begin tot en met de letter voor de cursor verwijderd. Klik voor de laatste letter die u wilt verwijderen en druk op CTRL+END. De tekst wordt vanaf deze letter tot aan het eind verwijderd Op uw klavier vindt u enkel een INS-toets om de schrijfmodus te wijzigen. Dit is een zogenaamde wisseltoets. Telkens u er op drukt, schakelt de INS-mode over naar de OVR-mode en weer terug. Vergeet niet de gewijzigde gegevens met F5 te bewaren vooraleer het scherm af te sluiten. Opvragen tijdstip creatie en laatste wijziging Als het programma de gegevens over het tijdstip van de creatie en de laatste wijziging bijhoudt, dan kunt u die in het betreffende scherm of op een actieve browse-lijn opvragen door met de rechter muisknop te klikken en Info en creatie wijziging (CTRL+SHIFT+N) te kiezen (b.v. in de schermen Klanten en Klantenlijst). 11

18 Briljant Algemene handleiding Gegevens verwijderen U verwijdert gegevens uit een bestand door op de F6-toets te drukken of op de knop Verwijder te klikken. Beide functies hebben echter totaal verschillende gevolgen voor de te verwijderen gegevens! Met F6 verwijdert u het actieve record. Dit is de lijn waarop de cursor staat. Met de knop Verwijder wordt het hoofdrecord van het actieve venster verwijderd. In beide gevallen wordt u gevraagd uw keuze te bevestigen of te annuleren. Voorbeeld De F6-toets U bevindt zich in het scherm Financiële verrichtingen en heeft op enkele rekeningen geboekt en bewaard. U wilt nu een zonet ingegeven verrichting verwijderen. Plaats de cursor op de te verwijderen lijn en druk op F6. Het actieve record, de lijn dus, wordt na bevestiging verwijderd. De knop Verwijder U hebt een nieuwe klant ingegeven terwijl dit eigenlijk niet nodig was. Zolang u op deze klant geen boekingen heeft ingegeven, kunt u hem verwijderen door op de knop Verwijder bevestiging is deze klantrecord volledig verwijderd. te drukken, welke de positie van de cursor ook is. Na 12

19 WERKEN MET BRILJANT Gegevens als standaard instellen U kunt bepalen welke standaardwaarden reeds in de velden moeten ingevuld zijn als u een scherm opent. Dit is handig als u bijvoorbeeld altijd EUR, landcode B of de betalingsvoorwaarden voor alle nieuwe klanten standaard op 30 dagen wil zetten. Werkwijze 1. Open een nieuw Klantenscherm. 2. Vul in de velden Nummer en Naam een streepje (-) in. 3. Geef de gewenste gegevens in. Tik bijvoorbeeld EUR in het veld Valuta in tabblad Facturatie. 4. Verwijder het streepje in de velden Nummer en Naam door in de velden te klikken en vervolgens op ESC te drukken. 5. Klik met de rechtermuisknop op de achtergrond van het venster (dus niet in een veld). Bewaar nu deze standaardwaarde EUR door in het afrolmenu Default record, Bewaar default record of Bewaar default record gebruiker te klikken (naargelang u deze default waarde wilt instellen voor alle gebruikers of enkel voor uzelf). 6. Bewaar met F5. Vanaf nu zal bij het openen van een nieuw klantenscherm in het veld Valuta altijd EUR zijn ingevuld. Om deze standaardwaarde te verwijderen: Klik in het veld waarvan u de standaardwaarde wilt verwijderen. 1. Klik met de rechtermuisknop op de achtergrond van het venster (dus niet in een veld). Kies in het afrolmenu Default record, Verwijder default record of Verwijder default record gebruiker te klikken (naargelang u een algemene of een gebruikers default waarde wilt verwijderen). 2. Sluit het scherm af en heropen het. De mogelijkheid om standaardwaarden in te stellen kan via de beveiliging (rechten per gebruiker) worden toegelaten of verboden. 13

20 Briljant Algemene handleiding De veldvolgorde instellen De invulvelden op de Briljant schermen zijn vast, d.w.z. de gebruiker kan ze niet verplaatsen of weglaten. Zodra uw eigen werkmethode min of meer vastligt, is het aan te raden de veldvolgorde (ook wel tabvolgorde genoemd) zo in te stellen, dat de velden die u zelden of nooit invult, gewoon worden overgeslagen. Dit betekent evenwel niet dat u er niet op de gebruikelijke manier naartoe kunt navigeren met de muis, de toetsen ENTER, TAB, SHIFT TAB en de pijltjestoetsen als u een dergelijk veld toch wil invullen. Voorbeeld Voor het boeken van de aankoopfacturen wenst u enkel de velden Leverancier, Factuurnummer leverancier en Totaal te betalen bedrag in te vullen en de overige velden niet. Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1. Klik op een willekeurige plaats op het scherm met de rechtermuisknop. In het afrolmenu staan de keuzemogelijkheden Instellen veldvolgorde, Bewaar veldvolgorde en Toon veldvolgorde. 2. Kies Instellen veldvolgorde. 3. Klik in de gewenste volgorde in de velden die u wilt invullen. Ieder veld wordt gemarkeerd met een volgnummer. 4. Klik opnieuw met de rechtermuisknop en kies Bewaar veldvolgorde. Bij de volgende boeking is de gekozen veldvolgorde actief. U kunt de ingestelde veldvolgorde op ieder ogenblik zichtbaar maken door in het afrolmenu Toon veldvolgorde te kiezen. In een geactiveerd veld wordt het volgnummer niet getoond. Druk op een pijltjestoets om het veld te verlaten. Veldvolgorde wijzigen Om de ingestelde veldvolgorde te wijzigen, herhaalt u de vorige werkwijze van 1 t/m 4 Veldvolgorde op een tabblad instellen Activeer een tabblad en herhaal de vorige werkwijze van 1 t/m 4. U kunt de veldvolgorde enkel instellen op de vaste schermvelden, niet op de velden in een browse die u met Beheer kolommen kunt tonen of verbergen. 14

21 WERKEN MET BRILJANT Werken met boeken In de ingaveschermen voor bestellingen, leveringen, raamcontracten, productie, offertes, orders, afleveringen, transport, herstellingen, kassa en garage kunt u de bonnen toewijzen aan boeken. Een boek is vergelijkbaar met een ringmap. Enkele voorbeelden maken dit meteen duidelijk. OF Alle offertes van alle vertegenwoordigers zitten in het standaard Offerteboek OK (Offertes klanten). De offertes van Vertegenwoordiger 1 zitten in Offerteboek O1 (Offertes klanten 1). De offertes van Vertegenwoordiger 2 zitten in Offerteboek O2 (Offertes klanten 2). Of nog Alle afleveringen van goederen zitten in het standaard Afleverboek AF (Afleveringen klanten). OF De afleveringen van goederen zitten in het Afleverboek AK (Afleveringen klanten). De afleveringen van herstellingen zitten in het Afleverboek HE (Herstellingen). Hoewel er geen verplichting is om met boeken te werken (u gebruikt dan in elk scherm het als default voorgestelde standaardboek), heeft het werken met boeken grote voordelen. - Historieklijsten en statistische lijsten kunnen per boek worden afgedrukt, b.v. offertes, orders en afleveringen per boek. - Verzamelfacturatie per afleverboek Werkwijze aanmaken boeken Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Boeken. 1. Vul de Code, de Naam en het Soort boek in. De soort bepaalt in welke schermen het boek beschikbaar is. 2. Vul voor de aflever- en kassaboeken ook het Dagboek in (F3 voor de selectielijst). Dit is het dagboek in de boekhouding. Werkwijze instellen standaardboek In de ingaveschermen is het veld Boek altijd geactiveerd als u het scherm opent. Het is dus de eerste ingave die u wordt gevraagd. U kunt voor ieder scherm opgeven welk boek standaard moet zijn ingevuld als het scherm wordt geopend. 1. Kies menu Instellingen, Invoice, tabblad Offerte, Order, Aflevering, Service, Vul in het veld Standaardboek het gewenste boek in (F3 voor selectielijst) en bewaar met F5. Als u een scherm opent waarvoor geen standaardboek is ingesteld, dan opent automatisch de zoeklijst van de boeken. 15

22 Briljant Algemene handleiding Datums invullen Om het invullen van datums zo snel mogelijk te maken, zijn volgende technieken voorzien. De sjabloontekens / / hoeft u niet in te tikken. Tikt u het sjabloonteken / toch in, dan springt u naar het volgende deelveld van de datum. Ingave wordt met ENTER of TAB vervolledigd tot 2 / / 02/deze maand/dit jaar 02/ / idem 02/5 / 02/05/dit jaar 02/05/ / idem 02/05/2 02/05/

23 WERKEN MET BRILJANT Browse-vensters Werken met browse-vensters Wat is een browse-venster? Een browse-venster geeft gegevens in lijstvorm weer op het scherm. In een browse-venster kunt u zelf bepalen hoeveel en welke gegevens u wenst te zien. Komt er een zoekveld in het browse-venster voor, dan kunt u via dit veld het gewenste record opzoeken. In een sleutelveld kunt u delen van de op te zoeken naam, nummer,... ingeven om snel naar het gezochte item te gaan. Voorbeeld Open het scherm Klanten en druk op F2 of op de toets Overzicht 17

24 Briljant Algemene handleiding Een browse-venster openen In vrijwel alle geopende schermen kunt u browse-vensters openen en wel op twee manieren. 1. Met de F2-toets of door op de knop Overzicht te klikken, opent u het browse-venster van het scherm. Voorbeeld In het geopende Klantenscherm opent F2 de klantenlijst in het browse-venster. In het geopende Leverancierscherm opent F2 de leverancierslijst. Enz. 2. Met de F3-toets of de knop Zoek opent u de selectielijst met de keuzemogelijkheden voor het geactiveerde veld. Voorbeeld Klik in het scherm Klanten in het veld Gemeente en druk vervolgens op F3 (of klik op de knop Zoek), dan opent de lijst van de gemeenten met de postnummers. Selecteer de gezochte gemeente, klik vervolgens op OK en de gemeente en postnummer worden ingevuld. Om te onthouden F2 opent de schermlijst in een browse-venster. F3 opent de selectielijst voor een ingaveveld. 18

25 WERKEN MET BRILJANT Navigeren in een browse-venster In een browse-venster is het aantal gegevenslijnen meestal zo groot dat de lijst niet past in het venster. U kunt snel door de lijst bewegen met de navigeerknoppen aan de rechterkant van de lijst. De symbolen hebben de volgende betekenis en sneltoetsen. ALT+HOME Ga naar het eerste record PAGE UP Ga een pagina omhoog PIJL OMHOOG Ga een record terug PIJL OMLAAG Ga een record verder PAGE DOWN Ga een pagina verder ALT+END Ga naar het laatste record 19

26 Briljant Algemene handleiding Snel gegevens zoeken in een browse-venster In een sleutelveld kunt u op twee manieren zoeken: met de beginletter(s) van een item of met het zoekkarakter *. Voorbeeld Open het menu Beheer, Klanten. Druk op F2 of klik op de knop Overzicht. Het browse-venster met de klantenlijst opent met het zoekveld op naam. Plaats de cursor in het sleutelveld en tik een willekeurige letter in. Merk op dat de actieve record onmiddellijk wijzigt naar de eerste naam die met de ingetikte letter begint. Als u meer letters intikt, dan zal de selectiebalk steeds dichter bij de gezochte naam komen te staan. Dit natuurlijk in de veronderstelling dat er namen in de databank zitten die met de gebruikte lettercombinatie beginnen. Is dit niet het geval, dan zal de naam met de eerstvolgende beginletter(s) gekozen worden. Indien u bijvoorbeeld de letter X intikt, dan zal de selectiebalk komen te staan op het eerste naam die met de letter Y begint (tenminste als u geen klant heeft wiens naam met een X begint...). Het zoekkarakter * (in het Engels wildcard) gebruikt u om de lijst van de gezochte items te vernauwen. Dit verduidelijken we best aan de hand van voorbeelden. 1. Het zoekkarakter gevolgd door een of meerdere letters Als u dit intikt krijgt u een beperkte lijst met *j alle namen waarin de letter j voorkomt *ja alle namen waarin de lettercombinatie ja voorkomt Jacobs Jans Janssens Meynen Jaak Meynen Janssens Opjanis Roveja... *jan alle namen waarin de lettercombinatie jan voorkomt Jans Janssens Meynen-Janssens Opjanis... *jans alle namen waarin de lettercombinatie jans voorkomt. Jans Jansen Meynen-Janssens Een of meerdere letters gevolgd door het zoekkarakter 20