Informatie teambijeenkomst 2 Roparun 2014

Transcriptie

1 Beste Teamcaptain, Tijdens deze voorbereidingsfase van Roparun 2014 is iedereen druk in de weer. Dat geldt voor zowel de teams als voor de organisatie. We doen allemaal ons uiterste best ook dit jaar weer een mooi bedrag op te halen voor het goede doel. Hierbij de informatie van de tweede teambijeenkomst met daarin alle nieuwe informatie die inmiddels beschikbaar is. Dat de deelnemende teams niet stil zitten, is duidelijk te merken aan de vele, diverse acties die worden georganiseerd of inmiddels zijn georganiseerd. Het is leuk om al die verschillende soorten acties voorbij te zien komen en het enthousiasme van de teams te zien. Daarmee wordt duidelijk gemaakt dat teams zich enorm betrokken voelen bij de Roparun. Ook is de nieuwe Ropareader sinds vandaag verkrijgbaar. Hierin vertellen teams hun verhaal over de ervaringen en verwachtingen met betrekking tot de voorbereiding van de Roparun. Ook wordt in deze Ropareader Stichting TIK (Theater in Kinderziekenhuizen), een doel waar wij trots op zijn, uitgelicht. Nog een kleine drie maanden te gaan, en we staan met z n allen aan de start in Hamburg of Parijs om het avontuur van ons leven aan te gaan! Zoveel mogelijk geld ophalen voor de palliatieve zorg voor mensen met kanker, kortom: "Om leven toe te voegen aan de dagen, waar vaak geen dagen meer kunnen worden toegevoegd aan het leven". Veel succes met alle verdere voorbereidingen!

2 Informatievoorziening In principe kun je alle informatie die je nodig hebt, vinden in de informatie die je hebt gekregen bij de inschrijfbevestiging. Nieuwe informatie die op dat moment nog niet beschikbaar was, zullen we (naast de website, , Twitter en Facebook) middels dit document aan je doen toekomen. Nieuwe informatie Roparunreglement 2014 Het Roparunreglement is beschikbaar en te downloaden vanaf de website. De bij het reglement behorende bijlagen, volgen later. Opgeven gemiddelde snelheid De wedstrijdleiding heeft bepaald dat de gemiddelde snelheid van je team uiterlijk 9 mei bij ons bekend moet zijn, via We krijgen soms vragen wat de starttijd van een team wordt bij een bepaalde opgegeven gemiddelde snelheid. Helaas kunnen we daar nog geen duidelijk antwoord op geven aangezien we pas op 9 mei van alle teams de gemiddelde snelheden hebben. Grofweg gaat het voor de teams vanuit Parijs als volgt: loop je tussen de 11 en 12 km per uur dan mag je zaterdagochtend het terrein op. Je start dan ongeveer tussen uur en uur bij 11 km per uur en tussen uur en uur bij 12 km per uur. Teams boven de 12 km per uur starten in blok 2 en mogen vanaf uur pas het terrein op en die starten dan na uur. Duidelijk mag zijn dat dit een schatting is en dat er absoluut nog geen zekerheid over te geven is. Voor de teams die starten vanuit Hamburg ligt dit weer anders, omdat deze route iets langer is. Ontheffing grote voertuigen Duitsland route Grote voertuigen en voertuigen met een aanhanger (C) mogen niet rijden in Duitsland op zondag en Pinkstermaandag. Roparun teams kunnen er (via Stichting Roparun) van de Duitse instanties ontheffing voor krijgen maar alleen wanneer door ons de kentekens van de betreffende voertuigen zijn ontvangen en wel uiterlijk op 9 mei. Doe je dat niet, dan moet je zelf ontheffing aanvragen en het is dan maar de vraag of je die ook krijgt. De kentekens moeten aangeleverd worden via de database (op de gebruikelijke manier). De kosten van een ontheffing bedragen ongeveer 35 euro per voertuig (exacte kosten zijn nog niet bekend) die voldaan dienen te worden bij de inschrijfbalie in Hamburg waar de ontheffing wordt uitgereikt. Overigens geldt dit niet voor touringcars, deze zijn wel toegestaan op de wegen, zowel op zondag als met Pinksteren. Flyers voor doorkomst gemeentes Bijgevoegd in deze informatie-enveloppe vind je twee stapeltjes flyers. Deze kun je uitdelen in de doorkomst gemeenten, zowel tijdens de Roparun, als tijdens de route-verkenning. Op deze manier krijgen geïnteresseerden een beter beeld van de Roparun. Drinkwater startterrein Voorgaande jaren was er de mogelijkheid om drinkwater te tappen vanuit een groot reservoir. Dit jaar is dat niet meer mogelijk. Houd hier dus rekening mee door zelf voldoende drinkwater mee te nemen naar het startterrein. Bekende informatie Bestellijst Roparun 2014 (t-shirts, slotavondkaarten, Roparunpakketten, enz) Het bestelformulier Roparun 2014 kan nog bij ons ingestuurd worden tot dinsdag 1 april. We kunnen helaas niet garanderen dat alle bestellingen nog beschikbaar zijn. Ná 1 april zijn de Roparunpakketten niet meer beschikbaar, de pastamaaltijden alleen nog in Parijs en Hamburg zo lang de voorraad

3 strekt, de herinneringen alleen nog bij de finish op de Coolsingel zo lang de voorraad strekt, de toegangskaarten voor de slotavond en T-shirts alleen nog tegen directe betaling op kantoor of bij de teambijeenkomst, uiteraard ook zo lang de voorraad strekt. De OV chipkaart is alleen op 24 mei tijdens de 3 e teambijeenkomst verkrijgbaar voor 6 euro. Het betreft een 2 ritten OV Chipkaart. Navigatiesysteem / route Sinds de vorige Roparun wordt de officiële route verstrekt in de vorm van een Tomtom- en Garminbestand. Tot 2012 werd de formele route uitgegeven in de vorm van een routeboek met atlas en routebeschrijving. De atlas is per 2013 vervangen door een viertal elektronische vormen, te weten: routes in de vorm van Google Earth, Google Maps, Tomtom en Garmin. De routebeschrijving blijft en wordt uitgegeven in Excel vorm, zodat die ook gebruikt kan worden als routerol. Met Google Earth, Google Maps, kan je heel gedetailleerd tevoren thuis de route bestuderen. De Tomtom- en Garminroute worden uitgegeven met een instructie hoe die in de apparatuur geladen moet worden. Je kunt er nu als team voor kiezen dat de voorfietser met een Tomtom of Garmin gaat rijden. Dat kan eigenlijk niet meer fout gaan. Om alles te vergemakkelijken voor je team, bieden wij je een optie voor de aanschaf van een navigatiesysteem van Garmin via Waypoint. Ook bieden zij in samenwerking met team 228 IJsselcollege een GPS cursus aan waarvan de opbrengst ten goede komt aan Roparun. Gegevens aanleveren teams via Via de database van de livesite is het weer mogelijk om de gegevens van je team (zoals deelnemers en voertuigen) aan te leveren. Doe dit op tijd (maar in ieder geval uiterlijk 23 mei), zodat ruim voor de Roparun alles is ingevoerd. Wanneer je de deelnemers hebt ingevuld in de database, is dit een aantal dagen later terug te zien in de donatiemodule en kan er gedoneerd worden op naam van een teamlid. Gelijktijdig met het aanleveren van je teamsamenstelling willen we ook de combinatie van voertuigen weten (verdeling A, B en C). Het merk, type en het kenteken van de voertuigen hoeven nog steeds pas uiterlijk een dag voor de Roparun te worden aangeleverd. Ook vragen we je alert te zijn op het invoeren van alle medische gegevens van je teamleden. Mocht het nodig zijn in geval van nood, dan kan het ACT heel gemakkelijk deze gegevens inzien. Vragen over het aanleveren van de gegevens kun je stellen door een te sturen naar info@roparun.nl. Ook kun je meer informatie hierover vinden op: OV Chipkaart Zoals bij de meeste van jullie bekend is, is de metro in Rotterdam alleen toegankelijk met een OV Chipkaart. Voor de lopers en voor de afnemers van een Roparunpakket is een twee ritten OV Chipkaart inbegrepen. Deze kaart is te gebruiken voor een rit vanaf parkeerterrein Vijfsluizen naar de Coolsingel en weer terug. De bij de inschrijving en Roparunpakketten inbegrepen OV Chipkaarten worden tijdens de laatste teambijeenkomst van 24 mei uitgedeeld. Als extra service verkopen we tijdens die bijeenkomst ook losse tweeritten OV Chipkaarten (alleen direct te betalen). Zie voor meer informatie over de OV Chipkaart de website van de RET ( Zoals eerder gezegd mag je tijdens de Roparun geen fietsen in de metro meenemen! Pastamaaltijden in Parijs en Hamburg Degenen die een pastamaaltijd hebben afgenomen, dienen er rekening mee te houden dat de pastamaaltijden in Parijs geserveerd worden op zaterdag van uur tot uur en in Hamburg van tot uur. Donatiemodule Waarschijnlijk is iedereen wel bekend met de Roparun donatiemodule. Deze module maakt het heel makkelijk om een donatie te doen aan Stichting Roparun, op naam van een deelnemend team, of

4 zelfs op naam van een bepaalde deelnemer uit het team. Heb je hier nog geen gebruik van gemaakt, probeer het dan nu uit via Loten De loten zijn inmiddels al een tijdje beschikbaar. Zoals je weet heb je de verplichting om loten van de Roparunloterij af te nemen. De loten kosten 2,50 euro per stuk en kunnen doorverkocht worden aan familie, vrienden, collega s, enz. Het totaalbedrag van euro wordt opgeteld bij de donatie van je team en telt dus mee bij de wedstrijd om de hoogste opbrengst per team. Je team kan ook meerdere loten afnemen om zodoende de opbrengst te verhogen. De loten van de loterij moeten betaald worden aan Stichting Roparun Palliatieve Zorg, rekeningnummer in Schiedam onder vermelding van het teamnummer en loten. Zodra de betaling door ons is ontvangen, wordt dit zichtbaar gemaakt op de donatiemodule. Vanaf dat moment kunnen de loten worden afgehaald op het Roparunkantoor in Schiedam of tijdens de laatste teambijeenkomst in Ahoy. Het is ook mogelijk om de loten direct bij afhalen te betalen via de pinautomaat. Afname in gedeelten is toegestaan met een minimale afname van 100 loten (5 boekjes) of een veelvoud daarvan. Alle verplichte loten dienen uiterlijk 1 april 2014 te zijn betaald. Als je hier niet aan voldoet, dan word je uitgesloten van deelname aan de Roparun. Buitenlandse teams dienen er rekening mee te houden dat de loten niet buiten Nederland verkocht mogen worden. Let op! Je dient de, met naam en adres, ingevulde strookjes van de loten zelf te bewaren zodat eventuele hoofdprijswinnaars kunnen worden opgespoord. De strookjes zijn GEEN vervanging voor het lot. De prijzen zijn alleen verkrijgbaar tegen inlevering van het originele lot en zijn af te halen op het Roparunkantoor in Schiedam. Hesjes Iedere deelnemer op de route, dus ook begeleiding, dient te beschikken over een fluorescerend hesje (geel of oranje) voorzien van reflectiemateriaal aan zowel voor als achterzijde. Het hesje dient voorzien te zijn van verlichting, tenminste 2 lampjes aan de voorzijde en tenminste 4 lampjes aan de achterzijde voor lopers en fietsers. Via onze website kun je zien welke hesjes zijn goedgekeurd: Champion Chip Ieder team ontvangt bij aanmelding op het startterrein in Parijs en Hamburg een chip voor de tijdsregistratie. De borg van 50 euro voor de chip moet op dat moment contant voldaan worden. De borg gaat in een envelop met het teamnummer. Na de finish op de Coolsingel kan de chip ingeleverd worden in de Roparun informatie tent die in de buurt van de finish staat. Op dat moment krijg je direct de borg terug. Het is niet mogelijk de chip later in te leveren. Wanneer de door Roparun verstrekte chip van voorgaande jaren nog in jullie bezit is, of als je zelf een Champion Chip hebt, dan kan die gebruikt worden. Je dient dan wel het chipnummer uiterlijk 30 april door te geven via de database op Franse alcoholtest In Frankrijk moet sinds 1 juli 2012 een alcoholtest (éthylotest) in elke auto aanwezig zijn. Dit geldt ook voor Nederlanders die met de auto naar Frankrijk gaan of door Frankrijk heen rijden. Gebruik van de alcoholtest is echter niet verplicht. Met zo n test kunnen bestuurders, bij twijfel over hun alcoholgehalte, zelf bepalen of ze wel of niet in staat zijn een auto te besturen. Er dient altijd een ongebruikte test in de auto aanwezig te zijn; dus ook tijdens de Roparun. Het klinkt gek, alcohol tijdens de Roparun, maar wees voorbereid en schaf voor al je voertuigen een alcoholtest aan. Deze zijn verkrijgbaar in de ANWB-webwinkel. Overigens heeft de Franse overheid wederom besloten om

5 de datum waarop er bekeurd gaat worden, indien er geen goedgekeurde alcohol blaastest in de auto aanwezig is in Frankrijk, uit te stellen. Parkeren Vijfsluizen Het parkeren van de voertuigen kan ook dit jaar op het bedrijventerrein Vijfsluizen in Schiedam. Op aanwijzing van de aanwezige begeleiders kunnen alle voertuigen hier geparkeerd worden. Met de metro kun je vervolgens snel naar Rotterdam. Om bij het instapvak te komen kun je het beste uitstappen bij metrohalte Beurs. Wij raden aan om van tevoren OV chipkaarten aan te schaffen. De routebeschrijving naar het bedrijventerrein Vijfsluizen ontvang je van ons tijdens de 3 e teambijeenkomst in de informatie-enveloppe. Roparunartikelen Er zijn diverse artikelen te koop met een Roparun-opdruk. Deze artikelen zijn verkrijgbaar op het Roparunkantoor, tijdens de teambijeenkomsten en via de webwinkel op Je kunt de artikelen bijvoorbeeld gebruiken als tegenprestatie voor jullie teamsponsors. Roparun pluche vogel 8,00 Keycord (rood of blauw) 2,00 Poloshirt (rood of blauw) 15,00 Sleutelhanger vogel 2,00 Roparun mini shirt 10,00 Polsband (rood, wit of blauw) 1,00 T-shirt Fan van 10,00 Winkelwagenmunt 1,00 T-shirt vogelopdruk 8,00 Pennen (rood, wit of blauw) 0,75 Baseball cap 10,00 Bronzen runner 35,00 Makro passen De Roparun organisatie is een partnership aangegaan met Makro. Hieruit valt voor zowel de organisatie als voor de teams veel voordeel te behalen. Zo biedt Makro alle deelnemende teams van de Roparun een Makro pas aan, die op naam staat van de teamcaptain. Ook worden er regelmatig leuke Roparun aanbiedingen aangeboden. Om deze passen te kunnen realiseren, zijn wij genoodzaakt de naw gegevens, het adres en het telefoonnummer van de teamcaptain door te geven aan Makro. Mocht je hier geen gebruik van willen maken, laat het ons dan voor maandag 24 maart 2014 weten, door een mail te sturen naar info@roparun.nl. ClickTight ClickTight is een veterklemsyteem dat met 1 Click je veters op spanning zekert en met 1 Click weer lost. Nooit meer losse veters, nooit meer dubbele knopen lospeuteren. Deze leuke innovatie heeft in de finale gestaan van de 2 grootste business plan competities en heeft speciaal voor Roparun teams een speciale versie gemaakt waarvan een deel van de opbrengst naar Roparun gaat. De flyer zit bijgevoegd in deze envelop. Hierop kun je meer informatie vinden. Uitnodiging VIP Dit jaar worden ook van een aantal teams vertegenwoordigers uitgenodigd voor de VIP op de Coolsingel. Teams die vorig jaar een podiumplaats hadden tijdens de slotavond, worden uitgenodigd om de VIP bij te wonen. Daarnaast is er nog ruimte voor een aantal overige teams. Hoe deze aanmeldprocedure verloopt, wordt binnenkort gecommuniceerd. Houd de Facebookpagina en de website hiervoor in de gaten.

6 Belangrijke data 1 april Laatste dag voor het opgeven van bestellingen 1 april Uiterlijke datum dat het lotengeld op de rekening van Stichting Roparun Palliatieve Zorg moet staan. 30 april Aanleveren chipnummer via de database op 9 mei Opgeven gemiddelde snelheid 23 mei Aanleveren deelnemers + voertuigen gegevens (zie reglement) 24 mei Teambijeenkomst 3 6 juni uur Aanleveren kentekens via de database op 7 juni Start Roparun juni Finish Roparun 2014 Vóór 18 juni Om te garanderen dat de teamdonatie meetelt bij de opbrengst die bekend wordt gemaakt tijdens de slotavond moet de donatie vóór 18 juni op onze rekening staan. 20 juni Slotavond in Alcazar 31 augustus Uiterlijke datum inleveren donatieformulier