MEDEDELING AAN DE LEDEN

Transcriptie

1 EUROPEES PARLEMENT 2004 Begrotingscommissie MEDEDELING AAN DE LEDEN Onderwerp: Uitvoering van de begroting van het Europees Parlement voor 2008 Bijgevoegd is het voorstel voor kredietoverschrijving nr. C 8 - begrotingsjaar Externe Vertaling CM\ doc PE

2 De heer Reimer BÖGE Voorzitter van de Begrotingscommissie Betreft: Verzoek om kredietoverschrijving nr. C8 - begrotingsjaar 2008 Geachte heer Böge, Overeenkomstig de bepalingen van artikel 22, lid 2 van het Financieel Reglement van 25 juni 2002 vindt u bijgevoegd een verzoek om kredietoverschrijving waaraan ik binnen drie weken mijn goedkeuring zal geven. Hoogachtend, Hans-Gert Pöttering Bijlage: Verzoek om kredietoverschrijving nr. C8/2008 CM\ doc 2/8 PE

3 BESCHRIJVING Verzoek om kredietoverschrijving nr. C8/2008 van: Post 1200 Ambtenaren en tijdelijke functionarissen: salaris en toelagen naar: Subpost 2102/07 Externe dienstverlening ten behoeve van het exploiteren, ontwikkelen en onderhouden van software en systemen: Externe dienstverlening voor de Streamline-software en medefinanciering van de helpdesk-functie van het NAP STAND VAN DE KREDIETEN: volgens Finics op 17 april 2008 Oorspronkelijke kredieten ± GB ± overschrijv. Aangegane betalingsverplichting en Verrichte betalingen Beschikbare kredieten vóór voorgestelde overschrijving Bedrag van voorgestelde overschrijving Beschikbare kredieten ná voorgestelde overschrijving VAN: Post 1200 Ambtenaren en tijdelijke functionarissen: salaris en toelagen NAAR: Overschrijving C TOTAAL AF TE BOEKEN Subpost 2102/07 Externe dienstverlening ten behoeve van het exploiteren, ontwikkelen en onderhouden van software en systemen: Externe dienstverlening voor de Streamline-software en medefinanciering van de helpdesk-functie van het NAP MOTIVERING TOTAAL IN TE BOEKEN Subpost 2102/07 Externe dienstverlening ten behoeve van het exploiteren, ontwikkelen en onderhouden van software en systemen: Externe dienstverlening voor de Streamline-software en medefinanciering van de helpdesk-functie van het NAP Dit krediet dient ter dekking van de kosten van externe bijstand van servicefirma s en informaticadeskundigen ten behoeve van het informaticacentrum en -netwerk, de productie en het onderhoud van toepassingen, de ondersteuning van gebruikers, het uitvoeren van studies, en het opstellen van technische documentatie en verschaffen van input daarvoor. 2. Op de begroting 2008 is aan deze subpost een bedrag van toegewezen. In het onderhavige voorstel wordt verzocht om het aan subpost 2102/07 ( Externe bijstand voor het Streamline-project ) toegewezen bedrag te verhogen met , een bedrag dat nodig is om aanvullende uitgaven voor externe deskundigen en de medefinanciering van het salarisprogramma NAP te kunnen dekken. CM\ doc 3/8 PE

4 STREAMLINE: Doelstellingen en korte beschrijving van het project 3. Het project STREAMLINE (STaff REsources And Management on-line) is bedoeld voor de integratie, vereenvoudiging en automatisering van de administratieve processen die met de personeelsadministratie en het personeelsbeheer zijn gemoeid, waarbij tegelijkertijd sleutelfuncties die op dit moment over verschillende IT-toepassingen zijn verspreid, worden geïntegreerd. 4. Niet alleen zal door dit project een aanzienlijke kwalitatieve verbetering van de beheersprocessen worden gerealiseerd, maar ook zal hierdoor in verscheidene administratieve eenheden van DG personeelszaken op personeelsuitgaven kunnen worden bespaard. 5. STREAMLINE is niet gebaseerd op interne ontwikkeling uit het niets, maar op de verwerving en aanpassing van een bestaand softwarepakket voor personeelsbeheer, Oracle. Oracle bestaat uit verschillende elementen die tot een geheel moeten worden samengevoegd en aan de omgeving en behoeften van het Europees Parlement moeten worden aangepast. Die elementen zijn: de Oracle ebusiness Suite -modules, voor het beheer van personeelsgegevens en de automatisering van administratieve processen; Oracle Portal, voor het creëren van een internetportaal, waardoor alle gebruikers van de toepassing een enkel toegangspunt krijgen; Oracle CM-SDK, een instrument voor de administratie van documenten, in het bijzonder van de besluiten en ondersteunende documenten die het elektronisch dossier van elke werknemer vormen; Oracle Discoverer, voor de productie van verslagen en statistieken; Oracle Single Sign On, een programma dat alle gebruikers via een simpele login toegang verschaft tot het gehele pakket. 6. Een aantal steutelprocessen is al operationeel binnen de Streamline-omgeving, zoals processen in verband met personeelswerving en contractverlenging; promotie en plaatsing in hogere salaristrap; het opstellen van beoordelingrapporten aan het einde van een proeftijd en de benoeming in vaste dienst van nieuwe ambtenaren; deeltijdwerk en ouderschapsverlof. 7. Hieraan zullen de komende weken alle processen worden toegevoegd die verband houden met de administratie van verloven en ongemotiveerd verzuimd. Nieuwe behoeften 8. Daarnaast staat een aantal belangrijke ontwikkelingen gepland voor de tweede helft van 2008 en de eerste helft van 2009: CM\ doc 4/8 PE

5 het leggen van een directe koppeling tussen Streamline en het salarisprogramma NAP; het ontwikkelen van een Streamline-module voor de verwerking van de betaling van personeelsuitgaven die in het kader van een missie zijn gedaan; het leggen van een directe koppeling met het ASSMAL-programma, dat wordt gebruikt door het afwikkelingsbureau voor de ziektekostenverzekering van EU-personeel; het uitvoeren van een voorbereidende technische analyse voor de toevoeging van een Streamline-module voor de administratie van beroepsopleidingen. 9. Door de ontwikkelingen die tot dusver zijn gerealiseerd, heeft DG personeelszaken vijftien vaste ambten kunnen herschikken en zal het in de loop van 2008 een aanzienlijk minder groot beroep op tijdelijk personeel hoeven doen. Daarna zullen als gevolg van de hierboven geschetste ontwikkelingen nog eens vier ambten vrijkomen. Tevens zullen die ontwikkelingen een verlaging van de onderhoudskosten voor het MISS-programma tot gevolg hebben. 10. Streamline behelst in essentie de aanpassing van bestaande ( off the shelf ) technologie. Hoewel de kern van het ontwikkelingswerk noodzakelijkerwijs door externe deskundigen wordt uitgevoerd, conform het contract met Oracle, is ook eigen personeel bij de werkzaamheden betrokken, hetzij voor de overdracht van knowhow, wegens de aard van de taken (bijv. gebruikersondersteuning) of uit economische overwegingen (gekwalificeerd tijdelijk personeel is duidelijk goedkoper dan specialisten van Oracle). 11. Bij het vaststellen van de precieze mix van eigen personeel en externe deskundigen moet zowel rekening worden gehouden met technische overwegingen, die gaandeweg specifieker zullen worden, als met het feit dat het aantrekken van tijdelijk personeel dat beschikt over de vereiste expertise, de nodige moeilijkheden met zich meebrengt. Het onderhavige verzoek om kredietoverschrijving komt voort uit de noodzaak om in plaats van de drie arbeidscontractanten die in eerste instantie waren voorzien, iets meer externe deskundigen te gebruiken. De precieze behoeften en de aanvullende kosten zijn als volgt: 1 fulltime senior consultant van Logica: fulltime junior consultant van Logica (zes maanden): parttime senior consultant van Oracle: Totaal Daarom wordt voorgesteld om een bedrag van naar subpost 2102/07 over te schrijven. Medefinanciering van het salarisprogramma NAP 13. Het salarisprogramma NAP wordt uitgevoerd door de Commissie (PMO), die dat doet namens alle instellingen. Een van de sleuteldiensten in dit verband, is de helpdesk-functie. Er is afgesproken dat die functie door de deelnemende instellingen op pro-ratabasis wordt gefinancierd. 14. Vóór 2008 werd deze functie gefinancierd door het Directoraat informatietechnologie, omdat DG personeelszaken geen begrotingslijn had uit hoofde waarvan bedoelde bijdragen naar behoren gefinancierd hadden kunnen worden. De toelichting bij subpost 2102/07 is echter dusdanig aangepast dat de bijdragen per 2008 uit hoofde van deze subpost kunnen worden gefinancierd. CM\ doc 5/8 PE

6 Maar helaas is bij het vaststellen van de ramingen voor deze subpost niet in de relevante kredieten voorzien. 15. De geraamde kosten voor 2008 zijn Bijgevolg is voor deze twee projecten in totaal (= ) nodig. Donorpost 17. De meest recente ramingen voor post 1200 ( Ambtenaren en tijdelijke functionarissen: salaris en toelagen ), gebaseerd op het resultaat van het eerste kwartaal van het lopende begrotingsjaar, duiden erop dat het overschot groot genoeg is om de onderhavige overschrijving te dekken. 18. Onder deze omstandigheden wordt voorgesteld om over te schrijven van post 1200 ( Ambtenaren en tijdelijke functionarissen: salaris en toelagen ) naar subpost 2102/07 ( Externe dienstverlening ten behoeve van het exploiteren, ontwikkelen en onderhouden van software en systemen: Externe dienstverlening voor de Streamline-software en medefinanciering van de helpdesk-functie van het NAP ). GEDELEGEERDE ORDONNATEUR DIE DE OVERSCHRIJVING ONTVANGT (VERZOEKER) Barrington WILSON Handtekening: Datum: GEDELEGEERDE ORDONNATEUR DIE TOESTEMMING GEEFT VOOR DE OVERSCHRIJVING Barrington WILSON Handtekening: CM\ doc 6/8 PE

7 Datum: CM\ doc 7/8 PE

8 BESLUIT VAN DE VOORZITTER Genomen drie weken na kennisgeving van de Begrotingscommissie of na een eerder besluit van de Begrotingscommissie. Kredietoverschrijving nr. C8 wordt goedgekeurd De Voorzitter Handtekening: Datum: CM\ doc 8/8 PE