Organieke functie Brandweer Flevoland

Transcriptie

1 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Directie en Management Functietypering : DC/Afdelingshoofd Functiebenaming : Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Functiecode : Functieschaal : 14 (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : - Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie Het afdelingshoofd legt verantwoording af en rapporteert aan de regionaal commandant. Hij is lid van het managementteam. Daarnaast geeft hij leiding aan meerdere teamleiders binnen zijn afdeling. Hij is integraal verantwoordelijk voor het rechtmatig, doeltreffend en doelmatig functioneren van zijn afdeling en voor de strategische sturing van de brandweerorganisatie. Taken Draagt bij aan het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van de visie, doelen, strategie en beleid van de brandweerorganisatie als geheel. Initieert, ontwikkelt, doet uitvoeren, evalueren en bijstellen van beleid voor de aan de afdeling opgedragen taken. Regisseert de interne samenhang van en de afstemming binnen de afdeling ten behoeve van beleidsontwikkeling, -uitvoering en -monitoring en zorgt voor de eindtoets inzake integraliteit van advisering en besluitvormingsrijpheid van stukken. Bepaalt kaders en stuurt in de ontwikkeling en uitvoering van werkprocessen en producten en realiseert een doelmatig en doeltreffend beheer en inzet van mensen en middelen binnen de afdeling met inachtneming van het budget. Initieert (mede), stimuleert en voert veranderingsprocessen door om kwaliteit en productiviteit van de brandweerorganisatie als geheel te versterken en in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen op het niveau van de veiligheidsregio. Initieert (mede) en laat organisatiebrede projecten en bestuursopdrachten opzetten. Bereidt te sluiten dienstverleningovereenkomsten met participanten voor. Geeft leiding aan de teamleiders van de afdeling en aan overige direct onder hem geplaatste medewerkers. Voert personeelsgesprekken met teamleiders en overig direct onder hem geplaatste medewerkers en maakt afspraken in het kader van persoonlijke werk- en ontwikkelplannen. Behartigt de belangen van de brandweerorganisatie in gemeentelijke, regionale en landelijke overlegstructuren en ook overigens in brede zin. Kan optreden als projectleider en als procesmanager voor organisatiebrede activiteiten. Kan een repressieve taak vervullen in de repressieve organisatie (module RCvD). Contacten interne en externe contacten. in een conflicterende situatie met behulp van overtuigen en/of onderhandelen een (strategische) beslissing tot stand brengen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 145

2 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Is het hoofd van een afdeling. Is eindverantwoordelijk voor de aansturing en bedrijfsvoering van de afdeling. Is lid van het managementteam. Is belast met afdelingsoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen waaronder: strategisch en tactisch beleid; advisering bestuursopdrachten; uitwisseling van informatie tussen organisatie-onderdelen. Is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het afdelingsplan. Stimuleert vanuit de inhoudelijke verantwoordelijkheid de afdelingsleiding en de medewerk(st)ers tot het op tijd leveren van kwalitatief, hoogwaardige producten. Initieert beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -uitvoering en -evaluatie. Vertegenwoordigt de afdeling in diverse in- en externe overlegsituaties. Draagt binnen de gegeven kaders standpunten uit. Onderhoudt informerende, afstemmende en/of adviserende contacten met diverse organisaties. Draagt standpunten uit en voert onderhandelingen. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring Academisch werk- en denkniveau, inclusief vier jaar relevante werkervaring Aanvullend minimaal vier jaar managementervaring en ervaring in het acteren in een complex maatschappelijk/bestuurlijk/ambtelijk krachtenveld. Kennis van wet- en regelgeving, ontwikkelingen, (overheids-) beleid op het terrein van de afdeling en het kunnen toepassen ervan. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 146

3 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Middenmanagement Functietypering : Teamleider Functiebenaming : Teamleider Facilitair/ICT Functiecode : Functieschaal : 11/11A/12 (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De teamleider Facilitair rapporteert aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Hij adviseert het afdelingshoofd over de beleidsterreinen binnen zijn discipline. De teamleider adviseert anticiperend over, initieert, ontwikkelt en definieert randvoorwaarden voor strategisch beleid voor de portefeuille Facilitair/ICT, rekening houdend met de kaders van hogere overheden, wet- en regelgeving en politiek-bestuurlijke belangen. Adviseert daarnaast het management en de postcommandanten/participanten over de implementatie en uitvoering van het beleid. Als teamleider informeert, adviseert en ondersteunt hij het managementteam. Daarnaast richt hij zich op een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering van de organisatie van het team met (complexe) producten en diensten. Taken Algemeen Geeft leiding aan het team facilitair/ict. Verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van de informatie en communicatietechnologie (kantoorautomatisering, telefonie, beveiliging gegevens, beheer hardware en software). Verantwoordelijk voor het inkoopbeleid inclusief Europese aanbestedingen. Verantwoordelijk voor het gebouwenbeheer. Verantwoordelijk voor de documentatie en informatievoorziening. Verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning. Beleidsontwikkeling Adviseert en informeert van managementteam en/of het bestuur over het te voeren beleid. Anticipeert op interne en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar randvoorwaarden voor organisatiebrede beleidsadviezen en stelt instrumenten voor de portefeuille Facilitair/ICT op, onderbouwt nadere en evalueert organisatiebrede beleidsstukken. Ontwikkelt en implementeert organisatiebreed instrumenten voor zijn portefeuille. Beleidsadvisering Adviseert, ondersteunt en informeert het management met betrekking tot de implementatie en uitvoering van complexe onderdelen van het beleid. Adviseert over te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met externe partijen (o.a. ICT diensten, Schoonmaakdiensten, aannemers). Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 147

4 Beleidsuitvoering Draagt (mede) zorg voor de uitvoering van het organisatiebrede beleid op het gebied van de portefeuille Facilitair. Ziet toe op naleving van gemaakte resultaatafspraken betreffende de portefeuille Facilitair binnen de gehele organisatie. Adviseert MT leden inzake (complexe) vraagstukken op het gebied van de portefeuille. Initieert, coördineert en evalueert (complexe) projecten/werkzaamheden. Ontwikkelt (complexe) producten en instrumenten. Draagt zorg voor kennisoverdracht naar medewerkers binnen en buiten het team. Teamcoördinatie Geeft dagelijks leiding aan de medewerkers van het team. Coacht en begeleidt hen bij hun professionele ontwikkeling. Voert personeelsgesprekken en maakt afspraken in het kader van persoonlijke werk- en ontwikkelplannen in overleg met zijn leidinggevende. Vertaalt beleidsuitgangspunten naar het uitvoeringsproces voor het team. Realiseert een doelmatig en doeltreffend beheer en inzet van mensen en middelen binnen het team. Stelt jaar- en werkplannen op voor het team. Stelt managementrapportages op en voert evaluaties uit. Overige taken Participeert in regionale en landelijke overleggremia op het gebied van de portefeuille. Verricht overige werkzaamheden, passend binnen de doelstelling van het team. Treedt in voorkomende situaties op als projectleider. Contacten interne en externe contacten verkrijgen van medewerking; er kan sprake zijn van belangentegenstellingen, waarbij de beslissing vastligt, zodat het erom gaat anderen ertoe te bewegen al of niet tot actie over te gaan. Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Draagt zorg voor het realiseren van de productiedoelen als vastgelegd binnen de daarvoor gestelde termijnen, inclusief de verantwoordelijkheid voor de werkverdeling, werkoverleg en de kwaliteitszorg binnen het team. Levert een substantiële bijdrage aan de beleidsontwikkeling binnen de organisatie. Verricht bijzondere taken van inhoudelijke danwel organisatorische aard. Voert besprekingen met externen bij conflicten of problemen. Voert overleg en onderhandelt met vertegenwoordigers van de organisatie en externen over het inkoopbeleid. Draagt zorg voor het opbouwen en onderhouden van een relevant relatienetwerk. Treedt op als projectleider of als procesmanager, bereidt projecten op het vakgebied voor en geeft hier leiding aan. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 148

5 Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring HBO+ werk- en denkniveau, inclusief 4 jaar werkervaring. Twee tot vier jaar relevante werkervaring en/of opleiding (facilitair management) Kennis van de wet- en regelgeving, procedures en processen op het betreffende terrein. Vaardigheid in het ontwikkelen van beleid. Vaardigheid in het geven van leiding aan een team. Vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 149

6 Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 150

7 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : medewerker B Functiebenaming : Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad Functiecode : Functieschaal : 6/7 (indicatief) Formatie : 0.5 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De ambtelijk secretaris OR legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. De afstemming van de werkzaamheden en inhoudelijke aansturing vindt plaats door de voorzitter van de OR. Taken Is ondersteunend aan de Ondernemingsraad van de organisatie en het dagelijks bestuur van de OR. Verricht administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden. Ordent en archiveert bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, etc. Organiseert en notuleert bijeenkomsten en bereidt vergaderingen voor. Verzorgt administratief ondersteunende taken: zoals het ter behandeling gereedmaken van stukken, alsmede het verrichten van overige assisterende taken (o.a. verzorgen van in- en uitgaande correspondentie, voortgangsbewaking van gemaakte afspraken). Ondersteunt bij de organisatie van de OR verkiezingen Verzorgt de communicatie naar de achterban. Voert met het DB van de OR overleg over de agenda van de OR- en overlegvergaderingen en stelt conceptagenda op. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden over OR aangelegenheden. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 151

8 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Verzorgt het secretariaat van de ondernemingsraad. Verricht uitvoerende administratieve werkzaamheden ten behoeve van de OR. De voortgang en afdoening van de werkzaamheden vindt plaats door middel van enige sturing. Er vindt regelmatig overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt. Het betreft een eigen afgerond takenpakket, gericht op administratieve ondersteuning van het team. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO (niveau 3), inclusief twee jaar werkervaring en enige kennis van de WOR. Praktisch gerichte toepassingskennis ten aanzien van de administratieve processen/procedures en inhoudelijk inzicht in de taken, de inrichting en de veel voorkomende externe verbindingen van de eigen organisatie. Kennis van de eigen organisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften Kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve c.q. secretariële werkzaamheden. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 152

9 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Middenkader Functietypering : Specialist A Functiebenaming : Inkoper Functiecode : Functieschaal : 10A/11 (indicatief) Formatie : 1.0 fte (waarvan 1.0 fte is geblokkeerd) Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De Inkoper rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Hij adviseert de teamleider over het inkoopbeleid. De inkoper adviseert en ondersteunt het managementteam en de teamleider ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het inkoopbeleid. Taken Algemeen Draagt zorg voor de inkopen inclusief Europese aanbestedingen. Treedt in voorkomende gevallen op als procesmanager of als projectleider (proces- /projectleiding) bij grootschalige aankopen en bij Europese aanbestedingen. Voert overleg met externe partijen over voorwaarden. Beleidsadvisering Adviseert en informeert de leidinggevende en/of medewerkers die belast zijn met het doen van inkopen. Vertaalt interne en externe ontwikkelingen naar integrale adviezen op het gebied van inkoop. Ontwikkelt en implementeert organisatiebreed instrumenten en procedures voor de inkoop. Beleidsontwikkeling Initieert en ontwikkelt beleid op strategisch/tactisch niveau voor de portefeuille, rekening houdend met de kaders overheden, wet- en regelgeving en politiek-bestuurlijke belangen. Beleidsuitvoering Draagt (mede) zorg voor de uitvoering van (onderdelen van) het organisatiebrede beleid op het gebied van de portefeuille. Adviseert participanten inzake complexe vraagstukken op het gebied van de portefeuille. Zorgt voor afstemming van adviezen met andere portefeuilles. Adviseert aan en ondersteunt participanten ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het inkoopbeleid. Neemt deel aan (complexe en/of multidisciplinaire) projecten. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 153

10 Overige taken Verricht overige werkzaamheden, passend binnen de doelstelling van het team. Participeert actief in regionale en landelijke overleggremia op het gebied van de portefeuille. Kan een repressieve taak vervullen in de operationele organisatie. Contacten Interne en externe contacten Verkrijgen van medewerking; er kan sprake zijn van belangentegenstellingen, waarbij de beslissing vastligt, zodat het erom gaat anderen ertoe te bewegen al of niet tot actie over te gaan. Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Adviseert het management en organisatiebreed over de aangelegenheden binnen het specifieke beleidsterrein, mede in relatie tot andere beleidsterreinen. Voert organisatiebrede overleggen en levert een inbreng aangaande voorstellen tot het invoeren dan wel het wijzigen van organisatiebeleid en plannen. Voert overleg en onderhandelt met vertegenwoordigers van de organisatie en externen over het inkoopbeleid. Draagt zorg voor het opbouwen en onderhouden van een relevant relatienetwerk. Treedt op als projectleider of als procesmanager, bereidt projecten op het vakgebied voor en geeft hier leiding aan. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring HBO+ werk- en denkniveau, inclusief drie jaar werkervaring Aanvullend twee tot vier jaar relevante ervaring en/of opleiding (bijvoorbeeld facilitair management of Hogere Hotelschool) Brede kennis van en verregaande inzicht in het specifieke vakgebied en de aangrenzende terreinen. Kennis van beleidsuitgangspunten, opvattingen en uitvoeringspraktijk van de organisatie en relevante externe organisaties. Ervaring in het optreden in overlegsituaties en het daarin toelichten en verdedigen van het standpunt van de organisatie alsmede het doen van voorstellen. Vaardigheid in het formuleren van adviezen Vaardigheid in het omgaan met spanning tussen beleids- en wetgevingseisen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 154

11 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : Medewerker B Functiebenaming : Medewerker Huisvesting Functiecode : Functieschaal : 6 (indicatief) Formatie : 3.0 fte (waarvan 1.0 fte is geblokkeerd) Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker Huisvesting legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Taken Algemeen Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht lichte administratieve werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Ordent bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Specifiek Verricht uitvoerende (vak)technische en/of dienstverlenende werkzaamheden uit. Het betreft beheer, onderhoud, keuring, schoonhouden en reparatie van gereedschappen, gebouwen en overige materieel/systemen/installaties, niet zijnde brandweer materieel en materiaal. Bewaakt en verzorgt dagelijks en periodiek onderhoud aan voorzieningen. Inspecteert en controleert (het gebruik van) voorzieningen. Signaleert en meldt gebreken. Bedient c.q. werkt met apparaten, systemen, gereedschappen, materieel en draagt zorg voor het onderhoud ervan. Neemt afgeleverde materialen in ontvangst en slaat deze op c.q. deponeert deze op de juiste plaats. Treedt (intern/extern) dienstverlenend op. Verricht administratieve werkzaamheden verbonden aan deze functie. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 155

12 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Levert mede bijdrage aan het beheer in en rondom de gebouwen, Verricht (klein) onderhoud aan gebouwen. Signaleert gebreken aan technische installaties en glasschade, verricht herstelwerkzaamheden, meldt meer complexe gebreken aan de teamleider. Beheert en beveiligt gebouwen. Geeft informatie en treedt tactvol op. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO werk- en niveau (niveau 3), inclusief twee jaar werkervaring. Vaktechnische kennis van en vaardigheid in het verrichten van kleine onderhoudswerkzaamheden. Vaardigheid in het toepassen van verschillende gereedschappen èn het bedienen en onderhouden van materieel. Kennis van en vaardigheid m.b.t. het voeren van een administratie en kennis van procedures en regelgeving. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 156

13 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Middenkader Functietypering : Specialist B Functiebenaming : Specialist ICT Functiecode : Functieschaal : 10/10A (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De specialist ICT rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Hij adviseert de teamleider over de ontwikkeling en uitvoering van het ICT beleid binnen de organisatie. De specialist adviseert proactief en ondersteunt het managementteam, de teamleider en (indien van toepassing) de districten en andere afdelingen ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het ICT beleid. Taken Algemeen De portefeuille ICT behelst de kantoorautomatisering, de telefonie, de beveiliging van gegevens (van zowel digitale als hard copy documenten), de aanschaf en beheer van hardware en ondersteuning c.q. advisering bij de aanschaf (en beheer) van software. Adviseert de medewerkers DIV (documentatie en informatievoorziening) bij de wijze van opslaan en beheren van digitale gegevensbestanden en bij het toegankelijk maken c.q. behouden van data. Bewaakt de kwaliteit van beveiligingssystemen en telefonie (zowel vast als mobiel). Stelt mede controle-eisen en protocollen ten aanzien van software-gebruik en softwarebeheer op. Beleidsadvisering Adviseert en informeert de leidinggevende en/of medewerkers op het gebied van de portefeuille ICT. Vertaalt interne en externe ontwikkelingen naar integrale adviezen op het gebied van de portefeuille en legt deze voor aan de teamleider. Levert inhoudelijke expertise bij het uitwerken van automatiseringsvraagstukken. Ontwikkelt en implementeert organisatiebreed instrumenten en producten voor de portefeuille. Beleidsontwikkeling Initieert en ontwikkelt beleid op tactisch niveau voor de portefeuille, rekening houdend met de kaders van gemeentelijke overheden, wet- en regelgeving en politiek-bestuurlijke belangen. Beleidsuitvoering Draagt (mede) zorg voor de uitvoering van (onderdelen van) het organisatiebrede beleid op het gebied van de portefeuille. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 157

14 Adviseert participanten inzake (complexe) vraagstukken op het gebied van de portefeuille. Zorgt voor afstemming van adviezen met andere portefeuilles. Adviseert aan en ondersteunt participanten ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het beleid. Neemt deel aan (complexe en/of multidisciplinaire) projecten. Overige taken Verricht overige werkzaamheden, passend binnen de doelstelling van het team. Participeert actief in regionale en landelijke overleggremia op het gebied van de portefeuille. Treedt in voorkomende gevallen op als projectleider. Contacten Interne en externe contacten Verkrijgen van medewerking; er kan sprake zijn van belangentegenstellingen, waarbij de beslissing vastligt, zodat het erom gaat anderen ertoe te bewegen al of niet tot actie over te gaan. Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Adviseert organisatiebreed over de aangelegenheden binnen het specifieke beleidsterrein, mede in relatie tot andere beleidsterreinen. Voert organisatiebrede overleggen en levert een inbreng aangaande voorstellen tot het invoeren dan wel het wijzigen van organisatiebeleid en plannen. Voert overleg en onderhandelt met vertegenwoordigers van de organisatie en externen over beleidsspecifieke aangelegenheden. Draagt zorg voor het opbouwen en onderhouden van een relevant relatienetwerk. Treedt op als projectleider, bereidt projecten op het vakgebied voor en geeft hier leiding aan. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring HBO werk- en denkniveau, inclusief vijf jaar werkervaring Aanvullend twee tot vier jaar relevante ervaring en/of opleiding (HBO ICT, Master CSE) Brede kennis van en verregaande inzicht in het specifieke vakgebied en de aangrenzende terreinen. Kennis van beleidsuitgangspunten, opvattingen en uitvoeringspraktijk van de organisatie relevante externe organisaties. Ervaring in het optreden in overlegsituaties en het daarin toelichten en verdedigen van het standpunt van de organisatie alsmede het doen van voorstellen. Vaardigheid in het formuleren van beleidsadviezen Vaardigheid in het omgaan met spanning tussen beleids- en wetgevingseisen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 158

15 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : Medewerker A Functiebenaming : Medewerker ICT Functiecode : Functieschaal : 8/9 (indicatief) Formatie : 2.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 29 april 2009 Plaats in de organisatie De medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Taken Algemeen De portefeuille ICT behelst de kantoorautomatisering, de telefonie, de beveiliging van gegevens, de aanschaf en beheer van hardware en ondersteuning c.q. advisering bij de aanschaf (en beheer) van software. De ondersteunt de medewerkers DIV (documentatie en informatievoorziening) bij het opslaan en beheren van digitale gegevensbestanden en toegankelijk maken c.q. behouden van de data. Ondersteuning beleidsuitvoering Verstrekt inlichtingen aan leidinggevenden, medewerkers en externe instanties. Vertaalt onderdelen van vakspecifieke informatie naar toepassing binnen het eigen vakgebied. Levert gegevens voor specifieke rapportages en/of ontwerpen. Zorgt voor de uitvoering van besluiten. Levert ondersteuning bij het uitvoeren en evalueren van projecten en/of werkzaamheden (door derden). Signaleert over mogelijke verbeteringen van voorzieningen. Administratie Is Ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Verzorgt het be- en afhandelen van correspondentie met toepassing van relevante regelgeving en procedures. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Specifiek Draagt zorg voor het operationeel houden van de automatiseringsinfrastructuur van de organisatie. Installeert nieuwe (versies van) applicatieprogrammatuur. Is aanspreekpunt bij vragen en problemen van medewerkers. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 159

16 Draagt zorg voor het oplossen van problemen op de werkplek. Ondersteunt bij het verzamelen en analyseren van gegevens ter voorbereiding of wijziging in de automatiseringsinfrastructuur. Assisteert bij de verdere ontwikkeling van de website. Contacten interne en externe contacten behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Het betreft een eigen afgerond takenpakket gericht op ondersteuning en op organisatie. De voortgang en de afdoening van de taken vindt plaats zonder directe sturing, maar er vindt wel overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt, danwel betreft het assisterende werkzaamheden ten behoeve van een complex organisatie-onderdeel met de mogelijkheid tot terugval. Het betreft een kleiner werkgebied met een overwegend eenduidige structuur. Heeft vaktechnisch inhoudelijke contacten en contacten in de afstemmende sfeer. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO werk- en denkniveau (niveau 4) Aanvullend vier tot zeven jaar relevante ervaring en/of gericht ICT opleiding Bekendheid van de binnen het aandachtsgebied geldende procedures en gang van zaken, voor zover betrekking hebbend op de eigen werkzaamheden. Oriëntatie op de structuur van de eigen organisatie en bekendheid met de gangbare vakterminologie en werkwijzen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 160

17 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : Medewerker A Functiebenaming : Medewerker Documentatie en Informatievoorziening A Functiecode : Functieschaal : 8/9 (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Taken Ondersteuning beleidsuitvoering Verstrekt informatie c.q. gegevens aan leidinggevenden, medewerkers en externe instanties. Vertaalt onderdelen van vakspecifieke informatie naar toepassing binnen het eigen vakgebied. Levert gegevens voor specifieke rapportages en/of ontwerpen. Zorgt voor de uitvoering van de archiefwet en besluiten en past de privacywetgeving toe. Signaleert mogelijke verbeteringen van voorzieningen en rapporteert deze aan de teamleider. Administratie Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Coördineert de DIV werkzaamheden en draagt zorg voor de uitvoering van de werkzaamheden van de medewerkers volgens bepaalde procedures en volgens de archiefwet en de privacywet. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie, het archief of een geautomatiseerd informatie en/of gegevenssysteem. Brengt en houdt structuur in de opslag van digitale data en het archief. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, etc. Verzorgt het be- en afhandelen van correspondentie met toepassing van relevante regelgeving en procedures. Contacten - interne en externe contacten - behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 161

18 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Het betreft een afgerond takenpakket gericht op ondersteuning en op organisatie. De voortgang en de afdoening van de taken vindt plaats zonder directe sturing, maar er vindt wel overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt, danwel betreft het assisterende werkzaamheden ten behoeve van een groter organisatie-onderdeel met de mogelijkheid tot terugval op leidinggevende. Het betreft een kleiner werkgebied met een overwegend eenduidige structuur. Heeft vaktechnisch inhoudelijke contacten en contacten in de afstemmende sfeer. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO werk- en denkniveau (niveau 4) Aanvullend vier tot zeven jaar relevante ervaring en/of opleiding op het gebied van (digitale) archivering Kennis van de archiefwet en de privacywet. Bekendheid van de binnen het aandachtsgebied geldende procedures en gang van zaken, voor zover betrekking hebbend op de eigen werkzaamheden. Oriëntatie op de structuur van de eigen organisatie en ruime bekendheid met de gangbare vakterminologie en werkwijzen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 162

19 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : Medewerker B Functiebenaming : Medewerker Documentatie en Informatievoorziening B Functiecode : Functieschaal : 6/7 (indicatief) Formatie : 1.6 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Taken Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Ordent, digitaliseert en archiveert bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een geautomatiseerd gegevenssysteem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, etc. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 163

20 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Verricht uitvoerende administratieve werkzaamheden ten behoeve van de afdeling. De voortgang en afdoening van de werkzaamheden vindt plaats door middel van sturing en uitvoering van opdrachten. Er vindt regelmatig overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt. Er is een terugval mogelijkheid op de medewerker DIV A. Het betreft een takenpakket, gericht op administratieve ondersteuning van het team. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO (niveau 3), inclusief twee jaar werkervaring en een functiegerichte opleiding. Praktisch gerichte toepassingskennis ten aanzien van de administratieve processen/procedures en inhoudelijk inzicht in de taken, de inrichting en de veel voorkomende externe verbindingen van de eigen organisatie. Kennis van de eigen organisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften conform de archiefwet en de privacywetgeving. Kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve c.q. archief werkzaamheden. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 164

21 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : medewerker B Functiebenaming : Managementassistent Functiecode : Functieschaal : 7 (indicatief) Formatie : 3.56 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Operationeel wordt de managementassistent aangestuurd door een van de Managementteamleden. Taken Ondersteunt één of meerdere managementteamleden bij uitvoering van hun taken. Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens (niet vooraf) vastgestelde procedures. Ordent en archiveert bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, etc. Organiseert en notuleert bijeenkomsten Nodigt deelnemers uit en bereidt vergaderingen voor. Vangt bezoekers op, beantwoordt telefoonverkeer en beheert agenda s. Verzorgt administratief ondersteunende taken: zoals het ter behandeling gereedmaken van stukken, alsmede het verrichten van overige assisterende taken (o.a. verzorgen van in- en uitgaande correspondentie, voortgangsbewaking van gemaakte afspraken). Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 165

22 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Verzorgt het secretariaat en de vergaderingen van het management. Organiseert activiteiten, ontvangsten en recepties. Werkt mee aan notities, het verzamelen van commentaar en/of het verwerken ervan in het eindconcept. De voortgang en de afdoening van de werkzaamheden vindt plaats zonder directe sturing, maar er vindt wel overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt. Het betreft een eigen afgerond takenpakket, gericht op ondersteuning en organisatie, coördinatie en enkele beheerstaken. De werkzaamheden worden uitgevoerd voor een organisatie of onderdeel van een organisatie waarin zich meer (vak)disciplines bevinden, gepaard gaand met een ingewikkeld extern relatiepatroon, waarbij rekening moet worden gehouden met de onderlinge samenhang en vertrouwelijkheid. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO (niveau 4), inclusief twee jaar werkervaring. Praktisch gerichte toepassingskennis ten aanzien van de administratieve processen/procedures en inhoudelijk inzicht in de taken, de inrichting en de veel voorkomende externe verbindingen van de eigen organisatie. Kennis van de eigen organisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften Kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve c.q. secretariële werkzaamheden. Vaardigheid met betrekking tot het voeren van correspondentie, het uitvoering geven aan diverse procedures, organiseren van publieke bijeenkomsten. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 166

23 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker Ondersteunend Functietypering : medewerker B Functiebenaming : Administratief Medewerker Functiecode : Functieschaal : 6 (indicatief) Formatie : 7.98 fte (waarvan 1.0 fte is geblokkeerd) Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De Administratief medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Operationeel wordt de medewerker aangestuurd door een postcommandant of teamleider. Taken Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Ordent en archiveert bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, etc. Organiseert en notuleert bijeenkomsten en bereidt vergaderingen voor. Vangt bezoekers op, beantwoordt telefoonverkeer en beheert agenda s. Verzorgt administratief ondersteunende taken: zoals het ter behandeling gereedmaken van stukken, alsmede het verrichten van overige assisterende taken (o.a. verzorgen van in- en uitgaande correspondentie, voortgangsbewaking van gemaakte afspraken) Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 167

24 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Verzorgt het secretariaat van een post c.q. afdeling c.q. team. Verricht uitvoerende administratieve werkzaamheden ten behoeve van een afdeling c.q. team. De voortgang en afdoening van de werkzaamheden vindt plaats door middel van enige sturing. Er vindt regelmatig overleg plaats met de functionaris(sen) waarvoor wordt gewerkt. Het betreft een eigen afgerond takenpakket, gericht op administratieve ondersteuning van het team. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO (niveau 3), inclusief twee jaar werkervaring. Praktisch gerichte toepassingskennis ten aanzien van de administratieve processen/procedures en inhoudelijk inzicht in de taken, de inrichting en de veel voorkomende externe verbindingen van de eigen organisatie. Kennis van de eigen organisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften Kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve c.q. secretariële werkzaamheden. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 168

25 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker ondersteunend Functietypering : Medewerker C Functie : Medewerker Receptie Functiecode : Functieschaal : 5 (indicatief) Formatie : 1.6 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Facilitair/ICT Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Facilitair/ICT. Taken Verstrekt eenvoudige inlichtingen aan burgers/klanten. Beantwoordt telefoonverkeer en/of verbindt door. Ontvangt bezoekers, verwijst bezoekers door. Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht lichte administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Ordent bescheiden. Verzamelt en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Verzorgt administratief ondersteunende taken: zoals het ter behandeling gereedmaken van (vergader)stukken, alsmede het verrichten van overige assisterende taken (o.a. verzorgen van correspondentie, voortgangsbewaking van gemaakte afspraken) Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Verricht overige voorkomende werkzaamheden. Contacten Interne en externe contacten. Draagt over en wint feitelijke informatie in. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 169

26 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Fungeert als eerste aanspreekpunt voor de organisatie; verstrekt algemene informatie over taken en diensten van de organisatie. Verricht baliewerkzaamheden. Bedient de telefooncentrale. Ontvangt bezoekers, verwijst bezoekers door. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO werk- en denkniveau (niveau 2). Bekendheid van de binnen het aandachtsgebied geldende procedures en gang van zaken, voor zover betrekking hebbend op de eigen werkzaamheden. Oriëntatie op de structuur van de eigen organisatie en bekendheid met de gangbare vakterminologie en werkwijzen. Enige kennis van de brandweerorganisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften. Enige kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve werkzaamheden. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 170

27 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Middenmanagement Functietypering : Teamleider Functiebenaming : Teamleider Personeel en Organisatie Functiecode : Functieschaal : 11/11A/12 (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Personeel en Organisatie Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De teamleider P&O rapporteert aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Hij adviseert het afdelingshoofd over het beleid binnen zijn discipline. De teamleider adviseert anticiperend over, initieert, ontwikkelt en definieert randvoorwaarden voor strategisch beleid voor de portefeuille P&O, rekening houdend met de kaders van hogere overheden, wet- en regelgeving en politiekbestuurlijke belangen. Adviseert daarnaast het management en de postcommandanten/participanten over de implementatie en uitvoering van het beleid. Als teamleider informeert, adviseert en ondersteunt hij het managementteam. Daarnaast richt hij zich op een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering van de organisatie van het team met (complexe) producten en diensten. Taken Beleidsontwikkeling Adviseert en informeert van managementteam en/of het bestuur over het te voeren personeelsbeleid. Anticipeert op interne en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar randvoorwaarden voor organisatiebrede beleidsadviezen en stelt instrumenten voor de portefeuille P&O op, onderbouwt nadere en evalueert organisatiebrede beleidsstukken. Ontwikkelt en implementeert organisatiebreed P&O instrumenten. Beleidsadvisering Adviseert, ondersteunt en informeert het management met betrekking tot de implementatie en uitvoering van complexe onderdelen van het beleid. Adviseert over te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met externe partijen (o.a. IZA, Centraal Beheer, leverancier Personeels- en salarissysteem). Beleidsuitvoering Draagt (mede) zorg voor de uitvoering van het organisatiebrede beleid op het gebied van de portefeuille P&O. Ziet toe op naleving van gemaakte resultaatafspraken betreffende de portefeuille P&O binnen de gehele organisatie. Adviseert MT leden inzake (complexe) vraagstukken op het gebied van de portefeuille P&O. Initieert, coördineert en evalueert (complexe) projecten/werkzaamheden. Ontwikkelt (complexe) producten en instrumenten. Draagt zorg voor kennisoverdracht naar medewerkers binnen en buiten het team. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 171

28 Teamcoördinatie Geeft dagelijks leiding aan de medewerkers van het team. Coacht en begeleidt hen bij hun professionele ontwikkeling. Voert personeelsgesprekken en maakt afspraken in het kader van persoonlijke werk- en ontwikkelplannen in overleg met zijn leidinggevende. Vertaalt beleidsuitgangspunten naar het uitvoeringsproces voor het team. Realiseert een doelmatig en doeltreffend beheer en inzet van mensen en middelen binnen het team. Stelt jaar- en werkplannen op voor het team. Stelt managementrapportages op en voert evaluaties uit. Overige taken Participeert in regionale en landelijke overleggremia op het gebied van de portefeuille P&O. Verricht overige werkzaamheden, passend binnen de doelstelling van het team. Contacten interne en externe contacten verkrijgen van medewerking; er kan sprake zijn van belangentegenstellingen, waarbij de beslissing vastligt, zodat het erom gaat anderen ertoe te bewegen al of niet tot actie over te gaan. Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Draagt zorg voor het realiseren van de productiedoelen als vastgelegd binnen de daarvoor gestelde termijnen, inclusief de verantwoordelijkheid voor de werkverdeling, werkoverleg en de kwaliteitszorg binnen het team. Levert een substantiële bijdrage aan de beleidsontwikkeling binnen de organisatie. Verricht bijzondere taken van inhoudelijke danwel organisatorische aard. Voert besprekingen met externen bij conflicten of problemen. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring HBO+ werk- en denkniveau, inclusief 4 jaar werkervaring. Twee tot vier jaar relevante werkervaring en/of opleiding (P&O) Kennis van de wet- en regelgeving, procedures en processen op het betreffende terrein. Vaardigheid in het ontwikkelen van beleid. Vaardigheid in het geven van leiding aan een team. Vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 172

29 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Middenmanagement Functietypering : Specialist B Functiebenaming : Adviseur P&O Functiecode : Functieschaal :10/10A (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Personeel en Organisatie Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De adviseur P&O legt verantwoording af en rapporteert de teamleider P&O. Hij adviseert de teamleider over het beleid binnen de discipline P&O. De adviseur P&O adviseert proactief en ondersteunt (één of meerdere leden van) het managementteam, de teamleiders en/of postcommandanten ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het beleid voor de portefeuille P&O. Taken Beleidsadvisering Adviseert en informeert leidinggevenden en/of medewerkers. Adviseert over de consequenties van ontwikkelingen op specifieke onderdelen van het personeelsbeleid van de organisatie. Adviseert ten aanzien van de keuze van het door de organisatie te hanteren instrumentarium en het zelf opstellen van onderdelen hiervan. Stelt adviezen en nota s op ten behoeve van het management (op organisatie-, afdelings-, danwel post of teamniveau). Participeert in beleidsprojecten, draagt mede zorg voor het realiseren van de voorbereiding en implementatie van beleidsmaatregelen en verzorgt de specialistische inbreng in beleidsprojecten en uitvoeringsprocessen. Beleidsuitvoering - (mede) zorg dragen voor de uitvoering van onderdelen van het beleid op het gebied van de portefeuille - zorgen voor de uitvoering van besluiten - adviseren en ondersteunen van leidinggevenden ten aanzien van de uitvoering van (onderdelen van) het beleid - deelnemen aan projecten Contacten - interne en externe contacten - verkrijgen van medewerking Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 173

30 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Adviseert organisatiebreed over de aangelegenheden binnen het specifieke beleidsterrein, mede in relatie tot andere beleidsterreinen. Voert organisatiebrede overleggen en levert een inbreng aangaande voorstellen tot het invoeren dan wel het wijzigen van organisatiebeleid en plannen. Voert overleg en onderhandelt met vertegenwoordigers van de organisatie en externen over beleidsspecifieke aangelegenheden. Draagt zorg voor het opbouwen en onderhouden van een relevant relatienetwerk. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring HBO werk- en denkniveau, inclusief vijf jaar werkervaring Aanvullend twee tot vier jaar relevante ervaring en/of gerichte HBO P&O opleiding Brede kennis van en verregaande inzicht in het specifieke vakgebied en de aangrenzende terreinen. Kennis van beleidsuitgangspunten, opvattingen en uitvoeringspraktijk van de organisatie relevante externe organisaties. Ervaring in het optreden in overlegsituaties en het daarin toelichten en verdedigen van het standpunt van de organisatie alsmede het doen van voorstellen. Vaardigheid in het formuleren van beleidsadviezen Vaardigheid in het omgaan met spanning tussen beleids- en wetgevingseisen. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 174

31 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker ondersteunend Functietypering : Medewerker B Functiebenaming : Medewerker P&O Functiecode : Functieschaal : 6/7 (indicatief) Formatie : 2.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Personeel en Organisatie Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De medewerker P&O legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Personeel en Organisatie. Taken Is ondersteunend aan het primaire proces van de organisatie of een onderdeel daarvan. Verricht (financieel) administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens bepaalde procedures. Ordent en archiveert bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, gedane betalingen etc. Vangt bezoekers op, beantwoordt telefoonverkeer en beheert agenda s. Verzorgt administratief ondersteunende taken: zoals het ter behandeling gereedmaken van stukken en besluiten, alsmede het verrichten van overige assisterende taken (o.a. verzorgen van in- en uitgaande correspondentie, voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en geplande gesprekken). Voert gegevens in het personeelsinformatiesysteem in. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden. Contacten In- en externe contacten Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 175

32 Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) krachtens wet/regelgeving opgelegde plichten en/of maatregelen passend binnen het niveau van de bandbreedte. Signaleert onregelmatigheden. Voert intern overleg om te komen tot een oplossing. Adviseert over te nemen vervolg stappen of maatregelen. Stimuleert actieve naleving van afspraken. Functionele vorming Handelingvrijheid Keuzemogelijkheden Contacten /overleg Leidinggeven Indicatie kennis, vaardigheid en ervaring MBO werk- en denkniveau (niveau 3-4), inclusief twee jaar werkervaring. Praktisch gerichte toepassingskennis ten aanzien van de administratieve processen/procedures en inhoudelijk inzicht in de taken, de inrichting en de veel voorkomende externe verbindingen van de eigen organisatie. Kennis van de eigen organisatie en interne administratieve en procedurele regels en voorschriften. Kennis van en vaardigheid in het verrichten van administratieve c.q. secretariële werkzaamheden. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 176

33 Organieke functie Brandweer Flevoland Functiecategorie : Medewerker ondersteunend Functietypering : Medewerker A Functiebenaming : Salarisadministrateur/applicatiebeheerder Functiecode : Functieschaal : 8/9 (indicatief) Formatie : 1.0 fte Afdeling : Bedrijfsvoering Team : Personeel en Organisatie Datum beschrijving : 9 juni 2009 Plaats in de organisatie De salarisadministrateur legt verantwoording af en rapporteert aan de teamleider Personeel en Organisatie. Taken Is ondersteunend aan het primaire proces van de afdeling Bedrijfsvoering. Verricht (financieel-) administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden volgens vastgestelde procedures behorende bij de verwerking van salaris- en salarisgerelateerde gegevens. Ordent bescheiden. Verzamelt, complementeert en verwerkt gegevens/bescheiden in een administratie of een systeem. Controleert gegevens op volledigheid, correcte verwerking, vereiste parafen, gedane betalingen, etc. Verzorgt het be- en afhandelen van correspondentie met toepassing van relevante regelgeving en procedures. Verstrekt informatie/inlichtingen aan collega s en derden (IZA, ABP,Loyalis, Central Beheer). Draagt zorg voor het applicatiebeheer van salaris- en personeelsinformatiesysteem. Levert een bijdrage aan het samenstellen van de managementrapportages. Contacten interne en externe contacten verkrijgen van medewerking Bandbreedte (enkel t.b.v. functiewaardering) Het betreft een eigen afgerond takenpakket, gericht op ondersteuning en organisatie, coördinatie en enkele beheerstaken. De voortgang en de afdoening van de taken vindt plaats zonder directe sturing en wordt in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten. Het betreft een groter organisatie-onderdeel met een complexe interne structuur, danwel een onderdeel van een organisatie waarin zich meer (vak)disciplines bevinden, gepaard gaande met een ingewikkeld extern relatiepatroon, waarbij rekening moet worden gehouden met de onderlinge samenhang en vertrouwelijkheid. Heeft vaktechnisch inhoudelijke contacten en contacten in de afstemmende sfeer. Verricht applicatiebeheer aan vakinhoudelijke automatiseringspakketten. Functiebeschrijving Brandweer Flevoland 177