Gebruiksaanwijzing / Snel aan de slag

Transcriptie

1 RICOH TotalFlow Print Manager Gebruiksaanwijzing / Snel aan de slag Snel aan de slag Version Bekijk het Help-systeem van uw product voor informatie die niet in deze handleiding staat. Lees deze handleiding zorgvuldig door en houd deze binnen handbereik ter referentie.

2

3 Inleiding Belangrijk Tot zover maximaal is toegestaan door de wetgeving die van toepassing is, is de fabrikant in geen geval aansprakelijk voor welke schade dan ook die voortvloeit uit fouten van dit product, verlies van documenten of gegevens, of het gebruik van dit product en de meegeleverde gebruiksaanwijzingen. Zorg ervoor dat u altijd een kopie of back-ups hebt van belangrijke documenten en gegevens. Documenten en gegevens kunnen worden gewist door bedieningsfouten of door fouten van het apparaat. Gebruikers moeten zich ook beschermen tegen computervirussen, wormen en andere schadelijke software. De fabrikant is onder geen omstandigheden verantwoordelijk voor documenten die door u zijn gemaakt met dit product of voor resultaten die voortkomen uit door u uitgevoerde gegevens. Verwijder of plaats geen schijven tijdens het uitvoeren van deze toepassing. Zaken waar u op moet letten in deze handleiding Sommige illustraties of toelichtingen in deze handleiding kunnen afwijken van uw toepassing als gevolg van verbeteringen of wijzigingen aan de toepassing. De inhoud van dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Geen enkel deel van dit document mag zonder de voorafgaande toestemming van de fabrikant in enige vorm worden gedupliceerd, gekopieerd, gereproduceerd, aangepast of geciteerd. Handleidingen voor deze toepassing De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor deze toepassing. Instructiehandleidingen De volgende instructiehandleidingen worden meegeleverd: Installatiehandleiding (gedrukt/pdf) In deze handleiding worden de installatie- en opstartprocedures voor deze toepassing beschreven. Snel aan de slag (gedrukt) Deze handleiding beschrijft de inlogprocedure van de applicatie, uitvoering van een basisconfiguratie en hoe u de Gebruikershandleiding kunt afdrukken. Gebruikershandleiding (HTML/PDF) In deze handleiding worden de functies en basisbewerkingen van deze toepassing beschreven. De PDF-documentatie kan alleen met Adobe Acrobat Reader of Adobe Reader worden weergegeven. U kunt de HTML-documentatie weergeven met een webbrowser. 1

4 Help In de Help worden tekstballonnen gebruikt om uitleg te bieden over de instellingen, de waarden voor deze instellingen en de manier waarop u deze opgeeft. In deze handleiding wordt de Help-informatie ook wel contextafhankelijke Help genoemd. Hoe u deze documentatie het best kunt lezen Voorafgaand aan het gebruik van deze toepassing Deze handleiding bevat instructies en waarschuwingen voor een correct gebruik van deze toepassing. Lees deze handleiding aandachtig en volledig door voordat u deze toepassing gaat gebruiken. Houd deze handleiding als naslag bij de hand. Het gebruik van de handleidingen en Help Gebruik de instructiehandleidingen en de contextafhankelijke Help naar eigen voorkeur. Informatie over het installeren en starten van deze toepassing Zie de Installatiehandleiding. Leren werken met RICOH TotalFlow Print Manager Raadpleeg de handleiding Snel aan de slag. Informatie over de functies en basisbewerkingen van deze toepassing Zie de Gebruikershandleiding. Informatie over het configureren van de scherminstellingen, correcte invoer, enzovoort Zie de contextafhankelijke Help. De instructiehandleidingen bekijken (Installatiehandleiding en Gebruikershandleiding) Gebruik deze procedures om de instructiehandleidingen (HTML/PDF) te bekijken. De beschrijvingen in de HTML- en PDF-versie van de instructiehandleidingen zijn hetzelfde. U geeft als volgt de Gebruikershandleiding in HTML weer: Klik in de gebruikersinterface van TotalFlow Print Manager op, de Help-knop, aan de rechterkant van de menubalk en klik vervolgens op [Help]. Als u niet op TotalFlow Print Manager bent aangemeld, voer dan deze url in een webbrowser in: De naam van de computer waarop Total- Flow Print Manager is geïnstalleerd, ishostnaam. 2

5 Om de PDF-handleidingen weer te geven, klikt u op [Start], gaat u naar [Alle programma's], vervolgens [RICOH TotalFlow Print Manager] en klikt u vervolgens op [Installatiehandleiding] of [Gebruikershandleiding]. 3

6 De contextafhankelijke Help bekijken Wanneer u de muisaanwijzer boven bepaalde items pagina's van de gebruikersinterface houdt (aanwijzen zonder te klikken), verschijnt er Help-informatie over dit item in een ballon. Wanneer u de muisaanwijzer boven een eigenschap in een dialoogvenster houdt, verschijnt, de vraagtekenknop, naast de naam van de eigenschap. Klik op om de contextafhankelijke Help voor de eigenschap weer te geven. Klik in de contextafhankelijke Help op om de verwante pagina in de Gebruikershandleiding in HTML weer te geven. 4

7 Symbolen In deze handleiding worden ter verduidelijking van de inhoud de volgende symbolen gebruikt. Met dit symbool wordt aangegeven dat u bij gebruik van de toepassing ergens op moet letten. Zorg ervoor dat u deze uitleg leest. Dit symbool duidt op aanvullende informatie die u mogelijk nuttig vindt, maar die niet essentieel is voor de uitvoering van een taak. [Vet] Vet Cursief Monospace Vet gedrukte tekst binnen vierkante haken geeft de namen van toetsen, menu's, menu-items, vensters, velden, instellingen en knoppen aan. Vet gedrukte tekst geeft de namen van opdrachten aan. Ook voor nieuwe begrippen wordt vet gedrukte tekst gebruikt. Cursieve tekst wordt gebruikt voor variabelen die u moet vervangen door uw eigen gegevens. Monospace type wordt gebruikt voor computerinvoer en bestandsnamen. { } In meldingen en andere elementen van de gebruikersinterface, worden variabelen die door het programma zelf worden vervangen tussen gekrulde haakjes geplaatst.... Een ellipsteken geeft aan dat een reeks kan doorgaan. 5

8 Handelsmerken Adobe, het Adobe-logo, Acrobat, het Adobe PDF-logo, Distiller en Reader zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of in andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars. Onderdelen van dit softwareproduct zijn Copyright Adobe Systems Incorporated en zijn licentiehouders. All rights reserved. Fiery is een geregistreerd handelsmerk van Electronics for Imaging, Inc. in de V.S. en/of sommige andere landen. EFI is een handelsmerk van Electronics for Imaging, Inc. in de V.S. en/of sommige andere landen. Firefox is een geregistreerd handelsmerk van de Mozilla Foundation. Google en Chrome zijn handelsmerken van Google Inc. IBM en DB2 zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van International Business Machines Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Linux is een gedeponeerd handelsmerk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista en Internet Explorer zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. De juiste namen van de besturingssystemen van Windows luiden als volgt: De productnamen van Windows XP luiden als volgt: Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows XP Home Edition De productnamen van Windows Vista luiden als volgt: Microsoft Windows Vista Ultimate Microsoft Windows Vista Business Microsoft Windows Vista Home Premium Microsoft Windows Vista Home Basic Microsoft Windows Vista Enterprise De productnamen van Windows 7 luiden als volgt: Microsoft Windows 7 Home Premium Microsoft Windows 7 Professional Microsoft Windows 7 Ultimate Microsoft Windows 7 Enterprise De productnamen van Windows Server 2008 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2008 Standard Microsoft Windows Server 2008 Enterprise De productnamen van Windows Server 2008 R2 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard 6

9 Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise De productnamen van Windows Server 2012 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2012 Standard Microsoft Windows Server 2012 Enterprise De productnamen van Windows 8 zijn als volgt: Microsoft Windows 8 Standard Microsoft Windows 8 Professional Microsoft Windows 8 Enterprise UNIX is een gedeponeerd handelsmerk van The Open Group in de Verenigde Staten en andere landen. De overige productnamen die in dit document worden gebruikt, zijn alleen bedoeld als aanduiding en kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke bedrijven. Wij doen afstand van enig recht op deze merken. 7

10

11 1. Snel aan de slag Aanmelden bij TotalFlow Print Manager Een printer aanmaken Een virtuele printer aanmaken De Gebruikershandleiding afdrukken Problemen oplossen Volg deze instructies om een eenvoudig TotalFlow Print Manager-systeem te installeren en de Gebruikershandleiding af te drukken. U kunt al deze taken het gemakkelijkst uitvoeren op het systeem waarop u TotalFlow Print Manager hebt geïnstalleerd. U moet de Gebruikershandleiding op dat systeem afdrukken. Als er op dat systeem geen ondersteunde browser aanwezig is, kunt u de andere taken uitvoeren op een systeem met de noodzakelijke programma's voor toegang tot TotalFlow Print Manager. 1 Aanmelden bij TotalFlow Print Manager Ga als volgt te werk om u aan te melden bij TotalFlow Print Manager: 1. Open een browservenster. 2. Voer deze URL in de adresbalk van uw browser in: Op het systeem waarop TotalFlow Print Manager is geïnstalleerd en typ het volgende in: Op elk ander systeem typt u het volgende in: host_name is de naam van het systeem waarop TotalFlow Print Manager is geïnstalleerd. Het aanmelddialoogvenster van TotalFlow Print Manager wordt weergegeven: Raadpleeg Problemen met de verbinding met TotalFlow Print Manager, p. 13 als er geen verbinding tot stand komt. 3. Voer Admin in het veld [Gebruikersnaam] in. Gebruikersnamen zijn hoofdlettergevoelig. 4. Voer password in het veld [Wachtwoord] in. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig. 5. Klik op [Aanmelden]. U wordt gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen: 9

12 1 Snel aan de slag 1 6. Voer uw oude wachtwoord in het veld [Huidig wachtwoord] in. 7. Voer uw nieuwe wachtwoord in de velden [Nieuw wachtwoord] en [Wachtwoord bevestigen] in. Wachtwoorden kunnen uit 8 tot 32 bytes bestaan (max. 32 tekens van één byte). Ze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet de volgende tekens bevatten: ' (apostrof) < (kleiner dan) = (isgelijkteken) > (groter dan) ` (accent grave) (verticale streep) ~ (tilde) ${ (dollarteken gevolgd door linkerhaakje) [DEL] (Delete-toets) Alle controletekens 8. Klik op [Wijzigen]. Een printer aanmaken Maak een printer aan die PDF-bestanden kan afdrukken. Dit soort printer wordt een Job Ticket printer genoemd. U hebt de hostnaam of het IP-adres van de printer nodig. Een Job Ticket printer aanmaken: 1. Klik in de menubalk op [Configuratie]. De pagina [Configuratie] van de gebruikersinterface TotalFlow Print Manager wordt weergegeven: Deze is opgedeeld in gebieden die pods worden genoemd. 2. Klik in de werkbalk van de pod [Printers] op, het pictogram voor toevoegen/kopiëren, en klik vervolgens op [Taakticket...]. 10

13 Een virtuele printer aanmaken Het dialoogvenster [Taakticket-printer maken] wordt weergegeven: 1 3. Voer in het veld [Naam] een naam voor de printer in, bijvoorbeeld TestPrinter. Namen van printers zijn hoofdlettergevoelig en mogen geen spaties bevatten. Ze mogen een lengte hebben van 1 tot 32 bytes (32 tekens van één byte of minder tekens van meerdere bytes). 4. Voer in [TCP/IP-adres of hostnaam] het IP-adres van de printer in. Gebruik voor printers met een EFI-controlleroptie het IP-adres van de controller. 5. Aanvaard de standaardinstellingen voor de andere velden. 6. Klik op [OK]. In de pod [Printers] verschijnt een pictogram voor de nieuwe printer. 7. Als u de nieuwe printer wilt gebruiken, klikt u op, de inschakelknop, naast die printer. Een virtuele printer aanmaken Maak een virtuele printer aan om taken te ontvangen en deze naar de printer te verzenden. U bevindt zich nog steeds op de pagina [Configuratie] van de gebruikersinterface van TotalFlow Print Manager. Ga als volgt te werk om een virtuele printer te maken: 1. Klik in de werkbalk van de pod [Virtuele printers] op, het pictogram voor andere handelingen, en klik vervolgens op [Toevoegen/kopiëren...]. 11

14 1 Snel aan de slag Het dialoogvenster [Virtuele printer maken] wordt weergegeven: 1 2. Voer in het veld [Naam] een naam in voor de printer, bijvoorbeeldtestprinter_vp. Namen van virtuele printers zijn hoofdlettergevoelig. Ze kunnen een lengte hebben van 1 tot 30 bytes (30 tekens van één byte of minder tekens van meerdere bytes). 3. Onder [Type taakindiening] selecteert u [Hot folder]. 4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst [Aangevraagde printer] de printer die u hebt aangemaakt. 5. Aanvaard de standaardinstellingen voor de andere velden. 6. Klik op [OK]. In de pod [Virtuele printers] verschijnt een pictogram voor de nieuwe virtuele printer. Samen met de printer wordt een hotfolder met de naam install_drive:\aiw\aiw1\system\hf\virtual_ printer_name aangemaakt. Deze hotfolder is de plaats waar de virtuele printer taken ontvangt. 7. Als u de nieuwe virtuele printer wilt gebruiken, klikt u op, de inschakelknop, naast die printer. De Gebruikershandleiding afdrukken U kunt nu de TotalFlow Print Manager Gebruikershandleiding afdrukken. Voer deze taak uit op hetzelfde systeem waarop u TotalFlow Print Manager hebt geïnstalleerd. De Gebruikershandleiding afdrukken: 1. Maak een kopie van de Gebruikershandleiding: 12

15 Problemen oplossen Als Adobe Reader (of Adobe Acrobat die Adobe Reader bevat) is geïnstalleerd: 1) Klik in de werkbalk van Windows op [Start], ga naar [Alle programma's], vervolgens [TotalFlow PM], daarna [TotalFlow Print Manager] en klik vervolgens op [Gebruikershandleiding]. De Gebruikershandleiding wordt in Adobe Reader geopend. 2) Klik op [Bestand], vervolgens op [Opslaan als] en daarna op [PDF...]. 3) Navigeer naar Mijn documenten of een andere map die u gemakkelijk vindt en klik op [Opslaan]. Als Adobe Reader niet is geïnstalleerd: 1) Open de map install_drive:\program Files\TotalFlow\Tot alflow PM\docs. install_drive is de schijf waarop TotalFlow Print Manager is geïnstalleerd. 2) Klik met de rechtermuisknop op UserGuide.pdf en sleep dit naar Mijn documenten of een andere map die u gemakkelijk vindt. 3) Selecteer [Hier kopiëren]. 1 Zorg ervoor dat u UserGuide.pdf kopieert en niet verplaatst. Als u de map per ongeluk hebt verplaatst, kopieert u deze terug naar install_drive:\program Files\TotalFlow \TotalFlowPM\docs. U moet een kopie bijhouden voor later. 2. Open de hotfolder van de virtuele printer. De hotfolder heetinstall_drive:\aiw\aiw1\system\hf\virtual_printer_name.install_ drive is de schijf waarop TotalFlow Print Manager is geïnstalleerd.virtual_printer_name is de naam van uw virtuele printer. 3. Sleep de kopie van de Gebruikershandleiding naar de hotfolder. Problemen oplossen In dit hoofdstuk leest u wat u bij problemen kunt doen. Problemen met de verbinding met TotalFlow Print Manager Als u geen verbinding kunt maken met het dialoogvenster aanmelden van TotalFlow Print Manager, controleer dan de volgende punten: 1. Zorg ervoor dat TotalFlow Print Manager actief is. Na de installatie van TotalFlow Print Manager moet u de computer opnieuw opstarten om de installatie te voltooien en TotalFlow Print Manager te starten. 2. Open een Windows opdrachtprompt en voer dit commando in: ping host_name host_name is de naam van het systeem waarop TotalFlow Print Manager is geïnstalleerd. Als u geen reactie krijgt, neem dan contact op met uw netwerkbeheerder. 13

16 1 Snel aan de slag 1 3. Zorg ervoor dat uw DNS-instellingen correct zijn. Neem contact op met uw netwerkbeheerder voor hulp. 4. Zorg ervoor dat uw firewall de toegang tot het TotalFlow Print Manager-systeem niet blokkeert. U moet zich mogelijk verifiëren via de firewall of de firewall configureren zodat deze poort niet blokkeert. Problemen bij het afdrukken van de Gebruikershandleiding Als de TotalFlow Print Manager Gebruikershandleiding niet is afgedrukt, controleer dan de volgende punten: 1. Ververs uw browser om er zeker van te zijn dat deze de actuele printerstatus weergeeft. 2. Controleer in de pod [Printers] de statusindicator links van de printerafbeelding: Indicator Betekenis Wat te doen Gereed Dit is correct. Ga naar de volgende stap. Uitgeschakeld Klik op, de inschakelknop, naast de printer. Offline Fout Waarschuwing De printer is offline. Zorg ervoor dat de printer is ingeschakeld en dat een firewall de toegang niet blokkeert. Er is een fout opgetreden bij de printer. Er is bijvoorbeeld papier vastgelopen. Controleer de printer. De printer bevindt zich in waarschuwingsstatus. Het papier is bijvoorbeeld bijna op of de tonercartridge is bijna leeg. Controleer de printer. 3. Controleer in de pod [Virtuele printers] de statusindicator links van de printerafbeelding: Indicator Betekenis Wat te doen Gereed Dit is correct. Ga naar de volgende stap. Uitgeschakeld Klik op, de inschakelknop, naast de printer. 4. Zorg ervoor dat de virtuele printer met de printer is gekoppeld: 1) Klik op het pictogram van de virtuele printer om het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] te openen. 2) Zorg ervoor dat de printer in de vervolgkeuzelijst [Aangevraagde printer] is geselecteerd. 14

17 2014

18 RICOH COMPANY, LTD , Ginza, Chuo-ku, Tokyo , Japan http: // com RICOH TotalFlow Print Manager *D3AN8544* NL NL 2/2014 D3AN8544 D3AN8544