Gelet op de aanvraag van de Kansspelcommissie, ontvangen op 22/06/2012;

Transcriptie

1 1/16 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 72/2012 van 5 september 2012 Betreft: aanvraag van de Kansspelcommissie om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de uitoefening van haar bevoegdheden (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Kansspelcommissie, ontvangen op 22/06/2012; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 19/07/2012, 27/07/2012, 06/08/2012 en 10/08/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 08/08/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 27/08/2012;

2 Beraadslaging RR 72 /2012-2/16 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 5 september 2012, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag strekt ertoe om de Kansspelcommissie, hierna de aanvrager, te machtigen om toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5, 7 tot 9, en 13 WRR evenals de historiek van de volgende gegevens van de voorbije 5 jaar: naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, nationaliteit, hoofdverblijfplaats en beroep. Dit met het oog op de uitoefening van haar wettelijke taken (zie hierna).. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. De wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1, en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 3. De aanvrager werd opgericht krachtens artikel 9 van de Wet van 7 mei op de kansspelen, de weddenschappen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelers 2 4. Volgens de Parlementaire voorbereiding van de Wet van 7 mei is de aanvrager ( ) een advies-, beslissings- en controleorganisme bij het Ministerie van Justitie. Deze commissie kan vanuit verscheidene oogpunten als een onafhankelijke administratieve overheid worden beschouwd. 1 B.S. 30 december Art. 9 Bij de federale overheidsdienst Justitie wordt onder de benaming "kansspelcommissie" hierna de commissie genoemd, een advies-, beslissings- en controleorgaan inzake kansspelen opgericht waarvan de zetel in het administratieve arrondissement Brussel-Hoofdstad is gevestigd. De commissie wordt bijgestaan door een secretariaat. 3 Verantwoording bij artikel 9 van het wetsvoorstel op het spel, Senaat, 1-419/4 1997/1998, pagina 31.

3 Beraadslaging RR 72 /2012-3/16 5. Artikel 55 van dezelfde wet stelt Bij de federale overheidsdienst Justitie wordt een systeem van informatieverwerking betreffende personen bedoeld in artikel 54 ingesteld. (= EPIS 4 systeem) 6. Door het feit dat de aanvrager is ingericht bij het Ministerie van Justitie is het Comité van oordeel dat de aanvrager deel uitmaakt van een Belgische openbare overheid in de zin van artikel 5 eerste lid WRR 5. Hieruit kan besloten worden dat de aanvrager als Belgische openbare overheid op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR in aanmerking komt om gemachtigd te worden toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van dit register te gebruiken. 7. Met het oog daarop werd de aanvrager belast met diverse taken waaronder de toekenning van vergunningen. Het nemen van een administratieve sanctie zoals een waarschuwing, de schorsing of de intrekking van de vergunning. Het uitbrengen van adviezen aan de wetgevende en uitvoerde macht over de kansspelen en de bescherming van de spelers. de controle op de naleving van de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelers en zijn uitvoeringsbesluiten. 8. De concrete vervulling van deze opdrachten verplicht de aanvrager tot het verrichten van controletaken waarbij de aanvrager dient te beschikken over persoonsgegevens van de te controleren betrokkenen zoals het ontvangen, beoordelen en toekennen van vergunningsaanvragen (art. 21 Kansspelwet); de verificatie van de wettelijk vereiste registratiegegevens in kansspelinrichtingen en bij kansspelen via informatiemaatschappij-instrumenten, (art. 34/4, 3,, 54 en 62 Kansspelwet); het verzekeren van de regelmatige en correcte werking van het EPIS systeem in kansspelinrichtingen en bij kansspelen via informatiemaatschappij-instrumenten en dus verhinderen dat uitgesloten spelers en andere categorieën van niet toegelaten personen toegang verkrijgen via manipulatie van gegevens, (artikel 55 Kansspelwet); Het toepassen van het uurverlies ter bescherming van de speler, in het bijzonder bij kansspelen via informatiemaatschappij-instrumenten, daar dit rechtstreeks samenhangt met 4 Excluded Persons Information System 5 Zie eveneens de beraadslaging nr. 33/2006 van 20 december 2006, gepubliceerd op betreffende de aanvraag van de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op het doorgeven van Rijksregistergegevens aan Vlaamse doeltoepassingen

4 Beraadslaging RR 72 /2012-4/16 de registratiegegevens van de speler. Daar waar in de reële wereld het wettelijke uurverlies gekoppeld is aan de machines, is dit op internet enkel mogelijk door een koppeling van de reeds verloren bedragen op naam van een regelmatig geregistreerde speler, (artikel 8 Kansspelwet); Het toepassen van de wettelijke bepaalde maatregelen ter bescherming van spelers en gokkers, in het bijzonder de leeftijdsvereisten bij kansspelen via informatiemaatschappijinstrumenten, daar dit rechtstreeks samenhangt met de registratiegegevens van de speler. Via internet is de verificatie van de leeftijd rechtstreeks gekoppeld aan de door de speler via internet ingevoerde gegevens. Enkel de controle van de registratie van de speler via controle bij het rijksregister van de ingevoerde gegevens verzekert de naleving van de leeftijdsvereisten. (artikel 54, 1, 4 lid Kansspelwet); Verificatie van de juiste registratie van gegevens bij weddenschappen, in het bijzonder via het geregistreerde beroep daar het eenieder verboden is om deel te nemen aan enig kansspel indien de betrokkene een rechtstreekse invloed kan hebben op het resultaat ervan (artikel 4 3 kansspelwet); Het opleggen van administratieve geldboetes zoals voorzien door artikel 15 3 van de Kansspelwet. 9. De aanvrager legt ter staving een gerechtelijke beslissing voor van de rechtbank van eerste aanleg te Brussel van 25 maart 2011 waarbij de Belgische staat werd veroordeeld om een schadevergoeding te betalen wegens een gebrek aan opname van een klager op de lijst van uitgesloten personen. 10. In de mate dat de aanvrager daartoe de gegevens van burgers moet verwerken en controleren, komt hij op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 11. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

5 Beraadslaging RR 72 /2012-5/16 B. FINALITEITEN 12. Zoals hiervoor reeds werd aangestipt, werd de uitvoering van een aantal taken door de kansspelwet aan de aanvrager toevertrouwd. De toepassing van de controles op de vergunningsaanvragen, de registratie van de vrijwillige uitsluitingen, de uitsluitingen door derden, het opleggen van administratieve geldboetes vereisen het beschikken over de juiste persoonsgegevens. 13. Het Comité stelt vast dat het hiervoor vermelde doeleinde uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens 14. Uit de aanvraag blijkt dat de betrokkenen vallen onder diverse categorieën : de (door de uitbaters) geregistreerde spelers; de vergunninghouders; de uitgesloten personen (vrijwillig of op vraag van derden) C.1.1. Wat de controle op de geregistreerde spelers betreft 15. De aanvrager wenst toegang te bekomen tot informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en 5 en 7 tot en met 13 WRR, namelijk: de naam en voornamen; de geboorteplaats en geboortedatum; het geslacht; de nationaliteit de hoofdverblijfplaats; het beroep de burgelijke staat de samenstelling van het gezin de wettelijke samenwoning evenals de historiek van de volgende gegevens van de voorbije 5 jaar : naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, nationaliteit, hoofdverblijfplaats en beroep.

6 Beraadslaging RR 72 /2012-6/ Volgens artikel 62 van de Kansspelwet worden de volgende gegevens van de spelers gedurende ten minste vijf jaar in de registers van de exploitanten van speelzalen ingeschreven : volledige naam, voornamen, geboortedatum, beroep en adres. De aanvrager verwijst in dat kader naar de EPIS databank 6, zoals geregeld door het K.B. van 15 december Deze databank bevat voormelde gegevens inclusief de geboorteplaats van de spelers (artikel 7 van het K.B. van 15 december 2004). 17. Wat de gegevenstypes burgelijke staat, samenstelling van gezin en wettelijke samenwoning betreft vermeld in artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR verwijst de aanvrager naar Artikel 3, 3 van de Kansspelwet die stelt dat het eenieder verboden is deel te nemen aan enig kansspel indien de betrokkene een rechtstreekse invloed kan hebben op het resultaat ervan. Indien bijvoorbeeld een echtgenoot van een professionele atlete een te registreren weddenschap plaatst (= euro of meer) op de winst of vooral het verlies van zijn vrouw, kan dit in het kader van wedstrijdvervalsing (match fixing) aanleiding geven tot nader onderzoek. De attachés van de aanvrager, officieren van gerechtelijke politie voor wat betreft de wetgeving op de kansspelen, dienen daarom de familieband van de geregistreerde personen te kunnen verifiëren ter nazicht van de naleving van voormeld artikel. 18. Het Comité stelt vast dat hiermee, wat de persoonsgegevens van de geregistreerde spelers betreft, afdoende rechtvaardiging voorhanden is voor het gebruik van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 WRR en artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR. 19. Een toegang tot het beroep zou de aanvrager naar eigen zeggen toelaten te controleren of de artikelen 4 3, 44 en 54 2 van de Kansspelwet worden nageleefd. Zijn in dit kader vereist : controle op het in de aanvraag opgegeven beroep van de vergunninghouder en respect voor het verbod als speler of vergunninghouder voor politieagenten en magistraten. Het Comité verwijst met betrekking tot dit gegeven naar hetgeen het Comité reeds bij herhaling 8 benadrukte, namelijk dat dit gegeven zoals het in het Rijksregister is opgenomen onbetrouwbaar is omdat het niet voldoende geactualiseerd wordt. In die optiek is het niet verantwoord om toegang tot dit gegeven te verlenen vermits het risico gelopen wordt dat men zich op onjuiste informatie zou baseren. Het komt het Comité trouwens voor dat de aanvrager zich eerder dient te richten tot andere authentieke bronnen voor wat betreft dit gegeven om de gewenste correcte informatie al dan niet zelfstandige, al dan 6 de databank bevattende de gegevens van de tot de kansspelen uitgesloten personen ( Excluded Persons Information System ) 7 Betreffende het instellen van een systeem van informatieverwerking voor spelers aan wie de toegang tot kansspelinrichtingen van klasse I en klasse II wordt ontzegd, B.S., 10 januari Zie beraadslaging nr. 18/2007 van 20 juni 2007.

7 Beraadslaging RR 72 /2012-7/16 niet loontrekkende te verkrijgen, en om de verificatie van het beroep van magistraat bij de bevoegde dienst (P&O van de FOD Justitie) na te gaan. 20. Wat de toegang tot de historiek van de persoonsgegevens van de geregistreerde spelers betreft moet volgens de aanvrager 5 jaar kunnen worden teruggegaan in de tijd om de juistheid van de gegevens bij te houden door de vergunninghouders (register van geregistreerde spelers) te kunnen controleren (artikel 62 kansspelwet). De aanvrager merkt op dat de historiek tot 5 jaar terug zal worden gebruikt om de juistheid van een specifiek geregistreerde persoon te controleren (woonde bijvoorbeeld die persoon op dat moment inderdaad op dat adres) C.1.2. Wat de vergunningshouders betreft 21. De aanvraag verwijst naar de algemene noodzaak om de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 WRR te gebruiken in het kader van de controle van de vergunningsaanvragen. 22. De aanvraag bevat daarnaast, verwijzend naar de verbodsbepalingen inzake vergunningen, ook een aanvullende rechtvaardiging van het noodzakelijke karakter van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR. 23. Wat de burgelijke staat, de samenstelling van het gezin en de wettelijke samenwoning betreft verwijst de aanvrager naar artikel 27 van de kansspelwet die verwijst naar het cumulverbod van de vergunningen van bepaalde klasses in hoofde van dezelfde natuurlijke persoon. Dit rechtsreeks en onrechtstreeks, persoonlijk of door bemiddeling. In deze context vraagt de administratie bij vermoeden van cumul aanvullende informatie op 9 om overtredingen op het cumulverbod via partners of gezinsleden na te gaan. 24. Het Comité stelt vast dat hiermee, wat de persoonsgegevens van vergunninghouders betreft, afdoende rechtvaardiging voorhanden is voor het gebruik van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 WRR en in artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR. 25. Wat de toegang tot de historiek van de persoonsgegevens van de vergunninghouders betreft wijst de aanvrager op artikel 25 van de Kansspelwet. De aanvrager merkt op dat wat betreft vergunningen en de wettelijke opdracht ( ) tot controle op - onder meer - de registratieverplichtingen bij de vergunninghouders, dient de Kansspelcommissie ook tot 5 jaar na het verstrijken van de verschillende vergunningstermijnen over de gegevens te beschikken om 9 De afdeling administratie van de aanvrager vraagt bij vermoeden van cumul het huwelijkscontract op

8 Beraadslaging RR 72 /2012-8/16 onregelmatigheden in het verleden te kunnen vaststellen en zo nodig sancties te kunnen treffen. De gevraagde toegang beloopt derhalve tot 5 jaar na afloop van de vergunningsduur zoals bepaald in artikel 25 van de Kansspelwet bij gegevens verkregen in het kader van vergunningen. De concrete duur kan derhalve oplopen van 6 tot 25 jaar, naargelang de vergunningsduur. C.1.3. Wat de uitgesloten personen betreft 26. Voor de uitgesloten en beschermde personen verwijst de aanvraag naar de noodzaak voor de aanvrager om de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 WRR te gebruiken voor de controle in het kader van de EPIS databank. Er wordt op gewezen dat voor de naam en voornamen : deze informatie vermeld staat in artikel 62 van de kansspelwet, en het feit dat moet nagegaan worden of de opgegeven naam en voornaam correct is geregistreerd in de EPIS databank, en dat gokverslaafde spelers van buitenlandse origine het verschil in schrijfwijze van hun naam tussen verschillende identificatiedocumenten kunnen misbruiken; voor de geboorteplaats en geboortedatum; deze informatie vermeld staat in artikel 62 van de kansspelwet voor het geslacht; de aanvrager wijst op en casus waarin een zaak van geslachtsverandering een wijziging van het rijkregisternummer met zich mee bracht; voor de nationaliteit : de aanvrager verwijst naar artikel 55, 3 de lid, 3 van de Kansspelwet, volgens hetwelk de nationaliteit tot 1 van de te verwerken gegevens in het systeem van informatieverwerking (EPIS) behoort. Bij elke registratie dient er ook een EPIS check uitgevoerd te worden voor wat betreft de geregistreerde speler. voor de hoofdverblijfplaats; deze informatie vermeld staat in artikel 62 van de kansspelwet voor het beroep; deze informatie vermeld staat in artikel 62 van de kansspelwet, en dat het eenieder verboden is deel te nemen aan een kansspel indien de betrokkene een rechtstreekse invloed kan hebben op het resultaat ervan 27. Wat de gegevenstypes burgelijke staat, samenstelling van gezin en wettelijke samenwoning betreft vermeld in artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR verwijst de aanvrager naar artikel 54 3, 5 van de kansspelwet en het bijhorende uitvoeringsbesluit 10. Dit artikel voorziet de mogelijkheid tot uitsluiting door een derde, en waarbij de aanvrager de motieven van de persoon die de aanvraag tot 10 Het koninklijk besluit van 21 juni 2011 tot wijziging van het koninklijk besluit van 15 december 2004 betreffende de wijze waarop de toegang tot de kansspelinrichtingen klasse I en II wordt verboden of ontzegd geeft uitvoering aan artikel 54 3, 5 van de kansspelwet. Artikel 1 van dat besluit stelt onder meer Het verzoekschrift omvat de motieven van de aanvrager en een nadere beschrijving van het probleem van gokverslaving, alsook de eventuele stukken tot staving ervan.

9 Beraadslaging RR 72 /2012-9/16 en vaak de band van de aanvrager met de gokverslaafde (vaak de echtgenote of een persoon uit gezin van de gokverslaafde) dient na te gaan. 28. Het Comité stelt vast dat hiermee, wat de persoonsgegevens van uitgesloten personen betreft, afdoende rechtvaardiging voorhanden is voor het gebruik van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot en met 5 WRR en in artikel 3, eerste lid, 8, 9 en 13 WRR. 29. Voor de uitgesloten spelers is er volgens de aanvrager geen nood tot toegang tot de historiek. Het Comité neemt hier akte van. C.1.4. besluit 30. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot de enkel de gegevens, vermeld in de randnummers 18, 23 en 27, telkens voor de respectievelijke categorieën van betrokken natuurlijke personen, gelet op het nagestreefde doeleinde, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). Toegang tot de respectievelijke historiek van geregistreerde spelers en vergunningshouders acht het Comité, wat voormelde gegevens betreft, ter zake dienend en niet overmatig (artikel 4, 1, 3, WVP) C.2. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 31. De aanvrager merkt op dat haar ambtenaren vandaag reeds beschikken over een toegang tot en het gebruik van de gegevens van het rijksregister via het algemene informaticasysteem van de FOD Justitie (BS2000). 32. Het gebruik van het identificatienummer van het rijksregisternummer wordt gevraagd voor de toepassingen FEDCOM, de Interne databanken en Webservices Internet (zie hierna). 33. Het Comité merkt op dat artikel 55 van de Wet van 7 mei 1999 reeds voorziet in een algemene wettelijke basis voor de aanvrager, die haar in staat stelt om het identificatienummer van het rijksregister te verwerken voor de uitoefening van de bij de kansspelwet toegekende opdrachten. Concreet gaat het hier echter enkel om het verwerken van gegevens van bepaalde categorieën van spelers en gokkers die opgesomd worden in artikel 54 van de Wet van 7 mei Hierna onderzoekt het Comité derhalve of de aangehaalde doeleinden tot gebruik van het rijkregisternummer vallen onder de bij de kansspelwet toegekende opdrachten.

10 Beraadslaging RR 72 / /16 C.2.1. FEDCOM 35. FEDCOM is de boekhoudtoepassing die in gebruik werd genomen om de boekhouding van de Federale Staat te moderniseren. Deze is gebaseerd op de Enterprise Resource Planning-oplossing van SAP. Het gebruik in deze context is niet gebaseerd op de Wet van 7 mei 1999, maar wel reeds geregeld in de Beraadslaging van het SCRR nr. 46/2008 van 12 november Het rijksregisternummer is volgens de aanvrager in deze context verplicht te gebruiken als een in te vullen veld. 36. Voor het gebruik van het rijkregisternummer door de aanvrager in de context van de FEDCOM toepassingen verwijst het Comité naar de voorwaarden van de Beraadslaging nr. 46/2008. C.2.2. Interne Databanken 37. Mits de interne databanken enkel gericht zijn op de vervulling van de taken en opdrachten van de aanvrager onder artikel 55 van de Wet van 7 mei 1999 acht het Comité het gebruik van het rijksregisternummer voor de interne databanken van de aanvrager geoorloofd. C.2.3. Webservices Internet 38. Uit het jaarverslag van de aanvrager van blijkt dat de aanvrager twee soorten webservices aanbiedt om de speler bij online kansspelen te beschermen. 39. Enerzijds controleren webservices de identiteit van de speler. Er wordt nagegaan of aan de leeftijdsvoorwaarde is voldaan (21 jaar voor casino en speelautomatenhallen en 18 jaar voor weddenschappen) en of het een uitgesloten speler is. Na de controle ontvangt de speler een unieke code (spelerssleutel of spelerstoken). Met deze sleutel kan hij spelen op de website. 40. Anderzijds controleren webservices het gemiddeld uurverlies. Bij kansspelen via informatiemaatschappij-instrumenten wordt het uurverlies per speler berekend en niet zoals in de reële wereld per machine, zodat de authentificatie van een speler hierbij zeer belangrijk is. Het belang van de webservices zorgt ervoor dat de aanvrager voortaan onafgebroken een service moet leveren, zeker eens er internetvergunningen worden afgeleverd. 41. Bedoeling is dat voor beide webservices het opgegeven rijksregisternummer bij de registratie van een speler wordt afgetoetst met de reeds bestaande accounts opdat de speler geen 11 Zie pagina 28 van het jaarverslag, gepubliceerd op

11 Beraadslaging RR 72 / /16 dubbele registratie kan verkrijgen en zo de beperkingen inzake leeftijd en uurverlies kan omzeilen. Een koninklijk besluit over de concrete in te vullen registratiegegevens en het concrete gebruik van de webservices is in de maak. 42. De aanvrager verwijst naar drie wettelijke doeleinden waarvoor het gebruik van het rijksregisternummer bij voormelde webservices wordt gevraagd : Controle op de authenticiteit van de ingevoerde registratiegegevens (art. 62 Kansspelwet); Controle van de behoorlijk geregistreerde speler in de EPIS databank (art. 54 en 55 Kansspelwet); Controle van de behoorlijk geregistreerde speler wat betreft het uurverlies (art. 8 Kansspelwet). 43. het Comité stelt vast dat de aangehaalde gebruiksdoeleinden duidelijk vallen onder de bij de kansspelwet toegekende opdrachten in de betekenis van artikel 55 van de Wet van 7 mei 1999, en dat ook de noodzaak van het gebruik van het rijksregisternummer bij voormelde webservices is aangetoond door de aanvrager. C.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 44. De aanvrager wenst over een permanente toegang te beschikken gelet op het feit dat hij met het oog op de behandeling van de dossiers op elk ogenblik over de mogelijkheid moet kunnen beschikken om de gegevens van betrokkenen te controleren of op te zoeken. Concreet gaat het om de aanvraagdossiers vergunningen en uitsluitingen, de controle van het regelmatige gebruik van EPIS, de regelmatige registratie van spelers, en de geplande webservice om de online registratie van spelers automatisch af te toetsen met het rijksregister. 45. Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang gepast is gelet op het feit dat, zoals de aanvrager terecht aanstipt, hij uit de aard van zijn werkzaamheden inderdaad op om het even welk ogenblik persoonsgegevens op hun juistheid moet kunnen controleren (artikel 4, 1, 3, WVP). 46. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. Het Comité stelt vast dat het doeleinde waarvoor de aanvrager een toegang wenst te bekomen niet in de tijd bepaalbaar is. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP).

12 Beraadslaging RR 72 / /16 C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 47. Wat de bewaringstermijn betreft maakt de aanvrager een onderscheid tussen twee basistaken, te weten de dossiers in verband met registraties en uitsluitingen bij kansspelen, en de vergunningsaanvragen. C.4.1. bewaringstermijn voor registraties en uitsluitingen 48. Wat betreft registraties en uitsluitingen bepalen respectievelijk artikel 62 van de Kansspelwet en artikel 8 van het kb van 15 december 2004 betreffende het instellen van een systeem van informatieverwerking voor spelers aan wie de toegang tot kansspelinrichtingen van klasse I en klasse II wordt ontzegd, een bewaringstermijn van 5 jaar. 49. Het Comité stelt vast dat, voor de controle van de bezoekers tot de speelzalen, de bewaringstermijn van 5 jaar (na de laatste deelname) gebaseerd is op artikel 62 van de wet van 7 mei 1999 en dat de aanvrager in dat opzicht handelt in overeenstemming met artikel 4, 1, 5, WVP. C.4.2. bewaringstermijn voor vergunningsaanvragen 50. Wat betreft vergunningsaanvragen en de wettelijke opdracht van de aanvrager tot controle op - onder meer - de registratieverplichtingen bij de vergunninghouders, vraagt de aanvrager om de gegevens te kunnen bewaren tot 5 jaar na het verstrijken van de vergunningsduur bepaald in artikel 25 van de kansspelwet. Dit om voor elke specifieke vernieuwbare periode eigen aan elke vergunningsklasse over de gegevens in de dossiers te kunnen blijven beschikken, en teneinde onregelmatigheden in het verleden te kunnen vaststellen en zo nodig sancties te kunnen treffen. 51. Het Comité acht deze vraag in overeenstemming met artikel 4, 1, 5, WVP, weliswaar voor zover de aanvrager voor elk vergunningsdossier de bewaringstermijn ook individueel (her)berekent en de juistheid van de gegevens opvolgt. Zij wijst ook op de verplichting voor de aanvrager om er op blijven toe te zien dat verouderde, incorrecte gegevens van vergunninghouders worden bijgewerkt of geschrapt krachtens artikel 4 1, 4 WVP. Dit is des te meer het geval doordat de hernieuwbare vergunningsperiodes bepaald in artikel 25 van de kansspelwet tot maximaal 15 jaar kunnen oplopen.

13 Beraadslaging RR 72 / /16 C.4.3. gemeenschappelijke bewaringsmodaliteiten 52. In de aanvraag wordt verder vermeld dat onder beide basistaken een uitzondering door verlenging van de bewaringstermijn kan bestaan ingeval van een lopende juridische procedure. 53. Deze verlenging acht het Comité enkel legitiem voor zover dossiers worden geklasseerd als betwist en niet betwist, de verlengde bewaringstermijn niet geldt voor niet-betwiste dossiers en zover de aanvrager voor elk betwist dossier de bewaringstermijn ook nauwgezet individueel inschat en opvolgt op operationeel vlak. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 54. De aanvrager meldt dat de gegevens normaal uitsluitend intern zullen worden gebruikt. Hij stipt wel aan dat mededeling aan gerechtelijke autoriteiten mogelijk is op voorwaarde van een kantschrift. 55. Verder is de aanvrager wettelijk verplicht in het kader van het FEDCOM systeem van de FOD Budget en beheerscontrole om het rijksregisternummer op te geven. 56. Het Comité stelt vast dat het gebruik van de persoonsgegevens in de contacten met de voormelde autoriteiten een verenigbare verdere verwerking is (artikel 4, 1, 2, WVP). Bijgevolg heeft het Comité geen bezwaar tegen deze mededeling. C.6. Netwerkverbindingen 57. In de aanvraag wordt gesteld dat er een wettelijk verplichte netwerkverbinding tot stand komt in de context van de FEDCOM toepassing (zie randnummer 55). Het Comité neemt hiervan akte en vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later nieuwe netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

14 Beraadslaging RR 72 / /16 D. INFORMATIEBEVEILIGING 58. Het is aangewezen om hier voorafgaand de aandacht te vestigen op het feit dat de logging van elke toegang/ raadpleging van de FEDCOM-toepassing zal gebeuren door de FOD Budget en Beheerscontrole. Gelet hierop wordt aanvaard dat de gemachtigde gebruikers van de FEDCOMtoepassing daarvoor zelf geen logging moeten voorzien. Het Comité vestigt er de aandacht op dat, met het oog op een onderzoek naar eventuele misbruiken, de loggings alleszins 10 jaar moeten bewaard worden D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 59. De aanvrager beschikt actueel niet over een eigen consulent inzake informatiebeveiliging, voorgeschreven door artikel 10 WRR. D.2. Informatiebeveiliging 60. Uit het door de aanvrager meegedeelde evaluatieformulier blijkt niet dat hij over een eigen beveiligingsbeleid beschikt. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen 61. Het zullen de leden van het permanent secretariaat van de aanvrager zijn die over een toegang zullen beschikken en het identificatienummer gebruiken. 62. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 63. De personen die op deze lijst worden opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens te bewaren.

15 Beraadslaging RR 72 / /16 D.4 Besluit 64. Het Comité is van oordeel dat, gelet op de continuïteit van het bestuur, een beperkte toegang kan worden verleend voor 6 maand vanaf de datum van deze beraadslaging, dit wil zeggen tot 5 maart Deze termijn moet de aanvrager toelaten om zich in regel te stellen op voormelde punten inzake informatiebeveiliging. 65. Gelet op het feit dat de aanvrager niet over een veiligheidsconsulent beschikt, geschiedt de toegang voor beperkte duur van 6 maand onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de voorzitter van de kansspelcommissie. OM DEZE REDENEN het Comité, 1 machtigt de aanvrager, om voor het doeleinde vermeld in punt B en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging: toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 5, 8 tot 9 en 13 WRR evenals de historiek van de volgende gegevens van de voorbije 5 jaar: naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, nationaliteit, en hoofdverblijfplaats het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; Deze machtiging wordt verleend tot 5 maart 2013: Deze termijn zal worden verlengd voor een onbepaalde duur van zodra het Comité op basis van de verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat de betrokken gemachtigde de elementen in punt D heeft geregulariseerd, dwz dat de aanvrager: over een consulent inzake informatieveiligheid beschikt die aanvaardbaar is, over een veiligheidsbeleid beschikt.

16 Beraadslaging RR 72 / /16 2 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager, een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon