1. OPENING Om uur opent Els v.d. Heuvel als voorzitter de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING PHOENIX Datum: woensdag 5 februari 2014 Aanwezig: Els van den Heuvel, voorzitter Lizzy Preisser, penningmeester Margreet Huizer, bestuurslid Rien Bout, bestuurslid Anneke de Cloet, secretaris Aanwezig: 50 leden Afwezig met kennisgeving: 11 leden Notulist: Anneke de Cloet 1. OPENING Om uur opent Els v.d. Heuvel als voorzitter de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Mededelingen Het bestuur heeft de benaming donateur onlangs veranderd in Vriend van Phoenix. Daarnaast is de benaming BS er (de afkorting van Bijzonder Schepsel, een benaming voor mensen die zich inspannen voor Phoenix zonder lid te zijn), veranderd in BL er (Bijzonder Lid). Vrienden van Phoenix hebben geen stemrecht in de A.L.V. BL ers hebben wel stemrecht. Het bestuur had de intentie om een activiteit te starten voor jongvolwassenen. Deze is er inderdaad gekomen, in de vorm van de cursussen Dance Lab 1 en wordt momenteel wegens succes voortgezet in Dance Lab 2. Daarnaast zijn we bezig met een nieuwe kindermuziekcursus: Van kebab tot pannenkoek. Bij voldoende aanmeldingen start de cursus op 26 februari Er wordt momenteel gewerkt aan een nieuwe website in Word Press, door de huidige webmaster Bart van Uitert en de toekomstige webmaster Iris Kleinlugtenbelt. Een mededeling van de penningmeester, Lizzy Preisser: in verband met de nieuwe eisen aan de incasso s (SEPA) verschuift de incassodatum van 1 februari naar 1 maart. De afmeldingen worden voorgelezen door de secretaris, Anneke de Cloet. Er zijn 11 leden die zich hebben afgemeld voor de vergadering. Vaststellen agenda De agenda wordt niet gewijzigd. Ingekomen post Er is geen ingekomen post. Inventariseren van de rondvraag Er is een vraag over de korting voor workshops aan leden. Deze wordt behandeld bij het financieel verslag. Ook is er een vraag over de klimaatbeheersing in De Veste. Deze wordt behandeld bij de mededelingen van Stichting de Veste. 1/6

2 2. BESLUITVORMING EN VERANTWOORDING Vaststellen notulen ALV In de notulen van de ALV van vorig jaar moet op blz. 3 bij Mededelingen stichting De Veste het volgende stukje worden geschrapt: het kinderdagverblijf. André van de Plas merkt op naar aanleiding van punt 6: Opening van het besloten gedeelte van de website op blz. 5: Er wordt verzocht de inlogcode niet te vaak te veranderen, omdat het dan gemakkelijker is om in te loggen. Opmerking van de secretaris: Omdat de code makkelijk zoek kan raken, wordt die al meegestuurd met belangrijke mails. André vraagt of belangrijke mails ook op het prikbord kunnen komen. Mensen zonder mail ontvangen echter belangrijke stukken al per post. Verder zijn er geen opmerkingen, dus de notulen worden goedgekeurd, met dank aan de notulist, Anneke de Cloet. Vaststellen seizoenverslag Opmerkingen en vragen: Het jaartal op blz. 4 klopt niet. Dit moet zijn: seizoen Naar aanleiding van blz. 6: Commissie docenten: helpen de korte cursussen om meer kinderen als lid aan te trekken? Dit is moeilijk te bepalen. Jammer dat er geen informatie geleverd is door het Dansensemble (blz. 7) Een compliment voor de kinderdansleiding en de KAK voor de leuke kinderactiviteiten (blz. 8). Kan er niet meer publiek worden gevraagd bij kinderoptredens, dit ook om mensen enthousiast te maken? Nee, dat is niet mogelijk, want de zaal zit dan altijd al erg vol. Is het ook mogelijk om de voorstelling een extra keer te doen? Het is het overwegen waard, maar misschien is het teveel voor de kinderen. Er is dringend behoefte aan mensen voor de P.R.-commissie. Dus graag aanmelden als er mensen zijn die dit willen doen. Bij de cursuscommissie staat op blz. 10: Zondag 3 februari: Workshop Hongaarse zang. Hier moet nog vermeld worden dat deze cursus niet is doorgegaan. Zondag 3 maart: Muzikantenworkshop. Dit moet zijn: Muzikantenbijeenkomst. Vaststellen financieel verslag De penningmeester licht enkele opvallende dingen toe van de balans. Zo heeft de baropbrengst weer een flink bedrag opgeleverd. Voor de cursus Zittend dansen zijn al veel bedragen ontvangen die vooruit zijn betaald. Er zijn vorig seizoen veel kosten gemaakt voor onze docenten. Dit kwam door het volgen van de cursus Dansspetters III (een nieuw kinderdansprogramma), door de kinderdansleiding. Ook volgden alle docenten een AED-cursus en werden meer cursussen gevolgd om nieuwe dansen te leren. De schoonmaakkosten komen nu voor rekening van Stichting de Veste. Jettie Bron vraagt zich af waarom er dan aan het einde van elk seizoen mensen worden gevraagd voor de schoonmaak. Dat is voor de speciale dingen, zoals het schoonmaken van de lampen e.d. Riny Mensinga wil graag weten wie er nu schoonmaakt. André van de Plas antwoordt dat dit twee maal per week door de Felua gebeurt. Verder veegt Rien Bout elke week de zaal en maakt Joke Langen het café schoon. De verzekering van Interdans is goedkoper geworden omdat er minder leden waren op de peildatum van 1 oktober. Er staat een fout in de toelichting: er zijn niet minder leden. Er zijn minder donaties. Er zijn meer contactmomenten nodig om de Vrienden van Phoenix te behouden. 2/6

3 Een meevaller was dat in 2013 nog niet gekort is op de gemeentelijke subsidie. De bar heeft veel opgeleverd. Er waren extra verhuren, o.a. voor TNO en de KBO. André van de Plas geeft aan dat hij vindt dat een lid altijd korting moet hebben bij een workshop in vergelijking met een niet-lid. Dat is nu niet het geval omdat er een vroegboekkorting wordt gegeven. Er is een probleem bij de inschrijving voor workshops. Daar wordt vaak pas zo laat voor ingeschreven, dat veel workshops moeten worden afgezegd. Vervolgens komen er dan geluiden van mensen die zeiden dat ze deze workshop wel hadden willen doen. Het bestuur heeft besloten een jaar te kijken of dit probleem kan worden opgelost door een vroegboekkorting te geven voor alle workshops, dus in plaats van de eenmalige kortingsbon van 5 euro. De werking van dit middel wordt aan het eind van het seizoen geëvalueerd. Daarin zal de zienswijze van André worden meegenomen. Het verslag van de kascommissie wordt voorgelezen door Bart van Uitert. Hij heeft samen met Jeanneke Bruning de kascommissie gevormd. Zij hebben de stukken gecontroleerd. Daarvoor kregen zij inzage in het elektronisch boekhoudprogramma en in de stukken ten huize van de penningmeester. De commissie heeft geconstateerd dat de boekhouding compleet en in overeenstemming is met de werkelijkheid. De commissie adviseert de vergadering de penningmeester en bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over het seizoen De commissie vult haar controle graag aan met de volgende opmerkingen: De onlineboekhouding is zeer inzichtelijk en de commissie heeft waardering voor het feit dat de penningmeester alle gegevens van 2012 en 2013 hierin verwerkt heeft. Koppeling van de diverse systemen maakt dat er een beter overzicht is en de werkzaamheden efficiënter verlopen Wij adviseren het bestuur om de gehanteerde tarieven voor verhuur van o.a. de installatie en kostuums aan derden, meer marktconform te maken, dit ook gezien de risico s die dit met zich meebrengt De opbrengsten vanuit de bar maken dat Phoenix een gezond financiële situatie heeft op dit moment. Echter er zijn ook zorgen voor de toekomst door het wegvallen van gemeentelijke subsidies. Wij adviseren een prognose voor een langere termijn (5 jaar) In de begroting en exploitatie constateren wij dat er soms grote verschillen zitten in posten. Ons advies is hier aandacht voor te hebben. De vergadering verleent decharge aan het bestuur van Phoenix voor het financiële boekjaar De nieuwe kascontrolecommissie zal bestaan uit Bart van Uitert (voor het 2 e jaar) en André van de Plas (voor het 1 e jaar). De Algemene Ledenvergadering van Phoenix gaat unaniem akkoord met de indexering van de contributie, wat betekent dat de contributie toeneemt met 4,55%. Vaststellen begroting De penningmeester licht enkele opvallende dingen toe op de begroting. De contributie is geïndexeerd met 4,55%. De verzekering gaat elk jaar met zo n 20 euro omhoog. Dit komt doordat er steeds meer kostuums zijn en door de toenemende kosten van de verzekering. Verder zijn de gewijzigde afspraken met De Veste verwerkt in deze begroting. De Algemene Ledenvergadering van Phoenix gaat akkoord met de Begroting voor het seizoen /6

4 Benoeming bestuursleden Niet aftredend zijn: - Margreet Huizer, vertegenwoordiger docenten. - Anneke de Cloet, secretaris. Aftredend en herkiesbaar zijn: - Rien Bout, algemeen bestuurslid - Lizzy Preisser, penningmeester - Els van den Heuvel, voorzitter Er zijn geen tegenkandidaten voorgedragen. Alle leden van het bestuur die herkiesbaar zijn, worden door de Algemene Ledenvergadering opnieuw herkozen. 3. MEDEDELINGEN STICHTING DE VESTE André van de Plas doet de mededelingen namens Stichting De Veste. Er is onderhoud gepleegd aan de vloer. Die is nu in veel betere staat. De vloerbedekking in de gang gaat binnenkort vervangen worden. De vraag over de klimaatbeheersing komt nu aan de orde. Stichting De Veste is hierover al langer in gesprek met de eigenaar van het pand: De Woonmensen. Er hangt een CO 2 -meter die aangeeft dat er op maandagavond, woensdagmorgen, woensdagavond en donderdagavond te weinig zuurstof binnenkomt. De meter gaat niet in het rood, maar wel in het oranje. Helaas is kort geleden het bestuur van De Woonmensen vervangen. Het nieuwe bestuur begint weer opnieuw met onderzoek in plaats van te kijken naar de bevindingen die er al zijn. Dit houdt in dat we, ondanks al het werk van Stichting de Veste, geen stap verder gekomen zijn voor wat betreft de klimaatbeheersing in het gebouw. Uiteindelijk is het een financiële kwestie. De kosten voor een beter systeem gaan zeker euro bedragen. Kan Phoenix er zelf nog iets aan doen? Het probleem is dat het gebouw van De Woonmensen is en er dus altijd toestemming moet komen voordat er iets ondernomen kan worden. Stichting de Veste blijft aan de zaak werken en houdt Phoenix op de hoogte van verdere ontwikkelingen. 4. JUBILEA De jubilarissen die 12 ½ jaar lid zijn worden naar voren geroepen. Dit zijn: Marianne Klutman- Kaptein, Epie van t Spijker en Tilly Westerveld Arentshorst. Zij krijgen bloemen ter ere van dit jubileum. Andere 12 ½-jarige jubilarissen zijn niet aanwezig: Liesbeth Lugtenberg, Jeanette Menninga en Reintje Zweers. Zij ontvangen komende week bloemen op hun groep. Miny Groen van de Vergevorderden is maar liefst 40 jaar lid van Phoenix. Zij wordt toegesproken door Margreet Huizer en ontvangt een mooi Phoenixklokje en natuurlijk ook een feestelijk boeket. 5. HET 50-JARIG JUBILEUM VAN PHOENIX In december is er een brainstormvergadering geweest over het jubileum. Daar zijn een aantal globale plannen uitgekomen, die verder ingevuld gaan worden door een nog op te richten jubileumcommissie. De globale plannen zijn: De feestelijkheden gaan geclusterd worden, in plaats van ze te verspreiden over langere tijd. Een feestweek, waarbij alle gewone lessen een feestelijk tintje krijgen, die uitloopt op een spetterend feestweekend. Daarbij komt er een aankondiging/voorproefje 50 weken van tevoren en 50 dagen van tevoren. Er komt een receptie voor het officiële gedeelte. Dit wordt ingepast in het programma. De mogelijkheden van een grote voorstelling bij Orpheus worden onderzocht. 4/6

5 Orpheus geeft nu meer mogelijkheden in hun daluren. De voorstelling hoeft niet plaats te vinden in de feestweek. Andere groepen laten optreden in De Veste. 50 dansen in 50 minuten, 50 liedjes in 50 minuten. Goud-van-oud-dansen. Workshops, zoals bij het slotfeest in Een feestelijk ontbijt op zondagochtend in het feestweekend. Oude foto s of filmbeelden van Phoenix, al dan niet met raadopdracht. Een kinderweekend, een kindervoorstelling (al dan niet met muziek), een kinderfeest (met vriendjes), Lia v.d. Waarde geeft aan dat het leuk is als er een klok op de website staat die aftelt tot aan het jubileum. Jettie Bron oppert een dansmarathon. Er komt een jubileumcommissie, waarbij de taken worden verdeeld. Zo kan bijvoorbeeld in tweetallen een deel van het programma georganiseerd worden en hoeft niet iedereen met heel veel dingen bezig te zijn. Dat is in het verleden ook gebeurd en dit werkte goed. Mascha Kreugel, Jeanneke Bruning, André van de Plas en Joke Langen melden zich aan om in de jubileumcommissie te gaan plaatsnemen. Els van den Heuvel zal de commissie bij elkaar roepen en met hen de grote lijnen uitzetten. Wil Somsen vraagt zich af of er nog dingen gebakken moeten worden voor het jubileum. Zo n soort taak wil zij wel op zich nemen. Dit wordt aan de commissie doorgegeven. 6. RONDVRAAG Joke Langen geeft aan dat er een nieuw blaadje is in Apeldoorn zuid, waarin verenigingen zich voorstellen. Dit is wel iets voor Phoenix: goed voor de PR. Iemand vraagt of Phoenix nog steeds de grootste volksdansvereniging van Nederland is. Waarschijnlijk wel, is het antwoord. Jettie Bron vraagt of er een namenlijst per groep kan komen. Nu is het zo dat ze eigenlijk geen overzicht heeft voor wie er dan danst en of iemand een tijdje afwezig is door bijvoorbeeld ziekte, of omdat iemand gestopt is. In veel groepen zijn die namenlijsten er al. De groepen regelen dat zelf. Dit kan de betreffende groep i.o.m. de docent dan ook zelf regelen. Ada Winkels vraagt hoeveel mensen er eigenlijk in De Veste tegelijk mogen verblijven. Is het bekend of er daar regels voor zijn, bijvoorbeeld van de brandweer? Nee, dat is niet bekend. Elly van der Velde vraagt nog of er mensen in de zaal zijn die nog een goed idee hebben voor een adverteerder. Een grote adverteerder van de Kwibus is gestopt; het is fijn als daar een vervanging voor komt. Elly vraagt mensen die een idee hebben zich bij haar te melden. André van de Plas spreekt een compliment aan het bestuur uit. Het gaat bestuurlijk goed met Phoenix. Marian Gouverneur vertelt een paar dingen over Vocaal: in mei is er een reis naar Bosnië, waar 30 personen aan meedoen; het koor heeft een nieuwe outfit (zoals getoond bij Dansen onder de kerstboom); Vocaal heeft nu 49 koorleden. Verder geeft zij nog aan dat het erg koud was in de zaal tijdens de vergadering. Het is fijn als de radiatoren de volgende keer eerder worden opengedraaid. 5/6

6 7. SLUITING De vergadering wordt afgesloten met een sneak preview van het nieuwe programma van het Dansensemble. Het begint met een stuk van het nieuwe Nederlands programma. Dit speelt zich af in de jaren 30 van de vorige eeuw: het begin van de crisis. Daarna een presentatie van de snelste Hongaarse choreografie ooit van het Dansensemble. De Algemene Ledenvergadering reageert zeer enthousiast. Heel leuk om eens werk in uitvoering van het Dansensemble te zien. De jongste dansers laten zien dat ze goed mee kunnen komen! Hierna sluit Els van den Heuvel de Algemene Ledenvergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng. Apeldoorn, /6