7 jaar Maincontracting op Schiphol: is de belofte ingevuld?

Transcriptie

1 7 jaar Maincontracting op Schiphol: is de belofte ingevuld? Kosten reductie Kwaliteitsnorm handhaven Regisseren & Innoveren Erik Diks, Manager Terminal Services Schiphol Jeroen van der Velden, Associate VFM facility experts

2 Agenda 1. Strategie & Visie: Airport City Formule 2. De belofte van Maincontracting en alternatieve beheermodellen 3. Discussie. 4. Conclusies & Resultaten 5. Discussie.

3 Strategie Schiphol Serving The Netherlands Schiphol als belangrijke driver voor de economie en het vestigingsklimaat Schiphol als betrouwbaar en efficiënt multimodaal knooppunt dat Nederland verbindt met de rest van de wereld Anticiperen op toekomstige selectieve groei door anticyclisch investeren in capaciteit en kwaliteit Verantwoord ondernemen Veiligheid Duurzaamheid Innovatie Draagvlak Uitvoering Aldersakkoord: Groei naar 580k vliegtuigbewegingen. Real Estate Maatschappelijke functie Aviation AirportCity Géén beursgang, maar financieel management wel onderworpen aan de eisen van de financiële markt Consumers Ondernemende bedrijfsvoering Competitieve en innovatieve bedrijfsvoering, pro-actief, klantgericht, lean & mean, geïnspireerd en gastvrij Financieel gezonde bedrijfsvoering op corporate niveau Voor de korte termijn sterk inzetten op kostendaling, voor langere termijn op daling kosten per WLU Tariefstelling Aviation inzetten als instrument voor een betere concurrerende positie in Europa Variabiliteit in rendement Aviation is acceptabel, mits op langere termijn rendement wordt gehaald Consumers en Real Estate dienen economic profit te realiseren

4 Strategie: TRE FS Visie Terminal Real Estate /Facility Regisseur van alle facilitaire processen in de Terminal die: 1. gerelateerd zijn aan de 3 hygiëne kpi s; 2. de passagiers perceptie beïnvloeden; 3. een aktieve bijdrage levert aan de rendementsdoelstellingen van de AirportCity strategie. Missie Een kleine compacte hoogwaardige beheer organisatie die, met flexibel ingerichte contracten, uitgevoerd door betrokken contractpartners, invulling geeft aan de doelen gesteld door onze (interne) klanten en de behoeften van de passagiers.

5 Strategie: TRE FS Doelstelling & Ambitie TRE FS: TRE/ FS heeft het doel en de ambitie om tegen 10 % lagere kosten een minimaal gelijkblijvende PAX perceptie te realiseren op de factoren: Terminal Cleanliness score 87% (uitstekend en goed); Cleanliness Washrooms score 82% (uitstekend en goed); Washroom facilities score 90% (uitstekend en goed). Opschalen in het terminalproces door een betere samenwerking met de PMC s waardoor kosten stabilisatie gedurende de looptijd van het contract mogelijk wordt.

6 KPI s (gemeten PAXperceptie) Pax perceptie algemene hygiëne Terminal 86 Pax perceptie hygiëne sanitair Terminal Moving Average Algemene Hygiëne Norm Hygiëne Periode Cijfers Algemene Hygiëne Moving Average Santair Norm Periode Cijfers Sanitair jun. 07 aug. okt. dec. feb. apr. jun jun. 07 aug. okt. dec. feb. apr. jun. 08 Pax perceptie hygiëne algemene ruimte onder controle (gemiddeld boven norm van 87% u+g) Pax perceptie hygiëne sanitair terminal structureel te laag (gemiddeld onder norm, sinds medio 2000 daling vanaf 86%) Oorzaken: 1. Slechte logistiek schoonmaak 2. Verouderd sanitair 3. Achterstallig onderhoud 4. capaciteitsproblemen tijdens pieken

7 Ontwikkelingen Nieuwe Schiphol Strategie vraagt om herijking; Weinig grip op de processen en kwaliteit; Dalende passagiers aantallen..dus druk op kosten; Bonus malus systeem had geen effect meer op resultaat; Stringentere beveiliging drukt produktiviteit; Te weinig innovatie kacht; Hoog uurtarief op schiphol in relatie tot markttarief. (druk vanuit inkoop) Hoe nu verder?

8 De belofte & alternatieven Kosten reductie Kwaliteitsnormen handhaven Regisseren & Innoveren

9 De belofte en alternatieven Evaluatie Maincontracing Commodity concept Hospitality concept Sanitair concept Logistiek concept Samenhang concepten

10 Financieel risico/belang Kraljic Hoog Hefboomproducten Alternatieve leveranciers beschikbaar Verwisseling mogelijk Strategie: Concurrentiestelling Strategische producten Moeilijk om van leverancier te wisselen Kritisch voor kostprijs en levering Strategie: Samenwerking Laag Routineproducten Groot aanbod Grote diversiteit aan producten Bewerkelijk Strategie: Procesvereenvoudiging Reduceren aantal leveranciers Knelpuntproducten Monopolistische markt Hoge entreebarrières Strategie: Veiligstelling levering Ontwikkelen alternatieven Laag Toeleveringsrisico professioneel opdrachtgeverschap Hoog

11 Contract & beheer vormen Service Integrator (TFM/IFM) (<50 % self-operating) Multi Service Contract 1 Opdrachtgeverschap & Demand Management Single Service Contract Managing Agents (geen operationele activiteiten) Maincontracting (> 50% self-operating) Multi Service Contract 2 (>75 % self-operating) Business Requirements Outputspecificaties Concern procurement Managen van perceptie en contract doelstellingen (KPI) Toetst de kwalitatieve output en kosten Matchmaking (de juiste oplossing met de juiste partij) Levert (markt) ontwikkeling en innovatie = kennis Vertalen van outputspecificaties naar uitvoering en kosten in SLA Integratie van activiteiten opdat de doelmatigheid wordt behaald Werkt de SLA uit naar uitvoering, planning en organisatie Stuurt de operatie aan Is verantwoordelijk voor de technische uitvoering cier 1 cier 2 cier 3 cier 4 cier 5 cier 6 cier 7 cier.. Verzorgt de administratieve afhandeling van de contractafspraken

12 De belofte 1. Kostenverlaging door bundeling volume; 2. Tijdwinst en gemak door één partij, één aanspreekpunt, één verzamelfactuur; 3. Synergievoordelen door integraal dienstenpakket; 4. Flexibiliteit in contractvolume; 5. Kwaliteitsverbetering van facilitaire processen; 6. Professionele managementinstrumenten; 7. Continu inzicht in kosten en kwaliteit van faciliteiten; 8. Overname operationeel en financieel risico; 9. Expertise op het gebied van facility management.

13 Evaluatie Taakverbreding, taakteams en taakverrijking een brug te ver voor werknemers en maincontractors. Proces integratie onvoldoende tot stand gekomen. Reparatie en coördinatie niet schoonmaak activiteiten door toevoegen nieuwe functie van facility manager of contractmanager. Beheerskosten van gemiddeld 8 % (soms 20%) relatief hoog. Maincontracter is onvoldoende in staat zich een weg te vinden binnen Schiphol partijen en belangen. Kosten reductie & efficiency vraagstukken kwamen veelal op initiatief van Schiphol. Innovatieproces verliep moeizaam ook mede door gekozen constructie en opstelling Schiphol organisatie.

14 evaluatie Evaluatie huidige contractvorm De huidige contractvorm is op basis van maincontracting. Hierbij zijn alle activiteiten van TRE FS belegd bij 3 leveranciers die op basis van volume en geografie zijn ingedeeld. Doelstelling hierbij was om de doelmatigheid en integratie van het beheer en de uitvoering te vergroten. Maincontracting Strengths Weaknesses Integrale verantwoor- Transparantie in delijkheid in uitvoering performance Minder beheer Sturen op PAX Minder administratie Eenheid en profilering Integratie van activiteiten Innovatie Opportu nities Focus TRE FS op Regie T hreaths Afhankelijkheid Proceskennis uit handen Stapelen van overhead

15 Conclusie Maincontracting heeft niet geleid tot optimum Oorzaken? Onvoldoende invulling strategische partnership Veel focus op operationele aspecten en instrumentarium. Organisatie signatuur maincontractors te veel gericht op specialisatie en standaardisatie.

16 Alternatieve concepten Evaluatie Maincontracing Commodity concept Hospitality concept Sanitair concept Logistiek concept Samenhang concepten

17 Beheermodellen Commodity concept Het commodity concept bestaat uit het ontvlechten van de activiteiten van TRE FS naar logische clusters van specialisatie. Doelstelling hierbij is een kwalitatieve uitvoering tegen zo laag mogelijke kosten volgens het principe: Schoenmaker blijf bij je leest In de SWOT Commodity is een beoordeling gemaakt van het concept. Strengths Marktvergroting Specialisatie Helder proces Focus op uitvoering Commodity Weaknesses Meer leveranciers Meer afstemming Geen PAX gedachte Meer beheer Opportunities Proceskennis Lagere kosten (product) Innovatie Threaths Chaos in regie Beheersbaarheid Aansturing

18 Beheermodellen Sanitair concept Het sanitair concept bestaat uit het clusteren van alle activiteiten binnen sanitaire groepen incl. revisie, onderhoud en supplies. Doelstelling hierbij is een hoogwaardige kwaliteit op alle sanitaire groepen in de terminal die minimaal gelijk is aan de PAX perceptie. In de SWOT Sanitair is een beoordeling gemaakt van het concept. Sanitair Strengths Weaknesses 1 op 1 PAX resultaat Opslag middelen & supply Optimale effiency Afhankelijkheid van op sanitair 1 leverancier 1 Kwaliteit in Terminal Loopafstanden Opportunities Threaths Innovatie Kleine markt Total Cost of Ownership Personeel Concept ontwikkeling Afbreukrisico bij / Commercie non performance

19 Beheermodellen Hospitality concept Het hospitality concept bestaat uit het toezicht houden, signaleren en regisseren van alle TRE FS activiteiten op de pieren en gates. Doelstelling hierbij is een hoogwaardige kwaliteitsbeleving te leveren (Comfort) aan alle passagiers. In de SWOT Hospitality is een beoordeling gemaakt van het concept. Hospitality Strengths Weaknesses Aansluiting PAX Geen dekking vanuit Profilering AAS huidig budget Kwaliteit dienstverlening Aansturing uitvoerende leveranciers Maakbaarheid Opportunities Klanttevredenheid Aansluiting PMC Innovatie Threaths Kolom denken AAS Kwetsbaar in uitvoering Niet bewezen concept

20 Beheermodellen Logistiek concept Het logistiek concept bestaat uit het centraal uitleveren van de verbruiks- en kapitaal goederen en middelen in de terminal. Doelstelling is een eenduidige logistieke flow opdat de middelen en goederen optimaal worden ingezet tegen de laagste kosten. In de SWOT Logistiek is een beoordeling gemaakt van het concept. Logistiek S trengths Weaknesses Minder beweging Extra tijd Kosten lager Afstemming Productinnovatie Afhankelijkheid Integratie Andere logistieke flow Opportu nities Uitstraling Grotere innovatiekracht T hreaths Verkeerde focus Vingerwijzen

21 Alternatieve concepten Evaluatie Maincontracing Commodity concept Hospitality concept Sanitair concept Logistiek concept Samenhang concepten

22 In de beoordeling is het logistiek concept niet meegewogen omdat dit concept ondersteunend is aan de beoordeelde concepten Beoordelingscriteria Commodity H ospitality S anitair 1 Beste Europese transfer luchthaven In top 3 Europese o/d luchthavens Ambiance en Terminal comfort % besparing Handhaven PAX perceptie PMC centraal (aansluiten bij de klant) Flexibiliteit contract / concurrentie Afbreukrisico Innovatiekracht A. Mate van belang van criterium voor de PAX perceptie of TRE FS beoordeling B. Criterium dat aan de markt wordt meegegeven als doelstellinig. C. Geldt zowel A als B in de beoordeling en doelstelling + / ++ Goede tot zeer goede beoordeling 0 Gelijkblijvend geen verandering - / - - Slechte tot zeer slechte beoordeling Beoordeling concepten

23 Beoordeling concepten Beoordeling: Het sanitair concept voldoet aan de beoordelingscriteria en kan als zodanig in de markt uitgevraagd worden. Het commodity concept levert de grootste bijdrage in de besparingsdoelstelling en voldoet aan de gewenste leveringsprestaties en flexibiliteit. Het hospitality concept heeft een te groot afbreukscenario indien dit zelfstandig in de markt wordt uitgevraagd zonder mandaat naar de uitvoerende leveranciers. Daarintegen levert het hospitality concept veel toegevoegde waarde t.a.v PAX perceptie en klantbediening. Conclusie s: 1) Sanitair concept als zelfstandig perceel uitvragen. 2) Commodity concept als perceel uitvragen. Afbreukrisico reduceren en stimuleren competitie door keuze van meerdere en kleinere percelen voor reguliere schoonmaak.

24 Contractvorm & beheermodel Service Integrator (TFM/IFM) (<50 % self-operating) Sanitair Concept Multi Service Contract 1 PMC s Terminal & AAS Opdrachtgeverschap & Demand Management TRE FS Maincontracting (> 50% self-operating) Single Service Contract Managing Agents (geen operationele activiteiten) Multi Service Contract 2 (>75 % self-operating) Commodity Concept Business Requirements Outputspecificaties Concern procurement Managen van perceptie en contract doelstellingen (KPI) Toetst de kwalitatieve output en kosten Matchmaking (de juiste oplossing met de juiste partij) Levert (markt) ontwikkeling en innovatie = kennis Vertalen van outputspecificaties naar uitvoering en kosten in SLA Integratie van activiteiten opdat de doelmatigheid wordt behaald Werkt de SLA uit naar uitvoering, planning en organisatie Stuurt de operatie aan Is verantwoordelijk voor de technische uitvoering cier 1 cier 2 cier 3 cier 4 cier 5 cier 6 cier 7 cier.. Verzorgt de administratieve afhandeling van de contractafspraken

25 Conclusies & Resultaten herijking strategie en contractvormen. Kosten reductie Kwaliteitsnorm handhaven Regisseren & Innoveren

26 Huidig vs Nieuw Huidige business model: Maincontracting 3 maincontractors, met elk een eigen gebied, waarvoor eigen leveranciers (vb 3x glaswas) Geen financiële ruimte meer Oorzaak 1. meerdere bezuinigingsrondes 2. huidig bonus /malussysteem uitgewerkt (malus reeds verwerkt in contractsom). Beperkte concurrentie Oorzaak grote omvang percelen, 4 van de 5 bedrijven werken voor AAS, laatste aanbesteding dateert van Hoge beheerskosten, 8% van totaal Maincontractor stuurt subcontracten aan Gevolg regiefunctie afdeling Facility Services (FS) niet optimaal georganiseerd, afstand tot operatie Nieuw business model: Single use contracting Schoonmaak opdelen in kleinere percelen Overige processen (glaswas, zitgelegenheden, groen) 1 leverancier per proces Nieuwe financiële mogelijkheden door andere werkwijze. Kleinere percelen hanteren biedt ruimte voor concurrentie uit middensegment Gevolg mogelijkheid opzeggen contract /vervangen, meer sturing nodig door afdeling (afdeling directer betrokken bij operatie). Halvering beheerskosten, 4% van totaal Door uitbreiding eigen organisatie

27 Huidig vs Nieuw Huidige business model: Maincontracting Contractsom hoog /productiviteit laag Oorzaak 1. veel verstorende aspecten (beschikbaarheid gates, toegankelijkheid airside, inzet mensen/ machines op de dag) 2. lage innovatie- en mechanisatiegraad Behoud Pax perceptie niet langer in contract vast te leggen Reden geen toereikende mogelijkheden voor contractors om achterblijvende pax perceptie t.a.v. hygiëne sanitair te beïnvloeden (extra schoonmaak duur + weinig effect i.v.m. verouderd sanitair) Taakverbreding en multi- tasking werkt niet in schoonmaakindustrie Nieuw business model: Single use contracting Contractsommen kleiner /productiviteit hoger Waarin meer focus op innovatie i.s.m. branchepartijen (robotisering, mobiele vuilpersunits etc.), zelf verstorende operationele problemen oplossen Overwegend contracteren op beïnvloedbare technische normen Gevolg Verlagen de directe en indirecte kosten en zorgen voor scherpere focus op hygiëne en schoonmaak. Taakspecialisatie en -standaardisatie leiden tot een lean en mean proces

28 Euro's Euro's Kostenontwikkeling Realisatie 2004 Realisatie 2005 Realisatie 2006 Realisatie 2007 JVW 2008 Budget 2009 (Tender) Budget (mio euro) 19,9 22,1 24,3 25,2 24,4 22,3 Passagiersaantallen (mio) 42,5 44, ,8 47,8 48,2 Bruto Vloer Oppervlak BVO (m2's ) Kosten /pax (euro s) 0,47 0,50 0,53 0,53 0,51 0,46 Kosten /m2's (euro s) 37,24 40,34 40,13 39,59 38,19 34,31 25% besparing op facilitaire kosten, bij toename van vloeroppervlak m2, + pax groei + CAO verhoging Besparing Six Sigma 10% Bezuinigingen Aviation 5% Six Sigma -10% Aviation -5% Kosten Schoonmaak per pax 42,00 Kosten Schoonmaak per m2 Europese Tender -10% 0,55 40,00 0,53 38,00 0,51 0,49 kosten/pax 36,00 34,00 kosten/m2's 0,47 0, JVW 2008 Jaren Besparing Europese Tender 10% bud ,00 Uitbreiding Lounge 1: m2 Terminal 4: m JVW 2008 Jaren H-Pier: m2 bud 2009 BC Corridor: m2

29 Perceptie vs Kosten Hoe kan schiphol de invloed op de passagiersperceptie vergroten en tegelijk de kosten verlagen? Project : Professioneel Opdrachtgever Assetmanagement. Efficiency target in de contracten van 3% per jaar. (Innovatie, logistiek, robotisering, verhogen mechanisatiegraad) Gezonde marktconcurrentie. Invoering nieuw sanitair concept. Invoering Maincontracting en/of IFM