Opleidingsplan SSC Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken

Transcriptie

1 Opleidingsplan 2014 SSC Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken

2 Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S Vastgesteld op: 13 februari 2014 Door: MT SSC OO&S Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 1

3 INHOUD Inleiding 3 1. Wie zijn wij Waar staan wij voor Waar gaan wij voor Speerpunten Kwadrant 5 Opleidingsbeleid Visie op opleidingsbeleid Rol van leren en opleiden 6 2. Financiën, taken en verantwoordelijkheden Beschikbare budget Aanvraagprocedure Evalueren van het opleidingsbeleid 9 Bijlage 1 Overzicht leer- en opleidingsactiviteiten 2014 SSC OO&S breed Bijlage 2 Registratieformulier scholingsactiviteiten 2014 Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 2

4 Inleiding Het SSC OO&S krijgt in het medewerker tevredenheid onderzoek (MTO) een goede waardering, maar er is nog genoeg ruimte voor kwaliteitsverbetering. Aangegeven wordt dat het verminderen van werkdruk een aandachtspunt is en ook zien onze medewerkers veel mogelijkheden voor ontwikkeling: resultaatgericht werken, inspirerend en sturend leiderschap, grotere externe gerichtheid en optimalisering van de universiteit als leer- en werkplek. Het SSC OO&S wil in staat zijn de topondersteuning te bieden die in de ambities van de universiteit worden geformuleerd. Zij vindt het belangrijk actief werk te maken van loopbaanvorming en opleiding. Medewerkers van SSC OO&S zijn professionals en juist omdat zij dat zijn, is continue ontwikkeling en scholing een deel van hun dagelijks werk. Dit opleidingsplan speelt op deze instelling en ambitie in en bevat de bouwstenen en richtlijnen voor een gedegen opleidingsbeleid binnen SSC OO&S. Het plan omvat zowel de richting voor de ontwikkeling van het SSC OO&S als geheel, als ook de individuele mogelijkheden voor medewerkers. Door het MT zijn in het najaar van 2012 algemene uitgangspunten en randvoorwaarden voor het opleidingsbeleid vastgesteld, nadat hierover binnen elk afdelingsoverleg gesproken is. De procedure die jaarlijks uitgevoerd wordt is als volgt: Het MT stelt jaarlijks op basis van de R&O cyclus een concept Opleidingsplan op. Dit plan geeft een overzicht van de speerpunten voor het opleidingsbeleid van het aankomende jaar die gekoppeld zijn aan het specifieke beleid van het SSC OO&S (door het MT voor de hele organisatie) met daarbij een raming van de benodigde financiële middelen. Een begroting is onderdeel van het plan. Vervolgens wordt de concrete scholingsbehoefte op verschillende niveaus geïnventariseerd: door leidinggevenden met hun medewerkers (resultaatafspraken die worden vastgelegd met de R&O cyclus); door teamleiders/coördinatoren met betrekking tot hun team; op afdelingsniveau worden binnen de beschikbare budgetten (tijd en geld) de opleidingsprioriteiten voor dat jaar vastgesteld. Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 3

5 1 Wie zijn wij 1.1 Waar staan wij voor SSC OO&S is een professionele organisatie die in afstemming met faculteiten en studenten kwalitatief goede ondersteuning biedt op het gebied van onderwijs-, onderzoek- en studentenzaken. Zij speelt daarbij snel in op de wensen en behoeften van de student en medewerker. 1.2 Waar gaan we voor Vanuit onze deskundigheid op het gebied van studentenadministratie, studentenvoorzieningen en onderzoeks-, onderwijs- en beleidsondersteuning werken wij samen met de faculteiten en andere SSC s aan de realisatie van de doelstellingen van de EUR. Wij dragen bij aan het (studie)succes en de ontplooiing van onze studenten en wetenschappers door een uitgebalanceerd pakket aan studiebegeleiding en studentenadministratie, een gevarieerd aanbod van extracurriculaire activiteiten en hoogwaardige support voor wetenschappers te bieden. Wij handelen daadkrachtig en met oog voor interne en externe ontwikkelingen en zorgen voor de balans tussen operational excellence en customer intimacy Kortom: Met SSC OO&S is het goed zaken doen. In ons werk staan deskundigheid, betrouwbaarheid en continuïteit voorop. Wij beschikken over de flexibiliteit en ruimte om in te spelen op veranderingen. Wij handelen proactief en zijn steeds op zoek naar mogelijkheden voor verbetering. Wij werken in een omgeving waarin we ons uitgedaagd voelen en waarin we worden gestimuleerd in onze ontwikkeling. Kortom: Bij SSC OO&S is het goed werken. 1.3 Speerpunten De kerntaak van het SSC OO&S is om innovatieve, professionele en hoogwaardige dienstverlening te bieden zodat binnen de EUR onderwijs en onderzoek op topniveau kan worden uitgevoerd. Vanuit de visie zijn de volgende doelstellingen geformuleerd: In 2014 hebben de klanten een positief oordeel over de dienstverlening van SSC OO&S. Om dit te realiseren vraagt SSC OO&S periodiek aan zijn klanten naar de tevredenheid over de dienstverlening. Vanuit de resultaten worden verbeteringen doorgevoerd en op het effect ervan beoordeeld. In 2014 is SSC OO&S in staat adequaat te anticiperen op veranderingen in de omgeving. Door proactief te opereren zijn we een vanzelfsprekende gesprekspartner en vraagbaak voor onze klanten. Toenemende internationalisering en hierop inspelen (buitenlandse studenten, samenwerking met ISS en EUC) is hier een belangrijk voorbeeld van. In 2014 is voor alle medewerkers een duidelijk competentieprofiel opgesteld. Elke medewerker weet wat er wordt verwacht en kan gebruik maken van een op maat gesneden opleidings- en/ of ontwikkelingsprogramma. Kennisdeling wordt gestimuleerd. Vanuit het MTO: In 2014 wordt op actieve wijze aandacht besteed aan de ervaren werkdruk van medewerkers. Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 4

6 In 2014 wordt op actieve wijze aandacht besteed aan inspirerend en sturend leiderschap. Klantbetrokkenheid, Samenwerken & Resultaatgerichtheid De SSC s hebben gezamenlijk een drietal kerncompetenties geformuleerd. Het MT vindt dat alle medewerkers van SSC OO&S over deze competenties moeten beschikken om de doelstellingen (gekozen speerpunten) te kunnen realiseren. Het in toenemende mate resultaatgericht werken en een doorontwikkeling van de competenties samenwerken en klantbetrokkenheid dragen bij aan het verwezenlijken van de doelstellingen. 1.4 Kwadrant Met deze speerpunten ligt het komende jaar op de volgende kwadranten de nadruk: Vernieuwen en innoveren van vakinhoudelijke en/of relationele aspecten? Verankeren van vakinhoudelijke en/of relationele aspecten (wat gaat goed en moet dus blijven)? Relatie: ontwikkeling en/of verankering van in- en externe samenwerkingsvormen? Inhoud: inhoudelijke ontwikkeling en/of verankering? VERNIEUWEN Resultaatgerichtheid Inspirerend en sturend leiderschap RELATIE Klantbetrokkenheid Samenwerken Binnen & buiten OO&S kennisdeling stimuleren Monitoring dienstverlening Opleidingsplan medewerkers Anticiperen op veranderingen Toenemende internationalisering Aandacht werkdruk INHOUD Deskundigheid medewerkers Medewerkers komen afspraken na VERANKEREN Hieruit kunnen we concluderen dat de komende jaren de nadruk vooral gelegd moet worden op verankering/ doorontwikkeling van relatieaspecten en vernieuwing op de inhoud. Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 5

7 Opleidingsbeleid 1.5 EUR visie op opleidingsbeleid De Erasmus Universiteit Rotterdam streeft niet alleen de ontwikkeling na van talenten van haar studenten, maar nadrukkelijk ook van al haar medewerkers. Het bureau TOP, Trainings- en Ontwikkelingsplatform, stimuleert en ondersteunt daarom medewerkers van de Erasmus Universiteit Rotterdam om zich zowel persoonlijk als professioneel verder te ontwikkelen en het beste uit zichzelf en de organisatie te halen. Met als doel een duurzame inzet van medewerkers en het creëren van een lerende organisatie, waarin mensen zich blijvend ontwikkelen en kennis delen met elkaar. Kortom een organisatie waarin talent telt! 1.6 Scholing is een voorwaarde voor strategisch succes De Erasmus Universiteit Rotterdam is zich ervan bewust dat het halen van haar strategische doelen mede afhangt van een sterke organisatie. Een van de voorwaarden voor een sterke organisatie is de kwaliteit van de medewerkers. Die kwaliteit wordt in belangrijke mate bepaald door kennis en kunde, en door motivatie en betrokkenheid. Het is de overtuiging dat kennis- en talentenontwikkeling daarin een belangrijke rol spelen. Ten einde deze elementen te versterken, is het bureau TOP in leven geroepen: het Trainings- en Ontwikkelingsplatform van de Erasmus Universiteit Rotterdam. TOP is laagdrempelig, gericht op alle medewerkers van de EUR en heeft een up-to-date cursusaanbod afgestemd op de behoefte van de organisatie. We adviseren en ondersteunen mensen en organisatie-onderdelen in het verankeren van leren, persoonlijke groei en effectiviteit, en het delen van kennis. Zo wordt de zichtbaarheid van leren en ontwikkelen vergroot, worden netwerken versterkt en wordt een plek gecreëerd waar je met al je vragen rondom training en ontwikkeling terecht kunt. Aldus willen we een cultuur tot stand brengen waarin life long learning vanzelfsprekend is om onze ambities waar te maken en het beste uit onszelf te halen, zodat de EUR haar sterke positie kan behouden en verder kan uitbouwen. Opleidingsbeleid is faciliterend aan het strategisch EUR opleidingsbeleid en het strategisch personeelsbeleid. Met leren en opleiden werken we aan de versterking en ontwikkeling van de gewenste competenties van de zittende medewerkers. Leren en opleiden in een organisatie is een gedeelde verantwoordelijkheid van de organisatie en de medewerker. Zij hebben echter wel verschillende doelen: Doelen voor de organisatie: Innovatie: aanpassen aan veranderingen in de omgeving. Vergroten inzetbaarheid van medewerkers, binnen of buiten de organisatie. Kwaliteit van dienstverlening. Loopbaanperspectief kunnen bieden aan medewerkers. Doelen voor de medewerker: Meer werkplezier en uitdaging in het werk. Loopbaanperspectief. Bevestiging dat er in je geïnvesteerd wordt. Bijblijven in je vakgebied betere positie op de arbeidsmarkt verwerven. Het is de kunst de ontwikkeling van de organisatie en de ontwikkeling van de medewerker tegelijkertijd te realiseren in het opleidingsbeleid, zodat deze elkaar versterken Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 6

8 en opleiden dus ook niet alleen een kwestie van moeten is, maar zeker ook een kwestie van mogen en willen. 1.7 Rol van leren en opleiden Opleidingsbeleid is een onderdeel van integraal personeelsbeleid. Het management en elke individuele medewerker van SSC OO&S hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid als het gaat over het op een effectieve manier werken aan professionele en persoonlijke ontplooiing binnen de organisatie. Het gaat om verantwoordelijkheid op alle niveaus. Een gestructureerde aanpak en planmatige organisatie van opleiding en ontwikkeling van medewerkers maakt deel uit van een integraal personeelsbeleid. De effectiviteit van de uit te voeren activiteiten wordt voor een groot deel bepaald door motivatie, taakgerichtheid en betrokkenheid van een ieder. Het MT schept voorwaarden en omstandigheden die nodig zijn om de kunde en kwaliteit van medewerkers te benutten. De directeur SSC OO&S is eindverantwoordelijk voor scholing in de organisatie. Een afdelingshoofd heeft scholing in zijn portefeuille. Elke medewerker heeft daarnaast een eigen persoonlijke verantwoordelijkheid; verwacht wordt dat hij of zij een bijdrage levert aan de ontwikkeling van de dienstverlening op het eigen werkterrein. Dit kan intern SSC OO&S zijn maar ook een breder perspectief hebben. Ook wordt van elke medewerker verwacht dat hij/zij een effectieve bijdrage levert aan het realiseren van de organisatiedoelen. Dit betekent een persoonlijke verantwoordelijkheid en alertheid op de kwaliteit van het eigen werk. Elke medewerker zal voortdurend moeten investeren in eigen professionele ontwikkeling. Dit komt aan de orde in de R&O cyclus. Er is dan ook sprake van een vraaggerichte, een taakgerichte en een competentiegerichte scholing. Dit betekent dat de medewerker vanuit de reflectie op de eigen taakuitoefening, de eigen werksituatie, eigen positie, opties, grenzen en ambities zelf ook actieve bijdragen aan de opleidingsvraag formuleert. Er is sprake van verschillende vormen van leren. Onder opleidingsactiviteiten wordt dan ook verstaan het volgen van opleidingen, trainingen, het bijwonen van congressen, conferenties en symposia, persoonlijke begeleidingstrajecten zoals coaching en het informele leren door kennis te delen met collega s. De functieprofielen die zijn vastgesteld door de universiteit vormen het uitgangspunt voor de door de medewerker of leidinggevende gewenste opleidingsactiviteiten. Aan vereisten die extern en dwingend worden opgelegd aan de uitoefening van bepaalde functies wordt hoge prioriteit gegeven. Zo worden bijvoorbeeld voor studentpsychologen door de landelijke vereniging van psychologen eisen gesteld ten aanzien van permanente educatie, terwijl dit voor andere functionarissen binnen SSC OO&S niet geldt. Om die reden worden de kosten van dergelijke scholingstrajecten buiten het opleidingsbudget om gefinancierd. Elke medewerker heeft een bijgewerkt scholings CV (onderdeel van/gekoppeld aan het persoonlijk jaarverslag) en doet daarvan verslag tijdens de R&O cyclus. De resultaten van scholing worden tijdens werkoverleggen en in het kader van de R&O cyclus besproken, geëvalueerd en/of beoordeeld. Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 7

9 Deelname aan een opleiding, congres, conferentie of symposium veronderstelt ook actieve participatie. Bijvoorbeeld door een terugrapportage in het team of het verzorgen van een workshop (het haal-en-breng principe). Het MT kan het volgen van bepaalde scholingsactiviteiten voor (groepen van) medewerkers verplicht stellen. Het bovenstaande leidt er toe dat voor opleidingsactiviteiten waarvoor een beroep gedaan wordt op het opleidingsbudget, het volgende onderscheid wordt gemaakt. Activiteiten ten behoeve van: Organisatieontwikkeling Afdelingsontwikkeling Conferenties, symposia ed. Functionele competenties Persoonlijke ontwikkeling Verplichtingen (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig). Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 8

10 2 Financiën, taken en verantwoordelijkheden 2.1 Beschikbare budget Voor wat betreft de faciliteiten en bekostiging hanteert SSC OO&S de volgende uitgangspunten: SSC OO&S hanteert voor het beschikbare opleidingsbudget 3% van de personeelslasten van OOS, deze middelen worden met het jaarlijkse opleidingsplan toebedeeld aan de verschillende organisatieonderdelen (afdelingen, centraal, MT). Niet-bestede budgetten kunnen niet voor het jaar daarop gereserveerd worden. SSC OO&S hanteert als uitgangspunt voor de jaarlijks beschikbare opleidingstijd minimaal 1% van de aanstellingsomvang van de betreffende medewerker. Op deze wijze geeft OOS invulling aan de nieuwe CAO waarin is opgenomen dat er per medewerker 2 dagen gereserveerd worden ten behoeve van de duurzame inzetbaarheid. Voor het jaar 2014 heeft SSC OO&S binnen de eigen begroting een bedrag van gereserveerd voor opleidingsactiviteiten. Uitgangspunten voor de toekenning van dat budget zijn: Een derde ( ) wordt gereserveerd voor de verplichte (SSC OO&S) opleidingen en de afdelingshoofden (zie bijlage 1). Twee derde ( ) wordt gereserveerd voor de afdelingen. De verdeling van het budget per afdeling vindt plaats naar rato van de totale personele lasten per afdeling van het voorafgaande jaar. Voor 2014 leidt dat tot de volgende reserveringen: Secretariaat + directeur: O.OOS: SV: SA: (inclusief ABO) De verdeling van het afdelingsbudget is de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: De bijdrage aan opleidingen gericht op persoonlijke ontwikkeling bedraagt maximaal 2.000, waarbij SSC OO&S-breed jaarlijks maximaal 4 medewerkers aanspraak kunnen maken op deze bijdrage. Buiten verplichte (SSC OO&S) opleidingen om kan een medewerker in 2014 in principe maximaal 1 andere opleiding volgen. Conferenties, symposia e.d. vallen in dit geval niet onder opleidingen. Opleidingen die vereist zijn voor de uitoefening van bepaalde functies worden buiten het opleidingsbudget om gefinancierd en komen ten laste van de betreffende afdeling. De kosten van heidagen van teams en afdelingen vallen niet onder het opleidingsbudget. Er dient voldoende budget als vrije ruimte beschikbaar te blijven om in de loop van het jaar te kunnen worden toegekend aan onvoorziene opleidingen. 2.2 Aanvraagprocedure Nadat het opleidingsplan door het MT is vastgesteld, kunnen concrete scholingsactiviteiten met het registratieformulier bij de leidinggevende worden aangevraagd (zie bijlage 2). De leidinggevende beoordeelt de aanvraag en stuurt het formulier naar het afdelingshoofd. Wanneer het een opleiding betreft uit het TOP aanbod van de EUR schrijft een medewerker zich in via: uiteraard Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 9

11 na goedkeuring van de leidinggevende. Deze goedkeuring vindt plaats op basis van het aanvraagformulier zoals dat in bijlage 2 van dit plan is opgenomen. Opleidingsactiviteiten kunnen door SSC OO&S en door andere partijen worden aangeboden. De HR adviseur kan om advies worden gevraagd zowel bij de beoordeling van de aanvraag als bij de keuze van de uitvoerende organisatie. Het afdelingshoofd beoordeelt de aanvraag en stuurt het formulier door naar het SCC OO&S-secretariaat (Renee Visser). Het SSC OO&S secretariaat registreert de opleidingsactiviteit en informeert indien nodig andere medewerkers binnen het secretariaat die op de hoogte dienen te zijn. De medewerker schrijft zichzelf in voor de betreffende activiteit en zorgt ervoor dat de factuur volgens de juiste procedure naar de universiteit wordt toegestuurd. Resultaten van de opleiding worden opgenomen door de leidinggevende in het portfolio van de medewerker. Van te voren wordt afgesproken hoe de activiteit een bijdrage moet leveren aan kennisdeling met de collega s; het afdelingshoofd ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. Waar van toepassing worden de binnen de EUR aanwezige regelingen voor dienstopleidingen en studiefaciliteiten toegepast, zie : Dat betekent dat rekening gehouden moet worden met regels ten aanzien van het verstrekken van studieverlof en terugbetalingsregelingen. 2.3 Het evalueren van het opleidingsbeleid Het opleidingsjaarplan wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld, in samenwerking met de HR adviseur. Het MT neemt daartoe het initiatief. Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S 10

12 Bijlage 1 Overzicht leer- en opleidingsactiviteiten 2014 OOS en Afdelingshoofden# Leer- en opleidingsactiviteiten Gericht op * Aantal medewerkers Resultaten EHBO V 3 Kennis up to date houden BHV V 1 Kennis up to date houden Vervolg Vlissingen, O 12 teams Samenwerken in de samenwerken Alle medewerkers praktijk Vaardigheid Engels Benodigde cursus FC Leidinggeven aan verandering FC MT (4) Alle medewerkers die bijgeschoold moeten worden (± 32) Bij functie passende Engels taal en schrijfvaardigheid Toegerust zijn voor veranderingen in organisatie Uitgevoerd door EUR EUR Begin & eind Kosten Apart budget Apart budget MT SSC s feb-dec TTC Leiderschapstraject Tot juni Teamleiders (12) HR vragen te adviseren Persoonlijke trajecten FC 4 Kwaliteitsverbetering ntb Eind 2013 gereed afdelingshoofden Totaal * O = organisatieontwikkeling A = afdelingsontwikkeling CO = conferenties, symposia ed. FC = functionele competenties PO = persoonlijke ontwikkeling V = verplicht (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig. # De ontwikkel- en scholingsactiviteiten van individuele medewerkers zijn niet in dit overzicht opgenomen, dit zijn afspraken tussen medewerker en leidinggevende. n.b. Waar gesproken wordt over teams en teamleiders wordt ook bedoeld secties en sectie coördinatoren. Opleidingsplan 2014 SSC OO&S 11

13 Bijlage 2: Registratieformulier scholingsactiviteiten Naam medewerker: Functie: Afdeling en team: Deelname voorgesteld door: medewerker zelf leidinggevende Titel scholing: MT / hoofd afdeling Activiteit betreft: Organisatieontwikkeling Afdelingsontwikkeling Conferenties, symposia ed. Functionele competenties Persoonlijke ontwikkeling Aangeboden door: Data scholing: Kosten (deelname/reis/verblijf): Tijdsbeslag medewerker: Uiterste aanmelddatum: Verplicht (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig). van: tot Motivatie deelname (wat gaat deze scholing mij en het SSC OOS opleveren): Resultaat verplichting (in te vullen door leidinggevende, bijv: verslag, presentatie aan het team, presentatie MT, rapport, etc.) Aanvraag akkoord: Naam leidinggevende: Datum: Handtekening: Naam afdelingshoofd: Datum: Handtekening: Voldaan aan resultaatverplichting? Hoe Wanneer Opleidingsplan 2014 SSC OO&S 12