Documentatie. Rapportage. Prato Services nv Kuringersteenweg 304 bus Hasselt T ++32 (0)11/ info@prato.be

Transcriptie

1 e-sonet Documentatie Rapportage Prato Services nv Kuringersteenweg 304 bus Hasselt T ++32 (0)11/ info@prato.be 1/59

2 1 INHOUDSTABEL 1 Inhoudstabel Historiek Overzicht loonruns Kwartaal overzicht Specifieke loonrun Bijkomende informatie Tellers Aanmaken teller Loondatabase / Prestatiedatabase Aanpassen van een teller Verwijderen van een teller Voorschotten Koppeling Isabel Loonbriefjes Loonlijsten Tabblad loonberekening Tabblad voorschotten van lonen Tabblad werknemerslijst / Statistieken Excel rapportering Opleidingen B&D Selectie wizard Keuzemogelijkheden Begrip Datum Selectie Wizard contractgegevens Stap Stap Stap Opslaan / Openen Selectie Wizard Historiek Stap Stap Stap Selectie Wizard Loonformules Stap Stap Stap Selectie Wizard prestatie Stap Stap Stap Selectie wizard ~ Excel Formatering Filteren Autofilter Alles weergeven Draaitabellen Voorbeeld Scherm Scherm Scherm Scherm INDELING /59

3 11 Appendix (draaitabellen) Het resultaat van de wizard De werkbalk draaitabel /59

4 2 HISTORIEK Het onderdeel loonhistoriek bezorgt je een overzicht van de reeds berekende lonen over een bepaalde periode en volgens een bepaald schema. Deze gegevens bevinden zich in de bestanden die je importeert van SAP. De historiek kan op verschillende niveaus opgevraagd worden (werkgever, sectie en werknemer). Klik onderaan links op de knop HISTORIEK en je komt terecht in het venster Loonhistoriek of selecteer in de menubalk BESTAND en vervolgens HISTORIEK of druk de F7 toets in op je toetsenbord. Van een ingegeven jaar kan je een Overzicht Loonruns, Kwartaal Overzicht en Loonrun opvragen. Klik je op Loonrun, dan zal dit scherm verder uitgebreid worden met de mogelijkheid om een bepaald bereik in te kunnen geven. 4/59

5 2.1. OVERZICHT LOONRUNS Je komt nu terecht in het scherm Loonoverzicht. Van een opgegeven werkgever zie je in dit scherm loonruns verschijnen over verschillende periodes. Ook staat bij elke loonrun het totaalbedrag van de nettolonen vermeld. Het is mogelijk om van elke record het detailscherm op te vragen. Dubbelklik op de record en je komt terecht in het loonoverzichtscherm. Je kan hier verder niets meer in aanduiden. 5/59

6 Dit scherm toont je een volledig overzicht van de loonrun van een bepaalde periode die je in het voorgaande scherm geselecteerd hebt. Met de pijlen onderaan links kan je naar de loonrun van de vorige of volgende periode bewegen KWARTAAL OVERZICHT In dit scherm zie je een uitgebreid overzicht van de loonruns per kwartaal. Je dient geen periode meer te selecteren zoals bij de voorgaande mogelijkheid. Je krijgt daarentegen ineens een totaaloverzicht van de loonruns van je bedrijf per kwartaal. Let op, als je op de schuifbalk onderaan het scherm klikt, kan je ook de totalen van het jaar zien. Met de schuifbalk ga je als volgt te werk: schuif het blokje naar rechts door het te slepen met de muis of klik in een leeg gedeelte van de schuifbalk waardoor het blokje naar rechts springt. 6/59

7 2.3. SPECIFIEKE LOONRUN Deze mogelijkheid toont je een loonrunoverzicht van een zelf te definiëren bereik binnen 1 loonjaar. Let wel dat begin- en eindrun ingegeven dienen te worden (van 210 tot 510, met andere woorden van februari tot en met mei). De loonrun, of ook wel de betaalperiode genoemd, is een code die bestaat uit drie of vier cijfers, waarvan de laatste twee de aard van de berekening weergeven (VB: 10 = gewone loonberekening; 11 = vakantiegeld,eindejaarspremie, ). Het eerste cijfer of de eerste twee cijfers slaan op de maand (vb. 610 = gewone loonberekening van de maand juni; 611 = vakantiegeld, eindejaarspremie, van de maand juni los van de kalender). Hier wandel je dus niet van periode tot periode of krijg je ook geen kwartaaloverzicht van de loonruns. Deze mogelijkheid laat toe een totaaloverzicht te zien van een zelf te definiëren bereik. 7/59

8 2.4. BIJKOMENDE INFORMATIE In de rubriek HISTORIEK vind je alle reeds gebruikte looncodes voor jullie firma terug. De looncodes zijn gesorteerd en er wordt eveneens een omschrijving, aantal en waarde bij vermeld. Hierbij een leidraad bij het interpreteren van bepaalde looncodes: 100 Dagcodes 101 AD (arbeidsdag) 123 BF (betaalde feestdag) 124 VAK (vakantie) 113 MZB (gewaarborgd maandloon ziek) 200 Uurcodes 205 Maandloon AD 215 Feestdag uren 222 Maandloon VAK 213 Gewaarborgd maandloon MZB 223 Recup. Overuren 300 Bruto bedragen 391 Totaal bruto 392 Totaal bruto RSZ 306 Anciënniteitspremie 337 Functietoeslag 400 Belastbare bedragen 402 Afhouding RSZ 440 Voordelen natura wagen 400 Bijzondere inhouding 436 Inhouding groepsverzekering 500 Belastingen 502 Totaal belastbaar 592 Bedrijfsvoorheffing 600 Netto bedragen 620 Terugbetaling telefoon 603 Representatiekosten 601 Sociaal abonnement (eigen wagen) 623 Sociaal abonnement (openbaar vervoer) 610 Fietsvergoeding 683 Voorschotten 680 Hospitalisatieverzekering 608 Kosten eigen aan de werkgever 660 Afhouding personeelskas 655 Afhouding gebruik firmawagen 638 Werkloosheidsvergoeding Allegaartje 900 Patronale bijdrage 736 Afhouding maaltijdcheques 784 Overuren 907 Verplaatsingskosten 908 Terugbetaling wassen schort 761 Reisvergoeding 1100 Dagcodes omgezet in uurcodes 8/59

9 3 TELLERS De module TELLERS kan gebruikt worden om over een bepaalde periode na te gaan op hoeveel uren of dagen iemand nog recht heeft van een bepaald dagtype of om een gecumuleerd overzicht te krijgen van een specifieke looncode AANMAKEN TELLER Klik in het hoofdscherm op de knop TELLERS. De tellers kunnen op verschillende niveaus gedefinieerd worden: Werkgever Sectie Werknemer Indien je bovenaan het scherm de werkgeversnummer ingeeft, kom je in het scherm overzicht Tellers. Na een druk op de Entertoets verschijnen de reeds gedefinieerde tellers. Links onderaan het scherm staat de knop DEFINIEER TELLERS. 9/59

10 Om een teller aan te maken, klik je op de knop TOEVOEGEN. Werkgever, Sectie, Werknemer Hier wordt bepaald voor welk niveau de teller aangemaakt wordt. Looncode (Loondatabase), Dagcode (Prestatiedatabase) Je krijgt een overzicht van alle loon- of dagcodes door de blauwe pijl aan te klikken. Cijfer Centraal in een teller staat een cijfer. Hiermee duiden we aan op welke basis de teller vertrekt om het verschil te berekenen. Bijvoorbeeld: een teller van verlofdagen vertrekt van het cijfer 20; een teller van terugbetaalde kosten vertrekt van het cijfer /59

11 Type Afhankelijk van de aard van de teller is het type in de loondatabase een aantal, een bedrag of een waarde en in de prestatiedatabase zijn dit dagen of uren. Formule Hiermee geven we aan of de teller optelt of aftrekt ten opzichte van het cijfer om tot een verschil te komen. In het geval van de verlofdagen zal de teller aftrekken van het cijfer 20. Omschrijving De mogelijkheid bestaat om een korte omschrijving aan de teller toe te kennen. Dit veld heeft enkel een informatieve betekenis. Cijfer meetellen voor cumuls op loonbriefje Indien je de tellers ook op het loonbriefje wil vermelden, neem dan contact op met je dossierbeheerder bij SAP LOONDATABASE / PRESTATIEDATABASE Afhankelijk van de gegevens die opgevraagd worden, wordt er een onderscheid gemaakt tussen Loondatabase en Prestatiedatabase. De loondatabase bevat alle berekende gegevens die in de historiek geboekt zijn. Hieruit kunnen Aantallen, Bedragen of Waarden opgevraagd worden: 11/59

12 In de prestatiedatabase worden de individuele prestaties, de dagcode en de uren per dag bijgehouden. De prestatieteller kan ook gegevens bevatten die nog niet in historiek staan. Bijvoorbeeld gegevens van de huidige maand die in de snelingave opgenomen zijn, of gegevens uit de planning. Concreet betekent dit dat voor het verleden de 2 tellers overeenkomen, voor de toekomst geeft enkel een prestatieteller resultaat. Bijvoorbeeld: Teller vakantiedagen. Loondatabase: looncode 123 We gaan ervan uit dat iemand recht heeft op 20 vakantiedagen. In de historiek staan 15 dagen. Heeft nog recht op 5 dagen. Prestatiedatabase: dagcode VAK In de historiek staan 15 dagen; in de planning staan reeds 2 dagen verlof ingevuld voor december. Het systeem vermeldt dat er nog 3 verlofdagen over zijn AANPASSEN VAN EEN TELLER Dit gebeurt op dezelfde manier als het toevoegen van een teller. Kan gebruikt worden om een teller die op werkgeverniveau ingezet is (vb. 20 vakantiedagen) aan te passen op werknemerniveau (vb. een bepaalde werknemer heeft slechts recht op 15 vakantiedagen) VERWIJDEREN VAN EEN TELLER Selecteer de teller die je wenst te verwijderen. Klik op de Ctrl-toets, de geselecteerde teller licht rood op. Het systeem vraagt of je zeker bent om te teller te verwijderen. 12/59

13 4 VOORSCHOTTEN SOnet geeft de mogelijkheid om voorschotten in te geven en een betaalbestand aan te maken voor betaling via de baksoftware. Klik vanuit het hoofdscherm op de knop VOORSCHOTTEN. Sectie De mogelijkheid bestaat om via de knop een overzicht te krijgen van alle secties die in het bedrijf actief zijn, zo kan je gemakkelijk je keuze maken. Je bent niet verplicht dit veld in te vullen. Jaar/Periode Bij Periode wordt de betaalperiode ingevuld. De betaalperiode is een code die bestaat uit drie of vier cijfers, waarvan de laatste twee de aard van de berekening weergeven (vb.: 10 = gewone loonberekening; 11 = vakantiegeld, eindejaarspremie, ). Het eerste cijfer of de eerste twee cijfers slaan op de maand (vb.: 610 = gewone loonberekening van de maand juni; 611 = vakantiegeld, eindejaarspremie, van de maand juni los van de kalender). Code Hierin staat de code 683, ontvangen voorschotten. De lijst binnenladen Zodra alle gewenste velden ingevuld zijn, klik je op de knop REFRESH. Onderaan verschijnt het totaalbedrag van de uit te betalen voorschotten. 13/59

14 Je kan nu nog in de kolom Waarde het voorschotbedrag wijzigen. Zodra je klaar bent, druk je op de knop BEWAAR en alle gegevens zijn bewaard. Let wel dat als je de lijst de komende maand oproept, het systeem het gewijzigde bedrag van de vorige maand nu ook voorstelt. Het systeem zal dus niet het bedrag uit de werknemersfiche terug voorstellen, maar de wijziging van de vorige maand KOPPELING ISABEL Via de rubriek KOPPELING ISABEL kan je een betaalbestand klaarmaken voor de voorschotten en/of lonen. Klik in het hoofdscherm op de knop KOPPELING ISABEL binnen de rubriek AANMAAK. Zo kom je terecht in onderstaand scherm: Bestand Dubbelklik in het veld bij bestand en het venster Opslaan Als zal geopend worden. Hierin kan je aanduiden waar het bestand geplaatst moet worden. Zorg dat bij bestandstype FBF-Bestand vermeld staat. Dit staat voor Bestand voor binnenlandse betalingen. Periode Hier wordt de loonperiode en het jaar vermeld. Type Voorschotten. Na het invullen van de velden, klik je op de knop AANMAKEN. Het systeem verwerkt de gegevens en geeft de melding: Bankbestand aangemaakt + Bedrag. Dit bestand kan opgevraagd worden in de banksoftware. 14/59

15 5 LOONBRIEFJES Via de rubriek LOONBRIEFJES kunnen loonbriefjes afgedrukt worden of bekeken worden op het scherm. Keuzelijst Je kan loonbriefjes afdrukken die al dan niet gekoppeld zijn aan een loonrun. Uiteraard is enkel de tweede mogelijkheid van toepassing. De eerste mogelijkheid wordt gebruikt bij SAP. Afdrukmethode Je kan ofwel via de printer ofwel via het scherm een afdruk bekomen. Type loonbrief In transactie kan een testloonbriefje afgedrukt worden. Dit kan enkel door SAP uitgevoerd worden. Uit historiekgegevens kan een definitief loonbriefje afgedrukt worden. Dubbel afdrukken Een loonbriefje kan in tweevoud afgedrukt worden. Alleen voorschot Enkel het voorschot kan op een loonbriefje getoond worden. Zodra je op de knop DRUK klikt, wordt het gewenste loonbriefje samengesteld: 15/59

16 16/59

17 6 LOONLIJSTEN Het scherm Lijsten na Loonrun bestaat uit drie onderdelen: enkele tabbladen, de keuze Selecties, de keuze Afdrukmethode. Inde tabbladen kies je de lijsten die je wenst af te drukken. Zodra je een lijst geselecteerd hebt, verschijnt er bij de naam van het tabblad waarin je een lijstje geselecteerd hebt, een sterretje. Je kan dus verschillende lijsten uit verschillende tabbladen gelijktijdig selecteren, bij elk van deze tabbladen zal dan een sterretje verschijnen. Binnen de keuze Selecties bepaal je voor welke groep de gekozen lijsten afgedrukt moeten worden. Binnen de keuze Afdrukmethode bepaal je of de lijst onmiddellijk naar de printer afgedrukt moet worden of eerst naar het scherm om verdere bewerkingen te doen. Onderaan het scherm Lijsten na Loonrun vind je enkele algemene selecties die op de eerste plaats dienen te gebeuren. Daarna kan je specifiek per tabblad verdere keuzes maken. 17/59

18 Werkgever Opgave van het aansluitingsnummer bij SAP bestaande uit een nummer van 6 cijfers. Werknemer van/tot Hier kan je aanduiden voor welke werknemer je een lijst wil afdrukken. Je kan dit per werknemer of voor een groep van werknemers. Eén werknemer: de waarde in van en tot zijn identiek Meerdere werknemers: in groep af te drukken, d.w.z. van wn-nummer tot wn-nummer Alle werknemers: van 1 tot Jaar-Maand van / tot Je kiest voor een periode van maand tot maand binnen hetzelfde jaar of je kan kiezen voor een volledig jaar zonder opgave van de maanden. Banklijsten per sectie afdrukken Deze optie kan indien nodig geselecteerd worden. Afdrukmethode Je kan vragen de lijst te tonen op het scherm of je kan kiezen voor de onmiddellijke afdruk. Database / Keuzelijst De gegevens komen altijd uit de historiek database. Het gaat ook steeds om gegevens die niet gekoppeld zijn aan een loonrun TABBLAD LOONBEREKENING 18/59

19 Loonstaat (Loonjournaal) Banklijst (Nettolonen) De banklijst toont een overzicht van de over te schrijven nettolonen voor de financiële instelling van de werkgever. Hierop verschijnen enkel de werknemers waarvan het bankrekeningnummer bij SAP gekend is. In de controlelijst vind je afwijkingen terug, zoals personen zonder bankrekeningnummer of bedragen die 0 of negatief zijn. Boekhoudkundig Overzicht Dit document is een hulpmiddel om de loonkosten van de voorbije maand op een eenvoudige wijze boekhoudkundig te verwerken. Loonstaat totaal per sessie Het loonjournaal per sectie toont een overzicht van de volledige loonberekening van bruto naar netto per sectie van de firma TABBLAD VOORSCHOTTEN VAN LONEN Banklijst (Te betalen voorschotten) Toont een overzicht van de te betalen voorschotten. De werkgever die zelf de opdracht geeft tot uitbetaling van de voorschotten aan zijn financiële instelling, kan deze lijst hiervoor gebruiken TABBLAD WERKNEMERSLIJST / STATISTIEKEN De lijsten binnen deze rubrieken kan je terugvinden in de module B&D EXCEL RAPPORTERING In de menubalk van het scherm Lijsten na loonrun vind je de menukeuze Excel rapportering terug. Hiermee kan je, op basis van een selectie vooraf, alle gegevens van het bedrijf laten overhalen naar een draaitabel in Excel. Let wel, er wordt hier totaal geen rekening gehouden met lijsten die je eventueel geselecteerd hebt in de tabbladen en keuzes die je gemaakt hebt bij Selecties en Afdrukmethode. Dit staat hier los van. 19/59

20 Na een druk op de knop CREËER OVERZICHT, zal je na enige tijd naar Excel gebracht worden. 20/59

21 Hierin kan je verschillende keuzes maken. Je dient gewoon de pijltjes bij de grijze veldnamen uit te klikken en daar een selectie te doen. Het resultaat verschijnt onmiddellijk op het scherm. Je kan uiteraard verder gaan door de draaitabel zelf te gaan veranderen. 21/59

22 7 OPLEIDINGEN Op de sociale balans is het verplicht om de opleidingen die de medewerkers gevolgd hebben, te registeren waarvan de kost geheel of gedeeltelijk ten koste van de werkgever is. Deze opleidingen kunnen onderverdeeld worden in voortgezette en initiële beroepsopleidingen. In SOnet kan je de knop opleidingen terugvinden bij de knop Werkgevers : 22/59

23 Het bovenste overzicht geeft toont de categorieën van de opleidingen. Om een nieuwe categorie aan te maken druk je op de knop Nieuwe opleiding. Volgend scherm dien je dan te vervolledigen: Allereerst kan je een niveau aangeven voor wie de opleiding bedoeld is. Dat kan voor iedereen zijn (algemeen niveau) of voor een bepaalde werkgever of nog meer specifiek- voor een bepaalde sektie. Vervolgens dien je een omschrijving en een type in te geven. Deze verschillende soorten types zijn: Initiële opleiding Formele voorgezette opleiding Minder formele en informele voortgezette Indien je op OK klikt, wordt de opleiding bewaard. Indien je dan in het overzicht op de lijn van de opleiding klikt, zullen onderaan de geplande opleidingen getoond worden: 23/59

24 Je kan hier een geplande opleiding toevoegen door op de verschijnt dan: knop te klikken. Volgend scherm In dit scherm geef je de begin- en einddatum van de opleidingsperiode in. Bij Uren tijdens arbeidstijd dien je in te vullen hoeveel uren van de opleiding samenvallen met uren arbeidstijd. Indien je een opleiding wenst te verwijderen uit het overzicht, dien je op de op het icoon te klikken, krijg je de deelnemerslijst te zien: toets te klikken. Door 24/59

25 Indien je deelnemers wenst toe te voegen voor de geselecteerde opleiding, selecteer of markeer je deze personen in het linkeroverzicht en druk je op de knop. Deze personen verschijnen dan in het rechteroverzicht (Gekoppelde personen). Afhankelijk van het niveau waarop de opleiding is gedefinieerd (algemeen, werkgever of sektie), krijg je de werknemers te zien (alle werknemers, werknemers van een bepaalde firma, werknemers behorend tot een bepaalde sektie). Om Gekoppelde personen opnieuw in de linker kolom te plaatsen (indien je per vergissing bijvoorbeeld een persoon geselecteerd had), dien je deze persoon opnieuw in het rechteroverzicht te selecteren en op de knop te klikken. 25/59

26 B&D 2000 De module Brieven & Documenten is een ve rzameling van brieven, documenten en lijsten die je kan raadplegen, gebruiken en zelfs wijzigen voor gebruik. Het linkergedeelte toont een overzicht van alle rubrieken die aanwezig zijn. Klik je op een rubriek, dan zie je in het rechtergedeelte de inhoud van deze rubriek. In de rubriek Export bijvoorbeeld vind je allemaal lijsten terug die gemaakt zijn in het programma Crystal Reports (.cr). Je selecteert een lijst door er gewoonweg op te dubbelklikken of door op de knop DETAIL te klikken links onderaan het scherm en een dialoogscherm zal volgen: 26/59

27 In bovenstaand dialoogscherm kan je een aantal selecties doen, afhankelijk van de lijst die je gekozen hebt. Omdat we een lijst gekozen hebben binnen de rubriek Export, verschijnt bij Methode de mogelijkheid Exporteer. Klik je na het invullen van je selecties op de Druk knop, dan kom je terecht in volgend scherm: Het systeem zal altijd de naam export voorstellen. Het is aan jou om deze naam naar eigen wens te veranderen. De lijst die je geselecteerd hebt, wordt als een tekstbestand (.txt) weggeschreven. Om dit tekstbestand later in een ander programma te kunnen inlezen, vraagt het systeem in volgend scherm naar een scheidingsteken. Dit scheidingsteken wordt tussen de veldjes geplaatst (bijvoorbeeld: naam;voornaam;werknemernummer;herteleer;anja;29; ). Standaard en dus ook bij ons is dit steeds het puntkomma teken (;). 27/59

28 Na een druk op de OK knop krijg je van het systeem een bevestiging dat het bestand is aangemaakt. Het bestand export.txt staat nu klaar op de gekozen schijf. Je kan dit bestand gewoon openen in Word en zelfs gewoon openen in Excel. Je kan er ook nog andere bewerkingen mee gaan doen, zoals samenvoegen in Word of een draaitabel maken in Excel. 28/59

29 9 SELECTIE WIZARD Via de rubriek B&D 2000 kan je de Selectie Wizard van SOnet bereiken. Deze Wizard maakt het mogelijk eenvoudige lijstjes van gegevens uit SOnet zelf samen te stellen. De gegevens van jullie firma zijn in drie groepen verdeeld. Afhankelijk van welk type lijst je wenst te maken, dien je één van dezee groepen gegevens te raadplegen bij de start van de module KEUZEMOGELIJKHEDEN De drie keuzemogelijkheden bij de start zijn: Contractgegevens Historiek Loongegevens Prestatiegegevens De keuzemogelijkheid CONTRACTGEGEVENS bevat alle contractinformatie over de personeelsleden. De keuzemogelijkheid HISTORIEK bevat alle loongegevens en prestatiegegevens van de personeelsleden over een te bepalen tijdspanne. De keuzemogelijkheid LOONGEGEVENS bevat alle info die terug te vinden is op het tabblad Looninfo in een werknemersfiche. De keuzemogelijkheid PRESTATIE bevat alle prestatiegegevens van de personeelsleden over een te bepalen tijdspanne BEGRIP DATUM Verder is het belangrijk enkele data uit de werknemersfiche te kennen, zodat je correcte lijstjes kan samenstellen. Datum begin werknemer Datum begin contract Datum einde contract 29/59

30 9.3. SELECTIE WIZARD CONTRACTGEGEVENS Binnen de rubriek B&D 2000 kan je aan de linkerkant Selectie Wizard kiezen. Je krijgt vervolgens aan de rechterkant de keuzemogelijkheid Contractgegevens te zien. Zodra je hierop dubbelklikt, opent het eerste scherm van deze selectie wizard. 30/59

31 De selectie wizard bestaat uit een drietal stappen die hieronder verder toegelicht worden aan de hand van een voorbeeld: STAP 1 In het eerste scherm kan je een selectie maken binnen je personeelsbestand, waarvan je een lijstje wenst samen te stellen. In dit voorbeeld selecteren we de firma Prato Services nv, de sektie 115 en alle contracten van het type onbepaalde duur. Indien je maar één keuzemogelijkheid wenst te selecteren, kan je dat best doen in het veld Selectie, zoals we in ons voorbeeld gedaan hebben. Indien je meerdere firma s, secties, wenst te selecteren, kan je werken met de velden Van en Tot. In het tabblad Standaard kan je in het veld Type lijst een keuze maken tussen actuele contractgegevens of gegevens die actief waren op een zelf gekozen moment. In bovenstaand voorbeeld kiezen we alle contracten die actief zijn op 22/05/2008. Afhankelijk van wat je kiest bij Type lijst, zal je één of meerdere data moeten invullen. Voorbeeld 1: 31/59

32 Hier worden alle contracten die ergens in 2007 actief waren geselecteerd. Voorbeeld 2: Hier worden alle contracten geselecteerd die ergens in 2007 gestart zijn, ongeacht of ze ook beëindigd werden in deze tijdspanne. Voorbeeld 3: Hier worden alle contracten getoond van het eerste kwartaal van STAP /59

33 Als je je selectie voltooid hebt, kan je via de knop VOLGENDE naar de tweede stap van de Wizard springen. Hierin maak je een keuze uit de velden die uiteindelijk op je lijstje komen te staan. In het veld Te selecteren velden vind je alle contractvelden terug die je kan kiezen. Door op een veld te dubbelklikken of de pijltjestoetsen naar rechts te gebruiken, kan je velden verplaatsen naar het veld Geselecteerde velden. De velden die hierin vermeld worden, verschijnen uiteindelijk op je lijstje. Deze velden kan je nog van plaats (volgorde) veranderen met de pijlen omhoog en omlaag. Wens je ten slotte nog te sorteren op een gekozen veld, dan dien je dit veld te verplaatsen naar het laatste veld Sorteringvelden en met de knop OPL:AFL kan je een sorteerkeuze maken. In bovenstaand voorbeeld stellen we een lijstje samen met enkele contractgegevens, waarbij de lijst oplopend gesorteerd wordt op het veld postcode STAP 3 Het resultaat zien we in de derde stap. De knop VOLGENDE brengt ons daar naar toe. 33/59

34 Deze lijst kan tot slot nog geëxporteerd worden naar Excel of in XML- of TXT-formaat OPSLAAN / OPENEN Zowel in het scherm onder Stap 1 als in het scherm onder Stap 2, vinden we een knop OPSLAAN en OPENEN terug. Je kan namelijk de selecties die je in beide stappen gemaakt hebt, opslaan. Dit vergemakkelijkt je werkzaamheden als je een tijdje later terug een dergelijk lijstje moet aanmaken. Je kan dan simpelweg de opgeslagen voorwaarden openen en verder gaan naar de volgende stap SELECTIE WIZARD HISTORIEK Binnen de rubriek B&D 2000 kan je aan de linkerkant Selectie Wizard kiezen. Je krijgt vervolgens aan de rechterkant de keuzemogelijkheid Historiek te zien. Zodra je hierop dubbelklikt, opent het eerste scherm van deze selectie wizard. 34/59

35 De selectie wizard bestaat uit een drietal stappen die hieronder verder toegelicht worden aan de hand van een voorbeeld: STAP 1 In het eerste scherm kan je een selectie maken binnen je personeelsbestand, waarvan je een lijstje wenst samen te stellen. 35/59

36 In dit voorbeeld selecteren we de firma Prato Services nv en de arbeiderssectie 115. Verder wensen we over het eerste kwartaal van 2008 het aantal gepresteerde dagen, code 101, te kennen van iedereen die op 22/05/2008 actief is STAP 2 Als je je selectie voltooid hebt, kan je via de knop VOLGENDE naar de tweede stap van de Wizard springen. Hierin maak je een keuze uit de velden die uiteindelijk op je lijstje komen te staan. De velden die gekozen kunnen worden binnen het veld Te selecteren velden zijn anders dan in de Selectie Wizard van de contractgegevens. Het gaat hier om looncodes die met een aantal, bedrag en/of waarde voorkomen bij werknemers tijdens een bepaalde periode. In bovenstaand voorbeeld wensen we van de werknemers de looncode met omschrijving en aantal te zien voor een bepaalde periode en ook in een bepaalde maand. We sorteren de lijst in dit scherm reeds oplopend op werknemernummer STAP 3 Het resultaat zien we in de derde stap. De knop VOLGENDE brengt ons daar naar toe. 36/59

37 Deze lijst kan tot slot nog geëxporteerd worden naar Excel, of in XML- of TXT-formaat SELECTIE WIZARD LOONFORMULES Binnen de rubriek B&D 2000 kan je aan de linkerkant Selectie Wizard kiezen. Je krijgt vervolgens aan de rechterkant de keuzemogelijkheid Loonformules te zien. Zodra je hierop dubbelklikt, opent het eerste scherm van deze selectie wizard. 37/59

38 De selectie wizard bestaat uit een drietal stappen die heironder verder toegelicht worden aan de hand van een voorbeeld: STAP 1 In het eerste scherm kan je een selectie maken binnen je personeelsbestand, waarvan je een lijstje wenst samen te stellen. In dit voorbeeld selecteren we de firma Prato Services nv en de arbeiderssectie 115. Verder wensen we meer info te krijgen over de looncode 5000, het loon van de werknemers STAP 2 Als je je selectie voltooid hebt, kan je via de knop VOLGENDE naar de tweede stap van de Wizard springen. Hierin maak je een keuze uit de velden die uiteindelijk op je lijstje komen te staan. 38/59

39 De velden die gekozen kunnen worden binnen het veld Te selecteren velden zijn anders dan in de Selectie Wizard van de contractgegevens en de historiek. Het gaat hier om looncodes met een waarde en omschrijving, waarop werknemers recht hebben. De looncodes hebben tevens een geldigheidsdatum, zodat je bijvoorbeeld kan zien wanneer een werknemer welk loon kreeg STAP 3 Het resultaat zien we in de derde stap. De knop VOLGENDE brengt ons daar naar toe. 39/59

40 Deze lijst kan tot slot nog geëxporteerd worden naar Excel of in XML- of TXT-formaat SELECTIE WIZARD PRESTATIE Binnen de rubriek B&D 2000 kan je aan de linkerkant Selectie Wizard kiezen. Je krijgt vervolgens aan de rechterkant de keuzemogelijkheid Prestatie te zien. Zodra je hierop dubbelklikt, opent het eerste scherm van deze selectie wizard. 40/59

41 De selectie wizard bestaat uit een drietal stappen die heironder verder toegelicht worden aan de hand van een voorbeeld: STAP 1 In het eerste scherm kan je een selectie maken binnen je personeelsbestand, waarvan je een lijstje wenst samen te stellen. 41/59

42 In dit voorbeeld selecteren we de firma Prato Services nv en de arbeiderssectie 115. Verder wensen we meer info te krijgen over de prestatiecode AD, de gewerkte dagen STAP 2 Als je je selectie voltooid hebt, kan je via de knop VOLGENDE naar de tweede stap van de Wizard springen. Hierin maak je een keuze uit de velden die uiteindelijk op je lijstje komen te staan. 42/59

43 De velden die gekozen kunnen worden binnen het veld Te selecteren velden zijn anders dan in de Selectie Wizard van de contractgegevens, de historiek en de loonformules STAP 3 Het resultaat zien we in de derde stap. De knop VOLGENDE brengt ons daar naar toe. 43/59

44 Deze lijst kan tot slot nog geëxporteerd worden naar Excel of in XML- of TXT-formaat. 44/59

45 10 SELECTIE WIZARD ~ EXCEL FORMATERING Indien je het veld bankrekeningnummer in je lijst gekozen hebt en deze lijst exporteert naar Excel, dan zal dit nummer niet correct ingelezen worden. Door de eigenschappen van dit veld te veranderen, wordt het bankrekeningnummer toch correct weergegeven. Je gaat als volgt te werk: Exporteer eerst de lijst die je in de Selectie Wizard samengesteld hebt, naar Excel Selecteer alle bankrekeningnummers en kies [Opmaak -> Celeigenschappen]. Ga in het scherm dat nu openstaat naar het tabblad GETAL en kies de categorie AANGEPAST. Vul vervolgens het invoermasker in en bevestig met OK. 45/59

46 Het resultaat ziet er correct uit: 46/59

47 10.2. FILTEREN Eens je een lijst naar Excel geëxporteerd hebt, kan je met de tool Filteren makkelijk verder filteren in Excel AUTOFILTER Je dient enkel een cel in de lijst te selecteren en vervolgens [Data -> Filter -> Autofilter] te kiezen. Bij elke veldnaam verschijnen nu pijltjes die je kan openklikken en waarbinnen je een keuze tot filteren kan maken. In bovenstaand voorbeeld filteren we iedereen uit Genk. Het resultaat ziet er als volgt uit: 47/59

48 ALLES WEERGEVEN Om terug alle gegevens te tonen kan je het betreffende pijltje terug openklikken en (Alle categorieën) kiezen of het volgende selecteren [Data -> Filter -> Alles weergeven]. Buiten het kiezen van een selectiemogelijkheid die verschijnt bij het openen van een pijltje kan je ook met voorwaarden werken via de optie (Aangepast ). Je kan zo bijvoorbeeld iedereen filteren die voor 1/1/1965 geboren is. Je gaat als volgt te werk: Het resultaat ziet er als volgt uit: Tot slot kan je de lijst nog sorteren op geboortedatum door gewoonweg het pijltje bij het veld Geboortedatum open te klikken en oplopend of aflopend sorteren te kiezen. Of je deze mogelijkheid ter beschikking hebt, hangt af van de versie van Excel waarin je werkt. 48/59

49 10.3. DRAAITABELLEN Het is niet de bedoeling in deze handleiding om de module Draaitabellen van Excel volledig uit de doeken te doen. Daar bestaan ongetwijfeld betere handleidingen voor. Wat wel interessant kan zijn, zijn de korte richtlijnen over hoe een draaitabel te maken en concrete voorbeelden waarbij draaitabellen gebruikt kunnen worden. Hieronder volgt alvast een voorbeeld. De handleiding bevat een appendix waarbij in een notendop uitgelegd wordt hoe een draaitabel te maken en welke mogelijkheden je allemaal hebt VOORBEELD Je kan in de Selectie Wizard Historiek een lijst samenstellen van alle afwezigheidscodes door ziekte. Belangrijk is wel dat je eerst in de historiekgegevens in Sonet gaat kijken welke codes in jullie firma van kracht zijn. Je somt deze op en kan dan aan het werk in de Selectie Wizard. 49/59

50 Je selecteert een cel in de lijst en kiest [Data -> Draaitabel]. Er verschijnen enkele schermen waarin je een aantal selecties moet maken. We doorlopen ze even samen: Scherm 1 In scherm 1 kan je aanduiden dat je een draaitabel wenst toe te passen op een Excellijst. Deze keuzes staan standaard aangeduid Scherm 2 Als je vertrok in een cel in de lijst, geeft deze stap ook geen enkele moeilijkheid. Hierin wordt het bereik van de lijst voorgesteld en meestal ook juist Scherm 3 In dit scherm kan je beslissen of je draaitabel in een nieuw werkblad getoond moet worden. Het effectieve samenstellen van je draaitabel kan via de knop INDELING in dit scherm, belangrijk dus. 50/59

51 Scherm INDELING Indien je nu de instellingen ingeeft, kan je met de gegevens draaien. De velden die ter beschikking staan, worden hier voorgesteld en je kan ze naar wens plaatsen op de onderdelen van een tabel. Dit geeft als resultaat: 51/59

52 11 APPENDIX (DRAAITABELLEN) Excel biedt je een wizard aan om een draaitabel te maken. Je positioneert de celwijzer in een willekeurige cel van de lijst. Kies [Data -> Draaitabel- en Draaigrafiekrappport]. De Wizard Draaitabel en Draaigrafiek bestaat uit drie stappen. In de eerste stap kies je de gegevens waarvan je een draaitabel wenst te maken. Je kan een draaitabel maken op basis van een lijst, een extern bestand, meerdere samenvoegingsbereiken of een andere draaitabel. Selecteer ook of je een draaitabel of draaigrafiek (met draaitabel) wenst te maken. Klik VOLGENDE. 52/59

53 In het tweede venster van de Wizard moet je opgeven welke gegevens je wenst te gebruiken voor het maken van de draaitabel. Had je op voorhand al één van de cellen van de lijst geselecteerd, zal Excel hier voor jou het volledige bereik van de lijst trachten in te vullen, meestal is dit goed. Klik VOLGENDE. In de derde stap bepaal je de indeling van de draaitabel door op de knop INDELING te klikken. Verder duid je in dit dialoogscherm aan of je de draaitabel in een nieuw werkblad wenst te plaatsen of ergens in het bestaande werkblad. Je kan ook nog opties instellen betreffende de draaitabel via de knop OPTIES. Je onderscheidt in eerste instantie de velden RIJ, KOLOM en GEGEVENS. Rechts in het venster krijg je de velden van de lijst. De namen van de velden haalt Excel uit de rij bovenaan de lijst. Sleep de knoppen rechts in het venster naar de juiste velden. Het veld PAGINA laat je toe om een draaitabel in verschillende pagina s te verdelen. Je kan ook nog een aantal opties samenstellen. Excel maakt standaard een aantal eindtotalen. 53/59

54 Om opties in te stellen per veldnaam, dubbelklik je gewoon op het veld dat je op RIJ, KOLOM, GEGEVENS of PAGINA geplaatst hebt, je komt dan in volgend scherm terecht: 54/59

55 11.1. HET RESULTAAT VAN DE WIZARD Het resultaat van de Wizard ziet er als volgt uit: DE WERKBALK DRAAITABEL Je merkt op dat Excel je een bijkomende werkbalk toont: de werkbalk Draaitabel & een lijst met draaitabelvelden. 55/59

56 Mogelijkheden binnen de wizard draaitabel werkbalk Wizard draaitabellen De knop Wizard Draaitabellen laat je toe om de Wizard opnieuw te activeren en in het Indeling-venster aanpassingen te doen. Je kan zo alle mogelijke draabewegingen uitvoeren, totdat de tabel weergeeft wat jij zou willen. Je kan ook in de draaitabel zelf de velden van plaats veranderen. 56/59

57 Wizard draaitabellen Zodra je meerdere velden op 1 item plaatst (RIJ, KOLOM), verschijnen automatisch subtotalen. Door te dubbelklikken op de juiste veldnaam, kom je in het optiescherm van dit veld terecht, waarin je de subtotalen kan verwijderen of wijzigen. Overzicht Details weergeven/verbergen Met deze mogelijkheid kan je de details (in ons voorbeeld is regio een detail van produkt) weergeven en verbergen. Overzicht Details groeperen/groep opheffen Wens je ons voorbeeld Noord en Oost te groeperen tot bijvoorbeeld NO en West en Zuid tot ZW, dan kan dit in de draaitabel zelf en creëer je zo een nieuwe groep. Deze groep kan je zelf hernoemen. Je merkt dat er een nieuw veldje bijkomt, wat je ook kan draaien in je draaitabel 57/59

58 Volgorde Je kan de items van een veld van volgorde veranderen. Je wenst bijvoorbeeld het product appeltapjes naar beneden te plaatsen, dan kies je omlaag Formules Je kan zelf ook nog berekeningen uitvoeren op de gegevens in de draaitabel en deze berekeningen in de draaitabel opnemen. Dit wordt een berekend veld genoemd. Pagina s weergeven Je kan voor elk item in het paginaveld (in ons voorbeeld voor elke periode) een nieuwe draaitabel laten samenstellen. Er zullen in ons voorbeeld 3 tabbladen verschijnen met in elk tabblad een draaitabel over de betreffende periode. 58/59

59 Gegevens vernieuwen Met het uitroepteken (gegevens vernieuwen) kan je een draaitabel opnieuw laten berekenen. 59/59