Werken met de GIW 2000

Transcriptie

1 Werken met de GIW 2000 Deze publicatie is gemaakt door de dienst IT Services (ITS) van de Universiteit van Tilburg. Voor meer informatie kunt u terecht op de IT Services website of contact opnemen met het cursussecretariaat. cursusinfo.its@uvt.nl (013) , versie 5, 2e druk

2 Inhoudsopgave: 1 Werken met Windows Inloggen op een werkstation Wijzigen van het password Het locken van een werkstation De screensaver De Desktop De Taskbar Een aantal altijd actieve programma s nader bekeken Toetsenbord en taal instelling Het Euroteken onder Windows Norton: anti virus programma Windows aanpassen aan uw eigen wensen Het gebruik van Personalized Menus Het gebruik van Active Desktop en Web View Voorkom RSI, gebruik de VDU Tachograph Het instellen van een persoonlijk profiel Het gebruik van de UvT Huisstijl bestanden in Word Het invoeren van de afzender gegevens Het maken van een huisstijldocument Printen Meer weten? Help Werken met de GIW2000 pagina 2 van 11

3 1 Werken met Windows 2000 Deze handleiding is bedoeld om u te wijzen op de belangrijkste verschillen tussen Windows 95 en Windows 2000 en op de extra mogelijkheden die Windows 2000 u biedt. Indien u ervaring hebt met Windows 95 zult u gemakkelijk uw weg vinden in Windows Inloggen op een werkstation Na het opstarten van de computer verschijnt er een scherm waarbij u gevraagd wordt om de toetsen <CTRL> + <ALT> + <DEL> gelijktijdig aan te slaan. Vervolgens vult u uw username en password in. Na het intypen van uw username en password wordt u ingelogd op het netwerk. Het password is tevens geldig voor het mailprogramma dat u gaat gebruiken, voor Webmail en voor de screensaver beveiliging. Tijdens het opstarten is het mogelijk dat u een aantal schermen ziet die erop duiden dat er software wordt aangepast. Dagelijks of wekelijks kunnen er voor bepaalde programma s updates worden uitgevoerd, bijvoorbeeld voor het antivirus programma. 1.2 Wijzigen van het password Het password is 90 dagen geldig. Na deze periode krijgt u automatisch het verzoek om uw password te veranderen. Om problemen te voorkomen is het verstandig direct gehoor te geven aan dit verzoek. Volg om uw password te wijzigen de aanwijzingen op het scherm. Tussentijds wijzigen van uw password Start voordat u uw password gaat wijzigen geen programma s op om een eventuele intruder lock te voorkomen. (Een intruder lock wordt veroorzaakt door het gebruik van een ongeldige username en password combinatie.) Druk op <CTRL> + <ALT> + <DEL>. Kies voor Change Password. Vul op de aangegeven plaatsen zowel uw oude als nieuwe password in. Sluit af met OK. 1.3 Het locken van een werkstation Wanneer u uw werkplek tijdelijk verlaat, heeft u de mogelijkheid om uw werkstation te locken waardoor u voorkomt dat anderen toegang tot uw pc hebben. Druk de toetsencombinatie <CTRL> + <ALT> + <DEL> in. Selecteer de optie Lock Workstation. U ziet een Locked Workstation melding op het scherm verschijnen. Het opheffen van deze lock gaat als volgt. Druk de toetsencombinatie <CTRL> + <ALT> + <DEL> in. Voer uw password in. 1.4 De screensaver Een werkstation locken is niet hetzelfde als een screensaver instellen; een screensaver treed in werking nadat u een vooraf bepaald aantal minuten niet met het werkstation hebt gewerkt. U heft de screensaver mode op door middel van een toetsaanslag of muisbeweging. Indien de screensaver beveiligt is met een password, verschijnt het Novell inlogscherm. Instellingen van de screensaver kunt u aanpassen. Klik ergens op een leeg stuk van de desktop met de rechtermuisknop. Selecteer Properties. Selecteer het tabblad Screen Saver. Selecteer via een screensaver. U kunt de screensaver koppelen aan uw Password door Password Protected aan te vinken. 2 De Desktop Onderstaand worden de iconen besproken die iedere gebruiker na het installeren van Windows 2000 op de desktop aantreft. Werken met de GIW 2000 pagina 3 van 11

4 My Documents Deze snelkoppeling verwijst naar een hoofdfolder op de D: schijf (D:\data), waar u data kunt opslaan en openen. Het stelt u in de gelegenheid snel en overzichtelijk toegang te krijgen tot al uw documenten. Indien u data op een andere plek wilt bewaren, zoals in uw Homedirectory, dan kunt u de locatie waar deze snelkoppeling naar verwijst eenvoudig aanpassen. De ruimte op de netwerk drive (M:\ ) is echter beperkt tot 100 Mb. Klik met de rechtermuisknop op de My Documents icoon. Selecteer Properties.Daarachter staat nu: Target: D:\Data. Klik op Move. Selecteer de plek waar u de data zou willen opslaan. Klik op OK. U ziet nu dat achter Target een andere locatie staat. Klik nogmaals op OK als dit de juiste locatie is. In alle applicaties van Microsoft wordt deze locatie automatisch aangepast. Wat My Computer in Windows 95 was wordt nu aangegeven door de icoon met (in dit geval) als onderschrift: breuker on pi1224. In deze naam ziet u de eigen username plus de naam waarmee de computer op het UvTnetwerk geïdentificeerd wordt terug. Deze icoon geeft u toegang tot alle drives die u ter beschikking heeft en tot het Control Panel. De icoon My network places geeft de netwerkomgeving weer die u ter beschikking heeft. Bestanden die u van de C: of D: drive weggooit, komen eerst in de Recycle Bin te staan. Hieruit kunt u ze óf terugplaatsen naar de oorspronkelijke locatie, óf definitief verwijderen. Let wel: bestanden die u verwijdert van een netwerkdrive of diskette komen niet in de prullenbak terecht. Is het formaat van het te verwijderen bestand groter dan het formaat van de prullenbak dan wordt het bestand ook definitief verwijderd. (U krijgt hier dan wel een melding over.) 3 De Taskbar De Taskbar bestaat standaard uit verschillende onderdelen: Startmenu Quick launch Openstaande programma s en/of bestanden Altijd actieve programma s Startmenu Indien u op Start klikt verschijnt het welbekende startmenu. Openstaande programma s/bestanden Alle programma s en/of bestanden die open staan worden in dit deel weergegeven. U kunt direct wisselen tussen programma s en/of bestanden door 1 klik op een ander openstaand programma of bestand te geven. Werken met de GIW 2000 pagina 4 van 11

5 Quick Launch Dit is een handige manier om programma s die u regelmatig gebruikt snel te kunnen starten. De hierin geplaatste pictogrammen zijn als het ware snelkoppelingen van programma s. Deze programma s zijn te starten door 1 klik op het pictogram te geven. Hoe kunt u een programma s aan de Quick Launch bar toe voegen? Klik op Start, Programs. Zoek het programma op dat u in de Taskbar wilt plaatsen. Selecteer het programma. Sleep het met de rechtermuisknop ingedrukt naar het Quick Launch deel. Kies nu voor Copy here. De icoon wordt in het Quick Launch gedeelte geplaatst en blijft tevens op de oorspronkelijke plaats staan. Ook items die op de desktop staan kunt u op deze manier naar het Quick Launch gedeelte slepen. Indien u de snelkoppeling van een file of programma wilt verwijderen, klik dan met de rechtermuisknop op de desbetreffende icoon en kies Delete. Ook is het mogelijk de icoon (terug) naar de desktop te slepen. Aangezien de desktop van de computer een belangrijke plaats en centrale functie vervult in Windows 2000 is in de Quick Launch bar automatisch de icoon Show Desktop geplaatst. Klikt u op dit dan worden alle geopende bestanden geminimaliseerd en keert u direct terug naar de desktop. Altijd actieve programma s Hier treft u snelkoppelingen aan naar programma s die altijd actief zijn, zoals bijvoorbeeld het Norton antivirus programma, het toetsenbord/taal menu, Novell (netwerk) en de Windows klok. 4 Een aantal altijd actieve programma s nader bekeken 4.1 Toetsenbord en taal instelling Veel programma s kijken naar de taal en de instelling van het toetsenbord om ingevoerde gegevens op de daarbij behorende manier te verwerken. Standaard wordt de computer opgestart met de Nederlandse taal, gecombineerd met een zgn. US toetsenbordinstelling. Als vaste keuzemogelijkheid wordt de Engelse taal gecombineerd met een zgn. US toetsenbordinstelling, geïnstalleerd. U kunt wisselen tussen toetsenbordinstellingen door op de taalicoon ( ) te klikken en de gewenste toetsenbordinstelling te selecteren. De spellingscontrole in programma s (zoals bijv. in Word en Wordperfect) zal, als de toetsenbordinstelling op Engelstalig ingesteld is, een Engelstalige spellingscontrole uitvoeren. Natuurlijk kan dit alleen wanneer een programma hiertoe in staat is en wanneer de hiervoor benodigde taalmodule aanwezig is. (Bijvoorbeeld: wanneer u via de toetsenbord-instelling aangeeft dat de invoertaal Frans is, zorg er dan ook voor dat de Franse taalmodule geïnstalleerd is.) Hoe u een andere toetsenbord combinatie kunt installeren staat beschreven in de volgende paragraaf Het Euroteken onder Windows 2000 Aan de taalinstelling is tevens de toetsenbordinstelling gekoppeld; standaard is er gekozen voor een US keyboard. De speciale tekens (*, $, etc.) staan op een vaste plaats op het toetsenbord en met een US keyboard instelling correspondeert dit ook met hetgeen er tijdens het typen op het beeldscherm verschijnt. Tevens is het zo dat indien u aanhalingstekens typt, deze direct in het scherm verschijnen. Wilt u met een US keyboard instelling het Euro ( ) teken op het scherm krijgen dan kan dat via ALT Werken met de GIW 2000 pagina 5 van 11

6 Het is ook mogelijk om een US international keyboard te kiezen. Daarmee verschijnen aanhalingstekens niet direct op het scherm indien u ze typt, maar pas in combinatie met een letter of een spatie die u aansluitend typt. Indien u bijvoorbeeld het woord ideeën wilt typen, typt u eerst de dubbele aanhalingstekens en vervolgend de letter e. Daardoor verschijnt de ë. Indien u enkel de aanhalingstekens wilt typen, type dan eerst de (enkele of dubbele) aanhalingstekens en drukt vervolgens op spatiebalk. U kunt bij een US international keyboard het Euroteken typen door de rechter ALT toets in te drukken en de toets 5 aan te slaan. Om een US international keyboard te installeren doet u het volgende: Kies Start, Settings, Control Panel. Kies uit de lijst Keyboard. Selecteer het tweede tabblad: Input locales. In het scherm kunt u zien dat Engels en Nederlands zijn geïnstalleerd en dat Nederlands als de default taal is geïnstalleerd.. Kies nu voor Add. Selecteer in het venster Add Input Locale Nederlands als Input Locale. Selecteer bij Keyboard layout/ime: United States International Bevestig met OK. Laat de default staan bij taal Nederlands en toetsenbord instelling US en bevestig met OK. U kunt nu in een programma kiezen voor de toetsenbord instelling US international. Werken met de GIW 2000 pagina 6 van 11

7 Laat de default instelling staan op US. US international kan in sommige programma s voor problemen zorgen omdat deze toetsenbordinstelling niet altijd herkend wordt. 4.2 Norton: anti virus programma Het antivirus programma Norton ( ) wordt standaard op iedere pc geïnstalleerd. Virussen infecteren met name de pc door het openen van besmette attachments en diskettes. Indien u een bestand probeert te openen waar een virus in zit, zal Norton daar meteen melding van maken en er voor zorgen dat het virus het systeem niet besmet. Norton is één van de programma s die automatisch up-to-date gehouden worden. Tussentijds kunt u altijd zelf een scan uit laten voeren van zowel uw harde schijf danwel van een diskette. Geef een dubbelklik op de Norton-icoon ( ). Klik op scan; Geef vervolgens aan wat u wilt laten scannen. Voor een uitgebreide handleiding om deze (en andere programma s) te installeren of om instellingen te wijzigen kunt u het document Achtergronden bij GIW2000 raadplegen. 5 Windows aanpassen aan uw eigen wensen In dit hoofdstuk worden een aantal Windows 2000 toepassingen besproken. 5.1 Het gebruik van Personalized Menus Personalized Menus houdt het programs menu overzichtelijk door programma s die u een tijdje niet heeft gebruikt te verbergen. Zo krijgt u in eerste instantie alleen die programma s te zien die u frequent gebruikt. U kunt de overige programma s weer zichtbaar maken door op het pijltje dat naar beneden wijst te klikken. Werken met de GIW 2000 pagina 7 van 11

8 U kunt deze optie als volgt activeren. Kies Start, Settings, Taskbar & Start Menu. Vink in het tabblad General de optie Use Personalized Menu s aan. Klik op Apply. Sluit af door op OK te klikken. 5.2 Het gebruik van Active Desktop en Web View In Windows 2000 kunt u van de desktop een zogenaamde Active Desktop maken. Voor de desktop betekent dit dat deze het uiterlijk en de functionaliteit krijgt van een webpagina. Met Web View kunt u ervoor zorgen dat binnen uw folders gerelateerde links worden opgenomen, of dat u folders en bestanden met één muisklik opent. De meest dynamische optie is dat de desktop zelf in een webpagina veranderd. U heeft daarbij de mogelijkheid het laatste nieuws te volgen of willekeurig welke webpagina als desktop in te stellen, zoals beurs- of nieuwsberichten. U kunt meerdere webpagina s op de desktop zetten; deze worden dan in een standaard kader geplaatst. Het is mogelijk deze kaders aan te passen, zodat de webpagina s op een voor u prettige manier getoond worden. Active Desktop instellen: Kies Start, Programs, Accessories, Windows Explorer. Selecteer Tools, Folder Options in de menubalk. Selecteer de optie Enable Web Content on my desktop. Wanneer u Active Desktop geactiveerd heeft kunt u deze naar wens instellen door bijvoorbeeld aan te geven welke internetpagina u op de desktop wilt zien. Klik met de rechter muisknop op de desktop. Kies Active Desktop. Web View instellen: Selecteer de optie Enable Web Content in folders. In dit scherm hebt u ook de mogelijkheid om aan te geven of u voor iedere folder die u opent een apart venster wilt hebben en of u een item met enkele of dubbele klik wilt openen. Werken met de GIW 2000 pagina 8 van 11

9 6 Voorkom RSI, gebruik de VDU Tachograph RSI (Repetitive Strain Injury) is een verzamelnaam voor klachten aan hand, pols, arm of schouder als gevolg van zich herhalende bewegingen. De aandoening uit zich in het eerste stadium in tintelingen of een koud of doof gevoel en later in chronische pijn en/of stijfheid. Een van de grote veroorzaker van RSI is de statische belasting van de spieren tijdens het typen en muizen. Wisselend gebruik van de spieren is daarom van groot belang. De Anti RSI Tachograaf helpt bij het ontwikkelen van gezonde werkgewoonten en het voorkomen van RSI. Het programma geeft aan wanneer u te intensief werkt en stelt regelmatig korte rustmomenten voor zodat spieren de kans krijgen zich te herstellen. Verder krijgt u tips voor verbetering van werkplek en werktechniek. Eventuele dagelijkse rapportage kan tevens inzicht geven in de ontwikkeling van uw werkpatroon. (Indien de VDU Tachograaf niet standaard is geïnstalleerd zie: de handleiding Achtergronden bij GIW2000 voor het installeren van nieuwe programma s). 6.1 Het instellen van een persoonlijk profiel De Tachograaf is voorzien van standaardinstellingen. Deze instellingen gaan uit van een gemiddeld werktempo. Door eenmalig een type- en muisvaardigheidstest te doorlopen, kunt u een eigen profiel definiëren en deze instellingen aanpassen aan uw eigen tempo. Open de VDU Tachograph door dubbel te klikken op de icoon ( ) (rechtsonder in de menubalk); Selecteer Options, Personal Profile in het menu; Selecteer en doorloop achtereenvolgens de testprogramma s Mouse skills, Typing skills, etc. De Tachograaf biedt na het doorlopen van de tests een persoonlijk RSI preventie-programma aan. 7 Het gebruik van de UvT Huisstijl bestanden in Word Om op eenvoudige wijze diverse documenten - zoals brieven en faxberichten - volgens de richtlijnen van de huisstijl te kunnen maken zijn speciale huisstijl bestanden ontwikkeld voor gebruik in Word. Deze bestanden zorgen voor een juiste pagina-indeling en -opmaak van uw document. Behalve set bestanden voor de Universiteit van Tilburg algemeen, is er ook een set voor de Theologische Faculteit Tilburg en voor het Sportcentrum. Elke set voorziet in diverse documenttypen: Een aantal medewerkers krijgt een aanvulling op deze set met voor hen specifieke documenttypen. Wanneer de UvT Huisstijl bestanden zijn geïnstalleerd treft u in de standaard menubalk van Word de nieuwe menukeuze UvT aan. Werken met de GIW 2000 pagina 9 van 11

10 (Indien de UvT Huisstijl bestanden niet geïnstalleerd zijn zie: de handleiding Achtergronden bij GIW2000 voor het installeren van nieuwe programma s). 7.1 Het invoeren van de afzender gegevens Het briefpapier van de Universiteit van Tilburg is alleen voorzien van de naam en het beeldwoordmerk van de universiteit. Met behulp van het Profile zorgt u er zelf voor dat de naam van uw faculteit of dienst en alle overige gegevens van de afzender correct op het briefpapier worden vermeld. U maakt een Profile aan via de keuze New profile, waarna u een naam aan het profiel geeft. Vervolgens verschijnt een scherm waarin u de naam van uw faculteit, dienst, instituut of afdeling kunt selecteren. In een aantal gevallen heeft u tevens de optie om de naam van een departement of dienst te kiezen. Verder vult u hier de gegevens van de afzender in die u standaard in uw brief wilt opnemen. In het scherm vult u zowel de Nederlandse benaming van uw functie in als de Engelstalige benaming. De overige gegevens worden automatische vertaald indien u een Engelstalig document gaat aanmaken. U kunt meerdere Profiles maken. U kunt een Profile wijzigen, verwijderen en als standaard keuze instellen. Hernoemen behoort echter niet tot de mogelijkheden. 7.2 Het maken van een huisstijldocument U maakt een huisstijldocument via de keuze Template waarna u selecteert welk type document u wilt maken. In het geval van een brief of fax zal u gevraagd worden een Sender profile te selecteren. Mocht u een bepaald Profile als standaard hebben ingesteld dan is deze keuze al voor u gemaakt, maar u kunt deze alsnog herzien. Afhankelijk van het door u gekozen documenttype verschijnt een meer of minder uitgebreid invulscherm. Brief en fax (NL/UK) In het geval van een brief of fax zult u zien dat al diverse gegevens zijn opgenomen op basis van het gekozen Profile. Deze kunt u echter alsnog wijzigen, evenals de datum. Wanneer u alle kenmerken van uw brief of fax heeft ingevuld (en gecontroleerd) kunt u deze laten samenstellen door op OK te klikken. Als laatste stap typt u de tekst van uw brief of fax in. Via de menukeuze File, Print Preview kunt u het resultaat bekijken. Bij een brief is bovenaan de eerste pagina een ruimte gereserveerd voor het beeldwoordmerk. In vervolgpagina's en faxberichten wordt standaard het beeldwoordmerk opgenomen in het document. De naam van de faculteit of dienst treft u alleen op de eerste pagina onder (de ruimte voor) het beeldwoordmerk aan. De adresgegevens zijn opgenomen aan de voet van de eerste pagina. Overige documenttypen Werken met de GIW 2000 pagina 10 van 11

11 Dictaten en rapporten kunt u in twee afmetingen maken: A4 en A5. De omslagen zijn standaard voorzien van een stansgat. De huisstijltemplates voor deze documenttypen zorgen ervoor dat de titelgegevens in het juiste lettertype en op de juiste plaats op het titelblad geplaatst worden. Ook hier verschijnt na selectie een invulscherm, waarin u de gegevens voor het titelblad vastlegt. Folders zijn in twee uitvoeringen voorbedrukt: een A5-folder en een tweeslagfolder. De huisstijltemplates zorgen hier voor de opmaak van de titelgegevens voor het omslag. Bovendien voorzien ze in een standaard opmaak voor het binnenwerk. Een A5 folder heeft een opmaak in twee kolommen, een tweeslagfolder in drie kolommen. 7.3 Printen Huisstijldocumenten kunt u zonder problemen afdrukken op de printers van de universiteit. Wel dient u er rekening mee te houden dat voor brieven de printer is voorzien van briefpapier. Ook is het van belang dat u bij uw printerinstellingen het juiste papierformaat (A4) heeft ingesteld. 7.4 Meer weten? Wilt u meer informatie over de nieuwe huisstijl? Op de website van de universiteit treft u uitgebreide informatie aan ( Heeft u problemen met het gebruik van de huisstijltemplates? Neem dan contact op met uw automatiseringsondersteuner. 8 Help Windows 2000 help Indien u vragen heeft kunt u natuurlijk de Help functie van Windows 2000 raadplegen. Kies Start, Help. In het helpmenu ziet u vier tabbladen: Contents: Dit ziet er uit als een verzameling boeken die de hoofdonderwerpen weergeven. Klik op een onderwerp om op overzichtelijke wijze specifieke informatie te vinden m.b.t. deze hoofdonderwerpen. Index: U kunt zelf het onderwerp waar u hulp bij nodig heeft intypen. Terwijl u typt, schuift de keuzelijst daaronder al naar het betreffende woord. U kunt alle gerelateerde onderwerpen bekijken en selecteren voor verdere uitleg. Search: Deze functionaliteit kunt u gebruiken als u een overzicht wilt zien van alle help onderwerpen die iets met het ingegeven woord te maken hebben. Favorites: In dit submenu kunt u helppagina s die u vaker wilt raadplegen overzichtelijk bij elkaar zetten. Indien u een helponderwerp heeft geselecteerd en u selecteert Favorites, dan ziet u dit onderwerp onder in het scherm staan onder het kopje Current Topics. Klik op Add om het help onderwerp toe te voegen. Tot slot: U kunt voor vaak gestelde vragen (FAQ) altijd de website van de ITS Helpdesk raadplegen. De URL van deze site is: Tevens organiseert IT Services regelmatig cursussen GIW2000. Informatie hierover kunt u vinden op de site: Werken met de GIW 2000 pagina 11 van 11