RAPPORTAGE BDO PERFORMANCE MONITOR

Transcriptie

1 RAPPORTAGE BDO PERFORMANCE MONITOR Schroef Scheepsmotoren Ellen Joyce Dijkema

2 Voorwoord Achtergrond BDO staat voor vrij ondernemen. Concreet betekent dat: u onderneemt, wij houden ons bezig met knellende regels en lastig cijferwerk. Onze professionals staan u met raad en daad terzijde op het moment dat u bezig bent met wat u het liefste doet: ondernemen. Wat we vaak horen van onze klanten is dat BDO met beide benen op de grond staat. Dat klopt ook. Wij zijn en voelen ons een no-nonsense en Nederlands accountants- en advieskantoor. Onze professionals zijn hoogopgeleid en behoren tot de besten in hun vakgebied. Onze professionals hebben ervaring in een groot aantal branches en bieden een breed spectrum aan diensten aan een diversiteit aan bedrijven en organisaties, hun eigenaren en hun managers. BDO heeft dan ook tal van diensten die precies aansluiten op de specifieke behoeften van uw onderneming om verder te ontwikkelen en de omstandigheden die hiervoor voorwaardenscheppend zijn. Eén van de pijlers van onze advisering is het stimuleren van de ondernemer bij het bewust en systematisch beoordelen van zijn onderneming op het gebied van beheersing en groei. Wij hebben hiervoor in de afgelopen jaren een gedegen en wetenschappelijk onderbouwd instrument ontwikkeld, de BDO Performance Monitor. Met de Performance Monitor zijn wij in staat om inzicht te verschaffen in uw relatieve positie op het pad naar ontwikkelingsdoelstellingen. Met relatief bedoelen wij zowel de positie ten opzichte van uw eigen ambities als ten opzichte van een groep vergelijkbare ondernemingen. Dit inzicht stelt u in staat om vervolgens verbeterpotentieel te signaleren en concrete maatregelen te nemen. De focus ligt voornamelijk op de operationele performance van uw onderneming, welke wij in kaart brengen door middel van onderzoek op een diversiteit aan onderliggende thema s en onderwerpen (prestatievelden). Naast de verschillende beheersaspecten nemen wij ook de financiële gezondheid van uw onderneming in beschouwing. Indien gewenst worden ook de specifiek aan uw branche gerelateerde groeimogelijkheden onderzocht. Opdracht In uw gesprek met ondergetekende toonde u interesse in de BDO Performance Monitor. U heeft ons verzocht de volgende werkzaamheden te verrichten: Het instellen van een onderzoek naar de mate waarin uw onderneming wordt beheerst en het vastleggen van de kwaliteit en de vereiste/gewenste acties in een Performance Rapport. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de basisversie, inhoudende beoordeling op het niveau van de prestatievelden in algemene termen. Het bieden van ondersteuning bij de Kick off bijeenkomst. Het bieden van ondersteuning bij de Harmonisatiesessie. Het instellen van een onderzoek naar de groeipotentie van uw onderneming en het vastleggen van de vereiste/gewenste acties in het Groei-indicatie deelrapport. Hierin worden de groeiremmers en groeistuwers in beeld gebracht. 2

3 Voorwoord Verrichte werkzaamheden Op basis van de verstrekte opdracht hebben wij de verschillende thema s, die voor elk van de prestatievelden zijn bepaald, beoordeeld en hieraan scores toegekend. Deze scores zijn gebaseerd op eigen waarnemingen ter plaatse op basis van show me, prove me en op geraadpleegde accountantsdossiers. Aldus leidde het geheel van bevindingen tot een duidelijk beeld van de interne beheersing van uw organisatie. Het onderzoeksresultaat is in dit Performance Rapport vastgelegd. Het rapport vermeldt de door uw onderneming toegekende scores (output harmonisatiesessie: beheersing- en ambitieniveaus) en de door de professionals van BDO toegekende scores plus motivering (sterke en verbeterpunten). Binnenkort zullen wij dit rapport bij u komen toelichten. Tijdens deze bespreking dient consensus te worden bereikt over de verbeterpunten en over de te nemen acties. De relevante verbeterpunten voor de korte termijn worden als advies in een vervolgens door ons op te stellen actieplan vastgelegd. Hierbij kunt u tevens kenbaar maken, of en zo ja, in welke mate u bij de uitvoering van deze acties gebruik wenst te maken van onze professionele ondersteuning. Met vriendelijke groet, Ellen Joyce Dijkema 3

4 Managementsamenvatting Schroef Scheepsmotoren is als organisatie in ontwikkeling. Het management heeft als ambitie om de kwaliteit van de interne organisatie continu verder te verbeteren om efficiënter te kunnen werken en slagvaardiger te kunnen inspelen op situaties en ontwikkelingen. U heeft aangegeven dat er intern al analyses zijn gemaakt, maar dat u meerwaarde ziet in een analyse door BDO. Daarbij zoekt u tevens naar oplossingsmogelijkheden en moet het resultaat een team effort zijn. Het doorlopen van de Performance Monitor kan dit proces faciliteren. Het Performance Rapport vermeldt de door de deelnemers toegekende scores (geharmoniseerde cijfers voor beheersing en ambitie) en de door BDO toegekende scores plus motivering (sterke en verbeterpunten). De scores zijn gevisualiseerd met behulp van (spin)diagrammen. Op basis van de vragenlijsten, interviews, documentstudie en terugkoppelsessie met de deelnemers is dit Performance Rapport tot stand gekomen. Het proces heeft geleid tot consensus onder de deelnemers voor wat betreft de huidige stand van zaken en de aandachtspunten in relatie tot de gezamenlijke ambitie. De verbeteracties worden aan de hand van dit rapport in gezamenlijk overleg bepaald en worden vastgelegd in een concreet actieplan. Indien gewenst, begeleiden wij u hier graag bij en kunnen wij aangeven op welke wijze BDO u bij de implementatie kan ondersteunen. 4

5 Operationele Performance De BDO Performance Monitor brengt in kaart in welke mate een onderneming zich heeft ontwikkeld op de negen prestatievelden: Strategie; Financiën; Personeel & Organisatie; Inkoop & Logistiek; Operationele Bedrijfsvoering; Innovatie; Marketing & Verkoop; Automatisering; Wet- & Regelgeving. De BDO Performance Monitor leidt voor elk prestatieveld tot een oordeel over het beheersingsniveau en sterke en verbeterpunten, al dan niet gerelateerd aan ambities, waaraan uw organisatie zich heeft verbonden. Deze beoordelingen, die zijn toegekend door de deelnemers aan het onderzoek bij uw organisatie zelf en door het BDO-team, zijn uitgedrukt in rapportcijfers en gevisualiseerd in diagrammen. De deelnemers hebben hun eigen prestaties op de negen prestatievelden met een rapportcijfer beoordeeld. Deze scores zijn geharmoniseerd tot één ondernemingsoordeel (de ondernemingsscore). Let wel; bij de berekening van de scores zijn wegingcoëfficiënten aangebracht. Niet ieder deelaspect weegt even zwaar mee; sommige deelaspecten zijn van grotere invloed op de bedrijfsvoering dan andere. Vervolgens heeft het BDO-team - op basis van het ondernemingsoordeel en de aansluitende interviews - haar visie op de krachten en ambities bij uw organisatie in kaart gebracht. In onderstaand spindiagram wordt het resultaat weergegeven van de interne benchmark. 5

6 Operationele Performance EXTERNE BENCHMARK De operationele performance score van uw organisatie bedraagt 6.6 De onderbouwing van de door het BDO-team toegekende scores per prestatieveld wordt onderstaand toegelicht. Verdeling van belang van de prestatievelden - ondernemingsscore 6

7 Operationele Performance Verdeling van belang van de prestatievelden volgens de groeifase 7

8 Prestatieveld Strategie Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt Er is een duidelijke focus op productlijn Tweede sterke punt De organisatie is goed bekend met de concurrenten, verkregen uit een gedegen analyse Derde sterke punt Groeimarkten worden actief bewerkt Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Korte termijn: Meer betrokkenheid van de medewerkers bij het strategisch plan is gewenst Tweede verbeterpunt Korte termijn: Een betere en meer concrete vertaling van de strategische naar de dagelijkse processen en doelstellingen per deelgebied is nodig 8

9 Prestatieveld Financiën Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt Er wordt strak gestuurd op liquiditeit Tweede sterke punt Recent is een nieuw ERP-pakket geïmplementeerd dat is gekoppeld aan een CRM-module Derde sterke punt Er is een gezonde financiële basis Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Korte termijn: Het investerings- en financieringsbeleid is overwegend impliciet. Dit zou verder kunnen worden geformaliseerd Tweede verbeterpunt Korte termijn: Er is een matige sturing op financiële (en operationele) processen doordat er weinig gebruik wordt gemaakt van KPI's. Analyses worden veelal gemaakt op basis van de begrotingscijfers 9

10 Prestatieveld Personeel & Organisatie Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt Er is een opleidingsprogramma dat in het bijzonder is gericht op het productiepersoneel Tweede sterke punt De organisatie heeft in kaart via welke kanalen zij medewerkers kan werven Derde sterke punt Er is sprake van een actieve sturing op ziekteverzuim Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Korte termijn: Het functiewaraderings- en beloningsysteem is in de basis aanwezig, maar moet verder ontwikkeld en toegepast worden Tweede verbeterpunt Er vindt momenteel nog geen onderzoek plaats naar de medewerkerstevredenheid 10

11 Prestatieveld Inkoop & Logistiek Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt Het locatiesysteem in het magazijn functioneert naar behoren Tweede sterke punt Alle bedrijfsprocessen zijn beschreven (op een voor de medewerkers heldere en begrijpelijke wijze) en zijn actueel Derde sterke punt Er is voldoende gekwalificeerd personeel Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Korte termijn: Voorraadbeheersing moet verder worden geoptimaliseerd. Voorraadverlaging door slimmer inkopen verdient daarbij de aandacht Tweede verbeterpunt Korte termijn: Er dient een vorm van afgifteregistratie te worden ingevoerd 11

12 Prestatieveld Operationele Bedrijfsvoering Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt Er is een grote mate van kwaliteitsbewustzijn onder medewerkers Tweede sterke punt De organisatie beschikt over een modern en eigentijds productieapparaat Derde sterke punt Er is een adequaat systeem van klachtenbewaking Verbeterpunten Eerste verbeterpunt De leverbetrouwbaarheid dient te worden verhoogd Tweede verbeterpunt Korte termijn: Procesvariatie dient nader te worden onderzocht en te worden verminderd, om een stabieler productieproces te krijgen 12

13 Prestatieveld Innovatie Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt De organisatie werkt actief samen met een extern opleidingsinstituut Tweede sterke punt De organisatie werkt goed en intensief samen met opdrachtgevers Derde sterke punt De organisatie is continu op zoek naar procesinnovatie (efficiencyslagen) en productaanpassingen Verbeterpunten Eerste verbeterpunt De innovatiedoelstellingen dienen duidelijker te worden geformuleerd en opgevolgd Tweede verbeterpunt Korte termijn: Meer structuur door een verder doorgevoerde projectmatige aanpak is gewenst 13

14 Prestatieveld Marketing & Verkoop Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt De organisatie beschikt over een uitgebreid en functioneel CRM systeem Tweede sterke punt Er is een klachtensysteem met doorvertaling naar concrete acties ingebed in de organisatie Derde sterke punt Er worden maandelijkse interne marketingbijeenkomsten georganiseerd Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Korte termijn: Meer sturing op rendement per klant is gewenst Tweede verbeterpunt Korte termijn: De klanttevredenheid wordt niet gemeten 14

15 Prestatieveld Automatisering Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt De automatisering ondersteund het verkoopproces Tweede sterke punt ERP en CRM worden actief ingezet Derde sterke punt Systemen zijn op een adequate wijze geïntegreerd en/of gekoppeld. Er is geen sprake van 'eilandautomatisering' Verbeterpunten Eerste verbeterpunt Het internet wordt niet benut als verkoopkanaal Tweede verbeterpunt Het personeel is op enkele posities onvoldoende gekwalificeerd om de automatiseringsprocessen passend te (blijven) ondersteunen 15

16 Prestatieveld Wet- & Regelgeving Scores per thema Sterke punten Eerste sterke punt De fundamentele structuur van de organisatie is op orde Tweede sterke punt De leiding heeft een sterke positieve attitude ten aanzien van de naleving van wet- en regelgeving Derde sterke punt Alle intellectuele eigendomsrechten zijn beschermd Verbeterpunten Eerste verbeterpunt De organisatie steunt op het gebied van wet- en regelgeving sterk op extern adviseurs Tweede verbeterpunt De fiscale en juridische structuur dient frequenter te worden geactualiseerd 16

17 Eindresultaat De operationele performance score van uw organisatie bedraagt

18 Financiële performance De BDO Performance Monitor inventariseert ook de financiële gezondheid en wel op vier segmenten: Liquiditeit Solvabiliteit Rentabiliteit Efficiency (inzet van kapitaal) De score op elk van deze segmenten wordt uitgedrukt in een rapportcijfer dat is gebaseerd op een set van onderliggende indicatoren. De financiële gezondheid van de onderneming wordt - in de beperkte toepassing van de Performance Monitor - berekend als het gewogen gemiddelde van de scores op de vier segmenten. Het onderstaande diagram toont de financiële rapportcijfers met betrekking tot liquiditeit, solvabiliteit, rentabiliteit en efficiency (inzet van kapitaal) De overall score voor de financiële gezondheid staat weergegeven in onderstaande tabel: De financiële performance score van uw organisatie bedraagt

19 Conclusie De Overall Performance Score (OPS) wordt berekend als het gewogen gemiddelde van de scores voor de operationele en financiële performance. Daarbij wordt aan de organisatorische groeikracht een gewicht van 2/3 toegekend en aan de financiële gezondheid een gewicht van 1/3. De OPS bedraagt derhalve (2/3 * 6.6) + (1/3 * 8.5) = 7.2 Bij de bespreking van het Performance Rapport verstrekken wij een nadere toelichting op de scores. Ook komen wij dan samen met u tot een actieplan gebaseerd op consensus over de keuzes en de prioriteiten van de verbeterpunten. 19

20 Groei-indicator In uw opdracht hebben wij onderzoek gedaan naar de groeipotentie van uw onderneming. Hiertoe heeft u met betrekking tot de groeibronnen Ondernemersschap, Menselijk Kapitaal en Innovativiteit de status van de relevante thema s vastgesteld. Door BDO is de vereiste financiële informatie en de operationele performance betrokken in het onderzoek. De resultaten hiervan leidden tot onderstaande scores op de vijf groeibronnen. Deze zijn gewogen samengesteld, gerelateerd aan de groeifase waarin uw onderneming verkeert en aan het relatieve belang van de onderzochte thema s. Groeibronnen Tijdens de bespreking van het rapport lichten wij u graag toe, in welke richting uw onderneming zo succesvol mogelijk kan groeien. Op basis van de onderzoeksresultaten zijn wij tot een indicatie met betrekking tot uw groeimogelijkheden gekomen, waarbij de overall groeiscore uitkomt op

21 BDO Accountants & Adviseurs BDO is een op naam van stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam 'BDO' actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Accountants & Adviseurs is een op naam van BDO Holding B.V. te Eindhoven geregistreerd handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam 'BDO' actief zijn op een bepaald terrein van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Holding B.V. is lid van BDO international Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam 'BDO' optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms.