Ondernemingsproject. Doelstelling. Keuze onderwerp. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 1

Transcriptie

1 Ondernemingsproject Doelstelling Met het ondernemingsproject leveren de studenten het bewijs dat zij in staat zijn om, zelfstandig of in teamverband, een concreet probleem of onderwerp dat zich binnen de eigenheid van de afdeling bevindt aan te pakken en tot een oplossing te brengen. Dit houdt in dat zij: - het probleem zowel in zijn praktische als theoretische dimensie kunnen vatten; - een bepaald onderwerp grondig kunnen bestuderen en kritisch kunnen becommentariëren; - de informatie hiervoor nodig, zelfstandig kunnen verzamelen en analyseren; - de meest geschikte oplossingsmethode kunnen kiezen, correct hanteren en zowel keuze als gebruik kunnen verantwoorden; - de gekozen oplossing zo mogelijk aan de realiteit kunnen toetsen; - het project op een professionele manier kunnen communiceren in een schriftelijk rapport en een mondelinge presentatie voor een jury. Het onderwerp van het ondernemingsproject dient een probleem te omvatten van voldoende omvang en het project dient een origineel product af te leveren. Originaliteit wil hierbij niet zeggen dat het onderwerp een oorspronkelijke bijdrage moet leveren tot de wetenschappen als zodanig, originaliteit kan ook gelegen zijn in: - het aanpakken van een gekend probleem op een andere dan tot nog toe gebruikelijke wijze; - het toepassen van een bekende benadering op een nieuw onderwerp; - het exploreren van een nieuw probleem; - het repliceren van (een) vroegere studie(s) op een kritische wijze, om ze te toetsen aan recente ontwikkelingen. De voorkeur gaat uit naar een project dat zich in een concrete bedrijfssituatie stelt. Contact met de bedrijfsrealiteit vormt immers de best denkbare afsluiting voor de vorming als gegradueerde. Het ondernemingsproject staat dan onder begeleiding van een docent (=promotor) en een copromotor uit het bedrijf. Keuze onderwerp Het is aanbevolen reeds op het einde van het tweede studiejaar een onderwerp voor het ondernemingsproject voor te stellen. In ieder geval kiest elke student(e) bij het begin van het academiejaar en uiterlijk voor het einde van week 4 van het derde studiejaar een onderwerp voor zijn/haar project. Een onderwerp kiezen is niet zo gemakkelijk. Studenten hebben dan ook de neiging om de keuze van het onderwerp steeds maar uit te stellen. Het gevolg is dat ze op het laatst nog snel een onderwerp uit hun mouw moeten schudden. Dat deze studenten na verloop van tijd niet tevreden zijn met het gekozen onderwerp en in een latere fase nog van onderwerp willen veranderen, verbaast niemand. Daarom is het belangrijk tijdig het onderwerp naar keuze te kunnen bespreken met uw promotor. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 1

2 Een voorstel kan je best schriftelijk formuleren met een beschrijving van het project op maximaal één bladzijde. De eerste voorwaarde voor een goede keuze is: geïnteresseerd zijn in het onderwerp. Wie geen belangstelling heeft voor zijn/haar onderwerp kan het zoek-, lees- en schrijfwerk niet of slechts zeer moeizaam tot een goed einde brengen. Een tweede regel die van belang is bij het bepalen van het onderwerp is: rekening houden met de studierichting waarbinnen je het project moet realiseren. Het onderwerp moet aanleunen bij één van de vakken (of meerdere vakken) die in de loop van je opleiding gedoceerd worden. Een derde algemeen punt betreft het opzet van je ondernemingsproject, dat met de keuze van het onderwerp samenhangt. Aangezien het project het resultaat moet zijn van een persoonlijk onderzoek, kies je beter geen al te theoretisch onderwerp. Het is altijd interessant om aansluiting te zoeken met de praktijk. Meer en meer studenten denken trouwens in die richting en opteren ervoor een case-study (praktijkstudie) in hun ondernemingsproject op te nemen. Ten vierde kies je beter geen onderwerp dat te gespecialiseerd is, waarover wellicht te weinig documentatie te vinden is, dat uitstijgt boven je capaciteiten of dat meer voorbereiding vraagt. Ten vijfde is het aan te raden onderwerpen die te ruim zijn of te vaag omschreven, te vermijden. Men vervalt dan in een project dat een oppervlakkig en nietszeggend overzicht geeft. De tekst van het ondernemingsproject moet een probleemstelling in de diepte uitwerken. Definitieve toewijzing Onmiddellijk na de keuze van de onderwerpen bespreken de promotoren: - alle voorstellen voor ondernemingsprojecten; - de aanduiding van de promotoren. Na de uiteindelijke goedkeuring van de voorstellen worden de studenten hiervan geïnformeerd uiterlijk tegen week 6. Ze ontvangen een lijst van de projecten met vermelding van de promotor. Begeleiding Wil de student(e) in het ondernemingsproject zijn/haar bekwaamheid bewijzen, dan is het nodig dat hij/zij het ondernemingsproject zelfstandig uitwerkt. Begeleiding ervan houdt dus niet in dat de werkwijze, keuze van de te gebruiken gegevens en technieken, of rapporteringswijze door de promotor worden bepaald, waarna de student(e) deze instructies uitwerkt. Begeleiding wil zeggen dat een meer ervaren persoon suggesties doet in welke richting kan gewerkt worden, nutteloze inspanningen van de student(e) voorkomt, mee het tijdschema bewaakt en in het algemeen als vraagbaak kan fungeren bij specifieke moeilijkheden. In het lessenrooster zijn voor deze begeleiding contacturen voorzien. In samenspraak met de promotor zal voor een degelijke projectopvolging een tijdschema uitgewerkt worden. Van elke meeting met jullie promotor wordt er een bondig verslag gemaakt met ondermeer: datum van de vergadering, aanwezige studenten, afwezige studenten (+ reden van afwezigheid), gemaakte afspraken,... Zorg ervoor dat het verslag tijdens de volgende meeting wordt ondertekend door de studenten en de promotor. Deze verslagen worden op het einde van het jaar samen met de tekst van het ondernemingsproject ingeleverd (zie verder: Indienen van het ondernemingsproject ). Naast de begeleiding door een promotor wordt er voorzien in extra begeleiding m.b.t.: - de communicatieve aspecten van het ondernemingsproject: zie bijlage 1; - het projectmatig werken: zie bijlage 2. Planning ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 2

3 Het is belangrijk het ondernemingsproject projectmatig uit te werken via een projectplan. Bij samenwerking van twee of meer studenten volstaat een gezamelijk projectplan. Concreet omvat het projectplan een plan van aanpak, een structuurschema (Work breakdown structure) en een tijdschema (Gantt chart). Dit projectplan wordt uiteraard grondig met de promotor doorgepraat. Het zal duidelijk zijn dat het opstellen van het projectplan een voorafgaand doornemen vraagt van basispublicaties, die de student(e) vertrouwd maken met het onderwerp van het ondernemingsproject, en met de te volgen methodiek. Daarnaast kan er oriënterend van gedachten worden gewisseld met de promotor en de copromotor. Tijdens het tweede semester werkt de student(e) het ondernemingsproject verder af. Naarmate de werkzaamheden vorderen, wordt aangeraden regelmatig contact met de promotor te onderhouden (cfr. 'Begeleiding'). Ook de redactie van de hoofdstukken kan ter beoordeling worden voorgelegd zodra ze zijn afgewerkt. In de loop van de maand mei wordt een proefverdediging voorzien. Zij wordt in het bijzijn van de promotor en studentencollega's gehouden. Er volgt een onmiddellijke evaluatie die feedback geeft over de wijze van uiteenzetten van het onderwerp en van argumenteren bij opmerkingen. Op deze manier kan men zich op de eigenlijke verdediging voorbereiden. Aangezien het om een proefverdediging gaat worden er geen punten toegekend. Tevens wordt voorzien in een aantal informatiesessies betreffende de communicatieve aspecten en het projectmatig werken in het kader van het ondernemingsproject. Concrete informatie wordt hierover in de loop van het academiejaar verstrekt. Online invullen van het formulier ondernemingsproject en verkrijgen van de titelbladen Voor ieder ondernemingsproject dient een speciaal daartoe bestemd elektronisch formulier online ingevuld te worden met de definitieve gegevens van het ondernemingsproject. De formulieren worden, via een webapplicatie op mijn.groept.be, online ter beschikking gesteld vanaf week 13. Het is van groot belang dat deze informatie per ondernemingsproject correct en tijdig (uiterlijk tegen 4 april 2009) via deze webapplicatie wordt ingevoerd. Op basis hiervan worden immers de titelbladen afgedrukt en de juryleden uitgenodigd. De titelbladen kunnen vanaf dan ook via deze webapplicatie op mijn.groept.be gedownload worden. Indienen van het ondernemingsproject Maandag 18 mei 2009 is de uiterste dag waarop de studenten hun ondernemingsproject in 5 exemplaren op de studentenadministratie overhandigen. Daarnaast bezorgen zij zelf hun promotor(en) en copromotor(en) een exemplaar. Deze datum dient strikt gerespecteerd te worden! Niet vergeten om de verslagen van de meetings met jullie promotor mee af te geven (zie ook: Begeleiding ). Verdediging en beoordeling Samenstelling van de jury De verdediging is openbaar en vindt per afdeling plaats ten overstaan van een jury. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 3

4 Naast de promotor(en) en copromotor(en) van het ondernemingsproject kunnen als jurylid optreden: - de docenten van de afdeling; - de copromotoren van de andere projecten binnen een afdeling; - personen uit het bedrijfsleven. Verdediging De verdediging van de ondernemingsprojecten wordt gepland in week 36. De verdediging vangt aan met een uiteenzetting over het ondernemingsproject. De uiteenzetting omvat: - een situering van het onderwerp; - de beschrijving en verantwoording van de gevolgde werkwijze; - de bereikte conclusies. Voor deze uiteenzetting beschikt de student(e) over maximum 20 minuten. Bij samenwerking van twee of meer studenten beschikken zij samen over maximum 30 minuten. Na deze uiteenzetting, die niet door vragen onderbroken wordt, kunnen de juryleden vragen stellen en bedenkingen formuleren in verband met de uiteenzetting of de ingediende tekst. De student(e) antwoordt erop met, waar nodig, een zakelijk weerleggen van de bezwaren. Tenslotte krijgen ook andere aanwezigen de gelegenheid tot het stellen van vragen. Bijzondere schikkingen i.v.m. materiaal gebruikt tijdens de verdediging Elk lokaal, voorzien voor de verdediging van de ondernemingsprojecten, is uitgerust met PC en computerprojector. Indien bijkomende apparatuur vereist is, dan moet dit tijdig aangevraagd worden. Beoordeling Het ondernemingsproject wordt beoordeeld op basis van: - de werkzaamheden van de student(e) bij de voorbereiding enerzijds (o.a. het respecteren van het tijdschema) en de inhoud van het ondernemingsproject anderzijds, zoals zij tot uiting kwamen bij de promotor en bij de copromotor (50% van het totaal der punten); - de schriftelijke tekst van het ondernemingsproject (1/3), vooral naar inhoud maar ook rapporteringswijze, de kwaliteit van de uiteenzetting (1/3) en van de verdediging (1/3) (50% van het totaal der punten). Deze beoordeling gebeurt op de dag van de verdediging zelf. Aangezien het ondernemingsproject deel uitmaakt van de examenzittijd, worden de resultaten meegedeeld zoals die van de andere examens. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 4

5 Addendum 1: Communicatieve aspecten van het ondernemingsproject Gezien het belang van het ondernemingsproject in het laatste jaar, voorziet ACE-GROEP T in een aantal informatiesessies rond de communicatieve aspecten van het eindejaarsproject. Zo willen wij je helpen om niet alleen een inhoudelijk sterk werk te maken, maar er ook voor te zorgen dat het even overtuigend zal zijn naar vorm, tekst en taal en mondelinge presentatie. Daartoe zijn vier infosessies voorzien van elk twee uur. Elke infosessie zal twee maal gegeven worden om iedereen de kans te geven, ze te volgen. De eerste keer gaat de sessie telkens door op vrijdag van 20 tot 21u30. De herhaling is telkens de dag erop, zaterdag van 9u tot 10u30. Sessie 1 vrijdag 17 oktober 2008, herhaling op zaterdag 18 oktober 2008 communicatie + team Sessie 2 vrijdag 14 november 2008, herhaling op zaterdag 15 november 2008 team, vergaderen + conflictbeheersing Sessie 3 vrijdag 30 januari 2009, herhaling op zaterdag 31 januari 2009 rapporteren en schrijven Sessie 4 vrijdag 27 maart 2009, herhaling op zaterdag 28 maart 2009 mondelinge presentatie In sessies 1 en 2 zullen volgende thema s aan bod komen: communicatie en het toenemend belang ervan in het beroepsleven, een aantal aspecten van teamwork (teams opbouwen, vergaderingen leiden en zelf leiding geven) en conflicthantering. Sessies 3 en 4 zullen handelen over het schrijven van bv. een eindwerk, over efficiënt rapporteren en over het geven van een mondelinge presentatie. Indien je deze sessies wenst te volgen, moet je daarvoor via mail inschrijven bij de docent Hilde Coppenholle (hilde.coppenholle@groept.be), met vermelding van het nummer van de sessie en de dag waarop je deze wenst te volgen (bv. sessie 3, vrijdag 30 januari 2009). Gelieve ten laatste een week voor de sessie per mail in te schrijven. Naast deze vier sessies, zal Hilde Coppenholle gedurende het hele academiejaar ook via mail bereikbaar zijn om je individueel raad te geven rond de communicatieve kant van je eindwerk. Zo kan je heel concrete vragen stellen of haar een deel van je werk voorleggen voor feedback. Hopelijk kunnen wij u hierdoor een bijdrage leveren om uw ondernemingsproject tot een vruchtbare en leerrijke ervaring te maken. Met vriendelijke groeten, Hilde Coppenholle ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 5

6 Addendum 2: Leidraad bij het projectmatig uitwerken van het ondernemingsproject Deze leidraad wordt toegelicht met voorbeelden en oefeningen tijdens een infosessie. Je kan nu inschrijven voor deze infosessie, naar keuze op maandag 20/10, woensdag 22/10 of vrijdag 24/10 (telkens van 18 tot 20 uur). Vermits het planmatig werken zal geëvalueerd worden (o.m. op basis van de documenten die je aan je eindtekst moet toevoegen maar ook op basis van de manier waarop jullie met planmatig werken tijdens het jaar omgaan) is het aanbevolen (om niet te zeggen verplicht) om aan deze infosessie deel te nemen. Niet vergeten een mail te sturen naar om je hiervoor in te schrijven met vermelding van de datum waarop je deze infosessie wil bijwonen. Zoals in de inleidende nota uiteengezet werd, dient het ondernemingsproject projectmatig uitgewerkt te worden via een projectplan. Projectmatig werken is een gekende techniek die in vele ondernemingen en organisaties wordt toegepast. Het ondernemingsproject projectmatig aanpakken is dus ook een leerproces. In de beroepspraktijk zal deze techniek dan ook veelvuldig kunnen aangewend worden. In bijlage 1 zijn enkele standaardwerken over projectmatig werken opgenomen. Projectmatig werken is ook bijzonder zinvol. Enthousiast begonnen vormen van samenwerking kunnen immers gemakkelijk stranden als blijkt dat men het eigenlijk niet eens was over het einddoel of als er blijkt te weinig tijd beschikbaar te zijn voor de laatste fasen van het project. Bedoeling van het projectmatig werken is planmatig en resultaatgericht te werken met een duidelijk einddoel voor ogen en met een vooraf vastgestelde begin- en einddatum. Gevraagd wordt aan elk team dat een ondernemingsproject realiseert van een projectplan op te stellen. Dit projectplan bestaat uit : - een omschrijving van het ondernemingsproject : het plan van aanpak - het structuurschema : de work breakdown structure - het tijdsschema : de Gantt chart of balkenplanning Dit projectplan neem je ook op als bijlage van je ondernemingsproject. Deze bondige leidraad maakt je wegwijs in de beginselen van het projectmatig werken en wordt toegelicht tijdens de infosessie. 1. Plan van aanpak : duidelijk maken wat je wil bereiken en waarom Het plan van aanpak is als het ware het regeerakkoord van het projectteam. Een plan van aanpak is dus een geschreven bevestiging van wat je project zal opleveren en de voorwaarden waaronder je je werk gaat uitvoeren. Zowel de promotor,de copromotor als het projectteam moeten met alle voorwaarden in het plan van aanpak akkoord gaan, voordat met het daadwerkelijke projectwerk wordt gestart. Je plan van aanpak bevat volgende informatie: - hoe en waarom je project is tot stand gekomen, - waarover gaat het project inhoudelijk (afbakening), - wat is de precieze projectopdracht, - wat zou het eindresultaat moeten zijn (zo nauwkeurig als mogelijk), - geformuleerd in termen van WAT moet volbracht worden, - zijn er belangrijke restricties die beperken wat je kunt bereiken. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 6

7 Zie je plan van aanpak als een bindende overeenkomst. Jij en je team verplichten je tot het behalen van bepaalde resultaten, en de promotor en copromotor van je project verplichten zich ertoe je project als succesvol te beschouwen wanneer je deze resultaten behaalt. Natuurlijk is het onmogelijk de toekomst volledig te voorspellen. Het is zelfs zo dat hoe verder je probeert te kijken, hoe minder je met zekerheid kunt voorspellen wat er gaat gebeuren. In je plan van aanpak staan echter je verplichtingen met betrekking tot het project, gebaseerd op wat je op dit moment weet en wat je denkt dat in de toekomst gaat gebeuren. Wanneer situaties veranderen, bekijk je wat de invloed daarvan op je plan van aanpak is en breng je, na deze besproken te hebben met je promotor en copromotor, eventuele wijzigingen in je plan van aanpak aan. Dit plan van aanpak omvat maximaal 1,5 pagina s en wordt, na grondige bespreking met de promotor, ondertekend door de promotor en de studenten die het ondernemingsproject zullen realiseren. Dit werk is klaar tegen uiterlijk het einde van week 11 (16 november). Mail deze versie ook door naar Guido Vercammen (guido.vercammen@groept.be) en neem deze versie ook op als bijlage van je ondernemingsproject. 2. Work breakdown structure : hoe kom je van start tot einde Een work breakdown structure (WBS) is een gestructureerde, hiërarchische voorstelling van al het werk dat moet gedaan worden, opgedeeld in verschillende detailniveaus (taken, subtaken, subsubtaken) en de geschatte tijdsduur. Een WBS kan er als volgt uitzien : 1 Voorbereiding 2 weken 1.1 Voorstelling 1 week 1.2 Brainstorming thema 1 week 2 Projectplan opstellen 2 weken 3 Desk-research 4 weken 3.1 Grootte van de markt 3 weken Oost-Vlaanderen 1 week Luik, Limburg, Brussel 1 week Brabant, Antwerpen 1 week 3.2 Vragen voor interviews 1 week 4 Kwal. en kwant. onderzoek 2 weken 4.1 Interviews afnemen 2 weken 4.2 Consumentenprofielen 1 week Zoals je ziet kan de WBS best genummerd worden. Deze werkwijze is handig en sluit aan bij het opstellen van je Gantt chart. Uiteraard zal ook de eerste WBS nog niet alle taken en subtaken kunnen omvatten omdat je nog geen precies zicht hebt op alle taken en subtaken die zullen moeten uitgevoerd worden. Maar tracht de grote fasen van je project vast te leggen en de nodige tijdsduur van elke taak en subtaak te bepalen. Deze WBS vormt de input (de eerste kolom) voor je Gantt chart. ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 7

8 3. De Gantt chart : wat wanneer moet uitgevoerd worden Deze Gantt chart of balkenplanning wordt opgesteld met Excel of gespecialiseerde software zoals MS-Project (welke tool gebruikt wordt kan het projectteam zelf beslissen). Een Gantt chart is een grafische visualisering van een tijdsschema die helpt om te plannen, te coördineren en om specifieke taken van een project in het oog te kunnen houden. In bijlage 2 is een voorbeeld opgenomen. Zoals je ziet wordt(en) ook de uitvoerder(s) van de taak vermeld. Tijdens de infosessie worden voorbeelden uitgewerkt om daarna vlot een Gantt chart te kunnen opstellen. Uiteraard geldt dezelfde opmerking als voor de WBS. De eerste versie zal nog rudimentair zijn maar naarmate het project vordert, zal de Gantt chart kunnen verfijnd worden. Daarom dateer en nummer je best de verschillende versies en neem je de finale versie als bijlage op in je ondernemingsproject. De eerste versie van je Gantt chart moet op het einde van week 12 (23 november) afgerond zijn. Bespreek ze grondig met je promotor en mail ze ook door naar Guido Vercammen. Wanneer een afspraak gepland is met de promotor of copromotor toon je spontaan je Gantt chart zodat deze persoon onmiddellijk kan zien hoever je project gevorderd is, en of je al dan niet vertraging hebt opgelopen. Guido Vercammen zal je projectteam tijdens het 2 de semester uitnodigen voor een gesprek over je plan van aanpak, je WBS en je Gantt chart. Breng de versie die op dat moment geldig is mee naar het gesprek. De evaluatie hiervan wordt ook opgenomen in je eindevaluatie. Succes met je ondernemingsproject! Guido Vercammen Bijlage 1 : Bibliografie Integraal projectmanagement, Jaak Trips, Academia Press, 2005 Basiskennis projectmanagement, F. von Meyenfeldt, Academic Service, 1999 Managers en projecten, H. Korevaar, Samson, 1999 Practisch projectmanagement, T. Gevers & T. Zijlstra, Academic Service, 1998 De eenvoud van projectmatig werken, M. Spanjer, Bohn Stafleu, 1999 Project management, J. Meredith & S. Mantel, John Wiley, 1995 Projectmatig creëren, H. Reitsma, Lannoo, 1999 ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 8

9 ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 9

10 ACE-GROEP T Graduaten ONDERNEMINGSPROJECT Eerste semester Week Van Tot Vrije dagen 1 01/09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/2008 Indienen voorstel ondernemingsproject 5 29/09/ /10/ /10/ /10/2008 Goedkeuring projectvoorstellen 7 13/10/ /10/2008 Infosessie 1: communicatie + team 8 20/10/ /10/2008 Infosessies Projectmatig werken 9 27/10/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/2008 Infosessie 2: vergaderen + conflictbeheersing Indienen plan van aanpak : laatste week!!! 12 17/11/ /11/2008 Indienen WBS en Gantt chart: laatste week!!! 13 24/11/ /11/2008 Invoeren projectinfo via mijn.groept.be 14 01/12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/2008 Kerstvakantie 29/12/ /01/2009 Kerstvakantie 17 05/01/ /01/2009 Eerste examenperiode 18 12/01/ /01/2009 Eerste examenperiode Tweede semester Week Van Tot Vrije dagen 19 19/01/ /01/ /01/ /01/2009 Infosessie 3: rapporteren en schrijven 21 02/02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/2009 Infosessie 4: mondelinge presentatie 29 30/03/ /04/2009 Invoeren projectinfo via mijn.groept.be: laatste week!!! 06/04/ /04/2009 Paasvakantie 13/04/ /04/2009 Paasvakantie 30 20/04/ /04/ /04/ /05/2009 Aanvraag uitstel verdediging: laatste week!!! 32 04/05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ mei: uiterlijke datum indienen project (5 exemplaren)!!! 35 25/05/ /05/2009 Proefverdedigingen 36 01/06/ /06/2009 Verdediging ondernemingsprojecten 37 08/06/ /06/2009 Tweede examenperiode 38 15/06/ /06/2009 Tweede examenperiode 39 22/06/ /06/2009 Tweede examenperiode 40 29/06/ /06/2009 Tweede examenperiode ACE-GROEP T Academiejaar Ondernemingsproject 10