Gebruikershandleiding correspondentiesysteem

Transcriptie

1 Communicatie Expertise Centrum Den Dolech 2, 5612 AZ Eindhoven Postbus 513, 5600 MB Eindhoven Auteur Iris Breugelmans / Annet van Kollenburg Datum 3 mei 2010 Versie 2.0 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem Hoe maak ik een document met het correspondentiesysteem?

2 Inhoudsopgave Titel Gebruikershandleiding correspondentiesysteem 1 Installeren correspondentiesysteem en invoeren eigen gegevens Installeren Correspondentiesysteem starten Taal instellen Persoonlijke gegevens invullen Hulp bij het invullen Eigen gegevens in meerdere talen Eigen gegevens selecteren Nieuwe versie van het huisstijlsysteem installeren 12 2 Werken met het huisstijlsysteem Een document maken Werkbalk Betekenis van de iconen in de speciale werkbalk: Gebouwcode aanpassen Hergebruik van documenten in nieuwe huisstijl Hergebruik van documenten in vorige huisstijl Taalinstellingen Corresponderen uit naam van een collega Samenvoegen (Word 2007) Document maken Document geschikt maken voor samenvoegen Document samenvoegen Adresetiketten Een tabel maken Een rapport maken Inhoudsopgave Eind- en/of voetnoot Pagina draaien en van een gegenereerd document 27 3 Printen Papiersoorten Printer instellen Printen 30

3 1 Installeren correspondentiesysteem en invoeren eigen gegevens Met het correspondentiesysteem kun je verschillende documenten maken in de huisstijl van de TU/e. Voordat je het systeem kunt gebruiken, moet je het eerst installeren en eenmalig je eigen gegevens invullen. In de volgende paragrafen lees je hoe dat moet. 1.1 Installeren Sluit Microsoft Word en Outlook. Ga naar P:\TUe huisstijl\msi (of: \\campusf\projects\tue huisstijl\msi) Dubbelklik op het bestand TUe Correspondence Tool v<versienummer>.msi. Het onderstaande scherm verschijnt. Kies Run. 3 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

4 Het installatiepakket start. Kies Volgende. Er verschijnt een scherm waar met opties bij de installatie. De optie: Deze optie maakt het mogelijk om het huisstijlsysteem te gebruiken in combinatie met applicaties die zelf Microsoft Word starten. Denk hierbij aan rapportage of brieven tools in Microsoft Access. Deze optie staat default aan. Hierdoor kan de correspondentietool ook worden gebruikt als Microsoft Word vanuit een andere applicatie wordt opgestart. De optie maakt het uiteraard ook mogelijk Microsoft Word als losse applicatie te gebruiken. Default moet het vinkje altijd aangevinkt zijn. Er verschijnt een nieuw scherm. Kies Installeren. Het correspondentiesysteem wordt geïnstalleerd. Na installatie verschijnt het scherm InstallShield Wizard voltooid. Klik op Voltooien. 4 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

5 Opmerking: het uitvoeren van het MSI pakket via de route Start > Configuratiescherm > Software geeft niet altijd het gewenste resultaat. Het advies is om deze route niet te gebruiken. 5 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

6 1.2 Correspondentiesysteem starten Start Microsoft Word. Bovenin het scherm staat nu een extra werkbalk voor het correspondentiesysteem. Druk op de knop om het systeem te starten. TIP: Het huisstijlsysteem kun je ook activeren met de toetscombinatie CTRL + ALT + D Je krijgt het volgende scherm te zien. Dit is het sjabloonselectiescherm. 6 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

7 1.3 Taal instellen Het systeem staat standaard ingesteld op Engels. Voor zowel de dialogen als de documenten die je gaat maken, kun je kiezen uit Engels en Nederlands. Je kunt de taal als volgt instellen: Klik op Options. Kies Language en kies de gewenste taal voor de dialogen en de documenten. Op onderstaand scherm is voor beide opties de Nederlandse taal gekozen. Klik op Save and Close om deze instelling te bewaren. 7 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

8 Het sjabloon selectiescherm is nu in het Nederlands: 8 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

9 1.4 Persoonlijke gegevens invullen De eerste keer dat je het systeem gebruikt, moet je (eenmalig) je persoonlijke gegevens invullen. Kies in het sjabloonselectiescherm voor Gegevens. Kies vervolgens Toevoegen. Na het invullen van de velden, sla je de gegevens op met Opslaan en Sluiten. 9 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

10 1.4.1 Hulp bij het invullen Veld Zoekveld Volledige naam Beheerseenheid Doorkiesnummer Faxnummer Mobiel nummer Kamernummer Afdeling Toelichting Dit moet een unieke code zijn op basis waarvan het huisstijlsysteem je gegevens kan vinden. Vul hier bijvoorbeeld de eerste letter van je voornaam en eerste twee letters van je achternaam in. Let op: Als je het zoekveld hebt ingevuld en opgeslagen bij Standaard, kun je dit niet meer wijzigen bij de andere talen. De combinatie zoekveld + taal zorgt er namelijk voor, dat het huisstijlsysteem de juiste gegevens gebruikt bij het corresponderen (zie ook paragraaf 1.4.2). Als je de invulling van het zoekveld toch verandert, ziet het huisstijlsysteem dit als een kopieeractie. Vul hier je voor- en achternaam in. Deze gegevens worden gebruikt voor het sjabloonselectiescherm, niet voor de documenten die je gaat maken. Dit is een voorgedefinieerde keuzelijst waaruit je de beheerseenheid kunt kiezen waarvoor je werkt. Vul hier het volledige adres in. Let op: Alle gegevens worden aan de linkerzijde van de documenten geplaatst. Hier is beperkte ruimte. Als je een lang e- mailadres hebt, kan het gebeuren, dat het adres niet meer getoond wordt. Dit komt doordat het adres niet automatisch afgebroken kan worden. Je kunt dan door het huisstijlsysteem een afbreekstreepje laten plaatsen door op de gewenste plaats in je e- mailadres de volgende tekst te plaatsen: <shy>. Bijvoorbeeld: j.c.m.jansen-langenhuizen<shy>@tue.nl. Vul je volledige telefoonnummer in. De schrijfwijze voor telefoon- en faxnummers is: Bijvoorbeeld: Plaats bij correspondentie in het Engels +31 voor het nummer. De voorloopnul vervalt dan. Bijvoorbeeld: Vul hier je volledige faxnummer in. Als je geen nummer invult, verschijnt automatisch het faxnummer van de beheerseenheid. Je mag hier een mobiel nummer invullen. De schrijfwijze voor mobiele nummers is Bijvoorbeeld: Plaats bij correspondentie in het Engels +31 voor het nummer. De voorloopnul vervalt dan. Bijvoorbeeld: Vul hier alleen het kamernummer in zonder de gebouwcode. De gebouwcode wordt automatisch geplaatst, afhankelijk van de beheerseenheid. Indien nodig, kun je de gebouwcode aanpassen als je een document gaat maken (zie paragraaf 2.3). Dit veld kan gebruikt worden voor een afdeling of bijvoorbeeld capaciteitsgroep. Het veld mag ook leeg blijven. 10 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

11 Webadres Titel Titel achter de naam Medewerker code Je kunt hier je eigen webadres invullen. Als je niets invult verschijnt standaard Vul hier de titel(s) in die voor de naam geplaatst moeten worden. Zie de correspondentiewijzer voor de schrijfwijze van titelatuur. Vul hier de titel(s) in die achter de naam geplaatst moeten worden. Zie de correspondentiewijzer voor de schrijfwijze van titelatuur. Dit moet een unieke code zijn voor toekomstige koppelingen. Vul hier je personeelsnummer in. Het is niet verplicht om dit veld in te vullen Eigen gegevens in meerdere talen Je hebt je gegevens nu ingevuld in het dialoog, waarop staat Standaard. Dit staat voor de taal Standaard. Als je hier je gegevens volgens de huidige taal invult (Nederlands of Engels), worden deze gegevens door het huisstijlsysteem gebruikt. Je hoeft de knop met vlag dan niet aan te klikken. Bijvoorbeeld: een medewerker die correspondeert in de Nederlandse taal vult zijn gegevens in de Nederlandse taal in bij de taal Standaard. Deze medewerker hoeft niet meer te klikken op de knop met de Nederlandse vlag. Als je in een andere taal gaat corresponderen, moet je die bewuste vlag aanklikken. Je krijgt dan de melding of het huisstijlsysteem je gegevens van de standaardtaal moet kopiëren en plakken naar die gekozen taal. Kies je Ja, dan hoef je alleen die gegevens aan te passen, die aangepast moeten worden voor die taal. Kies je Nee, dan krijg je een geheel leeg invuldialoog. Kies je voor Annuleren, dan keer je terug naar het invuldialoog van de standaardtaal. Bijvoorbeeld: als de bovenstaande medewerker ook moet corresponderen in de Engelse taal, dan moet deze medewerker ook op de Engelse vlag klikken. Bij het klikken wordt de beschreven melding getoond. Kiest hij voor Ja, dan hoeft zijn naam niet meer veranderd te worden. Echter zijn telefoonnummer moet bijvoorbeeld wel aangepast worden (voorloopnul verwijderen en +31 ervoor plaatsen). 11 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

12 1.5 Eigen gegevens selecteren Na het toevoegen van je gegevens, moet je deze gegevens selecteren. Klik op Medewerker en selecteer je eigen naam. Je kunt hier ook de naam van een collega selecteren waarvoor je een document gaat maken. 1.6 Nieuwe versie van het huisstijlsysteem installeren Als er een nieuwe versie van het huisstijlsysteem uitgebracht wordt, installeer je die op de volgende manier: Ga naar de map waar de nieuwe MSI staat: P:\TUe huisstijl\msi (of: \\campusf\projects\tue huisstijl\msi) Dubbelklik op het bestand TUe Correspondence Tool v<versienummer>.msi. Het onderstaande scherm verschijnt. Kies Run. 12 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

13 Daarna verschijnt het volgende scherm: Kies verwijderen en klik op de knop Volgende. Kies nogmaals Verwijderen. De oude versie wordt nu verwijderd. Klik op Voltooien. Let op: de nieuwe versie moet nog geïnstalleerd worden! Dubbelklik weer op de bestandsnaam TUe Correspondence Tool v<versienummer>.msi en volg de instructies van paragraaf 1.1. Na voltooien van de installatie, kun je met de nieuwe versie werken. Alle gegevens die je ingevoerd hebt bij de eerste installatie, blijven behouden. 13 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

14 2 Werken met het huisstijlsysteem 2.1 Een document maken In het huisstijlsysteem vind je een standaardopmaak voor: Brief Begeleidend schrijven Memo Fax Rapport Leeg formulier staand Leeg formulier liggend Etiketten (2 x 4) Etiketten (2 x 6) Je kunt als volgt een van bovenstaande documenten maken: Druk op de knop om het huisstijlsysteem te starten. Dubbelklik op het icoon van het document dat je wilt gaan maken. Vul alle benodigde gegevens in (let op: dit kunnen twee schermen zijn) en druk op Voltooien. Het document wordt nu gemaakt en je kunt de inhoud verder invullen. Gebruik hierbij de speciale werkbalk van het huisstijlsysteem (zie paragraaf 2.2). Voordat je het document kunt printen op huisstijlpapier, moet je eerst de printer instellen. Zie hoofdstuk 3 van deze handleiding. 2.2 Werkbalk In het gegenereerde huisstijldocument kun je de volgende huisstijlopmaken gebruiken. Sommige knoppen op deze huisstijlwerkbalk kunnen, afhankelijk van het actieve documenttype, inactief zijn. Gebruik niet de standaard opmaakbalk van Word: Deze opmaak is niet volgens de TU/e-huisstijl. 14 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

15 2.2.1 Betekenis van de iconen in de speciale werkbalk: Starten huisstijlsysteem Hergebruik documenten Voorbereiden op samenvoegen Standaard tekstopmaak toepassen Vet alineakopje toepassen Genummerd hoofdstuk toepassen Genummerde paragraaf toepassen Genummerde subparagraaf toepassen Genummerde subsubparagraaf toepassen Ongenummerd hoofdstuk toepassen Bijlage toepassen Opsomming bullets toepassen Opsomming met cijfers toepassen Opsomming streepjes toepassen Opsomming met letters toepassen Tabelgenerator starten Bijschrift voor figuur en/of tabel invoegen Opnieuw nummeren Pagina draaien (alleen voor Brief en Rapport) Inhoudsopgave bijwerken (alleen voor Rapport) Plakken als niet-opgemaakte tekst (Plakken speciaal) 15 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

16 2.3 Gebouwcode aanpassen Bij gebouwcode wordt de invulling getoond van de gekozen beheerseenheid. Als je een document gaat maken, heb je hebt de volgende mogelijkheden: kiezen uit de voorgedefinieerde lijst ( ) eigen invulling opgeven eigen invulling weer verwijderen ( ). Bij kamernummer wordt de invulling getoond van de gekozen medewerker. Je kunt hier een eigen invulling opgeven. 2.4 Hergebruik van documenten in nieuwe huisstijl Je kunt in een bestaand huisstijldocument de documentgegevens aanpassen door op de knop in de huisstijlwerkbalk te klikken. De dialoog behorende bij het huisstijldocument verschijnt en je kunt de gegevens aanpassen. Klik op OK en deze gegevens worden in het bestaande huisstijldocument bijgewerkt. Pas de documentgegevens niet rechtstreeks in het huisstijldocument aan! Deze invulling gaat verloren als je Documenthergebruik activeert. 16 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

17 2.5 Hergebruik van documenten in vorige huisstijl Documenten gemaakt in de vorige huisstijl, kunnen niet in het nieuwe huisstijlsysteem worden gebruikt. Met behulp van de knop kun je oude tekst plakken in het nieuwe huisstijldocument, zonder dat de opmaak van het oude huisstijldocument meegenomen wordt. Dit werkt als volgt: 1. Genereer eerst het nieuwe huisstijldocument. 2. Open het oude document. 3. Selecteer de tekst die je wilt kopiëren. 4. Druk op de toetscombinatie CTRL en C (of op de kopieerknop in de standaard Wordwerkbalk). 5. Ga naar het nieuwe document. 6. Zet de cursor waar de nieuwe tekst moet komen. 7. Druk op de knop (en niet de toetscombinatie CTRL en V *). 8. Met de huisstijlwerkbalk (zie paragraaf 2.2.1) kunt je de juiste opmaak toepassen. *Als je de toetscombinatie CTRL en V gebruikt, vervuil je het nieuwe huisstijldocument met oude opmaak. Let op: je kunt op deze manier geen documentgegevens hergebruiken. Deze documentgegevens moet je altijd invullen in de dialoog. 2.6 Taalinstellingen Om de dialoog- en/of documenttaal standaard in te stellen start je het huisstijlsysteem met de knop. Klik op Instellingen om je voorkeur te wijzigen (zie ook paragraaf 1.3). De documenttaal van de te genereren huisstijldocumenten kun je ook instellen in de dialoog van het betreffende document. De laatst gekozen instelling wordt bewaard. 17 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

18 2.7 Corresponderen uit naam van een collega Als je een huisstijldocument wilt maken met de gegevens van een collega, selecteer dan zijn of haar gegevens via de knop Medewerker en eventueel de knop Organisatie. Vervolgens kunt je een huisstijldocument maken met de gegevens van de geselecteerde persoon. Je eigen instellingen krijg je weer terug door jezelf weer te selecteren via bovengenoemde knoppen. Onderaan het sjabloonselectiescherm kun je zien wie geselecteerd is: TIP: Je kunt ook zoeken op een gedeelte van de naam (handig als er veel namen staan). Vul dan in het invulveld na naar eerst een % teken in en vervolgens de letters. Bijvoorbeeld je zoekt naar Faculteit Werktuigbouwkunde? Dan zoek je sneller met %We. 18 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

19 2.8 Samenvoegen (Word 2007) De volgende huisstijldocumenten kun je samenvoegen: Brief Etiketten 2x4 Etiketten 2x6 Begeleidend schrijven Het uitgangspunt is, dat je een brief samenvoegt met een Excelsheet (*.xlsx) of een Access database (*.mdb) via de gebruikelijke Word methodiek. Doorloop voor het samenvoegen dan de volgende stappen: Document maken Maak een brief of ander document aan Document geschikt maken voor samenvoegen Maak het document geschikt voor samenvoegen door te klikken op de knop voorbereiden voor samenvoegen ). ( Document Het venster Samenvoegen verschijnt. Kies voor Document voorbereiden voor samenvoegen en druk op OK. 19 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

20 Na deze keuze zal het venster Logokeuze bij afdrukken verschijnen. Kies de gewenste variant voor het samengevoegde document. Normaal gesproken zal dat bij de brief de keuze Geen logo zijn, omdat deze op voorbedruk papier wordt afgedrukt. Het document is nu voorbereid op samenvoegen. 20 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

21 2.8.3 Document samenvoegen Kies via het menu voor Mailings > Start Mail Merge > Step by step mail merge wizard. Hierdoor wordt de Samenvoegwizard geopend. Deze verschijnt rechts naast het document. Doorloop de 6 stappen: Stap 1 van 6: Kies het gewenste documenttype en druk op de blauwe link Next. Stap 2 van 6: Kies Use the current document om het huidige document als samenvoegdocument te gebruiken en druk weer op Next. Stap 3 van 6: Kies Use an existing list om een adressenbestand te kunnen openen. Met de blauwe link Browse kun je een Excelsheet of Access database openen. Als je het juiste bestand hebt gekozen, klik je weer op Next. 21 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

22 Stap 4 van 6: je kunt nu de laatste hand aan de brief leggen, mocht dit nodig zijn. Hierbij kunt je gebruik maken van de knoppenbalk Mail Merge. Als deze balk nog niet zichtbaar is, kun je deze zichtbaar maken door met de rechtermuisknop ergens op de knoppenbalk te klikken en Mail Merge aan te klikken in het pop-up menu. Als je klaar bent met het bewerken van het document, klik je op Next. Stap 5 van 6: Je kunt door de records heen bladeren om te kijken of de gegevens juist in het document worden geplaatst. Als alles goed is, druk je op Next. Stap 6 van 6: Je kunt nu kiezen om het samengevoegde bestand te tonen, zodat je het kunt bewerken of opslaan, of direct printen. Het basisdocument blijft dan wel openstaan, maar het samengevoegde document zal niet worden getoond. 22 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

23 In beide gevallen kun je een bereik opgeven in het onderstaande venster Adresetiketten Om de TU/e adresetiketten af te drukken (2 x 4) moet het type Herma 4470 worden aangepast. De instellingen moeten worden vastgelegd zoals hieronder aangegeven. Op die manier wordt bereikt dat de tekst niet over het voorbedrukte etiket wordt afgedrukt. Voor adresetiketten (2 x 6) kan het type Herma 4457 worden gebruikt. Dit zijn adresetiketten zonder voorbedrukt logo. 2.9 Een tabel maken In alle sjablonen kan je een tabel invoegen via de knop aantal rijen en kolommen in.. Vul in het dialoogscherm het 23 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

24 Kolombreedte aanpassen Je kunt de breedte van de kolommen instellen. Als je het aantal kolommen aanpast, zal automatisch de volledige breedte verdeeld worden over de kolommen. De breedte staat aangegeven in procenten. Om de breedte te wijzigen, selecteer je in de getoonde lijst de kolom die je wilt aanpassen. In het veld erboven ( Geselecteerde kolom ) kun je de nieuwe kolombreedte invoeren. De breedte van een tabel is altijd 100%. Als de totale breedte van de kolommen meer of minder is dan 100%, zal Word dit automatisch corrigeren tijdens het genereren Een rapport maken Er zijn een aantal functies alleen van toepassing voor het rapportdocument. De uitleg over deze functies vind je in dit hoofdstuk. Zie voor algemene opmaakfuncties de uitleg van de werkbalk in paragraaf Inhoudsopgave Gebruik voor het aanmaken van hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen de bijbehorende knoppen in de werkbalk. Doe hetzelfde voor ongenummerde hoofdstukken en bijlagen. Al deze hoofdstukken e.d. worden automatisch opgenomen in de inhoudsopgave. Gebruik de knop om de inhoudsopgave steeds bij te werken. 24 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

25 Als je geen bijlagen hebt, zie je in de inhoudsopgave staan: No table of contents entries found. Deze tekst is alleen op het scherm te zien, niet op de geprinte versie Eind- en/of voetnoot Eind- en/of voetnoten kun je invoegen via de standaardwerkbalk van Word. Kies Insert > Reference > Footnote. Het volgende dialoog verschijnt: Je kunt hier kiezen om een eind- of voetnoot in te voegen Pagina draaien Het is mogelijk blanco en landscape pagina s toe te voegen aan een huisstijldocument. In een brief of rapport kunnen pagina s gedraaid worden. Klik hiervoor op de knop. Bij een brief komt het volgende dialoogscherm naar voren: 25 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

26 Hierbij is een blanco pagina niet helemaal blanco, maar is dit een volgpagina waarbij de linker informatiekolom is verwijderd. Hiermee ontstaat een pagina die nog wel binnen de huisstijl past, maar meer ruimte biedt voor de broodtekst. Daarnaast is het mogelijk om landscape pagina s in te voegen. Deze kunnen zowel blanco als normaal ingevoegd worden. Het verschil is hierbij hetzelfde als bij de normale blanco pagina. De ene variant heeft dus wel de informatiekolom aan de linkerzijde, de andere niet. De eerste pagina van een brief is altijd staand. Staand en blanco ; een keuze voor een volgpagina staand en blanco Liggend ; een keuze voor een volgpagina liggend met informatiekolom Liggend en blanco ; een keuze voor een volgpagina liggend en blanco De layout is van toepassing op een sectie. Naar keuze kan de huidige sectie worden aangepast of de volgende sectie. De eerste pagina van een brief kan niet gedraaid worden. Let op: als je de volgpagina afwijkend wilt opmaken, geef dan geen pagina-break in de huidige sectie. Dit veroorzaakt een lege pagina. Kies op de actuele pagina van de brief voor draaien van de pagina met. 26 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

27 Bij een rapport komt het volgende dialoogscherm naar voren Je kunt kiezen uit: Sectie invoegen : na de cursor wordt een nieuwe sectie ingevoegd en een nieuwe pagina aangemaakt. De nieuwe pagina wordt dan gedraaid t.o.v. de huidige pagina. De cursor wordt verplaatst naar die nieuwe pagina. Als de huidige pagina staand is, wordt de nieuwe pagina gedraaid naar liggend en andersom. Huidige sectie draaien : er wordt geen nieuwe sectie toegevoegd (er wordt geen nieuwe pagina aangemaakt). De huidige pagina waar de cursor in staat, wordt dan gedraaid. Alle pagina s behalve titelblad, inhoudsopgave en de eerste pagina na de inhoudsopgave kunnen gedraaid worden en van een gegenereerd document Als je het document naar iemand wil sturen, die niet behoort tot het TU/e, dan beschikt deze persoon niet over het huisstijlsysteem. Om er zeker van te zijn, dat de juiste tekst en opmaak behouden blijft, kun je het beste het Word document omzetten naar een PDF document (zie paragraaf 3.3). 27 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

28 3 Printen 3.1 Papiersoorten De huisstijl voor correspondentiemiddelen maakt gebruik van meerdere soorten papier: Blanco (standaard wit papier, onbedrukt) Voorbedrukt met logo in blauw en rood en assenstelsel in rood Etiketten 2x4 (vellen met 8 etiketten, bedrukt met logo) Etiketten 2x6 (vellen met 12 etiketten, onbedrukt) 3.2 Printer instellen Voordat je kunt printen, moet je eerst je printer instellen. De huisstijl heeft namelijk vier papiersoorten, die eerst gekoppeld moeten worden aan de juiste printerlade van de printer. Dit doe je als volgt: Klik op de knop en het sjabloonselectiescherm verschijnt. Klik op Instellingen. Klik op Printers. Selecteer de juiste printer. Klik op Eigenschappen. Het scherm Printer instellingen verschijnt. In de linkerkolom staat de Papier Naam. In de rechterkolom kun je via een uitklaplijst de Papier lade instellen. Deze papierlades worden rechtstreeks uit de printerdriver gelezen. Als niet direct duidelijk is, welke lade je moet gebruiken, dan kun je het beste verschillende keuzes proberen. 28 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

29 Als je in het scherm Printer instellingen witte invulvelden ziet bij bijvoorbeeld Alias, dan betekent dat, dat deze printer niet goed op je PC is geïnstalleerd. Je moet deze printer dan niet instellen en ook niet gebruiken om op te printen. Gebruik standaard printerlade voor blanco papier Elke printer heeft een standaard printerlade, die gebruikt wordt door applicaties als er geprint moet worden. Zorg ervoor, dat in deze standaard printerlade het blanco papier ligt en niet het voorbedrukte papier. Standaard printerlade volgorde Elke printer heeft een standaard printerlade volgorde. Dit is de volgorde, waaruit het papier gepakt gaat worden. Normaliter wordt begonnen met de Grote Capaciteit printerlade. Het komt voor, dat de eerste vaste printerlade gebruikt wordt. Dit kan een Kleine Capaciteit printerlade zijn, die idealiter gebruikt zou worden voor het voorbedrukte papier. Indien dat laatste het geval is, dan moet de standaard printerlade volgorde omgedraaid worden. Informeer je collega s Je collega s moeten weten in welke printerbak welk soort papier geplaatst moet worden. Plaats bijvoorbeeld een sticker op de aanwezige printerladen om aan te geven, welk papier er in die printerlade gelegd moet worden. Printer met één papierlade Een printer met één papierlade is niet in te stellen. Plaats eerst een vel voorbedrukt papier in de papierlade en print daarna pas uw document. 29 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

30 3.3 Printen Je kunt de huisstijldocumenten via de normale Word methodiek printen: a) Menu Bestand, item Afdrukken b) Knop c) Sneltoets (CTRL + P) Het volgende scherm verschijnt: Je kunt kiezen uit 3 opties. Dit heeft te maken met het al dan niet gebruik maken van voorbedrukt huisstijlpapier. 1. Logo in kleur: gebruik deze optie om een PDF te maken. Zo kun je een digitaal document met kleurenlogo maken. Gebruik deze functie altijd als je documenten per e- mail wilt versturen. De ontvanger krijgt dan de juiste opmaak te zien. Dat is niet het geval als het document als Word-bestand verstuurd wordt en de ontvanger geen TU/e huisstijlsysteem heeft. Je moet eerst een PDF Writer installeren om PDF bestanden te kunnen maken. 2. Logo in grijswaarden: het document wordt op blanco papier afgedrukt en het logo wordt in grijswaarden meegeprint. 3. Geen logo: Kies deze optie om op voorbedrukt papier te printen. Het huisstijlsysteem selecteert automatisch de juiste printerbak voor de verschillende pagina s. 30 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

31 Problemen bij printen Heb je in de tussentijd een andere printer geselecteerd? Als je in het scherm Afdrukken (bereikbaar via menu File > Print of CTRL + P) een andere printer selecteert, moet je het scherm eerst sluiten. Vervolgens kun je het scherm Afdrukken weer openen en direct printen door op de knop OK te klikken: Printer komt niet voor: zorg ervoor, dat de in te stellen printers geïnstalleerd zijn op de eigen PC. Een opgeslagen Word document dat is gemaakt met het huisstijlsysteem, kan op het verkeerde papier geprint worden, wanneer het huisstijlsysteem niet actief is in Word. Het document wordt dan geprint op papier uit die printerbak, die als laatste is gekozen. Het printdialoog zoals hiervoor is getoond, komt dan niet naar voren bij het printen. De lijn van het TU/e logo wordt onder en boven aan de pagina afgekapt. Stel de printer als volgt in: Kies Properties Kies Paper Quality Kies Paper Size: A4 31 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0

32 32 Gebruikershandleiding correspondentiesysteem / Versie 2.0