Notitie. Verslag cerc, 23 augustus Besluit: Benoeming secretaris mw. Van Straten

Transcriptie

1 Notitie AAN : Bestuur Cercat VAN : Secretariaat Cercat DATUM : 1 april 2015 ONDERWERP : Besluitenlijst Bestuur Cercat NUMMER : Verslag cerc, 23 augustus Besluit: Benoeming secretaris mw. Van Straten Mevrouw Van Straten zal de heer Rommelse opvolgen als secretaris voor het Bestuur. Dit om de linking pin met het CCvD te waarborgen en omdat de contacten met de RvA ook via mevrouw van Straten lopen. 2. Besluit: Certificaten Door problemen bij BVQI kunnen zij op dit moment niet de juiste certificaten verzorgen bij enkele cateraars. Besloten wordt dat BVQI alsnog de tijd krijgt om de juiste accreditaties te behalen. De cateraars krijgen ook de gelegenheid om binnen een half jaar te zorgen voor de juiste certificatie. (Dit is inmiddels inderdaad zo uitgevoerd en opgelost. BVQI heeft een Cercat-contract gekregen en betreffende bedrijven zijn juist gecertificeerd.) 3. Besluit: Bijstelling certificatieschema Het Bestuur gaat akkoord met de voorgestelde bijstellingen van het certificatieschema, inclusief de voorstellen rondom opname van de criteria rond biologisch en Ik Kies Bewust. Verslag cerc, 4 april Besluit: Akkoord hanteren tijdtabel (Guide 62) Het Bestuur neemt het advies over en geeft haar akkoord op het hanteren van de tijdtabel conform Guide 62 van de RvA. Het CCvD zal eveneens gevraagd worden het advies over te nemen. Hierna zullen alle bedrijven en certificerende instellingen (CI s) geïnformeerd worden over de wijziging in het huidige schema van de te hanteren tabellen. 5. Besluit: Voorstel statutenwijziging mbt quorum Gezien de samenstelling van het CCvD en vooral de gevolgen hiervan voor het quorum wordt voorgesteld de statuten aan te passen, zodat een vergadering gemakkelijker gehouden kan worden en besluiten genomen kunnen worden. Na toelichting door het secretariaat kan het Bestuur zich vinden in het voorstel en geeft haar akkoord. (Statuten zijn aangepast zodat met een quorum van min. 50% kan worden volstaan) Besluitenlijst Bestuur Cercat 1

2 Verslag cerc, 26 november 2008, 6. Besluit: Bestuursopvolging Cercat en CCvD De heer Graft wordt opgevolgd door de heer Van de Vorm. De heer Van de Ven wordt opgevolgd door de heer Bennink. Beide in het Bestuur. In het CCvD is als opvolger van mevrouw Faber benoemd mevrouw Plooij. CV is beschikbaar bij het secretariaat. 7. Besluit: Interne audit Er is besloten, mede naar aanleiding van de bevindingen van de RvA, om op zo kort mogelijke termijn een interne audit uit te voeren. De interne audit zal in het voorjaar 2009 moeten plaatsvinden. In het CCvD is afgesproken dat dit gebeurt door een of twee adviseurs, namelijk CI s. Verslag cerc, 1 april Besluit: Website + nieuw logo Om Cercat iets beter te kunnen profileren wordt gedacht aan een eigen website. Hierdoor wordt meer recht gedaan aan het feit dat Cercat een onafhankelijke stichting is. Daarbij wordt voorgesteld om het logo aan te passen aan de tijd en wel aan te laten sluiten met het logo van Veneca. Daarmee wordt dan snel helder dat er verbanden zijn en wordt de onderlinge verwijzing vergemakkelijkt. Ook is de herkenbaarheid voor derden duidelijker. Als huiskleur wordt blauw gekozen. 9. Besluit: Certificaten niet-veneca-leden Omdat Cercat een onafhankelijke stichting is, is het zaak ook de eventuele certificaten van niet-veneca-leden op te vragen bij de CI s. Tot nu toe is hier weinig aandacht aan besteed en bleef dit eigenlijk beperkt tot de leden van Veneca. De veronderstelling is dat niet-leden zich niet op deze wijze laten certificeren. Toch zullen de CI s waar Cercat een contract mee heeft, erop worden gewezen dat van álle uitgereikte certificaten een kopie van het certificaat opgestuurd moet worden naar Cercat-secretariaat 10.Besluit: Interne controle SCV + interne audit Op initiatief van het CCvD is nog voorafgaand aan het bezoek van de RvA een interne controle uitgevoerd door de secretaris van SCV (Stichting Certificering Voedselveiligheid). Dit heeft plaatsgevonden op 12 maart Hiervan is een verslag van SCV ( scv) en het antwoord van het Cercat-secretariaat ( cerc) op te vragen bij het secretariaat. De adviezen zijn opgevolgd voor zover relevant. Behalve de interne controle zal ook een officiële interne audit plaatsvinden in mei. Deze interne audit is noodzakelijk, omdat de vereisten binnen Cercat aangeven dat alternerend de RvA danwel interne audit plaatsvindt in enig jaar. Dat dit jaar samenvalt met de RvA is een toevallige omstandigheid. De interne audit zal uitgevoerd worden door mevrouw Van t Land (KEMA), lid CCvD en een medewerker van TNO. Besluitenlijst Bestuur Cercat 2

3 11.Besluit: Toepassing nieuw certificatieschema (+ CuliCare) Het nieuwe certificatieschema wordt van toepassing voor alle activiteiten van contractcateraars. Dat wil zeggen dat ook de activiteiten binnen het segment Institutioneel hieronder gaan vallen. Dit heeft tot gevolg dat ook het Veneca-lid CuliCare, dat zich richt op institutionele catering, zal moeten voldoen aan de ISO met de aanvullingen van het certificatieschema contractcatering. CuliCare heeft een verzoek ingediend om te mogen werken met het BRC certificaat. Het CCvD is echter van mening dat dit certificaat niet compatible is met ons schema en raadt acceptatie hiervan af. Het Bestuur neemt het advies unaniem over. 12.Besluit: Toelaten 4 e CI tot het CCvD Cercat heeft een contract gesloten met 4 CI s die het certificatieschema mogen toepassen bij hun audits in de cateringorganisaties. Informatie uit het CCvD of de RvA moet nu telkens apart naar de 4 e CI toegezonden worden. Dit leidt tot extra werkzaamheden en bovendien heeft deze CI al snel per definitie een achterstand in de gang van zaken binnen certificering en contractcatering. Daarom is voorgesteld om ook de 4 e CI toe te laten tot het CCvD. Het Bestuur kan zich hierin vinden. Het CCvD zal hiervan op de hoogte worden gesteld. 13.Besluit: Risico-inventarisatie Hier is geadviseerd om niet te opteren voor het toevoegen van meer keurmerken of andere soorten certificaties. Zij stelt voor om dergelijke zaken te regelen in een vorm van risico-inventarisaties. Zie ook het verslag van het CCvD hierover. Het Bestuur is het eens met de stelling dat niet teveel logo s toegevoegd moeten worden. Het is juist de wens om zoveel mogelijk te komen tot 1 logo voor diverse zaken. Verslag cerc, 8 september Besluit: Benoeming voorzitterschap Gevraagd wordt of er criteria vastgesteld staan waaraan een voorzitter moet voldoen. Deze zijn niet als zodanig geformuleerd, doch wordt het belangrijk gevonden dat de voorzitter minimaal kwaliteit en kwaliteitsborging belangrijk vindt en ook naar anderen toe kan uitdragen. Hoewel alle bestuursleden in aanmerking zouden komen, wordt de heer Van de Vorm tot voorzitter benoemd en neemt hij de felicitaties hierop graag in ontvangst. 15.Besluit: Goedkeuring aan begrotingen en jaarcijfers Goedkeuring aan begrotingen en jaarcijfers wordt gegeven door het bestuur. Daarnaast zal ook het Veneca-bestuur inzage krijgen in deze stukken, aangezien zij de subsidieverstrekker is. 16.Besluit: Certificering niet-veneca-leden Het bestuur is het eens dat niet-leden die zich willen laten certificeren volgens het schema hiervoor zouden moeten betalen. Dit zal ook voorgelegd worden aan het CCvD. Besluitenlijst Bestuur Cercat 3

4 Verslag cerc, 8 september Besluit: Goedkeuring tekst module B en C van het Certificatieschema De contractcateraars kunnen zich goed vinden in deze tekst en ook de werkgroep, bestaande uit de heer Pelkmans, de heer Weide en de secretaris, kunnen zich goed vinden in de tekst. Het bestuur en het CCvD gaan unaniem akkoord met deze wijzigingen. 18.Besluit: Akkoord documenten tbv interne audit Op alle genoemde documenten: rapport, handboek, besluitenlijst, kruistabel, jaarplanning kan het bestuur en CCvD akkoord geven. 19. Besluit: Onafhankelijke boekhouding Om de onafhankelijkheid van de stichting meer te benadrukken is besloten een eigen boekhouding te gaan voeren. Deze liep tot nu toe mee met die van Veneca, maar dat is niet correct. 20.Besluit: Uitgegeven certificaten sturen naar secretariaat De CI s worden geacht een kopie van hun uitgegeven certificaat, conform de vereisten uit de modules, te sturen naar het secretariaat van Cercat. De Venecaleden moeten dit doen naar het Veneca secretariaat (ter verificatie van behoud lidmaatschap). Verslag cerc, 26 april Besluit: Benoeming de heer Wortelboer tot voorzitter en penningmeester Voorgesteld wordt om de heer Wortelboer te benoemen tot zowel voorzitter als penningmeester. De werkzaamheden zijn zodanig dat een combinatie van deze functie goed uitvoerbaar is. Aldus wordt besloten. Verslag cerc, 14 oktober Besluit: Afnameverplichting Certificatieschema door CI s Per 1 januari 2011 zijn de CI s verplicht per Certificatieschema 100,- te betalen en minimaal 1 betaald papieren exemplaar af te nemen (tegen het geldend tarief) In een vorige vergadering zijn de tarieven vastgesteld ( ). De ingangsdatum was daarin nog niet vastgelegd. Voorgesteld wordt om de nieuwe regeling voor zittende partijen in te laten gaan op 1 januari Ook zijn de tarieven van het Certificatieschema Contractcatering (hierna te noemen: schema) iets aangepast, omdat per module besteld kan worden en is de staffel afgeschaft. Het bestuur gaat hiermee akkoord. 23.Besluit: Verplichting CI s tot behalen van OCC-B diploma Minimaal 1 persoon per CI moet het diploma OCC-B hebben en dient de kennis te delen met relevante auditoren. Ingangsdatum vanaf 1 januari 2011 met overgangsperiode tot juli Besluitenlijst Bestuur Cercat 4

5 In het schema worden eisen gesteld aan de CI s. Het secretariaat vraagt zich af of dit voldoende scherp is en of het zinvol zou zijn van CI s te eisen dat minimaal één persoon de opleiding OCC-B heeft gevolgd. Het bestuur is het wel eens met de redenering dat nu de RvA steeds strenger lijkt te worden, het ook voor Cercat van belang is de juiste eisen te stellen, die controleerbaar zijn. Daarom wordt het voorstel overgenomen dat minimaal 1 persoon de opleiding gedaan moet hebben en dat deze persoon intern bij de eigen CI de kennis kan delen. Verslag cerc, 14 oktober Besluit: Jaarlijkse indexering Cercat-tarieven Omdat er nieuwe afspraken zijn gemaakt, moeten deze ook worden opgenomen in de overeenkomst tussen Cercat en de CI s. De vergadering keurt de aanpassingen goed. Voorgesteld wordt dat ook iets wordt opgenomen over een jaarlijkse indexering van de tarieven. Dit zal het secretariaat nog toevoegen onder het mandaat van de vergadering en zal het document niet terughoeven voor goedkeuring hierop. Aldus wordt besloten. Verslag cerc, 23 maart 2011 Verslag cerc, 2 november Besluit: Benoeming nieuwe voorzitter de heer Van Heel De heer Hans van Heel is de opvolger van de heer Wortelboer als voorzitter van het bestuur Cercat. De bestuursleden kennen elkaar, waardoor een nadere kennismaking niet nodig is. De overige leden zijn unaniem akkoord dat de heer Van Heel het voorzitterschap op zich neemt. 26.Besluit: OCC-B diploma voor auditoren: Omdat er teveel protesten kwamen tegen deze vorm van borging van de competenties, is besloten deze maatregel in te trekken. De zinsnede in het schema wordt nu in de trant dat de auditoren en CI s zelf aantoonbaar moeten maken dat zij voldoende competent zijn om te auditen volgens ons schema. Eea is aangepast in de overeenkomst bij punt Besluit: Benoeming de heer Cieremans (TÜV Rheinland) als lid CCvD De heer Cieremans van TÜV Rheinland heeft aan Cercat laten weten dat zij geen contract meer wensen met Cercat, aangezien zij hierop geen klanten meer heeft. Dat betekent tegelijkertijd dat de heer Cieremans niet langer adviserend lid kan zijn. De secretaris stelt voor om de heer Cieremans namens TÜV Rheinland te benoemen als gewoon lid van het CCvD, aangezien zijn inbreng altijd bijzonder wordt gewaardeerd. Het bestuur kan zich vinden in de benoeming van de heer Cieremans als gewoon lid van het CCvD. Besluitenlijst Bestuur Cercat 5

6 28.Besluit: Voorstel aanpassing tijdtabel Het voorstel dat Cercat heeft gedaan om standaard een reductie toe te passen op de standaard tijdtabel conform IAF MD1 wordt niet goedgekeurd door de RvA. Men vindt de argumenten die zijn aangevoerd weliswaar redelijk en uitvoerbaar, maar men mist de overwegingen waardoor eventueel verzwaringen doorgevoerd zouden moeten worden. Om die reden stellen zij dat de voorstellen voor kortingen niet kunnen worden geaccepteerd op basis van de IAF MD1. Het bestuur stelt voor de voorgestelde regeling in te trekken en te accepteren dat de MD1 volledig van toepassing wordt. Wel is het mogelijk de CI s te wijzen op de aangevoerde argumenten die reductie acceptabel zouden maken. De afweging of er reductie kan worden toegepast blijft dan evenwel een aangelegenheid van de auditor per bedrijf. De argumenten zullen bij de revisie opgenomen worden als opties voor de CI om in te zetten. Verslag cerc, 2 november Besluit: Opzegging TÜV Rheinland als CI-audit De heer Cieremans van TÜV Rheinland heeft laten weten dat zij geen contract meer wensen met Cercat, aangezien zij hierop geen klanten meer heeft. Dat betekent tegelijkertijd dat de heer Cieremans niet langer adviserend lid kan zijn. De secretaris heeft overleg gehad met de voorzitters van het bestuur, CCvD en de heer Cieremans zelf, met het voorstel de heer Cieremans te benoemen als gewoon lid van het CCvD, aangezien zijn inbreng altijd bijzonder wordt gewaardeerd. Het bestuur en CCvD kunnen zich van harte vinden in de benoeming van de heer Cieremans als gewoon lid van het CCvD. Aldus wordt besloten. Een verklaring en cv zullen moeten worden aangeleverd door de heer Cieremans. 30.Besluit: Voorstel aanpassing tijdtabel / argumenten opnemen in Cercatschema Het voorstel dat Cercat heeft gedaan om standaard een reductie toe te passen op de standaard tijdtabel conform IAF MD1 wordt niet goedgekeurd door de RvA. Men vindt de argumenten die zijn aangevoerd weliswaar redelijk en uitvoerbaar, maar men mist de overwegingen waardoor eventueel verzwaringen doorgevoerd zouden moeten worden. Om die reden stellen zij dat de voorstellen voor kortingen niet kunnen worden geaccepteerd op basis van de IAF MD1. Het bestuur en CCvD stellen voor de voorgestelde regeling in te trekken en te accepteren dat de MD1 volledig van toepassing wordt. Wel is het mogelijk de CI s te wijzen op de aangevoerde argumenten die reductie acceptabel zouden maken. Tevens kunnen de argumenten overgenomen worden die leiden tot een verzwaring. De afweging of er reductie of verzwaring kan worden toegepast blijft dan een aangelegenheid van de auditor per bedrijf. Door het op te nemen in het Cercat-schema (bij revisie) krijgen CI s argumenten in handen om te reduceren. Het biedt meer transparantie ook voor de cliënt. Verslag cerc, 27 april 2012 Besluitenlijst Bestuur Cercat 6

7 Verslag , 15 november Besluit: herbenoeming van drie CCvD bestuursleden Het bestuur wordt gevraagd akkoord te gaan met de herbenoeming van drie CCvD bestuursleden. Het betreft de voorzitter, mevrouw Plooij, de heer Pelkmans en mevrouw van Straten. Alle drie hebben te kennen gegeven zelf graag nog een periode te willen doen. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Verslag , 28 maart 2013 Verslag , 14 november 2013 Verslag , 13 maart Besluit: Invulling vacature Centraal College van Deskundigen De heer Hans Soethoudt wil graag als aspirant-lid deelnemen aan het college om eerst te kijken of het hem past. Daarna kan hij als gewoon lid aangesloten worden bij het college. Het bestuur vindt het een goede zaak dat iemand van de WUR, die ook goed bekend is met de catering en de onderwerpen die belangrijk gevonden worden, deelneemt in het college. Hij wordt dan ook van harte welkom geheten. 33. Besluit: Benoeming nieuw lid Bestuur Cercat Het bestuur gaat akkoord met de opvolging van de heer Voormolen door de heer J.H.O. van Veen (voorzitter commissie Kwaliteit Veneca) Verslag , 17 maart Besluit: Goedkeuring jaarplanning 2015 Het bestuur geeft goedkeuring op de jaarplanning van Besluit: Invulling vacature Centraal College van Deskundigen Het bestuur gaat akkoord met de opvolging van mevrouw Marieke de Vries door de heer Joost van Egmond. Joost van Egmond is van CNV Vakmensen. Besluitenlijst Bestuur Cercat 7