Reis- en verblijfkosten 2013

Transcriptie

1 Reis- en verblijfkosten 2013 Beleidregels ten aanzien van dienstreizen en vergoedingen wegens reis- en verblijfkosten voor overheidsdienaren Ministerie van Algemene Zaken afdeling P&O Bijlage bij rondschrijven nr. 2690/12 van 27 november 2013

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 2 Reis- en verblijfkosten 3 1. DEFINITIES 3 2. BELEIDSREGELS Algemene bepalingen Reiskosten Verblijfskosten Overige kosten Financiële afwikkeling Diverse bepalingen Hardheidsclausule... 8 Declaratieformulier dienstreis 9 Verslag dienstreis 10 Inleiding Door middel van BC heeft het Bestuurscollege van het Eilandgebied St. Maarten het zogenaamde reis- en verblijfkostenbeleid in principe vastgesteld. Dat besluit omvatte zowel de reis- en verblijfkosten voor gezagdragers als voor ambtenaren. Het principebesluit werd vervolgens voorgelegd aan het GOA voor advies. Hoewel het beleid en met name de hoogte van de vergoedingen in de praktijk werden toegepast werd de cyclus nimmer voltooid en het besluit nooit definitief vastgesteld. Inmiddels is de situatie gewijzigd. St. Maarten is een land geworden binnen het Koninkrijk en er is een aparte vergoedingsregeling voor ministers en statenleden. De LMA biedt in artikel 72 de grondslag voor vergoedingen betreffende dienstreizen. Middels de Bezoldigingsregeling ambtenaren zullen nadere regels worden gesteld waarna de Minister van Algemene Zaken de hoogte van de vergoedingen zal vaststellen. Het zal nog enige tijd duren voordat die gewijzigde bezoldigingsregeling afgekondigd is. Omdat in de tussentijd ook dienstreizen worden gemaakt is het zinvol de beleidsregels zoals opgenomen in deze notitie te hanteren PAGINA 2 VAN 8

3 Reis- en verblijfkosten Dit beleid bevat nadere regels ten aanzien van dienstreizen en de vergoedingen voor reisen verblijfkosten aan overheidsdienaren werkzaam voor St. Maarten. 1. Definities Binnen de organisatie worden verschillende termen door elkaar gebruikt. Echter niet iedereen kent dezelfde betekenis toe aan deze termen. Het is dan ook belangrijk om eerst de begrippen die in deze nota worden gebruikt te definiëren. a. Overheidsdienaar: de ambtenaar aangesteld op basis van de LMA of een werknemer met een contract naar burgerlijk recht in dienst van St. Maarten. b. Dienstreis: een door het bevoegd gezag, door een minister of door een secretarisgeneraal schriftelijk opgedragen reis in verband met het verrichten van werkzaamheden buiten St. Maarten alsmede het hiermee verband houdende verblijf, met uitzondering van: de reis die in St. Maarten is begonnen en waarbij het reisgedeelte buiten St. Maarten beperkt is tot minder dan 4 uren of waarbij de grensoverschrijding niet noodzakelijkerwijs leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachting in het buitenland; de bestemming van de dienstreis het Franse gedeelte van St. Maarten betreft; Er is en beperking opgenomen in 1.b voor wanneer de grensoverschrijding van zeer korte duur is en bv niet leidt tot extra uitgaven. Men kan hierbij denken aan dagtrips naar Saba, St. Eustatius of Anguilla. Het Franse deel van St. Maarten wordt niet aangemerkt als buitenland. 2. Beleidsregels In dit hoofdstuk worden de beleidsregels geformuleerd. Daarnaast worden deze nader toegelicht en waar nodig worden procedurele regels gesteld. 2.1 Algemene bepalingen a. Dit beleid is niet van toepassing op gezagdragers. b. Voor de toepassing van dit beleid kunnen door de minister deelnemers van bijzondere commissies of delegaties worden gelijkgesteld met overheidsdienaren. c. Het beginpunt en het eindpunt van de dienstreis worden bepaald door de minister. d. Indien van derden vergoedingen worden ontvangen voor de in dit beleid bedoelde kosten, worden deze in mindering gebracht op de vergoedingen waarop krachtens dit beleid aanspraak bestaat PAGINA 3 VAN 8

4 . REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN OVERHEIDSDIENAREN e. Het voostel tot het maken van de dienstreis vermeldt tevens of een voorschot of reisbiljet wordt verzocht. Indien de dienstreis wordt gecombineerd met een privé-reis, komen eventuele meerkosten niet voor vergoeding in aanmerking. f. De goedkeuring voor de dienstreis vermeldt tevens of een voorschot of reisbiljet wordt verstrekt. Het voorschot bedraagt maximaal de bedragen waarop volgens bijlage I voor de duur van de dienstreis aanspraak gemaakt zou kunnen worden. De minister kan ook niet-overheidsdienaren aanwijzen om St. Maarten in het buitenland te vertegenwoordigen. Deze deelnemers aan bijzondere commissies of delegaties kunnen voor de toepassing van deze regeling gelijkgesteld worden aan overheidsdienaren. Een en ander moet in het advies voor de dienstreis geregeld worden. In het advies moet tevens worden aangegeven wat het begin- en eindpunt van de reis is. Doorgaans telt de dag van vertrek als beginpunt, en de dag van terugkeer als eindpunt. Indien er vergoedingen van derden worden ontvangen die minder zijn dan waarop aanspraak bestaat volgens deze regeling, dan worden deze aangevuld. Het betreft hier een niet ondenkbare situatie dat de instantie die wordt bezocht een deel van de kosten voor zijn rekening neemt. Het kan ook voorkomen dat het programma van een conferentie wordt ingekort en een deel van de registratiekosten terug wordt gegeven. Een ander voorbeeld is dat van een gezamenlijke delegatie met een andere instantie die een deel van de kosten draagt. De regel stelt dan dat in gevallen waarin dat wordt afgehandeld door het verstrekken van een vergoeding aan de persoon zelf, dit verrekend moet worden. Voor ambtenaren die op verzoek van de minister meereizen met de minister geldt de Vergoedingsregeling reis- en verblijfkosten Ministerraad (AB 2010, GT no 7, artikel 6). 2.2 Reiskosten a. Wegens reiskosten per openbaar vervoer, per boot en per vliegtuig worden vergoed de kosten die zoals blijkt uit overlegde bewijsstukken in verband met de dienstreis zijn gemaakt voor het gebruik van daartoe door de Minister aangewezen vervoermiddelen. b. De betrokkene die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om in de eerste klasse te reizen. Indien gebruik wordt gemaakt van een ander openbaar vervoermiddel of een boot met vervoerklassen, bepaalt de minister in welke vervoerklasse mag worden gereisd, met dien verstande dat het reizen per vliegtuig geschied in de economy class. c. Voor zover het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden naar het oordeel van de Minister daartoe aanleiding geven, worden toeslagen voor bijzondere treinen, kosten van plaatsreservering in treinen en kosten voor het gebruik van een slaapwagen alsmede extra kosten voor bagage als reiskosten vergoed. d. De volgende kosten worden eveneens als reiskosten vergoed: 2013 kosten van vervoer van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heenreis en op de terugreis; kosten voor luchthavenrechten. e. Voor het op St. Maarten verlopend gedeelte van de dienstreis dat aansluit op het reisgedeelte per vliegtuig of boot van de dienstreis, wordt geen vergoeding verleend PAGINA 4 VAN 8

5 . REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN OVERHEIDSDIENAREN f. Indien naar het oordeel van de Minister het dienstbelang ermee is gebaat dat tijdens een dienstreis gebruik wordt gemaakt van een gehuurd vervoermiddel of een taxi, worden de aan dat gebruik verbonden kosten volledig vergoed. In deze artikelen wordt geregeld wat reiskosten zijn. Naast de vliegreis kan het ook om boot- en treinreizen gaan. Belangrijk is dat voor al deze kosten bewijsstukken worden overgelegd. Het gaat hier uitsluitend om die reiskosten die gemaakt moeten worden om op de plaats van bestemming te komen. Reiskosten gedurende het verblijf vallen hier niet onder. Tenzij de reis meerdere bestemmingen heeft, bv diverse steden worden bezocht. In een dergelijk geval kan het ook voordeliger zijn om en vervoermiddel te huren. Het gedeelte van de reis naar het vliegveld op St. Maarten wordt niet gezien als een gedeelte van de dienstreis. Eventuele kosten moeten uit de teerkosten worden bestreden. 2.3 Verblijfskosten a. Verblijfskosten zijn de in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte teerkosten (voor maaltijden en kleine uitgaven waaronder lokale vervoerskosten anders dan in 2.2.f) en logieskosten. b. De vergoeding voor verblijfskosten bestaat uit: 2013 een vaste vergoeding voor teerkosten voor iedere dag dat de dienstreis duurt van 100,- voor dienstreizen naar Europa, en $ 100,- voor dienstreizen naar bestemmingen in de rest van de wereld; een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot maximaal 200,- per overnachting in Europa en $ 200,- voor overnachtingen in de rest van de wereld. Wanneer geen bewijsstuk kan worden overgelegd waaruit blijkt dat logieskosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid, wordt een bedrag vergoed van $ 15,-, dan wel 15,-, dan wel $ 15 per overnachting tot een maximum van vier overnachtingen per dienstreis; c. Indien de overheidsdienaar een dienstreis maakt van langer dan zestig dagen vanwege het tijdelijk verrichten van werkzaamheden in of vanuit één bepaalde plaats buiten St. Maarten bestaat de vergoeding voor verblijfkosten die verband houden met de tijdelijke vestiging in of in de omgeving van die plaats in ieder geval met ingang van de eenenzestigste dag, of zoveel eerder als daartoe naar het oordeel van de Minister aanleiding is, uit: de helft van de onder 2.3.b bedoelde vergoeding voor teerkosten; een vergoeding van de werkelijk gemaakte huisvestingskosten tot ten hoogste het onder 2.3.b bedoelde logiescomponent. Een bezoekreis naar huis of aan derden gedurende het langdurig verblijf, al dan niet door de Minister vergoedt, onderbreekt de dienstreis niet. d. Er bestaat geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfskosten voor een dienstreis van korter dan vier uur PAGINA 5 VAN 8

6 . REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN OVERHEIDSDIENAREN e. Aan de betrokkene die tijdens de dienstreis overnachting van overheidswege ontvangt en daarvoor nog additionele kosten moet maken worden deze kosten vergoed. In geval van de verstrekking van overheidswege geen gebruik is gemaakt, bestaat geen aanspraak op vergoeding. f. De Minister kan een lagere vergoeding wegens verblijfskosten vaststellen dan de vergoeding die wordt vastgesteld volgens de in het tweede lid bedoelde regels, indien veelvuldig dienstreizen moeten worden gemaakt en de aard der werkzaamheden of de reisomstandigheden van de betrokkene daartoe naar het oordeel van de Minister aanleiding geven. g. Onder overnachting van overheidswege bedoeld in 2.3.e wordt verstaan: overnachting verstrekt door St. Maarten, het Rijk of een ander Nederlands publiekrechtelijk lichaam of semi-publiekrechtelijk lichaam of internationale organisatie. Verblijfkosten worden hier in twee onderdelen uitgesplitst. Een vaste vergoeding per dag voor de teerkosten. Dit is bv voor maaltijden en mogelijke vervoerskosten op de plaats van bestemming zoals openbaar vervoer en taxi. Dit bedrag hoeft niet te worden verantwoord. De logieskosten, dat zijn de kosten voor de hotelkamer, die moeten wel worden verantwoord. Eventuele kosten van roomservice zijn niet declarabel, die vallen onder de teerkosten. Indien men geen bewijsstukken kan overleggen van gemaakte logieskosten, wordt aangenomen dat er geen logieskosten zijn. Men kan dan aanspraak maken op 15, of $ 15,- per dag tot een maximum van 4 overnachtingen per dienstreis. Er is tevens een voorziening opgenomen voor zeer lange dienstreizen van 60 dagen of meer. In dergelijke gevallen kan het namelijk heel goed mogelijk zijn om op andere wijze in huisvesting te voorzien dan middels een hotelkamer zoals het huren van een appartement. Hierbij is tevens opgenomen dat wanneer bezoekreizen worden gemaakt, bv aan familie, tijdens een lange dienstreis, hierdoor de dienstreis niet wordt onderbroken zodat op dergelijke wijze niet aan de norm van 60 dagen zou zijn voldaan. Dienstreizen korter dan 4 uur geven geen recht op verblijfkosten. In dit artikel is tevens opgenomen dat het recht op logieskosten vervalt indien wordt voorzien in logies door overheden, publiekrechtelijke lichamen of internationale organisaties. Wanneer hiervoor nog wel eigen bijdragen zijn verschuldigd, worden die bijdragen vergoed. 2.4 Overige kosten a. De in verband met een dienstreis gemaakte kosten voor interlokale en internationale telefoongesprekken ten behoeve van dienstdoeleinden alsmede de naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijk gemaakte kosten voor vaccinatie, een cursus, representatie en voor inschrijving voor een conferentie worden op basis van overgelegde bewijsstukken volledig vergoed. b. Voor alle bijkomende kosten geldt dat deze slechts voor vergoeding in aanmerking komen voor zover zij werkelijk ten laste van de betrokkene blijken. c. De kosten voor een reisverzekering met een maximale dekking worden vergoed PAGINA 6 VAN 8

7 . REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN OVERHEIDSDIENAREN Paragraaf 2.4 noemt een aantal bijkomende kosten die voor declaratie in aanmerking komen. Hier vallen niet internationale telefoongesprekken voor privé-doeleinden onder. Bewijsstukken zijn noodzakelijk voor declaratie. Om de risico s voor de reiziger beperken wordt een reisverzekering afgesloten op kosten van de werkgever. De aansprakelijkheid voor de overheid wordt in beginsel beperkt tot het bedrag van het eigen risico. Indien door toedoen van de reiziger geen reisverzekering is afgesloten, kan hij de overheid niet aansprakelijk stellen voor de kosten van ziekte of verlies, diefstal of beschadiging van bagage. 2.5 Financiële afwikkeling a. Het declareren van de in dit beleid bedoelde kosten geschiedt door het invullen en ondertekenen van het declaratieformulier dienstreizen onder overlegging van de originele bewijsstukken en een kopie van het reisverslag. b. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de betrokkene de declaratie niet heeft ingediend binnen één maand na beëindiging van de dienstreis waarop de declaratie betrekking heeft. c. Indien voorschotten of reisbiljetten zijn verstrekt en aanspraak op vergoeding is vervallen, worden deze voorschotten behandeld als onverschuldigde betalingen dan wel voorschotten op salaris. d. Indien voorschotten of reisbiljetten zijn verstrekt en aanspraak op vergoeding is lager dan de verstrekte voorschotten, wordt het restant behandeld als onverschuldigde betaling dan wel voorschot op salaris. e. Voorschotten en declaraties worden in Nederlands Antilliaanse valuta verstrekt, verrekend en uitgekeerd. Paragraaf 2.5 stelt het gebruik van een declaratieformulier verplicht. Het formulier moet, samen met de originele bewijsstukken en een kopie van het reisverslag, overgelegd worden. Een en ander binnen 1 maand na beëindiging van de dienstreis. Voorts wordt hier vastgelegd dat het advies voor goedkeuring van de dienstreis tevens het verstrekken van een voorschot en of reisbiljet moet regelen. Indien men de dienstreis combineert met een privé-reis, bv door later terug te keren, of van een andere locatie, moet tevens worden overlegd wat de reis zou hebben gekost wanneer men direct na afloop van de dienstreis zou zijn teruggekeerd. Eventuele meerkosten worden niet vergoed. Indien voorschotten en reisbiljetten zijn verstrekt, en de aanspraak op vergoeding is vervallen, dan wel lager dan de verstrekte voorschotten, wordt dit verrekend met het salaris zoals dat te doen gebruikelijk is met voorschotten op salaris. 2.6 Diverse bepalingen a. Over de wijzigingen van de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten krachtens dit beleid wordt overleg gevoerd met het Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken. b. Van elke dienstreis moet een verslag worden gemaakt. Het verslag moet worden ingediend binnen 1 maand na terugkeer. c. Alle eerder genomen besluiten aangaande reis- en verblijfskosten ten aanzien van overheidsdienaren worden ingetrokken PAGINA 7 VAN 8

8 . REIS- EN VERBLIJFSKOSTEN OVERHEIDSDIENAREN d. Dit beleid treedt in werking met ingang van de eerste dag na vaststelling. e. Dit beleid wordt aangehaald als: Reis- en verblijfskosten overheidsdienaren Deze paragraaf stelt onder anderen verplicht dat van elke dienstreis een verslag moet worden gemaakt binnen 1 maand na beëindiging van de dienstreis. Het verslag moet worden ingediend bij de minister door tussenkomst van de SG, die opdracht heeft gegeven voor de dienstreis. Een kopie moet worden gevoegd bij het declaratieformulier. 2.7 Hardheidsclausule Het bevoegde gezag kan toepassing van deze beleidsregels achterwege laten of daarvan afwijken indien strikte toepassing ervan in individuele gevallen leidt tot onbillijkheid van overwegende aard PAGINA 8 VAN 8

9 Declaratieformulier dienstreis Betreft dienstreis: Reiskosten: a. Vliegreis reisbiljet (omcircel) ja nee Beslissing: NAfls... U$D... uro... b. Reisverzekering: c. d Logieskosten a. b. c. 5. Bijzondere kosten a. Totaal kosten - Ontvangen voorschotten Totaal: Bijzonderheden: Reisverslag aanwezig? (omcircel) Ja Nee Ondertekening Datum handtekening Naar waarheid ingevuld Aanvrager: Akkoord medewerker Financiën Akkoord hoofd Financiën

10 Verslag dienstreis Datum aanvang van de dienstreis: Datum terugkeer van de dienstreis: Beslissing: Rapporteur: Deelnemers: Doel van de dienstreis Beoogde resultaten.. Concreet behaalde resultaten.. Reden afwijking.. Conclusie.. Vervolgstappen..