Stichting Leergeld Zoetermeer. Plan van aanpak verhuizing 2008

Transcriptie

1 Stichting Leergeld Zoetermeer Plan van aanpak verhuizing

2 Inhoud 1. Projectgroep verhuizing 2. Verantwoordelijkheden 3. Opdrachtformulering 4. Uitwerking Plan van Aanpak 4.1 Fysieke inventarisatie 4.2 Inrichting, aankleding, meubilair 4.3 Draaiboek verhuizing 4.4 Gescheiden verhuizing 4.5 Communicatie 4.6 Bewaken / aanpassen administratieve procedures 4.7 Verzekering, catering, beveiliging, schoonmaken en de werkelijke inrichting 4.8 Ontmanteling Schoutenhoek 4.9 Beveiliging 4.10 Sleutelprocedure 4.11 Fondsenwerving/sponsoring 4.12 Open huis 5. Overige aandachtspunten 6. Nawoord 1. Projectgroep verhuizing (PGV) 1. De PGV is ingesteld door het bestuur van Stichting Leergeld Zoetermeer; 2. De PGV is belast met de coördinatie van alle facetten van de fysieke verhuizing van Stichting Leergeld zoetermeer van Schoutenhoek naar Karel Doormanlaan te Zoetermeer 2. Verantwoordelijkheden 1. De PGV rapporteert aan de projectleider verhuizing (vacature) 2. De PGV bestaat uit de heren F. Brouwers, W. Rozendaal en H.Erents 3. De PGV onderhoudt contact met en coördineert de werkwijze van alle bij de verhuizing betrokkenen (intern en extern) 4. De projectleider verhuizing rapporteert aan (een lid van) het bestuur. 3. Opdrachtformulering De opdracht van de PGV valt in een aantal zaken uiteen: o Het opstellen van een logisch programma van activiteiten om te komen tot een zo efficiënt mogelijke fysieke verhuizing van Schoutenhoek naar Karel Doormanlaan binnen de daarvoor gestelde budget- en tijdslimieten (draaiboek verhuizing); o Het bewerkstelligen dat de huidige informatiestroom met inbegrip van het huidige cliëntenregistratieprogramma tijdens de verhuizing zo optimaal mogelijk blijven functioneren; o Zorgdragen dat de stichting tijdens de verhuisperiode voor de buitenwereld goed bereikbaar blijft. De volgende zaken zijn hierbij ondermeer aan de orde: o Selectie verhuizer (liefst gesponsord) o Draaiboek verhuizing o Inventarisatie kantoor o Detail scenario s o Consequenties gescheiden verhuizing o Start-up consequenties o Continuïteit informatiestroom 2

3 o Bewaken / aanpassen administratieve procedures o Verzekering, catering, beveiliging en schoonmaken o Aankleding kantoor, aanvullend meubilair o Communicatie (telefoon, fax, , adreswijzigingen) o Ontmantelen Schoutenhoek o Contracten (opzeggen/aangaan/wijzigen) 4. Uitwerking Plan van Aanpak (verantwoordelijkheden nog nader te verdelen) 1. Fysieke inventarisatie kantoor (ICT gescheiden) a. Om vast te kunnen stellen wat zoal op kantoor aanwezig is, dient een fysieke telling van de aanwezige inventaris plaats te vinden. Dit is mede nodig i.v.m. de inventarisatie voor de transport verzekering; b. Goederen die niet worden meegenomen dienen van een sticker NIET MEE te worden voorzien; c. Het verdient aanbeveling om het kantoormeubilair en de PC s aan te geven wie de eigenaar is i.v.m. het herplaatsen in het nieuwe kantoor. 2. Inrichting, aankleding, meubilair a. Om vast te kunnen stellen wat de ruimtelijke mogelijkheden zijn dient er een plattegrond van de nieuwe kantoorruimte te worden opgevraagd c.q. gemaakt; b. De beschikbare kantoorruimten op beide woonlagen dienen naar behoefte te worden toegewezen aan bestuur, ICT en werkorganisatie (vlekkenplan); c. Vroegtijdig dient in kaart te worden gebracht wat de staat van onderhoud van het nieuwe pand is en wat er voor werkzaamheden moeten worden verricht om het te kunnen betrekken; d. Idem restauratieve ruimte (keuken), spreekkamer, vergaderruimte; e. Ook dient te worden vastgesteld wat de behoefte is aan uitbreiding van het huidige meubilair, zoals kasten, tafels, stoelen, wandversiering, kapstokken, klokken etc. f. Verder moet worden vastgesteld wat de staat van de vloerbedekking etc. is en vervanging c.q. schoonmaken van de stoffering en zonwering noodzakelijk is; g. Hierbij dient te worden betrokken de staat van onderhoud van de tuin; h. Vastgesteld moet worden welke huidige stoffering we kunnen hergebruiken in het nieuwe pand, eventueel na reiniging hiervan; i. Het personeel zorgt voor het in- en uitpakken van de eigen zaken in het door het verhuisbedrijf beschikbaar gestelde dozen; j. Het nieuwe meubilair moet voorafgaand aan de fysieke verhuizing reeds aanwezig zijn zodat de daarmee te formeren werkplekken vroegtijdig ingericht kunnen worden. Dit kan de continuïteit aanzienlijk ten goede komen terwijl de eigenlijke verhuizing wordt ontlast. 3. Draaiboek verhuizing Onderstaande items (3 t/m 12) dienen te worden verbijzonderd en te worden omgezet in een draaiboek verhuizing. Hierin staan alle te nemen acties verzameld tot een logische en in de tijd uitgezette volgorde. Het e.e.a. met vermelding van de voor de onderscheiden actie verantwoordelijke persoon c.q. personen. Voor het maken van een concept draaiboek verhuizing zijn de coördinator H. Erents en zijn assistent G. van der Meer aangezocht. a. Selectie verhuizer. Omvat selecteren van verhuizers die voldoende zekerheid bieden om de verhuizing goed te kunnen laten verlopen. Vervolgens een tweetal uitnodigen om een offerte te maken, vergezeld van voorwaarden. Het zou aanbeveling verdienen als een verhuizer bereid wordt gevonden om deze verhuizing te sponsoren of tegen een gereduceerd tarief uit te willen voeren (Bode Scholten?) 3

4 b. Concrete acties. i. Benaderen potentiële verhuizers ii. Beoordelen organisatie iii. Offerte vragen iv. Selecteren offerte/voorwaarden v. Onderhandelingen vi. Afsluiten overeenkomst vii. Contact verhuizer viii. Verhuizing uitvoeren ix. Controle uitvoering, nazorg c. Start-up consequenties In samenwerking met de werkorganisatie zal gezocht worden naar een volgordelijke aanpak van de verhuizing, zodanig dat het stoppen en weer starten van de werkzaamheden zo soepel mogelijk verloopt en een minimum aan tijd zal vergen. d. Budget Geprobeerd zal worden om de totale kosten van de verhuizing door b.v. Fonds 1818 te laten sponsoren. Hiervoor is het nodig dat er eerst een plan is met een kostenplaatje alvorens te starten met de daadwerkelijke verhuizing. Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van een motivatie waarom de verhuizing nodig is. e. Bepalen benodigde manpower Mede om de kosten van de verhuizing te kunnen begroten en de subsidieaanvraag te kunnen onderbouwen, dient te worden vastgesteld hoeveel interne manuren er nodig zijn om de verhuizing te kunnen realiseren. Hierbij dient ook te worden bepaald hoeveel uren er nodig zijn voor het inrichten van de nieuwe huisvesting. Het is onvermijdelijk dat de verhuizing van vrijwel alle betrokken personeelsleden tijd zal vergen en dus in sommige gevallen tot vertraging in de dagelijkse werkzaamheden zal leiden. Met het inzetten van een aantal fulltime mensen kan door een betere begeleiding en coördinatie deze vertraging worden geminimaliseerd, hetgeen weer tot een kostenreductie leidt. f. Vloerplan/vlekkenplan Het definitieve indelingsplan dient uiterlijk eind maart 2008 gereed te zijn. Bij latere beschikbaarheid wordt de voorbereiding en de planning vertraagd en kan een vlotte verhuizing in gevaar komen. Dit plan dient door alle betrokkenen (bestuur, werkorganisatie en ICT) vooraf te worden goedgekeurd. Bij een dispuut beslist het bestuur. g. Speciale voorzieningen tijdens verhuizing Gedacht moet worden aan: o Beschikbaarheid lift o Sleutels nieuwe pand o Toegangen optimaal o Vuilafvoer oude pand o Telefoon in oude- en nieuwe pand o Verhuismiddelen o Koffie- en theeverstrekking etc. o EHBO-trommel 4. Consequenties gescheiden verhuizing De verhuizing van het Leergeld computersysteem is een van de meest cruciale punten. Het is af te raden om een verhuisplan te maken waarbij er van wordt uitgegaan dat alles tegelijkertijd zal verhuizen. Onze gedachten gaan uit naar het vooraf gereedmaken van de elektriciteitsvoorzieningen nodig voor de computerbasisconfiguratie, de verbindingsapparatuur, de aansluitingen voor de diverse PC s en de benodigde randapparatuur. Als eerste zal de reeds geconfigureerde server worden geïnstalleerd en getest. Daarna volgt het aansluiten en testen van de diverse randapparatuur. Als laatste zullen stuk voor stuk de diverse werkstations (PC s) worden aangesloten op het netwerk en worden getest. 4

5 5. Communicatie Tijdens de verhuizingperiode dient Leergeld Zoetermeer bereikbaar te blijven voor de buitenwereld. De bedoeling is in het nieuwe pand een nieuw communicatiesysteem te installeren. Wel is voor zowel de internetaansluiting als de telefoonverbinding dat de huidige Casema aansluitingen tijdig worden omgezet. Dit zal tenminste een maand voor de feitelijke verhuizing aangevraagd moeten worden. Nagegaan dient te worden of we voor een korte overlap periode tijdelijk in beide panden een Casema aansluiting kunnen regelen. 6. Bewaken / aanpassen administratieve procedures Organisatorische veranderingen in de periode voor de verhuizing dienen te worden ontraden. Briefpapier, enveloppen en visitekaartjes behoeven niet te worden aangepast omdat we ons adres niet prijsgeven. Dit geldt ook voor onze postbus, telefoonnummers en nummers. Ook adreswijzigingen op grote schaal zijn niet nodig. Het verdient wel aanbeveling om bepaalde instanties te melden dat we zijn verhuisd. Hiervoor dient een adressenbestand te worden gemaakt. 7. Verzekering, catering, beveiliging, schoonmaken en de werkelijke inrichting van het nieuwe pand en de werkplekken o Het verdient aanbeveling om de verhuisgoederen te verzekeren; o Gedurende het gebruik van beide panden moeten er basis cateringvoorzieningen zijn; o De beveiliging van het oude pand dient tijdig te worden opgezegd c.q. te worden omgezet naar het nieuwe pand (Capricorn); o Het te verlaten pand hoeft niet schoon te worden opgeleverd (wel leeg); o Voordat de verhuizing een aanvang neemt dient vast te staan waar welke kantoorzaken (meubilair, PC,s, etc) dienen te worden geplaatst (zie labels); o Na uitpakken dienen de verhuisdozen te worden opgevouwen en aan de verhuizer te worden geretourneerd. 8. Ontmanteling Schoutenhoek Na de verhuizing is het nodig de sleutels van locatie Schoutenhoek in te zamelen en terug te geven aan de verhuurder. Ook lijkt het wenselijk om met de verhuurder het verlaten pand te inspecteren en het huur contract formeel te beëindigen. De meterstanden dienen te worden genoteerd en doorgegeven. Ook een bedankbriefje aan Vidomes mag niet worden vergeten. Ook in het nieuwe pand dient zorgvuldig te worden nagegaan of alle zaken naar wens functioneren. Ook hier dienen de meterstanden te worden genoteerd. 9. Beveiliging Anders dan het pand Schoutenhoek is de door de ligging aan de begane grond de beveiliging van het pand aan de Karel Doormanlaan van eminent belang. Afgezien van goede raam- en deursluitingen, is het aan te bevelen een semi-professioneel alarmsysteem aan te leggen. Dit kan gebeuren in eigen beheer, maar het is sterk aan te bevelen dit door een gespecialiseerd bedrijf te laten verrichten (sponsoring?) 10. Sleutelprocedure Ook voor dit pand is het nodig dat bepaalde personen beschikken over een sleutel om het pand te kunnen betreden en bij het verlaten te kunnen afsluiten. Gestreefd moet worden om dit aantal tot een minimum te beperken. Een sleutelkastje voor het veilig opbergen van overige sleutels, zoals voor de klantendossierkast en overige af te sluiten kasten en ruimten, zal worden aangeschaft. 11. Sponsoring/fondsenwerving Zoals eerder vermeld is het streven om (een gedeelte van) de verhuiskosten m.i.v. nieuw aan te schaffen kantoormeubilair, computerapparatuur, stoffering, zonwering, beveiligingsapparatuur, 5

6 opknap- en schoonmaakkosten enz. middels een projectsubsidieaanvraag als een geheel te laten sponsoren door Fonds 1818 en/of anderen. Voor nadere toelichting zie ook 3a, 3d, 9 en 12. Een dergelijke aanvraag dient ruim van tevoren te worden ingediend. De in de aanvraag begrepen zaken mogen pas na goedkeuring van de subsidiënt worden geëffectueerd. 12. Open huis Op enig moment na de verhuizing is het aan te bevelen om een open huis te organiseren voor het comité van aanbeveling, sponsoren en fractievoorzitters van lokale politieke partijen. Ook deze kosten kunnen in de subsidieaanvraag worden betrokken. 5. Overige aandachtspunten Het is i.v.m. de gewenste fondsenwerving van het grootste belang dat voordat tot de fysieke verhuizing wordt overgegaan er een draaiboek verhuizing ligt met een duidelijke motivatie (verplichting tot verhuizen) met helder kostenplaatje en een project starten einddatum. Gezien de hoeveelheid werk, de lopende werkzaamheden en de belangen welke er op het spel staan geef ik het bestuur in overweging om een projectleider van buiten aan te trekken. Mijn voorkeur gaat uit naar de persoon van Jaap Boele, die de organisatie goed kent en ervaring heeft met dit werk. De heer Boele moet na goedkeuring bestuur nog wel benaderd worden. 6. Nawoord Dit plan moet worden gezien als een handvat voor het maken van het draaiboek verhuizing en als basis voor de te maken subsidieaanvraag. Het is met de nodige zorgvuldigheid samengesteld, maar heeft niet de pretentie om volledig te zijn. Opgesteld door Constant Lindeman (voorzitter) d.d. 12 februari