Document Management. Informatiseren Collegeprocedure. Dienst Informatica. Directie Financiën & Algemene Zaken. Vlaamse Gemeenschapscommissie

Transcriptie

1 Informatiseren Dienst Informatica Directie Financiën & Algemene Zaken Vlaamse Gemeenschapscommissie

2 Inhoudsopgave Document Management...1 Inhoudsopgave Analyse en bestaansreden van het project Inventaris van prioritaire projecten Doelmatigheidsanalyse Stroomlijnen administratieve processen en procedures Kennismanagement e-government Doelstellingen en scope Algemeen Strategie Oplossing Beslissingscriteria Projectaanpak Fasen en mijlpalen & belangrijkste deliverables Belangrijkste mijlpalen (milestones) Verdere detaillering The High Level Plan Human resources Totale werkomvang Samenvatting Risico s Budget Organogram Schema Rollen en verantwoordelijkheden De stuurgroep Project Manager Het projectteam Projectmedewerkers De sponsor Organisatie De Kick Off Meeting Project opvolging vergadering Opleveringscriteria Akkoord van de Directie en van ICT Documentbeheer... 17

3 1 Analyse en bestaansreden van het project De modernisering van de ICT infrastructuur en het invoeren van toepassingen die de werking van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) ondersteunen en verbeteren komen stilaan op kruissnelheid. Sinds het oprichten van een centrale dienst informatica zijn er al heel wat initiatieven gerealiseerd die de kwaliteit en de stabiliteit van de ICT - infrastructuur hebben verbeterd. Dit was de eerste fase in het meerjarenplan zoals werd voorgesteld bij de aanvang van de opdracht. De focus van de inspanningen van ICT verplaatst zich dan stilaan ook van infrastructuur gerichte activiteiten naar de ondersteuning en informatisering van de administratieve processen binnen de VGC. 1.1 Inventaris van prioritaire projecten Bij de start van de centrale informaticadienst is een inventaris aangemaakt van vragen en voorstellen van projecten. Binnen de Stuurgroep Informatica zijn de nodige prioriteiten vastgelegd die de volgorde van realisatie hebben bepaald. Acht projecten werden weerhouden als prioritair te realiseren. Het is dit dossier dat de basis vormt voor de realisatie van punten uit de lijst van acht projecten: - Automatiseren en digitaliseren van de - Electronisch Archief Zoeksysteem Documentbeheer systeem 1.2 Doelmatigheidsanalyse De vraag naar vereenvoudiging van de collegeprocedure stelt zich als het ware maandelijks. Dit proces zorgt maandelijks voor een niet aflatende stroom aan papier; agendering, bijkomende en gewijzigde stukken,... In totaal elke maand goed voor minstens blad papier. Er is vraag naar een snellere afwikkeling van dossiers, bredere en snellere informatieverspreiding Stroomlijnen administratieve processen en procedures Het stroomlijnen van administratieve processen kan vanuit verschillende invalshoeken worden bekeken. Enerzijds natuurlijk het organisatorisch aspect waarbij wordt gelet op de «admininstratieve vereenvoudiging». Anderzijds is er het aspect van automatisering en digitalisering die processen kan versnellen en informatie kan structureren en publiceren Kennismanagement In de administratie zijn papieren dossiers massaal aanwezig. Het digitaliseren van documenten en het automatiseren van de documentenstroom is de basis voor het aanleggen van kennisdatabanken die binnen maar ook buiten de administratie ter beschikking kunnen worden gesteld e-government e-government gaat verder dan het digitaal uitwisselen van documenten en formulieren via de website van de VGC. E ris behoefte aan automatisering die het mogelijk maakt om volledige dossiers langs deze weg af te handelen. Dit vraagt dat eerst intern in de administratie de nodige automatisering aanwezig om dit mogelijk te maken. VGC 13/01/05 Pagina 3 van 17

4 2 Doelstellingen en scope 2.1 Algemeen Het doel van dit project is het tegemoet komen aan een aantal noden en verzuchtingen die leven binnen de administratie op het vlak van de afhandeling van de. Meer concreet wordt er gewerkt om volgende aspecten te verbeteren: Vermindering van de papierstroom (elke maand gemiddeld pagina s) door werk te maken van electronische dossiervorming Vlottere doorstroming van de informatie van de diensten naar directie en kabinetten door Efficiëntere werking in de diensten en directies door het eenvormig maken van de werking in deze procedure en een eenvormige manier van werken af te dwingen door het invoeren van workflow. Vlottere toegankelijkheid van de informatie zowel tijdens de dossiervorming als erna o Electronische dossiervorming o Tijdens en bij archivering gestuurd door workflow: minder manuele ingrepen, minder kans op fouten,... Creatie van electronisch archief o Zoekfunctie o Verbeterde navigatie Voorbereiding e-government o Automatisering van de interne informatiestroom o Automatisering (interne) dossiervorming 2.2 VGC 13/01/05 Pagina 4 van 17

5 3 Strategie 3.1 Oplossing Om de hierboven gestelde doelstellingen te bereiken en het hoofd te bieden aan de problemen die daarvoor zijn aagenhaald is het invoeren van een Document Beheer Systeem (Document Management System of DMS), samen met een Wokflow Engine noodzakelijk. Document Beheer is alles wat je binnen een bedrijf moet doen met documenten. Het maken, de distributie tot en met het vernietigen ervan. Ofwel het ontsluiten, herkennen en terugvinden van kennis. Beheers je de stroom kennis en documenten door een bedrijf, dan beheers je het zenuwstelsel ervan. 3.2 Beslissingscriteria In 2004 wordt op basis van een aantal gevalstudies een studie uitgevoerd naar een systeem met de hierboven beschreven kenmerken. In het kader van het optimaliseren van investeringen wordt deze studie op een bredere basis geschoeid dan enkel DMS en Workflow. Samen met de dienst Communicatie werden enkele concrete dossiers uitgewerkt: De jeugddienst on-line Digitale communicatie in de sector Gemeenschapscentra De informatieve voorlichting over het beleid van de VGC Vanuit ICT werden volgende projecten naar voor geschoven Automatisering en Digitalisering van de Intranet Portaal voor de VGC Op basis van deze studie werd gekozen voor Microsoft Sharepoint Services en Microsoft Sharepoint Portal Server samen met K2 Workflow die volledig integreert met deze producten. 3.3 Projectaanpak. De invoering van het gebruik van een Dokumenten Beheer Systeem doorheen de volledige administratie van de VGC gebeurt in verschillende stappen. In eerste instantie is er geopteerd om te starten met het gebruik van een DMS voor het automatiseren van de dokumentenstroom al dan niet gebruik makend van een workflow systeem. De ervaringen opgedaan tijdens dit project zal gebruikt worden de verdere uitbouw van het gebruik van deze toepassing binnen de VGC. Het project dat in dit document wordt beschreven is enkel het traject voor het automatiseren en digitaliseren voor het proces dat momenteel gekend is onder de naam. VGC 13/01/05 Pagina 5 van 17

6 4 Fasen en mijlpalen & belangrijkste deliverables 4.1 Belangrijkste mijlpalen (milestones) o Functionele Analyse In deze fase van het project wordt in eerste instantie de huidige situatie bekeken. Veel aandacht wordt besteed aan de noden en tekortkomingen van de bestaande manier van werken. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan de informatica-technische kant van dit proces, maar vooral de organisatorische aspecten worden onder de loupe genomen. o Technische Analyse De technische analyse gaat uitzoeken in welke mate het proces zoals het in de functionele analyse is beschreven kan worden geautomatiseerd met behulp van informaticamiddelen. Het resultaat van deze fase is de beschrijving van de werking van het proces (of processen) met aanduiding van waar de automatisering een rol speelt en waar manuele ingrepen in het proces zich voordoen. o Uitvoering Technisch In de fase van de uitvoering worden de afspraken gemaakt in de functionele en technische analyse omgezet in een werkend model. Organisatorisch o Processen worden geautomatiseerd gebruik makend van workflow modules. o Programma s worden geschreven waar nodig o De link met andere systemen (mail, portaal,...) worden aangemaakt o... Indien uit de analyse is gebleken dat er organisatorische veranderingen nodig zijn is dit het moment waar deze in de praktijk moeten worden gebracht. o Productie Tijdens deze fase wordt het systeem beschikbaar gesteld voor gebruik. o Testing & Tuning Het opgeleverde systeem wordt uitvoerig getest aan de hand van praktijkvoorbeelden en wordt bijgestuurd waar nodig. o Opleiding De betrokken partijen, ICT en directies en kabinetten worden opgeleid in hun specifiek doelgebied door de leverancier. De eigenaar van het opgeleverde project zorgt voor de opleiding van de gebruikers i.s.m ICT. o Begeleiding Tijdens de opstart wordt er een intensieve begeleiding voorzien die een vlotte start moet mogelijk maken. VGC 13/01/05 Pagina 6 van 17

7 o Documentatie De documentatie moet er voor zorgen dat het nieuwe systeem wordt beschreven op vlak van o Installatie o Configuratie o Programmatie o Project Management De externe projectmanager moet zorgen voor het vlotte verloop van het project. Deze persoon is het enige formele communicatiekanaal naar de leverancier. 4.2 Verdere detaillering. Het Projectplan wordt verder aangevuld worden na uitvoering van de functionele en de technische analyse. De projectleider zal de fasen indelen en inschatten, zodat een juiste inschatting tot stand komt voor de verdere uitvoering van het project. De verdere detailinvulling mag in geen geval geen invloed hebben op de kostprijs van het project. Extra taken moeten worden opgevangen binnen de projectgroep bestaande uit ICT, Leverancier en medewerkers uit de verschillende directies of kabinetten. Aan de hand van de gedetailleerde analyse kan voor elke activiteit de concrete werkomvang in man/dagen worden ingeschat en de nodige resources toegewezen. 4.3 The High Level Plan De aanvang van het project wordt gesitueerd begin februari De doorlooptijd wordt geschat op 9 maanden. VGC 13/01/05 Pagina 7 van 17

8 5 Human resources 5.1 Totale werkomvang Project fase Inhoud Wie Aantal dagen Functionele analyse IT 60 Leverancier 15 Gebruikers 60 Technische analyse Digitale handtekening Leverancier 10 Workflow IT 10 Uitvoering Installatie & configuratie WF & SPS Leverancier 2 IT 2 Implementatie Leverancier 25 Workflows (max 5) IT 25 Technische analyse API s 0 Customisaties 0 Opzetten teamsite(s) 0 Opbouw sitestructuur 0 0 Ontwikkeling webparts IT 50 Productie Beschikbaar stellen systeem Leverancier 2 IT 2 Testing & Tuning IT 10 Gebruikers 10 Leverancier 10 Opleiding Systeembeheerders Leverancier 2 Train the trainer IT 2 0 Eindgebruikers IT 20 Begeleiding Introductie bij opstart IT 25 Gebruikers 25 Documentatie Beschrijving installatie & configuratie Leverancier 4 IT 5 Project Leverancier 13 Management IT 40 Totaal 401 VGC 13/01/05 Pagina 8 van 17

9 5.2 Samenvatting Overzicht mandagen per betrokken partij: 1 IT Leverancier 83 3 Directies 125 Totaal: 457 mandagen VGC 13/01/05 Pagina 9 van 17

10 6 Risico s Het automatiseringsproject is een veranderingsproject. Het brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, vaak een andere manier van werken. Ook is het beslissingsproces gekend onder de naam een van de belangrijkste procedures in de administratie. Het grootste gevaar bestaat erin dat de vastgeroeste gewoontes en de drang naar het behoud van het gekende een remmende factor zullen zijn in dit project. Het welslagen van dit project hangt sterk af van een aantal factoren: o De steun vanuit het management. Als de directie niet bereid is de nieuwe manier van werken te ondersteunen en het veranderingsproces te begeleiden is er een grote kans dat dit project niet tot een goed einde wordt gebracht. Ook wordt gewezen op de betrokkenheid van de kabinetten en de ministers. Ook daar ligt een groot stuk van de verantwoordelijkheid voor het slagen van dit project. o Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De organisatorische aspecten die samengaan met het automatiseren van processen zijn nog niet vastgelegd. Bij het uittekenen van een nieuw (ander) proces kunnen verantwoordelijkheden en bevoegdheden elders komen te liggen. Deze moeten voor of tijdens het project worden vastgelegd en zijn van levensbelang wil men vermijden dat de gedane investering op termijn verloren gaat. Het gaat hier over: o Beschrijving van het beslissingsproces o Uittekenen van rollen en verantwoordelijkheden (bevoegdheden) o o Aantal betrokken partijen. Aan het project werken een groot aantal partijen. Een goede, sterke, projectvoering is zeer belangrijk tijdens het project.de betrokkenheid van zowel interne (diensten, directies,...) als externe (kabinetten, ministers,...) partijden maakt het er niet gemakkelijker op. VGC 13/01/05 Pagina 10 van 17

11 7 Budget Er wordt gesteld dat de gebruikte software en infrastructuur aanwezig is om dit project te voeren. Dit houdt in dat enkel beroep wordt gedaan op een leverancier voor: o De begeleiding tijdens het project. Dit is nieuwe materie en een kritisch project binnen de VGC. Als garantie voor een goed verloop van het project wordt beroep gedaan op leveranciers die ervaring hebben in deze materie. o De integratie van verschillende software en systemen is een hoogtechnologisch gebeuren. Daarom wordt ook voor de implementatie van deze trajecten beroep gedaan op een leverancier. o Het bepalen van inhoud en structuur is van levensbelang voor het slagen van dit project. Ook hiervoor wordt beroep gedaan op een leverancier met de nodige ervaring. Alle andere taken en opdrachten worden uitgevoerd door medewerkers van de administratie. Het verdere onderhoud van systemen en infrastructuur naar de toekomst is voor rekening van de dienst Informatica. De Coördinatiecel Leidend Ambtenaar wordt eigenaar van de collegeprocedure in al zijn aspecten. Zij zijn dan ook verantwoordelijk voor het dagelijks gebruik en nieuwe projecten die zich in dit domein aanbieden. Dit betekent dat op gebied van budget enkel de consultingdagen van de leveranciers in rekening worden gebracht. Het gaat hier over 83 dagen consulting aan een dagprijs van 800 exclusief BTW, of een totaal van exclusief BTW of inclusief BTW. De middelen voor de financiering van dit project worden geleverd via begrotingsartikel "Administratieve kosten voor communicatie" 570/ VGC 13/01/05 Pagina 11 van 17

12 8 Organogram Het project wordt als volgt georganiseerd: 8.1 Schema Stuurgroep Project Manager Leverancier Project Manager VGC Leverancier 1 ICT Leverancier 2 Directies 8.2 Rollen en verantwoordelijkheden De stuurgroep In deze stuurgroep, ook wel begeleidingscomité genoemd, zetelen de VGC en de leverancier(s). In gemeenschappelijk overleg tussen de projectleiders van de VGC en de leverancier wordt een agenda opgesteld. Het aantal vergaderingen en deelnemers wordt in het projectplan vastgelegd. Deze vergaderingen zijn van groot belang want zij moeten zorgen voor regelmatige bijsturing samen met de leverancier. Belangrijk is dat de personen die bevoegd zijn om beslissingen te nemen, erop aanwezig zijn en dat deze beslissingen geacteerd worden in notulen, die door alle partijen ondertekend worden. VGC 13/01/05 Pagina 12 van 17

13 8.2.2 Project Manager Zijn belangrijkste verantwoordelijkheden zijn: o Tot stand brengen van een organisatie die het project uitvoert o Opstellen en bijwerken van het Projectplan o Organiseren en animeren van alle vergaderingen, met rapportering o Zo nodig, het projectteam coördineren o De bereikte resultaten toetsen aan de verwachte resultaten o Over de vordering van het project rapporteren aan de project- en stuurgroep Bijgevolg omvatten zijn taken tijdens een project: o Vastleggen van de samenwerking tussen de verschillende spelers o Het gebruik van de standaard werkdocumenten behartigen o Vaststellen en evalueren van aanvragen tot verandering, gemeten naar criteria zoals financiën, termijnen, human resources o Vaststellen en evalueren van fouten en bijsturende maatregelen o Opstarten van doorverwijzingsprocedures in geval van problemen, en overleg plegen met de projectgroep en stuurgroep met het oog op strategische beslissing o Evalueren van het project en opstellen van de success story o Formaliseren van de administratieve oplevering van het project en deze overmaken Het projectteam Belangrijkste verantwoordelijkheid van het team is: o Opstellen van het projectplan o Controleren van de vordering en uitvoering van taken o Uitvoeren van de taken Projectmedewerkers Hun taak omvat: o Uitvoeren van alle activiteiten die voortvloeien uit het Projectplan o Rapporteren aan het projectteam De sponsor o Is eigenaar van het project en neemt de uiteindelijke beslissingen VGC 13/01/05 Pagina 13 van 17

14 9 Organisatie 9.1 De Kick Off Meeting Deze eenmalige vergadering wordt gehouden bij de start van het project. Alle projectdeelnemers en de vertegenwoordigers van de betrokken spelers zijn erop aanwezig. Deze vergadering wordt geleid door de projectleider. 9.2 Project opvolging vergadering Dit is een wekelijkse vergadering van het projectteam, die geleid wordt door de projectleider en hoogstens 1 uur duurt. Zij omvat minstens 3 delen: 1. Een onderzoek van de voorbije periode 2. Oplossing van gemeenschappelijke problemen 3. Gedetailleerde planning voor de volgende periode De projectleider stelt het vorderingsverslag op dat hij daarna overmaakt aan de stuurgroep. VGC 13/01/05 Pagina 14 van 17

15 10 Opleveringscriteria Vast te leggen voor de tussentijdse opleveringen de voorlopige oplevering de definitieve oplevering Op het ogenblik van de definitieve oplevering wordt het projectteam ontbonden. Vanaf dat ogenblik ook begint de waarborgperiode te lopen, periode die niet langer als projectonderdeel behandeld moet worden. VGC 13/01/05 Pagina 15 van 17

16 11 Akkoord van de Directie en van ICT Voor akkoord, Voor akkoord, Directeur Willy Hauben ICT Manager VGC 13/01/05 Pagina 16 van 17

17 12 Documentbeheer Auteur Datum Plaats en naam van het bestand Verspreiding Omschrijving Versie Datum Beschrijving van de wijziging Auteur VGC 13/01/05 Pagina 17 van 17