Zaak kenmerk: Algemeen Bestuur: 9 december 2014 Afdelingshoofd: J. Hulzebos

Transcriptie

1 Zaak kenmerk: Algemeen Bestuur: 9 december 2014 Afdelingshoofd: J. Hulzebos Behandeld door: mw. M. Brasjen-Jans Onderwerp: Documentkenmerk: Vaststellen begrotingswijzigingen 2014 en 2015 BOH Hardenberg, 25 november 2014 HET ALGEMEEN BESTUUR WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: 1. De gevolgen van de 1 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH in de 5e begrotingswijziging 2014 en de 1 e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. 2. De gevolgen van de raadsbesluiten Ommen en Hardenberg voor de BOH inzake incidentele invoeringsbudgetten transities Sociaal Domein in de 6 e begrotingswijziging 2014 van de BOH mee te nemen. 3. De gevolgen van de 2 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH in 7 e begrotingswijziging 2014 en de 1 e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. 4. Kredieten beschikbaar te stellen in de BOH. 5. De in de gemeenten achtergebleven activa en kredieten over te zetten naar de BOH. 6. Een onttrekking ad te doen uit de reserve Evaluatie BOH, uit de reserve automatisering en toe te voegen aan de reserve tractie. 7. Vooruitlopend op de jaarrekening 2014 voor een totaalbedrag van aan resultaatbestemmingen begin 2015 opnieuw beschikbaar te stellen. 8. De 201e t/m 204e administratieve wijzigingen 2014 van de BOH vast te stellen. 9. De gevolgen van de gemeentebegrotingen Ommen en Hardenberg 2015 voor de BOH in de 1e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. Inleiding Voor de BOH dient in 2014 een aantal begrotingswijzigingen voor 2014 vastgesteld te worden. Deze komen enerzijds voort uit de 1 e en/of 2 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten of betreft het beschikbaar stellen van kredieten en het doen van onttrekkingen van/toevoegingen aan reserves. Ook voor 2015 dient de 1 e begrotingswijziging 2015 vastgesteld te worden. Deze komt voort uit de gemeentebegrotingen 2015 van Ommen en Hardenberg. Dit voorstel is daarom gebaseerd op al eerder genomen besluiten door de beide gemeenteraden. Eén uitzondering hierop betreft punt 7, het voorstel voor de resultaatbestemmingen Hier hebben de gemeenteraden nog geen besluit over kunnen nemen. 1

2 De voorgenomen begrotingswijzigingen zijn op 8 oktober 2014 voor zienswijzen aan de beide gemeenteraden voorgelegd. De raden hebben geen zienswijze kenbaar gemaakt. 1.Gevolgen 1 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH Vanuit de 1 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten 2014 heeft het volgende betrekking op de bijdrage aan de BOH: Gemeente Ommen: Verhoging bijdrage BOH i.v.m. Correctie inkoopkorting: STR. Verhoging bijdrage BOH i.v.m. Frictiegeld BOH jaarschijf INC. Verhoging bijdrage BOH i.v.m. klimaatbeleid: STR. Gemeente Hardenberg: Verhoging bijdrage BOH i.v.m. correctie inkoopkorting: STR. Per is het beheer en onderhoudscontract met de parkeerorganisatie P1 beëindigd. De uitvoering en aansturing is (grotendeels) overgenomen door de BOH. Het parkeerbeheer is overgegaan naar de afdeling Openbaar Gebied, team buitendienst. De vergunning- en abonnementen, naheffing, incasso en bezwaar en beroepen parkeerhandhaving worden door de afdelingen Ruimtelijk Domein (handhaving) en Dienstverlening (vergunningen/abonnementen) verzorgd. Voor de desbetreffende onderdelen zijn dienstverleningsovereenkomsten opgenomen. Na een jaar zal er een evaluatie plaatsvinden of de dienstverleningsovereenkomsten structureel kunnen worden ingepast. De bijdrage aan de BOH wordt incidenteel met verhoogd. Voorgesteld wordt de gevolgen van de 1 e bestuursrapportage 2014 van de gemeenten voor de BOH te verwerken in de 5 e begrotingswijziging 2014 van de BOH en de 1 e begrotingswijziging 2015 van de BOH. 2. Gevolgen raadsbesluiten gemeenten Ommen en Hardenberg inzake invoeringsbudget transities Sociaal Domein Bij raadsbesluit d.d. 5 juni 2014 Ommen en d.d. 24 juni 2014 Hardenberg is een incidenteel budget van resp en beschikbaar gesteld voor de invoering van de transities Sociaal Domein. Aangezien de werkzaamheden voor deze invoering in de BOH plaatsvinden, wordt de bijdrage aan de BOH incidenteel verhoogd met Voorgesteld wordt de gevolgen van de raadsbesluiten Ommen en Hardenberg inzake invoeringsbudgetten transities Sociaal Domein te verwerken in de 6 e begrotingswijziging 2014 van de BOH. 2

3 3. Gevolgen 2 e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH Gemeente Ommen: Vanuit de 2 e bestuursrapportage 2014 van Ommen heeft het volgende betrekking op de bijdrage aan de BOH: Aanpassing bijdrage BOH I/S Bijdrage BOH (vervangingsinvesteringen) I Bijdrage BOH (vervangingsinvesteringen) S Bijdrage BOH (aansprakelijkheidsverzekering) S Bijdrage BOH (verrekening begroting BOH) S Bijdrage BOH (taakmutaties) I Bijdrage BOH (jaarrekeningresultaat 2013) I Verlaging Bijdrage BOH Incidenteel I Verlaging Bijdrage BOH Structureel S Vervangingsinvesteringen/nieuw beleid BOH In de begroting 2014 van Ommen zijn enkele bedragen voor vervangingsinvesteringen/nieuw beleid opgenomen, welke door latere besluitvorming door het DB/AB (na vaststelling van de begroting) alsnog binnen de bestaande begroting van de BOH zijn ingepast. Deze bedragen kunnen derhalve vrij vallen in de gemeentebegroting Ommen, d.w.z. de BOH ontvangt een lagere bijdrage vanuit de gemeente Ommen. Het betreft de volgende onderwerpen/bedragen: Modernisering GBA: INC Inventarisatie en opschonen deel archief: INC Totaal incidenteel Inspectie archieftoezicht: STR 170 bureaustoelen / 30 i.h.v. bureaus: STR Totaal structureel Aansprakelijkheidsverzekering Het budget voor de premie aansprakelijkheidsverzekering is bij de totstandkoming van de BOH ten onrechte overgeheveld van de gemeentebegroting Ommen naar de begroting BOH. Het bestuur van de BOH wordt voorgesteld om het budget voor de premie terug te geven aan de gemeente. Als gevolg hiervan ontvangt de BOH een lagere bijdrage uit de gemeente Ommen van (STR). Verrekening begroting BOH In het oude bezuinigingsprogramma De toekomst tegemoet van de gemeente Hardenberg stond o.a. een taakstelling opgenomen welke gerealiseerd zou moeten worden vanuit samenwerking met andere organisaties. Een (structureel) bedrag van van deze taakstelling kan niet worden gerealiseerd. Door het bestuur van de BOH wordt voorgesteld om deze taakstelling in te vullen vanuit de post onvoorzien (structureel) binnen de begroting van de BOH. Dit betekent, dat de bijdrage Hardenberg aan de BOH met eenzelfde bedrag verlaagd kan worden, waarna de taakstelling kan worden afgeboekt. Als gevolg hiervan ontvangt de BOH een lagere bijdrage uit de gemeente Ommen van Jaarrekening 2013 BOH Het resultaat na resultaatbestemming over 2013 is Besloten is om hiervan te storten in een algemene reserve binnen de BOH. Het restant bedrag ad wordt conform de verdeelsleutel 25% / 75% verdeeld. Als gevolg hiervan dient de BOH terug te betalen aan de gemeente Ommen. 3

4 Gemeente Hardenberg: Vanuit de 2e bestuursrapportage 2014 van Hardenberg heeft het volgende betrekking op de bijdrage aan de BOH: Aanpassing bijdrage BOH Bijdrage BOH (bezuiniging de toekomst tegemoet) S Bijdrage BOH (Ondersteuning MFC s en wijkcentra) I Bijdrage BOH (aansprakelijkheidsverzekering) S Bijdrage BOH (legesinkomsten documentaire informatievoorziening) S Bijdrage BOH (kostenuitvoering Wet Onroerende Zaken) S Bijdrage BOH (jaarrekeningresultaat 2013) I Bijdrage BOH (plankosten) I Verlaging Bijdrage BOH Incidenteel I Verlaging Bijdrage BOH Structureel S Bezuiniging de toekomst tegemoet Verlaging bijdrage BOH uitvloeisel van het bezuinigingsprogramma de Toekomst tegemoet voor een bedrag van (STR) Ondersteuning MFC s en wijkcentra Verhoging bijdrage BOH als gevolg van de uitvoering ondersteuning MFC s en wijkcentra door de BOH (INC). Aansprakelijkheidsverzekering Het budget voor de premie aansprakelijkheidsverzekering Hardenberg is bij de totstandkoming van de BOH ten onrechte overgeheveld van de gemeentebegroting Hardenberg naar de begroting BOH. Het bestuur van de BOH wordt voorgesteld om het budget voor de premie terug te geven aan de gemeente. Het betreft voor de gemeente Hardenberg een bedrag van (STR). Leges documentaire informatievoorziening Abusievelijk is bij de overheveling van budgetten van de gemeentebegroting Hardenberg naar de BOH ook de inkomstenpost leges documentaire informatievoorziening overgeheveld. Het betreft de raming voor bijvoorbeeld het verstrekken van afschriften zowel op papier als digitaal - van allerhande documenten (o.a. omgevingsvergunningen), maar ook inkomsten voor het doen van onderzoek in het archief in opdracht van derden). Deze legesinkomsten komen ten goede aan de gemeente. De bijbehorende raming dient derhalve terug te worden gezet naar de gemeentebegroting. Dit betekent een verhoging van de bijdrage aan de BOH van (STR). Wet Onroerende Zaken Bij de overheveling van budgetten van de gemeenten naar de BOH is abusievelijk een bedrag van achtergebleven in de gemeentebegroting Hardenberg. Het betreft een budget voor kosten die gemaakt worden om bedrijfsgegevens (uittreksels) van het Kamer van Koophandel te ontvangen. Deze kosten worden in de administratie van de BOH verantwoord. Voorgesteld wordt daarom de bijdrage aan de BOH te verhogen met genoemd bedrag. I/S 4

5 Jaarrekening 2013 BOH Het resultaat na resultaatbestemming over 2013 is Besloten is om hiervan te storten in een algemene reserve binnen de BOH. Het restant bedrag ad wordt conform de verdeelsleutel 25% / 75% verdeeld. Voor Hardenberg betekent dit een incidenteel voordeel van Algemene baten en lasten (bijdrage BOH plankosten) Het terugdraaien van de bezuinigingsopgave voor de BOH om de personeelskosten gefaseerd te verlagen is in de begroting Hardenberg 2015 opgenomen. Deze bezuinigingsopgave was het gevolg van een lagere, mogelijke doorrekening aan plankosten in de grondexploitaties. Echter voor 2014 is nog wel incidenteel een nadeel te verwachten van Voorgesteld wordt de gevolgen van 2 e bestuursrapportages van de gemeenten voor de BOH te verwerken in de 7 e begrotingswijziging 2014 en de 1 e begrotingswijziging Beschikbaar stellen van kredieten Bijgevoegd is een lijst met openstaande kredieten. De stand van zaken omtrent deze kredieten is weergegeven. Ook is aangeduid of de kredieten moeten worden afgesloten per 31 december a.s. of dat nog werkzaamheden in 2015 e.v. zullen plaatsvinden. Voor 2014 wordt voor een aantal zaken gevraagd kredieten beschikbaar te stellen vanuit de reeds in de begroting van de BOH beschikbare middelen. Het betreft de volgende zaken: Digitale fax Ten behoeve van het beheer van de faxen is een voornemen om over te gaan naar digitale faxen, waarmee het beheer makkelijker en beter wordt, terwijl de bewijsvoering van ontvangen faxen behouden blijft, hetgeen van uit juridisch oogpunt wenselijk wordt geacht. Ten behoeve van de realisatie is een krediet noodzakelijk van (kapitaallasten (o.b.v. afschrijving 5 jaar en rente 4%) en is voor onderhoud software een structurele verhoging noodzakelijk van Aanpassing van de ramingen is noodzakelijk, omdat deze investering nog niet opgenomen is in het Ideaalcomplex. De lasten kunnen worden opgevangen binnen de ramingen ICT (vooralsnog uit de stelposten voor incidentele uitgaven). Bij de actualisering van het ideaalcomplex zal worden beoordeeld of de lasten alsnog hierbinnen kunnen worden opgevangen. Software zwembad(en) Midden 2015 wordt het nieuwe zwembad de Marsch in Hardenberg in gebruik genomen. Voor de bouw van dit nieuwe zwembad is een aanbesteding uitgeschreven, waarin ook de levering van de hardware ten behoeve van de toegangscontrole en de lockers is meegenomen. Hiervoor is ook een aanpassing nodig aan de software. Naast deze noodzakelijke aanpassing lag er ook een aantal wensen binnen de vakafdeling, zoals het in lijn brengen van de functionaliteit over de verschillende zwembaden en het samenvoegen van de administraties van de zwembaden. Het hieraan gekoppelde offertetraject (met de huidige en een andere leverancier) opende meteen de mogelijkheid om in het programma van eisen de ICT kaders en randvoorwaarden op te nemen, waardoor de koppeling met de makelaar en de export naar het financiële pakket als eis meegenomen kon worden. Alles overwegende is gekozen om het huidige pakket te vervangen. Voor deze vervanging is een krediet nodig van Bijbehorende kapitaallasten zijn (5 jaar afschrijving, rente 4%). De onderhoudskosten bedragen Het Ideaal Complex en de daaraan gekoppelde exploitatiebedragen (onderhoud) voorzien in de dekking van de bijbehorende lasten. 5

6 Vervanging zoutstrooier opzet In het ideaalcomplex tractie is rekening gehouden met de vervanging van een zoutstrooier voor de vrachtauto BL-XG-14, kosten Deze vrachtauto zit in de efficiency tractie en wordt niet vervangen. De gladheidsbestrijding waar de BL-XG-14 in de winterperiode voor werd ingezet wordt overgenomen door een tractor, nl. de Deutz Agotron. Om de gladheidbestrijding in de winter te kunnen blijven uitvoeren dient deze tractor te worden voorzien van een aanhang zoutopstrooier. Gevraagd wordt om een krediet beschikbaar te stellen ad voor een getrokken strooier, de dekking is voorzien in het ideaalcomplex. GPS-systeem tractiemiddelen Om over te gaan tot aanschaf voor een nieuw Global Positioning System (GPS) voor de tractiemiddelen wordt voorgesteld een investeringskrediet van beschikbaar te stellen, de dekking wordt opgevangen binnen de exploitatiekosten van de tractie. Het GPS systeem is noodzakelijk om aan de fiscale voorwaarden ter voorkoming van fiscale bijtellingen voor medewerkers die in een bedrijfsauto rijden. 6

7 5. Over zetten activa en restantkredieten van de gemeenten naar de BOH In het financieel verdeelmodel is besloten dat het eigendom van de gebouwen bij de gemeenten blijft en dat alle andere activa worden overgedragen aan de BOH. Bij deze (overige) activa valt te denken aan ICT, voertuigen en gereedschappen. Vanwege fiscaal juridische redenen kunnen alleen actiefposten welke ouder zijn dan 2 jaar over naar de BOH. Jaarlijks wordt bepaald welke actiefposten en nog openstaande kredieten hiervoor in aanmerking komen. De kapitaallasten zijn al geraamd in de begroting van de BOH. Activa en kredieten gemeente Ommen Over te dragen actiefposten van Ommen naar de BOH Objectnr Omschrijving Boekwaarde Aanschaf 2 sneeuwschuivers Vervanging Pick-up Vervanging Pick-up 2010 (2) Aanschaf Midi kraan Aanschaf klepelmaaier Aanschaf gazonmaaier Doorontw. Digitale dienstverlening Gegevensmagazijn (1) Aansluiting landelijke voorzng Aanschaf GWS4all Gegevensmagazijn (2) Over te dragen kredieten van Ommen naar de BOH Interne ordernr Omschrijving Openstaand krediet Vergunningensysteem WABO

8 Activa en kredieten gemeente Hardenberg Over te dragen actiefposten van Hardenberg naar de BOH Objectnr Omschrijving Boekwaarde Aanschaf 4 auto's tbv TVH Aanschaf app. digitaal scannen Software Nieuwe website Key to begraven GWS Versie Implementatie telefonie Trekker Votex klepelmaaier Hondenpoepzuiger Kooimaaier Over te dragen kredieten van Hardenberg naar de BOH Openstaand Objectnr Omschrijving krediet VDI Beheersysteem Office Interne ordernr ICT Realisatieplan: Bijdrage reserve automatisering Klantencontactcentrum Koppeling Dimpact Verseon Door het overzetten van de laatste 2 genoemde kredieten zal een gedeelte van de achtergebleven reserve automatisering Hardenberg ook overgezet moeten worden naar de BOH. 8

9 6. Onttrekking/Toevoeging reserves reserve evaluatie BOH Bij de jaarrekening 2013 van de BOH is een reserve evaluatie gevormd. Het verzoek is om hier onttrekkingen uit te mogen doen voor de kosten van de uitwerking evaluatie topstructuur, evaluatie financieel verdeelmodel en eindevaluatie BOH. De exacte bedragen voor 2014 zijn nog niet bekend, maar het voorstel is tot maximaal te onttrekken in reserve automatisering In het kader van het administratief op orde brengen van de ramingen inzake het ideaalcomplex automatisering dient nog enkele begrotingsposten te worden aangepast (budgettair neutraal). Het betreft een bedrag van , dat met de reserve automatisering moet worden verrekend. Bij de opzet van het ideaalcomplex zoals die destijds aan de beide gemeenten is voorgelegd, is hiermee overigens reeds rekening mee gehouden. reserve tractie Als gevolg van een ongeval is een vrachtwagen total loss verklaard. In totaal wordt hiervoor een bedrag van aan schadepenningen ontvangen. Omdat dit geld nodig is voor de vervanging van de vrachtwagen in 2015 en deze auto geen boekwaarde meer heeft, stellen wij u voor het bedrag ad aan de reserve tractie toe te voegen. Als de vervanging van deze vrachtauto plaats gaat vinden, kan dit bedrag weer aangewend worden. Als gevolg van het wel ramen van kapitaalslasten van vervangingsinvesteringen, terwijl die vervanging deels nog niet zijn gerealiseerd, ontstaat een voordeel tussen de geraamde en de werkelijke kapitaalslasten. Een aantal vervangingen zijn on hold gezet in afwachting van de samenwerking met Larcom Groen. Een gedeelte van deze niet benutte kapitaalslasten ad kan incidenteel weer aan de reserve tractie worden toegevoegd. 7. Resultaatbestemmingen 2014 BOH In 2014 zal een aantal specifieke budgetten - om uiteenlopende redenen - niet of deels besteed worden. Wij stellen u nu voor om de hierna genoemde restant-budgetten in 2015 weer beschikbaar te stellen, zodat de uitvoering van de onderliggende activiteiten door kan gaan. Het betreft een totaalbedrag van Vanzelfsprekend zijn wij kritisch geweest op de beoordeling van de vraag of deze activiteiten nog wel noodzakelijk zijn. Het kan immers zijn dat inzichten in de noodzaak van de maatregel zijn gewijzigd. 9

10 De posten betreffen: Onderwerp Geplande uitgaven Implementatie en conversie Dimpact Ommen inup 2011/2012 inup inup2014 Externe ondersteuning ICT nieuwe organisatie Informatiebeveiliging BGT Hardenberg en Ommen - resultaatbestemming BGT Hardenberg en Ommen begroting Hertaxatie gemeentelijke eigendommen Modernisering GBA Communicatiebudget transitie Sociaal Domein Gezondheidsmanagement TOTAAL Voorgesteld wordt bovenstaande bedragen weer incidenteel beschikbaar te stellen in 2015 middels vaststelling van de 1 e begrotingswijziging Vaststellen administratieve wijzigingen 2014 BOH In 2014 is ook een aantal administratieve wijzigingen gemaakt, deze zijn op aanvraag in te zien. De wijzigingen houden verband met een aantal budgettair neutrale herschikkingen van begrotingsramingen binnen de BOH. Dit betreft de 201 e t/m 204 e administratieve wijzigingen 2014 van de BOH. 10

11 9. Gevolgen gemeentebegrotingen 2015 voor de BOH Onderstaande tabellen geven weer op welke onderdelen de bijdrage aan de BOH in de gemeentebegrotingen 2015 afwijkt van de opgenomen gemeentelijke bijdragen in de begroting van de BOH 2015, hierbij is rekening gehouden met de gevolgen vanuit de 1 e en 2 e bestuursrapportages 2014 voor de begroting BOH Gemeentebegroting 2015 Ommen Maatschappelijke stages (AU) STR E-Overheid (AU) STR Bezuinigingen Decentralisaties STR Bezuiniging Onderwijsachterstanden STR Bezuiniging Openbaar Groen (eff.) STR BGT-wetgeving INC Ondernemersloket INC Taakstelling plankosten, dekking in Ommen STR 1e BW 2015 BOH Gemeentebegroting 2015 Hardenberg NUP-gelden STR E-Overheid (AU) STR Bezuinigingen Decentralisaties STR Bezuiniging Onderwijsachterstanden STR Bezuiniging Openbaar Groen (eff.) STR BGT-wetgeving INC NUP-gelden INC Taakstelling plankosten terug naar gemeenten STR 1e BW 2015 BOH Voorgesteld wordt bovenstaande bedragen te verwerken in de 1 e begrotingswijziging Het Dagelijks Bestuur, Secretaris, Plv. Voorzitter, J.M.G. Waaijer MBA M.J. Ahne 11

12 Onderwerp Vaststellen begrotingswijzigingen 2014 en 2015 van de BOH Document Kenmerk Het Algemeen Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg; gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 25 november 2014 inzake het vaststellen van begrotingswijzigingen 2014 en 2015 van de BOH; gelet op de behandeling van de voorgenomen begrotingswijzigingen door de gemeenteraden van Hardenberg en Ommen; Besluit: 1. De gevolgen van de 1e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH in de 5e begrotingswijziging 2014 en de 1e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. 2. De gevolgen van de raadsbesluiten Ommen en Hardenberg voor de BOH inzake incidentele invoeringsbudgetten transities Sociaal Domein in de 6e begrotingswijziging 2014 van de BOH mee te nemen. 3. De gevolgen van de 2e bestuursrapportages 2014 van de gemeenten voor de BOH in 7e begrotingswijziging 2014 en de 1e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. 4. Kredieten beschikbaar te stellen in de BOH. 5. De in de gemeenten achtergebleven activa en kredieten over te zetten naar de BOH. 6. Een onttrekking ad te doen uit de reserve Evaluatie BOH, uit de reserve automatisering en toe te voegen aan de reserve tractie. 7. Vooruitlopend op de jaarrekening 2014 voor een totaalbedrag van aan resultaatbestemmingen begin 2015 opnieuw beschikbaar te stellen. 8. De 201e t/m 204e administratieve wijzigingen 2014 van de BOH vast te stellen. 9. De gevolgen van de gemeentebegrotingen Ommen en Hardenberg 2015 voor de BOH in de 1e begrotingswijziging 2015 van de BOH mee te nemen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de BOH van 9 december Het bestuur voornoemd, De secretaris, De voorzitter, J.M.G. Waaijer MBA P.H. Snijders 12