Het papier-efficiënte kantoor. Binnenkomende informatie beheren voor efficiënte bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 3 Het papier-efficiënte kantoor Binnenkomende informatie beheren voor efficiënte bedrijfsprocessen

2 DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie verbeteren > Kosten reduceren > Opslagruimte voor uw documenten optimaliseren > Toegang tot uw informatie verbeteren Uw behoefte: > Toegang tot uw informatie verbeteren > Eenvoudig documenten delen tussen verschillende vestigingen > Compliance en audit vereisten borgen Uw behoefte: > Binnenkomende documenten efficiënter verwerken > Toegang tot uw informatie verbeteren > Compliance en audit vereisten borgen Fase Stage 2 2 Fase Stage 3 3 Inzicht krijgen Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten Papierreductie Efficiënte toegang tot actieve documenten Ballast afgooien Efficiëntere bedrijfsprocessen door goed beheer van uw binnenkomende informatie Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging Oplossing > Archiefbeheer > Active File Management > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Fase Stage 4 4 Uw behoefte: > Optimaal waarde uit uw informatie halen Lichtjaren voor zijn De waarde van uw informatie volledig benutten MANAGE Oplossing > Veelomvattende oplossingen voor informatiebeheer PAPIER-EFFICIËNT 2

3 De weg naar een papier-efficiënt kantoor blijven managen Uw organisatie bevindt zich in fase 3 ballast afgooien Papier-efficiënte omgeving ONDERHOUDEN Uw bedrijf heeft belangrijke stappen genomen op de weg naar een papier-efficiënte omgeving Als erfenis van de dagen waarin u veel papier gebruikte, bent u waarschijnlijk nu nog steeds te veel tijd kwijt aan het behandelen van inkomende informatie en het zoeken naar gearchiveerde documenten, waardoor de responstijd naar klanten en leveranciers wordt vertraagd. Met de nieuwste digitaliseringstechnieken, zoals het scannen van binnenkomende documenten, wordt het mogelijk om informatie direct bij ontvangst te extraheren en in relevante processen op te nemen. Het scannen van documenten maakt ze gemakkelijker toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers, terwijl de originelen kunnen worden opgeslagen in een beveiligde externe locatie, zodat u aan wet- en regelgeving blijft voldoen. 3

4 Het papier-efficiënte kantoor Het papier-efficiënte kantoor HET PAPIERLOZE KANTOOR IS NOG HEEL VER WEG Bij Iron Mountain weten we dat het papierloze kantoor nog heel ver weg is. Wij geloven meer in het papier-efficiënte kantoor. Het concept papierloos kantoor werd algemeen bekend in 1975 en was bedoeld om een toekomstvisie aan te geven waarbij bedrijven geen papier meer zouden gebruiken. Dit staat ver af van de realiteit van hedendaagse kantooromgevingen. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat bijna een derde (29%) van de leidinggevenden van de bedrijven in het middensegment niet gelooft dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden. Bij een derde (32%) van de bedrijven neemt het papiergebruik toe. Veel bedrijven hebben een hybride manier van werken ontwikkeld, waarbij digitale en papieren documenten naast elkaar bestaan. Als we accepteren dat papier de eerstkomende tijd niet zal verdwijnen, hoe kunnen we papieren documenten dan beter toegankelijk en bruikbaar maken? Iron Mountain is een deskundige leverancier in oplossingen en services voor informatiebeheer die bedrijven helpen buiten de kaders te denken en efficiënter te werken. Wij maken een papier-efficiënte benadering mogelijk waarbij documenten buiten het bedrijf op een centrale plek worden opgeslagen en gedigitaliseerd. Hierdoor hebt u snel toegang tot documenten, bespaart u tijd en ruimte, en kunnen uw werknemers efficiënter werken en uw klanten beter helpen. Als u wordt bedolven onder uw papieren administratie of gewoon efficiënter wilt werken: Iron Mountain kan u helpen bij de realisatie van een papier-efficiënt kantoor. 29 % van de leidinggevenden binnen middelgrote bedrijven gelooft niet dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden 1 Information Risk Business Survey, Iron Mountain,

5 De uitdagingen Veel bedrijven bewaren nog steeds grote hoeveelheden dossiers in papieren archieven en een groot aantal produceert nog steeds nieuwe papieren documenten. Papieren documenten zijn om verschillende redenen echter niet altijd even ideaal. Het is vaak moeilijk om onder druk de juiste informatie snel te vinden. DIGITALISEREN Gedigitaliseerde informatie maakt uw bedrijf flexibeler. Door te zorgen dat informatie snel toegankelijk is voor de juiste mensen op het juiste moment, verhoogt u de productiviteit en kunt u de klantenservice verbeteren. De noodzaak voor sneller informatiebeheer is duidelijk: Onderzoek wijst uit dat het niveau van service en responstijd met bijna een derde (32%) kan worden verbeterd als medewerkers onmiddellijk kunnen beschikken over klant- en zaakgerelateerde informatie 2 Feit Eliminatie van papier uit een proces kan de reactiesnelheid verviervoudigen en de productiviteit van de werknemers met een derde verhogen. Bron: AIIM onderzoek Een ander onderzoek laat zien dat bij de eliminatie van papier uit een proces de reactiesnelheid kan worden verviervoudigd en de productiviteit van de werknemers met een derde kan worden verhoogd 3 Toch vindt 38% 4 van de Europese leidinggevenden dat ze niet de toegang tot de klantgegevens hebben die nodig is voor goed klantenbeheer Toegang In de hedendaagse snelle wereld kan het moeilijk zijn om specifieke papieren documenten snel genoeg te vinden om aan urgente eisen te voldoen. Bijvoorbeeld, informatie die aan een specifieke persoon, account of product is gerelateerd, zou op verschillende locaties opgeslagen kunnen zijn. Als meerdere locaties of externe medewerkers hierbij worden betrokken, stapelen de problemen zich op. Feit In 2010 genereerde de wereld meer dan 1 ZB* aan gegevens; in 2014 zal dit naar verwachting 7 ZB per jaar zijn. *1 ZB = 1 miljard terabytes Bron: IDC Big Data Whitepaper 2 AIIM onderzoek 3 AIIM onderzoek 4 Making sense of big data, Iron Mountain,

6 De uitdagingen Binnenkomende documenten verwerken Handmatige verwerking van de inkomende, op papier gebaseerde informatie is inherent traag en kwetsbaar voor factoren zoals menselijke fouten en een tekort aan personeel. Feit Onderzoek wijst uit dat het niveau van service en responstijd met bijna een derde (32%) kan worden verbeterd als medewerkers onmiddellijk kunnen beschikken over klant- en zaakgerelateerde informatie. Bron: AIIM onderzoek Compliance Wettelijke vereisten en auditprocedures worden steeds strenger en dat wil zeggen dat het mogelijk is dat u documenten op verzoek moet kunnen tonen. Wat gebeurt er als de documenten niet gevonden kunnen worden? Het traceren en opvragen van papieren documenten kan dagen of zelfs weken in beslag nemen, met name als u informatie van andere afdelingen of vestigingen moet opvragen. Ontbrekende records zijn een worstcasescenario, daarom moeten systemen voor opslag en toegang met uiterste zorg worden geselecteerd. Feit Betere borging van audit trail en compliance wint het van Snellere respons en verbeterde productiviteit als het de voordelen van papier-efficiënte processen betreft. Bron: Winning the paper wars, AIIM, 2013 Voor meer informatie en best practices over het bewaren van documenten kunt u onze European Retention Guide 2013 (een gratis gids rondom de bewaartermijnen voor zakelijke documenten in Europa) downloaden. Oplossingen INFORMATIEBEHEER VAN IRON MOUNTAIN Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer, gebaseerd op veilige externe opslag en gecombineerd met snelle, geautoriseerde toegang. Documenten kunnen snel worden gescand en de informatie kan in een formaat van uw voorkeur worden opgeslagen, of direct naar uw backoffice-systemen worden verzonden, waardoor bedrijfsprocessen versnellen. Onderstaand schema beschrijft het informatiemanagementproces om een papier-efficiënte organisatie te realiseren. 6

7 EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR REALISEREN MIDDELS OPLOSSINGEN VOOR DIGITALISERING OP LOCATIE OVERMATIG PAPIERGEBRUIK IDENTIFICEREN Bepalen welke documenten kunnen worden gescand > Gearchiveerde documenten > Binnenkomende documenten EXTERN DOCUMENT MANAGEMENT Scannen Documenten worden voorbereid, gesorteerd en gescand Verwerken Digitale bestanden worden geïndexeerd, gevalideerd en gecontroleerd op kwaliteit Veilige opslag Leveren Originele papieren documenten worden opgeslagen in onze faciliteit voor archiefopslag Bestanden worden geleverd zoals met u is overeengekomen Digitale toegang Digitale bestanden zijn toegankelijk als u ze nodig hebt, ofwel: > Binnen onze gehoste omgeving > Binnen uw eigen systeem Benutten Maak uw organsatie intelligenter > Ontsluit the business intelligence die opgesloten zit in uw informatie PAPIER-EFFICIËNT 7

8 OPLOSSINGEN Binnenkomende documenten scannen Wij zorgen voor binnenkomende documenten door deze te scannen als zij arriveren en de bedrijfskritieke informatie te extraheren en in uw systemen op te nemen. Eenmaal gescand is deze informatie direct als digitaal bestand toegankelijk, waardoor uw processen versnellen en uw bedrijf efficiënter kan werken. De inkomende scanservices van Iron Mountain zijn ideaal voor bedrijven die grote hoeveelheden inkomende documentatie moeten verwerken, zoals schadeformulieren van klanten en aanvragen voor hypotheken of creditcards. Wij bieden een gehoste oplossing waarmee u gescande bestanden naar uw bestaande systemen kunt migreren. Medewerkers van de klantenservice zijn daardoor in staat om volledig zicht te hebben op alle relevante gegevens van klanten, of het nu als papieren document of in digitale indeling binnenkwam. Hierdoor worden processen versneld en is een betere klantenservice mogelijk. Deze benadering verlaagt ook de werkdruk en daarmee ook de kosten. Feit Een gemiddeld verzekeringsbedrijf dat claims verwerkt en ongeveer 250 werknemers heeft, maakt ruim aan vastgoedkosten om actieve dossiers intern op te slaan Bron: Opinion Matters-onderzoek voor Iron Mountain juni augustus 2012 Gearchiveerde documenten scannen Veel organisaties stappen over naar een digitale omgeving. Desondanks zijn er vandaag de dag in het bedrijfsleven nog steeds enorme hoeveelheden gearchiveerde papieren documenten. Wij begrijpen de noodzaak voor toegang tot gearchiveerde documentatie bij het dagelijkse werk in een bedrijf of bij de voorbereiding van audits. Deze oplossing versnelt de toegang tot opgeslagen documenten die u regelmatig nodig hebt, waardoor uw medewerkers tijd besparen. Het scannen van al uw documenten is zelden praktisch of rendabel als documentbeheerstrategie. Dat is de reden waarom wij het scannen van documenten op basis van pay as you go aanbieden, om in lijn te lopen met uw bedrijfsbehoeften en archiveringsvereisten. Regelmatig gebruikte documenten worden gescand en zijn direct als elektronisch document beschikbaar, zelden gebruikte documenten worden op verzoek gescand. Ons systeem minimaliseert uw kosten voor digitale omzetting, terwijl u aan de vereisten van toegankelijkheid voldoet. Gescande documenten kunnen in onze elektronische gehoste omgeving worden opgeslagen en op uw systemen, vanaf elke locatie, worden bekeken. Tegelijkertijd blijven al uw originele documenten veilig in de externe opslagfaciliteiten van Iron Mountain aanwezig, waardoor u aan wet- en regelgeving blijft voldoen. Voorbeelden van processen die ideaal geschikt zijn voor scannen Document Aanvraagformulier creditcard HR-medewerkersbestand Technische tekening van een product Schadeformulier Factuur/formulier voor reiskosten Klachtenformulieren Proces Aanvraagproces creditcard Proces van rolwijziging medewerker Disciplinair proces Proces voor het vertrek van een medewerker Proces voor productreparatie Proces voor terughalen van producten Schadeformulier verzekering, bijv. voor gezondheidszorg-, auto- of inboedelverzekering Crediteurenproces Proces voor het oplossen van klachten 8

9 casestudy Hôpital Privé de l Estuaire Uitdaging Hôpital Privé de l Estuaire (HPE) is een privé-ziekenhuis in Le Havre, Frankrijk, opgericht in 2010 en ontstaan uit de fusie van twee privé-klinieken. De fusie vereiste dat HPE de organisatie van de opslag van medische dossiers en de toegang daarvan moest herzien om de ruimte en efficiëntie te optimaliseren. Oplossing Als gevolg van een succesvolle tender werd Iron Mountain geselecteerd om HPE te ondersteunen bij het off-site opslaan van de papieren archieven en de digitalisering van nieuwe patiëntendossiers, waarbij de gegevens in de cloud worden gehost. Het duurde één maand voordat de transitie voltooid was. Hierbij werd ongeveer 2000 strekkende meter met dossiers vervoerd naar een faciliteit van Iron Mountain. Deze zijn geïndexeerd en er is een verwijzing naar de originele dossiers gemaakt op basis van een uniek nummer, om de traceerbaarheid te garanderen. De resultaten zijn nu positief en wij hebben onze doelstellingen gerealiseerd. Het hele project werd binnen de planning afgerond en als wij nu een papieren dossier nodig hebben, is Iron Mountain in staat om ons dit binnen een redelijke termijn te leveren. Jean-Luc Raflé, Executive Director, Hôpital Privé de l Estuaire Waarde De oplossing voorzag HPE van verbeterde toegang tot patiëntendossiers, waarbij volledig aan wet- en regelgeving werd voldaan. Ook werd een effectiever gebruik van vloeroppervlak voor klinische doeleinden mogelijk. 9

10 casestudy Leidende internationale financiële instelling Uitdaging Een van de grootste banken ter wereld, met hoofdkantoor in Europa en meer dan 90 miljoen klanten. De bank verwerkte brieven van klanten in een opslagproces, verdeeld over drie locaties. Dit was een kostbaar en weinig flexibel proces zonder controlespoor, dat verliezen en vertraging tot gevolg had. Oplossing Iron Mountain ontvangt en opent de inkomende post, scant en indexeert deze en zorgt vervolgens voor de elektronische verspreiding. De fysieke documenten van de bank worden extern gearchiveerd volgens de wettelijke bewaartermijnen en kunnen via de online portal van Iron Mountain worden geraadpleegd. Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden de documenten veilig vernietigd en wordt het papier gerecycled. Waarde Dankzij Iron Mountain is het proces voor de bank nu nagenoeg papierloos. De oplossing heeft geresulteerd in een snelle afhandeling van correspondentie en klachten, met strikte audit trails. Hierdoor zijn minimaal 33 procent minder medewerkers nodig. Wij hebben met de oude traditie gebroken, waarbij de post op karretjes werd rondgebracht en de medewerkers koffie dronken totdat de post arriveerde. Deze wijziging heeft de productiviteit verbeterd en heeft ook tot gevolg dat de correspondentie van klanten zonder vertraging wordt verwerkt. Audrey Reid, Client Director, Iron Mountain 10

11 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren Best practices op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor lijkt een behoorlijke klus, maar de voordelen zijn veel groter dan de uitdagingen die u onderweg tegen zult komen. Hieronder volgt een overzicht van zaken waarmee u rekening moet houden voordat u gaat digitaliseren. Zoals u zult zien, is de weg naar een papier-efficiënt kantoor geen rechte lijn. Uw organisatie springt wellicht tussen de verschillende stappen, begint aan het einde, slaat stukken over of herhaalt stappen. Dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat u vorderingen blijft maken. Deze praktische tips helpen u op weg Weet wat uw einddoel is > Bepaal uw prioriteiten voor externe archiefopslag: compliance, kosten besparen, etc. > Begrijp in welke bedrijfsbehoeften u wilt voorzien door het digitaliseren van documenten Weet wat u bewaart en waar > Categoriseer uw informatie op documenttype > Geef waardevolle informatie zoals intellectuele eigendom en klanteninformatie prioriteit Begrijp uw bedrijfsprocessen en hoe digitalisering ze kan verbeteren > Weet wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak > Zorg dat u het effect van het digitaliseren kunt meten Zorg dat uw mensen achter u staan > Betrek uw personeel bij elke fase van het proces > Zorg ervoor dat geïmplementeerde processen niet kunnen worden omzeild Houd rekening met compliance en wettelijke vereisten > Houd vanaf het begin rekening met de geldende wettelijke vereisten > Zorg dat u de fysieke locatie van al uw digitale gegevens kent Denk na over kosten > Achterhaal de verborgen kosten die intern informatiebeheer met zich meebrengt > Scan alleen de documenten die u regelmatig nodig hebt Het belang van voorbereiding > Definieer de metagegevens zoals tags, labels en indexen > Schoon, groepeer en controleer documenten op leesbaarheid en accuraatheid In huis of extern? > Zorg voor inzicht in de risico s en nadelen van opslag op eigen locatie > Weeg de kosten af tegen andere factoren, zoals expertise en toegankelijkheid Binnenkomende documenten niet vergeten > Identificeer de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten > Gebruik scanoplossingen om uw klantenservice te verbeteren Denk na over de mogelijkheden van Big Data > Orden en prioriteer de informatie binnen uw bedrijf > Zorg zo snel mogelijk voor een werkend proces 11

12 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 1 WETEN WAT UW EINDDOEL IS Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw digitaliseringsstrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die door programma s voor een papier-efficiënte omgeving worden beïnvloed, zijn: Snellere processen en betere toegankelijkheid van informatie Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte Ondersteuning van veilig flexibel werken Benutting van de volledige waarde van informatie Gereduceerde risico s en verbeterde beveiliging 2 3 WETEN WAT U BEWAART EN WAAR Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard. U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zeer waardevolle documenten zijn onder andere researchdocumenten, intellectuele eigendom en bestanden met klantgegevens. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden. UW BEDRIJFSPROCESSEN BEGRIJPEN EN INZIEN WAT MET DIGITALISERING KAN WORDEN VERBETERD Digitalisering helpt de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo kan een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld nagaan hoe claims van klanten beter kunnen worden afgehandeld zonder papieren documenten. Ook hier moet weer worden bepaald wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak. Moet het bedrijf toegang tot de gegevens hebben terwijl ze extern worden gescand? Andere factoren waarnaar moet worden gekeken, zijn beveiliging, de manier waarop medewerkers naar gegevens zoeken, flexibiliteit wat betreft de verschillende bestandsindelingen, de toegevoegde waarde voor compliance/bewijsvoering, en de kosten van het scannen, opslaan en beschikbaar maken. Met dit in gedachten is het belangrijk over cijfers te beschikken, zodat u de invloed van digitalisering op uw bedrijfsprocessen kunt meten. 12

13 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 4 UW MENSEN MEEKRIJGEN Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. 5 AANDACHT SCHENKEN AAN COMPLIANCE EN WETTELIJKE VEREISTEN Neem de tijd om goed voor ogen te krijgen aan welke voorschriften u moet voldoen. Zorg ervoor dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met geldende wettelijke vereisten. Digitale gegevens worden vaak in de cloud of op een server in een datacenter opgeslagen en het is belangrijk precies de geografische locatie te weten, aangezien wetten ten aanzien van gegevensbeveiliging per regio kunnen verschillen. Ook moeten sommige soorten informatie in het land van herkomst worden bewaard. Digitale documenten, waaronder gescande papieren documenten, kunnen inmiddels ook als bewijs dienen in juridische procedures. Maar digitale informatie wordt uitsluitend toegelaten als de gegevens gedurende iedere stap en handeling (van creatie tot vernietiging) aantoonbaar veilig zijn beheerd. In het kader van de bewijskracht van een record, alsmede de eisen van de Nederlandse wet voor de omzetting van papieren naar elektronische records, wordt de NEN-ISO norm als leidend gezien. Deze internationale standaard voor informatie- en archiefbeheer geeft richtlijnen van wat u allemaal moet doen om tot een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding te komen, ongeacht de vorm of medium. Vrijwel elk document kan mogelijk als bewijs worden verlangd. Dus als u overweegt om uw papieren archief te vervangen door gedigitaliseerde documenten, moet u ervoor zorgen dat voor de complete levenscyclus van de documenten, van creatie, conversie, opslag en vernietiging, de procedures worden gevolgd die garanderen dat de documentatie als rechtsgeldig bewijs kan dienen. Ook dit is een terrein waarop een goede leverancier van informatiebeheer u kan helpen. 6 7 KOSTEN BEPALEN De volledige kosten van informatiebeheer zijn vaak niet direct zichtbaar en kunnen aanzienlijk zijn. Deskundigen kunnen inefficiënties identificeren, zoals kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van archiefstukken of het ontwikkelen van eigen dure beheersystemen die derden wellicht goedkoper, beter en veiliger kunnen aanbieden. Kosten kunnen snel oplopen als u alles zelf en in één keer probeert te doen. Het is bijvoorbeeld niet nodig alle documenten te scannen. Het is belangrijk dat u scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden dat het bij sommige processen handiger is papier te blijven gebruiken. HET BELANG VAN VOORBEREIDING Om er zeker van te zijn dat er niets van de zojuist gedigitaliseerde informatie verloren gaat, zijn een goede planning en voorbereiding belangrijk. Dit omvat het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index), zodat u snel het gewenste digitale document kunt zoeken. Zorg ervoor dat bestanden opgeschoond en gegroepeerd zijn voordat ze worden gescand en bepaal of u ze inderdaad wilt digitaliseren en of ze leesbaar en actueel zijn. 13

14 Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 8 IN HUIS OF EXTERN De beslissing om digitale bestanden in huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit is een belangrijke overweging. Als u van plan bent kantoren te sluiten of personeel te ontslaan, is er een kans dat er papieren documenten achterblijven. Dit kan een groot risico voor de beveiliging en gegevensbescherming vormen. Ga ook na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe provider worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit. 9 BINNENKOMENDE DOCUMENTEN NIET VERGETEN Wat moet er gebeuren met al het nieuwe papier dat elke dag uw organisatie binnenkomt? Bijvoorbeeld facturen, aanvraagformulieren, declaraties of klachtbrieven. Een goed beheer van binnenkomende informatie helpt de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te verbeteren en beperkt bottlenecks in de werkstroom. Veel bedrijven hebben moeite dit efficiënt te beheren, omdat informatie vele vormen kan hebben en door verschillende teams wordt verwerkt. Met een scanoplossing bijvoorbeeld kunnen eerstelijns medewerkers van de klantenservice onmiddellijk inspelen op communicatie met klanten die op grond van prioriteit in de wachtrij zijn geplaatst. De processen verlopen zo sneller en de klantenservice wordt veel beter. Deze aanpak helpt ook de werklast te reduceren en dus de kosten te verlagen. U moet weten hoe en wanneer uw teams in de verschillende stadia van uw bedrijfsprocessen toegang tot informatie moeten hebben. Bij de juiste informatiebeheerstrategie voor uw bedrijf wordt rekening gehouden met uw bestaande bedrijfsprocessen en hebt u meer controle over de informatie. Toonaangevende organisaties houden vanaf het begin rekening met de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten, evenals gearchiveerde papieren dossiers. 10 MOGELIJKHEDEN VAN BIG DATA OVERWEGEN De hoeveelheid, diversiteit en snelheid van informatie neemt toe en slechts weinig organisaties zullen dit niet merken. Uw documentbeheerprocessen moeten geschikt zijn voor steeds grotere hoeveelheden. Maak informatie beheersbaar door deze in segmenten onder te verdelen en prioriteiten toe te kennen. Een begin maken is het belangrijkste dus kies voor voortgang in plaats van perfectie. Wat uw strategie ook is, zorg ervoor dat u kiest voor een betrouwbare opslagoplossing voor de lange termijn en dat u alle gegevens kunt terugvinden en ermee aan de slag kunt gaan. 14

15 OVER Iron Mountain Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer. Meer dan 85% van de bedrijven uit de FTSE 100 en meer dan bedrijven in 39 landen vertrouwen het beheer van hun informatie aan ons toe. Onze services helpen bedrijven hun informatie te optimaliseren en te beschermen, ongeacht het soort gegevens, de locatie of fase in de levenscyclus, en verzekeren dataherstel en naleving van wet- en regelgeving. Dankzij toonaangevende beveiligingsniveaus bent u beschermd tegen het risico van gegevensinbreuk en de daaraan gekoppelde reputatieschade. Iron Mountain doet meer dan het efficiënt en toegankelijk opslaan van archieven. Wij kunnen u helpen bij het vereenvoudigen van uw informatiebeheer, het besparen van kosten en het vergroten van de efficiëntie. ANALYSEREN EN ADVISEREN OPSLAAN EN BEVEILIGEN SCANNEN EN DIGITALISEREN FLEXIBELE TOEGANG VEILIGE VERNIETIGING Meer weten? Iron Mountain levert een volledig pakket aan informatiebeheerdiensten op lokaal niveau. Wij leveren service van de hoogst mogelijke kwaliteit dankzij onze strenge veiligheidsnormen en een eenvoudige online interface waarmee uw documenten altijd toegankelijk zijn. Bezoek dan of bel ons op