BESTELLING ALFAPASS KAARTEN HANDLEIDING. v feb-2005

Transcriptie

1 BESTELLING ALFAPASS KAARTEN HANDLEIDING v feb-2005

2 Alfapass-kaarten worden aangevraagd met behulp van een Excel-bestand, waarvan de lay-out hierna in detail beschreven wordt. In dit Excel-bestand dienen zowel de gegevens van de kaartaanvrager (1 ste tabblad) als de gegevens van de kaarthouders (2 de tabblad) verplicht ingevuld te worden. Het Excel-bestand dient vervolgens te worden bezorgd aan de Alfapass-organisatie die de gegevens inleest in de centrale database. Het elektronisch doorsturen van dit bestand kan op volgend adres: (onder voorbehoud van eventuele wijzigingen en/of alternatieve adressen) Om veiligheidsredenen is het aan te bevelen de gegevens op te nemen in een zipbestand, voorzien van een paswoord. Dit paswoord dient vervolgens per aparte te worden doorgegeven. De bestandsnaam dient er als volgt uit te zien: pass_xxxx_dd_mm_yy.xls waarbij: pass : xxxx : staat als vaste naam ingedragen om te identificeren dat het om een badgeaanvraag-verzoek gaat klantnummer van 4 posities (gelieve deze max. lengte te willen respecteren). Het betreft hier het klantnummer van het bedrijf bij Alfapass. Indien niet gekend (bv. bij een eerste bestelling) dient xxxx te worden ingevuld DD_MM_YY : dag, maand, jaar dat de aanvraag wordt verstuurd _ : underscore waarbij de resp. karaktersets van elkaar gescheiden worden. Structuur van het bestand Excel-bestanden vanaf versie 97 tot de recentste versie 2003 zijn toegelaten. Alle verwachte persoonlijke gegevens van de kaarthouders (personaliavelden) dienen elk onder de individuele kolommen in het importbestand te worden aangeleverd. De bovenste rij bevat de headers van elke kolom (in de onderstaande tabel weergegeven als de namen in de linkerkolom, bvb. werkgever, naam, )

3 ALLE GEGEVENS IDENTIEK AAN IDENTITEITSKAART A.U.B.!!!!!!!! STEEDS HOOFDLETTERS GEBRUIKEN! Kolom Naam van de header Omschrijving (ter verduidelijking van deze tabel) Max. aantal posities lengte van de velden veld verplicht op te nemen a/neen Kolom A RecordNr Fictief recordnummer ter associatie van de kaarthouder in het bestand. Indien samen met het bestand foto s worden meegestuurd, dan dient dit recordnummer eveneens ook als naam te worden gebruikt voor het fotobestand. (vb. 1.jpg of 1001.jpg, ) 6 karakters Kolom B LastName Naam van de kaarthouder 30 karakters Kolom C FirstName Voornaam van de kaarthouder Zoals vermeldt op identiteitskaart!!!! Geen roepnaam maar geboortenaam!!!! Kolom D Nationality Nationaliteit van de kaarthouder, aangeduid via de officiële 2-karakter ISOlandencode, bv. België = BE Voor een volledig overzicht, raadpleeg bijgevoegde lijst in het excel-bestand 18 karakters 2 karakters Kolom E RR-Nr Niet van toepassing N Kolom F Identity-Nr Nummer van identiteitskaart 12 karakters Kolom G SOFI-Nr Sociaal Fiscaal Nummer. Enkel in te vullen voor Nederlandse werknemers Kolom H PP-Nr Paspoortnummer, voor alle andere nationaliteiten dan BE of NL 12 karakters 15 karakters N N

4 Kolom I PN-Nr Personeelsnummer, uniek nummer van de werknemer gebruikt in de personeelsadministratie van het bedrijf 12 karakters Kolom StreetAddress Straat en huisnummer (adres kaarthouder) 40 karakters Kolom K PostCode Postcode (adres kaarthouder) 6 karakters Kolom L City Gemeente (adres kaarthouder) Kolom M Country Land (adres kaarthouder) Volgens ISO 2-letter code (zie ook kolom D) Kolom N Phone Privé-telefoon van kaarthouder Kolom O DateBirth Geboortedatum van kaarthouder 30 karakters 2 karakters 20 karakters N DD/MM/YYYY Kolom P Qual1 Niet van toepassing 5 karakters N Kolom Q Qual2 Niet van toepassing 5 karakters N Kolom R Qual3 Niet van toepassing 5 karakters N Kolom S Group Nummer van de kaarthoudergroep 1= Trucker 3= Algemeen (kolom T verplicht op te geven) Kolom T SubGroup Enkel voor groep 3: het nummer van de kaarthoudersubgroep Zie tabel groep 3 - algemeen Kolom U LayoutNr Niet van toepassing Blanco laten Kolom V ClientNr Niet van toepassing Blanco laten 1 cijfer 2 cijfers /selectief 3 cijfers N 3 cijfers N

5 Toelichtingen tot de tabel: - Alfapass neemt de gegevens over in de database en op de kaart zoals ze in het bestand zijn vermeld. LastName en FirstName zullen echter steeds in hoofdletters worden afgedrukt op de kaart. - Het nummer van de identiteitskaart is verplicht op te geven om controle toe te laten bij de individuele afhaling van de kaarten door de kaarthouders. - De subgroep (kolom T) dient verplicht ingevuld te worden, indien de hoofdgroep (kolom S) van de kaart de waarde 3 bevat. De verschillende mogelijkheden zijn opgenomen in volgende tabel: TABEL: kaarten groep 3 (Algemeen): 1 Pilotage Haven- en rivierloodsen, bootmannen, waterklerken. 2 Overige Expediteurs, douanedeclaranten, scheepsagenten, koerierbedrijven, postbodes, niet scheepsgebonden leveranciers, binnenschippers, taxi, schoonmaakbedrijven, saniport, havenaalmoezeniers, 3 Spoorwegen NMBS en private spoorwegmaatschappijen 4 Hulpdiensten, authoriteiten en nutsbedrijven 5 Scheepsbevoorraders en herstellers 11 Privé bewakingsfirma s SIWHA, brandweer, politionele diensten, civiele bescherming, dokmeesters, havenkapiteins, douane, stads en staatsdiensten. Bevoorraders, taxfree, herstellers, bunkering.