Voorstel: Invulling Governance Greenport Westland-Oostland

Transcriptie

1 Voorstel: Invulling Governance Greenport Westland-Oostland Sterke regionale cluster Het tuinbouwcluster Westland -Oostland, waaronder de gemeenten Barendrecht, Lansingerland, Leidschendam-Voorschoten, Midden Delfland, Pijnacker -Nootdorp, Waddinxveen, Westland en Zuidplas vallen, is sinds jaar en dag een krachtige, toonaangevende speler op wereldniveau. Oo k vandaag de dag is de regio voorloper in de tuinbouwsector. Tegelijkertijd heeft het tuinbouwcomplex het moeilijk. De rendementen staan onder grote druk, terwijl grote investeringen door private en overheidspartijen noodzakelijk zijn om een goede toekomst te waarborgen. Het gaat om zowel de individuele bedrijfsmatige investe ringen, als ook om investeringen in duurzaamheid, innovatie en efficiënte logistiek. Intensieve afstemming en samenwerking tussen overheden, bedrijfsl even en kennisinstellingen is meer dan ooit vereist om het glastuinbouwcomplex, dat van groot belang is voor economie en werkgelegenheid in de regio, een goed toekomstperspectief te bieden. Door samenwerking kunnen we expertise delen, op alle fronten een beter rendement halen en een betere verhouding tussen kosten en baten realiseren. Het primaat ligt bij de tuinbouwsector zelf: die weet het best wat er speelt en gaat spelen. Maar ook overheden en kennisinstellingen hebben een belangrijke rol te spelen. De tripartiete samenwerking op de vooraf afgesproken d oelen zorgt voor een slagvaardige afstemming en efficiënte uitvoering. Afgelopen jaren stemden de Greenportgemeenten enkele malen per jaar hun beleid af. Daarnaast overlegden de organisaties van bedrijfsleven en kennisinstellingen met elkaar. Er was echte r onvoldoende structuur, commitment en menskracht beschikbaar om ook de uitvoering van de plannen gedegen en in samenhang aan te pakken. Alle partijen hebben begin 2014 geconcludeerd dat de onderlinge samenwerking bij het versterken van het tuinbouwcluste r effectiever en efficiënter dient te worden ingericht en dat het van belang is het commitment te versterken met het doel de concurrentiekracht van Greenport Westland Oostland te vergroten. De basis hiervoor vormt de Visie Greenport Westland Oostland 2030, opgesteld door het bedrijfslevenplatform (incl. onderwijs) en gesteund door de betrokken gemeenten en de provincie. Deze notitie beschrijft h oe we de samenhang in sturen, beheersen en toezichthouden op de uitvoering van de visie willen waarborgen. Centraal daarbij staat een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. Deze notitie over de governance is opgebouwd uit vier delen: I. Uitgangspunten II. Model voor samenwerking III. Profielschets deelnemers IV. Begroting en verdeling van de kosten Aan u wordt commitment gevraagd om tijdens de bestuursperiode actief te participeren.

2 I. Uitgangspunten 1. De governance wordt gebaseerd op de bedrijfslevenvisie Deze visie is de basis voor het uitvoeringsplan en de tripartiete samenwerking. In de bijgevoegde samenwerkingspunten is een eerste concept te lezen, die bij opstart verder uitgewerkt, geconcretiseerd, geprioriteerd dient te worden; 2. De complexiteit van het tuinbouwcluster vereist commitment van en intensieve samenwerking tussen (organisaties van) het bedrijfsleven, de betrokken gemeenten, de provincie Zuid -Holland en relevante kennis- en opleidingsinstellingen. Vanwege het gemeenschappelijk belang wordt er sterke waarde gehecht aan sterke betrokkenheid van alle stakeholders op een gelijkwaardige basis; 3. Het doel van het hernieuwde tripartiete samenwerkingsverband, is: - de realisering van het uitvoeringsprogramm a; - het waarborgen van onderlinge samenhang in de wijze van sturen en uitvoeren; - het bewaken van de koers zoals vastgelegd in de visie; - het bijdragen aan een positieve communicatie en marketing van het glastuinbouwcomplex gericht op het versterken van het imago van de sector in de regio en daarbuiten ; - het verwerven van subsidies van en andere vormen van steun door derden ; - het stimuleren en aanjagen van nieuwe initiatieven die nodig zijn o m de Visie GPWO 2030 te kunnen realiseren ; - het verzorgen van d e communicatie over de ambitie, visie en de uitvoering naar buiten toe. 4. Projecten met lokale impact worden in principe lokaal opgepakt, projecten met een bovenlokaal belang krijgen een plek binnen de structuur van de GPWO 2030; 5. De GPWO pakt de uitvoering op de the magebieden in het tripartite samenwerkingsverband op voor zover het zaken betreft waar nog geen activiteit wordt verricht. Samenwerkingspunten richten zich op: a. modernisering / ruimte b. energie / warmte / CO2 c. kennis en innovatie d. water e. onderwijs en arbeidsmark t f. marketing van producten en diensten, internationalisering en ondernemerschap g. infrastructuur / logistiek 6. Projecten die reeds in uitvoering zijn, zich naar wens ontwikkelen en geen steun nodig hebben van GPWO, hebben wel de interesse van de GPWO, en worden meegenomen in de monitoring in zoverre het bijdraagt aan de doelen van de GPWO. Er wordt zoveel mogelijk via personele unies aansluiting gezocht met al thematisch georganiseerde samenwerkingsverbanden in de regio en zo nodig landelijk, die een eigen aanst uring en opdracht hebben, zoals de GHC, Kas als energiebron, glastuinbouw waterproof en het warmtebureau Zuid - Holland, Synergie en wederzijdse versterking wordt ook gezocht tussen GPWO, topsector T&U en Greenport Holland, Innovation Quarter en andere bovenregionale organisaties die van belang zijn; 7. Vanuit de totale breedte van het cluster, vormen de ondernemers de bron van inspiratie en priorite ring van het programma. Ondernemers werken daarbij samen met bestuurders en medewerkers van de overheid en kennisinstellingen; 8. Een thematische indeling kent altijd lacunes: sommige onderwerpen, activiteiten of projecten overstijgen een thema, of zijn onder meerdere

3 thema s te plaatsen. In die gevallen is bij het organiseren van de governance ervoor gekozen het primaat te leggen bij die koploper die de meeste affiniteit met en / of kennis van het onderwerp heeft. II Model voor samenwerking Het samenwerkingsverband leidt tot een slagvaardig opereren, het werven van financiële middelen, het beheren, het aanvragen van subsidies en tot het mogelijk maken van het aangaan van afspraken en overeenkomsten. Daarom is het praktisch dat het samenwerkingsverband over een zelfstandige rechtspersoon beschikt. De stichtingsvorm sluit het best aan te sluiten bij de geformuleerde doelen en structuur, en kent minder vereisten dan bijvoorbeeld een vereniging. Aangezien voor overheden het niet altijd gemakkelijk is te participeren in een externe rechtspersoon, wordt voorgesteld dat de stichting wordt opgericht door enkele van de samenw erkingspartners. De deelnemende gemeenten en de provincie sluiten zich als extern financier bij de stichting aan.

4 Een samenwerkingsmodel wordt voorgesteld bestaande uit drie bestuursniveaus: 1. Greenport Business Club (GBC) De Greenport Business Club is een open platform en kan wisselen van samenstelling al naar gelang thema. De groep vertegenwoordigt het brede cluster in de totale regio en bestaat uit ondernemers, overheden en onderzoeks - en kennisinstellingen. De Business Club komt ca. viermaal per jaar bijeen om te spreken over relevante ontwikkelingen die zij zien. Uit deze bijeenkomsten wordt de koers voorgesteld en invulling gegeven voor GPWO. 2. GreenBoard (GB) De GreenBoard functioneert als een stuurgroep en geeft het programma van GPWO inhoudelijk vorm. In de Green Board heeft per stakeholder 1 afgevaardigde zitting (niveau Colleg B&W). Voor het bedrijfsleven gaat de voorkeur uit naar ondernemers of besturend ondernemers. Zo mogelijk moeten de bedrijfslevenvertegenwoordigers representant zijn van een van de thema s, genoemd in de uitvoeringsagenda Greenport Westland Oostland. De GreenBoard komt ca. viermaal per jaar bijeen. 3. Dagelijks bestuur (DB) Het dagelijks bestuur is een klein formeel bestuur dat belast is met de uitvoering van het programma en de formele opdrachtnemer. Zij fungeren waar nodig als opdrachtgever namens GPWO. Zij worden geacht namens de Greenport relevante partijen te ontvangen. Het dagelijks bestuur bestaat uit twee vaste vertegenwoordigers vanuit d e overheid, twee vanuit de kennisinstellingen en twee vanuit het bedrijfsleven. Het Dagelijks Bestuur komt viermaal per jaar bijeen. Programmamanagement GPWO wordt ondersteund door een klein, deskundig team aan programmamanagement dat tot taak heeft: o De bijeenkomsten en vergaderingen van de hierboven genoemde organen voor te bereiden en te verslaan ; o De interne en externe communicatie van GPWO te verzorgen ; o Wellicht: de organisatie van een jaarcongres met alle schakels in de keten van de Greenport Westlan d-oostland; o Subsidie-aanvragen op te (laten) stellen; o Verslaglegging te verzorgen van inkomsten en uitgaven van GPWO en van de projecten die onder verantwoordelijkheid van de GPWO worden uitgevoerd. Het doet dit ten behoeve van DB ; o De jaarverslagen op te stellen; o Een monitoringssysteem op te zetten voor de projecten van de GPWO en de projecten die door derden worden uitgevoerd, voor zover zij passen binnen de Visie GPWO 2030 o Het DB te informeren over de voortgang van projecten die door derden worden uitgevoerd, voor zover zij passen binnen de Visie GPWO Hierbij wordt gebruikt gemaakt van het monitoringssysteem. o Het secretariaat, de communicatie-adviseur en de financiële ondersteuning aan te sturen. Het programmanagement bestaat uit een (team van) te benoemen/aan te nemen coördinator GPWO met (parttime) secretariële ondersteuning. De coördinator dient ervaren, deskundig en communicatief sterk te zijn. Er dient voldoende budget te

5 zijn voor de nodige ondersteuning bij communicatie, juridische, financië le en organisatorische aspecten rond de uitvoering van de agenda. Het samenwerkingsorgaan dient een bestuurlijk boegbeeld te hebben: een voorzitter. De voorzitter GPWO heeft onder meer tot taak: o De bijeenkomsten van de Greenboard, Greenport Businessclub en het DB voor te zitten. o Het eerste aanspreekpunt te zijn voor de programmamanager. Eerste vertegenwoordiger van de GPWO te zij n in externe contacten en bij het vertegenwoordigen van de GPWO in de media. De voorzitter GPWO: o is actief in het bedrijfsleven ; o heeft gezag; o wordt gezien als een gewaardeerd vertegenwoordiger van het Greenport-bedrijfsleven ; o heeft bestuurlijke ervaring en feeling. Huidig voorzitter Gijs Kok heeft laten weten indien gewenst beschikbaar te zijn om de voorzittersrol te vervullen totdat de transitiefase is afgerond. Tripartite aansturing per themagebied heeft tot doel de voortgang van projecten binnen het betreffende themagebied te monitoren en zo nodig en mogelijk te versnellen. Afhankelijk van het themagebied zal de vertegenwoo rdiger van het bedrijfsleven, de overheden danwel de kennis - en onderwijsinstellingen in de lead zijn. o De projecten die onder de themagebieden ressorteren, worden uitgevoerd door deskundigen. Dat kunnen afhankelijk van het onderwerp ondernemers zijn, medewerkers van overhede n en / of medewerkers van belangenorganisaties en kennis- en onderwijsinstellingen. Als er synergie bestaat tussen projecten binnen de GPWO, is het zinvol op projectniveau personele unies na te streven. Per project wordt een projectleider benoemd. De projectleider kan voor subsidie-aanvragen en secretariële ondersteuning terugvallen op het Programma-management. o Belendende percelen: belangrijk is dat de uitvoering van de Greenportvisie 2030 zoveel mogelijk is verbonden met best aande initiatieven en andere regionale dan wel landelijke overlegplatforms. Het is mogelijk om zoals bij de Greenport Horti Campus één of meerdere initiatieven onder te brengen binnen deze governance. III profielschets deelnemers aan de samenwerking De taken van de diverse organen van GPWO zijn zeer verschillend en vragen maatwerk bij de toedeling aan de diverse stakeholders. Uitgangspunt is: de beste man / vrouw op de beste plek. Zo zullen in de Green port Businessclub ondernemers de hoofdrol spelen. In de diverse projectgroepen zullen afhankelijk van het thema - ondernemers en praktijkmensen van overheden, kennisinstellingen en bedrijfsleven zitting hebben..

6 IV. De begroting voor de Greenport Westland Oostl and Gezien de ambities die door alle betrokkenen zijn uitgesproken over de GPWO, is het van belang dat voor de diverse bestuurlijke, uitvoerende en ondersteunende functies de meest geschikte personen worden gezocht. Om die reden wordt van alle betrokken organisaties een bijdrage in geld gevraagd. Vervolgens kunnen de voorzitter GPWO met door hem / haar te kiezen kwartiermakers de eisen per functie of taak formuleren en voor de invulling zorgen Begroting vaste kosten op jaarbasis: Kosten Programmamanager Uitgaven Programmabureau (secretariaat) Positionering, monitoring en imago en het organiseren van bijeenkomsten zoals die van de Greenport Businessclub ) Huisvesting en bureau kosten Accountants en advieskosten Onvoorziene kosten (ca. 10% van vaste inkomsten) Totaal vaste lasten per jaar Naar rato van de start (voorzien in september 2014) van deze governance structuur zal voor 2014 de begroting worden aangepast. voorstel voor dekking vaste lasten : provincie bedrijfsleven Kennisinstellingen gemeenten, onder te verdelen in 1 :: gemeente Westland gemeente Lansingerland : gemeente Pijnacker Nootdorp 6 x 5.000: gemeente Barendrecht, Ridderkerk, Midden -Delfland, Zuidplas, Leidschendam-Voorburg, Waddinxveen Totaal inkomsten per jaar Projectkosten Per project zal een begroting worden opgesteld en zullen de partic iperende partijen vaak in kind financieren. Zelf geïnitieerde projecten kunnen worden gefinancierd op basis van het belang dat er binnen de triple helix aan wordt gehecht. Mogelijk is dat er ook budget moet komen voor de projecten die buiten de GPWO worden gedraaid: bijvoorbeeld voor de GHC proje cten of voor duurzaamheidsprojecten. Hiervoor wordt dan een projectfinanciering opgesteld. Ook de mogelijkheden voor externe subsidies zullen daarbij bekeken worden. Alle kosten voor projecten worden binnen het betreffende project gedragen, al dan niet met gebruik making van subsidies en bijdragen van derden. Versie Dit bedrag is inclusief de reeds door de gemeente toegezegde reserveringsbijdrage voor 2014 aan GHO ( 5300).