TITEL: vaststellen nieuwe verordening Controlecommissie en Controleverordening

Transcriptie

1 GEMEENTEBESTUUR UITGEEST Nota / advies van: Peter Jaap Don Behandelende afdeling: controller Datum: NR. TITEL: vaststellen nieuwe verordening Controlecommissie en Controleverordening KORTE PROBLEEMSTELLING/ONDERWERP: De verordening Controlecommissie en de Controleverordening dateren van medio Gezien het feit dat de verordeningen voor het laatst zijn gewijzigd in 2007 dienen beide geactualiseerd te worden. (i.v.m. B en W notulering zeer beknopt advies, voor uitgebreid advies z.o.z.) SAMENVATTEND ADVIES: De vernieuwde verordening Controlecommissie en de Controleverordening voor te leggen aan de gemeenteraad. Behandeling in de gemeenteraad: ja Bespreken in Commissie: besproken in de controlecommissie d.d Datum: Paraaf afd.hoofd: Voorlichting: ja Bespreken GO/OR: nee Openbaar: ja Advies secretaris: Vragen/opmerkingen portefeuillehouder: Conceptbrief samenstellen i.o.v. portefeuillehouder: ja/nee Akkoord Bespreken Burgemeester Secretaris 4- Wethouder Spaanderman A. Wethouder Linnartz '95? Besluit van B&W d.d.: Nummer: B Akkoord

2 Persbericht: ADVIES BEHANDELENDE AFDELING: Probleemstelling: De verordening Controlecommissie en de Controleverordening dateren beide van medio De verordening Controlecommissie is in 2005 voor de eerste keer vastgesteld en door raadsbesluit gewijzigd en in werking getreden met ingang van 27 april De Controleverordening is vastgesteld bij raadsbesluit van 31 mei 2007 en in werking getreden met ingang van 1 januari Rekening houdend met het tijdstip van het in werkingtreden (2007) en voortschrijdend inzicht wordt voorgesteld beide verordeningen te actualiseren. Oplossing: n.v.t. Financiële aspecten/risico's: Het actualiseren van beide verordeningen draagt bij aan het toetsen van de rechtmatigheid van de organisatie op het gebied van het financieel beheer en de financiële organisatie conform artikel 213 van de Gemeentewet. Samengevat advies: De vernieuwde verordening Controlecommissie en de Controleverordening voor te leggen aan de gemeenteraad. PARAAF OF PUBL1EKSZAKEN/ FINANCIËN/ STAFAFDELING / CONTROLLER/ ADVIES MEDE-ADVISEUR y. INKOOP/ VERZEKERINGEN / RUIMTELIJK RUIMTELIJKE BEHEER/ ORDENING/ ADVIES: 2

3 VERORDENING CONTROLECOMMISSIE Verordening, vastgesteld bij Raadsbesluit van XXX 2014, nummer XX/YY, gepubliceerd d.d. XXX 2014, in werking getreden met ingang van XXX Deze verordening is ingesteld, omdat het wenselijk is in verband met het overleg met de accountant een controlecommissie in te stellen. gebaseerd op artikel 82 en 149 Gemeentewet; Artikel 1 Instelling en Begripsbepaling 1. Er is een controlecommissie. 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a raad: de gemeenteraad; b college: het college van burgemeester en wethouders; c commissie: de controlecommissie; d wet: de Gemeentewet; e accountant: de in de Controleverordening gema#tte Uitgeest beo 1 met de controle op de in artikel 197 van de (jfl^gntewet^doeldel f griffier: de griffier van de raad of diens w3 e accountant die belast is ming; Artikel 2 Doel 1. De commissie heeft als doel: a afstemmingsoverleg te voerchttet del meente Uitgeest en uitvoering te : b overleg te voeren mel ^jgkking tof 2. De commissie treedt nietnni untant oeld in de Controleverordening geomschreven in deze verordening; g"straject van de accountant, evoegdheden van raad en college. Artikel 3 Taken 1. De commissie a het vwybei ren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontro- voeren yerleg als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening geeente Uitgeest;! aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoe- ; accountantscontrole; de JMhü«evoj^)ereiding van de door de raad vast te stellen aanwijzingen voor de accountantscot het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant; het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag; het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet; het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; het voeren van afstemmingsoverleg met (voorzitter van) de rekenkamercommissie over het jaarverslag, monitoring van gedane en bespreking van voorgenomen onderzoeken van de rekenkamercommissie; II-3

4 k het bespreken van ingekomen onderzoeken van de rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek; 1 het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken (213a) van het college. Artikel 4 Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden. 2. De leden worden voorgedragen door de raadsfracties en door de raad benoemd. 3. De commissie benoemt uit haar midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.. 4. De commissie benoemt een secretaris. 5. De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken (een gedeelte van) de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 6. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de p^tefeuiïlehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de controller en de accountant. Artikel 5 Zittingsduur 1. De voorzitter en leden van de commissie worden voor de 2. De leden treden af op de dag van het aftreden van de ge 3. De raad kan een lid van de commissie ontslaan, wam^crdut lid nal ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk daaraan het lünction 4. De leden kunnen op ieder moment ontslag neme^^fcommi. aan de raad. 5. Het lidmaatschap wordt tussentijds beëinjlg"d bïjdeëind! vacature wordt zo spoedig mogelijk doodde raad voorzien dsperiode oordeel van de raad in yan de commissie. elijke kennisgeving van het adslidmaatschap. In een ordjncht van de raadsfracties. Artikel 6 Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig er de vergaderingen, het bewal ming over commissieaangei!pen van de commissie, het leiden van bevorderen van een heldere besluitvorwordt daarbij ondersteund door de secretaris. Artikel 7 Vergadt 1. De commissie 1 huishon^lijk repëment vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan dej 2. De dwnmissle ve^bkrt ten minbe twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee vamaar leden dit nolfc^elii^hchten. 3. De»orzitter deelt ten minsteeën week van tevoren schriftelijk aan de leden mee dat een vergadering^^dt gehouden.' 4. De commissie neemt^een besluiten indien minder dan tweederde van de leden van de commissie aanwezig 5. De commissié'flbsluit bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 6. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 7. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 8. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. 9. De verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad en het college. 10. Verslagen van niet openbare vergaderingen worden ter kennisname gebracht aan de raad en het college

5 Artikel 8 Informeren raad 1. De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel 9 Inwerkingtreden en citeertitel 1. De verordening wordt aangehaald als "Verordening controlecommissie Uitgeest 2014". 2. De verordening wordt aan het einde van de zittingsperiode van de raad geëvalueerd. 3. Deze verordening treedt in werking op XXX II-3 3

6 CONTROLEVERORDENING Verordening, vastgesteld bij Raadsbesluit van XXX 2014, nummer XX/YY, gepubliceerd d.d. XXX 2014, in werking getreden met ingang van XXX Deze verordening regelt de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uitgeest. Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (I Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aan in het derde lid van artikel 36, Wet op de Ac een organisatie waarin voor de accountantscontr belast met de controle van de in artikey*9*r«emee ijvingsregister als bedoeld sulenten of ning in het 1 ant-administrati evj^gdfe acapuntrfts samenwerken, pt bedoeld* jaarrekening. b. accountantscontrol e de controle van de in artikel 197 Gemgente benoemde accountant bevat: bedoelde jaa uitgevoerd door de door de raad het getrouwe beeld van de in de jaa: samenstelling van h het rechtmatig tot stand het in overeepftsn n^nj zij krachtens de inrichtirit van het fïnafjbeel een aetrou' rechtmati erde baten en lasten en de grootte en en lasten en balansmutaties; ollege opgestelde jaarrekening met de bij of de doorj bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; bel en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze erantwoording mogelijk maken; waarbij Je nadere*regels:die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van hetifcesde lid van artikel 2Jb3 Gemeentewet, in acht worden genomen. c. rechtmatigheid irithet kader van de accountantscontrole het overeeóêmrnen van Het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan mer'öe idcîntâvet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. deel verantwoordi n g een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Het college bereidt in overleg met de raad en/of de controlecommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor

7 3. De controlecommissie maakt, na een gezamenlijk overleg met de controller, het afdelingshoofd Financiën en Belastingen, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de portefeuillehouder en de accountant, namens de raad afspraken over het programma van eisen behorende tot de accountantscontrole. In dit controleprotocol worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening; b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; c. de posten van de jaarrekening waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Artikel 3. Informatieverstrekking door college Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrej Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grót gen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen enajjedtch Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aajrokkccouni informatie van belang voor de oordeelsvorming van^g acco^pant Het college legt de gecontroleerde jaarrekening ^menrhet de verslag van bevindingen zodanig tijdig aan dejgjad overmat beha! den door de raad vóór 1 juli volgend op het faarvfcarop djie. betrel Alle informatie die na afgifte van de rekening in de raad beschikbaar koi geeft, wordt onmiddelijk door het o ege aan de slag liggende verordeninlannen, 8 ereenkomsten, elijk zijn.'%w t, dat alle hembekende verstrekt. ' untantsverklaring en het [ng ervan kan plaatsvineeft. behandeling van de jaar- :eld dat de jaarrekening ntant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountan 1. De accountant bepaalt binnen hetk&ier 1 tantscontrole wordt irusjjcjit, evenals zaamheden. 2. De accountant bepaalt, in Bverlegl frequentie vjrfwthê^oere\ ontroles. erlening de wijze waarop de accounvang van de daarbij behorende werkd binnen het kader van de opdrachtverlening de 3. Ter bevordeïng van ee^^fficiënmen doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)ovef eg plaats mssragde accwmtant en de controlecommissie, de concerncontroller, het afdelingshooïü Financiën emgelasttngen, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de portefeuilferiöiiderl Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en. het inzien va» alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waaivan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichten en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van de opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie

8 Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten en neemt hierover pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen hierover ter kennis van het college te brengen. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit j gemeente is. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden ery controleeisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moep accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht tg door de raad benoemde accountant, indien dit in het b L gemeent belang van de de gestelde voerd door een dere dan de Artikel 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijk van een goedkeurende verklaring, meldt 1 zendt een afschrift hiervan aan het cc In aanvulling op het in de wet vogrïeschre^ over de door hem uitgevoerde (c bestuurlijk belang aan de gemeen De accountantsverklaring» het 1 raad door de accountant aanrkt col' om binnen twee weken op dezen 4. De accountant bespreekt v ui slag van bevindingen met dec ateert den tot het niet afgeven fjk aan de raad en ingen brengt de accountant pl)controles verslajf^pva^ziin bevindingen van niet van secretaris en de con Jag van bevindjngefi worden voor verzending aan de kyoorgelegaiet de mogelijkheid voor het college l aan i Sadsbehandeling van de jaarstukken het verissie. Artikel 7. Inwerkingtreding y r s Deze verordening treedt in werking per XXX 2014, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountanteeaïoje van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2014 en later. ) Artikel Citeertitel Deze verordening kan wtrden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Uitgeest 2014"