NOTA INKOPEN EN AANBESTEDEN IN DE GEMEENTE LEIDERDORP

Transcriptie

1 NOTA INKOPEN EN AANBESTEDEN IN DE GEMEENTE LEIDERDORP M. Zonnevylle A.H. Schouten Burgemeester Gemeentesecretaris Pagina 1 van 56

2 Inhoudsopgave Deel I: Beleid 1. Inleiding 5 2. Juridische kaders 6 3. Beleidsuitgangspunten 6 4. Verantwoordelijkheden t.a.v. het inkoop en aanbestedingsbeleid 7 5. Integriteit medewerkers en bestuurders van de gemeente 7 6. Wat is (Europees) aanbesteden? 8 7. Doelstellingen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. 9 Bijlage 1: Drempelbedragen 11 Deel II: Uitvoering 8. Het operationeel inkoop- en aanbestedingsdossier Inleiding Registratie en dossiervorming Inventariseren (stap 1): Specificeren (stap 2): Bepalen inkoopstrategie (stap 3): Opstellen aanbestedingsdocument (stap 4): Publicatie (stap 5): Vragen van potentiële inschrijvers (nota van inlichtingen) (stap 6): Indienen offertes en offerteopening (stap 7): Beoordelen offertes (stap 8): Vaststellen voorgenomen gunning, verificatiebijeenkomst en start bezwaarperiode (stap 9): Definitieve gunning en ondertekening contract (stap 10): Publicatie definitieve gunning (stap 11): Bestellen en bewaken (stap 12): Evaluatie en nazorg (stap 13): Percelenregeling Inkoopvoorwaarden Wet BIBOB Alternatieve inschrijvingen en innovatief aanbesteden Mandaat Ontwerp- en rekenvergoeding Meervoudig onderhandse aanbestedingen Speciale bepalingen bij werken Inwerkingtreding 28 Pagina 2 van 56

3 Bijlagen Bijlage 2: 2a en 2b diensten 30 Bijlage 3: Wettelijke termijnen 31 Bijlage 4: Het aanbestedingsdossier 32 Bijlage 5: Voorbeeld aanbestedingsdocument openbare procedure 33 Bijlage 6: Nota van inlichtingen 34 Bijlage 7: Ontvangstbewijs offerte 35 Bijlage 8: Proces verbaal van offerteopening 36 Bijlage 9: Voorbeeldbrief voorlopige gunning winnaar(s) 39 Bijlage 10: Voorbeeldbrief voorlopige afwijzing verliezer(s) 40 Bijlage 11: Voorbeeld voorlopige afwijzing verliezer(s) obv selectiecriteria 41 Bijlage 12: Voorbeeldbrief definitieve gunning winnaar(s) 42 Bijlage 13: Voorbeeldbrief definitieve gunning verliezer(s) 43 Bijlage 14: Voorbeeld offerteaanvraag onderhandse procedure 44 Bijlage a: Checklist opbouw offerte 49 Bijlage b: Algemene gegevens inschrijver 50 Bijlage c: Uitsluitingcriteria 51 Bijlage d: Eigen verklaring rechtsgeldige ondertekening (U1) 52 Bijlage e: Eigen verklaring behorende bij U2 t/m U7 53 Bijlage f: Eigen verklaring behorende bij hoofdstuk 4 54 Bijlage g: Programma van eisen 55 Bijlage h: Algemene Inkoopvoorwaarden Leiderdorp 56 Pagina 3 van 56

4 DEEL I : BELEID Pagina 4 van 56

5 1. Inleiding De gemeente Leiderdorp stelt zich met het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten doel om integer en doelmatig in te kopen en aan te besteden. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van het aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur conform de Algemene Wet voor Bestuursrecht (AWB). Deze beginselen zijn voldoende concurrentie, transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Doelmatig door het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd welke uitgangspunten en procedures worden gehanteerd. Bij de procedures die voorafgaan aan opdrachten, moet de gemeente zich opstellen als een betrouwbare partij die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordelen van partijen werkt. Bovendien moet B&W daar op een goede manier verantwoording over kunnen afleggen aan de gemeenteraad. Procedures moeten controleerbaar zijn. Wellicht ten overvloede zij vermeld dat via de accountantscontroles en auditing door de cluster Control inkopen regelmatig doorgelicht wordt. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid dient gevolgd te worden door alle ambtenaren van de gemeente Leiderdorp. Ook ingehuurde externe arbeidskrachten dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van de gemeente te conformeren aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien in dit document over ambtenaren wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde arbeidskrachten bedoeld. Indien een aanbesteding in samenwerking met andere aanbestedende diensten wordt uitgevoerd, worden de normale regels voor aanbesteden gevolgd. Bij aanbesteding onder de Europese drempelwaarden zou er in dit geval discrepantie kunnen ontstaan tussen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de verschillende aanbestedende diensten. Bij aanvang van het aanbestedingsproces dient vastgesteld te worden hoe hiermee omgegaan zal worden in de betreffende aanbesteding. Het beleidsdeel is vastgesteld in de Gemeenteraad van 27 december Het uitvoeringsdeel is vastgesteld in de B&W-vergadering van 24 oktober Pagina 5 van 56

6 2. Juridische kaders Voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid gelden de volgende juridische kaders: A De rechtsbron van het aanbestedingsrecht is de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Deze is geïmplementeerd in Nederlandse wetgeving in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, het Bao. Bij het inrichten en volgen van aanbestedingsprocedures dient de gemeente de verplichtingen vervat in deze wetgeving na te leven. B Wet BIBOB, die de mogelijkheid biedt aan concrete bedrijven informatie te vragen over de integriteit van het bedrijf (zie hoofdstuk 11) C De Algemene Wet voor Bestuursrecht (AWB). D. De gemeente volgt het Bao en voor werken (zoals geadviseerd door de VNG) het Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW2005). Met de toepassing van het ARW2005 voor werken voldoet de gemeente aan de voorschriften van het BAO en daarmee aan de voorschriften van de Europese richtlijn. 3. Beleidsuitgangspunten Voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden de volgende beleidsuitgangspunten gehanteerd: 1. Juridisch verantwoord inkopen en aanbesteden: Naleving van interne en externe wet- en regelgeving (voldoende concurrentie, transparantie, objectiviteit en non-discriminatie) en de beginselen van behoorlijk bestuur. 2. Maatschappelijk verantwoord inkopen en aanbesteden: Een doelmatige besteding van publieke gelden en gelijke kansen voor iedere inschrijver. Bestuurders en ambtenaren handelen volstrekt integer, met toepassing van de juiste functiescheidingen en rekening houdend met ieders eigen verantwoordelijkheid. Ook andere belangen dan de prijs/kwaliteitverhouding kunnen een rol spelen zoals bijv. sociale werkvoorziening of bijzondere aandacht voor milieueisen. Hiervoor zal separaat beleid worden ontwikkeld. 3. Economisch verantwoord inkopen en aanbesteden: Bereiken van het meest optimale resultaat in relatie tot het gestelde gunningcriterium (laagste prijs of economisch meest voordelige aanbieding) 4. Innovatief aanbesteden: Realiseren van productvernieuwing- en verbetering. De gemeente zal in aankondigingen van innovatieve aanbestedingen aangeven of ontwerp en rekenkosten worden vergoed. Deze bijdrage kan een stimulans zijn om innovaties aan te dragen. 5. Het vastgestelde integriteitbeleid van de gemeente Leiderdorp. Pagina 6 van 56

7 4. Verantwoordelijkheden t.a.v. het inkoop en aanbestedingsbeleid In het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient een duidelijke scheiding tussen ambtelijke en de bestuurlijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden te worden aangebracht. De beleidsformulering ten aanzien van aanbestedingen zoals het formuleren van uitgangspunten, doelstellingen, enz. is een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze wordt vastgesteld door de Raad. De concernspelregels, die bij het aanbestedingsbeleid in acht moeten worden genomen en die in deze notitie zijn verwoord, zijn door het college van Burgemeester en Wethouders B&W vastgesteld. De uitvoering van het beleid, van inventariseren tot en met evaluatie en nazorg, is de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders. Zij zijn verantwoordelijk voor de juiste toepassing van de aanbestedingsregels. De verantwoording door het managementteam ten aanzien van de uitvoering van het aanbestedingsbeleid geschiedt als volgt: Het managementteam rapporteert éénmaal per kwartaal aan het college van Burgemeester en Wethouders over uitgevoerde aanbestedingen. Het managementteam rapporteert éénmaal per jaar aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid. De rapportage bevat een overzicht van de in het betreffende jaar gegunde werken, leveringen en diensten gerangschikt naar wijze van marktbenadering, omvang van de totale opdracht en de looptijd van het contract. Tevens wordt een vergelijking gemaakt van ramingen ten opzichte van aanneemsommen. Burgemeester en Wethouders brengen de rapportage vertrouwelijk ter kennis van de desbetreffende raadscommissie en de Raad. De evaluatie van het beleid, dat wil zeggen het bezien of conform de uitgangspunten is gehandeld en of een en ander effectief is geweest, is een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Hiertoe zal éénmaal per 4 jaar op initiatief van het college van Burgemeester en Wethouders een evaluatie worden gehouden. Bij een evaluatie zal worden gekeken naar de drempelbedragen en zal aandacht worden geschonken aan de opgedane ervaringen. De resultaten van deze evaluatie zullen in een rapport door het college van Burgemeester en Wethouders aan de Raad worden voorgelegd. 5. Integriteit medewerkers en bestuurders van de gemeente Medewerkers en bestuurders gaan strikt vertrouwelijk om met alle, in het kader van een inkoop- en aanbestedingsproces, ontvangen informatie in welke vorm dan ook. Informatie zal volstrekt vertrouwelijk blijven en zal slechts aan medewerkers en personen worden getoond die in het kader van een inkoop- en aanbestedingsproces daarvan kennis moeten nemen. De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer de offerte niet tot een overeenkomst zal leiden. Bij de onderhandelingen tussen de gemeente en een (potentiële) leverancier wordt de gemeente in beginsel vertegenwoordigd door minimaal twee ambtenaren. Bestuurders worden niet betrokken bij de onderhandelingen, zodat zij achteraf een onafhankelijk oordeel kunnen geven over het onderhandelingsresultaat. In het geval een medewerker of bestuurder privé een binding heeft met een Pagina 7 van 56

8 (potentiële) leverancier, wordt de zakelijke relatie overgedragen aan een collega; (de schijn van) een vermenging van privé- en zakelijke belangen wordt te allen tijde vermeden. Leveranciers zien af van het geven van attenties, uitnodigingen, lunches, diners, kerstpakketten enz. aan medewerkers of bestuurders van de gemeente. Medewerkers of bestuurders die onverhoopt toch een attentie of iets dergelijks ontvangen, melden dit volgens de richtlijnen en gedragscodes van het integriteitbeleid van de gemeente. Kartelvorming of illegale prijsafspraken Uit het rapport van de parlementaire enquêtecommissie bouwnijverheid en berichten in de media, is gebleken dat er in het verleden in de bouw sprake was van ongeoorloofde kartelvorming en illegale prijsafspraken tussen aannemers onderling. Voor zover dat binnen haar mogelijkheden ligt, wil de gemeente voorkomen dat dergelijke praktijken zich in het heden en de toekomst kunnen voordoen. Inzake ongeoorloofde praktijken hanteert de gemeente de volgende uitgangspunten: Bij gerede verdenking wordt de zaak verder onderzocht. Zonodig wordt aangifte gedaan bij de bevoegde instanties. Bij een eventueel onderzoek verleent de gemeente alle medewerking. Zij stelt op verzoek documentatie ter beschikking aan de bevoegde instanties. Leveranciers waarvan de gemeente mag aannemen dat zij zich hebben ingelaten met ongeoorloofde praktijken (of een poging daartoe) kunnen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld vijf jaar, worden uitgesloten van opdrachten. De schade die de gemeente lijdt als gevolg van ongeoorloofde praktijken zal voor zover dit financieel en juridisch haalbaar is worden verhaald op de veroorzaker(s). 6. Wat is (Europees) aanbesteden? Aanbesteden is het, volgens op Europees niveau vastgestelde richtlijnen en het door de aanbestedende dienst zelf vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid, inkopen door overheidsorganisaties. De richtlijnen beschrijven vooral de selectiefase van het inkopen daar, waar het gaat om de selectie van leverancier en aanbieding. De richtlijnen bestaan uit algemene uitgangspunten en specifieke procedurevoorschriften. De belangrijkste algemene uitgangspunten zijn: Transparantie: het proces moet helder en duidelijk zijn. Er moet aan leveranciers van te voren duidelijk gemaakt worden wat de gemeente wil inkopen en hoe zij de aanbiedingen gaat beoordelen. Non discriminatie/objectiviteit: alle inschrijvers op een aanbesteding worden gelijk behandeld en alle inschrijvers krijgen gelijktijdig dezelfde informatie. Gepaste mate van openbaarheid: afhankelijk van de aard en omvang dient een gepaste mate van openbaarheid in acht te worden genomen (zie paragraaf 8.7) Pagina 8 van 56

9 In het proces van inkopen en aanbesteden wordt onderscheid gemaakt in werken, leveringen en diensten. Een werk is een product van bouw, dan wel civiel of cultuurtechnische aard, dat in zijn geheel bestemd is om als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Ook het ontwerp kan deel uitmaken van een werk. Een levering is een opdracht tot aankoop, leasing of huur van producten, inclusief installatiewerken. Een dienst is niet definitief omschreven en is een restbegrip voor alles wat geen werk of levering is. Bij een dienst bestaat een onderverdeling tussen diensten die onder: De volledige werking van de richtlijn vallen. Deze diensten worden 2A-diensten genoemd. Een deel van de richtlijn vallen. Deze diensten worden 2B-diensten genoemd. Voor deze 2Bdiensten zijn de wettelijke termijnen voor ontvangst verzoek tot deelneming en ontvangst offertes niet van toepassing. De gemeente mag deze termijnen naar redelijkheid zelf vaststellen. Een overzicht van 2A- en 2B-diensten is opgenomen in bijlage Doelstellingen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving. Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen. Het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit, waarbij de opdrachtnemers worden gestimuleerd tot het uitbrengen van een zo voordelig mogelijke aanbieding. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden. Het waarborgen van de integriteit van het inkoop en aanbestedingsproces, zowel op bestuurlijk, als op ambtelijk niveau. Voorliggende kaders en regels gelden als minimum vereisten. Gemandateerde medewerkers functioneren bij inkoop en aanbesteding binnen deze kaders. Pagina 9 van 56

10 BIJLAGE Pagina 10 van 56

11 Bijlage 1: Drempelbedragen Werken Diensten Leveringen Procedure Bevoegd < < < Enkelvoudig onderhands Afdelingshoofd < < < Meervoudig onderhands 3 Afdelingshoofd offertes < N.v.t. N.v.t. Meervoudig onderhands 5 B&W offertes < < < Nationaal (niet-) openbaar B&W > > > Europees (niet-) openbaar B&W Alle bedragen zijn exclusief BTW Korte toelichting Indien een andere aanbestedingsvorm dan in bovenstaand overzicht noodzakelijk wordt geacht, doet de desbetreffende afdeling onder verantwoordelijkheid van de directie hiertoe een met redenen omkleed voorstel aan het college van Burgemeester en Wethouders voorleggen. Aan de hand van bovenstaande tabel kan eenvoudig afgelezen worden welke procedure van toepassing is. Allereerst wordt de aard van het aan de besteden product bepaald, vervolgens wordt een raming gemaakt en dan kan ultimo de te volgen procedure uit de tabel worden afgelezen. Het verdere vervolg van de procedure als zodanig staat beschreven in het uitvoeringsdeel. Pagina 11 van 56

12 DEEL II : UITVOERING Pagina 12 van 56

13 8. HET OPERATIONEEL INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCES 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk zullen de verschillende stappen in een aanbestedingsprocedure worden beschreven aan de hand van een Europese openbare procedure. Deze procedure met bijgevoegde voorbeelden kan ook worden gebruikt voor een nationale aanbesteding. De verschillende stappen zijn hieronder schematisch weergegeven en worden in paragraaf 8.3 tot en met 8.15 nader toegelicht. Stap Omschrijving Standaarddocument Toelichting in paragraaf 1 Inventariseren Geen Specificeren Geen Bepalen inkoopstrategie (selecteren van type procedure) Geen Opstellen aanbestedingsdocument 5 Publicatie van het aanbestedingsdocument Bijlage 5: Voorbeeld aanbestedingsdocument 8.6 Geen Vragen van potentiële inschrijvers Bijlage 6: Nota van inlichtingen Indien offertes en offerteopening Bijlage 7: Ontvangstbewijs offerte en bijlage 8: Proces 8.9 verbaal offerteopening 8 Beoordelen offertes Geen Vaststellen voorgenomen gunning, verificatiebijeenkomst en start bezwaarperiode Bijlage 9, 10 en 11: Voorbeeld brieven voorgenomen gunning Definitieve gunning en ondertekening contract Bijlage 12 2n 13 Voorbeeld brieven definitieve gunning Publicatie definitieve gunning Geen Bestellen en bewaken Geen Evaluatie en nazorg Geen 8.15 Pagina 13 van 56

14 8.2 Registratie en dossiervorming De gemeente draagt zorg voor een zorgvuldige en volledige registratie van alle aanbestedingen. De dossiervorming speelt bij inkoop- en aanbestedingsprocedures een belangrijke rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld of het inkoop- en aanbestedingsproces rechtmatig is verlopen. Daarom wordt bij elke inkoop- en aanbestedingsprocedure een compleet en overzichtelijk dossier opgebouwd. Ten behoeve van de controle door o.a. de accountant zal van iedere aanbesteding een procesverbaal van inschrijving worden gemaakt, welk in het aanbestedingsdossier wordt gedaan. Dossiervorming valt onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder. Van elk contact tussen de gemeente en een leverancier wordt een aantekening, dan wel een kort verslag gemaakt. Gespreksaantekeningen en alle relevante stukken (folders, brochures, enzovoort) worden gevoegd in een inkoopdossier, zodat alle stappen in het inkoopproces goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. s worden afgedrukt en bij het inkoopdossier gevoegd. Aanbestedingsdossiers worden centraal op de afdeling of binnen de projectorganisatie bewaard en na afronding van de aanbestedingsprocedure in het archief opgeslagen. In bijlage 4 is in een overzicht aangegeven welke zaken een aanbestedingsdossier dient te bevatten. 8.3 Inventariseren (stap 1): De behoefte om een werk, levering of dienst in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van de gemeente, dan wel ter uitvoering van bestuurlijke besluiten. De binnen de organisatie gebruikelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn van toepassing (zie mandaatregeling). Uitgangspunt is dat er voor elke uitgave financiële dekking is. In bepaalde gevallen kan van dat uitgangspunt worden afgeweken (aanbesteden onder voorbehoud), mits dat degelijk wordt onderbouwd. De afweging tussen zelf doen of uitbesteden gaat altijd vooraf aan de beslissing om een werk, levering of dienst in te kopen, dan wel aan te besteden. Het criterium bij die afweging is doelmatigheid. Per productsoort heeft het College soms al nadere regels vastgesteld. Zo geldt bijvoorbeeld voor de inhuur van extern personeel dat elke beslissing SMART (Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdgebonden) moet zijn. Daarbij moet in de onderbouwing onder meer expliciet worden aangegeven waarom de eigen medewerkers de opdracht niet kunnen uitvoeren. 8.4 Specificeren (stap 2): Specificeren is het vaststellen van de behoefte aan een werk, dienst of levering in zowel kwalitatieve als kwantitatieve zin: 1. Behoeftebepaling in kwalitatieve zin: wat wordt er ingekocht 2. Behoeftebepaling in kwantitatieve zin: hoeveel wordt er ingekocht Pagina 14 van 56

15 Opmerkingen bij punt 2: Om later in het inkoopproces te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure gevolgd dient te worden zal een raming gemaakt moeten worden van het totale bedrag van de te gunnen opdracht inclusief eventuele opties, service, onderhoud en dergelijke waarvoor ingekocht gaat worden. Indien een contract voor een bepaalde periode wordt afgesloten dient uitgegaan te worden van het bedrag voor de totale duur van het contract inclusief eventuele optiejaren. Opdrachten mogen niet in onderdelen worden gesplitst ('opgeknipt') met als doel om onder bepaalde drempelbedragen te blijven. Als de opdracht een levering van gelijksoortige goederen of werkzaamheden betreft of de verschillende onderdelen gezamenlijk een eindresultaat beogen, wordt vrijwel altijd aangenomen dat er sprake is van één geheel. Dat wil niet zeggen dat niet in onderdelen (ook wel percelen genoemd) mag worden aanbesteed, maar wél dat op alle onderdelen de regelgeving van toepassing is. De gezamenlijke waarde van de onderdelen (percelen) is bepalend voor de vraag welke aanbestedingsprocedure moet worden toegepast. De percelenregeling is nader beschreven in hoofdstuk 9. Een precieze en éénduidige bepaling van de behoefte in zowel kwalitatieve als kwantitatieve zin bepaalt voor een belangrijk deel het uiteindelijke succes van de aanbestedingsprocedure. Niet alleen voor wat betreft de inkoopcondities maar ook de mate waarin het geleverde aansluit bij de wensen van de gemeente. Reserveer dus voldoende tijd voor het formuleren van de specificaties!!! 8.5 Bepalen inkoopstrategie (stap 3): Er bestaan vele verschillende aanbestedingsvormen. De te volgen aanbestedingsvorm is afhankelijk van de totale waarde van de opdracht (zie ook 8.4). Aan de hand van de vastgestelde drempelbedragen wordt de te volgen aanbestedingsprocedure gekozen. De drempelbedragen per procedure zijn opgenomen in bijlage 1. De volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: 1. Gunning uit de hand (enkelvoudig onderhands): men kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. 2. Onderhandse aanbesteding: een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes. 3. Openbare procedure: een aanbesteding die algemeen (nationaal) bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. 4. Niet-openbare procedure: aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen (nationaal) bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. De aanmeldingen worden beoordeeld op basis van een aantal vooraf geformuleerde criteria. De beste -tenminste vijf- inschrijvers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. 5. Europese openbare procedure: Dit houdt in dat alle belangstellenden direct een offerte mogen indienen naar aanleiding van de Europese publicatie van het aanbestedingsdocument. 6. Europese niet-openbare procedure: alle belangstellenden mogen zich aanmelden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, waarna er een selectie plaatsvindt op basis van selectiecriteria. De aanbestedende dienst nodigt vervolgens de beste -minimaal vijf- inschrijvers uit een offerte in te dienen. Pagina 15 van 56

16 Opmerkingen bij keuze procedure: - tijdsdruk is nooit een reden om af te wijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. - te allen tijde dient de concurrentiestelling gewaarborgd te blijven (gunning uit de hand zo min mogelijk toepassen). - Indien een aanschaf of aanbesteding "politiek gevoelig, technisch risicovol of commercieel risicovol is" dient B&W geïnformeerd te worden over mogelijke consequenties. Mogelijkheden voor (kleinere) lokale ondernemers: Op grond van het Leiderdorpse inkoopbeleid, moeten diensten en leveringen boven de en de werken boven de openbaar worden aanbesteed. Dat wil zeggen dat onder deze bedragen volstaan kan worden met het opvragen van minimaal drie of vijf offertes. De betreffende afdelingen zijn hierin vrij om een onderneming/ leverancier om een offerte te verzoeken. Bij een openbare aanbesteding kan voorgeschreven worden dat, in geval van onderaanneming, lokale aannemers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. De hoofdaannemer is echter niet verplicht en kan niet verplicht worden, aan de lokale onderaannemer te gunnen. Men kan ook denken aan het onderverdelen van de opdracht in percelen. De opdracht wordt wel in zijn geheel aanbesteed, het totaalbedrag van de opdracht wordt genomen, maar daarbinnen vallen kleinere verschillende opdrachten. Op die manier kunnen lokale ondernemers inschrijven op een dergelijke deel-opdracht. Er zijn echter maar een bepaald soort opdrachten die zich voor een dergelijke constructie lenen. Gunning aan SW (Sociale Werkplaats) bedrijven: De gemeente mag opdrachten met een waarde die uitkomt boven de Europese drempelbedragen (zie bijlage 1) niet onderhands gunnen aan één sociale werkplaats. Wel kan de opdracht worden voorbehouden aan werkplaatsen. De opdracht dient in dit geval binnen de specifieke doelgroep van werkplaatsen in concurrentie moeten worden aanbesteed. 8.6 Opstellen aanbestedingsdocument (stap 4): De bestekken die zijn opgesteld volgens de regelgeving van de systemen Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW ) en de Standaardbestekken Utiliteitsbouw (STABU), zijn geautomatiseerde vormen van bestek beschrijvingen. Landelijk worden deze systemen bijgehouden door de stichting CROW (Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Water- en Wegenbouw en de Verkeerstechniek) en de STABU (Bouwbreed Informatiesysteem). De gemeente gebruikt deze bestekken zoveel mogelijk voor de werken. Bij opdrachten in de GWW (grond-, wegen waterbouw) sector zal de aanbesteding zoveel mogelijk worden gehouden met verwijzing naar de RAW bestekken. Voor andere niet onderhandse aanbestedingen is in bijlage 5 een standaard aanbestedingsdocument opgenomen. In het document zijn cursief, onderstreept en tussen << en >> opmerkingen toegevoegd over informatie die ingevuld dient te worden. Naast de opmerkingen in het voorbeeld aanbestedingsdocument zijn in deze paragraaf nog aan aantal belangrijke aandachtpunten opgenomen. Hierbij wordt verwezen naar de paragraaf uit het voorbeeld aanbestedingsdocument waarop de opmerkingen betrekking hebben. In bijlage 14 is een voorbeeld document opgenomen ten behoeve van onderhandse aanbestedingen. Pagina 16 van 56

17 Opmerking bij 4.2 Planning aanbestedingsprocedure: De termijnen verbonden aan de verschillende stappen uit het aanbestedingsproces zijn in een Europese procedure gebonden aan minimum termijnen. In een nationale procedure zijn een aantal termijnen vrij. In het overzicht in bijlage 3 vindt u een overzicht van de wettelijke minimum termijnen per aanbestedingsprocedure. Opmerking bij 4.7 Beoordelingsprocedure (selectie en gunning criteria): Bij de selectie van leveranciers wordt bekeken of een leverancier in beginsel geschikt is om te leveren of om de dienst te verrichten, bijvoorbeeld of een bedrijf financieel sterk genoeg is en over voldoende gekwalificeerd personeel beschikt. Bij de gunning kijkt men naar welke aanbieding het meest aantrekkelijk is. Voor de selectie en gunning worden er criteria opgesteld waarop leveranciers en aanbiedingen worden beoordeeld. Belangrijke voorwaarden voor deze criteria zijn dat ze relevant en proportioneel moeten zijn voor de opdracht. Met andere woorden: de selectiecriteria gaan over wie de aanbieding doet, de gunningcriteria over de aanbieding zelf. Begrippen met betrekking tot de aanbieder: Uitsluitingcriteria : Wanneer een inschrijver hieraan niet voldoet zal dit uitsluiting van de procedure tot gevolg hebben. De uitsluitingcriteria vormen een 'gesloten systeem'. Dit betekent dat de gemeente alleen uitsluitingcriteria mogen stellen die in de aanbestedingswetgeving worden genoemd. Andere uitsluitingcriteria zijn verboden. Deze criteria zijn in bijlage 3 van het voorbeeld aanbestedingsdocument opgenomen). Financiële geschiktheideisen : Eisen die een aanbestedende dienst stelt aan de financieeleconomische situatie van een inschrijver. Deze criteria zijn opgenomen in bijlage 6 van het voorbeeld aanbestedingsdocument. Technische geschiktheideisen : Eisen die een aanbestedende dienst stelt aan de technische bekwaamheid van een inschrijver. Deze criteria zijn opgenomen in bijlage 9 van het voorbeeld aanbestedingsdocument. Overige geschiktheideisen : Overige eisen die aan de inschrijver gesteld worden. Deze criteria zijn opgenomen in bijlage 11 van het voorbeeld aanbestedingsdocument. In een openbare procedure worden aan deze criteria geen punten toegekend. Het gaat uitsluitend om de vraag of een potentiële leverancier aan de gestelde criteria kan voldoen. Kan een leverancier hieraan niet voldoen dan wordt de inschrijving niet verder in behandeling genomen (zie ook opmerkingen bij kan of zal worden uitgesloten in paragraaf 8.10) In een niet-openbare procedure worden in eerste instantie wel punten toegekend aan de verschillende criteria. Op basis van de behaalde scores worden de beste (minimaal 5) leveranciers geselecteerd. Aan deze geselecteerde leveranciers wordt gevraagd een aanbieding te doen. Bij de uiteindelijke beoordeling en gunning mogen de behaalde scores op de hierboven genoemde criteria Pagina 17 van 56

18 niet meer worden meegenomen bij het de vaststelling van de uiteindelijke winnaar. Alle geselecteerde partijen beginnen dus na de eerste selectie weer op nul. Nadere toelichting: Er zijn 7 inschrijvers bij een niet-openbare aanbesteding. Op basis van de selectiecriteria behalen deze 7 inschrijvers een totale score. Het betreft hier dus scores die betrekking hebben op de aanbieder/inschrijver. De behaalde scores worden niet in de uiteindelijke gunning meegenomen. Vervolgens wordt een bepaald aantal beste inschrijvers uitgenodigd om een aanbieding te doen. In het aanbestedingsdocument is aangegeven hoeveel inschrijvers hiertoe uitgenodigd zullen worden. Deze aanbieding gaat uitsluitend over de te gunnen opdracht. De uiteindelijke gunning wordt dus alleen bepaald aan de hand van de aanbieding die gaat over de te gunnen opdracht. De eerder behaalde scores, die betrekking hebben op de aanbieder/inschrijver spelen in de uiteindelijke gunning geen enkele rol. Kortom: gunning mag alleen plaatsvinden op basis van het programma van eisen en de gunningcriteria. Met andere woorden: alleen op basis van criteria die betrekking hebben op de aanbieding en dus niet op de aanbieder. De volgende begrippen hebben betrekking op de aanbieding: Programma van eisen Gunningcriteria : Minimumeisen die een aanbestedende dienst stelt aan de uitvoering van de dienstverlening op het moment dat een inschrijver die dienst ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Het programma van eisen is in bijlage 14 van het voorbeeld aanbestedingsdocument opgenomen. : Criteria op basis waarvan een aanbestedende dienst overgaat tot gunning van een opdracht aan een Inschrijver. Er zijn slechts twee criteria mogelijk, de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding. Bij het criterium laagste prijs wordt gegund aan de leverancier die voor de laagste prijs heeft geoffreerd. Bij toepassing van het criterium economisch meest voordelige aanbieding wordt een aantal subcriteria gesteld (bijv. prijs, levertijd, kwaliteit). De gunningcriteria zijn in bijlage 15 van het voorbeeld aanbestedingsdocument opgenomen. Opmerking bij bijlage 14 en 15 Programma van eisen en gunningcriteria. Omschrijving van de gewenste specificaties: In de technische specificaties worden de kenmerken omschreven waaraan materialen, leveringen of diensten moeten voldoen om conform hun bestemming gebruikt te kunnen worden. De technische specificaties moeten op zodanige wijze in de aanbestedingsstukken (aankondigingen van opdrachten, bestekken en aanvullende stukken) worden vermeld dat er geen onrechtvaardige belemmeringen voor concurrenten ontstaan. Tot de te vermelden kenmerken behoren zaken als milieuvriendelijkheid, ontwerp, overeenstemmingbeoordeling, geschiktheid voor het gebruik, veiligheid, afmetingen, kwaliteitszorg en productiemethoden. In het geval van overheidsopdrachten voor werken komen daar nog de voorwaarden voor proefnemingen, controles en de oplevering van de werken, alsook de constructietechnieken bij. Bij de opstelling van de technische specificaties moet de aanbestedende dienst zich aan de nationale normen houden die afgeleid zijn van Europese normen, Europese technische Pagina 18 van 56

19 goedkeuringen en internationale normen. Vooral op milieugebied kan de aanbestedende dienst ook prestatie-eisen en functionele eisen (bijvoorbeeld: Europese milieukeurmerken ) vastleggen. Een inschrijving moet in aanmerking worden genomen, indien de inschrijver kan aantonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de eisen in de technische specificaties. Een technisch dossier of een testverslag van een erkende organisatie (laboratorium, inspectie- en certificatieorganisatie) kan een passend middel zijn om dit te bewijzen. In de technische specificaties mag in beginsel geen melding worden gemaakt van een fabrikaat, noch van een specifiek procédé. Ook mag niet worden verwezen naar een bepaald merk, octrooi of een bepaald type productie. De gewenste specificaties kunnen worden onderverdeeld in: A. Minimum eisen: de minimale eisen waaraan een werk, dienst of levering moet voldoen. Deze eisen worden verwoord in het programma van eisen. B. Weging van de kwaliteit van een te leveren werk, dienst of levering. Dit geschiedt aan de hand van de gunningcriteria. Het gunningcriterium kan zijn laagste prijs of economisch meest voordelige aanbieding. Voor de criteria zoals opgenomen in het programma van eisen wordt alleen vastgesteld of de aanbieding hieraan voldoet of niet. Er vindt dus geen weging van de aanbiedingen ten opzichte van elkaar plaats (met andere woorden: er worden geen punten toegekend). Let dus op dat je de eisen als gesloten vragen formuleert. De inschrijver moet de vraag dus alleen met akkoord of niet akkoord kunnen beantwoorden. Aan elk gunningcriterium wordt een maximaal te behalen aantal punten toegekend. Het is niet toegestaan met relatieve scores te werken. Voorbeeld 1: objectief meetbare antwoorden Categorie 1: maximaal 90 punten te behalen Prijs ligt tot 2,5% hoger dan laagste prijs : 5 punten aftrek Prijs ligt tussen 2,5% en 5% hoger dan laagste prijs : 10 punten aftrek Prijs ligt tussen 5% en 10% hoger dan laagste prijs : 18 punten aftrek Prijs ligt tussen 10% en 20% hoger dan laagste prijs : 30 punten aftrek Categorie 2: maximaal 60 punten te behalen Prijs ligt tot 2,5% hoger dan laagste prijs : 3 punten aftrek Prijs ligt tussen 2,5% en 5% hoger dan laagste prijs : 7 punten aftrek Prijs ligt tussen 5% en 10% hoger dan laagste prijs : 12 punten aftrek Prijs ligt tussen 10% en 20% hoger dan laagste prijs : 20 punten aftrek Voorbeeld 2: subjectief meetbare antwoorden Geef per criterium aan wat de maximaal te behalen score is. Om een subjectieve beoordeling zoveel mogelijk objectief te maken kennen vervolgens minimaal 3 personen de offertes. Elk van deze drie personen kent per criterium een score toe tot maximaal de maximaal te behalen score voor het betreffende gunningcriterium. De door de minimaal 3 personen onafhankelijk van elkaar toegekende scores worden per criterium getotaliseerd en gedeeld door het aantal beoordeelaars. Pagina 19 van 56

20 8.7 Publicatie (stap 5): Nationale en Europese (niet-) openbare aanbestedingen (dus onderhandse aanbestedingen niet) worden gepubliceerd via en op de eigen website van de gemeente Leiderdorp. De aanbestedende ambtenaar regelt dit via zijn/haar webbeheerder. Desgewenst kan de afdeling GW als meest aanbestedende afdeling hierin faciliteren. 8.8 Vragen van potentiële inschrijvers (nota van inlichtingen) (stap 6): Belangstellende wordt de mogelijkheid geboden om uitsluitend schriftelijk over de inhoud van het aanbestedingsdocument vragen te stellen. Alle binnengekomen vragen worden verzameld en geanonimiseerd beantwoord. Er wordt dus niet gecommuniceerd welke partij welke vragen heeft gesteld. De gemeente (of een vertegenwoordiger van de gemeente zoals bijvoorbeeld een ingenieursbureau) beantwoordt de vragen en stelt deze aan alle belangstellenden (dus ook de partijen die het aanbestedingsdocument hebben opgevraagd maar geen vragen hebben gesteld) ter beschikking. De nota van inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. Er vinden dus geen gesprekken plaats met potentiële leveranciers. De gemeente kan ook zelf via de nota van inlichtingen nog aanvullingen doen. Let op: middels de nota van inlichtingen kunnen nog wijzigingen aangebracht worden op het aanbestedingsdocument. Het is echter niet toegestaan om de gunningcriteria en de wegingsfactoren te wijzigingen. Een voorbeeld van een nota van inlichtingen is als bijlage 6 bijgevoegd. 8.9 Indienen offertes en offerteopening (stap 7): Offertes dienen uiterlijk op de in het aanbestedingsdocument aangegeven datum en tijdstip door de gemeente te zijn ontvangen. In het gebouw aanwezig is op tijd. Te laat ingediende offertes worden niet meer in ontvangst genomen dus ook niet geopend. Het indienen van een offerte wordt vastgelegd op het ontvangstbewijs (1 deel bestemd voor gemeente Leiderdorp, 1 deel bestemd voor inschrijver). Een voorbeeld van een ontvangstbewijs is als bijlage 7 bijgevoegd. De opening van de offertes is in principe openbaar. Dit betekent dat inschrijvers in de gelegenheid gesteld dienen te worden om bij de opening van de offertes aanwezig te zijn. De opening van de offertes kan plaatsvinden op elk willekeurig tijdstip maar niet eerder dan 24 uur na het uiterlijke tijdstip waarop de offertes ontvangen dienen te zijn. Bij de offerteopening zijn minimaal 2 (door de verantwoordelijke voor de aanbesteding te selecteren) ambtenaren van de gemeente aanwezig te zijn. De postbus waarnaar offertes gestuurd kunnen worden, dient exact op het genoemde uiterlijke tijdstip waarop offertes ingediend in aanwezigheid van minimaal 2 (door de verantwoordelijke voor de aanbesteding te selecteren) ambtenaren van de gemeente Leiderdorp te worden geleegd. Tijdens het openen van de offertes wordt gecontroleerd of de offerte compleet is ingeleverd. Vastgesteld wordt of de ingediende offerte voldoet aan de eisen zoals gesteld in het aanbestedingsdocument. Er vindt dus alleen controle plaats op aanwezigheid van alle exemplaren, maar geen inhoudelijk beoordeling op de volledigheid van de ingediende offertes. Pagina 20 van 56

21 Niet volledige offertes worden terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Eventueel kan aan alle inschrijvers worden gevraagd of de leverancier(s) waarvan exemplaren ontbreken deze alsnog mogen inleveren. Als alle inschrijvers aanwezig zijn kan dit worden vermeld op het proces verbaal. Indien niet alle inschrijvers aanwezig zijn, zal de vraag schriftelijk aan alle inschrijvers worden voorgelegd. Inschrijvers dienen hierop ook schriftelijk te antwoorden. Van de offerte opening wordt een proces verbaal opgemaakt. Een voorbeeld hiervan vindt u in bijlage 8. Alle aanwezige inschrijvers dienen het proces verbaal aan het einde van de openingssessie voor akkoord te ondertekenen. De ontvangen poststukken worden na opening centraal ingeboekt. Slechts 1 offerte op een aanbesteding: De gemeente moet hier een keuze maken uit de volgende 2 mogelijkheden: 1. De offerte openen. 2. De offerte ongeopend retourneren naar inschrijver. De keuze wordt gemaakt door de verantwoordelijke budgethouder. Maak in beide gevallen een proces verbaal van offerte opening op (zie bijlage 8). Indien wordt gekozen voor optie 1 (offerte openen), dient de normale procedure van offerte opening zoals beschreven in deze paragraaf te worden gevolgd. Indien wordt gekozen voor optie 2 (niet openen) dient op het proces verbaal van offerteopening te worden vermeld dat de ontvangen offerte niet is geopend en per ommegaande geretourneerd is naar inschrijver. Indien wordt besloten de offerte niet te openen zal met inschrijver een redelijke vergoeding voor de uitgevoerde werkzaamheden (bij. offerte opstellen, calculeren) overeengekomen worden Ook kan ervoor worden gekozen om met de betrokken inschrijver een onderhandeling opgestart worden, waarbij de ingediende calculatie als startdocument kan dienen Beoordelen offertes (stap 8): Beoordeel de ontvangen en volledige offertes zoals beschreven in het aanbestedingsdocument. Bij de selectiecriteria en het programma van eisen wordt een onderscheid gemaakt tussen zal worden uitgesloten (bij uitsluitingcriteria en nadere selectiecriteria) en kan worden uitgesloten (bij financiële en economische geschiktheideisen, geschiktheideisen technische en beroepsbekwaamheid en het programma van eisen. Dit onderscheid wordt bewust gemaakt om het risico van mislukken van de aanbesteding te minimaliseren. Daar waar is aangegeven dat zal worden uitgesloten, zal ook elke inschrijver die niet aan de gestelde criteria kan voldoen moeten worden uitgesloten. Als geen van de aanbieders kan voldoen betekent dit dat de aanbesteding mislukt is en opnieuw zal moeten worden gestart. In de gevallen dat er wordt gesproken over kan worden uitgesloten, bestaat de mogelijkheid om in geval geen van de inschrijvers aan een bepaald criterium kunnen voldoen dit criterium niet mee te nemen in de beoordeling. De aanbestedingsprocedure kan dus worden voortgezet. Let op! Het laten vervallen van één of meerdere geschiktheideisen kan alleen als geen van de inschrijvers aan het gestelde criterium kan voldoen. Pagina 21 van 56

22 8.11 Vaststellen voorgenomen gunning, verificatiebijeenkomst en start bezwaarperiode (stap 9): De gemeente mag geen overeenkomst aangaan op basis van een gunningbeslissing voordat 15 kalenderdagen zijn verstreken na de mededeling van de gunningbeslissing. De mededeling van de gunningbeslissing moet ten minste de gronden van die gunningbeslissing bevatten. Dit is noodzakelijk om te waarborgen dat ondernemers die een rechtsmiddel willen aanwenden tegen de gunningbeslissing daadwerkelijk 15 kalenderdagen de tijd hebben om dit rechtsmiddel aan te wenden, en bijvoorbeeld niet een gedeelte van deze termijn kwijt zijn aan het achterhalen van de gronden van de gunningbeslissing. De bezwaarperiode is een stand still periode. Dit betekent dat er tijdens deze periode geen activiteiten mogen plaatsvinden. Het is dus raadzaam om nadat de uitslag van de aanbesteding bekend is, allereerst een verificatiebijeenkomst met de voorgenomen winnaar te organiseren. In deze verificatiebijeenkomst stelt de gemeente vast of de offerte van de winnaar op de juiste wijze geïnterpreteerd is en daarmee juist beoordeeld. Na deze verificatiebijeenkomst worden alle inschrijvers geïnformeerd over het voorgenomen gunningbesluit. Voorbeeldbrieven om de voorgenomen gunning aan inschrijvers kenbaar te maken vindt u in de bijlagen 9, 10 en 11. Aan het college van Burgemeester en Wethouders worden (in geval van een gunning ondertekend door B&W) de volgende rapportages opgeleverd. Een aanbestedingsrapportage, tenminste inhoudende het resultaat van de aanbesteding inclusief directiebegroting. Een rapportage over de voortgang van de werkzaamheden, tenminste op de helft van de voorziene realisatieperiode Definitieve gunning en ondertekening contract (stap 10): De gemeente hanteert als uitgangspunt dat alle (leverings)afspraken en overeenkomsten met leveranciers boven schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst, die is getekend door bevoegde personen. Schriftelijke vastlegging onder is facultatief. Ten aanzien van mondelinge afspraken en geldt:: Medewerkers van de gemeente betrachten de grootst mogelijke terughoudendheid bij het maken van mondelinge afspraken. Mondeling gemaakte afspraken zijn altijd onder voorbehoud van instemming van het gemeentebestuur. Elke mondelinge afspraak wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd. Overige uitgangspunten met betrekking tot contracteren: Voor regelmatig terugkerende bestellingen sluit de gemeente zo mogelijk raamovereenkomsten, mits dat voor de gemeente aantoonbaar voordeliger is. Een overeenkomst tussen een aanbestedende dienst en een of meer leveranciers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. Raamovereenkomsten kunnen maar worden gesloten voor maximaal 4 jaar (incl. eventuele optiejaren). Pagina 22 van 56

23 Overeenkomsten worden vóór ondertekening namens de gemeente eerst ter toetsing voorgelegd aan de gemeentelijke juridisch medewerkers dan wel een door de gemeente aan te wijzen externe jurist. Bij opdrachten die, de eigen financiële bevoegdheid te boven gaan, wordt net als bij mondelinge afspraken altijd het voorbehoud gemaakt van toestemming van de bestuurder, gemeentesecretaris dan wel het afdelingshoofd. Raamovereenkomst: Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen de gemeente en 1 of minimaal 3 leveranciers, met als doel om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen. Bij gunning van opdrachten die op de raamovereenkomst gebaseerd zijn mogen de partijen geen substantiële wijzigingen aanbrengen in de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden. Een raamovereenkomst dient door de gemeente te worden aanbesteed als een normale overheidsopdracht. De drempelbedragen en verschillende aanbestedingsprocedures dienen dus gevolgd te worden. Vervolgens zal de gemeente op basis van de raamovereenkomst nadere opdrachten plaatsen. Indien een raamovereenkomst met meerdere leveranciers wordt aangegaan kan per opdracht een mini competitie worden uitgeschreven. In deze competitie worden de bepalingen voor een specifieke afroep, binnen de kaders van de raamovereenkomst, verfijnd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan specifieke prijs/kwaliteit verhoudingen of levertijden. Het inhuren van preferred suppliers kan alleen via een raamovereenkomst die tot stand is gekomen middels een aanbestedingsprocedure. Opdrachten in een segment waarvoor een raamovereenkomst afgesloten is, dienen uitsluitend geplaatst te worden bij de leverancier(s) waarmee de overeenkomst afgesloten is. Gunning aan andere leveranciers is dus niet toegestaan Publicatie definitieve gunning (stap 11): Binnen maximaal 48 kalenderdagen na de definitieve gunning dient de gunning gepubliceerd te worden. Gebruik hiervoor dezelfde publicatiemiddelen als die je hebt gebruikt bij de publicatie van het aanbestedingsdocument. De definitieve gunning wordt gepubliceerd via en op de eigen website van de gemeente Leiderdorp (zie ook paragraaf 8.7) Bestellen en bewaken (stap 12): Bestellingen geschieden volgens de bepalingen van de overeenkomst. De verantwoordelijkheid voor het bewaken van de afspraken en het controleren van de leveringen ligt zo laag mogelijk in de gemeentelijke organisatie. In de praktijk betekent dit bij leveringen en/of diensten de budgetbeheerder deze taak uitvoert. In geval van werken is dit, afhankelijk van de fase waarin een werk zich bevindt, de projectleider, directievoerder of toezichthouder op de uitvoering. Pagina 23 van 56

24 8.15 Evaluatie en nazorg (stap 13): Leveranciers worden periodiek getoetst op de geleverde prestaties. Aan de hand van een aantal prestatie-indicatoren wordt vastgesteld in welke mate de gemaakte afspraken (prijs, kwaliteit, enz) worden nagekomen. De resultaten van de evaluatie worden vastgelegd op een standaard formulier. Leveranciers waarmee slechte ervaringen zijn opgedaan worden -daar waar mogelijk- niet meer uitgenodigd om offerte uit te brengen. Alle leveranciers worden getoetst op prestatie-indicatoren als de geboden kwaliteit (onder meer in verhouding tot de prijs), leveringsbetrouwbaarheid, betalingsvoorwaarden, continuïteit bedrijfsvoering, bereikbaarheid, dienstverlening en support / after sales. De gegevens die voortkomen uit de periodieke evaluatie van leveranciers zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door de betreffende medewerkers van de gemeente. Hiermee wordt strikt vertrouwelijk omgegaan. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Eventuele problemen dan wel klachten worden door de contactpersoon van de gemeente besproken met de leverancier. 9. Percelenregeling De gemeente is bevoegd een opdracht in percelen te verdelen. Wanneer een opdracht wordt verdeeld in percelen, wordt de waarde van elk perceel in aanmerking genomen om te beoordelen of het Europese drempelbedrag wordt bereikt. Wanneer de waarde van alle percelen gelijk is aan of meer bedraagt dan dat drempelbedrag, dan zijn de bepalingen van de Europese aanbestedingsrichtlijn van toepassing op alle percelen. De percelen moeten dan met toepassing van de richtlijn worden aanbesteed. Er geldt een uitzondering op voornoemde regel. De gemeente mag van het voorgaande afwijken voor percelen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, minder dan bedraagt in het geval van een levering of dienst en minder dan in geval van een werk. Deze percelen mogen onderhands gegund worden. Voorwaarde hierbij is wel dat de som van de onderhands gegunde percelen niet meer dan 20% van de totale waarde van alle percelen tezamen omvat. De overige percelen, die dus niet onderhands gegund worden, moeten wel worden aanbesteed conform het BAO en ARW Inkoopvoorwaarden Op alle inkopen van de gemeente zijn de inkoopvoorwaarden van de gemeente Leiderdorp van toepassing. Alleen in uitzonderlijke gevallen zal gebruik worden gemaakt van de leveringsvoorwaarden van de leverancier. Alvorens akkoord gegaan wordt met de voorwaarden van een leverancier zullen deze eerst voorgelegd dienen te worden door aan de gemeentelijke juridisch medewerkers dan wel een door de gemeente aan te wijzen externe jurist. Pagina 24 van 56