Pharmawin. Handleiding Kortingskaarten

Transcriptie

1 Pharmawin Handleiding Kortingskaarten Versie november 2007 Handleiding kortingskaarten 1

2 Kortingskaarten Pharmawin Inhoudsopgave: 1. Werkwijze Parameters Uitgifte van een kaart Activatie van een kaart in het systeem Korting op de kortingskaart zetten Berekening van de korting Informatie over de rekening en de kaarten Vrijgave van het kortingsbedrag en uitbetaling korting Cash uitbetalen Informatie over een verkoop Kaart verloren Patiënt heeft zijn kaart vergeten Aflevering achteraf aanpassen Bedrag van de rekening manueel aanpassen Twee rekeningen samenvoegen Lijsten kortingen Korting op kasblad Werkwijze Elke patiënt ontvangt een genummerde kaart; dit nummer wordt op de kaart vermeld onder de vorm van een barcode. Bij het bezoek van de patiënt, volstaat het om de kaart in te scannen op gelijk welk moment van de verkoop en het bedrag van de uitgestelde korting zal gecumuleerd en toegevoegd worden aan de rekening van die kaart. Op het ticket van de klant komt het totaal aantal gespaarde punten te staan en de eventuele beschikbare korting. Meerdere kaarten kunnen aan éénzelfde kortingsrekening gekoppeld worden; de verschillende leden van een gezin kunnen dus elk hun eigen kaart hebben en toch op een gemeenschappelijke rekening sparen. We behouden 2 types kortingen: Direct en Uitgesteld. Er zijn verschillende criteria om te bepalen vanaf wanneer men de korting gaat terugstorten: bedrag, aantal bezoeken en periode. Als de klant zijn kaart niet bijheeft, wordt de korting niet berekend. Het is echter wel mogelijk om deze korting achteraf nog toe te kennen via herzien. Wanneer de klant recht heeft op de uitbetaling van een kortingsbedrag, wordt hiervan een ticket geprint en wordt dit bedrag stelselmatig afgetrokken van de volgende aankopen. De informatie betreffende de rekening van de kortingskaart zullen afgedrukt worden op het kasticket: - het aantal punten (eurocent) van de huidige verkoop; - het aantal punten (eurocent) vóór de verkoop; - de beschikbare korting (in Euro). Wanneer een patiënt zijn kortingskaart verloren heeft, is het mogelijk om een nieuwe kaart uit te geven met behoud van de reeds gespaarde punten. Handleiding kortingskaarten 2

3 2. Parameters Om de kortingskaarten te kunnen beheren, moeten de kortingsparameters gewijzigd worden. In het hoofdmenu van Pharmawin gaat u naar Parameters Kortingen. Daar kiest u bovenaan voor Korting op kaart, en u sluit op alle schermen uw aflevering en opent deze terug. Opgelet, eens u deze keuze gemaakt heeft, zal de korting berekend worden als en enkel als de kortingskaart ingelezen is. Om te beginnen moeten we de manier om de korting te berekenen instellen. Daarvoor gaan we een nieuw type rekening creëren. Er moet minimaal 1 type rekening gecreëerd zijn voordat u met de kortingskaarten kunt werken! Klik op F1: Nieuw Type. Handleiding kortingskaarten 3

4 De zone type bevat de naam van het type rekening. Voorbeeld: TEST De zone percentage is het standaard percentage korting. Die kan nadien per categorie gewijzigd worden. Voorbeeld: 10. De zone maximum is het maximum bedrag waarop het percentage moet toegepast worden. Dit maximum kan achteraf eveneens per categorie gewijzigd worden. Bij de zone Korting kan u kiezen tussen Direct (D) of Uitgesteld (F). Standaard wordt F (Uitgesteld) gekozen. Dit kan achteraf aangepast worden. In de zone type vrijgave kan men een keuze maken tussen de verschillende manieren om korting vrij te geven of beschikbaar te maken. 1. vanaf een bedrag 2. vanaf een aantal tickets 3. vanaf een datum De zone Limiet vrijgave hangt af van de vorige zone Euro bvb tickets bvb /12/2003 bvb. In dit laatste geval hebben enkel de dag en de maand belang. Het jaar wordt van jaar tot jaar herberekend. De zone geen korting op krediet biedt u de mogelijkheid om geen korting te geven op het bedrag van de uitbetaalde korting. Voorbeeld: U verkoopt een doosje aspirine aan 2.60 en de kaart geeft 10% korting. De patiënt heeft recht op een kortingskrediet van 1. De patiënt betaalt dus 1.60 en de korting wordt dan berekend op 1.60; hetzij Eens u bevestigd heeft via, wordt het type rekening bewaard. U kan de kortingsberekening nog verder verfijnen door de gewenste categorie rechts te selecteren en vervolgens op de toets te klikken. U kunt dan voor die bepaalde categorie een afwijkend kortingspercentage en/of ander plafond instellen, vb categorie Dieet maar 5 procent i.p.v. 10 procent. Indien u op de toetsencombinatie CTRL+F12 drukt kunt u volgende instellingen controleren: De zone Symbool barcode moet overeenkomen met het eerste karakter van de barcode van de kortingskaart. Normaal gezien moet u dit niet wijzigen. De zone Lengte barcode bepaalt het aantal karakters van de barcode. U laat hier ook best de standaardwaarde staan. De zone Nummer kaart geeft het nummer van de volgende kaart weer. De zone Check APB geeft u de mogelijkheid om na te gaan of de gelezen kaart wel degelijk een kaart van uw apotheek is. Indien u deze optie activeert en u leest een kaart die niet aangemaakt is in uw apotheek, zal het programma u daarvoor waarschuwen. Opmerking: De barcode wordt als volgt samengesteld: Symbool barcode + APB-nummer + kaartnummer. Handleiding kortingskaarten 4

5 3. Uitgifte van een kaart Om een kaart te bedrukken (indien u zelf een kortingskaartenprinter heeft), roept u in Aflevering een patiënt op via F4 of F5, en selecteert u de patiënt waarvoor u een kortingskaart wil printen. Ten slotte klikt u op F10: Barcode. De kaartprinter zal dan een gepersonaliseerde kortingskaart afdrukken. Hierna kunt u de kaart activeren. Heeft u voorbedrukte kortingskaarten dan gaat u meteen naar punt 4. activatie. Wanneer er reeds een kortingskaart gelinkt is aan een patiënt, ziet u dit aan het icoontje van de kortingskaart dat naast de patiëntnaam verschijnt in het scherm van selectie patiënt (zoals hieronder bij Devriese Mireille). Zo kan u vermijden dat u meerdere kaarten uitgeeft voor dezelfde patiënt. De kaart wordt gedrukt met de volgende gegevens: 1. Naam van de apotheek 2. Adres van de apotheek 3. Telefoon van de apotheek 4. Unieke barcode per kaart 5. Naam patiënt 6. Eventuele facturatieadres (klant) 7. Nummer van de kaart 8. Datum van uitgifte Handleiding kortingskaarten 5

6 4. Activatie van de kaart in het systeem Om een al dan niet gepersonaliseerde kortingskaart in het systeem te activeren, moet u ze in de eerste plaats inscannen. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. In de zone Titularis kaart, geeft u de naam van de patiënt in (via de knop rechts kan u zoeken in uw patiëntenbestand). Kies vervolgens het type rekening en bevestig de manier van vrijgave van de korting op de kaart. Klik tenslotte op F3 Bevestigen. U heeft zonet een rekening aangemaakt en er een kaart aan gekoppeld. Wanneer een kaart ingelezen is, wordt het icoontje van de kortingskaart getoond tussen Categorie 2 en het icoontje van de SIS-kaart. Om nog een kaart aan een rekening te koppelen, leest u de kaart van de titularis en dan klikt u op het icoontje van de kortingskaart. Handleiding kortingskaarten 6

7 Volgend informatiescherm wordt geopend: Klik op de knop Kaart wijzigen. Een nieuw venster wordt geopend. Klik dan op F2 Nieuwe kaart toekennen. Scan vervolgens de nieuwe kaart in (het nummer van de kaart wordt in de zone Nr. Toekennen ingevoegd). Selecteer de titularis van de nieuwe kaart (in de zone Titularis kaart toekennen ). Klik dan op F3 Bevestigen. Indien u de kortingskaart waaraan u de 2 e kaart wilt linken niet fysiek in de apotheek heeft, kunt u toch een 2 e kaart hieraan linken door in aflevering via F5 patient de titularis-patiënt op te roepen, in het tussenscherm selectie patient. U klikt op het icoon van de kortingskaart achter de patientnaam. Het informatiescherm wordt weer geopend en daar klikt u dan op Wijzigen kaart en volgt u de stappen zoals hierboven beschreven. Handleiding kortingskaarten 7

8 5. Korting op de kortingskaart toevoegen U kunt op 2 manieren te werk gaan: * Korting berekenen via de module Bestanden (hieronder beschreven) * Direkt een saldo op de kaart toevoegen of ervan aftrekken (zie hiervoor p17 van deze handleiding) Indien een patiënt nog recht heeft op een kortingsbedrag uit de periode van vóór de activatie van de kortingskaart (eindejaarskorting bvb.), kan u deze korting overzetten op de kortingskaart. Dit kan zowel wanneer de patiënt al een kortingskaart heeft als wanneer hij er nog geen heeft. - Wanneer er nog geen kortingskaart aangemaakt is voor de patiënt, gaat u als volgt te werk: U gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en u kiest voor standaard. Vervolgens zoekt u via F5 Patiënt de patiënt op en geeft u via F9 de het kortingsbedrag in. Eens u het totale bedrag ingegeven heeft, klikt u op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. Wanneer u later in aflevering een kortingskaart aanmaakt voor deze patiënt en deze aan de patiënt linkt, zal het programma dit kortingsbedrag detecteren en voorstellen om de korting op de kaart te zetten zoals hieronder. - Wanneer er wel al een kortingskaart bestaat voor deze patiënt, gaat u als volgt te werk: U gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en u kiest voor standaard. Vervolgens zoekt u via F5 Patiënt de patiënt op en geeft u via F9 de het kortingsbedrag in. Eens u het totale bedrag ingegeven heeft, klikt u op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. (tot hier dus net dezelfde procedure) Tenslotte klikt u op de knop Transfer naar kaart. Wanneer er voor deze patiënt een kaart aangemaakt werd, krijgt u onderstaand scherm te zien. Wanneer u de kortingskaart inleest in Aflevering en op het icoontje van de kortingskaart klikt, zal u zien dat het bedrag toegevoegd is aan het puntensaldo van de patiënt. Belangrijk: wanneer u tot nu toe werkte met de optie Eindejaarskorting automatisch toevoegen aan de memofiche van de patient, is het zeer belangrijk deze optie uit te schakelen! Anders gaat u en op de kaart en in de memofiche een korting wegschrijven. Handleiding kortingskaarten 8

9 6. Berekening van de korting In aflevering scant u de kaart in tijdens een verkoop. Het icoontje van de kortingskaart verschijnt dan. De korting wordt berekend zoals u ze ingesteld heeft bij dat type in de rubriek Parameters kortingen. Indien u voor één bepaald product toch een korting wil toekennen die afwijkt van de korting zoals ze berekend wordt volgens het ingestelde type, kan u dit doen in de specialiteitsfiche van dat product. Daar klikt u op F3 Wijzigen en vult u het gewenste kortingspercentage in. De korting per product krijgt dan voorrang op de korting per categorie. Bij het afsluiten van de verkoop wordt de korting berekend. De korting wordt onderaan getoond op het scherm dat u krijgt wanneer u afsluit via + en eveneens op het ticket. Het aantal punten van de verkoop die op de kaart bijgezet werden. 1 punt= 1 eurocent. Onderaan het ticket worden volgende gegevens toegevoegd i.p.v. de kortingsbarcode: - Toe te voegen punten: 26 (bvb.) Aantal punten van de verkoop die op de kaart bijgezet worden. - Saldo vorige punten: 123 Aantal punten op de rekening vóór de aflevering. - Beschikbare korting: 0 Korting die afgetrokken zal worden bij de volgende verkoop. Opmerkingen: Er kan slechts één kortingskaart ingelezen worden tijdens één aflevering; als reeds een andere kaart ingelezen werd, zal een waarschuwingsboodschap getoond worden. Handleiding kortingskaarten 9

10 7. Informatie over de rekening en de kaarten U kan informatie over een rekening raadplegen door op het icoontje kortingskaart te klikken in aflevering of in herzien. - Rekeningnr is het nummer van de rekening. Dit wordt intern in het programma gebruikt om de verschillende rekeningen van elkaar te onderscheiden. - Saldo korting : het bedrag dat momenteel reeds gespaard is op de rekening, maar waarvoor de vrijgave nog niet bereikt is. - Beschikbare korting : korting die bij een volgende verkoop nog uitbetaald moet worden. - Het aantal bezoeken sinds de laatste vrijgave wordt ook aangegeven evenals de periode waarin die gebeurden. - Het aantal leden die aan de rekening gekoppeld werden, het nummer van hun kaart en de uitgiftedatum ervan kan u opmaken uit de tabel. - Het type rekening, de wijze en de limiet van vrijgave van de korting ziet u onderaan. Handleiding kortingskaarten 10

11 8. Vrijgave van het kortingsbedrag en uitbetaling korting Bij het afsluiten van de verkoop, kijkt het systeem na of de voorwaarde voor vrijgave bereikt is. Als dit het geval is, wordt het scherm voor vrijgave van de korting getoond. Het aantal vrij te geven euro s wordt in het rood getoond en het systeem vraagt u of u het bedrag wil vrijgeven. Op <Enter> duwen maakt het bedrag beschikbaar. De korting wordt onmiddellijk van de lopende verkoop afgetrokken als u Ja antwoordt op onderstaande vraag. Een lijn Uitbetaling korting wordt dan aan de aflevering toegevoegd en van het te betalen bedrag afgetrokken. Er wordt eveneens een strook om te ondertekenen afgedrukt. Deze strook dient als boekhoudkundige verantwoording. Indien u Nee antwoordt, wordt de korting wel reeds beschikbaar gesteld voor toekomstige verkopen, maar nog niet afgetrokken van de lopende verkoop. Handleiding kortingskaarten 11

12 Eens het kortingsbedrag beschikbaar is, zal bij elke volgende verkoop waarbij de kortingskaart ingelezen wordt, de korting automatisch uitbetaald worden. 9. Cash uitbetalen Stel uw patiënt verhuist en wenst toch zijn korting te innen dan kan u beslissen van deze cash uit te betalen. Werkwijze 1. Scan de getrouwheidskaart in 2. Klik op het icoon van de kaart 3. Ga naar Extra / Vrijgave forceren 4. Bevestig vervolgens met 5. Sluit daarna de aflevering af zonder een product af te leveren. 6. Pharmawin vraagt of u de korting wil beschikbaar maken. Klik op en de korting wordt cash uitbetaald. Opm: indien u na stap 4 toch een product aflevert, gaat Pharmawin zoals altijd tewerk nl het maximum van de aflevering wordt vrijgegeven. Om de resterende korting alsnog uit te betalen begint u opnieuw vanaf stap 1. Handleiding kortingskaarten 12

13 10. Informatie over een verkoop In herzien kan u informatie opvragen over verkopen waarbij de kortingskaart ingelezen werd. Hiervoor zoekt u in herzien de verkoop in kwestie op en klikt u op het icoontje van de kortingskaart. U krijgt dan onderstaand informatiescherm te zien met de volgende gegevens: - Rekening is het nummer van de rekening. Dit wordt intern in het programma gebruikt om de verschillende rekeningen van elkaar te onderscheiden. - Aantal punten : het aantal punten dat op dat moment reeds gespaard was op de rekening, maar waarvoor de vrijgave nog niet bereikt was. - Beschikbare korting : eventuele korting die bij een volgende verkoop nog uitbetaald moet worden. - Het aantal bezoeken sinds de laatste vrijgave wordt ook aangegeven evenals de periode waarin die gebeurden. - Het aantal leden die aan de rekening gekoppeld werden, het nummer van hun kaart en de uitgiftedatum ervan kan u opmaken uit de tabel. - Het type rekening, de wijze en de limiet van vrijgave van de korting ziet u onderaan. Onderaan krijgt u informatie over die specifieke verkoop: De korting berekend op de verschillende categorieën BTW-percentages: 6, 12 en 21%. De eventuele teruggave van korting op een verkoop zie je in de zone Teruggave. Handleiding kortingskaarten 13

14 11. Kaart verloren Wanneer een patiënt zijn kaart verloren heeft, kan u een nieuwe kaart aanmaken voor deze patiënt zodanig dat hij zijn korting niet kwijt is en vervolgens de toekenning van de verloren kaart wissen zodat deze niet meer herkend wordt in het systeem. a. Nieuwe kaart aan rekening koppelen Om te beginnen gaat u dus een nieuwe kaart aanmaken voor de patiënt die zijn kaart verloren heeft. Hiervoor roept u in Aflevering de patiënt in kwestie op via F4 of F5 en klikt u op F10: Barcode. De kaart wordt gedrukt met de volgende gegevens: 1. Naam van de apotheek 2. Adres van de apotheek 3. Telefoonnummer van de apotheek 4. Unieke barcode per kaart 5. Naam patiënt 6. Eventuele facturatieklant 7. Nummer van de kaart 8. Datum van uitgifte Vervolgens roept u in herzien een vroegere verkoop aan die patiënt op waarbij de kortingskaart werd ingelezen en klikt u op het icoontje van de kortingskaart. Vervolgens klikt u op de knop Kaart wijzigen. In het volgende scherm klikt u dan op F2 Nieuwe kaart toekennen. Vervolgens scant u de nieuwe kaart in en geeft u de naam van de patiënt op. U zal dan onderstaand waarschuwingsscherm krijgen omdat u 2 maal dezelfde patiënt aan een rekening koppelt. Nu heeft u dus een nieuwe kaart aan de rekening van de patiënt gekoppeld zodat de reeds gespaarde korting niet verloren gaat. Het enige wat u dan nog moet doen is de toekenning van de oude, verloren kaart wissen zodat die niet meer herkend wordt in het systeem en niemand anders korting kan krijgen met die oude, verloren kaart. Handleiding kortingskaarten 14

15 b. Oude, verloren kaart wissen Nadat u de koppeling van de nieuwe kaart bevestigd heeft, keert u terug naar het infoscherm over de rekening. Daar selecteert u de kaart die u wil wissen zodat die in het blauw komt te staan en vervolgens klikt u op de knop Kaart wijzigen. Handleiding kortingskaarten 15

16 In het volgende scherm klikt u dan op F4 of de knop F4 Toekenning kaart wissen. U krijgt dan een waarschuwingsboodschap te zien. Wanneer u zeker bent dat u de kaart met dit nummer wil wissen, klikt u op ok. Als er dan toch iemand met deze kaart naar de apotheek komt, zal deze kaart niet meer herkend worden in het systeem. Handleiding kortingskaarten 16

17 12. Patiënt heeft zijn kaart vergeten Wanneer de patiënt zijn kaart vergeet, kan u hem achteraf toch nog de korting geven. Hiervoor gaat u in herzien naar de vroegere verkoop aan de patiënt waar de kortingskaart niet ingelezen werd. U klikt op F3: Wijziging en vervolgens leest u de kortingskaart van de patiënt in. Dan sluit u de verkoop af met Escape. De korting wordt berekend en toegevoegd aan de rekening. Indien u op F3 wijzigen klikt voor een ticket dat bestaat uit verschillende subtotalen zal volgende vraag verschijnen: Kiest u voor JA dan wordt de gehele aflevering getoond en kan u vervolgens de kortingskaart inscannen. In herzien ziet u nu ook het icoontje van de kortingskaart staan bij die verkoop. Klik op het icoontje om informatie te krijgen over de korting van die verkoop. Als de kortingskaart ingelezen werd tijdens de aflevering, wordt de korting berekend op het moment van aflevering. Als u deze verkoop wijzigt door er een product aan toe te voegen of van af te halen, wordt de korting herberekend, behalve indien u zonder kassawijziging afsluit (via Esc). 13. Aflevering achteraf aanpassen Indien u een aflevering oproept in Herzien en deze wijzigt via F3 Wijzigen, zoals een product toevoegen of schrappen, zal het bedrag op de getrouwheidskaart aangepast worden. 14. Bedrag van de rekening manueel aanpassen U kan rechtstreeks in aflevering de korting van de kaart aanpassen om bvb een vergissing te corrigeren: Lees een kortingskaart in aflevering en klik op het kortingskaarticoon. Het venster Info over de rekening word geopend. Daar heeft u de knop Klik deze functie aan. Vervolgens kan u het bedrag inbrengen dat u wenst toe te voegen. U kan langs deze weg ook een bedrag afhalen door hier een negatief bedrag in te brengen. Handleiding kortingskaarten 17

18 15. Twee rekeningen samenvoegen Stel u heeft per ongeluk 2 verschillende rekeningen aangemaakt voor een gezin dan kan u deze rekeningen fusioneren tot 1 rekening. Hierbij worden de punten van de ene rekening naar de andere overgezet en wordt deze 1 e rekening verwijderd. Ga hiervoor naar Bestanden / Patiënten / Kortingen. Er is een extra tabblad toegevoegd: Rekeningen Werkwijze: Klik op Patient 1 Breng de naam in van titularis van de rekening die je wenst te verwijderen Klik vervolgens op patient 2 en breng de naam in van de andere titularis Klik op samenvoegen Nota: met behulp van de dubbele pijl kan u de richting van de actie omkeren Stel u heeft per ongeluk 2 rekeningen aangemaakt voor 1 patient, dan kan u deze eveneens samensmelten. Werkwijze: Klik op Patient 1 Breng de naam in van titularis van de rekeningen Klik op samenvoegen Handleiding kortingskaarten 18

19 16. Lijsten kortingen De kortingslijsten vindt u in de module Bestanden Patiënten, waar u naar het tabblad 4.Kortingen gaat. Dan kiest u het tabblad Kaarten. Er bestaan 7 overzichtslijsten voor de kortingskaarten. U kunt steeds een detaillijst per patiënt bekijken door bij Selectie interval patiënt de titularis van de kaart in beide velden te vullen. Als Gedetailleerde lijst aanstaat, staan op het overzicht alle gespaarde/uitbetaalde bedragen met het ticketnummer en datum. Via selectie datuminterval kunt u de lijst oproepen voor een bepaalde periode. Er zijn zeven typen lijsten beschikbaar: 1. Ristorno: Lijst van alle gespaarde kortingen. Nb: Deze kunnen ondertussen wel al uitbetaald zijn. 2. Transfer naar krediet: Lijst van de vrijgemaakte (beschikbaar gemaakte) kortingen. 3. Uitbetaling krediet: Lijst van alle effectief uitbetaalde kortingen via code Directe kortingen met kaart: Overzicht van alle met type DIRECT uitbetaalde kortingen via de kortingskaart. 5. Patiënten: Overzicht van de openstaande kortingen. Deze lijst is enkel nuttig indien u werkt met Type vrijgave op datum en dit éénmaal per jaar. De patiënten worden gegroepeerd per rekening en de lijst is gesorteerd op titularis (die waarvoor als eerste een kaart gemaakt werd voor een rekening). 6. Transfer naar kaart: Overzicht van de bedragen toegevoegd aan de kaart via Bestanden/ patiënten/ kortingen/ standaard en door manueel een bedrag toe te voegen via Aflevering 7. Nog uit te betalen korting: Export naar excelbestand van alle nog niet beschikbaar gemaakte kortingen voor een gekozen jaar. 17. Korting op kasblad De gespaarde kortingen die uitbetaald worden met de kortingskaart, verschijnen op het kasblad onder de teller 112: Uitbetaling korting. Opgelet: Enkel de reeds effectief uitbetaalde kortingen komen bij de teller (112) Uitbetaling korting op het kasblad te staan, dus niet het totaal bedrag aan korting dat beschikbaar gemaakt werd! Deze bedragen worden pas op het kasblad vermeld wanneer ze daadwerkelijk uitbetaald zijn aan de patiënt. De kortingen die worden uitbetaald via type Direkt komen niet bij Uitbetaling korting te staan maar worden onder Direkte korting vermeld! Handleiding kortingskaarten 19