Beleid Ongewenste Omgangsvormen Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en pesten

Transcriptie

1 Beleid Ongewenste Omgangsvormen Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en pesten FloraHolland. Where beauty meets business.

2 Beleid Ongewenste Omgangsvormen 1. Inleiding Gemiddeld heeft 1 op de 4 werknemers in Nederland last van ongewenst gedrag op het werk. Uit het medewerkersonderzoek van 2009 blijkt dat 33% van de medewerkers bij FloraHolland te maken heeft met ongewenst gedrag. FloraHolland streeft naar een gezonde en veilige werkomgeving voor haar medewerkers. Ook wil zij voldoen aan de wettelijke verplichtingen (de Arbo-wet en regelgeving inzake gelijke behandeling), Daar horen bedrijfseconomische aspecten bij (verzuim, productiviteit, verloop, imago), maar ook goed werkgeverschap. FloraHolland streeft naar een arbeidsklimaat waarin medewerkers elkaars integriteit respecteren en waarin sprake is van gewenste omgangsvormen. Centraal staan daarin de kernwaardes duidelijkheid en duurzaam: het bespreekbaar maken van problemen door de medewerker en het open staan voor die problemen door de organisatie. Het beleid van FloraHolland inzake ongewenste omgangsvormen op het werk richt zich op het voorkomen van ongewenst gedrag en een goede behandeling van klachten. 2. Uitgangspunten Het preventieve beleid: de bronaanpak Uitgangspunt bij ongewenste omgangsvormen is de zogenaamde bronaanpak van de Arbowet die is gericht op voorkoming en, indien dat niet mogelijk is, beperking van psychosociale arbeids-belasting. Dit is ook het uitgangpunt in het arbobeleid van FloraHolland. Cruciale rol hierin hebben de direct leidinggevenden. Zij hebben het directe contact met de medewerkers en moeten zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden. Zie verder hun rol onder 3.2. Communicatie naar alle medewerkers Preventief is ook een goede communicatie naar alle medewerkers. Het volledige beleid staat op intranet, HRM. Een korte flyer is beschikbaar waarin het beleid staat samengevat en wordt ingegaan op vragen als wat zijn ongewenste omgangsvormen?, wat is de procedure?, hoe vind ik een vertrouwenspersoon?. Bij indiensttreding maakt het onderdeel uit van de centrale introductiebijeenkomst (introductiepakket). Het curatieve beleid: vertrouwenspersonen, bemiddelaars en klachtencommissie Conform adviezen van de SER en de Stichting van de Arbeid wordt gekozen voor een klachtenstructuur buiten de lijn. Dat wil zeggen dat medewerkers niet verplicht zijn met klachten op dit terrein naar hun leidinggevende te gaan, maar voor hulp terecht kunnen bij speciaal voor dit doel aangestelde vertrouwenspersonen. Wil een melder of klager een goede keuze maken voor een oplossing, dan is informatie, advies en steun van een vertrouwenspersoon van belang. Veel voorvallen van grensoverschrijdend gedrag kunnen worden opgelost in het informele traject, door middel van een corrigerend gesprek door de leidinggevende met degene over wie geklaagd is, eventueel met behulp van een bemiddelaar, bijvoorbeeld een HRM adviseur. Wanneer het informele traject niet helpt of niet geëigend is vanwege de ernst van de klacht kan een medewerker een formele klacht indienen bij de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen. Ook dit is een commissie buiten de lijn. De commissie onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht en zo ja, de gegrondheid ervan. Aan de werkgever wordt advies uitgebracht over de te nemen maatregelen. Hier wijkt de werkgever alleen gemotiveerd van af. De vertrouwenspersonen en klachtencommissie komen alleen in actie als men door de individuele medewerker die last ervaart wordt ingeschakeld. Tot aan de besluitvorming mag de klager haar of zijn formele klacht intrekken. Zie verder bijlage 1 voor de CAO tekst. 2

3 Ander en aanvullend beleid Bij FloraHolland bestaat meer beleid dat op ongewenst gedrag betrekking heeft. Te denken valt daarbij aan de regelgeving op het gebied van internetgebruik, het alcohol en drugsbeleid, het privacybeleid, het disciplinaire beleid (waarschuwingen- en sanctiebeleid) en het FloraHolland Veilingreglement. 1. Wat zijn ongewenste omgangsvormen en wie zijn daarbij betrokken? Er is sprake van ongewenste omgangsvormen indien er handelingen, gedragingen en/of uitlatingen plaatsvinden die door een of meerdere medewerker(s) als onaangenaam, bedreigend of vijandig wordt ervaren. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om: discriminerend gedrag; (seksuele) intimidatie; agressie; pesten Doelgroepen van dit beleid zijn alle medewerkers in loondienst van de FloraHolland plus uitzendkrachten, vakantiemedewerkers en gedetacheerden. Verder ook de medewerkers van externe bedrijven die regelmatig met de FloraHolland in contact staan, zoals kwekers en klanten. Binnen dit beleid is daarbij altijd één van de twee partijen ( slachtoffer dan wel veroorzaker ) in loondienst van FloraHolland. 2. De verschillende rollen, verantwoordelijkheden en taken 2.1 Directie en management Ambassadeurschap en verantwoordelijkheid van de directie blijkt een kritische succesfactor. De directie en management zijn verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering inzake ongewenste omgangsvormen. Als formeel onderzoek heeft plaatsgevonden over ongewenste omgangsvormen is het aan de directie van FloraHolland, een beslissing te nemen over de uitspraak van de klachtencommissie en de te nemen maatregelen. De directie moet op basis van de rapportage van de commissie een zelfstandig oordeel vellen over de klacht en de werkwijze van de commissie. Als de directie aanvullend onderzoek noodzakelijk acht heeft zij voordat zij een beslissing neemt de vrijheid dit te organiseren. Bij een gegronde klacht wordt de werksituatie voor de klager weer veilig gemaakt en de oorzaak/ veroorzaker aangepakt. 2.2 De direct leidinggevenden Bij het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen binnen FloraHolland spelen de leidinggevenden een cruciale rol, daar zij verantwoordelijk zijn voor het welzijn van hun medewerkers. Tevens spelen zij een belangrijke rol bij de inrichting van de werkprocessen en het voeren van de Risico Inventarisatie & Evaluatie. Met andere woorden, van hen wordt verwacht dat zij het preventieve beleid verder vorm en inhoud geven. Als er klachten zijn kunnen zij eerste aanspreekpunt zijn, maar dat hoeft niet, die beslissing is aan de persoon zelf. Concreet: Zorgen voor het goede voorbeeld en stimuleren van gewenste omgangsvormen; Samen met management zorgen voor een sociaal veilige werkplek. Opnemen van risico s in de RIE en aanpakken van knelpunten. Gebruiken van input uit het medewerkersonderzoek, maar ook uit de terugkoppeling van vertrouwenspersonen en de klachtencommissie. Bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen en informatie geven over het beleid in werkoverleg en in Dialooggesprekken; Het alert zijn op ongewenste omgangsvormen (in hoeverre is het ziekteverzuim een gevolg van ongewenste omgangsvormen?); Stoppen van grensoverschrijdend gedrag en het aanpakken van veroorzakers; Opvang, begeleiding en bescherming van medewerkers die last ervaren; Het serieus nemen en oppakken van meldingen cq. klachten en het zoeken naar oplossingen. Om te zorgen dat de leidinggevenden de kennis en vaardigheden hebben is het advies het onderwerp omgangscultuur onderdeel te maken van het opleidingstraject voor leidinggevenden. 3

4 Beleid ongewenste omgangsvormen 2.3 De coördinator ongewenste omgangsvormen De coördinator ongewenste omgangsvormen is verantwoordelijk voor: De afstemming tussen de vertrouwenspersonen op de verschillende locaties, Het organiseren van intervisie, de opleiding van nieuwe vertrouwenpersonen en noodzakelijke bijscholing voor de zittende vertrouwenspersonen, Draagt zorg dat de input jaarlijks verzameld wordt in een jaarverslag dat wordt aangeboden aan de directie en COR. De coördinator ongewenste omgangsvormen wordt functioneel aangestuurd door de concernmanager HRM, die verantwoordelijk is voor de borging van deze rol. Indien nodig wordt externe deskundigheid ingebracht. 2.4 De vertrouwenspersonen In dit beleid is de vertrouwenspersoon binnen FloraHolland het vangnet voor medewerkers als zich ondanks het preventieve beleid toch incidenten voordoen. FloraHolland heeft gekozen voor goed opgeleide interne vertrouwenspersonen. Mocht de situatie zich voordoen dan kan ook gekozen worden voor een externe vertrouwenspersoon via het bureau Bezemer en Kuijper. Op intranet zijn contactgegevens te vinden. De belangrijkste taak: opvang en begeleiding van medewerkers die last hebben van pesten, seksuele intimidatie of agressie De belangrijkste rol van de vertrouwenspersoon is opvang en begeleiding van medewerkers die last hebben van pesten, discriminatie, seksuele intimidatie of agressie, op verzoek van het slachtoffer (dus alleen reactief). Met de klager wordt gezocht naar de optimale oplossing. Het mooiste is een informele oplossing die ertoe leidt dat de klager weer normaal het werk kan doen, zonder verder te worden lastig gevallen. De vertrouwenspersoon staat in dat proces naast de klager en zorgt voor anonimiteit. De vertrouwenspersoon onderneemt geen stappen zonder toestemming van het slachtoffer. Wat kunnen de activiteiten van een vertrouwenspersoon zijn (in gradaties van bemoeienis)? Begripvol aanhoren en luisteren De klager stimuleren om zelf stappen te zetten Zorgen dat een leidinggevende intervenieert in een conflict vanwege ongewenste omgangsvormen, Zorgen dat een bemiddelaar dat doet. Verwijzen naar een mediator Verwijzen naar zwaardere ondersteuning: juridisch advies of ondersteuning, bedrijfsmaatschappelijk werk, psychotherapeutische hulp En als een informeel traject voor het ervaren probleem niet toereikend is: klager helpen bij de gang naar de klachtencommissie en - bij strafbare feiten - voor aangifte bij de politie. De vertrouwenspersoon zorgt voor nazorg op verzoek van de klager. Bijkomende taken: het voorlichten van medewerkers over het beleid en hoe de medewerkers hem of haar kunnen benaderen. Dit kan in werkoverleg, via het personeelsblad en bij de introductie van nieuwe medewerkers. gevraagd en ongevraagd het management adviseren over knelpunten in het beleid. Dit zal zijn jaarlijks aan de coördinator ongewenste omgangvormen voor het jaarverslag, maar als op een bepaalde afdeling frequent bejegeningproblemen spelen, zal de vertrouwenspersoon uiteraard eerder de leidinggevende op de hoogte brengen. Wat de taken van de vertrouwenspersoon NIET zijn. De vertrouwenspersoon vervangt niet de bedrijfsmaatschappelijk werker, is niet de persoon die een beklaagde ondersteunt, is niet de mediator, participeert niet in de klachtencommissie en is niet verantwoordelijk voor de bekendmaking van het gehele beleid tegen seksuele intimidatie, pesten en agressie. En bij de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen horen niet thuis de problemen rond algemene integriteitkwesties, of gewone arbeidsconflicten of reorganisatieproblemen. 4

5 Professionele vertrouwenspersonen FloraHolland hecht aan goed opgeleide en professioneel werkende vertrouwenspersonen.dit wordt geborgd door de volgende stappen: 1. De vertrouwenspersonen krijgen een meerdaagse training voordat zij deze taak gaan uitoefenen 2. Zij worden in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan intervisie, eventueel met externe deskundigheid 3. Zij worden in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan (jaarlijkse) bijscholing Profiel van een vertrouwenspersoon Van vertrouwenspersonen wordt verwacht dat zij aan de volgende criteria voldoen, deze zullen bij aanname getoetst worden: Is van onbesproken gedrag; Is geschoold voor de rol (zie hieronder); Gaat nauwkeurig en zorgvuldig om met informatie; Geniet vertrouwen van collega s en leidinggevenden; Staat in hiërarchisch opzicht niet te ver van de doelgroep; Is benaderbaar en bereikbaar (praktisch: heeft een rechtstreeks FloraHolland telefoonnummer) Slachtoffers kunnen zich voldoende met hem/haar identificeren; Heeft voldoende autoriteit om problemen op te pakken; Beschikt over de benodigde sociale en communicatieve vaardigheden (m.n. kunnen verplaatsen in de positie van de hulpvrager, luisteren, overleggen; Beschikt over abstractievermogen; Kan vanuit zijn huidige positie voldoende tijd vrijmaken om deze taak volledig op zich te nemen; Is in staat om om te gaan met tegenstrijdige belangen indien vertrouwenspersoon verschillende rollen binnen de organisatie heeft; Is niet vanuit een andere rol betrokken bij deze problematiek; Er zal op gelet worden dat er een evenredige vertegenwoordiging van groepen medewerkers is (ethnische achtergrond, leeftijd, man/vrouw, afdeling) en met name op afdelingen waarvan bekend is dat er problemen zijn rond ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon zal worden benoemd door de directie voor een termijn van drie jaar. Daarna zal een evaluatie plaatsvinden met de coördinator Ongewenste Omgangsvormen die de concernmanager HRM en de directie adviseert over een eventuele voortzetting met eenzelfde termijn. Vertrouwenspersonen genieten bescherming (uitsluitend voor die zaken die betrekking hebben op de uitvoering van hun rol van vertrouwenspersoon) op de volgende punten: De vertrouwenspersoon geniet verschoningsrecht, dat wil zeggen dat niemand binnen de organisatie de vertrouwenspersoon kan verplichten om iets te vertellen over het slachtoffer. De vertrouwenspersoon krijgt van de leiding de gelegenheid tot uitoefening van zijn taak. De vertrouwenspersoon is hierover geen verantwoording schuldig aan de eigen leidinggevende maar aan de Directie van FloraHolland. 2.5 De bemiddelaars Het inzetten van een bemiddelaar kan voor de vertrouwenspersoon een goed instrument zijn om tot een informele oplossing te komen. De bemiddelaars zijn bekend bij de vertrouwenspersonen en kunnen door hun worden ingeschakeld, uiteraard alleen met toestemming van het slachtoffer. De bemiddelaar is een interne functionaris bij FloraHolland, een getrainde HRM adviseur of een interne mediator. Een bemiddelaar inzetten is een extra mogelijkheid om tot een informele oplossing te komen en is een minder zwaar en ingrijpend middel dan de formele klachtenprocedure. 5

6 Beleid Ongewenste Omgangsvormen De rol van de bemiddelaar Het bemiddelingstraject bestaat uit een of meerdere gesprekken tussen de bemiddelaar, melder, de tegenpartij en de eventueel andere betrokkenen. Indien nodig worden de direct leidinggevenden van de melder en de tegenpartij op de hoogte gesteld van de bemiddeling en van de afspraken die in dit kader worden gemaakt. De bemiddelaar leidt het gesprek. Hij doet geen onderzoek naar uitspraken over de gegrondheid van de melding, noch over mogelijke opzettelijkheid van de kant van de tegenpartij. Zowel de melder als de tegenpartij mogen zich tijdens de bemiddelingsgesprekken laten bijstaan door een vertrouwenspersoon die namens hem het woord mag voeren, indien nodig of gewenst kunnen derden bij de gesprekken worden uitgenodigd. Hij/zij ziet erop toe dat afspraken worden gemaakt over de (eventuele) vastlegging van het besprokene en te maken afspraken. Profiel van een bemiddelaar Van de bemiddelaar wordt verwacht dat zij aan de volgende criteria voldoen: Objectief, moet boven de partijen kunnen staan; in staat tot onbevooroordeeld luisteren Kent de organisatie; Kan zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie; Heeft een hiertoe bedoelde opleiding gehad hetzij als mediator hetzij als vertrouwenspersoon 2.6 De klachtencommissie Zie Bijlage 1 voor de CAO tekst over de klachtencommissie en de te volgen procedure. 2.7 De arbo-functionarissen De arboverpleegkundige, bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker informeren actief naar pesten en andere ongewenste omgangsvormen. Zij bezinnen zich hoe de informatie wordt doorgegeven aan de werkgever. Zij stemmen altijd met de werknemer af wat wel en wat niet tot de beroepsmatige geheimhoudingsplicht behoort. De medewerker wordt gewezen op het beleid van FloraHolland en de weg naar leidinggevende of vertrouwenspersoon. 3. Nog even op een rijtje: wat gebeurt er wanneer? Onderstaand wordt de structuur beschreven waardoor meldingen en klachten boven tafel komen en op zorgvuldige wijze worden afgehandeld. Zodra iemand zich slachtoffer voelt van ongewenst gedrag is het eerste aanspreekpunt de direct leidinggevende. Maar dat hoeft niet. Er kan ook contact worden opgenomen met een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon luistert naar het verhaal, zorgt voor de opvang van het slachtoffer, en registreert de melding anoniem middels het registratieformulier (zie Bijlage 2). Het slachtoffer bepaalt vervolgens of de melding wordt opgenomen met een bemiddelaar zodat de veroorzaker kan worden aangesproken. Een eventuele bemiddelaar zal het ongewenste gedrag proberen om te zetten in gewenst gedrag o.a. door het aanspreken van de veroorzaker op zijn gedrag en het maken van afspraken ter voorkoming van herhaling. Mocht de melding bijzonder ernstig zijn of voor herhaling moet worden gevreesd, dan adviseert hij het slachtoffer een officiële klacht in te dienen en deze te sturen naar de klachtencommissie. Het slachtoffer bepaalt of dit gebeurt! Vanaf het moment dat de officiële klacht wordt gemeld bij de secretaris van de klachtencommissie, is de melding vastgelegd en dus niet meer anoniem. De klachtencommissie beoordeelt de binnengekomen klacht en verklaart deze, na gedegen onderzoek, wel of niet ontvankelijk. Zie verder bijlage 1 met de CAO tekst en de werkwijze van de klachtencommissie Indien gewenst kan het slachtoffer ook rechtstreeks een officiële klacht indienen bij de klachtencommissie. 6

7 4. De registratie Door de vertrouwenspersonen wordt een anonieme registratie gevoerd. Deze registratie wordt bijgehouden op het bijgevoegde formulier (bijlage 2). Dit formulier worden toegezonden aan de coördinator ongewenste omgangsvormen die op basis daarvan de jaarrapportage maakt. Hierin vindt tevens de verslaglegging van de klachtencommissie plaats: het aantal en aard van de klacht en van de adviezen. Mocht er externe hulpverlening ingeschakeld worden, dan zal ook deze worden gevraagd het registratieformulier in te vullen. Jaarlijks maakt de coördinator een jaarverslag met aantallen en aard van de klachten en adviezen dat aan Directie en Central Ondernemingsraad wordt toegestuurd. Deze registratie vindt enerzijds plaats ter verantwoording van het gevoerde beleid, anderzijds kunnen met behulp hiervan analyses worden gemaakt ter verbetering van dit beleid (zowel preventief als curatief), met als uiteindelijke doel het terugdringen van de ongewenste omgangsvormen. Door de vertrouwenspersonen en bemiddelaars worden geen dossiers gevormd. Binnen de klachtencommissie wordt wel een dossier gevormd over de klacht. Het hier bewaarde dossier is niet anoniem. Het dossier kan alleen worden ingezien door het slachtoffer, aangeklaagde en de leden van de klachtencommissie. De dossiers worden beheerd door de secretaris van de klachtencommissie. Disciplinaire maatregelen en de brief met het besluit worden wel aan het personeelsdossier toegevoegd. 7

8 Aalsmeer Legmeerdijk 313 Postbus BA Aalsmeer T +31 (0) F +31 (0) E aalsmeer@floraholland.nl Bleiswijk Klappolder 130 Postbus ZM Bleiswijk T +31 (0) F +31 (0) E bleiswijk@floraholland.nl Eelde Burg. J.G. Legroweg TD Eelde T +31 (0) F +31 (0) E eelde@floraholland.nl Naaldwijk Middel Broekweg 29 Postbus AE Naaldwijk T +31 (0) F +31 (0) E naaldwijk@floraholland.nl Rijnsburg Laan van Verhof 3 Postbus AA Rijnsburg T +31 (0) F +31 (0) E rijnsburg@floraholland.nl Veiling Rhein-Maas Veilingstrasse A Straelen-Herongen Duitsland T +49 (0) F +49 (0) E info@veilingrheinmaas.de