Raadsvoorstel. Aan de gemeenteraad. Samenvatting voorstel. 1 Inleiding. Dynamische Dorpen INT Regisserende gemeente Borne

Transcriptie

1 Raadsvoorstel raadsvergadering agendapunt nummer 13INT02671 onderwerp Regisserende gemeente Borne Aan de gemeenteraad. Samenvatting voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld om het de visie 'Regisserende gemeente Borne, dynamiscŕŕvisie' vast te stellen als kader en leidraad voor de toekomstige ontwikkeling van bestuur en ambtelijke organisatie in de relatie met de lokale samenleving. Hiermee geeft de gemeenteraad gestalte aan de toekomstvisie Dynamische Dorpen (Mijn Borne 2030) en richting aan de verdere invulling van de gemeente als regisserende netwerkorganisatie. Doel is om als gemeente ook in de toekomst toegevoegde waarde te hebben in de ontwikkeling van Borne als een vitale, leefbare en zelfstandige gemeenschap met een eigen identiteit binnen de Twentse samenleving. 1 Inleiding Onze samenleving verandert in een snel tempo. Demografische ontwikkelingen, economische ontwikkelingen, decentralisaties van rijkstaken, de individualisering, de globalisering en de snelle veranderingen in informatieen communicatietechnologie (social media) zijn voorbeelden van ontwikkelingen die grote invloed hebben op de taken van een gemeente en hoe zij die taken effectief en efficiënt kan uitvoeren. Dynamische Dorpen In de toekomstvisie Dynamische Dorpen hebben de Bornse gemeenschap en de gemeenteraad een ontwikkelingsrichting voor Borne bepaald: een vitale, leefbare en zelfstandige gemeenschap met een eigen identiteit binnen de Twentse samenleving. Belangrijke uitgangspunten zijn onder andere een groeiende gemeenschap met een dorps karakter, zelfstandig en met een heldere identiteit van de gemeente en de verschillende kernen. De visie benadrukt in het bijzonder het belang van de gemeenschap en alle kwaliteiten die daarin verscholen liggen. Rheineplein DG Postbus AE Borne Telefoon fax info@borne.nl

2 Van de gemeente wordt een regisserende rol verwacht: "De gemeente heeft sterk ingezet op haar regierol. Bestuurders en ambtenaren zijn minder bepalend geworden. De vaardigheden waarbinnen de overheid behoefte aan is, hebben meer en meer te maken met verbinden en organiseren. Burgers en gemeente zijn een dynamische verbinding aangegaan." (Dynamische dorpen, p. 12) Bij het opstellen van de toekomstvisie, tijdens de toekomstgesprekken en in de dagelijkse praktijk bleek en blijkt hoeveel initiatieven, oplossingen en organisatiekracht er in de gemeenschap (en de maatschappelijke organisaties) zelf schuilen. Dit is bij uitstek een kwaliteit waarin Borne zich onderscheidt. Deze kracht willen we benutten door ruimte en ondersteuning te bieden en waar mogelijk nog meer te stimuleren. Alleen zo kunnen we gezamenlijk de ambities realiseren die we in de visie Dynamische Dorpen hebben vastgelegd, in de context van de dynamiek van de veranderingen die op ons afkomen. Regisserende gemeente Borne De opgave voor de regisserende gemeente Borne is om toegevoegde waarde te blijven bieden. We zetten de gemeenschap voorop: een dynamische relatie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties; gewenste ontwikkelingen mogelijk maken; kwaliteit van dienstverlening bewaken en de identiteit van Borne versterken. De bestuurlijke agenda is een afgeleide van de agenda van de Bomse gemeenschap. Dit betekent dat onze rol verandert: "Meer regie, minder uitvoering, meer samenwerking. Die nieuwe rol wordt doorvertaald in de bestuurìijke en ambtelijke organisatie. Die transitie willen wij in de komende jaren gestalte geven." (Programmabegroting ) De gemeente Borne staat er goed voor in vergelijking met veel andere gemeenten. We hebben onze begroting op orde, we hebben een goede staat van dienst als het gaat om bestuurlijke samenwerking en de Bomse gemeenschap voelt zich verantwoordelijk voor zijn eigen toekomst en wil hier zelf vorm aan geven. We geloven in het behoud van een zelfstandige positie in Twente, ondanks de tendens tot bestuurlijke schaalvergroting. Borne wil binnen de Twentse samenleving een vitale en leefbare gemeenschap blijven met behoud van de eigen Bornse identiteit. Om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden zullen we (nu) gebruik moeten maken van deze goede uitgangspositie. Hiervoor is het noodzakelijk om onze werkwijze en organisatie nu aan te passen aan de veranderende omstandigheden en zo daadwerkelijk invulling te geven aan onze nieuwe rol: de regisserende gemeente Borne. Deze rol geven we op dit moment vorm langs vier samenhangende lijnen: de uitvoeringsagenda Dynamische Dorpen (toekomstgesprekken), de bezuinigingen (taakstellingen ), de werkwijze van het bestuur (werkgroep bestuurlijke vernieuwing van de gemeenteraad) en de ambtelijke organisatie (realisatieroute). Uitvoerinqsaqenda Dynamisch Dorpen In de toekomstvisie Dynamische Dorpen is een realisatiehoofdstuk opgenomen. Door ondertekening van een convenant hebben Woonbeheer, BBO, Kulturhus en gemeente gezamenlijk de verantwoordelijkheid genomen voor de realisatie. De gemeente coördineert de uitvoeringsagenda en het jaarlijks toekomstgesprek tussen gemeenteraad en gemeenschap. Veiligheid en duurzaamheid zijn twee thema's die op dit moment, in samenwerking met partners en inwoners zijn opgepakt. Bezuinigingen Met de gemeenteraad is een proces afgesproken over de derde tranche bezuinigingen, nadat in de begroting en al structureel 4,2 miljoen euro is bezuinigd. In de begroting komt daar naar verwachting nog 1 miljoen euro bij. Onderdeel van deze bezuinigingen waren sociale zaken en buitendienst, wat geleid Pagina 2

3 heeft tot de voorstellen voor de transities naar respectievelijk de gemeente Hengelo en Twentemilieu. Hiermee wordt niet alleen de taakstelling gerealiseerd, maar ook -stapsgewijs- invulling gegeven aan de regisserende gemeente Borne: meer regie, minder uitvoering, meer samenwerking. Op dit moment staan we voor de vraag of we willen doorgaan in de richting van de regisserende gemeente of dat het bij de geïmplementeerde transities blijft. Met dit raadsvoorstel wordt beoogt daarop een bestuurlijk, kaderstellend en richtinggevend antwoord te krijgen. Werkwijze bestuur De gemeenteraad heeft de werkgroep bestuurlijke vernieuwing opdracht gegeven om het overdrachtsdocument voor de nieuw samengestelde gemeenteraad op te stellen en om een voorstel voor te bereiden ter vernieuwing van het reglement van orde, werkzaamheden van de gemeenteraad en verordening commissies. Vanuit de toekomstige opgaven (decentralisaties) en het proces van de toekomstvisie is het doel van de werkgroep: 'Het creëren van een nieuwe raad waarbij niet de verhouding tussen de raad en B&W centraal zal staan maar de relatie tussen gemeentebestuur en gemeenschap'. Hiermee maakt de gemeenteraad duidelijk dat hij oog heeft voor de veranderende context, de doelstellingen van de toekomstvisie en nieuwe verhoudingen met de samenleving en daarop zijn eigen taak- en rol invulling wenst af te stemmen. Ambtelijke organisatie De nieuwe rol van de gemeente heeft ook gevolgen voor de werkwijze van de ambtelijke organisatie en de competenties van leiding en medewerkers. Meer regie, minder uitvoering en meer samenwerking gaat niet vanzelf. Daarom heeft het college in 2011 opdracht gegeven een proces in gang te zetten dat moet leiden tot een nieuwe hoofdstructuur voor de organisatie. De werkwijze van de ambtelijke organisatie moet nauw aansluiten op de manier waarop college en raad invulling geven aan de regisserende gemeente Borne. Wel is het daarbij essentieel dat het gemeentebestuur zich uitspreekt over de toekomstige koers van de gemeente. Daarmee worden de kaders gegeven aan college en management om daaraan uitvoering te geven. Regisserende netwerkorganisatie De ontwikkeling naar een regisserende gemeente Borne was in 2011 voor het college van B en W aanleiding om de algemeen directeur opdracht te geven om de ambtelijk organisatie voor te bereiden en in te richten en hiervoor een passende organisatiestructuur in bespreking te brengen. Eind 2011 is een Startnotitie hoofdstructuur opgesteld. Op basis van de startnotitie zijn vier inspiratiesessies georganiseerd met externe deskundigen. De resultaten van deze inspiratiesessies zijn neergelegd in de notitie Bouwstenen organisatieontwikkeling die op 31 mei 2012 is gepresenteerd aan uw raad. Vervolgens is de bouwstenennotitie vertaald in Regisserende gemeente Borne, dynamische visie. De visie 'Regisserende gemeente Borne, dynamische visie' geeft kaders voor de nadere invulling van de gemeentelijke organisatie (bestuurlijk en ambtelijk). Kern hiervan is de keuze voor de regisserende netwerkorganisatie. Dat is een organisatie die duidelijk weet wat ze wil (maatschappelijke effecten en beleidsdoelen) en hierop stuurt door verbindingen te leggen, en initiatieven mogelijk te maken als opdrachtgever, coproducent of facilitator. Ontwikkeling en uitvoering van beleid vindt in toenemende mate plaats met en door de Bomse samenleving en andere (samenwerkende) overheden in Twente. Dit impliceert een kleine, regisserende kernorganisatie en een groeiende thuisbasis waar de uitvoering van taken in toenemende mate belegd zal gaan worden. Pagina 3

4 2 Beoogd resultaat Een regisserende netwerkorganisatie (bestuurlijk en ambtelijk) die ook in de toekomst toegevoegde waarde heeft voor de Bornse samenleving. 3 Argumenten 1.1 De samenleving vraagt een nieuwe regisserende rol van de gemeente De visie regisserende gemeente is de visie op de gemeentelijke organisatie die voortkomt uit en aansluit bij de ontwikkelingen in de samenleving en de toekomstvisie Dynamische Dorpen. Initiatieven komen steeds meer vanuit de Bornse gemeenschap en steeds minder van de gemeente. Van de gemeente wordt verwacht dat ze deze initiatieven opvangt, onderkent, verbindt en interactie organiseert. 1.2 Sluit aan bij eerdere keuzes door raad en college De organisatie ontwikkelt zich al sinds 2010 in de richting van een regisserende netwerkorganisatie door transities die door bezuinigingen of wetgeving zijn ingezet: Buitendienst, Sociale zaken en Veiligheidsregio. Dit sluit aan bij de uitgangspunten in de programmabegroting : meer regie, minder uitvoering, meer samenwerking. Op dit moment is echter een bestuurlijk debat gewenst over de vraag of en in hoeverre wij op die weg verder willen. 1.3 Geeft duidelijke kaders voor samenwerkingsinitiatieven De organisatie ontwikkelt zich steeds meer in interactie met externe partners. Enkele recente initiatieven, weliswaar in verschillende fases van ontwikkeling, zijn Sociale zaken samen met Hengelo, Buitendienst samen met Twentemilieu, Bedrijfsvoering samen met Almelo, Enschede en Losser en de decentralisaties in het sociale domein op regionale schaal met 14 gemeenten, veiligheidsregio met 14 gemeenten en Regionale Uitvoerings Dienst met 14 gemeenten en aanverwante partners. Met partners in de Bornse gemeenschap wordt samen vorm gegeven aan duurzaamheid en veiligheid. We zien een ontwikkeling waarbij verschillende vraagstukken op verschillende schaalniveaus worden opgepakt. Dat draagt bij aan de effectiviteit en de efficiency, maar stelt tegelijk hoge eisen aan de flexibiliteit van bestuur en apparaat en aan het vermogen om sturing te houden op de lokale prioriteiten. De visie regisserende gemeente Borne geeft een integratie- en toetsingskader voor lopende en nieuwe samenwerkingsinitiatieven: uitvoeringsagenda Dynamische dorpen, derde tranche bezuinigingen, werkwijze bestuur en ambtelijke organisatie en transities. Hiermee kunnen raad en college de afwegingen in deze processen goed op elkaar afstemmen. 2.1 Gemeenteraad stelt kaders, college realiseert Met de visie op de regisserende gemeente Borne stelt de gemeenteraad kaders vast. Het is vervolgens aan het college van B en W om binnen deze kaders het doel van de regisserende gemeente Borne te realiseren. Van de zijde van de gemeenteraad is bij een eerste agendering van dit onderwerp op 25 juni 2013 gevraagd om inzicht in de route die het college voor ogen heeft om tot realisatie van de regisserende gemeente te komen. Dit is een begrijpelijke vraag omdat het hierbij om een uiterst belangrijke, fundamentele, keuze voor een nieuwe rol van de gemeente gaat, die bovendien ook de werkwijze van de raad raakt. De (concept)realisatieroute is ter informatie bijgevoegd, waarbij wordt aangetekend dat het een meerjarig verandertraject betreft, wat zich niet leent voor een blauwdrukaanpak. De realisatieroute moet daarom vooral worden gezien als een veranderagenda. De te ondernemen acties worden er in benoemd, de randvoorwaarden en kaders worden neergelegd. Belangrijk is dat er voor die route voldoende draagvlak is in de organisatie. Pagina 4

5 Daarom zullen medewerkers en medezeggenschap worden betrokken bij het opbouwen en uitvoeren. Vanwege die betekenis en de relatie met de bestuurlijke vernieuwingen wordt de raad verzocht wensen en bedenkingen te uiten over de (concept)realisatieroute. Na instemming van de gemeenteraad met de visie Regisserende gemeente Borne zal het college van b en W de wensen en bedenkingen verwerken in de realisatieroute. 4 Kanttekeningen 1.1 Alternatieve modellen worden uitgesloten De keuze voor Borne als regisserende netwerkorganisatie betekent ook dat andere scenario's worden uitgesloten. De basis voor deze keuze lag in de inspiratiesessies van college en managementteam in aanwezigheid van de ondernemingsraad. BMC schetste daarin vier mogelijke toekomstige ontwikkelingen van het openbaar bestuur: 1 'Manoeuvres in de markt': verzakelijking zet door, vermarkting van uitvoering, 2 'Maatschappelijke carrousel': netwerk van publieke en private partners, wederzijdse afhankelijkheid 3 'Retrol in control': publieke taken exclusief door overheden, gemeenten sterke spelers 4 'Dynamiek in de flashmob': social media en sociale netwerken doen publieke domein uiteenvallen Van deze mogelijke ontwikkelingen past de 'Maatschappelijke Carrousel' het best bij de ontwikkelingen in de samenleving en bij de rol die de Bornse gemeenschap ziet voor de gemeente. De gemeente Borne is primair een netwerkorganisatie. De gemeente is onderdeel van de 'maatschappelijke carrousel' en heeft daarin publieke en andere specifieke, expliciete verantwoordelijkheden. Vervolgens heeft het college van B en W het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten gevraagd mee te denken over de vormgeving van de samenwerking met andere overheden.. KING onderscheidt vijf scenario's: 1 Alles zelf doen (complete gemeente) 2 Regievoering via een netwerk 3 Regievoering via centrumgemeente 4 Ambtelijke fusie 5 Herindeling Samengevat valt daarover het volgende te zeggen: Scenario 1 sluit niet aan bij de ontwikkelingen in de samenleving en de gemeente Borne heeft niet de ideale schaal om deze rol te vervullen. Scenario 2 is het voorkeursscenario dat aan de gemeenteraad wordt voorgesteld 'Regisserende gemeente Borne, dynamische visie'. In dit scenario kan ook recht gedaan worden aan de relatie met de samenleving die in de scenario's van King niet zijn meegenomen. Scenario 3 betekent een keuze voor één partner waarmee Borne zich afhankelijk maakt van één grotere gemeente. Daarover is in de nota koersbepaling samenwerking (2011) gezegd: "Wij kiezen evenmin voor een situatie waarbij wij ons als kleinere gemeente sterk eenzijdig afhankelijk maken van één gemeente". Wij zijn van mening dat dit argument nu meer dan ooit geldt gelet op de Twentebrede initiatieven voor intensievere samenwerking. Scenario 4 sluit niet aan op de ontwikkelingen in de samenleving en is in de praktijk vaak het voorportaal van een bestuurlijke fusie. Pagina 5

6 Scenario 5 ten slotte wordt door zowel samenleving als bestuur niet wenselijk geacht omdat een zelfstandig bestuur bijdraagt aan een vitale, leefbare en zelfstandige gemeenschap met een eigen identiteit binnen de Twentse samenleving. 1.2 Afhankelijkheid van partners Samenwerken met partners in een netwerk doe je niet alleen. Daarmee is de mate van succes mede afhankelijk van de wil en de mogelijkheden van potentiële partners. Gelet op de samenwerkingsdynamiek in Twente en de samenwerkingsbereidheid in de Bornse samenleving, lijkt dit geen problemen op te leveren. In alle Twentse gemeenten wordt momenteel gesproken over vormen van samenwerking. Wel moet Borne als partner goed weten en formuleren wat de samenwerking moet opleveren voor de Bornse gemeenschap. Borne bevindt zich regionaal en landelijk nog in een voorhoede waar het gaat om samenwerkingsinitiatieven. In de afgelopen paar jaar hebben wij ervaring kunnen opdoen met verschillende vormen, lokaal en bovenlokaal. Die ervaring maakt dat wij inmiddels kennis hebben kunnen opbouwen en daarmee een goede uitgangspositie hebben. 1.3 Bestuur en organisatie samen De visie Regisserende gemeente Borne zegt meer over de werkwijze van de ambtelijke organisatie dan over de werkwijze van het bestuur. Bestuur en ambtelijke organisatie zijn samen de gemeente Borne en de werkwijze van de organisatie moet aansluiten bij die van het bestuur. Met de opdracht aan de werkgroep raadsvernieuwing en de eerdere keuze voor meer regie, minder uitvoering en meer samenwerking heeft de gemeenteraad de lijn van de regisserende gemeente Borne ingezet. De visie sluit daar bij aan. 1.4 De visie geeft nog geen duidelijkheid over de definitieve organisatiestructuur De organisatiestructuur is het sluitstuk van het organische proces om tot een regisserende gemeente te komen. Hier geven we stap voor stap invulling aan. Voor medewerkers is lastig te bepalen hoe en waar zij in de toekomstige organisatie hun werk zullen doen. Dat leidt tot onzekerheid over de werkinhoud, de baan, de werkgever, de werkomgeving etc. Mede daarom is het belangrijk dat het bestuur duidelijkheid geeft. Enerzijds verschaft dit perspectief en anderzijds houvast voor een onzekere ontwikkeling, maar binnen duidelijke kaders. In de realisatieroute zal het college maximale duidelijkheid aan medewerkers geven op het niveau van werk en inkomen. We organiseren het proces 'bottom up'; Medewerkers zijn medeverantwoordelijk voor de vormgeving van de transities zodat ze invloed hebben op werkwijze en werkomgeving. De ontwikkeling van een regionaal arbeidsvoorwaardenpakket (Twentse CAO) leidt to verdere flexibilisering. Dit vraagt van medewerkers een proactieve houding en van de werkgever begeleiding en ondersteuning. Met de medezeggenschapsorganen wordt hierover (lokaal en bovenlokaal) afspraken gemaakt. 5 Kosten, baten en dekking Met dit voorstel zijn geen kosten gemoeid. Organisatie- en desintegratiekosten voor samenwerkingsinitiatieven zijn onderdeel van deze initiatieven. Deze worden afzonderlijk aan de gemeenteraad voorgelegd. 6 Vervolg na besluitvorming Pagina 6

7 Na besluitvorming door de raad zal het college van B en W een voorgenomen besluit nemen over de realisatieroute en deze voor advies voorleggen aan de ondernemingsraad. Daarna volgt een definitief besluit op dat punt. Voor de Bornse samenleving geeft de gemeente invulling aan de rol die in de toekomstvisie wordt gevraagd. Het gemeentebestuur zal de komende jaren besluiten over afzonderlijke transitievoorstellen. De ambtelijke organisatie zal de komende jaren invulling geven aan de nieuwe werkwijze. In de Twentse samenwerking zal Borne deelnemen aan initiatieven die bijdragen aan een vitale, leefbare en zelfstandige gemeenschap met een eigen identiteit. Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld om: 1. In te stemmen met 'Regisserende gemeente Borne, dynamische visie' en de daarin opgenomen kaders vast te stellen: - de ontwikkeling tot een regisserende netwerkgemeente - de gemeente is een verbindende partner in de Twentse en Bornse samenleving - de gemeente houdt verantwoordelijkheid voor alle overheidsvragen van inwoners en organisaties - beleidsvoorbereiding en -uitvoering doen we samen met onze partners in de thuisbasis - de gemeente Borne werkt met een compacte, regisserende, kernorganisatie - functies in de kernorganisatie en thuisbasis zijn regie, advies en uitvoering - bestuur, kernorganisatie en thuisbasis werken op basis van opdrachten - een zakelijke bestuurs- en organisatiecultuur en intensieve relaties met maatschappelijke partners - bereidheid om enige beleidsvrijheid in te leveren bij de uitvoering 2. Wensen en bedenkingen kenbaar te maken over de conceptrealisatieroute 6 ome, mr. ars Pagina 7