Communicatieplan Handhaving Openbare Omgeving 2010 (definitief)

Transcriptie

1 Communicatieplan Handhaving Openbare Omgeving 2010 (definitief) 1. Inleiding De afdeling Handhaving Openbare Omgeving (HOO) is onderdeel van de afdeling Vergunningen, Veiligheid & Handhaving (VVH). HOO voert toezicht en handhaving uit op gedrag, verkeer, milieu (vuilnis), veiligheid in de openbare ruimte enz. HOO heeft qua formatie 10 toezichthouders en 50 (integraal) handhavers. De meeste handhavers zijn tevens Bijzonder Opsporingsambtenaren (BOA s). De afdeling Handhaving Openbare Omgeving werkt sinds 2008 via een nieuwe aanpak. Voorheen waren de handhavers actief als parkeercontroleurs, maar tegenwoordig hebben de handhavers een breder takenpakket met meer bevoegdheden en een groter werkgebied. De 50 handhavers hebben een uitgebreid takenpakket, bijvoorbeeld hondenbeleid, rijdend verkeer, huisvuilbeleid, parkeerregels en alles wat onder de APV valt. Ze werken ook nauw samen met de politie. De handhaving is primair gericht op het bereiken en bewaren van veiligheid en leefbaarheid van de openbare omgeving. Het gaat niet meer alleen om parkeercontroles, maar sinds 2008 om een integrale handhavingaanpak. Ook werken zij op het hele grondgebied van Haarlem. De integrale handhavers worden deels ingezet op projectbasis (vastgelegde afspraken) en deels via flexdiensten (acties die voortkomen uit urgente problematiek, zoals fietsenacties, bromfietsacties en acties m.b.t. hondenpoep). In augustus 2009 is het nieuwe uniform gepresenteerd, waardoor de handhaver goed herkenbaar is in het straatbeeld. Bijkomend voordeel is dat het insigne voor BOA s zichtbaar is en dat op de jas duidelijk Handhaving staat aangegeven. De kreet Parkeerwacht is nu fysiek verdwenen. Er zijn een aantal handhavingsthema s in Haarlem, waarvoor ook de toezichthouders in combinatie met de BOA s ingezet kunnen worden. Bijvoorbeeld: - Drugs- en alcoholoverlast - Winkelcentra - Overlastgevende & criminele jeugdgroepen - Alcohol en drugs - Terrassen - Uitstallingen - Verkeersveiligheid - Parkeeroverlast - Overlast bewoners - Hondenbeleid - Stallinggedrag fietsers station - Dak- en thuislozen - Evenementen - APV handhaving - Annexaties Binnen deze thema s zijn prioriteiten aangegeven waarbij een deel van de inzet van de integrale handhavers nadrukkelijk aansluit (Integraal Handhavingbeleid ): - Leefbaarheid wijken - Binnenstad - Jeugd - Evenementen 2. Aanleiding Het nieuwe takenpakket en het grotere werkgebied is onvoldoende bekend bij de Haarlemmers. Daarbij worden handhavers door sommigen toch nog steeds gezien als parkeercontroleurs. Daarnaast zijn er geluiden uit de stad dat de handhavers onvoldoende zichtbaar zijn in de stad en dat er daarom het idee bestaat dat er onvoldoende of niet gehandhaafd wordt. De wens van de burgemeester is dan ook dat we meer moeten laten zien dat we handhaven en waarop we handhaven. Hier is in 2009 een eerste aanzet toe gegeven door actief te communiceren over projecten door onder andere persberichten te versturen en interviews aan media te geven. Bij het communiceren van het takenpakket moet er aandacht zijn voor het onderscheid met betrekking tot de taken met de politie. 1

2 3. Communicatiedoelstelling 2010 De algemene doelstelling is: Haarlemmers overtuigen dat integraal handhavers WEL iets doen door actief werkzaamheden uit te dragen. De burger moet daarbij worden gewezen op zijn eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Successen moeten gevierd worden en Haarlemmers moeten een positief effect ervaren van het integraal handhaven. 4. Interne en externe doelgroepen Er is een onderscheid aangebracht in primaire en secundaire doelgroepen, intern en extern. Interne doelgroepen Primaire doelgroep Secundaire doelgroep - Medewerkers afdeling HOO - Directie - Overige leidinggevenden en medewerkers VVH - Medewerkers Stadszaken, Dienstverlening en Wijkzaken - College van Burgemeester en Wethouders - Leidinggevenden en medewerkers andere afdelingen - Stadsdeelmanagers Externe doelgroepen Primaire doelgroep Secundaire doelgroep - Inwoners van Haarlem - Lokale en regionale pers - Wijken/wijkraden - Ondernemers 5. Strategie De strategie richt zich met name op de externe communicatie, maar ook interne communicatie is belangrijk. Interne communicatie Communicatie moet worden verankerd binnen HOO. Daarvoor moet het een vast onderdeel worden op de agenda en bij projectplannen. Er moet gekeken worden of er aandacht voor communicatie moet zijn en welke reactie de actie oproept bij het publiek. De communicatieadviseur moet daarom proactief op hoogte worden gehouden van ad hoc acties en lopende zaken. Daarbij moet voorbereidingstijd worden gerekend voor opstellen en afstemmen teksten. Ook kan de adviseur meedenken over de invulling van de actie, om meer publiciteit te genereren en publiek te informeren. Hiervoor moet dan budget beschikbaar worden gesteld voor de eventuele ontwikkeling van specifieke middelen (zoals advertenties, borden, fotograaf). Externe communicatie Door continue extern te communiceren in 2010, worden Haarlemmers geïnformeerd dat de gemeente actief handhaaft. Daarmee zal ook de zichtbaarheid van de handhaving verbeteren. Door de juiste toon (open, helder en informatief) en de juiste keuze van informatie(materiaal) ontstaat er: duidelijkheid, begrip, vertrouwen, draagvlak, betrokkenheid en motivatie. Er wordt geen externe imagocampagne opgestart. De ISO-certificering die begin 2010 behaald zal worden, ondersteunt de nieuwe aanpak en geeft de professionalisering van Handhaving een extra ondersteuning. Dit kan gebruikt worden in de communicatie, zowel intern als extern. 2

3 Communicatie kan worden ingezet over verschillende onderwerpen: - Handhaving algemeen (methoden, beleid, prioriteiten, jaarplannen) - Speciale projecten/acties: aankondiging, resultaten - Samenwerking met partners - Uitbreiding capaciteit/middelen (= handhavingsignalen) (uniform, vervoersmiddelen, scanauto, meer BOA s etc) - Aanhaken bij landelijke campagnes (overheidsvoorlichting) Er is een beperkt budget beschikbaar voor Dit betekent dat er zoveel mogelijk free publicity gezocht moet worden. Free publicity zal betrekking hebben op de acties, projecten, wijkgericht werken en met name gegenereerd worden door proactief naar buiten te treden. Daarbij zullen er middelen ontwikkeld en ingezet worden om handhaving regelmatig onder de aandacht te brengen. Ook zal er geïnvesteerd worden in nieuwe media, zoals de website actualiseren en filmpjes (5-7 minuten) op Haarlem105. Opok het jaarlijkse Omnibusonderzoek kan ingezet worden om de mening over HOO te meten. Kritische succesfactoren - Alle (initiële) mediacontacten moeten via de afdeling Communicatie verlopen. Handhavers praten niet zelf met de pers, maar verwijzen altijd naar de afdeling Communicatie. Daarbij vragen ze altijd naar naam medium (krant/radio/tv) en naam journalist, zodat dit doorgegeven kan worden aan de communicatieadviseur. Eventueel kan het interview later wel plaatsvinden met een handhaver onder begeleiding van de communicatieadviseur. Een idee kan zijn handhavers te voorzien van visitekaartje van de afdeling Communicatie of de betreffende communicatieadviseur, zodat handhavers deze kunnen uitdelen als ze worden aangesproken door de pers (niet door publiek!). - Maak doelstelling projecten SMART, zodat dit in de communicatie gebruikt kan worden. Resultaten van acties moeten zo concreet mogelijk zijn en niet alleen kwantitatief aangegeven zijn. Knelpunten Er zijn een aantal knelpunten waarmee rekening gehouden moet worden: - Beperkt budget: het veranderen van een imago is een jarenlang proces, waar veel budget voor nodig is. - Capaciteit afdeling Communicatie (prioriteiten bepalen) - Mediabeleid: Om beeldvorming rondom handhaving te veranderen, is het belangrijk proactief en reactief te communiceren. Verzoeken van de media om mee te lopen, interviews te houden moeten niet op voorhand worden afgewezen, maar zorgvuldig overwogen worden. - Webredactie haarlem.nl 6. Communicatiemiddelen Interne communicatie Overleg MT HOO: vast agendapunt voor communicatie,evt. communicatieadviseur agendalid maken, uitnodigen bij overleg, nadenken door MT over communicatie bij projecten Inzine: werkwijze toelichten, acties benoemen Intranet: werkwijze toelichten, acties benoemen (onderdeel pagina VVH) Collega s andere afdelingen meenemen tijdens werktijd (stage) om kennis te vergroten Opleidingen BOA s Externe communicatie - Persberichten (free publicity) Persberichten werken effectief via lokale en regionale pers (,Haarlems Dagblad, regionale hah-bladen, maandbladen, H105, RTVNH). Persberichten kunnen onder andere worden ingezet om beleid te communiceren en projecten/acties aan te kondigen. Door acties vooraf aan te kondigen bereik je een tweeledig doel: handhavers worden neergezet als actief handelend en aanwezig in de stad en ten tweede worden mensen geattendeerd op de regels. Per actie moet wel steeds gekeken worden of het zinvol is een persbericht te versturen. Ook kunnen resultaten van acties zo bekend worden gemaakt. 3

4 Interviews Interviews vinden vaak plaats op aanvraag van pers of externe partners (corporaties, politie, vakbladen). Dit kunnen interviews voor radio of TV zijn, maar ook voor geschreven publicaties (bewonersbladen, wijkkranten). Op dit moment is het gebruikelijk dat de portefeuillehouder dit voor zijn rekening neemt (burgemeester). Dit is echter niet voor ieder onderwerp noodzakelijk. Bij acties wordt vaak gevraagd of er een interview kan plaatsvinden met een handhaver. Dit wordt vaak nog afgehouden, omdat de prioriteit van de handhavers ligt bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Mediatraining Een mogelijkheid is de teamleiders een (in-company) mediatraining te geven en hen in te zetten voor de camera. Dit kan geregeld worden via Haarlemse School, maar is geen standaardcursus. - Internet: website Een apart up-to-date gedeelte voor handhaving op haarlem.nl zodat informatie op centrale plaats staat in overleg met web-bureau Zichtbaarheid verbeteren Handhaving op gemeentesite (in overleg met Webbureau) aanmaken url: Digi-Folder: aandacht voor werkwijze en uitvoering taken aanvullen/ verbeteren informatie over handhaving in Haarlem acties opnemen onder Mijn Wijk AANDACHTSPUNT: WEBREDACTEUR HOO - Communicatieactie met slogan ontwikkelen per onderdeel van het beleid (bijvoorbeeld hondenbeleid, parkeerbeleid, fietswrakken, voetgangersgebied) Kies 4x per jaar onderwerp dat extra publiciteit verdient. Het onderwerp wordt dan ondersteund met pakkende naam actie (slogan), een persbericht en een middel/cadeautje dat ontwikkeld wordt. Denk aan fietsenactie (verlichting), hondenbeleid (zakjes met flyer door brievenbus) etc. deze acties kunnen gekoppeld worden aan een ander deel van beleid (zoals hondenbelasting). - Posters, give-aways, mupi s (indien mogelijk),busreclame, driehoeksborden - Bezoeken/meelopen bij Handhaving Om beeldvorming te veranderen, kan media worden ingezet. Dit betekent dat los van de berichten die wij versturen, er ook ruimte moet zijn voor media om hun eigen beeld te bepalen. Dit kan door bijvoorbeeld mee te lopen tijdens een actie (zoals met de wijkraad) - Interviews pers incl. meelopen tijdens acties - Verzoeken TV-programma s (bijv. Op de Bon) - Bezoeken door en bij wijkraden Bewoners- wijkraadcommunicatie Stadskrant Bewonersbrieven Posters bij acties (evt. met speciale cartoon) Dag van de handhaving (of onderdeel van campagne?) Publieksvriendelijke acties. Samen met bewoners opruimen van smerige punten in stad/overlast fietswrakken, Meelopen door journalist met handhavers tijdens ronde en/of bezoek meldkamer Banieren in stad op hangen: tips Handhaving Omnibusonderzoek (of enquête O&S (nulmeting) als onderdeel campagne 2010) Aansluiten bij overleg wijkraad (proactief informatie brengen) Columns handhavers in wijkkranten (idee burgemeester, nog verder uitwerken) > low profile starten Communicatie in de wijken via: o Nieuwsbrief Wijkcontracten (uitgave gemeente) o Wijkraadnieuwsbrief (uitgave wijkraad, wordt wijkkrant genoemd) o Wijkkrant (lokale redactie: Schoter, Haarlems Weekblad, Haarlem-Oost) 4

5 Specifieke media Haarlems Dagblad: exclusieve interviews/reportages met integraal handhaver, aandacht voor beleid Haarlem 105: Haarlems Kwartiertje, exclusieve filmpjes ism OK TV (via Mediateam) Ambassadeurs inzetten ambassadeurs bij samenwerkende/betrokken partners > burgemeester, collega s, stadsdeelmanagers 6. Planning Januari december 2010, nog concreet invullen (zie apart document, volgt) 7. Organisatie De communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de regie op de communicatie en de coördinatie op de ontwikkeling van de middelen. Uitvoerende taken liggen bij de afdeling (zoals verspreiden van folders, plaatsen van borden etc). 8. Financiën Het communicatiebudget is??. Een uitgebreide kostenraming moet worden gemaakt na goedkeuring van dit plan. Huidige inschatting kosten middelen voor zover bekend(ex. BTW): Mediatraining (in-company): ,-. Filmpjes Haarlem 105: ,- (4 filmpjes a 2 minuten) Ontwerp cartoon (voor gebruik poster): 500,- Weggevertje en poster per communicatieactie: ( x 4x per jaar) Mupi s (80 stuks): 2.500,- (drukwerkkosten) Webredactie: onderdeel jaarplan handhaver (regulier) Banieren (ontwerp en productiekosten): PM Ontwikkeling middelen(overig): PM Dag van de Handhaving: PM (afhankelijk van insteek en middelen) 9. Evaluatie De campagne wordt tussentijds en na afloop geëvalueerd. 5