Succesvol onderhandelen

Transcriptie

1 Jan Van Eekelen Succesvol onderhandelen Programma onderhandelingstechnieken: algemeenheden externe partijen: zakelijk onderhandelen interne partijen: beïnvloedend onderhandelen = Anderen overtuigen, motiveren, = omgaan met weerstanden (tegen verandering) 2 Doordenkertje Difficile est tenere quae acceperis nisi exerceas Het is moeilijk om vast te houden wat je hebt geleerd, tenzij je het in de praktijk ten uitvoer zou brengen Plinius de Jongere 3 1

2 Onderhandelen We worden dagelijks geconfronteerd met het dilemma om dingen van anderen gedaan te krijgen zonder oorlog te voeren, maar oplossingen te vinden die voor beide partijen bevredigend zijn. Ury & Fisher 4 Thomas-Kilmann: onderhandelings/conflictmodel onderwerpgericht Vechten/ aanvallen NEIGING samenwerken/ onderhandelen Win/verlies COMPROMIS Win/win Verlies/verlies Vermijden/ ontwijken Verlies/win Aanpassen/ toegeven relatiegericht 5 6 Win-win onderhandeling - sleutels Wees voorbereid Ken uw eigen onderhandelingsstijl Onderhandelaars en onderwerp onderhandeling scheiden Concentreren op belangen en niet op standpunten Zoek wederzijdse winst Aantonen dat de resultaten gebaseerd zijn op objectieve en rationele standaarden Vergemakkelijk hùn beslissing 2

3 Win-win onderhandeling hindernissen/fouten 7 Prematuur oordelen of conclusies trekken Overhaaste beoordelingen Het idee dat er maar één oplossing is Zoeken naar het enige antwoord De taart is en blijft beperkt Veronderstellen dat de taart niet te delen is Er van uitgaan dat hun probleem oplossen, hùn probleem is De moeilijkheden van de tegenpartij gaan hen alleen aan HET probleem: men onderhandelt teveel vanuit het eigenbelang. 8 Onderhandeling in aankooppositie Zeer belangrijk voor ons? VECHT ZOEK PARTNERSHIP MAAK EEN COMPROMIS Minder belangrijk voor ons? VLUCHT GEEF TOE Gericht op een korte-termijn relatie? Gericht op een lange-termijn relatie? 9 3

4 Thomas-Kilmann: onderhandelings/conflictmodel AGRESSIEF onderwerpgericht Vechten/ aanvallen NEIGING samenwerken/ onderhandelen ASSERTIEF Win/verlies COMPROMIS Win/win Verlies/verlies Verlies/win NIET-ASSERTIEF Vermijden/ ontwijken Aanpassen/ toegeven SUB-ASSERTIEF relatiegericht 10 Schematisch via Kilmann Mijn referentiekader VECHTEN (Winnen-Verliezen) Doel is heilig Weinig bekommernis om relatie AGRESSIEF ONTLOPEN VLUCHTEN (Weggaan-Verliezen/Winnen) Doel is onbelangrijk Weinig bekommernis om relatie SAMENWERKEN (Winnen-Winnen) Doel is belangrijk Relatie is belangrijk ASSERTIVITEIT COMPROMIS (Mini Win-Win/Winnen-verliezen) Doel niet uit het oog verliezen Relatie evenmin ONDERDANIGHEID TOEGEVEN (Verliezen-Winnen) Doel is onbelangrijk Relatie beveiligingen is heilig Jouw referentiekader 11 3 typische reacties - 4 gedragsstijlen. 3 typische reacties bij onderhandelingen: 4 gedragsstijlen: Vluchten Vechten Toegeven Vermijden Agressief doorduwen Toegeven EN Assertief samenwerken 12 4

5 Onderhandelen - definitie Onderhandelen is een activiteit waarbij twee of meer wederzijds afhankelijke partijen vanuit verschillende posities en met deels strijdige, deels gemeenschappelijke belangen, tot een voordelige overeenstemming proberen te komen. Ritsema van Eck & Huguenin 13 Onderhandelingen - 2 soorten distributieve integratieve 14 Onderhandelingen - distributieve De waarde welke beschikbaar is staat vast en beide partijen willen er een zo groot mogelijk deel van hebben. De winst van de ene partij gaat ten koste van de andere partij. 15 5

6 Onderhandelingen - integratieve De partijen werken samen om optimaal voordeel te boeken door het integreren van hun belangen in een overeenkomst. tegelijkertijd strijden ze ook om de waarde te verdelen. Deze overeenkomsten draaien om het creëren van waarde en het claimen hiervan. Betekent dus: goed zijn in creëren en claimen van waarde 16 Integratief vs. distributief onderhandelen. Karakteristieken Integratief Distributief Resultaat Win / win Win / verlies Motivatie Samen winnen Ik wil winnen Belangen Lopen samen Zijn tegengesteld Relatie Lange-termijn Korte-termijn Oplossingen Meerdere (complexe) Eén enkele De taart: via trade-offs vergroten of verdelen 17 Onderhandelen - Trade-offs Definitie: De ene kwestie vervangen door een andere of erover onderhandelen. Deze tactiek wordt vaak gebruikt in verkooponderhandelingen. 18 6

7 Onderhandelen - Trade-offs Waarde creëren d.m.v. trade-offs is mogelijk wanneer een partij iets heeft wat zij minder belangrijk vindt dan de andere partij en vice versa. Door deze waarden uit te wisselen verliezen de partijen weinig, maar winnen ze veel. 19 Trade-offs in voordelen verpakken Fysiek nut betekenis IS DOET BETEKENT Wat is het voor de ander Wat doet het voor de ander Wat betekent het voor de ander rationeel irrationeel Kenmerk (technische eigenschap) voordeel motiverend beïnvloeden tot deal 20 Werken met trade-offs = voorbereiden Een goede voorbereiding is essentieel! Voorbereiding is het ontbijt van de kampioen 21 7

8 Onderhandelingen - BAZO BAZO = Beste Alternatief Zonder Overeenkomst Voorkeurplan van aanpak bij gebrek aan een overeenkomst. BAZO kennen = weten wat doen of wat er gaat gebeuren wanneer geen overeenkomst wordt bereikt. Uw BAZO = zwak alles doen om te verbeteren Alles wat BAZO verstevigt = verbetert uw onderhandelingspositie 22 Programma onderhandelingstechnieken: algemeenheden externe partijen: zakelijk onderhandelen interne partijen: beïnvloedend onderhandelen = Anderen overtuigen, motiveren, = omgaan met weerstanden (tegen verandering) 23 Onderhandelen: structuur - fases 1. Voorbereiding o Stel vast wat u wil bereiken o Trade-offs o BAZO o Onderhandelingsmarge 2. Aftasten o Geef aan wat u wilt bereiken 3. Discussiëren o Bespreek eerst de punten van overeenstemming 4. Overeenstemming o Herhaal de afspraken o Leg vast op papier 24 8

9 Onderhandelen: structuur - fases 1. Voorbereiding o Stel vast wat u wil bereiken o Trade-offs o BAZO o Onderhandelingsmarge 2. Aftasten o Geef aan wat u wilt bereiken 3. Discussiëren o Bespreek eerst de punten van overeenstemming 4. Overeenstemming o Herhaal de afspraken o Leg vast op papier 25 Fase 2: aftasten en voorstellen aangeven wat bereikt wil worden verkoop: voorstel formuleren aankoop: naar voorstel luisteren + tegenargumenten geven wederzijdse behoefte en doel ontdekken mogelijkheden aftasten + op reacties van ander letten 26 Onderhandelen: 3 communicatieproblemen. 1. Men prààt niet ècht met elkaar 2. Men hóórt je wel, maar men luistert niet 3. Misverstanden door verkeerde interpretaties en vooroordelen Dùs: men praat niet over hetzelfde! Niet op dezelfde golflengte 27 9

10 Onderhandelingen over oplossingen Luister actief en toon dat je de ander begrijpt (niet dat je akkoord gaat) Praat om begrepen te worden Spreek voor jezelf, niet voor de ander Praat enkel als het nodig is: minder is méér Dùs: Beter (communicatieproblemen) voorkomen dan genezen! 28 Elementen in communicatie Lichaamstaal 55 % Woorden 7 % Stem / toon 38 % 29 Status Status is de (ver)houding die mensen aannemen t.o.v. elkaar, omgeving en ruimte. Voorbeelden van lage en hoge status in non-verbale communicatie: laag weinig ruimte innemen voeten naar binnen gebaren naar lichaam springerige bewegingen grimlachen kort aankijken, daarna ogen afwenden hoog veel ruimte innemen voeten naar buiten gebaren van lichaam af vloeiende bewegingen glimlachen lang oogcontact houden 30 10

11 Tips voor het treffen van de juiste toon/sfeer Onderschat nooit de waarde van samen de maaltijd gebruiken. Koffie + zoet & water. Social talk spanning doorbreken + verdedigingsmechanismen van anderen afzwakken + beginnen met het opbouwen van een relatie. + kan deelnemers ook helpen zich zodanig te ontspannen dat ze op zoek gaan naar waardecreërende alternatieven (trade-offs) Achterhalen uit informeel startgesprekje wat de stijl en handelen van de andere onderhandelaar is. andere partij heel formeel = praat dan niet te informeel = kan geïnterpreteerd worden als een gebrek aan ernst bij u. andere partij heel informeel = praat dan op informele wijze. 31 Argeloos ontspannen Durf argeloos ontspannen zijn in het vroege stadium van de onderhandeling, en in de fase van de nieuwsgaring. Gebruik voorgewende zwakte als kracht. Durf zeggen: ik weet iets niet ik begrijp iets niet wilt u me helpen? Koppel daarna tactisch terug op de bekomen info en plaats ze in uw (tegen)argumentatie 32 Onderhandelen is beïnvloeden Beïnvloedbaar Waar draait het om Inhoud resultaat toegeeflijk hard Macht evenwicht weinig willen verweer domineren Klimaat persoonlijke joviaal koel verhoudingen persoonlijk vijandig Flexibiliteit procedures explorerend vermijdend en ideeën herhalend 33 11

12 Onderhandelen is beïnvloeden Wees hard op de inhoud en zacht op de relatie EN Wees zacht van buiten en hard van binnen! 34 do s & don ts basisbegrippen onderhandelen onderhandelen = verkopen win-win onderhandelen = pleiten LSD onderhandelen = enkel prijs onderhandelen = te snel eindvoorstel (nemen of laten) onderhandelen = geven & nemen onderhandelen = hard op inhoud, maar zacht op relatie onderhandelen = oog voor rationele via het irrationele onderhandelen = ook deals gunnen onderhandelen = schaken denk 2 zetten vooruit! 35 Onderhandelen is te vergelijken met schaken Denk 2 zetten vooruit! 36 12

13 Programma onderhandelingstechnieken: algemeenheden externe partijen: zakelijk onderhandelen interne partijen: beïnvloedend onderhandelen = Anderen overtuigen, motiveren, = omgaan met weerstanden (tegen verandering) 37 Beïnvloeden is Niet praten over u en ik maar wij Niet dreigen = averechts effect doe wat ik wil, of anders Niet beredeneren van uw gelijk Wel: we werken al zo lang samen, ik zou graag willen dat we Wel: oog hebben voor lichaamstaal Wel: belang hechten aan sfeerscheppertjes 38 Onderhandelen: structuur - fases 1. Voorbereiding o Stel vast wat u wil bereiken o Trade-offs o BAZO o Onderhandelingsmarge 2. Aftasten o Geef aan wat u wilt bereiken 3. Discussiëren o Bespreek eerst de punten van overeenstemming 4. Overeenstemming o Herhaal de afspraken o Leg vast op papier 39 13

14 Onderhandelen met weerstandsignalen Welke signalen geven mensen bij onderhandelen als ze weerstand voelen? zuchten wegkijken geen oogcontact onverschilligheid achterover leunen armen kruisen Wat werkt niet? Dwingen dreigen + chantage + status gebruiken Beschuldigen/schuldgevoel geven manipuleren Emoties negeren, eigen emoties sterk tonen negeren Niet laten uitspreken 40 Onderhandelen over weerstanden = beïnvloeden (1) 1. Herkennen van de situatie (weerstand) 2. Benoemen van de situationele weerstand Waarnemend met neutraal woordgebruik Gewaarwording benoemen: ik heb het gevoel dat (klopt dat?) ik heb de indruk dat (klopt dat?) Terugkoppelen (dus als ik je goed begrijp ) onderhandelingsen ombuigingsfase weten begrijpen kunnen willen 1. Bevragen Oprecht geïnteresseerd Authenthiek Nieuwsgierig Terugkoppelen (dus als ik je goed begrijp ) 2. Uitleggen 41 Onderhandelen over weerstanden = beïnvloeden (2) o weten: heb je iets nodig zit je nog met vragen o begrijpen: argumenteren voordelen benoemen o kunnen: ben je voldoende vaardig o willen: consequenties als we niet tot een akkoord komen: hoe zie je jezelf evolueren als je niet meevolgt: hoe zie je jezelf evolueren wat houdt je tegen, wat staat een akkoord in de weg 42 14

15 Alleen een idioot verandert niet van mening Maar niet iedereen die van mening verandert, is daarom een genie Weerstand is menselijk Er niet over willen onderhandelen ook 43 Kernvragen bij onderhandelen met leveranciers. Wat is de relatie tussen de aankoop- en de onderhandelingsstrategie? Op welke manier beïnvloedt onze manier van aankopen de relatie en de onderhandeling met de andere partij? Welke zijn de KSF van onze onderhandeling waar we voor staan? Hoe gaan we ons voorbereiden? Welke vorm van onderhandelen is aangewezen? Wat is onze BAZO? 44 Kraljic-matrix 45 15

16 Strategie onderhandelen in het aankoopproces. Onderhandelingsstrategie Distributief De koek verdelen Integratief De koek vergroten Aankoopstrategie Aankoop: routine & hefboom producten Aankoop: strategische & knelpunt producten 46 Programma onderhandelingstechnieken: algemeenheden externe partijen: zakelijk onderhandelen interne partijen: beïnvloedend onderhandelen = Anderen overtuigen, motiveren, = omgaan met weerstanden (tegen verandering) 47 Bedankt voor uw medewerking! NOG MEER WETEN? Jan Van Eekelen 0476/